Mantenimiento Preventivo Programado[1]. Mayk

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MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO Manual de Funciones y Guía de Implantación de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado “Disponibilidad = Calidad Académica” Apoyo al Proceso de Reforma de la Educación Media en el Área Técnica “APREMAT” 6 DE ENERO DEL AÑO 2000. SAN SALVADOR, EL SALVADOR. Este documento es el resultado de consultoría bajo proyecto APREMAT según número de Proyecto SLV/B7-310/IB/97/248. El documento goza de los derechos de propiedad intelectual bajo las leyes de la República de El Salvador. Por lo que dicho material podrá ser reproducido exclusivamente para uso de los 22 institutos focales para los cuales ha sido diseñado. El documento podrá ser reproducido únicamente por las oficinas centrales de APREMAT, o bajo su previa autorización. Manual de Mantenimiento Preventivo Programado ÍNDICE: I. CAPÍTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO---------------------------------------------------------2 II. CAPÍTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL -------------------------------------------------5 III. CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO --------------------------------------------------------------6 3.1 3.2 3.3 IV. V. VI. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 VII. VIII. IX. INTRODUCCIÓN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO-----------------------------6 DISPONIBILIDAD -------------------------------------------------------------------------------9 DEFINICIONES DE MANTENIMIENTO----------------------------------------------- 15 CAPÍTULO 4: ÍNDICES DE MEDICIÓN DE MANTENIMIENTO ----------------- 19 CAPÍTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO--------------------------- 23 CAPÍTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO ----------- 29 REGISTRO DE UNIDADES ----------------------------------------------------------------- 31 PLAN DE MANTENIMIENTO-------------------------------------------------------------- 42 MECANISMO DE GENERACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO --------------- 46 CONTROL DE INVENTARIOS ------------------------------------------------------------- 68 COMPRAS----------------------------------------------------------------------------------------- 73 DOCUMENTACIÓN TECNICA------------------------------------------------------------- 78 ANÁLISIS Y RETROALIMENTACIÓN -------------------------------------------------- 82 CAPÍTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN --------------------- 85 CAPÍTULO 8: ORGANIZACIÓN--------------------------------------------------------- 86 CAPÍTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES----------------------------------------- 95 X. CAPÍTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ------------------------------------------------------------------ 101 XI. XII. GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS ------------------------------------------------- 108 ANEXO A. FORMULARIOS --------------------------------------------------------------- 109 Proyecto APREMAT 1 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado I. CAPÍTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO La educación se está convirtiendo en la única garantía para la seguridad laboral en una sociedad cada vez más tecnificada y especializada. Muchos expertos aseguran que los trabajos del futuro serán para las personas que presenten la mayor oferta de habilidades y conocimientos técnicos. De igual forma, la educación media en El Salvador debe de asegurar que los graduados puedan ofertar sus servicios con un alto grado de conocimiento práctico y cuyos puestos sean remunerados por el valor intelectual de sus conocimientos. La educación en general en El Salvador, al igual que en muchas naciones del mundo, esta tomando la importancia que se merece. En particular los Institutos Tecnológicos deben de jugar un papel primordial para el anhelado desarrollo económico y social del país. En los años venideros se prevén muchas mejorías positivas en los Institutos Tecnológicos de El Salvador. Las mejorías se darán conforme nuestra capacidad de adaptación a nuevos estándares de calidad académica se presenten. Uno de los componentes fundamentales para una efectiva enseñanza es el del equipamiento de los talleres o laboratorios de los institutos para sus diferentes áreas de especialización. El equipamiento consiste en la búsqueda de equipos de laboratorio modernos, más automatizados, con mayor grado de productividad y calidad académica. El poseer un recurso ya no es simplemente lograr obtenerlo, sino que poseer un recurso requiere en los tiempos actuales la habilidad de administrarlo, cuidarlo, usarlo y mantenerlo. El objetivo de poseer un recurso, es el de poder disponer de éste para los propósitos académicos para los cuales el centro educativo desea fortalecer prácticamente a sus alumnos. Y una de las tendencias fuertes ya probadas a Proyecto APREMAT 2 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado nivel mundial para lograr estos objetivos de disponibilidad es por medio del Mantenimiento Preventivo Programado. En pocas palabras, de nada sirve que la institución educativa compre, le regalen, o le donen el recurso académico, si no se puede utilizar para sus fines de enseñanza. Lograr implantar los mecanismos necesarios de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado requiere de la puesta en marcha operativa de las funciones del sistema, pero al mismo tiempo requiere de la generación de un hábito a favor del mantenimiento preventivo. Ambas tareas requieren esfuerzo, disciplina y conocimiento sobre prácticas de Administración de Mantenimiento Preventivo Programado. Como podemos observar, este manual está siendo presentado a los responsables de los diferentes Institutos Técnicos de El Salvador en los primeros días del año 2000. Son muchas las expectativas que nos presenta el nuevo milenio. Es necesario avanzar en las prácticas técnicas a TODO nivel para poder brindar la mejor educación posible a los estudiantes. El mantenimiento preventivo no es una rama totalmente nueva. Lo que es nuevo es el reconocimiento de su importancia en las áreas de enseñanza técnica. Para que los institutos puedan albergar nuevos materiales, equipos e infraestructuras didácticas en éste nuevo milenio, es totalmente imprescindible que exista una cultura y un conocimiento práctico sobre el mantenimiento preventivo. Esto es así porque las limitantes económicas, de recursos humanos, de normativas, etc. con la que se han visto encarados los Institutos Técnicos de El Salvador durante la pasada guerra y a finales del siglo XX, no han permitido una estrategia definida sobre la conservación de sus recursos. Ahora que se incurre en nuevos proyectos de equipamiento, reformas curriculares, infraestructura y otros, es responsabilidad de todos mantener y no permitir que los recursos se deterioren. El momento de iniciar la implantación de un sistema de mantenimiento preventivo programado en cada instituto es de inmediato, aún cuando no se tienen los nuevos equipos. El mantenimiento preventivo ayuda a reducir los Proyecto APREMAT 3 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado problemas inesperados y a conservar los activos que ya poseemos. Al iniciar ahora las funciones y la puesta en marcha del sistema de mantenimiento, estaremos listos para cuando lleguen los nuevos recursos didácticos a los institutos. La incorporación de éstos al esquema de mantenimiento preventivo será muy transparente y sin obstáculos. En general, la mejor estrategia es sistematizar las funciones y responsabilidades que requiere un sistema de mantenimiento para cuando los nuevos recursos lleguen. Y por el contrario, resulta mucho más difícil tratar de implantar el sistema de mantenimiento hasta después de instalados los nuevos recursos. Estas filosofías y la implantación del presente manual garantizarán la prolongación de la vida de los equipos, infraestructuras, proyectos y otros que contribuyan a mejorar la calidad de la enseñanza, y al mismo tiempo propicien un desarrollo económico y social en las áreas de influencia de cada instituto. Todas las personas se verán beneficiadas por las mejoras en las funcionalidades didácticas y agrado laboral que proporciona una cultura responsable orientada al MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Proyecto APREMAT 4 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado II. CAPÍTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL Objetivo General: 1. Garantizar la máxima disponibilidad de los recursos didácticos por medio de la implantación de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado que comprenda una metodología práctica de trabajo y que propicie una atmósfera orientada al mantenimiento preventivo en los 22 Institutos Técnicos y Comerciales del proyecto APREMAT. Tomando como punto de arranque el apoyo de los CDE’s y logrando la realización del proyecto al menor costo posible. Objetivos Específicos: 1. Proporcionar los conocimientos y una guía práctica para la implantación de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado en los Institutos Tecnológicos focales de APREMAT. 2. Garantizar la máxima disponibilidad de la maquinaria, equipo técnico didáctico e infraestructura en función de un mayor aprovechamiento en las prácticas pedagógicas, al menor costo posible. 3. Proporcionar los pasos lógicos para la implantación de un Sistema de Mantenimiento Preventivo que incluya todas las funciones que lo comprenden. 4. Crear una cultura hacia la prevención a los usuarios y alejarlos día a día de fallos imprevistos de los recursos. 5. Prolongar y preservar la vida útil de los recursos al servicio de la comunidad docente y estudiantil. 6. Lograr que todo el cuerpo docente sea partícipe en la retroalimentación para el enriquecimiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. Proyecto APREMAT 5 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado III. CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO 3.1 INTRODUCCIÓN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO Las corrientes modernas de enseñanza presentan materias, maquinarias, entornos didácticos mucho más modernos y de mayor grado de sofisticación de lo que escasos años anteriores los centros educativos acostumbraba a utilizar. Los recursos se convierten cada vez más automatizados y con mayor diversidad de agregados o componentes tecnológicos. Esta realidad en el ámbito mundial ha propiciado la tremenda importancia de las prácticas de mantenimiento en todas aquellas instituciones que posean recursos especializados e infraestructura adecuada. Para que las actividades de mantenimiento puedan realizarse en la vida práctica, es imprescindible contar con un Sistema de Mantenimiento Preventivo que interrelacione a los recursos, materiales, al personal técnico, a su administración y a sus objetivos. Lo que busca el Sistema de Mantenimiento en general es incrementar al máximo la disponibilidad de los recursos. Entendiendo por disponibilidad que el equipo se encuentre en buen estado de funcionamiento la mayor parte del tiempo, cumpliendo así los propósitos para lo cual fue diseñado. Las ventajas que proporciona un Sistema de Mantenimiento son: mayor disponibilidad, incrementar la vida útil de los recursos, reducir los costos de reparaciones, reducir los tiempos muertos, aumentar la confiabilidad, mejorar las condiciones de operación y trabajo, propiciar un mejor ambiente laboral y enseñar con calidad. Proyecto APREMAT 6 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Un Sistema de Mantenimiento es un conjunto de funciones que están orientadas a brindar el mayor soporte a la gestión de mantenimiento y lograr así los objetivos de una alta disponibilidad. Las funciones principales de un Sistema de Mantenimiento son: 1. Registro de Unidades 2. Plan de Mantenimiento Preventivo 3. Control y Flujo de Ordenes de Trabajo 4. Control de Inventarios 5. Compras 6. Documentación Técnica 7. Análisis y Retroalimentación Si observamos detenidamente cada una de estas funciones ayudará al personal técnico a responder en una forma ordenada y oportuna a las necesidades de mantenimiento de la maquinaria e infraestructura. Los requisitos fundamentales de una exitosa implantación de un Sistema de Mantenimiento inician identificando a cada uno de los recursos que consideramos estén incluidos dentro del esquema de mantenimiento; luego, diseñando un plan de las necesidades de mantenimiento para dicho recurso, y finalmente documentando todas las actividades que ocurran para poder realizar un análisis y retroalimentación al sistema basado en el historial de cada equipo. La gran ventaja de seguir esta filosofía de implantación de Sistemas de Mantenimiento, es que en la gestión seguiremos los mismos pasos ya sea que nuestro Instituto cuente con un solo equipo, con mil, diez mil o los que sea. Y quizá más importante es que exactamente la misma lógica podrá ser utilizada para el mantenimiento de infraestructura u otros activos como computadoras, equipos de Proyecto APREMAT 7 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado oficina, automóviles, etc. (Las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo se detallaran ampliamente en el capítulo 5). En el caso particular de los Institutos focales de APREMAT, una alta disponibilidad significa que tanto los estudiantes como el personal docente podrán utilizar los equipos de laboratorio cuando éstos estén programados por los planes de estudio y que la infraestructura estará igualmente en buen estado para la comodidad de los usuarios y la protección de los bienes. Es decir, disponibilidad significa que cuando un grupo de jóvenes tengan programada una práctica de laboratorio ellos lleguen a su mesa de trabajo y que el equipo este disponible para satisfacer sus necesidades de aprendizaje. Esto se logra y se garantiza únicamente con la ejecución de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. El Sistema de Mantenimiento Preventivo nos ayuda a planificar, a programar y ejecutar los trabajos de mantenimiento utilizando diferentes técnicas para realizar los procedimientos de mantenimiento. Estos procedimientos pueden ser programados basados en tiempos fijos, por horas de utilización del recurso, por monitoreo de condiciones de operación, por análisis de fallas, por rutinas de inspección, etc. Lo verdaderamente importante es que exista la cultura y la disciplina para que las actividades de mantenimiento realmente tengan una alta prioridad en las funciones de los encargados de los Institutos. Resulta fácil evaluar si realmente es importante poner en práctica un Sistema de Mantenimiento en nuestras instituciones. ¿Estamos actualmente manejando el mantenimiento como si fuéramos una unidad del cuerpo de bomberos cuyo propósito es andar apagando incendios?. Esto quiere decir que los mantenimientos los estamos realizando según van ocurriendo las fallas, pero no estamos utilizando estrategias de mantenimiento que nos conlleven a la prevención de incendios. Proyecto APREMAT 8 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Una gestión de mantenimiento eficaz debe estar orientada a la prevención y no a la de solventar problemas de emergencia. Una administración moderna de mantenimiento NO es reparar recursos dañados lo más rápidamente posible. Una administración moderna de mantenimiento es la de mantener los recursos en operación y maximizar las oportunidades de enseñanza con calidad. El componente 5 del proyecto APREMAT prevé el equipamiento de los 22 Institutos técnicos focales, la existencia de un Sistema de Mantenimiento no solamente es un requerimiento para que el proyecto global se cumpla, sino que en términos prácticos se traducirá en una eficaz y continuo aprovechamiento de las futuras generaciones de estudiantes que gozarán de estos recursos, para que finalmente puedan incorporarse a la fuerza laboral salvadoreña con seguridad y tecnología práctica aplicada como sus principales cartas de presentación ante la cada día más difícil competencia profesional. 