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Gestão de Implementação do OpenMRS CHASS-SMT 5 Fevereiro de 2015 Xavier Nhagumbe Estrutura da Apresentação Questão Principal Principais Desafios Forças para Mudança Intervenção Implementada Resultados Próximos Passos 2 Questão Principal Como melhorar a gestão de implementação de OpenMRS? 3 Principais Desafios Baixo numero de PCs digitados no sistema Ausências frequentes dos digitadores Falta de supervisão Fraco conhecimento no uso de computador Falta de POPs para padronizar certos procedimentos importantes Falta de TdR dos digitadores com claras expectativas do lado do trabalhador e supervisor 4 Forças para Mudanças Pressão do lado do MISAU / USAID Equipe motivado Disponibilidade da equipe de digitadores SWATS empregado pelo projecto (mais fácil gerir) 5 Intervenção Contratação e disponibilização de uma equipe de digitadores (SWAT) Formações de digitadores Criação de POPs para auxiliar a gestão de implementação de OpenMRS Elaboração de instrumentos de gestão para facilitar a prevenção, identificação e resolução de problemas de gestão 6 POP 1: Instalação de OpenMRS Requisitos mínimos para a instalação do OpenMRS; Requisitos de Hardware Requisitos de Software 7 POP 1: Requisitos mínimos para a instalação do OpenMRS Requisitos de Hardware O servidor deve possuir uma capacidade mínima de 500 GB de HDD Memoria RAM = 8GB Processador : Quad-core (familia seria A) Requisitos de Software Ubuntu LTS Tomcat 7 Java 6 Mysql Server 5.5 ou mais recente 8 POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS Instalação do Mysql Server no Ubuntu - A partir da consola do ubuntu (Terminal) digitar a seguinte instrução: $ sudo apt-get install mysql-server Configuração do Mysql - Criar a base de dados openmrs usando o comando: mysql CREATE DATABASE openmrs; - Criar um usuário chamado esaude usando o comando: mysql CREATE USER localhost IDENTIFIED BY esaude ; - Atribuir acesso ao usuário esaude a bd openmrs com o comando: mysql GRANT ALL ON openmrs.* TO localhost IDENTIFIED BY esaude ; - Restorar a base de dados openmrs com o comando: $ mysql uesaude pesaude openmrs /path to database/script_name.sql 9 POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (cont) Instalação de Tomcat 7 - A partir da consola do ubuntu digitar: $ sudo apt-get install tomcat7 Configuração do Tomcat 1. Criação de directorios - $ sudo mkdir -p /usr/share/tomcat7/.openmrs/modules - $ sudo gedit openmrs-runtime.properties /usr/share/tomcat7/.openmrs ou sudo nano openmrs-runtime.properties /usr/share/tomcat7/.openmrs (para ubuntu server) - passar a seguinte informação no ficheiro openmrs-runtime.properties: 10 POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (Cont) connection.url=jdbc:mysql://localhost:3306/openmrs?autoreconn ect=true&sessionvariables=storage_engine=innodb&useunicod e=true&characterencoding=utf-8 module.allow_web_admin=true connection.username=esaude auto_update_database=false connection.password=esaude 11 POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (Cont) 2. Copiar os módulos para o directório próprio com o comando: $ sudo cp /path/*.omod /usr/share/tomcat7/.openmrs/modules 3. Certifique se o tomcat pode ler o directório através do comando: $ sudo chown R tomcat7:tomcat7 /usr/share/tomcat7/.openmrs 12 POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (Cont) Configuração da memoria do tomcat - Para configurar cria um ficheiro de nome setenv.sh com o comando: $ sudo gedit(nano para ubuntu server) setenv.sh /usr/share/tomcat7/bin e passa nele o seguinte conteúdo: export JAVA_OPTS= -Dfile.encoding=UTF-8 -server -Xms256m - Xmx768m XX:PermSize=256m -XX:MaxPermSize=512m Configuração do setenv.sh para ser executável - use o comando: $ sudo chmod a+x /usr/share/tomcat7/bin/setenv.sh 13 POP 1: Instalação e configuração do OpenMRS (Cont) - Copiar o ficheiro openmrs.war para o directorio /var/lib/tomcat7/webapps: $ sudo cp /path/openmrs.war /var/lib/tomcat7/webapps - Testar a