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N T A D U R Í A
M AYO R D E HAC I END A A S A M B LE LE A L E G I S LA LA T I V A D E L D I S TR TR I T O F E D E R A L
Guía d e A Aud ud it or í a a Cost os de Pr Pr od ucción , V en t as y Ser v icios
DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA A ENTIDADES PÚBLICAS Y ÓRGANOS AUTÓNOMOS 16 DE MAYO DE 2008
CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
3
1. OBJETIVO OBJETIVO
5
2. ALCANCE
5
3. M ARC ARCO O LEGAL LEGAL
5
4. PROC PROCEDIMIENTOS EDIM IENTOS DE A UDITORÍA
6
4.1. 4.1 . PLANEACIÓN PLANEACIÓN
6
4.2. 4. 2. EJEC EJECUC UCIÓN IÓN
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EXPEDICIÓN
GUÍA DE AUDITORÍA A COSTOS DE PRODUCCIÓN, VENTAS Y SERVICIOS DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA A ENTIDADES PÚBLICAS Y ÓRGANOS AUTÓNOMOS
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
3
1. OBJETIVO OBJETIVO
5
2. ALCANCE
5
3. M ARC ARCO O LEGAL LEGAL
5
4. PROC PROCEDIMIENTOS EDIM IENTOS DE A UDITORÍA
6
4.1. 4.1 . PLANEACIÓN PLANEACIÓN
6
4.2. 4. 2. EJEC EJECUC UCIÓN IÓN
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EXPEDICIÓN
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INTRODUCCIÓN
La Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF), entidad de fiscalizac ión del Dis Distt rit o Feder Feder al, al, req uiere instru m ent os t écnicos qu e le le perm it an cum cum plir los ob jet ivos de las audit or ías ías qu e practica. De conformidad con lo dispuesto por los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría May or de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y 5o., fracción II, inciso b), del Reglamento I nterior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, corresponde al Contador Mayor emitir las normas técnicas y los manuales de procedimientos a que deban sujetarse las visitas, inspecciones, auditorías y evaluaciones que se ordenen, los cuales se actualizarán de acuerdo con los avances técnicos que en la materia se produzcan, los que deb erán evaluars evaluarsee p or lo m eno s una vez cada cada d os año año s, para, en su caso, caso, hacer las m od ificaciones y dif und ir su aplicación aplicación al int erior d e la Con t aduría. Como parte de sus revisiones, la CMHALDF practica auditorías al rubro de costos de producción, ventas y servicios de las ent idades de la Adm inist inist ración Púb Púb lica del Dis Distt rit o Feder Feder al. al. De acuer acuer d o con el Bolet Bolet ín BB-3, “Es “Est ado d e Res Result ult ado s”, d e las las Norm as d e Inf Inf or m ación Financiera em it id as p or el Con sejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C., el costo de ventas es el costo de producción o adquisición (según se trate de una empresa de transformación, de una comercializadora o de un ente q ue desarr desarr olla pro cesos cesos pro du ctiv os) os) de lo s artículos vend ido s o d e los servicios servicios prest prest ados que gen eraron los ingr esos esos repo rt ados en el r engló n de vent as. as. En En las las em pr esas esas de servicios, ervicios, el cost cost o de lo s servicios prest prest ados est est á int egrado po r el d e aquellos concept os que se se ident ifican ifican r azonablemen te en f orm a directa con la prest prest ación d e ést ést os. os.
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Est a guía es enun ciat iva, m ás no lim it ativa. La aplicación de los pro cedim ient os y activid ades descrit os en ella pued e variar, dependiendo del tipo de auditoría, del objetivo de ésta y de las características del sujeto fiscalizado. De acuerdo con la s circunstancias específicas, el criterio del auditor debe prevalecer al aplicar las pruebas y procedimientos de auditoría idóneos. Cabe señalar q ue la present e guía se encuent ra act ualizada con la nor m ativid ad vigen t e en el ejercicio d e 2009, por lo cual será aplicable para las audit or ías qu e se lleven a cabo con m ot ivo d e la revisión de la Cuent a Púb lica del Gob ierno del Dist rit o Feder al correspon dien t e al Ejercicio d e 2009.
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1. OBJETIVO
Pro po rcion ar a los usuarios de la pr esent e gu ía la secuencia de activid ades, técnicas y p ro cedim ient os para el desarrollo de las auditorías que practica la CMHALDF respecto del rubro de costos de producción, ventas y servicios, así como el marc o normativo aplicable, a efecto de que éstas se realicen en forma homogénea, completa y en estricto cumplimiento de lo s ord enam iento s legales y no rm at ivos aplicables. 2. ALCANCE
La presente guía está dirigida al personal auditor de la CMHALDF y, en su caso, a los auditores de los despachos externos y pr est adores de servicios qu e cont rate la inst it ución para la pr áct ica de aud it or ías. Para su consulta, esta guía permanecerá a disposición del personal de la CMHALDF, en la Unidad de Documentación e Inf or m ación (UDI), así com o en la Int ranet , sección Norm ativid ad.
3. MARCO LEGAL
Ley Org ánica de la Con t adur ía Mayor d e Haciend a de la Asamb lea Legislat iva d el Dist rit o Feder al, art ículo s 8o., fr acción III; y 14, f r accio n es XV y XXIII. Reglam ent o Int erio r d e la Con t adur ía Mayor d e Hacienda de la Asamb lea Legislat iva del Dist rit o Fed eral, art ículos 5o., f racción II, in ciso b ); 6o., f r acció n II; 12, f r acció n XVIII; 13, fr accio n es III, IV, V y VIII; y 19, f r accio n es XII y XIII.
