1.concepto Basico Y Funciones Del Almacen

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Copyright  © por TECSUP INDICE “CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACÉN” UNIDAD I: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. INTRODUCCIÓN................................................................... ................................................................................ ............. 1 OBJETIVOS ................................................................... ........................................................................................... ........................ 1 GENERALIDADES ................................................................. .............................................................................. ............. 1 ORIGEN DE LOS ALMACENES ....................................................... 2 OBJETO DE LOS ALMACENES ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN......... 4 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN .................................................... 5 FUNCIONES DEL ALMACÉN.......................................................... 6 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN ALMACÉN......................................... 8 CLASIFICACIÓN DE ALMACENES....................... ALMACENES.............................................. ....................... 10 9.1. Por el tipo de mercancía que guardan ............................ 10 9.2. Por su cobertura ................................................................. 12 9.3. Clasificación de los artículos ............................................ 14 10. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA ................................................................................................... ................................................................................................... 15 10.1. Dentro de la empresa e mpresa ............................................................. 15 10.1.1. Relación con Producción (Ventas) .......................... 16 10.1.2. Relación con Compras .............................................. .............................................. 17 10.1.3. Relación con Contabilidad ....................................... ....................................... 18 10.1.4. Otras relaciones internas .......................................... .......................................... 19 10.2. Fuera de la Empresa ............................................................... ............................................................... 20 11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES ........................................... ........................................... 21 12. RESUMEN .................................................................. ........................................................................................ ...................... 23 UNIDAD II: “DISPOSICIÓN FÍSICA DE ALMACENES” 1. INTRODUCCIÓN .............................................................................. .............................................................................. 27 2. OBJETIVOS ......................................................................................... ......................................................................................... 28 3. LAS ÁREAS DEL ALMACÉN.......................................................... ALMACÉN.......................................................... 28 3.1. Área de Recepción .............................................................. 29 3.2. Área de Almacenamiento Al macenamiento ................................................. 32 3.3. Área de entrega o de picking ........................................... 38 4. DISEÑO DE ALMACENES .............................................................. 39 5. RESUMEN ................................................................................ ........................................................................................... ........... 52 6. APÉNDICE ......................................................................................... 53 Control de Inventarios y Almacenes  INDICE “CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACÉN” UNIDAD I: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. INTRODUCCIÓN................................................................... ................................................................................ ............. 1 OBJETIVOS ................................................................... ........................................................................................... ........................ 1 GENERALIDADES ................................................................. .............................................................................. ............. 1 ORIGEN DE LOS ALMACENES ....................................................... 2 OBJETO DE LOS ALMACENES ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN......... 4 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN .................................................... 5 FUNCIONES DEL ALMACÉN.......................................................... 6 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN ALMACÉN......................................... 8 CLASIFICACIÓN DE ALMACENES....................... ALMACENES.............................................. ....................... 10 9.1. Por el tipo de mercancía que guardan ............................ 10 9.2. Por su cobertura ................................................................. 12 9.3. Clasificación de los artículos ............................................ 14 10. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA ................................................................................................... ................................................................................................... 15 10.1. Dentro de la empresa e mpresa ............................................................. 15 10.1.1. Relación con Producción (Ventas) .......................... 16 10.1.2. Relación con Compras .............................................. .............................................. 17 10.1.3. Relación con Contabilidad ....................................... ....................................... 18 10.1.4. Otras relaciones internas .......................................... .......................................... 19 10.2. Fuera de la Empresa ............................................................... ............................................................... 20 11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES ........................................... ........................................... 21 12. RESUMEN .................................................................. ........................................................................................ ...................... 23 UNIDAD II: “DISPOSICIÓN FÍSICA DE ALMACENES” 1. INTRODUCCIÓN .............................................................................. .............................................................................. 27 2. OBJETIVOS ......................................................................................... ......................................................................................... 28 3. LAS ÁREAS DEL ALMACÉN.......................................................... ALMACÉN.......................................................... 28 3.1. Área de Recepción .............................................................. 29 3.2. Área de Almacenamiento Al macenamiento ................................................. 32 3.3. Área de entrega o de picking ........................................... 38 4. DISEÑO DE ALMACENES .............................................................. 39 5. RESUMEN ................................................................................ ........................................................................................... ........... 52 6. APÉNDICE ......................................................................................... 53 Control de Inventarios y Almacenes  UNIDAD III: “LOS EQUIPOS Y LA SEGURIDAD DEL ALMACEN” 1. INTRODUCCIÓN .............................................................................. .............................................................................. 58 2. OBJETIVOS ......................................................................................... ......................................................................................... 58 3. SELECCIÓN DEL EQUIPO DE MANEJO DE MATERIALES .... 58 4. PRINCIPIOS DE SELECCIÓN DEL EQUIPO................................ 59 5. TIPOS BÁSICOS DE EQUIPO .......................................................... 68 6. AUTOMATIZACIÓN DEL ALMACÉN......................................... 79 7.  JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA ECONÓMICA PARA PARA ADQUISICIÓN DE EQUIPO ...................................................................................................... ...................................................................................................... 83 8. MEDIDAS DE SEGURIDAD ............................................................ 84 9. RESUMEN ................................................................................ ......................................................................................... ......... 105 UNIDAD IV: “GESTIÓN DE STOCKS Y NECESIDADES DE MATERIALES” 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................ ............................................................................ 108 2. OBJETIVOS ....................................................................................... ....................................................................................... 108 3. CONSIDERACIONES ..................................................................... ..................................................................... 108 4. LAS EXISTENCIAS Y LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA.. 109 5. TIPOS DE EXISTENCIAS ............................................................... ............................................................... 110 6. COSTOS DE MANTENIMIENTO DE EXISTENCIAS ............... 111 7. COSTOS DERIVADOS DE LA ROTURA DE STOCKS.............. 113 8. ERRORES RESULTANTES DE TOMAR MALAS DECISIONES EN LA GESTIÓN DE STOCKS.............................................................. 115 9. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE STOCKS ........................... 116 10. FACTORES DE COSTO EN LA GESTIÓN DE STOCKS......... 124 11. ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE STOCKS........................... 125 12. MODELOS DE GESTIÓN DE STOCKS...................................... STOCKS...................................... 127 13. RESUMEN ...................................................................................... ...................................................................................... 140 14. CASO 04: COMPAÑÍA QUÍMICA ROMYS S.A....................... 141 15. APÉNDICE ..................................................................................... ..................................................................................... 142 UNIDAD V: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. “PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN” INTRODUCCIÓN ............................................................................ ............................................................................ 148 OBJETIVOS ....................................................................................... ....................................................................................... 148 ORGANIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL ALMACÉN ..... 148 FUNCIÓN DEL ALMACÉN EN EL INVENTARIO................... 150 CONOCIMIENTO CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO........................................... 150 ARTÍCULOS QUE SE DEBEN ALMACENAR............................ 152 SISTEMA DE CODIFICACIÓN ..................................................... 153 OPERACIÓN DE OBTENCIÓN O RECEPCIÓN........................ 159 OPERACIÓN DESPACHO O DISTRIBUCIÓN .......................... 166 DEFINICIÓN DE INVENTARIO ................................................ 172 RESUMEN ...................................................................................... ...................................................................................... 180 Control de Inventarios y Almacenes UNIDAD VI: “COSTOS, PRE SUPUESTOS E INDICADORES DE GESTIÓN” 1. INTRODUCCIÓN............................................................................ 184 2. OBJETIVOS ....................................................................................... 184 3. CONTROLES DE COSTOS DE ALMACÉN ............................... 184 4. DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS OPERATIVOS DEL ALMACÉN ............................................................................................... 186 5. PRESUPUESTO DE GASTO ........................................................... 187 6. INDICADORES DE GESTIÓN....................................................... 190 7. CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN....... 192 8. RESUMEN......................................................................................... 196 9. APÉNDICE I ..................................................................................... 197 10. APÉNDICE II ................................................................................. 