instalação 1. Reiniciar o tomcat através do comando: $ sudo service tomcat7 restart 2. Digitar no navegador web (Chrome ou Mozila firefox) o seguinte endereco: 14 POP 2: Resolução de NIDs duplicados 1. Novos inscritos Causas da duplicação de NIDS - Perca de ordem pelos conselheiros no momento da abertura do processo; - Perca do livro de registo ou páginas; - Fraca coordenação para as US satélite ou periférica na gestão da atribuição dos NIDs para descarregar no livro principal; - Abertura de PCs em vários sectores na US 15 POP 2: Resolução de NID s duplicados 16 POP 2: Resolução de NID s duplicados Proposta de Solução Reportar na recepção a existência do NID duplicado. Comparar nos livros de registo a sequencia de NIDs de acordo com as datas de abertura no PC e no livro de registo. Tirar do livro todos os PCs com o mesmo NID e manter o NID do PC que chegou primeiro a US. Documentar a necessidade de atribuir um novo NID aos restantes PC s na capa do PC e registar o novo NID no livro e PC ao lado do antigo NID com a orientação que deverá ser actualizado na próxima visita. Se for o caso em que o livro não foi localizado, deve-se atribuir o mesmo NID acrescido de uma letra, actualizando o NID no SESP. 17 POP 2: Resolução de NIDs duplicados (cont.) 18 POP 2: Resolução de NID s duplicados 2. Transferidos Causas da duplicação Fraco registo da proveniência, onde não são marcados e/ou destacados os PCs dos pacientes transferidos de mas sim são abertos os processo com o mesmo NID sem clarificar o local de proveniência 19 POP 2: Resolução de NID s duplicados (cont.) Proposta de solução Para este caso deve se usar a mesma metodologia dos novos inscritos Para os casos de repetição deve-se actualizar o NID no código da US da sua proveniência no SESP e na capa do PC, e depois actualizar o NID completo no cartão do paciente durante a próxima visita. 20 POP 3: Fluxo de Digitação dos PC s 21 POP 4: Backup, segurança e confidencialidade Procedimentos para fazer backup Procedimentos para garantir segurança de informação Procedimentos para garantir a confidencialidade de informação 22 POP 4: Backup, segurança e confidencialidade Procedimentos para fazer backup Criar um shell script com o nome backup.sh e nele inserir o seguinte conteúdo: #!/bin/bash date=$(date +%d-%m-%y_%hh%mm%ss) mysqldump -uroot ppassword openmrs backup-$date.sql ; Copie esse script para um directorio de backups Execute o script através do comando: $ \. /path/backup.sh Digitadores nao familiarizados com os commandos podem executar o script fazendo um double click. 23 POP 4: Backup, segurança e confidencialidade Procedimentos para garantir a segurança Cada usuário deve responder pelo uso exclusivo e intransferível das suas senhas de acesso; Adquirir conhecimentos técnicos para a correcta utilização dos recursos computacionais; Ligar sempre o computador ao estabilizador da corrente eléctrica; Não desligar o computador através do botão start/shutdown. 24 POP 4: Backup, segurança e confidencialidade Procedimentos para garantir a confidencialidade Não discutir qualquer informação com alguém que não seja seu supervisor; Limitar acessos aos registos de pacientes; Não remover qualquer ficha do paciente da Unidade Sanitária sem autorização; Não deixar registos de pacientes em locais onde pessoas sem autorização podem acessá-los; Certifique-se que os processos são arquivados em armários de arquivos com bloqueio ou em salas trancadas, quando terminar com registo; Limitar o acesso as bases de dados; Não compartilhe o seu nome de usuário e a sua senha com outras pessoas; Não deixe o seu computador sem sair do OpenMRS, sob o risco de outra pessoa mexer no sistema usando a sua sessão. 