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4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
4.1. PLANEACIÓN OBJETIVO:
REF.
Id ent if icar que el sujet o f iscalizado h aya con t ado co n un sist em a d e cost os y analizar la relación d e ést e con la natu raleza de sus op eraciones y sus objet ivos en el ejercicio en revisión . ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO
4.1.1. Obt ener la inf or m ación pr esup uest al, - Inf orm ación pr esupuest al, cont able, - Normatividad en materia contable, legal y administrativa legal y administrativa, relacionada de Adm inist ración d e Recursos para relativa al rubro de costos de con la determinación, manejo, las Dependencias, Unidades producción, ventas y servicios; el registro y control de los costos Administrativas, Unidades Manual Administrativo relacionados de p ro du cción, vent as y servicios. Administrativas de Apoyo Técnico con el sistema de costos; el acta Operativo, Órganos constitutiva o el decreto de creación - Manual Admin ist rativo dict am inado Desconcentrados y Entidades de la del sujeto fiscalizado y sus y registrado por la Coordinación Administración Pública del Distrito de Modernización Fed er al (Cir cular Un o), nu m er al 4.4.1, modificaciones; y las actas de las General Adm in istr at iva (CGMA). En el caso d e vigente a partir del 13 de abril de sesiones de su órgano de gobierno, las ent idades, dich o manual deb erá 2007. para la integración del archivo cont ar adem ás con la apro bación permanente. de su órgano de gob ierno. - Normatividad interna del sujeto fiscalizado. - Manual d e Con t abilidad. - Acta constitutiva o decreto d e cre ación y sus m odif icaciones. - Actas
de
sesiones
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del
órgano
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REF. aplicación revisado.
ACTIVIDAD durante el
ejercicio
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR su órgano de gob ierno. - Procedimientos relacionados con el registro y control de los costos de pr od ucción, vent as y servicios.
MARCO NORMATIVO Federal (Circular Uno), numerales 4.4.1 y 4.4.12, vigen t e a part ir de l 13 de abril d e 2007.
4.1.5. Ident if icar las cuen t as con t ables en - Manual d e Con t abilidad. - Código Financiero del Distrito las q ue el sujet o f iscalizado reg ist ró las Fed er al, art ículo s 518, 519 y 533. operaciones relacionadas con los - Catálogo de Cuentas, Instructivo costos de producción, ventas de Manejo de Cuentas y Guía y servicios en el ejer cicio en revisión ; y Contabilizadora. determ inar su ob jeto. - Balanza de com pr ob ación . 4.1.6. Revisar lo s d ict ám en es d e los est ado s - Dictámenes de los estados financieros, - Código Financiero del Distrito financieros, el informe informes complementarios e Fed er al, art ículo s 566 y 568. comp lem entario y el info rm e sobre el inform e sobre el cont rol interno. - Ley Orgánica de la Administración control interno del ejercicio auditado, Informes de auditoría de la CGDF y Pública del Distrito Federal, artículo emitidos por los auditores externos, de la Contraloría Interna del sujeto 34, fr accion es V y XI. así como los informes de la fiscalizado. Contraloría General del Distrito - Normatividad Contable de la Federal (CGDF) y de la Contraloría Administración Pública del Distrito Interna del sujeto fiscalizado; e Federal, apartado III, “Principios identificar notas u observaciones Básicos de Contabilidad respecto a los costos de producción, Gubernamental”; numerales 1, ven t as y servicios. “Ente”; y 3, “Cuantificación en Térm ino s Monet arios”. 4.1.7. Efectuar visitas de inspección a las - Cuestionarios de control interno - Normas y Procedimientos de personal del sujet o Audit or ía y Norm as para Atest iguar, áreas de producción, ventas y aplicado s al fiscalizado. Boletín 5010 “Procedimientos de servicios, con objeto de llevar a cabo un estudio general del sujeto - Narrativas y diagramas de flujo de las Audit or ía de Aplicación General”.
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ACTIVIDAD fiscalizado y familiarizarse con las activi d ades q ue en ellas se efect úan.
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR operaciones del sujeto fiscalizado referent es a la determ inación, m anejo, registro y control de los costos de pr od ucción, vent as y servicios.
MARCO NORMATIVO
- Pro cedim ient os auto rizado s del sujet o fiscalizado aplicables a la determinación, manejo, registro y control de los costos de producción vent as y servicios. 4.1.8. Precisar los atrib ut os de cont ro l en el - Manual Administrativo dictaminado - Normas y Procedimientos flujo de las op eraciones y d eterm inar y registrado por la CGMA. En el caso de Auditoría y Normas para qué áreas son las responsables de su de entidades, dicho manual deberá Atestiguar, Boletín 5010 cump limient o, así com o los punt os en cont ar adem ás con la apr ob ación d e “Procedimientos de Auditoría de que se detecten oportunidades de su órgano de gob ierno. Aplicación Gener al”. mejora en los procesos operativos y - Procedimientos relacionados con el de cont rol int erno. registro y control de los costos de pr od ucción, vent as y servicios. - Narrativas y diagramas de flujo de las operaciones del sujeto fiscalizado referentes a la determinación, manejo, registro y cont rol de los cost os de p rod ucción, ven t as y serv icios. 4.1.9. Integrar las cuentas y costos de - Est ado s f inancier os. producción para seleccionar, mediante muestreo estadístico o - Balanza de com pr ob ación . dirigido, una muestra de las - Auxiliares de registros contables. operaciones relativas a los costos de
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- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletines 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación General” y 5020 “El 16 DE MAYO DE 20 08 INICIO DE VIGENCIA
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ACTIVIDAD producción, ventas y servicios que realizó el sujeto fiscalizado durante el ejercicio sujet o a revisión .
