Notas Contables

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V  Área Sistema Nacional de Contabilidad  Área  Áre a Sistema Nacional de Contabilidad  Notas de contabilidad  P a r t e  fi n a l ¿Cómo y cuándo registrarlas? - Ficha Técnica - Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : Notas de contabilidad ¿Cómo y cuándo registrarlas? - Parte final - Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 48 - Octubre 2012 Sumario - Introdución m) 140000 Cuentas de orden n) 150000 Asientos Asientos de liquidación, extinción y/o fusión fusión ñ) 170000 Asientos Asientos de liquidación, extinción y/o fusión fusión cierre cierre o) 180000 Saneamiento contable Introdución En esta parte nal, sobre la elaboración de notas de contabilidad, debemos recalcar la importancia de estas ya que al igual que los registros administrativos del SIAF, sirven para alimentar de información información adecuada a los estados nancieros y presupuestales. Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de registrar las notas contables, es la identicación de los códigos establecidos en la base de datos dat os del SIAF. SIAF. El registro oportuno y consistente cons istente de dichas notas constituye un indicador de la calidad y consistencia de los estados nancieros. Espero que las instrucciones brindadas en esta secuencia de tres capítulos publicados en meses distintos de la revista Actualidad Gubernamental sirvan como un manual práctico que oriente el buen registro de las notas contables. En cuya parte nal se considera las notas de tipo 140000 - Cuentas de orden y 150000 - Asientos de extinción, liquidación y/o fusión. Y 180000 - saneamiento contable. m) 140000 Cuentas de orden - 023 Cartas órdenes 024 Control de cartas órdenes 025 Bienes en préstamo y/o cedidos en uso entregados 026 Bienes en préstamo y/o cedidos en uso devueltos 027 Bienes en custodia 028 Bienes en custodia devueltos 029 Bienes no depreciables 030 Extorno de bienes no depreciables 031 Bienes a ser monetizados 032 Extorno de bienes a ser monetizados * Exconsultor del SIAF - MEF. MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario universitario - Posgrado. V  -    l   a    i   c   e   p   s 036 Reconocimiento de obligaciones previsionales obtenidas    E   e por cálculo actuarial 037 Rebaja Rebaja de la alícuota de obligaciones obligaciones previsionales previsionales   m   r   o registradas en el ejercicio    f   n 038 Garantías otorgadas    I 039 Garantías a favor de terceros terceros 040 Registro Registro de la deuda e intereses por devengar devengar por arren arrendamiento nanciero 041 Para rebajar el saldo de la obligación por la transferencia efectuada al MEF 042 Cuentas de contingencias 043 Cuentas de contingencias por contra 044 Por Por el registro registro de los intereses por devengar 045 Por la rebaja de los intereses por devengar 046 Entrega de certicados de inversión pública regional y local CIPRL Tesoro Público 047 Documentos emitidos y/o recibidos 048 Control de documentos emitidos y/o recibidos 050 Convenios aprobados por ejecutar 051 Ejecución de convenios aprobados Caso práctico Nº 26 La UE “000015” realiza la compra de una impresora valorizada en S/.290.00, dicho monto resulta menor a 1/8 de la UIT y que, según el Instructivo de Contabilidad Nº 2, deberán ser controlados a través de cuentas de orden. Por lo que la ocina de contabilidad, independientemente de la contabilización de la fase del compromiso, devengado y pago, deberá controlar dicha compra mediante notas de contabilidad, para ello utiliza el código 140000-029.  ——  ———————————— X —— ———————————— 9105 BIENES EN PRÉSTAMO, PRÉSTAMO, CUSTODIA  Y NO DEPRECIABLES DEBE HABER 290 910503 Bienes no depreciables 91050301 Equipos no depreciables depreciables 9106 CONTROL BIENES EN PRÉSTAMO, PRÉSTAMO, CUSTODIA  Y NO DEPRECIABLES 290 910603 Bienes no depreciables 91060301 Equipos no depreciables depreciables Por el control de bienes menores a 1/8 de la UIT. Actualidad Gubernamental N° 48 - Octubre 2012  V  1  V  Informe Especial A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Caso práctico Nº 29 Caso práctico Nº 27 El pliego “003” ha realizado la provisión y castigo de cuentas de cobranza dudosa bajo el método directo por la suma de S/. 750.00, sin embargo el derecho a cobro no se ha extinguido, En tal sentido, la ocina de contabilidad controla dicho monto a través de cuentas de orden, pare ello elabora la nota de con tabilidad utilizando el código 140000-021.  ———————————— X ———————————— DEBE 9103 VALORES Y GARANTÍAS 750.00 HABER 910306 Valores y documentos en cobranza 9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 750.00 La Municipalidad 007 recibe de la empresa Bob El Constructor S.A.A la carta anza Nº 12-0-11111 por concepto de garantía de el cumplimiento por la suma de S/.35,000.00. En tal sentido, la ocina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-019.  ———————————— X ———————————— DEBE 9103 VALORES Y GARANTÍAS 35,000 HABER 910304 Garantías recibidas 9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA  35,000 910404 Control de garantías de terceros Por la recepción de la carta fanza. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: 910406 Control de valores y documentos en cobranza Por el control de cuentas de cobranza dudosa castigadas cuyo derecho a cobro no se ha extinguido. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Caso práctico Nº 30 La Municipalidad 007, después de la culminación de la obra de la construcción del C.E. Nº 47300, realiza la devolución de la carta anza Nº 12-0-11111 a la empresa Bob El Constructor S.A.A. la por la suma de S/.35,000.00. En tal sentido, la ocina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-020. Caso práctico Nº 28 La Municipalidad 007 suscribe un contrato con la empresa Bob El Constructor S.A.A. para la realización de la obra denominada “Construcción del C.E. Nº 47300” nanciada con recursos del Foncomún por la suma de S/.350,000.00. En tal sentido, la ocina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-001.  ———————————— X ———————————— DEBE 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 350,000  ———————————— X ———————————— DEBE 9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA  35,000 910404 Control de garantías de terceros 9103 VALORES Y GARANTÍAS  910304 Garantías recibidas Por la devolución de la carta fanza. HABER 350,000 910201 Contratos y proyectos por ejecutar Por la suscripción de contrato.  V  2 Actualidad Gubernamental 35,000 A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: 910101 Contratos y proyectos aprobados 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA  HABER N° 48 - Octubre 2012 V  Área Sistema Nacional de Contabilidad A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Caso práctico Nº 31 La Municipalidad Provincial 333 celebra un nanciamiento con el Banco de la Nación por la suma de S/.500,000.00 para la compra de maquinaria pesada. En tal sentido, independientemente de la contabilización de los registros administrativos, la ocina de contabilidad registra la nota de contabilidad por el contrato aprobado y atendido, para ello utiliza los códigos 140000-003 y 140000-004, respectivamente.  ———————————— X ———————————— 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS  DEBE 500,000 910102 Préstamos internos aprobados 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA  500,000 910202 Contratos de préstamos por utilizar Por el contrato del préstamos aprobado.  ———————————— X ———————————— 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA  Caso práctico Nº 33 HABER 500,000 910202 Contratos de préstamos por utilizar 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS  500,000 910102 Préstamos internos aprobados Por el contrato atendido por el BN. La Municipalidad Provincial 333 realiza el primer pago de la cuota del préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/.33,000.00, el mismo que genera un interés de S/.650.00. En tal sentido, independientemente de la contabilización de los registros administrativos, la ocina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los intereses devengados, para ello utiliza el código 140000-045.  ———————————— X ———————————— DEBE 9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA  650.00 HABER 910410 Intereses por devengar por contra 9103 VALORES Y GARANTÍA A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP 650.00 910310 Intereses por devengar Por los intereses devengados. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: n) 150000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión Caso práctico Nº 32 La Municipalidad Provincial 333 recibe el préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/.500,000.00, el mismo que genera un interés de S/.18,000.00. En tal sentido, independien temente de la contabilización de los registros administrativos, la ocina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los intereses por devengar, para ello utiliza el código 140000-044.  ———————————— X ———————————— DEBE 9103 VALORES Y GARANTÍAS  18,000 HABER 910310 Intereses por devengar 9104 VALORES Y GARANTÍA POR CONTRA 910410 Intereses por devengar por el contrario Por los intereses por devengar. 