25 Instrumentos de Gestão de SESP Produtividade FICHA DE SEGUIMENTO DE DIGITAÇÃO NO OpenMRS Distrito: Nome do Supervisor: Província: Média de novos inscritos em Pre-TARV por semana Média de consultas TARV de seguimento por semana: Média de levantamentos de MARVs na farmácia por semana Média de novos inícios em TARV por semana Média de consultas Pre-TARV de seguimento por semana: Nome do Digitador META SEMANAL* Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Total Mensal TIPO DE LANÇAMENTOS TIPO DE LANÇAMENTOS TIPO DE LANÇAMENTOS TIPO DE LANÇAMENTOS TIPO DE LANÇAMENTOS TIPO DE LANÇAMENTOS PRÉ TARV FILA ACON. LAB. PRÉ TARV FILA ACON. LAB. PRÉ TARV FILA ACON. LAB. PRÉ TARV FILA ACON. LAB. PRÉ TARV FILA ACON. LAB. PRÉ TARV FILA ACON. LAB. Total * A meta semanal da US deve ser alinhada com a média semanal de novos inscritos pre-tarv, novos inícios ao TARV, consultas de seguimento de pre-tarv e TARV, e levantamentos de MARVs na farmácia para garantir que todos os processos clíncos e levantamentos no Livro Diário de ARVs da Farmácia sejam introduzidos na base de dados (por exemplo: meta pre-tarv = novos inscritos em Pre-TARV mais consultas de seguimento em pre-tarv; meta TARV = novos inícios ao TARV mais consultas de seguimento em TARV; Meta de FILA = levantamentos de MARVs na farmácia) 26 Instrumentos de Gestão de SESP Efectividade A DIRECÇÃO, FICHA DE CONTROLE DA PRESENÇA DA EQUIPA DE DIGITADORES E SWAT Data: / / NOME DA UNIDADE SANITÁRIA: REFERENTE À SEMANA: / / À / / Nº de DIAS DE SEMANA / PERIODO Ordem NOME COMPLETO DO DIGITADOR 2ª Feira 3ª Feira 4ª Feira 5ª Feira 6ª Feira Manhã Tarde Manhã Tarde Manhã Tarde Manhã Tarde Tarde Manhã O/A ENFERMEIRO/A CHEFE DA UNIDADE SANITÁRIA Data: / / 27 Instrumentos de Gestão de SESP Plano do Gestor de SESP Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Responsável Prazo Ponto de situação Actividades S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Dia Avaliar o desempenho diário Recolher os Backups Participar na digitação dos dados Apoiar na identificação dos problemas e sua solução /Semana Semanal Executar e rotação do pessoal (SWAT) que necessário Coordenar as acções do SESP com os ODM, e A das EP Avaliação do Fluxo de processos e reforço da digitação Mensal Mansal 1/Mes 8 Supervisão conjuntas CHASS-DPS (SESP) 9 Balanço mensal da digitação dos dados 1/Semana 1/Mes 10 Finalização da digitação retrospectiva 11 Elaboração da AQD do SESP Semestre 12 Produção dos relatórios usando SESP 13 Em coordenação o IT do Chass envolver os IT s da DPS no SESP 14 Transferencia da Gestão do SESP para a DPS 28 Plano de Trabalho dos Digitadores da US Plano de trabalho dos digitadores CS 7 de Maio Data: 8 de Agosto de ) Neide Contacto:1) 82xxxxxxx Nome dos Digitadores: 2) Leopoldina 2) 82xxxxxxx 3) Tecla 3) 82xxxxxxx 4) Cidalia 4) 82xxxxxxx Supervisor dos Digitadores na USTécnica Contacto:82xxxxxxx Supervisor dos Digitadores da CidadeTécnico Contacto:82xxxxxxx Termos de Referência dos Digitadores Tarefas 7:30-10 horas: 1 digitador da US tem que trabalhar na recepção para 1) receber os cartões dos doentes com consulta neste dia (para ser entregue ao arquivista); e 2) pesar os pacientes com consulta, MAS logo que não haja mais pacientes para pesar, tem que ajudar seus colegas na sala de arquivo para tirar Recepção os PCs e os distribuir as gabinetes de consulta; 7:30-10 horas: - 1 digitador da US tem que tirar os PCs dos arquivos dos pacientes com consulta, fazer a lista de pacientes por gabinete, e distribuir os PCs às gabinetes da consulta; - 1 digitador da US tem que digitar os PCs na base de dados OpenMRS junto com os 2 digitadores da Equipe SWAT (usando o username dos digitadores da Equipe SWAT). Têm que trabalhar em equipe com 1 dos digitadores de SWAT, sempre garantindo que o digitador do SWAT mais rápido trabalha junto com o digitador da US. Devem priorizar a digitação retrospectiva dos PCs alvos da Equipe SWAT entre 7:30 até 10 horas, mas se houver risco de não conseguir completar a digitação dos PCs que tiverem consulta no dia anterior até 15:30, deveriam começar a digitação destes PCs antes das 10 horas; Sala de Arquivo dos PCs e OpenMRS 10 horas - 15:30: - 2 digitadores da US têm que lançar os PCs dos pacientes que tiverem consulta no dia anterior dentro dos livros de pre-tarv 1&2 