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO Muest reo en la Aud it or ía”.
4.1.10. Prep arar un a cédu la q ue m uestr e los - Reportes mensuales de los costos - Normas y Procedimientos costos de producción, ventas o de p ro du cción, vent as o servicios. de Auditoría y Normas para servicios correspondientes a los meses Atestiguar, Boletín 5010 - Auxiliares de registros contables. seleccionado s com o m uest ra. “Procedimientos de Auditoría de Aplicación Gener al”. 4.1.11. Veri f icar si el sujet o f iscalizado o pe ró - Dictam en de la est ruct ura or gánica. con la estructura orgánica d ict am in ada po r la CGDF.
- Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, artículo 34, fr acció n XXXV. - Normatividad en materia de Adm inist ración d e Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Fed er al (Cir cular Uno), num er al 4.3.2, vigente a partir del 13 de abril de 2007.
4.1.12. Con st atar si el Manual Adm ini st rat ivo - Manual Administrativo dictaminado - Ley Orgánica de la Administración fue dictaminado y registrado por la y registrado por la CGMA. En el caso Pública del Distrito Federal, artículo CGMA y si se adecuó al dictamen de de las entidades, dicho manual 34, f r acció n XXXV. estructura orgánica, e identificar las deberá contar además con la Interior de la áreas encargadas de operar el sistema aprobación de su órgano de - Reglamento Administración Pública del Distrito de costos de producción, ventas y gobierno.
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ACTIVIDAD servicios.
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR - Dictam en d e la est ruct ura or gánica.
MARCO NORMATIVO Fed eral, art ículo 18.
en materia - Acuerdos del órgano de gobierno - Normatividad de Adm inist ración d e Recursos para relativos a la dictaminación de la las Dependencias, Unidades estructura orgánica. Administrativas, Unidades - Of icio con el cual la CGMA com un icó Administrativas de Apoyo Técnico al sujet o f iscalizado el reg ist ro de su Operativo, Órganos Manual Administrativo. Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), numerales 4.4.1, 4.4.2, 4.4.4, 4.4.11 y 4.4.12, vigente a partir del 13 de abril de 2007.
4.1.13. Realizar en t re vist as, apli car - Manual d e Con t abilidad. cuestionarios de control interno lineamientos y elaborar descripciones narrativas - Políticas, procedimientos específicos y diagramas de flujo de los costos. procedimientos implantados por el sujeto fiscalizado, con el propósito de obtener información sobre el sistema de con t abilidad d e cost os utilizado en el ejercicio en revisión: sistemas y métodos de valuación, procedimientos para la determinación, manejo, registro y control, formatos empleados, reportes emitidos y period icidad d e ést os.
- Código Financiero del Distrito Fed er al, art ículo s 534 y 551.
y de - Normatividad en materia de Adm inist ración d e Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Fed er al (Cir cular Uno), num er al 6.1.6, vigente a partir del 13 de abril de 2007. - Normas de Información Financiera,
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ACTIVIDAD
4.1.14. Iden t ificar lo s repo rt es y registro s complementarios generados en el ejercicio en revisión y verificar su periodicidad, por lo que se refiere al manejo y control del sistema de costos de producción, ventas y servicios; al control de materia prima, mano de obra, gastos indirectos, productos defectuosos y rechazados, e inventarios obsoleto s; y al pr ogram a de p rod ucción y ventas, mantenimiento preventivo, ho ras-ho m br e t rabajadas, etc.
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO Boletín C-4 “Inventarios”, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C.
- Formatos de reportes relacionados - Código Financiero del Distrito con los costos de producción, Federal, artículos 519; 533; 534; 535; ventas y servicios del sujeto y 555, fr acción I, in cisos a), b) y c). fiscalizado. - Normas y Procedimientos - Manual d e Con t abilidad. de Auditoría y Normas para Atestig uar, Bolet ín 3040 “Planeación - Normatividad interna del sujeto y Supervisión del Trabajo de fiscalizado. Auditoría”. - Catálogo de Cuentas, Instructivo de Manejo de Cuentas y Guía Contabilizadora del sujeto fiscalizado.
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4.2. EJECUCIÓN OBJETIVO:
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Com pr ob ar que el saldo d e las cuen t as de los costo s de p ro d ucción , ven t as y serv icios cor respo nd a a oper acion es realizadas du rant e el ejercicio sujet o a revisión , y que d ichas cuent as no incluyan op eraciones de los períodos inmediatos anterior y posterior; verificar que dichos costos hayan sido valuados y calculados en forma razonable y consistente, y que estén registrados conforme al Catálogo de Cuentas y a la Guía Con t abilizador a aut or izadas; y com pr ob ar su adecuada pr esent ación y revelación en los est ados financiero s. ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO
4.2.1.