18,000 En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: - 002 Liquidación, extinción y/o fusión, traslado del saldo acreedor de la hacienda Nacional adicional a la Hacienda nacional. - 003 Liquidación, extinción y/o fusión, traslado del saldo deudor de la Hacienda Nacional adicional a la Hacienda Nacional. - 004 Liquidación, extinción y/o fusión, traslado de traspasos y remesas recibidas a la Hacienda Nacional adicional. - 005 Liquidación, extinción y/o fusión, traslado de traspasos remesas entregadas a la Hacienda Nacional adicional. - 006 Liquidación, extinción y/o fusión, capitalización de reservas a la Hacienda Nacional. - 007 Liquidación, extinción y/o fusión, capitalización de superávit acumulado a la Hacienda Nacional. - 008 Liquidación, extinción y/o fusión, cobertura de décit acumulado. - 013 Liquidación, extinción y/o fusión, traslado a resultado de operación. - 014 Liquidación, extinción y/o fusión, traslado a resultado del ejercicio. Actualidad Gubernamental N° 48 - Octubre 2012  V  3  V  Informe Especial Caso práctico Nº 34 La UE 002 es fusionada a la UE 010, esta última absorbe los saldos de la Hacienda Nacional adicional de la entidad fusionada por la suma de S/.950,000.00. En tal sentido, la UE “010” elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza el código 150000-002.  ———————————— X ———————————— 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL  DEBE HABER 950,000 DEBE 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 200.00 340103 Efectos del saneamiento contable 34010301 Caja y bancos 1101 CAJA Y BANCOS  11010 Caja Por el saneamiento contable. HABER 200.00  ———————————— X ———————————— 9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO 200.00 911101 Caja y bancos 320101Traspasos y remesas 32010101 Traspasos de fondos 3201010101 Tesoro Público 3101 HACIENDA NACIONAL  ———————————— X ———————————— 9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO  950,000 310101 capitalizaciones de la Hacienda Nacional Por la capitalización de la Hacienda Nacional adicional Fusión de las UE. 200.00 911201 Caja y bancos Por el saneamiento contable. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: ñ) 170000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión cierre En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: - 001 Lliquidación, extinción y/o fusión - asientos de cierre/ cuentas de balance - 002 Liquidación, extinción y/o fusión - asientos de cierre/ cuentas de orden - 003 Liquidación, extinción y/o fusión - asientos de cierre/ cuentas presupuestarias - 004 Liquidación, extinción y/o fusión - asiento de liquidación de cuentas de balance - 005 Liquidación, extinción y/o fusión - liquidación de cuentas de orden o) 180000 Saneamiento contable En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: - 001 Saneamiento contable de cuentas patrimoniales - 002 Saneamiento contable del activo (cuentas de orden) - 003 Saneamiento contable del pasivo (cuentas de orden) Caso práctico Nº 36 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable ha encontrado diferencias entre el inventario físico y los libros contables en la cuenta 150108 Otras estructuras por un valor de S/.150,000.00. En tal sentido, la Municipalidad, después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable, elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los códigos 180000-001 y 180000-002.  ———————————— X ———————————— 3401 RESULTADOS ACUMULADOS  Caso práctico Nº 35 Actualidad Gubernamental HABER 150,000 340103 Efectos del saneamiento contable 34010321 Edicios y estructuras La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso del saneamiento contable en la cuenta 1101 Caja y bancos, se denota un saldo en exceso de S/.200.00. En tal sentido, la Municipalidad, después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable, elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza los códigos 180000-001 y 180000-002.  V  4 DEBE 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150108 Otras estructuras 15010802 Infraestructura vial 1501080205 Otros Por el saneamiento contable. N° 48 - Octubre 2012 150,000 Área Sistema Nacional de Contabilidad  ———————————— X ———————————— 9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO DEBE HABER 150,000 V  A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: 911119 Edicios y estructuras 9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO  150,000 911219 Edicios y estructuras Por el saneamiento contable. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Reportes notas de contabilidad El SIAF nos facilita la emisión de reportes relacionados a notas de contabilidad, dicho mecanismo se detalla en el módulo contable en la ruta siguiente: Reportes/Notas de contabilidad. Caso práctico Nº 37 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable tiene un saldo de S/.5,300.00 en Cuentas por pagar, sin embargo este saldo está referido a deudas a proveedores y acreedores que no han sido ubicas y son por montos menores a una UIT. En tal sentido, la Municipalidad, después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable, elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los códigos 180000-001 y 180000-003.  ———————————— X ———————————— 2103 CUENTAS POR PAGAR DEBE HABER 5,300 210301 Bienes y servicios por pagar 21030101 Bienes y servicios por pagar 2103010102 Servicios Veamos algunos ejemplos de reportes: 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 5,300 340103 Efectos del saneamiento contable 34010331 Cuentas por pagar Por el saneamiento contable. 5,300 911301 Impuestos, contribuciones y otros 9114 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL PASIVO 911401 Impuestos, contribuciones y otros Por el saneamiento contable. a) Incorporación saldos de balance Base legal: Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Público Artículo 29°.- Ejercicio Presupuestario  ———————————— X ———————————— 9113 SANEAMIENTO DEL PASIVO Ingresando a dicha opción, se puede ltrar por mes, por número y por código y secuencia, tal como se aprecia a continuación: 5,300 El ejercicio presupuestario comprende el año scal y el periodo de regularización: a) Año Fiscal, en el cual se realizan las operaciones generadoras de los ingresos y gastos comprendidos en el Presupuesto aprobado, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre. Solo durante dicho plazo se aplican los ingresos percibidos, cualquiera sea el periodo del que se deriven, así como se ejecutan las obligaciones de gasto que se hayan devengado hasta el último día Actualidad Gubernamental N° 48 - Octubre 2012  V  5  V  Informe Especial del mes de diciembre, siempre que corresponda a los créditos presupuestarios aprobados en los Presupuestos. b) Periodo de Regularización, en el que se complementa el registro de la información de ingresos y gastos de las Entidades sin excepción; será determinado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público mediante Directiva, conjuntamen te con los órganos rectores de los otros sistemas de administración nanciera; sin exceder el 31 de marzo de cada año. El Saldo de Balance de las Fuentes de Financiamiento recursos por operaciones ociales de crédito y donaciones y  transferencias que requiera de contrapartida, será asumida, exclusivamen te, con cargo al respectivo presupuesto institucional aprobado para el pliego. b) Depreciación Artículo 42°.- Incorporación de mayores fondos públicos 42.1.d) Los recursos nancieros, dis tintos a la Fuente de Financia- miento Recursos Ordinarios, que no se hayan utilizado al 31 de diciembre del año scal, constituyen Saldos de Balance, los mismos que se pueden incorporar durante la ejecución en el presupuesto de la Entidad, bajo la modalidad de incorporación de mayores fondos públicos que se generen por el incremento de los créditos presupuestarios. Método y Porcentaje de Depreciación • Método Las entidades responsables a efec tuar la depreciación de los bienes del activo jo utilizarán el método de línea recta. • Porcentajes Los porcentajes anuales de depreciación serán los siguientes: - Edicios 3% - Infraestructura Pública 3% - Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Producción 10% - Equipo de Transporte 25% - Muebles y Enseres 10% - Equipo de cómputo 25% (R.C. Nº 143-2001-EF/93.01) • Las entidades podrán modicar los porcentajes de depreciación Incorporación de saldos de balance 100000-020 Actualidad Gubernamental c) Documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes  y Servicios que sustentan el registro contable DOCUMENTOS FUENTE 1.1 Área de Bienes • Orden de Compra - Guía de Internamiento • Orden de Servicios • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Inventario físico • Existencia valorada de Almacén • Control Visible de Almacén DOCUMENTOS CONTABLES • Orden de Compra - Guía de Internamiento • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Nota de entrada al Almacén 1.2 Área de Fondos • Recibo de Ingresos • Papeleta de depósitos • Nota de cargo • Nota de abono • Comprobantes de pago • Planillas de Haberes y Pensiones • Valorización de Obra • Otros PECOSAS 020000-015 Depreciaciones 090000-004  V  6 con Resolución de la Alta Dirección, en los casos debidamente  justicados, a tal efecto, harán de conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación. Los porcentajes anuales de depreciación que se venían efectuando al 31 de diciembre de 1997, continuarán hasta completar dicha depreciación. Una vez que los activos se encuen tren 100% depreciados seguirán figurando en libros con su valor residual. N° 48 - Octubre 2012