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POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA
Los principios operativos observados y utilizados como directrices para el establecimiento de políticas y procedimientos proce dimientos de gestión en el área de caja y su movimiento. Estos son los siguientes: (1) Registro y documentación de las transacciones (2) La segregación de funciones y responsabilidades (3) Autorización de operaciones (4) La puntualidad de pago (5) Revisión y verificación de documentos (6) Seguridad de las condiciones físicas (7) Supervisión, control y trazabilidad de los movimientos de fondos (8) Planificación y control del presupuesto (9) Establecimiento de la rendición de cuentas (10) Las limitaciones sobre la accesibilidad y disponibilidad (11) Registro y reportes (12) del elemento de sorpresa en relación con auditorías periódicas e iniciativas relacionadas. Políticas y procedimientos formulados por la integración de estos principios incorporados en las medidas p reventivas y correctivas correctiva s en el manejo manejo de los siguientes aspectos de las operaciones comerciales: y y y y y
Recibo o cobro de los pagos Para sufragar los gastos y compras Para pagar las obligaciones El mantenimiento de los fondos no utilizados o disponibles. Asegurar el dinero recaudado de las operaciones comerciales y otras fuentes
Los recibos y las colecciones son las transacciones más vulnerables y sensibles relacionadas con el fraude de manejo de efe efe ctivo. Control interno requiere que los procedimientos de compensación y conciliación se real izan a diario para asegurarse de que todo el dinero recibido se manejan y registran con exactitud. De esta manera, los orígenes de excedentes y la escasez se pueden establecer fácilmente, mientras que las correspondientes cuentas
afectadas son llevados a los saldos correctos al final del día. A partir de una hoja en blanco al comienzo de cada nueva ronda hace que el trabajo de llevar los libros equilibrado mucho más fácil. Tenga en cuenta que los ingresos en efectivo incluyen cheques de los clientes y los pagos de tarjetas de crédito, a sí como las transferencias electrónicas de fondos, puesto que también se traducen en incrementos en los depósitos de fondos. La aceptación de otros modos de pago que no sea por medio de un exceso de las transacciones de venta libre proporciona un método más seguro de recibir el pago. Por otro lado, ciertas transacciones en efectivo se clasifican como " equivalentes de efectivo ", que representan los fondos excedentes invertidos en cuentas de alto rendimiento con el fin de optimizar la capacidad de generar ingresos a la espera de mejores estrat egias de inversión. Sus medidas de control relacionadas con las prácticas de inversión, ya que sus balances de cuenta es probable que se mantengan fijas por un período específico de tiempo. Los procedimientos de control se examinan a continuación en relación con la recepción de dinero en efectivo en el punto de venta (POS) y las transferencias de las colecciones de pago de crédito. Uso y Control de Automatización Para las empresas que tienen que ver mucho con los recibos de caja, una caja registradora informatizada incorpora otras funciones de control de la transmisión simultánea de la transacción en efectivo a los módulos del programa. Este sistema garantiza la consistencia de los importes utilizados para registrar las transacciones relacionadas. Los saldos reales de efectivo al final del día son en comparación con el saldo al final del día generada por la máquina. Las transferencias de los cobros al banco depositario están bien señaló un funcionario de control en la cinta de registro antes de obtener el dinero en efectivo y otros artículos en una bolsa cerrada con llave. Por otra parte, la exactitud de saldo de caja de la máquina debe ser comprobada antes de transferencias. Las transferencias pueden incluir asunción de turnos horarios entre los cajeros, pero no debe obstaculizar las operaciones del negocio. El objetivo es determinar en qué punto de excedentes de caja o la escasez se produjo y bajo su responsabilidad. En cuyo caso, las discrepancias observadas son registra temporalmente como por exceso o escasez de dinero en efectivo, sino con la intención de la hora de desarrollar la discrepancia al final del día.
Todos los traslados están documentadas a través de un formulario de envío, en el que se indica el desglose de dinero en efectivo transferidos. El dinero recibido por la compañía de crédito colección unidad se transfieren a un cajero antes de las máquinas se cerraron durante el día. Las transferencias se apoyan en un informe de recopilación de crédito junto con la carta de envío. Los informes también son máquinas val idado o apoyado por una cinta de registro. Un informe de caja diario es elaborado por cada operador de la caja registradora, y resumida por el supervisor a cargo. Copias de los informes y las cartas de transmisión se envían al departamento de contabili dad para facilitar o validar todas las entradas de contabilidad de back -office. La caja registradora se utiliza únicamente para transacciones de venta y no se debe utilizar para verificar el cobro de la casa. Devoluciones de ventas, reembolsos o descuentos son las únicas operaciones que crearía una reducción de la recaudación de efectivo total para el día.