Verificar si la información emitida - Manual d e Con t abilidad. - Cód igo Financiero del Dist rit o po r el sist ema de con t abilidad d e cost os Fed er al, art ículo s 519 y 533. y de las áreas de producción, ventas y - Catálogo de Cuentas, Instructivo de de Cuentas y Guía servicios fue confiable, oportuna y Manejo Con t abilizado ra auto rizado s. suficiente, de acuerdo con la normatividad aplicable; y si se facilitó la - Formatos de reportes incluidos rev isión d e las op eracion es realizad as po r en los procedimientos relacionados el sujet o f iscalizad o. con la det erm inación, m anejo, regist ro y cont rol d e los cost os de p rod ucción, ven t as y serv icios.
4.2.2.
Con st atar si los sist em as d e cont ro l int erno oper at ivo y cont able de las áreas de producción, ventas y servicios coadyuvaron a la eficiencia, eficacia y transparencia de las actividades, a la salvaguarda de los activos y al registro op ort uno de las op eraciones, de acuerdo con las leyes, reglamentos, normas, políticas y procedimientos aplicables al sujeto fiscalizado.
- Manual d e Con t abilidad.
- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para - Políticas, lineamientos y Atestiguar, Boletín 3050 pr ocedim ient os específicos de cost os. “Estudio y Evaluación del - Cuestionarios de control interno Cont rol Intern o”. aplicados al personal del sujeto fiscalizado. - Narrativas y diagramas de flujo de las operaciones del sujeto fiscalizado referentes a la determinación, manejo,
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ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR registro y control de los costos de pr od ucción, vent as y servicios.
MARCO NORMATIVO
4.2.3.
Com p ro b ar qu e los saldos reg ist rad os - Balanzas d e com p ro b ación m ensuales. - Normas y Procedimientos en las subcuentas que integran de Auditoría y Normas para los costos de producción, ventas - Auxiliares de registros contables. Atestiguar, Boletín 5010 y servicios coin cidan con el regist ro en la “Procedimientos de Auditoría cuent a de m ayor de dicho rubr o. de Ap licación Gener al”.
4.2.4.
Revisar el flujo de las operaciones - Manual Administrativo dictaminado y - Normas y Procedimientos financieras y tramos de control, registrado ante la CGMA. En el caso de de Auditoría y Normas para considerando las diferentes áreas que las entidades, dicho manual deberá Atestiguar, Boletín 5010 intervienen en la determinación de los cont ar adem ás con la apr ob ación de su “Procedimientos de Auditoría costos de producción, ventas órgano de gobierno. de Ap licación Gener al”. y servicio s. - Procedimientos relacionados con las áreas que intervienen en la determinación de los costos de p ro du cción, vent as y servicios. - Cuestionarios aplicados al fiscalizado.
de control interno personal del sujeto
- Narrativas y diagramas de flujo de las operaciones del sujeto fiscalizado refer ent es a la determ inación, m anejo, registro y control de los costos de p ro du cción, vent as y servicios. 4.2.5.
En la m uestr a seleccion ada, ver if icar si el - Manual d e Con t abilidad. control y el registro de las operaciones lineamientos que afectaron el rubro de costos de - Políticas,
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- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para y Atestiguar, Boletín 5010
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ACTIVIDAD DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR producción, ventas y servicios se pr ocedim ient os específicos de cost os. sujetaron a las normas, políticas y - Catálogo de Cuentas, Instructivo pr ocedim ient os aut orizado s. de Manejo de Cuentas y Guía Contabilizadora.
MARCO NORMATIVO “Procedimientos de Auditoría de Ap licación Gener al”.
4.2.6.
Verif icar si la inf or m ación relati va a la - Balanzas d e com p ro b ación m ensuales. - Normas y Procedimientos muestra seleccionada se encuentra de Auditoría y Normas para integrada en las cuentas y en el registro - Auxiliares de registro s con t ables. Atestiguar, Boletín 5010 de los costos de producción, ventas y “Procedimientos de Auditoría serv icios del ejer cicio en revisión. de Ap licación Gener al”.
4.2.7.
Verificar el nivel de desagregación - Balanzas d e com pr ob ación m ensuales. de las cuentas relativas a los costos de producción, ventas y servicios, - Auxiliares de registros contables. considerando el tipo de pruebas que se aplicarán com o part e de la revisión a la m uest ra seleccion ada.
- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación General”. - Código Financiero del Distrito Fed eral, art ículo 535.
4.2.8.
Analizar las memorias de cálculo - Manu al de Con t abilidad. - Políticas, lineamientos y y los papeles de trabajo elaborados procedimientos de control por el sujeto fiscalizado, a fin - Cédulas de integración de los interno específicos del de cerciorarse de que los costos elem ent os del cost o. sistema de contabilidad de de producción, ventas y servicios se - Regist ro d e mo vim ient os m ensuales de costo s de l sujet o f iscalizad o. hayan determinado de acuerdo las cuentas correspondientes a los - Normas y Procedimientos con los regist ro s de la con t abilidad y con elem ent os que int egran el cost o. de Auditoría y Normas para las políticas establecidas. Boletín 5010 - Memorias de cálculo elaboradas Atestiguar, “Procedimientos de Auditoría po r el sujeto de f iscalización .
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ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR - Auxiliares de regist ro s con t ables.
4.2.9.
MARCO NORMATIVO d e Aplicación Gener al”.