3.2 DISPONIBILIDAD Disponibilidad es un índice de medición que nos proporciona información de la habilidad de los recursos de desempeñar su función sin problemas y nos brinda una idea general de sus condiciones. Proyecto APREMAT 9 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado La disponibilidad es la proporción del tiempo en que el recurso se encuentra en buenas condiciones a lo largo de su vida útil, o a lo largo de un período específico de tiempo. DISPONIBILIDAD D CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS Figura 1. Disponibilidad La Disponibilidad depende de dos factores principalmente: CONFIABILIDAD DE UN RECURSO: La confiabilidad es el tiempo promedio desde que el recurso entra en funcionamiento hasta que se daña. Por ejemplo: un vehículo último modelo, cuando lo sacamos de la agencia pasará mucho tiempo sin que se nos dañe. Con los años este tiempo continuo de buen funcionamiento se irá reduciendo. La confiabilidad es por lo tanto el tiempo promedio en que el equipo esté en buen funcionamiento entre sus fallas. Técnicamente este término es conocido como Tiempo Promedio Entre Fallas (TPEF). Diferentes calidades de recursos tendrán diferentes confiabilidades. Proyecto APREMAT 10 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado TIEMPOS MUERTOS: Tiempos muertos se define como todos los tiempos en los cuales el recurso no está disponible para su uso. Un tiempo muerto en un equipo didáctico impide que se pueda realizar una práctica en alguna materia. O un orificio en el techo de un salón de clases impide que una clase se desarrolle con normalidad cuando existe lluvia. Tiempo muerto es el tiempo que pasa un recurso sin que éste realice la función para la cual fue diseñada. Por ejemplo: cuando un vehículo se arruina porque se le desinfló una llanta, esto es un tiempo muerto. Cuando el vehículo se queda sin combustible esto genera tiempo muerto. Cuando se envía el vehículo a una agencia y tiene que pasar tres días en esa agencia para mantenimiento preventivo (aunque el equipo esté en buenas condiciones), este tiempo también es considerado tiempo muerto por el hecho que no se dispone del equipo y se incurre en la necesidad de tomar un bus o un taxi para poder transportarse. Si se deja parqueado un vehículo en el garaje de un vecino por motivos de viaje, esto NO es tiempo muerto. Porque aunque el vehículo no está siendo utilizado, sí estaría disponible en el caso que su dueño comandara a cualquier persona que lo sacara del garaje. De las dos definiciones anteriores, podemos concluir que para lograr la máxima disponibilidad posible debemos de incrementar la confiabilidad y reducir los tiempos muertos. Un incremento en la confiabilidad y una disminución en tiempos muertos se logra, y se ve tremendamente influenciado por la ejecución de MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS PROGRAMADOS. La confiabilidad también puede ser influenciada desde el momento en que un proyecto de adquisición de un equipo didáctico está en sus fases iniciales. Ya que la calidad de los recursos, su mantenibilidad, su operabilidad, su información técnica, sus repuestos, pueden ser evaluados como criterios muy importantes en la toma de Proyecto APREMAT 11 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado decisiones sobre qué equipo adquirir. (Este tema se explicará más profundamente en el capítulo de Prácticas Contractuales). Como podemos apreciar un buen desempeño de disponibilidad no solamente depende del personal que realizará los mantenimientos preventivos sino que también de aspectos tan importantes como quién toma la decisión y qué maquinaria se comprará. Por otro lado el tiempo muerto se puede también reducir si existe un Sistema de Mantenimiento que apoye a la pronta detección de fallas y a reducir los tiempos de reparación. Aunque el mantenimiento preventivo tiende a disminuir sustancialmente la cantidad de fallas inesperadas, estas fallas siempre en alguna medida existirán. Esto es algo totalmente natural y aleatorio. Y es la organización la que contribuirá a la reducción de estos tiempos si contamos con su apoyo. También los tiempos de reparación se reducirán sustancialmente si se cuenta con un inventario de repuestos disponibles, si el personal que realiza los mantenimientos está debidamente entrenado y si se cuenta con la documentación técnica para ejecutar los mantenimientos. DISPONIBILIDAD D CONFIABILIDAD (TPEF) TIEMPOS MUERTOS (TMP) Figura 2. Relación disponibilidad, confiabilidad y tiempos muertos. Proyecto APREMAT 12 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado La búsqueda que los recursos de los institutos se encuentren impecables todo el tiempo es sinónimo de la búsqueda de la más alta disponibilidad de los equipos. Disponibilidad es en realidad el término técnico de los objetivos del mantenimiento preventivo programado. La fórmula de disponibilidad: TPEF D= TPEF + TMP x 100% Fórmula 1 Donde: D = Índice de Disponibilidad de los Recursos (Su valor oscila entre 0% 100%) TPEF = Tiempo Promedio entre las Fallas de Cada Recurso TMP = Tiempo Muerto Promedio Para simplificar los cálculos: Tiempos en buenas condiciones de D= operación Tiempos en buenas condiciones de operación + Tiempo muerto total x 100% Formula 2 Tiempo total – Tiempo muerto total D= Tiempo total x 100% Formula 3 Proyecto APREMAT 13 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado La fórmula 3 presenta una forma muy sencilla para calcular la disponibilidad. El tiempo total es el tiempo del período en que deseamos calcular la disponibilidad y el tiempo muerto es el tiempo muerto en que ha incurrido el equipo en ese periodo. Por ejemplo: digamos que se quiere calcular la disponibilidad de una máquina fresadora en el año escolar 1999, el año cuenta con 365 días y en total el equipo estuvo en mantenimiento por 27 días en todo el año. Entonces, utilizando la fórmula 3, podemos calcular lo siguiente: D= Tiempo Total – Tiempo Muerto x 100 % Tiempo Total D= 365 – 27 x 100 365 D= 92.6 % Lo que en términos sencillos significa que los laboratorios o prácticas en esta máquina se realizaron en más de un 90% de sus fechas programadas. O que el aprovechamiento de este recurso didáctico en el año escolar fue de un 92.6%. Es el personal de cada instituto quien determine con qué nivel de disponibilidad quieren operar en sus clases. El no tener un plan de mantenimiento preventivo programado genera disponibilidades en el orden de 50% o menos. Con la implantación de un sistema de mantenimiento preventivo básico se aseguran niveles de disponibilidad arriba de un 90%, y para alcanzar niveles arriba de un 98% debe de existir una estrategia de mantenimiento muchas veces demasiado minuciosa y demasiado costosa. Lo importante es notar los excelentes resultados que se obtienen con solo el hecho de programar procedimientos básicos de mantenimiento y contar con la actitud apropiada de los involucrados. Proyecto APREMAT 14 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 3.3 DEFINICIONES DE MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO: El término mantenimiento cubre toda las actividades realizadas para que los recursos permanezcan en sus condiciones para las cuales fueron diseñadas, o retornarlos a tales condiciones. El término mantenimiento agrupa una gran cantidad de actividades como pueden ser mantenimientos correctivos, mantenimientos preventivos, monitoreo de condiciones de operación, etc. En la definición podemos observar que el mantenimiento consiste en tres clasificaciones importantes: • Mantenimiento Correctivo • Mantenimiento Preventivo • Mantenimiento Innovativo MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Cubre todos los mantenimientos que se realizan con el propósito de corregir (reparar) un recurso dañado. La definición anterior dice que cuando se considera que una falla está siendo reparada ésta es clasificada como mantenimiento correctivo. Por ejemplo, reparar las goteras de un salón de clases es definitivamente mantenimiento correctivo, ya que estamos retornando al techo a sus condiciones iniciales de funcionamiento. Proyecto APREMAT 15 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Mantenimiento Preventivo cubre todos los mantenimientos programados que se realizan con el propósito de prevenir el aparecimiento de fallas, o el de detectar fallas antes que éstas se desarrollen en daños o desviaciones en el funcionamiento del recurso. Por ejemplo, limpiar las hojas en el techo de un salón de clases es considerado un mantenimiento preventivo, ya que estamos impidiendo que con el tiempo el techo se obstruya o dañe a causa de las hojas que caen sobre él. Es importante resaltar que por definición el mantenimiento Predictivo es parte del mantenimiento preventivo. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DIRECTO: Es el mantenimiento que se realiza para prevenir que ocurran fallas y estos mantenimientos son los que se programan basados en frecuencias de tiempos fijos o en frecuencia de conteos fijos. Una característica de los Mantenimientos Preventivos Directos por lo general se tiene que parar el uso del equipo para revisarlos, lo que por definición también generan tiempo muerto. Por ejemplo, revisar la presión de las llantas de un vehículo cada semana es un típico ejemplo de un mantenimiento preventivo directo. Porque se realiza con una frecuencia definida en el tiempo y porque se tiene que detener el vehículo para poderla realizar. MANTENIMIENTO PREVENTIVO INDIRECTO: El Mantenimiento Preventivo Indirecto es el que se realiza para poder detectar o anticipar fallas en sus tempranas fases de desarrollo y se ejecuta realizando mediciones, inspecciones o controles de los niveles normales de operación. La palabra indirecta en esta definición se emplea porque la condición no se modificará cuando se realiza este tipo de trabajo. Sino que la corrección del equipo se realizará Proyecto APREMAT 16 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado basado en los resultados de las mediciones. Este tipo de mantenimiento es conocido como Mantenimiento Basado en Condiciones de Operación. Este tipo de mantenimiento se está volviendo muy común ya que reduce los costos de mantenimiento al mismo tiempo que las mediciones se realizan cuando el equipo está en funcionamiento. Y por lo tanto no generan tiempo muerto. La planificación de Mantenimiento Preventivos Indirectos (Monitoreo de Condiciones de Operación), también está controlada por tiempos. Es decir, que los monitoreos se pueden realizar semanalmente o diariamente. Por ejemplo, los vehículos por lo general tienen medidores de temperatura. Como conductor del vehículo se puede observar diariamente el nivel de temperatura de éste medidor, y si notamos que la flechita ya esta entrando a la sección roja, pues nos detenemos en una estación de gasolinera para reparar la falla echándole más agua al radiador. MANTENIMIENTO INNOVATIVO: Es la clase de mantenimiento que se realiza para modificar el diseño de los recursos con el propósito de disminuir las fallas y por ende incrementar la disponibilidad. Por ejemplo, El instituto pinta la fachada antes de cada 15 de septiembre para mejorar su imagen. Sin embargo el director del instituto detecta que todos los años antes de pintar la fachada la pintura esta totalmente decolorada y enmohecida. El mantenimiento innovativo dice que esta es una falla muy repetitiva, se llama a un experto en pinturas y con un incremento en el costo de un aditivo plastificante de solo un 5%, la nueva pintura durará 10 años sin que se deteriore, en vez de seguir usando la pintura corriente de aceite. Como se puede ver en las definiciones anteriores el mantenimiento moderno va mucho más allá que el de desmantelar equipos y cambiar piezas dañadas. Ahora existen nuevas técnicas que administradas correctamente producen excelentes resultados. Un dicho en la administración de mantenimiento moderno dice: Proyecto APREMAT 17 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado “Nunca tocar un equipo que esté trabajando en perfecto estado”. Este dicho nos da a entender que en ciertas circunstancias un plan de mantenimiento nos podría decir que ya es necesario reemplazar ‘x‘ o ‘y’ piezas de la maquinaria, pero si su trabajo es excelente es preferible incurrir en otras técnicas como puede ser la de monitorear sistemáticamente las condiciones normales de operación hasta que empecemos a sentir el inicio del deterioro de los recursos. Proyecto APREMAT 18 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado IV. CAPÍTULO 4: ÍNDICES DE MEDICIÓN DE MANTENIMIENTO Para poder dar seguimiento a la gestión de mantenimiento y a las condiciones de los equipos de los laboratorios será necesario poder calcular indicadores. A continuación presentaremos una lista de los principales indicadores a llevar dentro de los Institutos: 1. DESEMPEÑO DE DISPONIBILIDAD POR EQUIPO La fórmula de disponibilidad: Tiempo total – Tiempo muerto total D= Tiempo total x 100% Fórmula 3 2. TIEMPOS MUERTOS POR RECURSOS Se calcula sumando la columna de tiempos muertos de la hoja de vida de equipo. Tiempo Muerto Total TM1 + TM2 + TM3 + ... + TMn Fórmula 4 (Se extrae de Formulario 12) Proyecto APREMAT 19 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Este indicador nos dirá cuales son los recursos que estuvieron fuera del servicio de los estudiantes el mayor tiempo. Y nos permitirá poder tomar decisiones sobre reemplazos. 3. COSTOS DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS POR RECURSOS Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos preventivos. Costo de Mantenimiento Preventivo Sumatoria de Costos Mantenimientos Preventivos Fórmula 5 (Se extrae de Formulario 12) 4. COSTOS DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS POR RECURSOS Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos correctivos. Costo de Mantenimiento Correctivos Sumatoria de Costos Mantenimientos Correctivos Fórmula 6 (Se extrae de Formulario 12) Proyecto APREMAT 20 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 5. NUMERO DE FALLAS POR AÑO POR EQUIPO Número de fallas por año Sumatoria de Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Correctivo Fórmula 7 (# órdenes de trabajo en expediente de equipo por año) 6. COSTO DE MANTENIMIENTO MENSUAL POR EQUIPO Costo de Mantenimiento mensual por equipo Costos Preventivos + Costos Correctivos Fórmula 8 (De Formulario 12) 7. COSTO DE MANTENIMIENTO ANUAL POR EQUIPO Costo de Mantenimiento anual por equipo Sumatoria del Costo Total por año Fórmula 9 ( De Formulario 12) 8. COSTO DE MANTENIMIENTO DE CICLO DE VIDA DEL EQUIPO Costo de Mantenimiento de ciclo de vida de equipo Proyecto APREMAT Sumatoria del Costo Total de todos los años del equipo Fórmula 10 (De Formulario 12) 21 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Como puede observarse la mayoría de los indicadores se calculan utilizando el Formulario 12, de hoja de vida de los recursos. Naturalmente en el mundo del mantenimiento existen otros cientos de mediciones y ‘Bench Markings’ para poder saber donde estamos con el mantenimiento. Para los 22 Institutos Técnicos de APREMAT, con estos indicadores se puede llevar un seguimiento muy exacto del desempeño de todo el Sistema de Mantenimiento. Porque es importante saber el % de aprovechamiento de los recursos para los propósitos didácticos, lo cual como mencionado anteriormente, se extrae de la medición de disponibilidad. Y también podemos conocer y clasificar los costos de mantenimiento por cada recurso separado por costos preventivos y correctivos. Estas mediciones de costos son fundamentales ya que nos demostrarán las grandes diferencias entre costos correctivos y preventivos. De estas se podrá concluir que es mucho más económico y brindará muchos mayores resultados de aprovechamiento de recursos el mantenimiento preventivo que el correctivo. La idea es alejarnos cada día más de los mantenimientos correctivos y acercarnos cada vez más a los mantenimientos preventivos. Una buen práctica es ver como estamos hoy en día con estos indicadores y ver como con el tiempo los indicadores van mejorando. Proyecto APREMAT 22 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado V. CAPÍTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO Un procedimiento de mantenimiento es una colección de tareas específicas que se llevarán a cabo por un técnico directamente sobre los recursos. Dentro de las principales responsabilidades técnicas de la gestión de mantenimiento está la de lograr identificar acertadamente qué mantenimientos, con qué frecuencia, quién los debe realizar y cómo debe realizarlo para cada uno de los recursos. El conjunto de tareas a realizar por un técnico en un momento específico se conocen como procedimientos de mantenimiento. Es importante que a nivel técnico todos manejemos el mismo vocabulario. Por lo que a continuación definiremos los diferentes tipos de procedimiento a practicar en los recursos de los Institutos. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS: 1. MP–BTF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN TIEMPOS FIJOS: Este es el mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia específica de tiempo. Ejemplo: mantenimiento de engrasado de una fresadora cada 7 días, 30, 90, etc. Proyecto APREMAT 23 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 2. MP–BCF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CUENTAS FIJAS: Este mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia de contadores o conteos. Ejemplo: mantenimiento a una planta eléctrica cada 1000 horas de operación. 3. MP–BCO MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CONDICIONES DE OPERACIÓN (MANTENIMIENTO PREDICTIVO): Este es el mantenimiento preventivo que se puede realizar durante la operación de la maquinaria, el cual consiste en identificar dentro de los equipos puntos de medición como voltaje, temperatura, presión, etc. Estos puntos deben de trabajar en condiciones normales de operación dentro de un margen de tolerancia determinado por su lectura mínima y su lectura máxima. El mantenimiento consiste en realizar lecturas en una frecuencia de tiempos especificas ya sea diariamente o semanalmente, y permitir detectar el momento en que las lecturas de estos puntos de operación se salen o llevan una tendencia a salirse de los márgenes normales de operación. Y de esta forma poder anticipar las fallas y lograr reestablecer los recursos a sus condiciones normales de operación. Ejemplo: la temperatura normal de un motor automotriz debe oscilar entre 170 a 190 grados centígrados. Se podría establecer una rutina de medición diaria de esta temperatura. Cuando los usuarios van reportando que dicha temperatura se ha salido de los márgenes de tolerancia es un indicativo que hay que tomar una medida correctiva en el equipo, como puede ser un cambio de aceite, agregar agua al radiador hasta sus niveles normales, calibrar un termostato, etc. Proyecto APREMAT 24 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 4. MP–BINSP MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN INSPECCIONES: Este es un procedimiento de mantenimiento que contribuye a la prevención de problemas. Este procedimiento consiste en realizar rutinas de inspección subjetivas (sensoriales) de los recursos. Es decir, realizar recorridos dentro de las instalaciones semanalmente llevando una libreta en la mano y verificando por condiciones generales de los recursos como pueden ser la limpieza del equipo, el buen manejo por parte de los usuarios, sonido, la presentación, las condiciones eléctricas, el orden alrededor del equipo, la iluminación, etc. y poder reportar cualquier anomalía. 5. MP–HQD MANTENIMIENTO PREVENTIVO HASTA QUE SE DETERIORAN: En ciertos equipos y bajo ciertas circunstancias resulta más económico y práctico no brindar ningún mantenimiento preventivo a los equipos y deliberadamente dejar que estos funcionen durante su vida útil hasta que abruptamente fallan y hasta ese momento reemplazar completamente la unidad o equipo. Ejemplo: un ejemplo típico de esta clase de mantenimiento es la luminaria. En donde resultaría ilógico decir que alguien va a cambiar los focos de su casa cada tres meses, sino que deliberadamente se espera hasta que el bombillo se queme para reemplazarlo. Esto puede suceder también en elementos de maquinarias de alta productividad y sofisticadas para las cuales resulta muy imprevisible prevenir las fallas. Proyecto APREMAT 25 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 6. MC–P MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLANIFICADO: Es el que resulta de una solicitud de mantenimiento, para la cual la unidad de gestión de mantenimiento pueda anticipadamente identificar, planificar todo lo que sea necesario para regresar los equipos a sus condiciones normales de operación. Es decir, que idealmente aunque los trabajos sean correctivos debe existir una previa planificación sobre como debemos realizar los trabajos e idealmente consultar los manuales técnicos. Ejemplo: Se puede observar que la acometida eléctrica del instituto esta generando chispas por un falso contacto. Para la realización de dicha reparación se planifica qué materiales se utilizarán, qué herramientas, qué dispositivos de seguridad, quién podrá realizar el trabajo, y se programa para un día domingo en donde nadie se verá afectado por el corte voluntario de energía para realizar la reparación. 7. MC–NP MANTENIMIENTO CORRECTIVO NO PLANIFICADO: Este tipo de procedimiento debería ser la excepción en el lenguaje técnico se conocen como mantenimientos de emergencia. Este es el caso en donde el mecánico actúa directamente sobre el equipo dañado identificando la causa del problema y resolviéndolo en el momento basándose exclusivamente en su experiencia técnica y posteriormente reportándolo como una de las fallas más criticas dentro del Sistema de Mantenimiento. Cada vez que realizamos un trabajo correctivo no planificado es porque hemos fallado en nuestro plan de mantenimiento preventivo planificado. Proyecto APREMAT 26 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 8. MI–P MANTENIMIENTO INNOVATIVO PLANIFICADO: Un análisis de fallas repetitivas en un mismo equipo propician una situación para planificar una reparación para que esta falla frecuente no vuelva a ocurrir jamás. El Mantenimiento Innovativo nos lleva a planificar y modificar los recursos de tal forma que la falla no vuelva a ocurrir. Ejemplo: si tuviéramos en una manguera de agua caliente una ruptura que se presenta intermitentemente con una frecuencia de 3 fallas por mes. La manguera siempre se reemplaza por una pieza original, se realiza el montaje siguiendo las instrucciones del fabricante, sin embargo el problema persiste. El mantenimiento innovativo nos lleva a que rediseñemos este punto de ruptura y una solución seria reemplazar la manguera plástica por una tubería metálica de tal forma que dicha falla nunca volverá a ocurrir. 9. MP–Anualizado (Conocido en nuestro medio como Overhaul). Este procedimiento es un mantenimiento mayor que se realiza aprovechando prolongados períodos de inactividad de la maquinaria. Estos procedimientos deben ser cuidadosamente planificados y realizados por personal especializado. En el caso específico de los Institutos técnicos, estos mantenimientos tienen que realizarse al finalizar del período escolar, es decir, cuando las maquinarias no Proyecto APREMAT 27 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado están al servicio de los estudiantes. Por lo general este tipo de mantenimiento incluye una inspección exhaustiva de todos los componentes de la maquinaria y el debido reemplazo de componentes defectuosos. En periodo de vacaciones de fin de año en los Institutos es una ventana de mantenimiento excelente para realizar trabajos mayores de mantenimiento, nuevas instalaciones, mejoras en la infraestructura y seguridad, etc. Proyecto APREMAT 28 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado VI. CAPÍTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO A partir de este capítulo se presenta la forma en que las unidades de gestión de mantenimiento de los Institutos deben seguir como lineamientos para la implantación del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. El Sistema debe contar (pero no se limita) a las siguientes funciones principales: 1. Registro de Unidades 2. Plan de Mantenimiento Preventivo 3. Control y flujo de Ordenes de Trabajo 4. Control de Inventarios 5. Compras 6. Documentación Técnica 7. Análisis y Retroalimentación Un Sistema de Mantenimiento Preventivo requiere la integración y organización de cientos de acciones y operaciones en términos de QUE es lo que se tiene que hacer, CUANDO se tiene que hacer, COMO se debe de hacer y POR QUIEN debe ser hecho. Es necesario poder coordinar y procesar toda esta información. El presente manual describe la implantación de un Sistema de Control Manual que a futuro podrá ser la base de información de un Sistema Computarizado para la administración de toda esta información. Las bases de un Sistema de Mantenimiento Preventivo es un levantamiento detallado de todos los recursos y de sus respectivos requerimientos de mantenimiento. Este trabajo puede ser realizado por los encargados de cada uno de los laboratorios, y/o con la ayuda de los proveedores de maquinarias o expertos en las diferentes áreas técnicas. Una vez se tiene toda esta información de los Proyecto APREMAT 29 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado inventarios de recursos y sus requerimientos de mantenimiento, debe de existir un mecanismo para producir un calendario principal de todos los trabajos preventivos que deben realizarse. El calendario principal proveerá información general de qué recursos, en qué fechas y qué procedimientos deben de llevarse a cabo. Este calendario principal provee una fotografía general del total de requerimientos de mantenimiento preventivo en un período anual y mensual. Una vez las fechas de los mantenimientos se van acercando, el planificador del mantenimiento extraerá información adicional de la hoja técnica del equipo y de la hoja del procedimiento estándar del mantenimiento para crear las Ordenes de Trabajo que serán las que se realizarán por los técnicos encargados del mantenimiento. La actividad de generación de las Ordenes de Trabajo derivadas del calendario principal se realiza una vez por semana. En la Orden de Trabajo debe de existir información sobre el equipo, el departamento al que pertenece, la fecha programada del mantenimiento, la ubicación, el detalle de las tareas del procedimiento, los repuestos, la mano de obra, las herramientas, cualquier gasto misceláneo, y una casilla de control de tiempos muertos, tiempos de reparación, contadores e información del personal que ejecuta el mantenimiento. El Sistema de Mantenimiento Preventivo también incluye instrucciones detalladas de cómo administrar los inventarios de repuestos, flujo y los niveles de autorización de compras, el soporte de mantenimiento por medio del material técnico de los recursos y la retroalimentación por el análisis de indicadores de medición del desempeño del mantenimiento de los recursos. En resumen, un Sistema de Mantenimiento Preventivo asegura que los trabajos planificados son realizados en el tiempo correcto, por las personas correctas en una forma correcta. Proyecto APREMAT 30 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado INFRAESTRUCTURA: El Sistema de Mantenimiento descrito en este manual se aplica perfectamente a la infraestructura de los Institutos. Puesto que el sistema presenta una lógica sencilla basada en procedimientos estándar, en donde se pueden definir muy claramente los croquis y las tareas específicas relacionadas al mantenimiento de infraestructura. A continuación se definirá cada una de estas funciones y se describirá la forma de implementarlos en los diferentes Institutos focales de APREMAT. 6.1 REGISTRO DE UNIDADES 6.1.1 Objetivos • Poder identificar y codificar todos los activos tanto en maquinaria, equipo e infraestructura que se desee incorporar al esquema de Mantenimiento Preventivo Planificado. Además el registro de la unidad es la llave de acceso a las demás funciones de un sistema del mantenimiento preventivo. Proyecto APREMAT 31 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 6.1.2 Metas • Asignar un código a cada uno de los recursos y activos. • Contar con un levantamiento completo de los inventarios de maquinaria, equipo didáctico e infraestructura de los Institutos. • Contar con una ficha técnica para cada una de las unidades registradas. 6.1.3 Resultados esperados • Que todos los recursos y activos tengan un código único. • Que cada uno de los códigos esté debidamente señalizado en el puesto de trabajo. • Llevar un expediente de cada uno de los activos que contenga como mínimo su ficha técnica, su plan de Mantenimiento Preventivo, sus procedimientos estándares de mantenimiento, y su hoja histórica de vida. 6.1.4 Metodología de Desarrollo Registro de Unidades se refiere a la utilización de una codificación estandarizada para la debida identificación de cada recurso y la creación del registro técnico del equipo. El registro de unidades contiene mucha información práctica que será necesaria para realizar los trabajos de mantenimiento en una forma eficiente. CODIFICACIÓN DE RECURSOS Antes de comenzar a construir el Sistema de Mantenimiento, un código para la identificación de los recursos debe de ser diseñado. El código del equipo es la llave que nos guiará para el resto de las funciones del Sistema de Mantenimiento. El criterio principal para determinar qué es lo que se debe codificar como e recurso es el de considerar todas aquellas maquinarias o sub-sistemas de la Proyecto APREMAT 32 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado maquinaria a las cuales se les puede diseñar un plan de mantenimiento preventivo (Esto también aplica para infraestructura u otros activos). Es importante que este punto quede muy claro ya que muchas veces no logramos diferenciar qué es un componente que sea mantenible y qué es un repuesto. Los repuestos se codificaran bajo una lógica completamente diferente la cual se considera en el apartado 4 de este capítulo. La codificación debe de ser inteligente, práctica, y entendible por cualquier persona. Es decir, que un alumno que entre por primera vez al Instituto en primer año de bachillerato en un corto instante podría entender la estructura de los códigos de los recursos, y sólo con ver el código en cualquier documento, saber de qué equipo le están hablando. Ejemplo: Para codificar un motor eléctrico de 5 caballos de fuerza, se puede utilizar una simbología que nos exprese la familia a la cual pertenece el equipo, un breve nombre del equipo, seguido de un número correlativo. Ejemplo: ME-5HP-001 Donde: ME: Tipo de Equipo Motor Eléctrico 5HP: Nombre del Equipo Cinco Caballos de Fuerza 001: Número Correlativo Cero Cero Uno El estándar de codificación recomendado para el Sistema de Mantenimiento Preventivo es el siguiente: Proyecto APREMAT 33 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado XX-YYYYY-### Donde: XX: Tipo de Equipo YYYYY: Nombre del Equipo ###: Número Correlativo Figura 3. Estándar de codificación de maquinaria XX-YYYYY-### Donde: XX: Tipo de Infraestructura YYYYY: Nombre ###: Número Correlativo Figura 4. Estándar de codificación de infraestructura Ejemplo de Equipos: CÓDIGO COMPLETO ME-5HP-002 XX ME: Motor Eléctrico 5HP 002 PE-ONAN-001 PE: Planta Eléctrica ONAN 001 MB-PENTIUM-001 MB: Mother Board PENTIUM 001 CO-IBM486-015 CO: Computador IBM486 015 IM-EPSON-007 IM: Impresor EPSON 007 SR-IRAND-001 SR: Sistema de Refrigeración IRAND 001 MC-WW78-002 MC: Motor de Carburación WW78 002 MI-5FI-003 MI: Motor de Inyección 5FI 003 Proyecto APREMAT YYYYY ### 34 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Ejemplo de Infraestructuras: CODIGO COMPLETO XX YYYYY ### CB-Cancha-001 CB: Cancha de Basketball Cancha 001 AC-Com-002 AC: Aula de Clases Comercial 002 OF-Dir-001 OF: Oficina Director 001 OF-Adm-002 OF: Oficina Administración 002 RO-Fac-001 RO: Rótulo Fachada 001 REGLAS PARA LA CODIFICACIÓN: 1. No pueden existir dos códigos iguales. 