200 Control de Inventarios y Almacenes  UNIDAD I “CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACÉN” 1. INTRODUCCIÓN Por muchos años el almacén ha sido considerado como una carga dentro de las organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad de reducir los costos y hacer que las empresas sean cada vez más competitivas y de esta forma sobrevivir en el mercado. En la actualidad, los nuevos métodos y tecnologías han permitido que el almacén no sólo contribuya a una reducción de los costos sino también sea un medio para alcanzar los objetivos corporativos, como la pronta atención de pedidos de clientes cada vez más exigentes, evitar paralizaciones de producción al mantener existencias con costos mínimos, proteger y conservar en buen estado los materiales dados en custodia y reducir los costos en sus operaciones rutinarias. Es importante también que se establezcan políticas y normas que permitan al almacén un manejo efectivo tanto de procesos y control como de información oportuna. 2. OBJETIVOS Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son: Reconocer la importancia del almacén dentro de la organización como un medio para alcanzar sus fines corporativos. Establecer políticas y normas de funcionamiento del almacén que otorguen una operatividad fluida y bajo control. Diferenciar los tipos de mercancías y poder definir, para cada una, el tipo de almacenaje más apropiado. Determinar las áreas de la empresa con las cuales el almacén deba mantener una constante comunicación y así elaborar los informes de manera oportuna y pertinente. 3. GENERALIDADES En todo negocio y en cualquier empresa (de carácter industrial, comercial o de servicio), el almacenamiento cumple una función esencial, por cuanto es una Control de Inventarios y Almacenes 1 actividad que está tomando un cariz de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y amplio futuro. La administración de los suministros y los materiales dentro de cualquier empresa, ya sea de carácter público, privado o cooperativo, plantea a la administración de la empresa en general el problema de su optimización. Dentro de los órganos o elementos que conforman la estructura de una empresa, el almacén constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al considerársele como el depósito donde se guardan las existencias, y donde generalmente se envía personal de confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la persona designada reúne, además de las cualidades indicadas, los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la organización, le corresponde cumplir al almacén. Sin embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del almacén en el funcionamiento de la empresa y en los casos de productos, es esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que toda persona al invertir su dinero espera obtener. Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de la logística, sino que su administración y distribución es también de utilidad para los gerentes de producción, que tiene que ver con operaciones de recepción y embarque; a los gerentes de compras, responsables de adquisiciones y control de existencias; a los gerentes de transportes, que tienen a su cargo operaciones relacionadas con depósitos; e inclusive, son de utilidad a los contadores y auditores, que se ocupan del almacenamiento. Sólo a partir de la década del 50, se han logrado adelantos significativos en esta nueva ciencia en nuestro medio, debido a que se ha tenido conciencia de su utilidad y beneficio para las empresas. El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnológica en una empresa, hace necesario el servicio de gente preparada técnica y/o científicamente en el manejo de almacenes y en la mecánica de su funcionamiento, que se hace más difícil, cuanto mayor es la responsabilidad económica, generada por el costo o la cantidad de artículos que tienen que administrar. 4. ORIGEN DE LOS ALMACENES La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios para su subsistencia, generó la idea desde las primeras épocas, de contar con algún medio o lugar donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba proveerse. Se puede decir entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan antigua, como la del hombre mismo. Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organización a la cual se pueda denominar almacén, tendremos que referirnos a las primeras épocas del 2 Control de Inventarios y Almacenes comercio entre regiones. Se puede hablar de depósitos organizados, según la lógica y el interés de cada uno, cuando los comerciantes que transportan de un lugar a otro, bienes para su trueque, haciendo recorridos extensos y de larga duración, requerían llevar cantidades de cierta magnitud a fin obtener un beneficio de dicho viaje. Requiere así, de lugares más o menos protegidos, donde depositar temporalmente los bienes con los cuales comerciaban. Más adelante, con la llegada de la revolución industrial, las empresas productivas tuvieron que recurrir al almacenamiento en cantidades adecuadas de insumos, que les permitieran alcanzar sus metas de producción, introduciéndose también las primeras ideas de organización en el almacenamiento. Para llegar a esta conclusión, debemos recordar que “producir” significa contar con materia prima conveniente, para que, elaborada en la fábrica pueda convertirse en el producto, el cual ofrecido o solicitado por el cliente será vendido y dará lugar a una nueva producción. De esta manera se forma el ciclo que podemos denominar CICLO DE PRODUCCIÓN, y que comprende los elementos siguientes: materia prima, fábrica, producto y cliente. Es este ciclo el que da origen a la concepción moderna de almacenes en razón de que: Nunca se podrá contar con la materia prima en el momento preciso y en cantidad suficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se le necesite (almacenes industriales). Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine su fabricación, sino, que es necesario guardarlo, después de elaborado y mientras es adquirido (almacenes comerciales) En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayoría de los bienes materiales que requería una empresa y la existencia de un dinero barato, hizo que las primeras técnicas concebidas con el objeto de racionalizar, fueran abandonándose, hasta que los almacenes llegan a constituir lugares en los cuales se acumulaban tanto las cosas útiles, como aquellos que habían ido quedando obsoletas o discontinuas. De otra parte, se conoce que existen factores, tales como la demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las organizaciones, a abastecer de materias primas o de productos, en cantidades suficientes para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen un adecuado almacenamiento. En nuestro medio, esta situación de abandono se ha mantenido hasta después de la década de los sesenta. En cambio en países desarrollados ya se habían creado métodos, técnicas y recursos, que habían hecho evolucionar considerablemente la teoría y la práctica de la gestión de inventarios al punto que existen empresas, cuyos almacenes resultan relativamente pequeños, sin que produzca dificultades Control de Inventarios y Almacenes 3  en el abastecimiento, y al punto también, de crearse y aparecer empresas encargadas de dar asesoramiento y servicio de almacenamiento. Recién en nuestro medio, las técnicas modernas se están asimilando y adaptando, y lo que es más importante, la conciencia de racionalización de los recursos materiales ha sido forzosamente puesta en evidencia por el alto costo del dinero y por las dificultades para obtener determinados materiales importados. La falta de seriedad y competencia de algunos proveedores locales, ha hecho más difícil la gestión de materiales en la empresa. Esta situación, constituye un reto a la creatividad, capacitación y dedicación de las personas que laboran en el área de abastecimiento. 