Com p ro b ar si se con t ó co n la - Auxiliares de registros contables. - Cód igo Financiero del Dist rit o documentación justificativa y Federal, artículos 381, comprobatoria original de las - Pólizas de registro y documentación f racció n III; 539; y 546. operaciones que afectaron las cuentas soporte. Administrativo relacionadas con los costos de - En su caso, Cuentas por Liquidar - Manual dictaminado y registrado pr od ucción, vent as y servicios. Certificadas. ante la CGMA. En el caso de las entidades, dicho manual - Salidas de almacén de materia prima deberá contar además con la o m ateriales. aprobación de su órgano de - Factu ras de las com pr as de b ienes o de gobierno. la cont rat ación de servicios. - Políticas, lineamientos - Comprobantes de gastos directos y procedimientos de control e ind irectos. interno del sistema de contabilidad de costos del - Papeles de trabajo del cálculo sujeto fiscalizado. de depreciación de maquinaria y equipo, de la amortización y, en su caso, de los p ro rr ateo s aplicado s. - Avalúo s de b ienes.
4.2.10. Verif icar si el costo p or u nid ad, b ien o servicio, determinado según las cédulas o papeles de trabajo proporcionados, coincide con las facturas de los conceptos que lo integran; y si en él se consideraron los gastos adicionales efectuados en el proceso por concepto de fletes,
- Auxiliares de registros contables.
- Políticas, lineamientos y procedimientos de control - Pólizas de registro contable interno del sistema de y docum entación sopor te. contabilidad de costos del - Informe de costos de artículos, bienes sujeto fiscalizado. y servicios t erm inado s. - Normas y Procedimientos - Facturas de las compras de Auditoría y Normas para
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ACTIVIDAD impuestos, acarreos y demás gastos indirectos.
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR de bienes y de las contrataciones de servicios.
MARCO NORMATIVO Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría d e Aplicación Gener al”. - Normas de Información Financiera, Boletín C-4 “Inventarios”, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Fin anci er a, A.C.
4.2.11.
Veri f icar si los inf or m es d e cost os - Catálogo de Cuentas, Instructivo - Cód igo Financiero del Dist rit o de producción, ventas y servicios de Manejo de Cuentas y Guía Federal, artículos 533; y 555, del ejercicio en revisión se integraron Contabilizadora. in ciso c). correctamente y si se presentaron - Políticas, lineamientos y conf orm e a la periodicidad est ablecida. - Balanza de com pr ob ación . procedimientos de control - Estados financieros y notas a dichos interno específicos del estados. sistema de contabilidad de costo s de l sujet o f iscalizad o. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría de Ap licación Gener al”.
4.2.12.
Verif icar si las adq uisiciones de m ater ia - Contratos y prima y materiales se registraron adquisiciones oportunamente en la contabilidad y a y m ateriales.
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pedidos de las - Normatividad Contable de la de materia prima Administración Pública del Distrito Federal, apartado III,
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ACTIVIDAD precio de comp ra.
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR - Facturas de las adquisiciones de m at eria pr im a y materiales. - Auxiliares de registro s con t ables. - Pólizas de regist ro cont able.
MARCO NORMATIVO “Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental”; numerales 3, “Cuantificación en Térm inos Monet arios”; y 5, “Costo Histórico”. - Cód igo Financiero del Dist rit o Fed eral, art ículo 539.
4.2.13.
Verificar la integración del costo - Registro de movimientos mensuales de las - Políticas, lineamientos y de materia prima y materiales, cuentas de m at eria prim a, almacén de procedimientos de control por medio de su comparación con los m at eria pr ima, pr od ucción en p roceso interno del sistema de registros mensuales de inventarios de y p agos anticip ados. contabilidad de costos del m ateria p rim a y de las ent radas y salidas sujeto fiscalizado. - Auxiliares de inventario o almacén de almacén. de m aterias pr im as y de m erm as. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para - Factu ras d e las com p ras d e bi enes y de Atestiguar, Boletín 5010 las con t rat aciones de serv icios. “Procedimientos de Auditoría - Reportes estadísticos de costos d e Aplicación Gener al”. por producto.
4.2.14.
Verif icar si en la recep ción de m ater ias - Políticas y procedimientos relacionados - Políticas, lineamientos y pr im as se ef ectu ó la inspección de ést as, con la recepción de materiales en procedimientos de control interno con el propósito de constatar que almacén. específicos del sistema de reunieran las especificaciones técnicas contabilidad de costos del requeridas y cumplieran las normas y - Requisiciones. sujeto fiscalizado. est ánd ares d e calid ad est ablecid os. - Cont ratos o p edido s. - Factu ras d e las com p ras d e bi enes y de las con t rat aciones de serv icios.
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ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO
- Ent rad as al alm acén. 4.2.15.
Revisar si en las ó rd en es o pr oce sos - Órd enes de pr od ucción o de t rabajo. de producción o de trabajo se registraron los faltantes y sobrantes de materia prima, si se determinaron las causas de dichas situaciones y si se realizaron acciones preventivas y correctivas.
4.2.16.
Con st atar si se llevó un con t ro l d e las entradas de materia prima en el almacén y de las salidas respectivas; e identificar, en su caso, los bienes perecederos o de manejo especial, así com o la rot ación d e los invent arios para evit ar su ob solescencia.
- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría d e Aplicación Gener al”.
- Auxiliares d e almacén.