2. Nunca conectar el código de los recursos con los códigos contables o los códigos de activos fijos. Ya que estos últimos no proporcionan al personal técnico ni a los usuarios información relacionada con el equipo. Además el código contable puede ser modificado sin previo aviso al personal técnico perdiéndose la conexión entre los controles del mantenimiento y los controles del activo fijo. 3. No utilice los números de repuesto como números de maquinaria. 4. Mantener la codificación lo mas corta y simple posible. 5. Cada código debe OBLIGATORIAMENTE ser marcado en su puesto. Ya que éste será el número que utilizará el Sistema de Mantenimiento Preventivo en las Ordenes de Trabajo, en procedimientos, en análisis y por tal razón es necesario que este marcado sobre cada unidad. 6. Hacer la placa con el código de equipo lo suficiente mente grande (10cm de altura x 30cm de ancho) Proyecto APREMAT 35 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 3O cms ME-5HP-001 1O cms Figura 5. Ejemplo de una placa de un equipo a ser ubicada en el lugar. INVENTARIO GENERAL DE EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA Una vez se ha diseñado el código a utilizar por el Sistema de Mantenimiento se procede a hacer un levantamiento físico de toda la maquinaria, equipo e infraestructura del Instituto. Para tal propósito se utilizará el Formulario 1 para maquinaria y Formulario 2 para infraestructura (Ver figura siguiente o anexo A). En dicho Formulario se registrará el código de cada uno de los equipos, su descripción, su ubicación, una breve descripción de su condición general y se podrá marcar en este Formulario si el equipo debe ser incluido en el plan de mantenimiento preventivo. Proyecto APREMAT 36 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #1 FORMULARIO DE INVENTARIO GENERAL DE EQUIPO Nombre de Taller o Edificio: Código de equipo Descripción Ubicación Condición General Incluir en plan de mantenimiento Figura 6. Vista de Formulario 1. Proyecto APREMAT 37 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Una necesidad para arrancar el sistema ordenadamente es hacer un levantamiento para cada una de los de los 22 Institutos. REGISTRO TÉCNICO DE RECURSOS Registro técnico de quipos se refiere al levantamiento de toda la información principal relacionada con el equipo (o infraestructura) como es fecha de compra, fecha de instalación, marca, modelo, número de serie, ubicación, tipo de equipo, proveedor o fabricante, etc. Es recomendable tratar de llenar la máxima cantidad de información para cada unidad. La siguiente figura muestra el Formulario 3, Registro Técnico de Recursos: Proyecto APREMAT 38 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #3 Equipo Infraestruc. TO-MSE-001 FICHA TÉCNICA Instituto: Santa Ana Fecha de elaboración: 10/06/00 Responsable: Ing. Benito Sánchez Nombre: Ubicación: Torno MSE Taller Mecánica Descripción: Fecha de compra: Torno Mecánico Donación BID Tipo: Fecha de instalación: Torno 10 Enero 1989 Modelo: Costo de Adquisición: MSE232 0 # Serie: Costo de Reemplazo: 9UJSIUUU 134,000.00 Colones Año de fabricación: Vencimiento de Garantía: 1987 NO tiene Fabricante: MSE JAPON Tel: Contrato de Mantenimiento 0222-232.9992 NO tiene Proveedor: CIDEMA S.A. DE C.V. Tel: Vencimiento: 232 2321 Proveedores de Repuestos: 1.- CIDEMA Vida útil esperada: NO tiene 10 Años 2.- CASA CASTRO 3.- Código Contable: A123-544 Voltaje: Documentación Técnica 220 Amperaje Si No 25 Manual de Operaciones: Fases: Manual de Mantenimiento: # de Acometida Manual de Repuestos: Eléctrica: Planos Eléctricos: Línea de Aire: Planos Mecánicos: Peso (kg): 3 1800 kg Proyecto APREMAT 39 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Check List: Dimensiones: A. 1.23mts Otros: L. 2.34 mts CD's: An. 090 mts Si No Descripción Herramientas: Kit de repuestos: Definición de insumos Aceites: Grasas: Otros: Observaciones: Dibujo Técnico (Equipos) o Croquis de Ubicación (Infraestructura) Figura 7. Ficha Técnica. Ver Formulario 3 en anexo A. Proyecto APREMAT 40 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado En todos los Formularios del Sistema de Mantenimiento Preventivo de APREMAT se utilizará la norma que el código del equipo estará colocado en el extremo superior derecho de cada Formulario para una búsqueda rápida de información sobre cualquier equipo. Figura 8. Posición de código de equipo o infraestructura. Esta ficha técnica deberá guardarse en un fólder el cual será el expediente único del equipo o unidad. Proyecto APREMAT 41 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado ME-5HP-001 Figura 9. Ejemplo de expediente de Equipo o Infraestructura. Como muestra la figura 9, el fólder muestra el expediente del motor eléctrico de 5 Caballos de Fuerza (Horse Power) número uno. Tanto la ficha técnica como toda la información generada dentro del sistema relacionada a este equipo se deberá ir guardando en su propio expediente. Lo mismo sucederá con la infraestructura que se quiera incorporar al Sistema de Mantenimiento Preventivo. 6.2 PLAN DE MANTENIMIENTO 6.2.1 Objetivos • Poder contar con un plan de mantenimientos programados para cada uno de los recursos registrados en el Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. Proyecto APREMAT 42 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 6.2.2 Metas • Contar con una herramienta para poder planificar los diferentes procedimientos que se requieren para el eficiente mantenimiento de las unidades. • Que cada uno de los procedimientos quede registrado por medio de un Procedimiento Estándar de Mantenimiento el cual cuente con la aprobación oficial de las máximas autoridades de cada Instituto. 6.2.3 Resultados Esperados • Plan de Mantenimiento Preventivo para cada unidad del sistema. • Contar con los diferentes Procedimientos Estándar de Mantenimiento para cada unidad. 6.2.4 Metodología de desarrollo Después de haber finalizado las tareas encomendadas en la función 1 de codificación de recursos, se deberá realizar un plan de mantenimiento para cada uno de los recursos que se deseen integrar al Sistema de Mantenimiento. Para la realización de esta función es necesario involucrar a las personas que tengan mayor conocimiento o hallan recibido entrenamiento sobre los recursos. El Plan de Mantenimiento Preventivo se debe realizar para cada uno de los recursos registrados en la función 1 del Sistema de Mantenimiento, esto es así porque cada equipo requiere de sus propios procedimientos de mantenimiento. Para dejar claro este punto podemos hacer una analogía. Como cuando se llevan los niños a control de su médico pediatra. El doctor lleva el expediente para cada niño y dependiendo de su edad, peso, historial, etc., así éste recomendará su tratamiento específico. Un buen pediatra recomendará lo mejor para cada uno de sus pacientes y en ningún momento podrá generar una receta mágica que sea buena para todos los niños. Proyecto APREMAT 43 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Con el mantenimiento ocurre exactamente lo mismo. Es decir que dependiendo del estado de los recursos, de su antigüedad, marca, modelo, así se creará el plan de mantenimiento preventivo ESPECÍFICO para la maquinaria que en esta fase estamos diagnosticando. Por lo tanto, es el equipo quien nos dirá qué tipo de procedimientos son los más recomendables para incorporarlos a su Plan de Mantenimiento Preventivo Programado. En el capítulo de Marco Teórico se definieron los diferentes procedimientos más conocidos para poderlos incorporar al Plan de Mantenimiento Preventivo, siendo éstos: • MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos • MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas • MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operación • MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones • MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran • MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado • MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado • MP-Anualizado (Overhaul) La función 2 del Sistema de Mantenimiento cuenta con dos actividades principales. La primera es la de crear el plan de mantenimiento por equipo y la segunda es la de crear los documentos de procedimientos estándar de mantenimiento, conocidos como PEM’s. Proyecto APREMAT 44 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD Para cada equipo que ya esté codificado, identificado, y que se le halla abierto expediente, se le creará un plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Esta no es una tarea fácil ni debe de ser una tarea arbitraria. Se recomienda formar pequeños equipos de trabajo (máximo 3 personas) en donde se encuentre las personas con mayor conocimiento de los equipos. Es sumamente recomendable hacer uso de las recomendaciones del fabricante y/o de expertos en el tipo de maquinaria. Para cada equipo se utilizará el Formulario 4 (ver anexo A) para unificar el plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Recuerde que el código de la unidad estará siempre en el extremo superior derecho del Formulario. La forma de trabajar este Formulario es la de ir analizando cada uno de los tipos de mantenimiento que aparecen en el encabezado y determinar cuál de estos tipos de mantenimiento aplican para el recurso en estudio y así poder ir completando cada una de las filas del Formulario. Es necesario que para cada tipo de procedimiento ingresado se cree su número PEM (número del Procedimiento Estándar de Mantenimiento). El código PEM será exactamente el mismo código del equipo más un número correlativo adicional. Ejemplo de un código PEM: ME-1.5HP-001-001. y así sucesivamente para todos los demás recursos. Ver ejemplos del formulario de requerimientos de mantenimiento y de los PEMs en el numeral 6.3. Proyecto APREMAT 45 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 6.3 MECANISMO DE GENERACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO 6.3.1 Objetivos • Asegurar que todos los trabajos relacionados con mantenimiento puedan ser planificados y documentados por medio de Ordenes de Trabajo. 6.3.2 Metas • Contar con un Formulario de Ordenes de Trabajo. • Poder identificar todos los escenarios para los cuales sea necesario crear Ordenes de Trabajo. • Poder documentar correctamente las Ordenes de Trabajo. 6.3.3 Resultados Esperados • Que exista un mecanismo Práctico para la generación de Ordenes de Trabajo planeados para el mantenimiento correctivo. • Que puedan documentar todos los trabajos relacionados tanto al mantenimiento preventivo como del mantenimiento correctivo. • Que se puedan crear solicitudes de trabajo. • Poder cerrar adecuadamente el ciclo de las Ordenes de Trabajo. 6.3.4 Metodología de Desarrollo Esta función es fundamental para echar a andar en la práctica todas las tareas de Mantenimiento Preventivo (lo cual es el propósito general de este manual). ORDEN DE TRABAJO Una Orden de Trabajo es un documento con carácter oficial el cual define claramente las tareas específicas a realizar sobre la maquinaria, equipo o infraestructura. Proyecto APREMAT 46 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Una Orden de Trabajo lleva información sobre la unidad a la que se le proveerá el mantenimiento, información sobre las tareas específicas, la mano de obra, los repuestos, herramientas y un espacio en donde se registrarán los tiempos muertos y costos incurridos en completar la Orden de Trabajo. La Orden de Trabajo es fundamental por las siguientes razones: • Es lo que le da vida a un Sistema de Mantenimiento. • Ordena tremendamente la gestión de Mantenimiento. • Es la única evidencia real que los trabajos se realizaron. • Es el único vínculo entre la administración y el mantenimiento físico hecho en la realidad. • Se convierte posteriormente en evidencia de la historia del equipo. • Sirve para capturar tiempos muertos y costos de mantenimiento. • Está acorde a las exigencias de normativas internacionales de calidad (ISO–9000). Por estas razones es que se dice que sin Ordenes de Trabajo NO PUEDE EXISTIR un Sistema de Mantenimiento Preventivo. ¿Qué es lo que genera una Orden de Trabajo? Lo que genera una Orden de Trabajo es lo que conoceremos como escenarios: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado, Solicitud de Trabajo, Documentar un trabajo correctivo que ya se realizó. Proyecto APREMAT 47 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado ESCENARIOS QUE GENERAN ORDENES DE TRABAJO En el día a día de los laboratorios, talleres, salones de clases, etc. Bajo diferentes circunstancias será necesario dar mantenimiento a los recursos para que éstos sigan trabajando correctamente y con esto nos referimos tanto a los mantenimientos preventivos y correctivos. La figura siguiente muestra en qué circunstancias o escenarios puede existir la necesidad de generarse una Orden de Trabajo. Calendario General de MPP Solicitud de Trabajo Motor (SMPP) generador de Ordenes de Trabajo Orden de Trabajo Documentar un Trabajo correctivo que ya se realizó Figura 10. Escenarios que dan origen a una Orden de Trabajo. Idealmente todos los trabajos de mantenimiento deberán de nacer sobre la base de un plan de mantenimiento preventivo. Sin embargo, en la práctica, hay que estar consciente que las fallas SIEMPRE se seguirán dando de forma aleatoria en las unidades. En estas situaciones el personal del Instituto puede crear una solicitud de mantenimiento correctivo para que los trabajos se realicen sobre las unidades. Y en caso de fallas correctivas, podemos vernos obligados a reparar una falla de forma urgente. En cualquiera que sea el caso, siempre es posible documentar los trabajos de Mantenimiento por medio de una Orden de Trabajo. Proyecto APREMAT 48 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Escenario 1: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado (Preventivo) Calendario General de MPP Solicitud de Trabajo Motor (SMPP) Generador de Ordenes de Trabajo Orden de Trabajo Documentar un Trabajo correctivo que ya se realizó Figura 11. Calendario General de MPP generando una Orden de Trabajo. El Calendario General se realiza una vez por año. En él encontramos por equipo, todos los mantenimientos que hay que realizar para todo el año. Este documento se llena del Formulario #4 que es el Plan de Requerimiento de Mantenimiento por Unidad. Proyecto APREMAT 49 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Figura 12. Plan de Requerimiento de Mantenimiento por unidad y PEM. Proyecto APREMAT 50 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #4 PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD Tipos de Mantenimiento:MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos x Equipo: MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas Infraestructura: TO-MSE-001 MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operación MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones MP-Anualizado (Overhaul) Tipo de procedimiento Nombre Objetivo Frecuencia # PEM Fecha de Creación/ Revisión MP-BTF LUBRICACION LUBRICAQCION MENSUAL 30 DIAS 001 01/01/2000 MP-Anualizado OVERHAUL MANTENIMIENTO ANUAL 360 DIAS OO2 01/03/2000 MP-BINS INSPECCION INSPECCION SEMANAL 7 DIAS 003 01/03/2001 Figura 13. Vista de Formulario 4. Proyecto APREMAT 51 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #5 PROCEDIMIENTO ESTANDARD DE MANTENIMIENTO Instituto: Santa Ana Creado por: Julio Valdivieso FECHA: 02/12/1999 Aprobación Director:SI TO-MSE-001 PEM: OO1 Aprobado CDE: R. CERNA Nombre de procedimiento: LUBRICACION MENUSAL TORNOS Tipos de Procedimiento: Ž MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos Ž MP-HQD Mant. Preventivo Hasta que se Deterioran Ž MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas Ž MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado Ž MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operación Ž MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado Ž MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones Ž MP-Anualizado (Overhaul) Código: TO-MSE-001 Descripción: TRONO MECANICO Ubicación: Frecuencia en días o cuentas: TALLER MECANICA 30 DIAS Tareas Apagar por completo el equipo para evitar cualquier accidente 1.