e TARV 1&2. Depois têm que passar estes PCs para ser lançados na base de dados OpenMRS. - 2 digitadores da US e 2 digitadores de SWAT têm que digitar os PCs dos pacientes que tiverem consulta no dia anterior, trabalhando abaixo do username dos digitadores da US. META DIÁRIA: digitar 1) todos os PCs que tiverem consulta de seguimento ou inscreverem em Pre-TARV no dia anterior; 2) todos os NIDs no Livro Diário de MARVs da Farmácia que fizerem um levantamento no dia anterior; - Todos os digitadores têm que arquivar os PCs depois que foram lançados na base de dados OpenMRS antes de sair no fim do dia. Se acabar cedo, os digitadores da US têm que ajudar a Equipe SWAT para digitar os PCs retrospectivos cacifo por cacifo. (SÓ PODE SAIR CEDO SE A BASE DE DADOS OpenMRS FOR 100% ACTUALIZADA, NÃO HAJA MAIS PCs QUE TIVEREM CONSULTA NO DIA ANTERIOR QUE PRECISAM SER ACTUALIZADOS NA BASE DE DADOS OpenMRS OU ARQUIVADOS, E NÃO TIVER ERROS DE DIGITAÇÃO PARA CORRIGIR) 7:30-10 horas: - 1 digitador da US tem que trabalhar na farmácia para ajudar com o preenchimento das FILAS e Livro de Abandonos e Faltosos. Farmácia 10 horas - 15:30: - Caso for necessário ter alguém na farmácia durante este período, solicitar o apoio do Gestor de Caso para ajudar com as FILAS na farmácia durante este tempo 7:30-10 horas: - Rever os PCs cacifo por cacifo, procurando os pacientes faltosos e abandonos. Deveria priorizar a avaliação dos PCs das crianças expostas ao HIV, crianças em pre-tarv e TARV, mulheres grávidas, adultos em TARV e depois adultos em Pre-TARV (neste ordem). Gestor de Caso 10 horas - 15:30: - Se estiver disponível, ajudar na farmácia ou na digitação dos NIDs do Livro Diário de MARVs da Farmácia dentro da base de dados OpenMRS. Termos de Referência do Supervisor Tarefas 1) Verificar que o Livro de Ponte foi assinado devidamente pelos digitadores da US; Controle de Presença dos Digitadores 2) Verificar que os digitadores estão a trabalhar dentro do sector onde deveriam estar a trabalhar de acordo com a agenda de divisão das tarefas; Verificação das MetasTem que verificar que os digitadores estão a seguir este plano de trabalho, atingindo as metas diárias de acordo com a informação na base de dados OpenMRS; Uso do SESPTem que saber como aproveitar dos relatórios de estatística e instrumentos de análise de dados para ajudar o sector de HIV melhorar a qualidade dos serviços prestados e garantir que os relatórios sejam submetidos atempadamente à Direcção de Saúde da Cidade de Chimoio Plano Semanal de Rotação entre os Sectores (discriminar quem vai trabalhar onde em cada semana) Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Tecla Recepção (7:30-10)Neide Cidalia Leopoldina Neide Arquivo de PCs (7:30-10)Leopoldina Neide Cidalia Tecla Leopoldina Digitação (7:30-10)Tecla Leopoldina Neide Cidalia Tecla Farmácia (7:30-10)Cidalia Tecla Leopoldina Neide Cidalia Livro de Registo (10-15:30)Neide & Tecla Cidalia & Leopoldina Neide & Leopoldina Cidalia & Tecla Neide & Cidalia Digitação (10-15:30)Cidalia & Leopoldina Neide & Tecla Cidalia & Tecla Neide & Leopoldina Tecla & Leopoldina Fluxo de Pacientes no Sector de HIV Nº de novos inscritos em Pre-TARV por dia: 30 Nº de consultas de seguimento Pre-TARV por dia: 30 Nº de novos inícios em TARV por dia: 45 Nº de consultas de seguimento TARV por dia: 70 Nº de levantamentos de MARVs na farmácia por dia: * A meta diária de digitação de PCs e FILAs deve ser desagregado em 4 grupos: novos pre-tarv, novos TARV, consultas pre-tarv, consultas TARV, e FILAs Meta Diária da US para Digitação Novos Pre-TARV 30 Consultas em Seguimento Pre-TARV 30 Novos TARV 45 Consultas em Seguimento TARV 70 FILAs 200 NIDs DIGITAR TODOS OS PCs QUE TIVEREM CONSULTA NO DIA ANTERIOR 29 HP Tete CS n 1 C S n 2 CS n 3 CS n 4 Instrumentos de Gestão de SESP Diagnostico situacional da US Unidades Sanitárias com SESP Lista de Padrões para os SESPs Comentários / Plano de Acção Backups feito diariamente s s s s Plano de trabalho dos digitadores