- Políticas, lineamientos y procedimientos de control - Ent rad as al alm acén. interno específicos del sistema de contabilidad de - Órdenes de salida de materiales del costo s de l sujet o f iscalizad o. almacén. - Factu ras d e las com p ras d e bi enes y de - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para las con t rat aciones d e serv icios. Atestiguar, Boletines 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación General” y 5120 “Inventarios y Costo de Ventas”. - Normas de Información Financiera, Boletín C-4 “Inventarios”, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Fin anci er a, A.C.
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REF. 4.2.17.
ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
Verif icar si se est ableciero n cont ro les - Órdenes de int ern os para especif icar, en las ór den es del almacén. de salida del almacén, en qué lote o proceso de producción sería utilizada la materia prima y si dichos documentos cont aron con la auto rización respect iva.
salida
de
MARCO NORMATIVO
materiales - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletines 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación General” y 5120 “Inventarios y Costo de Ventas”. - Normas de Información Financiera, Boletín C-4 “Inventarios”, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Fin anci er a, A.C.
4.2.18.
Com pr ob ar la det erm inación de los - Regist ro d e mo vim ient os m ensuales de - Políticas, lineamientos y costos de mano de obra directa las cuentas de mano de obra directa e procedimientos específicos e indirecta, revisando el monto indirecta. del sist em a de cont abilidad d e de las nóminas de pago, contratos cost os del sujet o f iscalizado. de p rest ación d e servicios e inf or m es de - Auxiliares de la integración por línea de producción, artículo, bien o - Normas y Procedimientos dist ribución del cost o laboral. servicio. de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 - Nóm inas del p erson al. “Procedimientos de Auditoría de Aplicación Gener al”.
4.2.19.
Verif icar, en su caso, si las con t rat acion es - Con t rato s de pr est ación de servicios. de servicios y el pago de nómina que afectaron el costo directo se registraron - Recibo s o f actu ras. oportunamente en la contabilidad y a - Nóm inas del p erson al. cost o histó rico.
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- Normatividad Contable de la Administración Pública del Distrito Federal, apartado III, “Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental”;
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ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR - Auxiliares de registro s con t ables. - Pólizas de registro cont able.
MARCO NORMATIVO nu m erales 3, “Cuant if icación en Términos Monetarios”; y 5, “Costo Hist ór ico”. - Cód igo Financiero del Dist rit o Fed eral, art ículo 539.
4.2.20.
Revisar la int egr ación de los p or cent ajes - Regist ro d e mo vim ient os m ensuales de - Políticas, lineamientos y de aplicación del cost o de m ano de ob ra las cuentas de mano de obra, procedimientos de control indirecta, de acuerdo con los registros producción en proceso y productos interno específicos del de movimientos mensuales de las terminados. sistema de contabilidad de cuentas de mano de obra, producción costo s de l sujet o f iscalizad o. en proceso y productos terminados - Normas y Procedimientos durante el ejercicio sujeto a revisión; e de Auditoría y Normas para investigar el origen de cualquier Atestiguar, Boletín 5010 f luctu ación in usual. “Procedimientos de Auditoría d e Aplicación Gener al”.
4.2.21.
Verif icar si la com p osición d e gast os - Auxiliares de registros contables - Normatividad Contable de la indirectos fue consistente con el ejercicio de los gast os indir ecto s del ejercicio en Administración Pública del ant erior, confo rm e a la actividad d el sujeto revisión y del anterior . Distrito Federal, apartado III, fiscalizado. ”Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental”; numeral 7, “Consistencia”. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedim ient os de Audit oría de Aplicación General”.
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REF. 4.2.22.
ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO
Iden t ificar la com po sición de los gast os - Regist ro d e mo vim ient os m ensuales de - Políticas, lineamientos y indirectos incluidos en el inventario de las cuentas de gastos indirectos, procedimientos de control producción en proceso, de los productos materia prima, mano de obra, interno específicos del sistema t erm inados y de los cost os de p rod ucción, producción en proceso y almacén de de contabilidad de costos del ven t as y servicios. prod uctos term inados. sujet o f iscalizado . - Auxiliares de registro s con t ables.
- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación Gener al”.
4.2.23.
En caso de q ue el sujet o - Céd ula de cost os est ánd ar actu alizada. - Políticas, lineamientos y fiscalizado haya utilizado un sistema de procedimientos de control costos estándar, verificar si durante el - Céd ulas auxiliares de t rabajo . interno específicos del sistema ejercicio en revisión se analizaron y - Registr os auxiliares de lo s costo s reales de contabilidad de costos del ajust aron , en su caso, las variaciones ent re o histó ricos. sujet o f iscalizado . los costos reales o históricos y los - Normas y Procedimientos estándares. de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría d e Aplicación Gener al”.
4.2.24.
Revisar si los registro s de las cuen t as - Registro de movimientos mensuales - Políticas, lineamientos y de almacenes o in vent arios corr espo nd ieron de las cuent as corr espo nd ient es a los p r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l a operaciones efectivamente realizadas; y elem ent os que int egran el cost o. interno del sistema de si los movimientos y los saldos finales contabilidad de costos del de dichas cuentas se reflejaron en el - Estado de costos de producción, sujet o f iscalizado . estado de costos de producción, ventas y ven t as y serv icios. servicios.