- Desmontar tolbase, verificar el nivel y la viscosidad del aceite con medidor trylo 2.- Si el aceite esta en buenas condiciones, llevar al nivel correspondiente y correcto. Si el 3.Aceite esta defectuoso, drenar el aceite y asegurarse de no despilfarrar el aceite. RECUERDE: El aceite contamina el medio ambiente Reemplazar filtro de Aceite, y colocar de nuevo el tapón del dreno 4.- Llenar con aceite nuevo. Ver abajo las especificaciones del aceite correcto 5.- Proyecto APREMAT 52 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado M/O Oficio: MECANICO Nombre: Horas Estimado: JULIO SANABRIA Seguridad (S/N): 2SI Repuestos/ Materiales Código de Repuestos/ Materiales: ACEITE SAE-40 TBA-234 Descripción: ACEITE AUTOMOTRIZ FILTRO DE ACEITE Cantidad Requerida: Costo Estimado (¢): 1 GALON 120 100 1 Herramientas Código de herramientas: SACA FILTRO Descripción: Cantidad Requerida: SACA FILTRO 1 Misceláneos Descripción: Costo Estimado (¢): Dibujos y Diagramas Figura 14. Vista de Formulario 5. Proyecto APREMAT 53 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Como puede observarse en la figura: Figura 15. Calendario General de Mantenimiento Preventivo Programado. Este calendario nos ayuda a visualizar la carga de trabajo de mantenimiento para todo un año. Es también muy práctico poder agrandar el Calendario General y desplegarlo en cada uno de los lugares de especialidad de los Institutos. Como por ejemplo, tener un Calendario General para maquinaria de Taller Automotriz, otro para Mecánica, otro para Eléctrica, otro para el Centro de Cómputo, para equipo agrícola, otro para infraestructura, etc. La forma de completar este calendario es que de cada expediente de Equipo yo extraigo su Plan de Requerimiento de Mantenimiento (Formulario 4) y por cada fila donde se encuentre un procedimiento yo transcribo al Calendario General el código de Equipo, el # PEM, la frecuencia, la unidad de frecuencia, y cuenta inicial (si es mantenimiento basado en cuentas fijas). Luego basado en la frecuencia, marco con una ‘x’ la semana en el año en donde le corresponde el mantenimiento. Proyecto APREMAT 54 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Ejemplo: Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado Año 2000 Ene. Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. ME-1.5HP-001 001 60 Días ME-1.5HP-001 002 360 Días Conteo Ini. Feb. Mar. Abr. May. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4 x x x X Para la generación de Ordenes de Trabajo en la Práctica se hace lo siguiente. Estos pasos se deben de hacer un día específico de cada semana. Por ejemplo los días jueves a partir de las 2:00 pm TODAS LAS SEMANAS. GENERACION DE ORDENES DE TRABAJO POR CALENDARIO GENERAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO Paso 1 Se selecciona la semana para la cual hay que elaborar las ordenes de trabajo de mantenimiento preventivo con dos semanas de anticipación, para poder planificar y adquirir los repuestos que se utilizarán. Si se está en el día jueves 6 de Enero del año 2000, ese día se crearán las Ordenes de Trabajo de mantenimiento preventivo para la semana que inicia el lunes 17 de Enero. Paso 2 Se escribe el mes y la semana sobre una hoja del calendario auxiliar Formulario #7 en blanco. Proyecto APREMAT 55 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 3 Regreso al Calendario General y busco la columna del mes y la semana que corresponden a la semana que se desea trabajar. Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado Año 2000 Ene. Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. ME-1.5HP-001 001 60 Días ME-1.5HP-001 002 360 Días Conteo Ini. Feb. Mar. Abr. May. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4 x x x X Se extrae la información para todas las ‘x’ que aparezcan en la semana del calendario. De la información de la semana a programar se extrae la información del recurso y del numero PEM y se transcribe al calendario auxiliar. Formulario 7, ver pagina siguiente. Proyecto APREMAT 56 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #7 CALENDARIO AUXILIAR Mes:ENERO Semana: 17 DEEnero Fecha de programación de Trabajo No de Orden de Trabajo Equipo/ Infraestructura PEM Asignada a: (nombre) Paso de Estatus Creada Cancelada Asignada Completada Registrada Hist. TO-MSE-001 001 SANABRIA 17/01/2000 OT 234 X X TO-MSE-004 001 SANABRIA 18/01/2000 OT235 X X FE-UN-0010 002 ORTEGA 18/01/2000 0T236 X X FE-UN-0011 003 ORTEGA 19/01/2000 OT237 X X Figura 16. Vista de Formulario 7. Proyecto APREMAT 57 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 4 Se recorre la columna del Calendario General y para cada ‘x’ encontrada, transcribo una línea de información al Calendario Auxiliar (Formulario 7). Podemos transcribir tanto el código del recurso como el número PEM. El numero PEM, es el procedimiento de mantenimiento que ya le toca al equipo. Paso 5 Le asignó una fecha específica de la semana para que le dé mantenimiento a la unidad. Paso 6 Se asigna un número de Orden de Trabajo. Este es simplemente un número correlativo que debemos seguir (ver más adelante la sección sobre codificación de Ordenes de Trabajo). Para éste escenario “Orden de Trabajo de Calendario General”, todas son mantenimientos Preventivos por lo que el número de orden será: MP-####. Ejemplo: MP-0230 MP-0231 MP-0232 ... MP-nnnn Paso 7 Se asigna a una persona en específico que será responsable para la ejecución del mantenimiento. Paso 8 Utilizando el Calendario Auxiliar, se elaboran las Ordenes de Trabajo. La información se llenará en la elaboración de la Orden de Trabajo provendrá de la Ficha Técnica de la Unidad y del PEM. Códigos que puede encontrar en el Calendario Auxiliar. Proyecto APREMAT 58 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 9 Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario #11). Para que el proveedor (o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los materiales que puedan hacer falta para los mantenimientos preventivos. Ver Formulario 11 en la siguiente página. Paso 10 Registrar en el Calendario Auxiliar el ‘Estatus’ de cada Orden de Trabajo. Paso 11 Distribuir las Ordenes de Trabajo con 10 días de anticipación. Paso 12 Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la información solicitada. Paso 13 Conforme se van realizando los trabajos en la semana que corresponde, se van actualizando los estatus del Formulario del Calendario Auxiliar. Proyecto APREMAT 59 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #11 PLAN DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES/ REPUESTOS Material de Mantenimiento Requerido Mes: Semana: Enero Código de Repuestos Descripción 17 de Enero Existencia física actual Cantidad Requerida Cantidad a Comprar TB-1 FILTRO DE AIRE 3 1 0 SAE 40 ACEITE SAE 40 68 10 0 S 10 ELECTRODOS 2 20 18 Figura 17. Vista de Formulario 11. Proyecto APREMAT 60 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 14 Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12). Figura 18. Historia de vida de Equipo o Infraestructura. Paso 15 Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo. Escenario 2: Solicitud de Trabajo (Correctivo Planificado) Las solicitudes de Ordenes de Trabajo ayudan grandemente a ordenar trabajos cuando los usuarios o personal en general detectan fallos o perciben que éstos empiezan a desarrollarse. Proyecto APREMAT 61 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Por definición, todo trabajo que nace de una solicitud de mantenimiento es considerado Mantenimiento Correctivo. La ventaja es que bajo éste esquema aun los mantenimientos correctivos se pueden planificar: Calendario General de MPP Solicitud de Trabajo Motor (SMPP) generador de Ordenes de Trabajo Orden de Trabajo Documentar un Trabajo correctivo que ya se realizó Figura 19. Solicitud de Trabajo generando una Orden de Trabajo. GENERACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO PROVENIENTES DE SOLICITUD DE TRABAJO. Paso 1 Crear la Solicitud de Trabajo (Formulario #8), especificando claramente la fecha y hora de solicitud, quién solicita, a qué equipo se le solicita el trabajo, ubicación, gravedad del problema, descripción exacta del problema reportado. Proyecto APREMAT 62 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Figura 20. Solicitud de Orden de Trabajo. Paso 2 Entregar la Solicitud a la persona encargada de Planificar los trabajos de Mantenimiento. Paso 3 Aprobar y programar la Solicitud. Para esto es necesario registrar la orden en el Calendario Auxiliar (Formulario #7), en donde se le asigna un número correlativo a la nueva Orden de Trabajo de Mantenimiento Correctivo. Ej: MCP-000-301. Paso 4 Se elabora la Orden de Trabajo utilizando el Formulario 10. Se extrae información adicional de la Ficha Técnica del Equipo. Proyecto APREMAT 63 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Nota: No debe de existir ni se debe crear un PEM para mantenimientos correctivos, ya que estos en teoría no deberían existir. Paso 5 Le asigno una fecha especifica de la semana para que le dé mantenimiento a la unidad. Paso 6 Se asigna a una persona en específico que será responsable para la ejecución del mantenimiento. Paso 7 La información que se llenará en la elaboración de la Orden de Trabajo provendrá de la Ficha Técnica de la Unidad y de la solicitud de la orden de trabajo. Paso 8 Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario 11). Para que el proveedor (o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los materiales que puedan hacer falta para los mantenimientos correctivos. Paso 9 Distribuir las Ordenes de Trabajo inmediatamente para corregir las fallas. Paso 10 Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la información solicitada. Paso 11 Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12). Proyecto APREMAT 64 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 12 Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo. Proyecto APREMAT 65 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Escenario 3: Documentación de un trabajo correctivo que ya se hizo (Correctivo Emergencia) Este escenario, aunque NO deseado, sucede mucho en la vida real. Este es el caso en que los usuarios o responsables de mantenimiento se ven en la obligación de corregir una falla sin previa planificación, para evitar mayores daños al equipo. En estos casos se realizan los siguientes pasos: Calendario General de MPP Solicitud de Trabajo Motor (SMPP) generador de Ordenes de Trabajo Orden de Trabajo Documentar un Trabajo correctivo que ya se realizó Figura 21. Generación de una Orden de Trabajo a través del escenario 3. Paso 1 Completar lo más extensa y exactamente posible una Orden de Trabajo. Paso 2 Registrar la Orden y asignarle un número correlativo de MCE “Mantenimiento Correctivo de Emergencia” del Calendario Auxiliar. Paso 3 Completar la línea del Calendario Auxiliar. Proyecto APREMAT 66 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 4 Registrar la información de Tiempos Muertos y Costos en la hoja de Vida del Equipo. Paso 5 Archivar la Orden de Trabajo en el expediente del Equipo. CODIFICACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO • Mantenimientos Preventivos MP-00015 • Mantenimientos Correctivos Planificados MCP-00015 • Mantenimientos Correctivos de Emergencia MCE-00015 Para no perder la secuencia de la correlatividad de las Ordenes de Trabajo, se pueden transcribir las Ordenes de Trabajo Correctivo en los Calendarios Auxiliares (Formulario 7), y cuando vamos a generar una nueva Orden de Trabajo, buscamos el número de la última orden creada en las listas que encontraremos en dicho Formulario. Si en nuestra organización, diferentes personas para diferentes talleres o áreas de trabajo se crean Ordenes de Trabajo, podemos agregar un Sufijo determinado a qué área le corresponde la Orden de Trabajo. Ejemplo para el Centro de Cómputo: MCP-0241-CC Proyecto APREMAT 67 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 6.4 CONTROL DE INVENTARIOS 6.4.1 Objetivos • Poder contar con un sistema de control de inventarios que permita conocer las cantidades en existencia de repuestos e insumos y que permita generar las transacciones necesarias de repuestos. 6.4.2 Metas • Contar con un mecanismo para almacenar y registrar las transacciones de inventarios. • Contar con una codificación práctica de repuestos. • Integrar el sistema de control de inventarios al Sistema de Mantenimiento Preventivo. 6.4.3 Resultados Esperados • Que los repuestos estén debidamente codificados e inventariados. • Contar con los mecanismos básicos para un eficiente control de inventarios de repuestos. 6.4.4 Metodología de desarrollo Desde el punto de vista de mantenimiento, es importante que un adecuado nivel de inventarios de repuestos exista. Al menos que éste sea el caso, el mantenimiento no podrá realizarse de una forma adecuada. Un inventario de repuestos puede tener cientos de piezas. Y para que éstas sean accesibles debe de existir un control de las mismas. En el caso particular de los INSTITUTOS, es importante que los repuestos estén codificados, inventariados y que se registren los recibos y entregas de repuestos desde las bodegas de materiales y repuestos. Idealmente los repuestos deberían de ser obtenidos por el personal cuando los necesitemos. Esta situación en la vida real es muy difícil o muy costoso que se pueda dar. Es necesario por ende, contar con un mecanismo para lograr mantener la Proyecto APREMAT 68 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado menor cantidad de repuestos posible, pero al mismo tiempo saber donde y como adquirir los repuestos en caso que se necesiten, tanto para mantenimiento preventivo como para mantenimiento correctivo. Para un eficiente control de inventarios, la siguiente información es necesaria para cada repuesto que se desee almacenar en la bodega: • Código del Repuesto • Códigos Equivalentes • Descripción del Repuesto • Característica Técnica especial • Equipos o Unidad donde se utiliza (pueden ser varias) • Catalogo donde se encuentra la pieza • Si la pieza requiere de inventario permanente o no. • Existencia a Fecha de Inventario Físico • Localización dentro de la bodega • Punto de Pedido (o punto de reorden) Proyecto APREMAT 69 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado • Días de reposición • Proveedores principales • Precio Estimado • Precio de la última fecha recibida • Casillero de control o SALIDAS o ENTRADAS o FECHAS o COMENTARIOS o RELACIONADA A o Ajuste +/- • Ciclo de control de Inventario Físico CODIFICACIÓN DE REPUESTOS La práctica más sencilla de codificación de los repuestos, es utilizar el código de la pieza según la codifica el proveedor principal. En la práctica, debido a que la cantidad de repuestos a utilizar en una institución con el correr del tiempo puede ser muy grande, ésta forma de codificación permite poder crear nuevo códigos muy rápidamente. HOJA DE CARDEX DE REPUESTOS La hoja del Cardex es la hoja de control de inventario de los repuestos. Es necesario por lo tanto que se pueda elaborar un inventario físico para poder echar a andar las hojas de control de inventarios. El Formulario 9, es que se emplea como hoja de control de inventarios. Como puede observarse, existe una sección superior en donde se define el código, y toda la información general del repuesto. Luego en la sección de cuadricula existe una columna central sombreada, que nos indica como esta la existencia física según fechas. Y tiene el nombre de proyectada porque si existe alguna asignación de repuestos para mantenimiento preventivo, el bodeguero Proyecto APREMAT 70 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado podrá fácilmente poner la cantidad a utilizar asociada con una orden de trabajo y ver fácilmente como quedará el inventario a una fecha futura. La lógica de uso de la cuadricula es que se arranca con la fecha y la cantidad de conteo físico de la fecha. Luego tenemos la columna de la izquierda en donde se irá reflejando la fecha exacta en donde ocurrirán las transacciones de inventario. Al lado IZQUIERDO de la columna central, tenemos lo que es la demanda del repuesto. Es decir TODO LO QUE SALE DE LA BODEGA. Ya sea por requerimiento en una orden de trabajo o por una solicitud de materiales. En la casilla de SALIDAS se escribe la cantidad exacta de los repuestos o insumos que salen de la bodega y en TIPO DE TRANSACCIÓN, se registra el documento asociado a la transacción. Luego tenemos en el lado IZQUIERDO de la columna central, todo lo que entra a la bodega. Es decir las cantidades que vamos recibiendo de los repuestos en la bodega. De igual forma se irá actualizando la columna central. Y finalmente tenemos una casilla de comentarios en donde podremos escribir cualquier situación especial o el nombre de la persona a la que se le entregan los repuestos. Proyecto APREMAT 71 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Formulario #9 CODIGO DESCRIPCIÓN SAE-40 Conteo Físico Inicial EQUIVALENTES LQ-2993 Unidad de Medida Inventario Permanente: SI Galones Descripción Técnica 2 Inventario de Seguridad 55 Aceite para Automotores 3 Ciclo de Conteo B SAE-40 Punto de Reorden 20 Equipos ESSO Días de Reposición 3 TEXACO Localización Principal PROVEEDORES SHELL FECHA 100 SALIDAD 01/07/2000 TIPO TRANSACCION Inv Físico CANTIDAD PROYECTADA 100 11/07/2000 OT 113 2 98 21/07/2000 108 31/07/2000 OT 114 10 98 10/08/2000 OT 221 15 83 20/08/2000 OT 222 25 58 30/08/2000 OT 232 50 8 09/09/2000 19/09/2000 33 Ajuste Inv 1 Fresas Tornos Bodega Material Catalogo CP-012 ENTRADAS ENTRADAS TIPO TRANSACCION PRECIO UNITARIO 10 OC 23 ¢12.50 25 OC 31 ¢13.40 COMENTARIO 32 Figura 22. Formulario 9, Hoja de Cardes Inventarios. Proyecto APREMAT 72 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado RECUERDE: Todo control de inventario de repuestos debe de iniciarse con un conteo Físico de los repuestos e insumos. 