Transcript
KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) RAMMEAVTALE møbler til kontor, skole, barnehage og institusjon for levering til: Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad kommuner Saksnr. 14/498 Avtaleperiode: August 2014 August (1+1 opsjonsår (2018)) Side 1 av 30 1 Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgivere Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode/hovedleverandør Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Utforming av tilbudsbrev og organisering av tilbud Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget... 9 Vedståelsesfrist Tilbakekalling eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner GENERELLE KRAV OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling PRISER, LEVERING, BETALING Priser Prisendringer Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser MØTER/SEMINARER, OPPFØLGING, HÅNDBOK M.V Statusmøter/implementering, målsetting og oppfølging av avtalen Implementering og oppfølging av avtalen Side 2 av 30 2 7.2 Prøvetid/kontrakt Responstid/akutt levering Håndbok Statistikk Opsjon Oppsigelse Bilag 1 Kravspesifikasjon VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON Leses gjennom og aksepteres ved underskrift Bilag 2 - HMS-egenerklæring Bilag 3 Dokumentasjon/organisering av tilbudet Bilag 4 Eventuelle forbehold Bilag 5 Bestemmelser om avvisning Bilag 6 Alminnelige vilkår for kjøp av varer Kommunenes alminnelige innkjøpsvilkår for handelsvarer Bilag 7 Prisskjema Side 3 av 30 3 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgivere Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Trøgstad, Skiptvet og Spydeberg kommuner har etablert et innkjøpssamarbeid med et felles innkjøpskontor lokalisert i Eidsberg kommune i Østfold. Innkjøpskontoret gjennomfører konkurransen på vegne av kommunene. Det er viktig å bemerke at hver enkelt kommune er å betrakte som egen selvstendig juridisk enhet. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Bente E. Fossheim eller Anne-Marie Syverstad Postadresse: 1850 Mysen Besøksadresse: Ordfører Voldensvei 1 Leveringsadresse: Servicekontoret, Heggin III, Ordfører Voldensvei 1 e-post Telefon: * Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonene per e-post (felles e-post adresse). Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner Anskaffelsens formål og omfang - Oppdragsgiver skal ved denne anskaffelsen få dekket det til enhver tid gjeldende behov for levering av møbler til kommunene. - Oppdragsgiver ønsker tilbud på rammeavtale for levering av møbler og inventar til kommunene i innkjøpssamarbeidet. De forespurte varer/tjenester skal leveres til ulike virksomheter i de 10 kommunene. Løpende bestillinger skal i hele avtaleperioden foretas av den enkelte virksomhet. - Tilbydere kan inngi tilbud på en eller begge gruppene. Se også prisskjema med kravspesifikasjon/minstekrav bilag 1. Følgende produktgrupper er omfattet: Produktgrupper i prisskjema: Gruppe 1A og 1B - møbler til barnehager, skoler, SFO og institusjon Gruppe 2 - møbler til kontor og konferanserom Konsulentbistand av interiørarkitekt/konsulent ved nybygg og rehabiliteringsprosjekter samt bistand/ rådgivning fra fagpersonell i forbindelse med øvrige bestillinger, hvis kommunene har behov for dette, skal tilbys vederlagsfritt. Se for øvrig punkt 6.1 priser. Side 4 av 30 4 - Volumene er estimert basert på statistikk og innhentede opplysninger. Forbruket vil være avhengig av kommunenes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Det stipulerte innkjøpsbehovet pr. kommune som er oppgitt må betraktes som veiledende og gir en kjøpsrett, men ikke kjøpsplikt. De forventede volum er ikke bindende. - Det gjøres videre oppmerksom på at dette volumet gjelder for noen av kommunene møbelkjøp som er belastet over både drifts- og investeringsregnskapet. Det vil si at møbelkjøp som inngår i egne prosjekt (totalentrepriser, egne anbudsforespørsler). - Avtalen kan ha unntak for leveranser til prosjekter hvor arbeidet er satt ut på egen entreprise, ellers kan oppdragsgiverne velge å benytte inngått avtale. Ved leveranse til prosjekter skal valgte leverandør bli gitt mulighet til å inngi tilbud. Kommune Innkjøp i NOK 2012 Innkjøp i NOK 2013 Aremark 5 149, ,00 Askim , ,00 