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- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para
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ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría d e Aplicación Gener al”. - Normatividad Contable de la Administración Pública del Dist rit o Federal, apartado III, “Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental”; numeral 3, “Cuantificación en Términos Monetarios”.
4.2.25.
Verif icar si el saldo f inal de los costo s - Céd ulas auxiliares de t rabajo . - Políticas, lineamientos y de p ro du cción, vent as y servicios ref lejó procedimientos de control las operaciones realizadas durante el - Registro de movimientos mensuales de interno específicos del las cuentas de gastos indirectos, sistema de contabilidad de ejercicio en revisión . materia prima, mano de obra, cost os del sujet o f iscalizado . producción en proceso y almacén de prod uctos term inados. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para - Auxiliares de registro s con t ables. Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría - Balanza de com pr ob ación . de Aplicación Gener al”. - Est ado s f inancier os.
4.2.26.
Revisar que en la integración de - Céd ulas auxiliares de t rab ajo. - Código Financiero del Distrito los costos de producción, ventas Feder al, art ículo 551. y servicios se hayan considerado - Registro de movimientos mensuales de lineamientos y y registrado contablemente las partidas las cuentas de gastos indirectos, - Políticas, materia prima, mano de obra, procedimientos de control propias de las operaciones realizadas; y interno del sistema de verificar si los reportes de inventarios producción en proceso y almacén de contabilidad de costo del
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ACTIVIDAD DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR MARCO NORMATIVO finales del ejercicio se ajustaron a los prod uctos term inados. sujet o f iscalizado . inventarios físicos, con base en una y Procedimientos autorización; y si se explicaron las causas - Estado de costos de producción, - Normas ven t as y servicios. de Auditoría y Normas para d e las dif erencias, en su caso. Atestiguar, Boletín 5010 - Balanza de com pr ob ación . “Procedimientos de Auditoría - Auxiliares de registros contables de Aplicación Gener al”. de las cuen t as afect adas. - Normatividad en materia - Inventario de e inm uebles.
bienes
muebles
- Catálogo de Cuentas, Instructivo de Manejo de Cuentas y Guía Contabilizadora.
4.2.27.
Verif icar si la ent idad recon oció los efect os de la inflación en sus estados financieros mediante la aplicación del método integral. En caso de que el entorno económico haya sido calificado como no inflacionario, constatar que en los estados financieros no se haya aplicado el reconocimiento de los efectos de la inflación d el períod o.
de Adm inist ración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), numeral 6.3, vigente a partir del 13 de abril d e 2007.
- Céd ulas auxiliares de t rab ajo. -
- Políticas, lineamientos y procedimientos de control I n f o r m e d e c o s t o s d e p r o d u c t o s interno del sistema de terminados. contabilidad de costos del sujeto fiscalizado. Índ ice Nacion al de Precio s al Con sum id or . - Normas de Información Dictamen de audito res externo s. Financiera, Boletín B-10 Avalúos. “Efectos de la Inflación”, emitidas por el Consejo Mexicano para la
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ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO Investigación y Desarrollo de Normas de Información Fin anci er a, A.C. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5260 “Comprobación del Reconocimiento de la Inflación en los Estados Financieros”.
4.2.28.
Solicitar al sujeto fiscalizado que - Estado de costos de producción, - Políticas, lineamientos y informe si se presentó alguna ven t as y servicios. procedimientos de control de las siguientes condiciones interno del sistema de - Est ados f inancier os. que p udieron generar riesgos: contabilidad de costos del sujet o f iscalizado . - No producir adecuadamente los - Informes de inventarios de bienes de consum o. bienes para la po blación ob jetivo. - Normatividad interna del sujet o f iscalizado . - Falta de fuentes de financiamiento - Estudios de mercado sobre sus pro duct os elabo rados. para que, en su caso, fuera viable el régim en d e subsidio. - Informe de adquisiciones de maquinaria y equipo. - Falta de inf orm ación p ara opt im izar el desti no d el sub sid io, en su caso. - Inf or m e anual de activid ades. - Ef ect os colat erales no d eseado s po r su - Inf orm es de audit oría. actividad. - Carta de sugerencias - Camb ios im po rt ant es en los cost os. externa. - Cambios en los precios de materiales,
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ACTIVIDAD en la demanda de productos o en el m éto do para det erm inar los costo s de pr od ucción, vent as y servicios.
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO
- Nuevos productos, cambios tecnológicos o modificaciones de ing eniería. - Pro duct os ob solet os o descon t inuado s. - Disminución o aumento cap acidad in st alad a.
de
la
- Producción y embarques importantes al final del ejercicio en revisión y al inicio del siguien t e. - Contratos con términos y condiciones especiales. 4.2.29.
Com p arar los result ado s d e los costo s d e - Est ado s f inancier os. - Políticas, lineamientos y producción, ventas y servicios del procedimientos de control ejercicio auditado con los del ejercicio - Estado de costos de producción, interno específicos del anterior; y solicitar la aclaración de sus ven t as y servicios. sistema de contabilidad de variaciones m ás im po rt antes. costo s de l sujet o f iscalizad o. - Auxiliares de registro s con t ables. - Índice Nacional de Precios al - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Consumidor. Atestiguar, Boletines 5010 - Documentación soporte de la “Procedimientos de Auditoría aclaración d e las variacion es. d e Aplicación Gener al” y 5120 “Inventarios y Costo de
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REF.
4.2.30.
