Memorandum De Planificacion De Auditoria

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MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA AMBIENTAL INGENIO AZUCARERO GUABIRA S.A. I. TERMINOS DE REFERENCIA 1. Antecedentes Ingenio Azucarero Guabirá S.A. ha contratado nuestros servicios para realizar trabajos previamente convenidos correspondientes a la auditoría Ambiental Externa con relación al medio ambiente y el proceso de industrialización de la caña de azúcar para su posterior comercialización por el año terminado el 31 de diciembre de 2016. 2. Orden de trabajo El contrato de auditoria fue negociado con el gerente general Rudiger Trepp Del Carpio el cual quedo aprobado con fecha 15 de septiembre de 2017. 3. Objetivo Objetivo general Reunir, analizar y evaluar información sobre la naturaleza del proceso y los problemas ambientales asociados a los desechos materiales y energéticos. Objetivos específicos      Caracterizar el proceso auditado: identificar las operaciones/procesos unitarios. Diagrama del proceso. Identificar y cuantificar la materia prima, insumos, combustibles y servicios. Identificar, caracterizar y cuantificar los residuos sólidos, gaseosos y líquidos. Identificar las áreas del proceso con mayor impacto potencial. Comparar los parámetros medidos con los estándares establecidos en las normas que regulan el medio atmosférico, acuáticos, terrestres, biótico, perceptual, sociocultural y económico. 4. Alcance En concordancia con los objetivos planteados, a continuación se definen los niveles de profundidad y detalle, además de los limites en términos espaciales, temporales y funcionales. Se limita a auditar específicamente los residuos de los procesos de refinación, clarificación, filtrado y cristalización. Hemos convenido en la realización de los siguientes procedimientos e informarle los resultados de hechos resultantes de nuestro trabajo:   Evaluación del sistema de control interno ambiental, enfocado al cumplimiento de las políticas y procedimientos declarados por el consejo de administración para proteger y cuidar el medio ambiente y brindar seguridad a los trabajadores. Verificar el cumplimiento de la legislación ambiental vigente.    Evaluar los sucesos o condiciones que puedan dar lugar a pasivos, provisiones o contingencias que surjan problemas ambientales. Evaluar el supuesto negocio en marcha derivado de problemas ambientales. Comunicación con los abogados de la industria y con el departamento jurídico del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. 5. Metodología Para la ejecución de nuestro examen aplicaremos técnicas de auditoria que nos permitan obtener evidencia respecto a los problemas ambientales asociados a los desechos materiales y energéticos, como ser:    Efectuaremos una lectura de los documentos que norman a la actividad industrial y los impactos ambientales. Aplicaremos pruebas sustantivas o analíticas. Técnicas de confirmación de datos. 6. Normas aplicables a la auditoria Nuestro trabajo será conducido de acuerdo con las normas ISO 14000, 14001, 14010, 14012 y 19011 y las Normas de Auditoria Ambiental. 7. Informes a presentar Producto de nuestro análisis presentaremos los siguientes informes:  Informe de auditoría ambiental.  Informe sobre la estructura de control interno de la entidad.  Conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoria.  8. Fecha de presentación del informe Nuestros informes serán presentados de acuerdo a plazos establecidos en el memorándum de asignación de auditoría ambiental que será de 60 días. Que empieza en la fecha 15/09/2017 y culmina en fecha 15/11/2017. 9. Principales responsables a nivel de informes La emisión de informes dentro del plazo establecido en el memorándum de asignación del trabajo es responsabilidad del jefe de auditoria. 10. Actividades y fechas de mayor importancia    Planificación 15/09/2017 o Para tomar conocimiento de la entidad o Para determinar acciones inmediatas Obtener evidencia 30/09/2017 o Mediante la aplicación de procedimientos de auditoria Comunicación de resultados 15/11/2017 o Emite el informe de auditoría para su aprobación II. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES OPERACIONALES Y RIESGOS INHERENTES 1. Antecedentes El Ingenio Azucarero Guabirá S.A., está ubicado a 58 kilómetros de la ciudad de Santa Cruz y a, 3 kilómetros de la ciudad de Montero. El Supremo Gobierno encomendó su instalación a la Corporación Boliviana de Fomento (CBF) en julio de 1953, con el objetivo principal de promover el desarrollo económico y social en la Región Norte del departamento de Santa Cruz, además de cubrir la demanda de azúcar. Tres años más tarde, en julio de 1956 se puso en marcha la primera fábrica de azúcar y alcohol con diseño funcional y con una capacidad de molienda de 1000 toneladas de caña por día (TCD), que estimuló el desarrollo de la industria azucarera nacional y el progreso de la región. Posteriormente en 1963 se realizó la primera ampliación de fábrica para una molienda de 1500 TCD, luego se realizaron la 2da y 3ra ampliación el 70 y 76 para moliendas de 3200 y 5500 TCD. Desde 1994 hasta la actualidad el Ingenio ya privatizado fue ampliando su capacidad gradualmente hasta 7500 TCD. Por disolución dispuesta en agosto de 1985 según D.S. 21060, la Corporación Regional de Desarrollo de Santa Cruz (CORDECRUZ), recibió físicamente el INGENIO AZUCARERO GUABIRA administrándolo desde febrero de 1986 hasta junio de 1993. Después de 37 años de operaciones, el Ingenio se privatiza conformando una Sociedad Anónima Mixta, en el marco de una política aprobada por el Honorable Congreso Nacional mediante Ley 1330 y D.S. 23536 de junio de 1993. Guabirá S.A.M. (Sociedad Anónima Mixta) se inicia con 40% de participación de acciones para los cañeros proveedores de materia prima, 40 % para los trabajadores del complejo industrial y 20% para CORDECRUZ como parte del Estado. Posteriormente y conforme a lo establecido en el convenio de privatización de la Industria, y después de 2 años de funcionamiento como Guabirá SAM, CORDECRUZ puso a la venta su paquete accionario en partes iguales a cañeros y trabajadores. Los cañeros adquirieron las acciones del Estado al no haber interés de compra por parte de los trabajadores, quedando su participación accionaria en 60%. En el correr de los días muchos trabajadores han ido vendiendo sus acciones y a su vez los cañeros comprándolas por lo que actualmente se muestra un porcentaje mayoritario en poder del gremio agropecuario. A partir de 1996 el Ingenio cambia de personería jurídica de Sociedad Anónima Mixta a Sociedad Anónima. III. 2. Marco legal Las principales disposiciones legales a contemplar durante el desarrollo de nuestro examen son:  Constitución política del estado  Ley del medio ambiente Nº 1333  Ordenanzas de la municipalidad de Montero 3. Principales segmentos relacionados con el objeto de la auditoria Nuestra evaluación comprenderá a las actividades, procesos y procedimientos aplicados en:  Unidad de personas  Unidad administrativa 4. Responsables de las operaciones Los responsables de las operaciones administrativas del programa fueron:  La coordinadora del proyecto  Administradora  Contadora ENFOQUE DE AUDITORIA 1. Evaluación general del riesgo del compromiso La administración del Ingenio Azucarero Guabira S.A. ha aprobado una política de riesgo ambiental, que identifica cada uno de los principales riesgos a los cuales la compañía esta expuesta. Sin embargo a través de las visitas preliminares, revisión de la documentación se pudo comprobar que el riesgo ambiental en el Ingenio Azucarero Guabira S.A., es probable en los siguientes casos: Riesgo Problemas de negocio en marcha: debido a que el principal proveedor de materia prima tiene serios problemas legales por su alta contaminación ambiental. Problemas legales: posible demanda por los habitantes aledañas a la industria que se quejan de problemas respiratorios por la contaminación del aire ocasionada por la industria. Exposición de los trabajadores: los trabajadores son expuestos a altos niveles de ruidos dentro de la Componentes afectados Compras, inventario de materias prima, ventas, política ambiental. Enfoque de auditoria Pruebas sustantivas y de control. Clasificación Pasivos contingentes, gastos ambientales, política ambiental. Pruebas sustantivas y de control. Alta. Política ambiental, pasivos contingentes. Pruebas sustantivas y de control. Alta. Alta. industria. Carencia de personal calificado: esto podría ocasionar que no se cumpla con la política ambiental en la industria y que se tengan problemas ambientales dentro de la misma Uso de energía: en el proceso de producción de envases se utiliza mucha energía. Departamento de recursos humanos, política ambiental. Pruebas control. de Alta. Producción, gastos y costos, ventas, política ambiental. Pruebas sustantivas y de control Alta. 2. Importancia relativa Las