6.5 COMPRAS 6.5.1 Objetivos • Establecer claramente el flujo de compras dentro de los Institutos para que sea conocido por todo el personal relacionado al mantenimiento y que pueda contribuir a la disminución de los tiempos muertos de los recursos. 6.5.2 Metas • Establecer claramente los procedimientos de compras. • Contar con la definición de los niveles de autorización. • Agilizar la metodología de compras. 6.5.3 Resultados Esperados • Contar con una forma ordenada de Solicitudes y Ordenes de Compras. • Poder analizar y aprobar los requerimientos de repuestos y materiales necesarios para los mantenimientos preventivos. 6.5.4 Metodología de desarrollo Para las compras existen 3 escenarios que motiven a una solicitud de compras: 1. Revisiones periódicas de los Cardex de los repuestos identificando inventarios por debajo de los puntos de pedidos. 2. De los Formularios de Requerimiento de materiales que se crean semanalmente de las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Preventivo. 3. Solicitudes especificas de las personas encargadas de los laboratorios o talleres de los Institutos. Proyecto APREMAT 73 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Cada Instituto debe de crear sus propias políticas de Compras y Autorización de compras de la forma que funcional y legalmente este establecido dentro de la organización. Lo que necesitamos es integrar el flujo de necesidades de compra que provengan del Sistema de Mantenimiento Preventivo. Para lo cual definimos a continuación los diferentes casos: COMPRAS DE REVISIONES PERIÓDICAS DE CARDEX DE REPUESTOS. El Cardex como expuesto anteriormente proporciona información exacta y actualizada día a día de las existencias de los repuestos. Lógicamente los repuestos cuyo inventario debe de existir permanentemente estarán debidamente marcado sobre el Cardex de cada repuesto. Esta es una casilla en el bloque de definición de repuestos. La metodología es que el bodeguero con una frecuencia semanal, en un día especifico, por ejemplo los días viernes por la mañana, realizará una revisión de todos los Cardex. Verificará la existencia (cantidad disponible en la bodega) y comprobará si el nivel de inventario esta por debajo del punto de reorden. Esto es una señal que ya se está en un nivel muy bajo de inventario y amerita realizar una solicitud de compra de este insumo o repuesto. La cantidad a pedir será la aproximada para cubrir las necesidades de consumo para los próximos 30 días. COMPRAS DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES SEMANALES. El Motor generador de ordenes de trabajo también produce un listado de requerimientos de materiales (Formulario 11). El responsable de la planificación de mantenimiento por cada uno de los talleres será la persona que elabore las ordenes Proyecto APREMAT 74 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado de trabajo. De la misma forma ésta personal llenara el Formulario de requerimiento de materiales. Este listado de requerimientos será enviado al bodeguero, quien con este listado verificará en los CARDEX si cuentan con la existencia de los insumos y los repuestos. Y creará una solicitud de compra para los materiales que requieran ser comprados. COMPRAS DE SOLICITUDES ESPECIFICAS DE LOS ENCARGADOS DE LAS AREAS. En la vida real existen siempre nuevas necesidades de compras de materiales, herramientas, equipos de protección, infraestructura, etc. En estos casos las personas encargadas de las diferentes áreas de los Institutos y con la autorización correspondiente podrán realizar Solicitudes de Compras. SOLICITUDES DE COMPRAS Y ORDENES DE COMPRAS. Un proceso ordenado de compras nace con las solicitudes. Las cuales en el caso de los Institutos deben de ser aprobadas por el Director del Instituto. Una vez aprobadas éstas deben de regresar debidamente firmadas y autorizadas a la persona encargada de Ejecutar las compras. Por lo general los encargados de áreas o los bodegueros pueden solicitar varias cotizaciones a diferentes proveedores y elegir la que nos proporcione la mejor ventaja económica sin poner en riesgo la calidad de los repuestos. Una vez recibidas las cotizaciones se procede a crear la ORDEN DE COMPRA, que es un documento con un mayor grado de formalidad. Las ordenes de compra que sobrepasen los XX Colones deben de ser aprobadas no solo por el director sino que también por el CDE. En el caso de equipo nuevo o muy sofisticado Proyecto APREMAT 75 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado por lo general la compra de los repuestos se le debe de hacer directamente al fabricante de los equipos. Las solicitudes de compras pueden verse en el Formulario No. 13 a continuación: Figura 23. Solicitud de Compra. Una vez aprobado la solicitud de compra y cuando se han evaluado varias alternativas de proveedores de insumos y repuestos se procederá a crear la Orden de Compra la cual deberá tener las firmas de autorización necesarias para proceder a EJECUTAR la compra. Proyecto APREMAT 76 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Figura 24. Orden de Compra. Cada Instituto es responsable por establecer sus propias políticas de autorización de compras, ya que cada cual tiene su propio presupuesto, diferente personal, diferente apoyo de la comunidad, diferente ambiente de trabajo. Por lo que se hace difícil en todo caso poder establecer un procedimiento único de compras. Lo puntualizado en esta Función de Compras es que se genere el documento de solicitud y éste se integre al sistema de compras que ya ésta trabajando y funcionando en cada uno de los Institutos. Proyecto APREMAT 77 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 6.6 DOCUMENTACIÓN TECNICA 6.6.1 Objetivos • Lograr implementar una biblioteca técnica de todos los documentos relacionados con los equipos, maquinarias e infraestructura en cada uno de los Institutos. 6.6.2 Metas • Contar con una biblioteca técnica funcional y ordenada para la fácil consulta de información. • Hacer conciencia que los manuales técnicos deben de emplearse con la mayor frecuencia posible, ya que estos brindan suficiente información sobre operación, mantenimiento y repuestos de los equipos. • Que la información técnica sea un requisito para toda nueva adquisición de maquinaria, insumos, repuestos, y otros. 6.6.3 Resultados Esperados • Contar con una biblioteca técnica a la disposición y apoyo a las gestiones de mantenimiento. • Que los manuales técnicos realmente sean consultados y utilizados por el personal de los Institutos de APREMAT. 6.6.4 Metodología de desarrollo Es valido mencionar que para el diseño de equipos modernos como computadoras, equipos agrícolas, maquinaria mecánica, eléctrica, electrónica, etc., han intervenido una gran cantidad de científicos, investigadores, empresas, y hasta naciones. En nuestros tiempos la tecnología, aunque crece aceleradamente, esta bastante madura en lo que a equipos comercialmente disponibles se refiere. Y una gran cantidad de empresas a nivel mundial DISEÑAN BASÁNDOSE EN MANTENIBILIDAD DE LOS EQUIPOS. (Técnicas conocidas en inglés como ‘Design for Maintenance’ o diseño para mantenibilidad. Es decir que las maquinas están diseñadas para que el mantenimiento sea lo más simple y lógico posible. Lo Proyecto APREMAT 78 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado fabuloso es que todo esos procedimientos de operación y mantenimiento están ya plasmados en los manuales del fabricante. Hay empresas en el mundo que sin los respectivos manuales NO COMPRAN o se hacen cargo de las maquinas. NI SIQUIERA AUNQUE SE LAS REGALEN. Recordando el viejo dicho: ‘Lo barato sale caro’ Los fabricantes de equipos, en el 100% de las empresas, elaboran los manuales técnicos. Siendo estos: Manuales de Operación de Equipos Manuales de Mantenimiento Manuales de Catálogos de Partes Planos Eléctricos Planos Mecánicos Etc. Esta información es de vital importancia para el apoyo a la gestión de mantenimiento. En muchos casos la forma de reparar un equipo, sin andar adivinando, se encuentra en estos manuales. Por lo tanto debe de existir en los Institutos una biblioteca técnica que sirva de soporte al mantenimiento. Proyecto APREMAT 79 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado La estantería en la biblioteca debe llamarse BIBLIOTECA TÉCNICA PARA MANTENIMIENTO. En esta biblioteca, los manuales deben de estar ordenados por áreas y por recursos. Así se podrá contar con las siguientes áreas: • AGRÍCOLA • COMERCIAL • MECÁNICA • MECÁNICA DE BANCO • ELECTRÓNICA • COMPUTO • INDUSTRIAL • INFRAESTRUCTURA • OTROS Y dentro de cada área deben de existir ordenados los manuales por recursos y debidamente codificados. Ejemplo: MO-CATERPILAR-001 MM-CATERPILAR-001 MP-CATERPILAR-001 MP-CATERPILAR-002 MP-CATERPILAR-003 PM-CATERPILAR-001 PM-CATERPILAR-002 PM-CATERPILAR-003 Proyecto APREMAT 80 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Para una correcta codificación de los manuales se usa la siguiente simbología: MO MANUALES DE OPERACIÓN MM MANUALES DE MANTENIMIENTO MP MANUALES DE PIEZAS PE PLANOS ELÉCTRICOS PM PLANOS MECÁNICOS PC PLANOS DE INFRAESTRUCTURA CIVIL PH PLANOS HIDRÁULICOS ETC. SI LOS HUBIERE. REGLAS PARA LA CREACIÓN DE LA BIBLIOTECA TÉCNICA 1. Para cada unidad registrada en el Sistema de Mantenimiento, se debe de hacer un esfuerzo por conseguir sus manuales técnicos 2. Debe de existir un área segura y custodiada para la colocación de los manuales. 3. Los manuales deben de seguir el mismo mecanismo de administración formales en biblioteca. 4. Cada vez que viene un equipo nuevo se deben de codificar los manuales e ingresarlos a la biblioteca técnica. 5. Los manuales NO SON PROPIEDAD DE UNA PERSONA EN PARTICULAR, son propiedad del Instituto. 6. La información de los manuales debe de ser difundida y compartida ampliamente. NO SON RECOMENDABLES LOS SUPER TARZANES QUE SOLO ELLOS PUEDEN HACER LAS COSAS. El buen mantenimiento consiste en que entre más personas puedan hacer los mantenimientos mejor. 7. No engavetar los manuales originales como tesoros técnicos. Que a la larga se pierden sin que nadie los haya usado. 8. Ser cautelosos en no violar la propiedad intelectual duplicando manuales. 9. Acostumbrarse a consultar los manuales para brindar la mejor calidad en los trabajos de mantenimiento. Proyecto APREMAT 81 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado DOCUMENTACIÓN INTELECTUAL La documentación intelectual se refiere a cultivar el nivel educativo del personal docente de los Institutos. Esto es muy beneficioso para el desarrollo profesional de los individuos y permite al mismo tiempo tener mayores elementos de juicio para el perfecto funcionamiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo. Como se explica en las practicas contractuales de este documento, es necesario ir incluyendo capacitaciones del personal en la operación y mantenimiento de los recursos. Entre mayor cantidad de gente preparada se tenga mejores serán los resultados de los Institutos en general. 6.7 ANÁLISIS Y RETROALIMENTACIÓN 6.7.1 Objetivos • Que la información que brinda el Sistema de Mantenimiento sea aprovechada para analizar, dinamizar, y retroalimentar el Sistema de Mantenimiento Preventivo bajo una filosofía de trabajo basada en mejora continua. 6.7.2 Metas • Que el personal de los Institutos como el CDE de cada Instituto pueda apreciar la importancia de analizar las condiciones de las maquinarias e infraestructura en una forma constante. • Que exista una metodología de análisis de índices de medición y disponibilidad de los activos. • Que el personal de los Institutos pueda sacar conclusiones de los análisis y poder enriquecer cada día más al Sistema de Mantenimiento Preventivo. 6.7.3 Resultados Esperados • Establecer una frecuencia de reuniones mensuales para analizar los resultados de los mantenimientos del mes anterior. • Que las reuniones se basen en los índices de medición de los recursos e infraestructura, principalmente en los costos de mantenimiento, la reducción o Proyecto APREMAT 82 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado desaparición de Mantenimientos Correctivos, y analizar los tiempos muertos de las maquinarias. 6.7.4 Metodología de desarrollo La función de análisis y retroalimentación permite evaluar los avances y mejoras de condiciones relacionados al buen desempeño del mantenimiento preventivo. Es necesario tener una reunión mensual para analizar el mantenimiento. ESQUEMA DE REUNIONES MENSUALES Las reuniones llevarán el nombre de ‘Reuniones para análisis de mantenimiento Preventivo’. Será el director del Instituto el responsable para convocar a todas las personas relacionadas y responsables de los mantenimientos por área. Y éstas reuniones deben de ser de carácter obligatorio y con reglas de juego muy definidas. Las reuniones deben de ser realizadas en los primeros 10 días de cada mes, ya que su principal propósito es el de analizar lo ocurrido en el mantenimiento en el mes anterior. Para cada reunión debe de existir junto con la convocatoria una agenda a tratar, y en cuyos temas de análisis deben de estar incluidos los siguientes puntos: 1. Lectura de Minuta de Reunión Anterior y verificación de cumplimiento de acuerdos. Proyecto APREMAT 83 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado 2. Lectura de los mantenimientos CORRECTIVOS incurridos por cada área en el mes. 3. Análisis de las causas y plan de acción para que estas fallas no vuelvan a ocurrir. 4. Porcentaje de cumplimiento de Mantenimientos Preventivos por área. Ordenes de trabajo de Mantenimiento Preventivo Completadas vs. Planificadas. 