5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, producción y distribución. Por lo tanto, se desprende cómo es lógico, que el objeto de los almacenes, consiste en permitir a la empresa, contar permanentemente con los recursos materiales que ella requiere para el desarrollo normal de sus actividades y la consecución de sus metas. También se da al almacén la altura que debe tener dentro de la organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área, división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento económico y eficiente. Con todo esto debe partir la definición y establecimiento de objetivos y políticas. Definición de almacén El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una empresa de producción, cuya maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo; para lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y organizados para satisfacer eficientemente sus requerimientos. Esta fábrica puede tener procesos parciales que transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez deberán ser almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de producción, que se inicia con la 4 Control de Inventarios y Almacenes previsión de insumos y otros materiales y continúa con la adquisición, el almacenamiento, transformación o fabricación y concluye con la entrega al cliente. El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación. Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo, el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos que guarda, sabe dónde se encuentra, quién lo necesita, en qué forma sale, en qué cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de las existencias que está obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se pueda encontrar en su almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo. Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen las personas y los métodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la acumulación de existencias. 6. IMPORTANCIA DEL ALMACÉN La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto de vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa: Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde los proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido, convirtiéndose el “periodo de entrega”, en un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer los clientes, periodos de entrega más cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos artículos. En la economía nacional, el almacenamiento tecnológicamente desarrollado, ha permitido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la industria minera del país, por cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los clientes, y permite también obtener costos unitarios de producción más bajos, sobre todo cuanto el proceso de producción se realiza en periodos largos. Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresas industriales), o en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales). En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el proceso de producción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría Control de Inventarios y Almacenes 5  implicar inclusive, la paralización total o parcial del proceso integral de la producción. Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que pagar personal de operadores que no trabajan, pago de energía consumida sin ser utilizada convenientemente, así como pago por asuntos administrativos que no se puede paralizar. Y los más importante, se dejará de tener utilidades, por la ausencia de venta de mercaderías no producidas. Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento. La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos necesarios en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que deben marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la empresa. De allí la importancia que tiene para los Gerentes de Producción y Logística, el tener personal adecuado para el manejo y administración de los almacenes, permitiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un costo oculto. El almacenaje de materias primas o artículos semi manufacturados o fabricados, visto en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías que por razones estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa. Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto es permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o consumo. Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience, generalmente, por el almacén, que constituye el eje o número de las actividades administrativas – contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y simplicidad en sus labores. 7. FUNCIONES DEL ALMACÉN Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para orientar sus esfuerzos hacia ellos y para que pueda delinear las funciones del almacén. Ejemplos de funciones del almacén: 1. Recibir, para su cuidado y protección, todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la firma. 6 Control de Inventarios y Almacenes 2. Proporcionar y suministrar, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieren. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen con el fin de terminar su proceso de fabricación (procesos de maduración). 5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización. 6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo. 7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo de tiempo y costo posible. 9. Llevar registros al día de sus existencias.  Figura N° 1 La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, cada almacén debe organizarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. 2. 3. 4. 5. Recepción de materiales en el almacén. Registro de entradas y salidas del almacén. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y del almacén. Despacho de materiales. Control de Inventarios y Almacenes 7  6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. Fuente: Recuperado el 24.01.2010 de www.novohit.com  Figura N° 2 8. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una alta rotación. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencia con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible por operación. Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: 8 Control de Inventarios y Almacenes 1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe encontrarse bajo la responsabilidad de un sola personal de cada almacén. 2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones específicas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios. 3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo control. 4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas. 5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de producción de las existencias. 6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventarios y producción. 7. La identificación debe estar codificada cuando sea posible. 8. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de las existencias. 9. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén. 10. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido. 11. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o al departamento de control de almacenes. 12. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten. 13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional. 14. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. 15. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. Control de Inventarios y Almacenes 9  9. CLASIFICACIÓN DE ALMACENES La clasificación es la siguiente: a. Por el tipo de mercancía que guardan. b. Por el tipo de cobertura. 9.1. Por el tipo de mercancía que guardan La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente: Materias primas y partes componentes. Materiales auxiliares. Productos en proceso. Productos terminados. Herramientas. Refacciones. Materiales de desperdicio. Materiales obsoletos. Devoluciones.  Figura N° 3 Almacén de materias primas Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de producción. Normalmente requiere tener tres secciones: Recepción. Almacenamiento. Entrega. Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del almacén o bien fuera de él. 10 Control de Inventarios y Almacenes Un almacén central de materias primas puede tener uno o varios subalmacenes en una planta, según las necesidades del departamento de producción, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio. Almacén de materiales auxiliares Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricación de una mercancía se emplean: Lubricantes. Grasa. Combustible. Trapos, etc. Y para envasarlo y empacarlo: Etiquetas. Frascos. Envases de cartón. Papel. Material de empaque, etc. Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las necesidades de la organización no necesiten una instalación aparte. La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e información a: Los departamentos de producción. La sección de empaque. Departamento administrativo para el control contable y de reabastecimiento. Almacén de materiales en proceso Si los materiales en proceso o artículos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación. Almacén de productos terminados El almacén de productos terminados presta servicio a los departamentos de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes. Control de Inventarios y Almacenes 11 Almacén de herramientas y equipo Un almacén de herramientas y equipo, bajo custodia de un encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales como brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc. Almacén de refacciones Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los demás almacenes. Almacén de material de desperdicio Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de control. Almacén de materiales obsoletos Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que sí es el consumo actual. Almacén de devoluciones Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacén. 9.2. Por su cobertura El tipo almacenamiento por su cobertura, está determinado esencialmente por las características de los artículos que se van a almacenar y/o por la manera cómo se encuentran envasados o embalados. 12 Control de Inventarios y Almacenes Según esto pueden ser: a. Almacenes cubiertos (o cerrados). b. Almacenes abiertos (o descubiertos), y Cobertizos. Almacenes cubiertos o cerrados El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo (aligerado, con eternit, canalones, etc.), en locales con muros, especialmente construidos o adaptados para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados en forma conveniente, se les adiciona otras instalaciones complementarias para asegurar su buen funcionamiento. Es el tipo de almacenamiento más usado, para propósitos de carácter general. Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de acondicionamiento ad–hoc, para que puedan funcionar almacenes refrigerados, inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la conservación de materiales o artículos que determinarían su deterioro de no contar con esas condiciones especiales. a. El área útil de almacenamiento cubierto, es el área determinada por las dimensiones interiores de la construcción. b. Es área total de almacenamiento cubierto, es el área de terreno necesario para locales de almacenamiento, espaciados a distancias mínimas, incluyendo todas las áreas operativas (camino de acceso, área de estacionamiento, etc.) Almacenes cubiertos o descubiertos El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una superficie adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningún tipo de construcciones. Su perímetro para efectos de seguridad, puede estar constituido por muros de material noble, o por cercos de alambre, madera u otro tipo. En estos almacenes se depositan generalmente materiales que no son afectados por el medio ambiente o cuyo embalaje le da protección del aire, sol, lluvia y que en otras situaciones, podrían deteriorar el artículo o materia prima almacenada. De acuerdo con los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie, en algunas ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no mejorados, es decir en estado natural; en otras ocasiones se efectúan trabajos de semi –  mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material para evitar el polvo, etc.); y por último pueden hacerse trabajos de mejoramiento de la superficie, mediante construcciones de losas de Control de Inventarios y Almacenes 13  concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los almacenes abiertos no mejorado, semi mejorado o mejorado. a. El área útil es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire libre, incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc. b. El área total comprende el área neta más un espacio adicional necesario para cumplir con las reglas de seguridad y ejecución de las operaciones de almacenamiento. Cobertizo Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente mencionados, lo constituyen los “cobertizos”, también llamados “galpones”, los que se caracterizan por tener una cobertura, pero sin muros perimétricos. En estos ambientes se almacenan generalmente artículos que no requieren protección del aire, de la humedad ni del calor, pero que sí necesitan ser protegidos de la lluvia, del sol y de la nieve. 