documentado e afixado s s s s Evidências que o plano de trabalho dos digitadores está sendo seguido s s s s POPs de digitação claramente definidos e afixados (para digitadores, supervisores e SWAT) s s s s Evidências que os POPs de digitadores estão sendo seguido s s s s Termos de Referência do supervisor definido e documentado s s s s Evidências que os termos de referência do supervisor estão sendo executados s s s Metas de digitação definidas, documentadas e afixadas n n n n Data prevista de actualização do SESP s s s s US está a cumprir com as metas de digitação n n n n Porque as metas ainda por definir esperando o preenchimento da ficha de produtividade O SESP está funcional (hardware e software) s s s s Avaliação de Qualidade de Dados (AQD) interna executada n n n n Ainda porque estostoa planificado para Agosto A AQD indica que haja 90% de concordância com os processos clínicos O SESP está actualizada com todos os PCs e é a fonte de dados para relatórios n n n Ainda porque esta planificado para o final de Agosto 30 Resultados Esperados POPs para implementação e gestão Menos problemas / maior qualidade dos dados devido a padronização dos procedimentos rotineiros na implementação de OpenMRS e resolução dos problemas Menos NIDs duplicados Menos PCs excluídos do SESP (devido ao fluxo padronizado de digitação) Maior segurança e confidencialidade dos dados Instrumentos de Gestão dos SESPs Maior capacidade de prevenir problemas relacionados com a gestão dos SESPs Gestores capazes de identificar problemas antes que sejam graves e os resolver atempadamente Maior desempenho em termos da quantidade e qualidade de dados introduzidos no SESP 31 Próximos passos (realização do AQD ) Metodologia AQD no HPT - Foi usado o POP de AQD no SESP e PC (o mesmo desenhado pelo grupo técnico). Equipe - Foi feita por uma equipe composta por 4 elementos (2 oficiais de M&A do CHASS-SMT, 1 SWAT e 1 funcionário da US); 32 Próximos passos(realização do AQD ) Indicadores Avaliados - Dados pessoais (Data de abertura, NID, nome, sexo, distrito, bairro, estado civil, data do diagnostico de HIV, proveniência, gravida, data prevista do parto) - Anamnese (PTV ou TARV, antecedentes de TB pulmonar); - Observação clinica (Data do exame clinico) - Ficha de seguimento (Peso, altura, IMC, apoio nutricional, Estadio OMS (1º visita), Estadio OMS (ultima visita), Rastreio da TB (tem sintomas sugestivos), Resultado da investigação para TB (BK ou RX), Tratamento para TB (data início), Tratamento para TB (data fim), CTZ (comparação válida a todos), INH (Válido pacientes sem TB), Data de elegibilidade para inicio o TARV, Data da Próxima consulta (última visita) ) - Exames Laboratoriais (Hemoglobina (g/dl), Valores de resultados de CD4 - Quest. Acons (Data de aconselhamento antes de inicio de tarv) - FILA (Data de inicio Tarv, Regime Terapêutico no 1º levantamento, Regime terapeutico no último levantamento, Quantidade aviada no 1º levantamento, Qtd aviada no último levantamento, Data do próximo aviamento no último levantamento) - Estado de permanência (Suspenso ao TARV, Transferido para, Abandono, Obitos, Activos) 33 Próximos passos(realização do AQD ) Amostra - Foram encontrados 472 adultos em tratamento durante o período em causa o que resultou numa amostra de 127 PCs (Vide o POP), mas foram encontrados e avaliados121 PCs. E foram também encontrados 40 pediátricos activos no período em causa, o que resultou numa amostra de 32 PCs, mas foram encontrados e avaliados 31 PCs pediátricos (Vide o POP). Dias - A AQD foi realizada em 3 dias. Resultados - Resultados preliminares indicam % de concordância 85% 34 Próximos passos Realização do AQD nas USs em falta Rescindir contractos da equipe SWAT (considerar absorção como digitadores das US caso tiver vaga) Transição para a gestão local 35 Próximos passos Sincronização distrital Próximos passos Suporte para PDA s e telefones celulares para ajudar no seguimento de pacientes em áreas remotas (SMS, lembranças, etc.) 37 OBRIGADO