5. Análisis de la causa de incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo. 6. Lista de Unidades o recursos que resultaron los más caros en el mes. 7. Lista de Unidades o recursos que resultaron con mayor tiempo muerto en el mes. 8. Costo total de mantenimiento Correctivo y Preventivo por área. 9. Revisión de calendarios de mantenimiento para el presente mes y discutir las principales actividades. 10. Discusión sobre campañas pro-mantenimiento entre estudiantesdocentes- comunidad. 11. Análisis de mantenimientos de infraestructuras. 12. Análisis de presupuesto. 13. Puntos varios. Se elabora una minuta, la cual lleva una lista de actividades pendientes, con responsables y fechas. Con este simple esquema de reuniones se obtendrán tremendos avances en el desarrollo de practicas de Administración de Mantenimientos Modernas. El equipo de personas que se presente a las reuniones podrá recomendar otros puntos de particular interés como pueden ser capacitaciones, instalaciones, trabajos de mejoras en infraestructura, seguridad física de recursos, garantías, contratos, repuestos, etc. Proyecto APREMAT 84 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado VII. CAPÍTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN Código Único Formulario 2 Formulario 12 Vida de Equipo Formulario 1 Lista Inventario Equipo Formulario 3 Ficha Técnica Formulario 4 Plan de Requerimi ento Mantenimi Formulario 8 Solicitud Formulario 6 Calendario General Formulario 7 Calendario Auxiliar Formulario 10 Orden de Trabajo Formulario 5 PEM’s Formulario 11 Requerimi ento de Materiales Proyecto APREMAT Formulario 13 Solicitudes de Compra Formulario 14 Ordenes de Compra 85 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado VIII. CAPÍTULO 8: ORGANIZACIÓN Son las personas las que representan el principal recurso de un Sistema de Mantenimiento. La organización se refiere a quien debe de asumir que responsabilidades y como integrarlas a las diarias actividades de trabajo. PARA QUE UN SISTEMA DE MANTENIMIENTO FUNCIONE, DEBE DE EXISTIR UN APOYO INCONDICIONAL DE LA MÁXIMA AUTORIDAD DE CADA INSTITUTO. En muchas organizaciones se considera al mantenimiento una de las funciones más importante de la organización. En el caso particular de los Institutos Focales de APREMAT, La máxima autoridad le corresponde al CDE. El mantenimiento como lo hemos analizado en capítulos anteriores brinda muchos beneficios como: • Incrementar la Disponibilidad de los Recursos al Servicio de Los Estudiantes • Reducir los Costos de Mantenimiento • Incrementar la Vida de los Recursos • Mejorar las Utilidades Financieras • Aumentar la Calidad Académica • Utilizar Equipos que Funcionen Excelentemente • Mejorar el Ambiente Laboral • Mejorar la Imagen de la Institución • Reducir Tiempos Muertos • Estar Listos para la Llegada de Nuevos y Más Sofisticados Equipos • Etc. Proyecto APREMAT 86 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Bajo un claro entendimiento de los beneficios anteriores se puede apreciar al Mantenimiento Preventivo como una actividad fundamental en el Instituto. El apoyo de las máximas autoridades ayuda grandemente a la continuidad de los proyectos de mantenimiento y a prever problemas futuros relacionados a problemas por deterioro de los recursos. 'EL ÉXITO DE UNA ORGANIZACIÓN SE FUNDAMENTA EN GENTE QUE PROPORCIONE BUENAS IDEAS, PERO MÁS IMPORTANTE AUN, GENTE QUE ASUMA LA RESPONSABILIDAD DE DARLES SEGUIMIENTO'. A continuación presentamos un organigrama que involucra al personal que tiene que ver con el Sistema de Mantenimiento Preventivo, ver Figura 25. Este organigrama esta relacionado a la implantación de un Sistema de Mantenimiento. Una característica es que prácticamente TODOS estarán involucrados con el mantenimiento. Desde el CDE hasta los Alumnos de los Institutos. Este Organigrama representa los puestos de las personas en un Sistema de Mantenimiento y JAMÁS debe de confundirse con un grado jerárquico dentro de la organización administrativa oficial de la institución. Proyecto APREMAT 87 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado ORGANIGRAMA PARA LA ADMINSTRACION DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO CDE MINED Unidad de Apoyo a Planes de Mantenimiento Preventivo Programado DIRECTOR DE INSTITUDO PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO Encargado de Bodegas de Repuestos y Materiales Encargado de Taller A Encargado de Taller B Encargado de Taller C Encargado de Maquinaria Agricola Encargado de Infraestructura Docentes Docentes Docentes Docentes Docentes Alumnos Alumnos Alumnos Alumnos Alumnos Figura 25. Organigrama. DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR El CDE representa la máxima autoridad en la implantación y seguimiento de un Sistema de Mantenimiento. Sus responsabilidades son: • Apoyar totalmente la gestión de mantenimiento preventivo Proyecto APREMAT 88 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado • Definir prioridades y calendarios para Implantación del Sistema de Mantenimiento Preventivo • Aprobar planes anuales de mantenimiento • Crear y Administrar una partida contable para mantenimiento preventivo • Tomar decisiones sobre cambios que existirán con la Implantación de los sistemas de mantenimiento preventivo • Velar porque el mantenimiento genere un ahorro y no un gasto a la institución • Aprobar compras de insumos y repuestos • Asegurarse que las prácticas contractuales en la adquisición de recursos se cumplan. DIRECTOR DE INSTITUTO El director debe de ser un líder en la implantación de sistemas que contribuyan al mejoramiento de la imagen del Instituto y ser un luchador por mantener en buen estado de funcionamiento los equipos e infraestructura. Sus responsabilidades son: • Mantener informado al CDE sobre los avances en mantenimiento • Apoyar a los docentes y encargados de área en las gestiones de mantenimiento • Convocar a reuniones de Análisis mensuales de Mantenimiento Preventivo. • Ser el vinculo entre MINED y el Instituto • Asegurarse que las prácticas contractuales de compras de recursos se cumplan • Estar informado sobre los resultados del Sistema de Mantenimiento Preventivo • Conocer todas las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado Proyecto APREMAT 89 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado • Autorizar Solicitudes de Compras y Ordenes de Compras. UNIDAD APOYO A MPP MINED El proyecto APREMAT en su componente 5, se preocupa por el hecho que se le debe de dar una gran importancia a la Implantación des Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. Por tal razón debe de existir el apoyo al proyecto de parte del Ministerio de Educación por medio de una unidad de apoyo a la gestión de mantenimiento preventivo programado. La cual vele por las normativas y mejoras a los sistema de mantenimiento de los institutos. Sus responsabilidades son: • Crear una unidad central de mantenimiento para el apoyo y las normativas de los sistemas de mantenimiento preventivos programados en cada instituto. • Velar por la autonomía de ejecución de los planes de mantenimiento en cada instituto. • Proporcionar consultores expertos en sistemas de mantenimiento preventivo • Ser el vinculo entre los consultores externos y los Institutos • Diseñar y aprobar el modelo general de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado que sea de fácil Implantación y de fácil entendimiento • Capacitar al personal de los Institutos sobre administración del mantenimiento • Capacitar al personal de los Institutos sobre el uso del manual de mantenimiento preventivo programado. • Proporcionar el plan de puesta en marcha • Proporcionar los mecanismos de instrumentalización Proyecto APREMAT 90 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado • Dar seguimiento al desarrollo y funcionamiento de los sistemas de mantenimiento preventivo en los Institutos. • Difundir los logros alcanzados por el mantenimiento preventivo a la sociedad Salvadoreña para fomentar el mantenimiento en otras actividades sociales y de trabajo. PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO El planificador es un puesto en la organización que bien puede ser creada o sus funciones pueden ser desempeñadas por los encargados de las diferentes áreas. Sus responsabilidades son: • Crear los calendarios auxiliares semanales de ordenes de trabajo de mantenimiento Preventivo • Asignar los números a las ordenes de trabajo • Crear las ordenes de trabajo • Preparar el listado de requerimiento de materiales • Planificar las fechas de los mantenimientos • Asignar responsables de la ejecución de los mantenimientos • Solicitar los repuestos de las bodegas los días en que se solicitan • Cerrar las ordenes de trabajo en la Hoja de Vida de los recursos y archivar los Formularios. • Apoyar a las actividades de mantenimiento. Proyecto APREMAT 91 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado BODEGUERO El bodeguero o el proveedor, es la persona que velará por la existencia de repuestos e insumos: Sus responsabilidades son: • Mantener la custodia de los repuestos e insumos • Realizar inventarios físicos con una frecuencia determinada • Codificar los repuestos que entran a la bodega • Crear y actualizar los Cardex de repuestos • Revisar los Formularios de requerimientos de materiales • Revisar los Cardex por puntos de reorden • Elaborar Solicitudes y Ordenes de compras • Solicitar cotizaciones a proveedores • Revisar y dar ingreso a las compras • Mantener las bodegas ordenadas y limpias • Actualizar las hojas Cardex cada ves que hay una transacción de inventario • Custodiar algunos equipos que necesiten ser almacenados en bodegas • Hacer reclamos a proveedores que han servido un producto de mala calidad • Velar por que la institución pague al proveedor en el tiempo justo ENCARGADOS DE AREAS Estas personas juegan un papel primordial por el hecho de permanecer la mayor parte del tiempo con los equipos y sus usuarios. Sus responsabilidades son: • Codificar equipos e infraestructura Proyecto APREMAT 92 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado • Hacer inventarios de los activos • Crear un plan de mantenimiento preventivo para cada equipo • Elaborar los procedimientos estándar de mantenimiento • Elaborar el calendario general de mantenimiento y desplegarlo lo más vistoso posible en el lugar de trabajo • Revisar los calendarios auxiliares de mantenimiento • Incentivar el orden y la limpieza de las áreas de trabajo • Crear Solicitudes de compra • Velar por la buena operación de los equipos • Capacitar a docentes e instructores de laboratorios • Preparar información para reunión mensual de análisis de Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado • Ejecutar las ordenes de trabajo de mantenimiento especializadas • Atender y documentar todas los trabajos de mantenimiento correctivo • Consultar y estudiar los manuales técnicos • Auto capacitarse constantemente DOCENTES Los docentes son quienes son responsables de la operación de los equipos. Sus responsabilidades son: • Mantener buen orden y limpieza en las áreas de trabajo • Ejecutar mantenimientos preventivos básicos • Conocer los planes de mantenimiento preventivo de los recursos • Apoyar la gestión de mantenimiento • Velar por la seguridad ocupacional de los estudiantes • Reportar fallas lo antes posible por medio de Solicitudes de Trabajo • Brindar los espacios de tiempo necesarios para que los mantenimientos ser realicen sin obstáculos Proyecto APREMAT 93 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado • Capacitar a los alumnos en mantenimientos preventivos básicos • Montar campañas de mantenimiento con los alumnos. ALUMNOS Son los usuarios de los activos Sus responsabilidades son: • Aprender a preguntar y usar correctamente los equipos • Limpiar sus mesas de trabajo 5 minutos antes de empezar la practica y 5 minutos al finalizar su practica • Estar conscientes de la importancia de la buena conservación de los recursos • Considerarse un sensor humano capaz de detectar y notificar cuando los recursos empiezan a fallar para que el docente elabore una solicitud de trabajo de mantenimiento • Colaborar con los mantenimientos de maquinarias e infraestructura • Participar activamente en las campañas de mantenimiento • Informar a sus padres de las actividades de mantenimiento • Llevar a su vida cotidiana las buenas practicas de mantenimiento preventivo • Estar consciente que el mantenimiento se perfila como una excelente oportunidad de trabajo en el nuevo milenio. RESPONSABILIDAD DE TODOS ‘No Permitir que el Instituto y sus Recursos se Deterioren’ Proyecto APREMAT 94 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado IX. CAPÍTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES En la actualidad las negociaciones y las prácticas contractuales se vuelven una necesidad para que las futuras generaciones de estudiantes gocen de los beneficios de utilizar equipos en perfecto estado de funcionamiento, ya que el futuro de los equipos depende en gran medida también de las buenas gestiones de compra o contratación de servicios. En el mundo competitivo y tecnológico moderno las empresas se disputan un mercado cada día más exigente. Ya no solo basta la calidad de los recursos, sino que todos los beneficios adicionales que podemos obtener de un contrato. Como la experiencia misma lo dice, muchos dolores de cabeza se pueden evitar si somos totalmente precavidos y anticipamos los problemas. Podríamos diagramar el proceso de adquisición de un equipo de la siguiente forma (ver figura): 1 Idea (necesidad) 2 3 Definición Técnica 4 Cotizaciones (licitaciones) Alternativas 5 Negociación 6 Cierre de compra 7 Instalación Puesta en Marcha 8 9 Operación Fin de vida útil Figura 26. Proceso de Adquisición de un Equipo. Proyecto APREMAT 95 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Como podemos observar, el proceso de, adquisición de un equipo (o infraestructura), lleva al menos los 9 pasos mencionados. Lo ideal es que durante la puesta en marcha y operación, los problemas de tiempos muertos y altos costos de mantenimiento NO existan. Por lo tanto se debe tener SIEMPRE presente al MANTENIMIENTO. Entre más temprano se piense en la importancia del mantenimiento, menores serán los problemas durante la operación o uso de los bienes, y mucho menores serán los costos de Mantenimiento. No es sorpresa para nadie, que muchas empresas o instituciones se empiezan a preocupar por el mantenimiento hasta que están en el paso 8 y también hay quienes se lamentan y analizan el mantenimiento hasta que ya están en el paso 9. Es decir, que el equipo les falló abruptamente y no tienen ni la menor idea de cómo repararlo, quién lo puede reparar, donde están los repuestos y por lo general el equipo queda dañado por la exagerada cantidad de dinero que les costaría repararlo. El mantenimiento se puede pensar desde que a alguien le surge la necesidad de nueva maquinaria. Es decir, entrar al proceso de compra con una mentalidad fuerte con relación a las exigencias sobre aspectos de mantenimiento. REQUERIMIENTOS BÁSICOS PARA TODA COMPRA En las prácticas de compra se deben de contemplar, en los términos de licitaciones, o en la oferta de los proveedores los 3 siguientes elementos. Sin costo adicional: 1. CAPACITACIÓN El proveedor debe de poseer la capacidad y el personal certificado para entrenar a nuestro personal en la OPERACIÓN y MANTENIMIENTO de los equipos. Proyecto APREMAT 96 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado La capacitación, idealmente, debe realizarse en los Institutos para que éste tenga un efecto multiplicador. Es decir que podamos involucrar a una optima cantidad de personas. La capacitación de Operación se refiere al manejo correcto del equipo y sus funciones importantes. La capacitación de mantenimiento debe de explicar el diseño mecánico y eléctrico de los componentes, cómo brindar el mantenimiento preventivo al recurso y cómo detectar fallas (TroubleShoting). Así como características de los insumos necesarios para la correcta operación del equipo. 2. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA El recurso (o servicio) debe de llegar con la información técnica completa. A esto nos referimos a los siguientes puntos: • Manuales de Operación • Manuales de Mantenimiento • Manuales de Repuestos • Planos Eléctricos (si aplican) • Planos Mecánicos (si aplican) Proyecto APREMAT 97 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado La documentación técnica brinda mucho apoyo a la detección de fallas y a la reducción de tiempos de reparación. 3. PLANES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO El proveedor deberá entregar un documento orientado a las recomendaciones para el plan de mantenimiento preventivo del equipo. Este documento debe de estructurarse por procedimientos calendarizados, proporcionando las frecuencias y los tiempos estimados de Mantenimiento. Nota: Este documento debe de ser específico para el Instituto al que se le está entregando el equipo. Es decir que es una guía elaborada particularmente para el Instituto que recibirá el equipo. No se acepta fotocopias de manual o referencias a los manuales del fabricante del equipo. Los tres puntos anteriores deben de ser de carácter obligatorio en los términos de referencia para la adquisición de recursos. En las negociaciones de compras hay otros factores también muy importantes que se podrían solicitar sin costo adicional. “Recuerden: Es válido pedir y negociar, antes de firmar el contrato, después todo puede ser historia” Muchas empresas ofrecen sin costo adicional otras ventajas contractuales que ellos guardan como ‘Ases’ bajo la manga para quienes se lo Proyecto APREMAT 98 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado soliciten. O dependiendo del caso pueden incluirse algunos de éstos como cláusula obligatoria dentro de un contrato. SOLICITUDES ADICIONALES: • Instalación y Puesta en Marcha • Garantía con Plazos extendidos • Kit de Repuestos originales • Guías de Prácticas de Laboratorios • Contratos de Mantenimiento Preventivo • Herramientas • Dispositivos de autodiagnóstico • Dispositivos de autolubricación • Capacitación en el lugar de la fabricación del Equipo • Costos anuales estimados de Mantenimiento • Estimado de vida útil del Equipo • Que el proveedor cuente con stock de repuestos en El Salvador • Asignación de una persona contacto en caso de fallas, quien proporcione soluciones técnicas. Nombre, teléfono, fax, e-mail. • Referencias Comerciales en El Salvador Es fundamental que los responsables de la institución donde se instalará el equipo tome parte activa en todo el proceso de compra. En los Institutos de APREMAT, los CDE’s deben de preocuparse, integrarse, anticiparse y asegurarse que los componentes antes mencionados, sean ofrecidos por los proveedores, y tener la facultad legal para establecer reclamos por incumplimiento. Proyecto APREMAT 99 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Resumiendo, los CDE’s deben de estar muy pendientes de todos los ofrecimientos de equipamiento. Provengan estos de fondos propios, de APREMAT, del MINED, del Gobierno Central, del BCID, del BID, del FIS, del gobierno de Japón, no tendrá nada de malo (por el contrario), que se envíe una carta de carácter oficial haciendo ver su conciencia y responsabilidad con relación al buen funcionamiento y aprovechamiento de los recursos y solicitando que los proveedores ofrezcan los puntos antes mencionados. Proyecto APREMAT 100 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado X. CAPÍTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO La implantación de un Sistema de Mantenimiento en ningún momento debe de verse como un gasto adicional, el cual conlleva a un presupuesto adicional para el cual no estamos preparados. Debe de verse como una responsabilidad de cuidar, custodiar y mantener los recursos para el aprovechamiento de los estudiantes en un plazo largo de tiempo. El mantenimiento preventivo basado en un sistema dinámico es un generador de ventajas funcionales y económicas muy fuertes para cada uno de los Institutos. Simplemente, si el mantenimiento preventivo fuera un causante de incremento en los costos de operación, nadie alrededor del mundo implementara sistemas de mantenimiento preventivo. Ejemplo. Hoy por hoy, en los Institutos técnicos focales de APREMAT, la mayor parte de los mantenimientos se hacen con mucho sacrificio. Es decir cuando un equipo se nos daña pues es un dinero que hay que gastar obligatoriamente o nuestro equipo o nuestro taller se muere. Recurriendo muchas veces a reparaciones provisionales. Estas fallas se repiten y se repiten una y otra vez. Luego tenemos el caso que una buena cantidad de recursos están deteriorados, y en ningún momento calculamos el costo por perdida de oportunidad. Es decir lo que cuesta que un equipo no este disponible para los muchachos que asisten a sus prácticas de laboratorio. En el caso de los Institutos la disposición de los recursos incide en la calidad académica. Los mantenimientos correctivos siempre vienen acompañados por largas horas de trabajo de nuestros colaboradores, prolongados tiempos muertos, seguro un elevado costo de reparación y molestias entre los alumnos al verse frustrados de no poder aprender las habilidades que en uno o dos años significarán sus fuentes de ingresos en el mercado laboral. Proyecto APREMAT 101 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado En pocas palabras podemos concluir que el alto costo del NO- MANTENIMIENTO es de por sí difícil de calcular con exactitud, ya que la única documentación con que contamos son los costos directos como son los repuestos. Pero no contabilizamos los costos escondidos que siempre son mucho mayores que los costos directos. Estos costos escondidos son los costos de la mano de obra, de los costos por perdida de oportunidad, de un poca disponibilidad de los recursos, utilización de espacio con maquinaria que ya no funciona, una corta vida de los recursos, un mayor uso y desgaste de repuestos, malestar de las personas, costos imprevistos, etc. Lo que tenemos que analizar para saber justificar el mantenimiento preventivo es realizar un análisis llamado ANÁLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA. LO CUAL SE EXPLICA CON EL SIGUIENTE EJEMPLO. ALTERNATIVA 1. ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA SIN INVERTIR EN MANTENIMIENTO PREVENTIVO. CCV = CI + NA(COA + CMCA + CMPA + CPO) DONDE CCV= Costo de Ciclo de Vida CI= Costo de Inversión Inicial, Más Instalación, Más Transporte, Más Cableado, Más Obra Civil, Etc. CO= Costo de Operación, Energía Eléctrica, Mano de Obra, Insumos Etc. CMCA= Costo de Mantenimiento Correctivo Anual (Mano de Obra, Repuestos, Misceláneos) CMPA= Proyecto APREMAT Costo de Mantenimiento Preventivo Anual (Mano 102 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado de Obra, Repuestos, Misceláneos) CPO= Costo Por Perdida De Oportunidad ( El Costo De Brindar la Oportunidad de aprendizaje a uno o un grupo de estudiantes) O similar podemos leerlo así: CCV= Costo Inicial de Adquisición e Instalación + NA(Costo Operación Anual + Costo Mantenimiento Correctivo Anual + Costo Mantenimiento Preventivo Anual + Costo Por Perdida De Oportunidad) Introduciendo números a la formula, CCV = 1000 + 5( 5000 + 10000 + 0 + 100) = 1000 + 5(15100) = 76,500.00 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo En esta alternativa vemos que la organización NO cuenta con mantenimiento preventivo, lo cual se comprueba al ver que el costo en la formula para mantenimiento preventivo es cero. El costo inicial es muy bajo, ya que solo costo 1000 colones. Es decir que prácticamente el equipo fue regalado y que emplearon unos mil colones en instalarlo y ponerlo a trabajar. Luego vemos que anualmente gastamos en el equipo 10,000.00 colones, lo cual no es una sorpresa para nadie. Son gastos que ocurren en la vida real de los Institutos, y como todos sabemos son inesperados, y muchas veces el Instituto se puede tardar hasta seis meses o más para conseguir los fondos. Proyecto APREMAT 103 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado De nuevo nuestro costo de mantenimiento preventivo es cero. Y asignamos una muy mínima cantidad, solo 100.00 colones al año para representar los costos escondidos de perdida de oportunidad. Vemos como resultado que después de cinco años si nos vamos por alternativa 1, el costo de poseer el equipo es de: ALTERNATIVA 1 = 76,500.00 ALTERNATIVA 2. ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA INVIRTIENDO 1000 COLONES ANUALES EN MANTENIMIENTO PREVENTIVO Vamos a cambiar un poco el panorama e INVERTIR únicamente 1000.00 colones anuales en mantenimiento preventivo. Dejamos el valor de costo inicial idéntico. Es decir los mismos 1000.00 colones. Al invertir 1000 colones en mantenimiento preventivo, me estoy asegurando que los mantenimientos básicos como engrasados, lubricados y cambios de filtros se realicen en la maquinaria. Vemos que es muy realista que en mantenimientos correctivos se disminuyen a 1000.00 COLONES ANUALES. El costo de operación anual se puede reducir de 5000.00 anuales a 4,500.00, ya que hay un mayor aprovechamiento de la maquinaria, menores desperdicios, menos fugas de aceite, etc. Y por último vemos que el costo de perdida de oportunidad que esta amarrado a los tiempos muertos también obligatoriamente se reduce. Si volvemos a calcular el CCV bajo este nuevo escenario vemos que: Proyecto APREMAT 104 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado CCV = 1000 + 5( 4500 + 1000 + 1000 + 10) = 1000 + 5(6510) = 33500 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo ALTERNATIVA 2 = 33,500.00 Generando un ahorro al Instituto 43,000 colones en términos económicos directos. En conclusión, en un periodo de 5 años, el Instituto invirtió 5,000.00 colones para mantenimiento preventivo y obtuvo ahorros por 43,000.00. Esto es un solo recurso, estos ahorros se ven multiplicados cuando incluimos todos los equipos, activos e infraestructura de los Institutos. El mantenimiento aparte en conjunto al Sistema de Mantenimiento planteado en este documento genera otra gran cantidad de ahorros y previsiones. Como pueden ser las practicas contractuales, que solo con los ahorros generados porque sea el proveedor quien cubra con los requerimientos indispensables de los recursos, un plan de mantenimiento preventivo se paga. Los otros ahorros los mencionamos de nuevo: Aumento en la vida útil del equipo Disminución de fallas inesperadas de alto costo Reducción de los tiempos muertos de los equipos Menor utilización de Repuestos Reducción Horas Hombre de Mantenimiento Correctivo Disminución en tiempos de Horas Hombre en busca de repuestos Reducción en los tiempos de detección de fallas Óptimos inventarios de repuestos Pero ante todo y más importante que lo económico: Proyecto APREMAT 105 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Mayor disponibilidad de los recursos al servicio de l@s jóvenes estudiantes. Como ejemplo real y modelo de esta situación, se puede mencionar al taller mecánico del INSTITUTO THOMAS JEFERSON DE SONSONATE. LOS EQUIPOS COMO TORNOS, FRESADORAS Y OTROS MECÁNICOS CASI NUNCA SE ARRUINAN. Y los equipos se encuentran en más de un 95% del tiempo a la disposición de las prácticas de los alumnos gracias al mantenimiento preventivo programado al que han sido sometidos los recursos en los últimos años. CREACIÓN DE PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO El presupuesto anual es muy fácil de calcular teniendo en cuenta que ya contamos con un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. Paso1. Completar el calendario general de mantenimiento preventivo programado. Formulario 6. Paso 2. Para cada equipo existirán ‘n’ cantidad de procedimientos estándar de mantenimiento con una frecuencia determinada. Calcular cuantos de cada uno de los mantenimientos realizaremos en el año. Paso 3. Del expediente de cada equipo, extraer los PEMs y tomar nota de los costos de materiales, e insumos necesarios para el mantenimiento y si existe también algún costo misceláneo. Paso 4. Calcular el costo anual para cada PEMs sin incluir Mano de Obra, ya que esta es fija y sale de la planilla del MINED. Paso 5. Sumar el monto total de todos planes de mantenimiento y dividirlo entre 12 para sacar un promedio mensual. Proyecto APREMAT 106 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Paso 6. Analizar en junta de CDE, la creación de la partida presupuestaria para el mantenimiento preventivo. Paso 7. Si se analiza que el presupuesto es muy elevado hacer un recorte, sin RESTRINGIR MUCHO las actividades de mantenimiento. Paso 8. Establecer una meta menor de disponibilidad de los recursos. Y Oficializar el presupuesto y la meta de disponibilidad, la cual se verá afectada y reducida por el recorte del presupuesto de mantenimiento. Paso 9. Modificar el calendario general en la proporción en que se recorto el presupuesto. Proyecto APREMAT 107 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS CDE: Consejo Directivo Escolar. Disponibilidad: Disponibilidad es un índice de medición que nos proporciona información de la habilidad de los recursos de desempeñar su función sin problemas y nos brinda una idea general de sus condiciones. Mantenimiento: El término mantenimiento cubre toda las actividades realizadas para que los recursos permanezcan en sus condiciones para las cuales fueron diseñadas, o retornarlos a tales condiciones. El término mantenimiento agrupa una gran cantidad de actividades como pueden ser mantenimientos correctivos, mantenimientos preventivos, monitoreo de condiciones de operación, etc. Mantenimiento Preventivo: Mantenimiento Preventivo cubre todos los mantenimientos programados que se realizan con el propósito de prevenir el aparecimiento de fallas, o el de detectar fallas antes que éstas se desarrollen en daños o desviaciones en el funcionamiento del recurso. Procedimientos: Un procedimiento de mantenimiento es una colección de tareas específicas que se llevarán a cabo por un técnico directamente sobre los recursos. Recurso: Es toda maquinaria, equipo, activo o infraestructura perteneciente a cada uno de los Institutos y que pueda ser incorporado al plan de Mantenimiento Preventivo Programado. Proyecto APREMAT 108 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado XII. ANEXO A. FORMULARIOS Proyecto APREMAT 109 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Vita Autor VITA AUTOR Ing. Juan Francisco Sifontes Colocho Nacionalidad: Fecha Nacimiento: Lugar Nacimiento: Carrera Universitaria: Maestría: Estudios Avanzados: Tesis: Vida Profesional: Honores: Proyecto APREMAT Salvadoreña 15 de Septiembre de 1963 San Salvador Ingeniería Electrónica, Louisiana State University 1987 Ingeniería Industrial, Louisiana State University 1991 Administración y Organización de Mantenimiento Industrial, Estocolmo Suecia 1995 ‘Estudio de Mejoramiento en Eficiencia de Ensamblaje Selectivo Y Control de Calidad Utilizando Sistemas de Reconocimiento de Voces’ Ingeniero de Campo Schlumberger Well Services, Nueva Orleáns Gerente de Producción, Industrias Cristal de Centro América Gerente General, Visual Tech, El Salvador Consultor para Mantenimiento Industrial en Centro América Docente Ingeniería Industrial Tau Beta Pi. Mejores 10% de Ingenieros Graduados en Los EEUU Etrta Kappa Un. Mejores 10% Ingenieros Eléctricos EEUU Primer Estudiante en Mantenimiento en Suecia Beca PRA, Organización de Estados Americanos International Student Fellowship, Lousiana State University Reconocimiento por aportaciones a la Escuela de Ingeniría Industrial Universidad Don Bosco, Ciudadela Don Bosco, Soyapango. 110 Manual de Mantenimiento Preventivo Programado Notificación de correcciones. Estimado lector, en caso de haber detectado cualquier error en el presente documento, mucho se agradecerá que pueda enviar su sugerencia de enmienda a la siguiente dirección: ATTN. MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIV O PROGRAMADO BOULEVARD CONSTITUCIÓN EDIFICIO 9B COLONIA MIRALVALLE, SAN SALVADOR O AL CORREO ELECTRÓNICO [email protected] Proyecto APREMAT 111