9.3. Clasificación de los artículos La primera tarea en el proyecto del almacén consistirá en clasificar los artículos a tener en stock que se determinaron. Clasificaciones que se realizan siguiendo diversos criterios, los que muchas veces se cruzan. El número de clasificaciones para cada uno de los criterios se limitara entre 3 y 5 como máximo. La finalidad de estas clasificaciones es definir los volúmenes de almacenamiento que serán necesario, los equipos estáticos y los equipos dinámicos a utilizar. Clasificación por naturaleza del artículo Ciertos productos se almacenan a granel (líquido o pulverizado), pero requieren equipos especiales. En cambio, otros productos requieren ser conservados a temperatura controlada (por ejemplo el almacenamiento de ciertos sueros requiere de recintos donde la temperatura no fluctúe más de 1 o 2 grados respecto al valor indicado), ciertos productos fotográficos y alimenticios requieren condiciones similares. Clasificación por volumen Los volúmenes unitarios de los productos tienen una importancia evidente en la proyección del almacén, por ejemplo un almacén de repuestos y partes de de buses, tendrá zonas asignadas y medios adaptados a las diversas morfología de las piezas. Mientras en una zona se ubicaran las piezas pequeñas que pueden almacenarse en cajones o pequeñas cubetas. Otra zona se destinará a todo lo que puede almacenarse en palets. Y otra zona estará destinada a partes de diversas formas, como ser parachoques, parabrisas, alerones, etc. 14 Control de Inventarios y Almacenes Clasificación por peso El peso del producto tendrá gran importancia en la definición del almacén, por ejemplo el almacenaje de almohadas de pluma térmica no requiere de complejas estructuras, lo que sí ocurriría en piezas mecánicas pesadas. Clasificación por estatutos Se requiere definir productos con estatutos particulares, los que están sometidos a cuarentena, los que estén sometidos a controles administrativos (artículos que pasan por aduana, alcoholes, productos farmacéuticos, etc.) Clasificación por valor mercantil de los artículos En determinados proyectos se deberá considerar, ya que este puede obligar a su almacenamiento en sectores especialmente adaptados, incluso en caja fuerte.  Figura N° 4 10. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA 10.1. Dentro de la empresa El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte de una división, de una gerencia, un ente más grande dentro de la organización de la empresa. El almacén puede formar parte de la Gerencia Logística, de producción, de Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa (industrial, comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de éstas. Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el cual va a ser utilizado por la organización que lo controle en beneficio de su propio interés y el de la empresa. Control de Inventarios y Almacenes 15  El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la Gerencia de Logística o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de éstas existan en la empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta, con otras dependencias de la empresa. El Almacén debe informar directamente al más alto funcionario logístico de la empresa, por ser el encargado de la función de distribución física; y a la vez, recibe información de Compras, de Tráfico y de otras dependencias de suministro y de control de materiales. Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categoría y si el almacenamiento no tiene el tamaño suficiente, la información debe hacerse al departamento o división que proporcione sus servicios principales. 10.1.1. Relación con Producción (Ventas) Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o producción (industria), son de suma importancia, puesto que son estas dependencias las que mueven con sus consumos, los artículos que se encuentran en almacén. En ambos casos (producción o ventas), es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente para la empresa. El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda, indicándosele en lo posible: 1. La cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado tiempo. 2. Los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por que han sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisición. 3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados o no), y la fecha en que deberán estar en su poder. Asimismo, el almacén debe dar a conocer a ventas o producción, los datos referente a las existencias, como por ejemplo, existencias críticas de algunos artículos, documentación referente a los artículos y que son enviadas por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los que está pidiendo. Sin embargo en un almacén ideal se deben contar con esos datos para simular los volúmenes de inventario que necesitará el área de producción para fabricar un número determinado de 16 Control de Inventarios y Almacenes productos y prever el tamaño de sus inventarios y sus necesidades de reabastecimiento, las áreas de control de inventarios dependiendo de las empresas dependen de los jefes de almacén. 10.1.2. Relación con Compras Como se sabe, Compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere y que son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar. Es decir, que Compras procura los artículos o materias primas que el Almacén debe guardar y por ello sus relaciones se efectúan alrededor de esos artículos que Almacén solicita para reponer sus existencias. Por consiguiente, es de gran interés para ambas dependencias, estar informados del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado, cantidades económicas, etc., que permitan determinar cómo, cuándo y cuánto adquirir. Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son: a. Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo. b. Información sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades futuras, por parte del almacén, para que Compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores. c. Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en condiciones de compra, para que Almacén anticipe sus solicitudes. d. Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición, por cada artículo, de manera de determinar con exactitud el máximo de existencias por obtener y la época de efectuar las solicitudes, procurando establecer cantidades estándar. e. Recabar del almacén la autorización de compra, antes de efectuar cualquier adquisición. Esta autorización, consiste en proporcionar los datos correspondientes a existencias de artículos en los depósitos o por llegar, así como los consumos promedios de los meses o años anteriores. Control de Inventarios y Almacenes 17  f. Acordar la cantidad y el precio que abarcarán, los compromisos de adquisición o los contratos futuros que establezca Compras. g. Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de las compras y obtener mejores precios. h. Planear las adquisiciones en común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya mencionados. Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes cantidades de capital. Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos y de esa manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio. 10.1.3. Relación con Contabilidad La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un fiscalizador de su funcionamiento. La relación almacén-contaduría es sumamente estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda, de esta manera la contabilidad es el elemento controlador de ese capital inmovilizado. El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los registros que lleva, comparándoselos con la realidad, de manera de evitar pérdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido. Para poder determinar si los valores están de acuerdo con las existencias realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso, que el almacén debe proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren generalmente a: a. Ingresos y salidas efectuadas diariamente. b. Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación). c. Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento. d. Ajustes que se efectúen. 18 Control de Inventarios y Almacenes Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se constatan con la realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos fundamentales, para los balances y estados de cuenta, facilitando de esta manera a los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos y dirigir y controlar la marcha de sus negocios. Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la contabilidad, es el referente a la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente esencial, por cuanto sabiendo cuánto ha costado el producto, se podrá determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que invierten su dinero. Los artículos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados de él, en seguros, inventarios, interés de capital invertido, etc., que constituyen un costo especial, que se denomina “costo de posesión y almacenaje”, diferente al costo de adquisición de compra. Siendo todos estos gastos propios del almacenamiento, es lógico que a contabilidad le interese este aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de allí nace otro vínculo entre estas dos dependencias. 10.1.4. Otras relaciones internas A parte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia, tiene relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene jefes de subordinados, y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo referente a informar o recibir información en forma periódica sobre las necesidades, ocurrencias y labor desarrollada. Tiene relaciones también con otras dependencias, como por ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de calidad, así como con el área de ingeniería. En conclusión, debemos recordar que una organización que reúne a diversos elementos con una finalidad común y, que todos los que forman parte de ella, y el óptimo funcionamiento sólo se logrará por medio de la coordinación y el planeamiento de manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y hacerles frente en forma conjunta. Control de Inventarios y Almacenes 19  10.2. Fuera de la Empresa Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no tienen relaciones directas, pero sí, están tácitamente autorizadas con: a. Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en los procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la seriedad con que prestan sus servicios, así como de la bondad debe conocer la seriedad con que se prestan sus servicios, así como de la bondad de los materiales o artículos que producen y que proporcionan. b. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo acostumbran o desean que se remitan los productos que se le envían: debe conocer los plazos de entrega de los artículos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y así mantener la buena imagen de la empresa; así como para conocer los medios de transporte a emplearse, cantidad a despacharse, número de vehículos a emplear, etc. c. Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de transporte, medios disponibles, estados de mantenimiento de sus vehículos, seriedad y garantía que ofrecen, así como la forma y momento de cargar los vehículos. d. Con las compañías de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de que puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o llegan las cargas a los almacenes y determinar los daños o disconformidades en los artículos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo con el informe de los ajustadores es que se procederá a la recepción de las mercancías, para en caso necesario, proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo. El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que se deben hacer llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacén, para así asegurar una correcta tramitación administrativa y deslindar responsabilidades. 20 Control de Inventarios y Almacenes 11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES Si hemos de tener un plan de trabajo para logra runa organización óptima de los almacenes, sugerimos este orden: Asomémonos a los problemas actuales de nuestros almacenes y analicémoslos para encontrar soluciones prácticas que puedan aplicarse de inmediato y hasta donde las circunstancias que predominen en la empresa lo permitan. A este análisis debe seguir un plan general congruente con las actividades de otros departamentos y con otras funciones de la organización. Como ejemplo, podemos reconocer los problemas que son más posibles de encontrar en una gran mayoría de los almacenes: a. b. c. d. e. El espacio es insuficiente. El personal es insuficiente. El personal es incapaz por falta de adiestramiento. Está mal localizado el almacén. Existe una mala distribución de las facilidades y equipos de almacenamiento. Deficiente colocación de la mercancía (materiales o productos) que dificulta la localización rápida para acomodarla o surtir una demanda. Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado. Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado, y mentes cerradas a la innovación que se oponen al cambio o son muy conformistas. Consideremos lo ideal, o sea la aplicación de los conceptos y principios básicos que sobre organización de almacenes estamos tratando, para acercarnos a ello hasta donde sea posible. Para que la meta que se fije en una nueva organización del almacén sea realista y posible de alcanzar, es necesario tener una mente abierta, un deseo de superación y la disposición para dedicarle el tiempo que requiera su estudio y puesta en marcha. El paso siguiente exige que recabemos datos de manera metódica y sistemática para conocer con certeza lo siguiente Las necesidades actuales y futuras de almacenamiento. Los recursos físicos y humanos actualmente disponibles y los que habrán de necesitarse en el futuro. Los sistemas de abastecimiento y de control interno actuales. Los métodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del almacén. Control de Inventarios y Almacenes 21 Qué cambios habrá en los productos y sus envases y cuáles son las necesidades de ventas, esto lo habremos de investigar en el departamento de ingeniería y en el de programación y control de la producción respectivamente. Qué área y qué espacio se tiene disponible para el almacén, cómo está distribuido actualmente. Deben incluirse las áreas de pasillos para maniobras de estiba, así como los espacios ocupados por oficinas, escaleras, elevadores, etc. Deben conocerse los planes de la gerencia de cualquier ampliación, cambio de local o de lugar. Cómo están localizados el almacén y sus áreas de recibo y de despacho en relación con los andenes y plataformas, y cómo respecto de los centros de producción de la planta. Con la anterior recolección de datos, hemos desmenuzado el problema almacén en sus pequeños detalles; analicemos cada uno de ellos aplicando el razonamiento lógico de una manera metódica y sistemática. Reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos sistemas para una mejor distribución de las áreas de recibo, almacenamiento y entrega; para una mejor distribución de las cargas de trabajo para implantar más eficientes métodos de trabajo, así como más útiles y sencillos sistemas de control. Nos queda por hacer lo más importante; un buen plan de acción para poner en práctica las mejoras y un sistema de seguimiento y evaluación de las transformaciones realizadas. Hemos de realizar todos y cada uno de los pasos para el plan de trabajo que acabamos de ver, como sigue: 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el problema. Desmenuzar el problema en las partes que lo componen. Analizar cada parte por separado. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o solución. Poner a prueba la solución. Información necesaria para planear Antes de planear es necesario tener información acerca de: Los artículos que se deben almacenar. La disposición de las áreas de recepción, almacenamiento y entrega. El plan se puede dividir en los siguientes pasos: 22 Control de Inventarios y Almacenes Recolección de datos. Solución a la localización del almacén en un nuevo plano de las áreas de la planta. Diseño de medios de almacenamiento y de medios de manejo de materiales. Distribución racional de las actividades del almacén y de las labores de su personal, materiales y los sistemas de información. La parte importante en el plan de trabajo, en la planeación de un almacén, es conocer su situación y condiciones actuales, así como las necesidades de almacenamiento presentes y futuras. No bastaría con hacerle arreglos a lo existente si el negocio ha de estar en constante desarrollo y crecimiento. Se requiere conocer lo que se espera almacenar en el futuro. 12. RESUMEN El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo fijar en el participante la necesidad de una toma de conciencia sobre la labor del almacén en la empresa y no identificarlo como un depósito simple de mercancías; sino, todo lo contrario, tiene sus funciones claramente definidas, contribuye al logro de objetivos corporativos y se debe considerar principios para su manejo y control. Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar, definir el tipo de almacén que se va administrar y ello parte por establecer la mercadería que se va almacenar y ella puede ser: materia prima, productos terminados, productos en proceso, repuestos, mercadería devuelta, etc. Identificada la mercadería nos ayudará a diseñar el tipo de protección que necesitamos darle de ello puede ser que sea un almacén cerrado o un almacén abierto o simplemente un cobertizo. Luego de definir el tipo de almacén, necesitamos establecer los vínculos con las demás áreas de la empresa, esto es, con quienes el almacén mantiene o intercambia comunicaciones, estas pueden ser dentro o fuera de la empresa y ello dependerá del tipo de mercancía que guarda. Finalmente, en esta unidad hemos querido dar las pautas necesarias para llevar a cabo una planeación de la organización del almacén, a fin de que a partir de este punto, se pueda abordar el texto bajo el conocimiento de qué es lo que se desea alcanzar como objetivo de optimización del almacén. Control de Inventarios y Almacenes 23  Caso 01: La compañía Viacha La compañía “VIACHA” es una fábrica de cemento. Está ubicada en la localidad de Viacha, departamento de La Paz – República de Bolivia a 33 km de la ciudad de La Paz.  Fuente: Recuperado el 20.01.2010 de http://maps.google.com  Figura N° 5 Esta empresa contaba en 1980 con una capital de 50 millones de dólares. Tiene un movimiento de 8 000 ítems aproximadamente es sus almacenes, para el mantenimiento en general de sus diferentes maquinarias de planta, funcionamiento de producción y todo servicio de las dependencias que forman esta compañía. El almacén de productos terminados está en un área totalmente separada de los almacenes mencionados en el párrafo anterior. El mismo que se encuentra a cargo del Departamento de Ventas. El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura cubierta y están situados en diferentes lugares y distantes del Almacén Central. Se tiene hasta cinco almacenes: a. b. c. d. e. 24 Almacén central: donde se concentran los repuestos eléctricos y mecánicos. Almacén de carburantes. Almacén de lubricantes y materiales refractarios. Almacén: polvorín de explosivos. Almacén de envases vacíos para productos terminados. Control de Inventarios y Almacenes El encargado y responsable directo de todos estos Almacenes, es el Jefe de Almacén Sr. José Montalvo Colli, quien es un eficiente empleado, conocedor de la técnica propia de sus funciones y tiene a su cargo tan sólo 4 personas entre los cuales están 2 de ellos de avanzada edad (próximos a jubilarse).  Figura N° 6 Todo este personal, incluyendo el Jefe de Almacén, tiene experiencia en el manejo de materiales, mas no tienen la debida capacitación para un mayor control en la recepción, el despacho y almacenamiento y así pueda lograr un mejor funcionamiento. Esta empresa mueve artículos y materiales de importación: en un 55% importación directa; 40% productos importados, pero comprados en plaza y un 5% netamente nacional. En esta empresa funciona un Sindicato de Trabajadores (obreros y empleados), existiendo entre ambas partes Pactos Colectivos, uno de los cuales contempla respetar las promociones de ascensos entre el personal más antiguo. Asimismo la empresa ha manifestado y demostrado que solamente contratará personal nuevo, con condiciones de sueldos y salarios mínimos. En el área donde está situada la empresa “Viacha” no existen centros de capacitación adecuada sobre Organización y Administración de Almacenes. Los pocos centros de capacitación se encuentran en La Paz (a 33 km). El personal trabaja diariamente hasta las 6 p.m. en invierno y verano. Control de Inventarios y Almacenes 25