áreas significativas que podrían provocar problemas ambientales o que no se lleven a cabo el adecuado cumplimiento de la política ambiental en el caso particular del Ingenio Azucarero Guabira S.A., unidad sujeta a estudios son las siguientes: Área significativa Centro de produccion Control interno ambiental Políticas ambientales Provisiones ambientales Leyes y regulaciones ambientales Posibles problemas Contaminación, uso ineficiente de materias primas, seguridad a los trabajadores. Ineficiencia de los controles ambientales, problemas para detectar errores e irregularidades. Incumplimiento de la política ambiental, inadecuadas políticas ambientales. Calculo de las provisiones y registro de las provisiones. Multas, sanciones, litigios. 3. Coordinación con auditoria interna El Ingenio Azucarero Guabira S.A., pone a nuestra disposición cualquier tipo de información asi como el uso de todo su personal cuando sea requerido, principalmente el uso de la auditoria interna ambiental, que cuenta con amplia experiencia en temas de auditoria y medio ambiente. Además el departamento de auditoria interna ambiental será el encargado de evaluar el desempeño de la auditoria externa asi como analizar los reportes, dictamen e informe ambiental que elabore o suscriba el auditor externo. Para tal efecto el departamento de auditoria interna ambiental podrá requerir nuestra presencia cuando lo estime conveniente. Uso de especialista Utilizamos el informe de auditoria ambiental de la empresa Ma & asociados S.R.L. fue contratado por el Ingenio Azucarero Guabira S.A. para proporcionar los servicios en cuanto a los niveles de contaminación en el proceso productivo de la industria, principalmente en los siguientes componentes útiles para el trabajo de la auditoria:      Calidad de agua Calidad de aire Calidad de suelo Nivel de presión sonora (ruido) Uso de energía En cuanto a los procedimientos que utilizaremos para evaluar la competencia profesional de expertos contratados por nuestra firma de auditoria se considerara:    Verificar la certificación o licencia profesional, o membresía de experto en órgano profesional apropiado. Experiencia y reputación del experto en el campo en que el auditor esta buscando evidencia de auditoria. Evaluar la objetividad del experto. Consideración de leyes y reglamentos Es responsabilidad de la administración asegurar que las operaciones de la entidad sean conducidas de acuerdo con leyes y regulaciones. La responsabilidad por la prevención y detección de incumplimiento descansa en la administración. El Ingenio Azucarero Guabira S.A. por su naturaleza de las operaciones productivas que realiza le es aplicable particularmente la ley del medio ambiente, ley 1333 esta ley tiene por objeto la protección y conservación del meio ambiente y los recursos naturales, regulando las acciones del hombre con relación a la naturaleza y promoviendo el desarrollo sostenible con la finalidad de mejorar la calidad de la población. La industria no ha tenido respecto a multas o sanciones derivadas del incumplimiento de la legislación ambiental aplicable. Emisión de informe de auditoria Se emitirá un informe especial de auditoria basado en los procedimientos previamente convenidos con el cliente, el cual contendrá los hallazgos mas importantes con las recomendaciones sugeridas para obtener una mejora continua en los procesos de la industria. La fecha tentativa para la entrega del informe de auditoria ambiental es el 15 de noviembre del 2017. Se distribuirá el original al consejo de administración y una copia a la gerencia general, gerente de auditoria ambiental, gerente financiero, gerente de producción, gerente de seguridad industrial. 4. Personal involucrado José Javier Terrazas Fernández Karla Andrea Sanchez Landivar Gianina Rojas Balcazar Nahir Balcazar Eguez Auditor encargado Auditora ambiental Auxiliar de auditoria Auxiliar de auditoria Irren Ma Avalos Abogada 5. Presupuesto de tiempo El trabajo se evaluara los tiempos reales medidos en horas requeridos para cada procedimiento de auditoria, como sigue a continuación: Cargo Planificación Jefe unidad Supervisor Auditor 1 Auditor 2 Auditor 3 Auditor 4 Totales 16 16 20 0 0 0 52 TIEMPO EN HORAS Ejecución Comunicación 0 20 80 90 90 90 370 32 16 10 0 0 0 58 Total 48 52 110 90 90 90 480 En el trabajo de la auditoria se trabajara 480 horas, equivalentes a 60 dias hábiles, contando cada dia con 8 horas de trabajo regular. IV. PROGRAMA DE AUDITORIA