ACTIVIDAD
DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
Aplicar razon es f inancier as (costo d e - Est ado s f inan ciero s. ventas, rotación de inventarios, etc.) determinadas sobre cifras históricas y actualizadas para identificar variaciones y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de éstas con base en el conocimiento general del sujeto f iscalizado y d e su ent or no .
MARCO NORMATIVO Ventas”. - Políticas, lineamientos y procedimientos de control interno del sistema de contabilidad de costos del sujeto fiscalizado. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletines 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación General” y 5120 “Inventarios y Costo de Ventas”. - Normas de Información Financiera, Boletín A-3 “Necesidades de los Usuarios y Objetivos de los Estados Financieros”, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Fin anci er a, A.C.
4.2.31. Revisar la aplicación de los consumos - Registro contable de las cuentas - Políticas, lineamientos y de materiales, mano de obra y gastos afectadas. procedimientos de control indirectos a la producción en proceso, así interno del sistema de como su traspaso a la producción - Estado de costos de producción, contabilidad de costos del ven t as y serv icios. terminada. sujet o f iscalizado .
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DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR
MARCO NORMATIVO - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría d e Aplicación Gener al”.
4.2.32. Revisar los r egistr os d e p ro du cción - Registros auxiliares contables t erm inada, de la siguien t e manera: prod ucción t erminada.
de - Políticas, lineamientos y procedimientos de control interno específicos del - Comparar los reportes de existencias en - Reportes de existencias en el almacén sistema de contabilidad de e l al m a cé n d e p r o d u c t o s t e r m i n ad o s de prod uctos term inados. cost os del sujet o f iscalizado . con lo s rep or t es d e producción. - Cédulas de trabajo de la determinación - Normas y Procedimientos - Constatar que los costos unitarios se de co st os unit arios. de Auditoría y Normas para hayan determinado en forma Atestiguar, Boletines 5010 correcta. “Procedimientos de Auditoría de Aplicación General” y 5120 - Verificar la contabilización de la “Inv ent arios y Costo de Vent as”. prod ucción t erminada.
4.2.33. En de de su en
4.2.34.
su caso, con f ir m ar la exist en cia - Procedimientos para el control procedimientos para el control desperd icios, rechazos y m erm as. desperdicios, rechazos y mermas para manejo y destino final, en el ejercicio revisión .
de - Políticas, lineamientos y procedimientos de control interno específicos del sistema de cont abilidad de cost os.
Verif icar si el sujet o f iscalizad o im p lant ó y - Repo rt es de unid ades def ectu osas. operó los controles internos que
- Políticas, lineamientos y procedimientos de control
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- Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5120 “Inventarios y Costo d e Vent as”.
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ACTIVIDAD DOCUMENTACIÓN POR CONSULTAR permitieran determinar y registrar las - Auxiliares de registro s con t ables. un idades def ectuo sas y su co st o.
MARCO NORMATIVO interno específicos del sistema de cont abilidad de cost os. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5120 “Inventarios y Costo d e Vent as”.
4.2.35.
Cerciorarse de que los pr ocedim ient os - Cuestionarios de control interno - Políticas, lineamientos y utilizados para determinar los costos, aplicados al sujet o f iscalizado . procedimientos de control durante el ejercicio en revisión hayan sido interno del sistema semejantes a los usados en el ejercicio - Narrativas y diagramas de flujo de las de contabilidad de costos anter ior , y de q ue se hayan aplicado sob re operaciones del sujeto fiscalizado del ejercicio revisado y del refer ent es a la determ inación, m anejo, anterior. bases consistentes. registro y control de los costos de p ro du cción, vent as y servicios. - Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar, Boletín 5010 “Procedimientos de Auditoría de Aplicación Gener al". - Normatividad Contable de la Administración Pública del Distrito Federal, apartado III, “Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental”; numeral 7, “Consistencia”.
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EXPEDICIÓN
En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 14, fracción XIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y 5o., fracción II, del Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la presente Guía, para su debida difusión al interior de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los 14 días del mes de m ayo del año d os m il ocho. El p resent e d ocum ent o ent rará en vig or el día hábil siguien t e a su d ifu sión en la CMHALDF. Que la Dirección General de Administración y Sistemas haga del conocimiento del personal de este órgano téc nico de f iscalización , a tr avés d el p or t al de Int ranet d e la CMHALDF. Qued a sin ef ect os la Guía d e Audit or ía a Costo s d e Pro d ucción , Vent as y Serv icios, apr ob ada po r el ext int o Órg ano Sup erio r d e Dirección en la vigésim a noven a sesión extr aord inaria celebrada el 27 de oct ub re d e 2005. PRIMERA ACTUALIZA CIÓN De con fo rm idad con lo d ispu est o p or el artículo 14, f racción XV, de la Ley Orgánica de la Con t aduría Mayor d e Hacienda d e la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y el artículo 5o., fracción II, del Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la primera act ualización de la present e gu ía para su d ebid a dif usión y o bservancia al int erior de la Con t aduría, en la Ciud ad d e México, Dist rit o Feder al, a los qu ince días del m es de ju nio del año d os mil nu eve. La present e act ualización ent rará en vigor a partir del d ía diecisiet e de ju nio del año d os mil nu eve; la Dirección General de Adm inist ración y Sist em as deb erá difu nd irlo p or m edio d el por t al de in t ranet de la CMHALDF, sección Nor m ativid ad.
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