Eidsberg , ,00 Hobøl , ,00 Marker , ,00 Rakkestad , Rømskog , ,00 Skiptvet , ,00 Spydeberg , ,00 Trøgstad , ,00 Alle kommunene , , Kontraktsperiode/hovedleverandør Kontraktsperioden er to (2) år. Oppdragsgiver har ensidig opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktslengde blir fire (4) år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest to (2) måneder før avtalens utløp. Oppdragsgiverne ønsker å inngå kontrakt med en leverandør for hele oppdraget alternativt en leverandør for gruppe 1 og en leverandør for gruppe Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 HMS-egenerklæring Bilag 3 Dokumentasjon/organisering av tilbudet Bilag 4 Eventuelle forbehold Bilag 5 Bestemmelser om avvisning Bilag 6 Alminnelige innkjøpsvilkår for kommunene Bilag 7 Prisskjema Side 5 av 30 5 1.5. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Rammeavtale møbler, ref saksnummer: 14/498, og sendes til: 1.8. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Fristen for å fremsette spørsmål er 10 dager før tilbudsfristens utløp. Dette fordi det er krav om at tilleggsinformasjon skal gis senest 6 dager før tilbudsfristens utløp (jf. FOA 19-1(6). Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er klokken 12:00 Tilbudsåpning: Åpning av tilbudene vil bli foretatt av minst 2 representanter for oppdragsgiver Tilbudet sendes/leveres: Eidsberg kommune - Servicekontoret Innkjøpskontoret v/bente E. Fossheim Ordf. Voldens vei Mysen Tilbudet sendes/leveres i lukket/nøytral innpakning merket med tydelige bokstaver: Tilbud:, sak. nr. 14/498. Tilbudet skal være i papirversjon innbundet i perm og opplysningene skal legges i den rekkefølge som det er bedt om i konkurransegrunnlaget. (Vedlegg 3). Side 6 av 30 6 Konkurransegrunnlaget og alminnelige innkjøpsvilkår for kommunene og valgte leverandørs tilbud vil legges til grunn ved utforming av kontrakt. Hvis tilbyderne ikke kan akseptere eller oppfylle kommunenes spesifikasjoner og/eller innkjøpsvilkår, skal dette fremkomme tydelig på eget ark i tilbudet, jfr skjema, eventuelle forbehold bilag Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene ikke er bindende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud kl Evaluering av tilbud Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 25 Kontraktsinngåelse Uke REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. være merket: «Tilbud, saksnr 14/498.» 2. oversendes i lukket forsendelse 3. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev og prisskjema. Begge skal være datert og signert. 4. med tilhørende dokumenter utformes på norsk. All kommunikasjon skal være på norsk. Side 7 av 30 7 5. leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med ordinær post 6. leveres med: Én original av tilbudet Én papirkopi Kopi av tilbudet inkl. prisskjema leveres også på en CD eller minnepinne. Sladdet versjon av tilbudet leveres på CD eller minnepinne. Ved eventuelt avvik mellom prisskjemaet i papirversjon og i elektronisk utgave, vil alltid papirversjonen legges til grunn som det korrekte tilbudet Utforming av tilbudsbrev og organisering av tilbud Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Bekreftelse på at samtlige vilkår i konkurransegrunnlaget m/vedlegg er akseptert og eventuelle ikke vesentlige avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget skal angis i bilag 4 Jf. pkt Bekreftelse på at firmaet oppfyller kravet på akutt responstid med 24 timer NB! ORGANISERING AV TILBUDET SKAL GJENNOMFØRES SOM ANGITT I BILAG 3 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i bilag 4. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Side 8 av 30 8 Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Tilbud på deler av oppdraget Det kan gis tilbud på en eller begge grupper i prisskjemaet Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og med xx.xx Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3. KVALIFIKASJONSKRAV Absolutte basiskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen ( ) 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se bilag 2 til konkurransegrunnlaget). Side 9 av 30 9 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Og Revisjonsberetning for 2 siste år. Leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Bekreftelse på at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og at arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Side 10 av 30 10 Krav Leverandøren skal ha erfaring med oppdrag av tilsvarende omfang til større oppdragsgivere med mange leveringsadresser og brukere/bestillere. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal kunne tilknytte seg interiørkonsulentkompetanse for å kunne veilede og komme med interiør og møbleringsforslag til oppdragsgiver. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Det kreves at det er gode innarbeidede miljørutiner i bedriften. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om kontraktens omtrentlige størrelse, varighet og mottaker Redegjørelse for hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten med oversikt over de ressurser leverandøren råder over og som skal benyttes ved gjennomføring av denne kontrakten, inkl. interiørkonsulentkompetanse. Det skal bekreftes at kommunene får en fast kontaktperson. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. (Iso-sertifiseringer eller tilsvarende) Kopi av leverandørens miljørutiner, miljøsertifiseringer som ISO 14001, miljøfyrtårn eller tilsvarende. GENERELLE KRAV Service og oppfølging i avtaleperioden. Tilbyder skal vedlegge en detaljert beskrivelse av de serviceog oppfølgingsrutiner som vil være gjeldende for oppdragsgiver i kontraktsperioden. Planen må blant annet inneholde beskrivelser av: ferdigbefaring sammen med ansvarlig bestiller ved avslutning av leveranser av noe størrelse. Opplæring av bruker hvis behov ved levering av eksempelvis kontorstol. Tilbyder skal forplikte seg til å levere møbler av god kvalitet og funksjonalitet og som er egnet for profesjonell bruk til offentlige miljøer. Leveringsrutiner Sortimentsbredde Det skal legges ved skriftlig dokumentasjon på at de tilbudte produktene tilfredsstiller de gjeldende standarder og godkjenningsordninger for denne type produkt. Dokumentasjon kan være sertifikat fra Møbelfakta, testrapport fra akkreditert laboratorium eller egenerklæring med redegjørelse som viser at kravet er oppfylt. Beskrivelse av tilbyders levringsapparat herunder hvilke leveringsrutiner som vil bli benyttet i denne kontrakten. Beskrivelse av sortimentsbredde herunder hvilke produsenter tilbyder har avtale med. Side 11 av 30 11 Kompetanse og erfaring Beskrivelse av leverandørens kompetanse/erfaring knyttet til behovsanalyse, møbelvalg og planløsninger. Bestillingsrutiner/reklamasjonsrutiner Beskrivelse av bestillings- og reklamasjonsrutiner rutiner som vil være gjeldende for denne kontrakten. Rutiner ved feil og reparasjoner Beskrivelse av gjeldene rutiner ved feil og reparasjoner. Returrutiner Beskrivelse av returrutiner herunder tilbyders mulighet til bortkjøring av de gamle møbler som skiftes ved leveranser. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning av leverandører Oppdragsgiver skal avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMSegenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Jfr. bilag Avvisning av tilbud Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet (forskrift om offentlige anskaffelser 20-13) Jfr. bilag AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: 1. Pris/anskaffelseskostnad 70 % 2. Kvalitet/funksjonalitet/service 30 % Side 12 av 30 12 Pris/anskaffelseskostnad Her vil den totale anskaffelseskostnaden legges til grunn. Tilbyder med lavest anskaffelseskostnad får 10 poeng. De øvrige tilbud poengsettes i forhold til tilbudet med lavest pris Kvalitet/funksjonalitet/service Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders besvarelse av oppdragsgivers generelle krav. Oppdragsgiver vil vurdere forhold som service- og oppfølgingsrutiner, leveringsrutiner, sortimentsbredde, oppdragsgivers erfaring knyttet til behovsanalyser etc, bestilling-/reklamasjonsrutiner, rutiner ved feil og reparasjoner samt returrutiner Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på minimum 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 6. PRISER, LEVERING, BETALING 6.1 Priser - Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. på vedlagte prisskjema, bilag 1. - Priser oppgitt i prisskjemaet skal være faste i minst 12 måneder fra avtaleinngåelse. - Tilbyder skal oppgi ne