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manejo físico de las colecciones
Todo el dinero recibido de venta libre son contados y verificados en la vista del cliente antes de procesar el pago del recibo oficial que reconoce el recibo de pago. (A) los recibos oficiales están pre-numerados sin importar si es manual o electrónicamente preparados o generados. (B) La persona que recibe el pago en efectivo no debe realizar dos funciones relacionadas con la contabilidad o registro de las transacciones de negocio s. (C) Los pagos recibidos en forma de cheques son a nombre de la entidad comercial. (D) cheques de pago diferido no se tratan como pagos, pero sólo como "objetos-mantenidos para la custodia," para que un registro se mantiene para efectos de control las fechas en que serán tratados como pagos. (E) Todos los documentos se presentan en orden cronológico para facilitar las futuras revisiones de auditoría. (F) Tanto los equipos de auditoría interna y externa deberá realizar conteos sorpresa en efectivo en el inicio de los compromisos de su auditoría. El oficial de control de residentes realiza periódicamente cuenta sin previo aviso en efectivo, aparte de la rutina diaria de equilibrio. Los saldos de las cuentas por
cobrar son verificadas directamente con los clientes mediante el envío de cartas de confirmación. El control de los fondos utilizados para sufragar los gastos de negocios y compras
Como regla general, todos los gastos en efectivo relacionados con la adquisición de bienes, bienes y servicios se controlan a través del desarrollo de un presupuesto debidamente planificado. Un sistema de presupuestación organiza el uso de dinero como pago por los gastos y compras y se asegura de que los usos de fondos tienen fines justificables en relación con las proyecciones financieras anuales de la compañía. 1. Sólo los gastos incluidos en el plan presupuestario s erán objeto de tratamiento para el pago. En línea con esto, todas las solicitudes de pago para las compras importantes y los gastos, incluidos los sueldos y salarios, se hará cargo la aprobación del presupuesto oficial para referirse a la polémica y la disponibilidad de fondos. 2. La organización establecerá un sistema de compras y un departamento que se encarga de la tramitación de las solicitudes de compra, recepción efectiva de las compras y las solicitudes posteriores de pagos. a-El sistema de compra de las direcciones de los métodos utilizados y los procedimientos realizados en relación con la adquisición de bienes y servicios , licitaciones, es decir, la presentación de cotizaciones, órdenes de compra, recepción y verificación de las mercancías entregadas, depósito o almacenamiento, así como el mantenimiento del inventario de existencias. b - Los gastos considerados como leves, mínimos, comunes y recurrentes con frecuencia dentro de un período de cuatro semanas se pagan del fondo de caja chica que mantiene cada departamento o unidad organizativa. Estos gastos no requieren de una solicitud de aprobación de pagos y presupuestario, pero todos deben ser desembolsados de acuerdo con los procedimientos del sistema de anticipos para el manejo de efectivo. Políticas de control interno y los procedimientos para este fin son distintos, pero son parte de procesos de la empresa en materia de adquisiciones de negocios. 3. Procesamiento de solicitudes de pago que cubra los gastos considerables de negocios que se repiten una vez al mes, es decir, empresas de servicios públicos, nómina, beneficios, caen bajo la responsabilidad de la unidad administrativa del departamento de contabilidad. 4. Todas las solicitudes de los pagos sean aprobados por dos funcionarios autorizados. Un oficial es responsable de la revisión de documentos de apoyo
para determinar la validez, precisión y oportunidad de cada solicitud. El otro oficial que se aprueba asume la responsabilidad de propiedad total de la transacción. 5. En las grandes estructuras organizativas, las autoridades se asignan para la aprobación de rangos de valores diferentes o entre paréntesis ya que este sistema determina el alcance de la autoridad y la responsabilidad . a - En casos extraordinarios, para lo cual documentación de apoyo aún no están disponibles o no sea posible, "una sobre-un-aprobación" de la solicitud de pago será requerido. Esto significa, un mayor o la más alta autoridad de firma (la junta directiva) decide sobre la razonabilidad de la transacción. Por otra parte, la responsabilidad del mando general de la operación serán asumidos por el oficial de más alto rango que se aprueba / s. b - En otros casos, ciertos gastos con el apoyo de las justificaciones, la documentación y la aprobación del presupuesto, pero la negociación en curso o los últimos acontecimientos requieren revisión por parte de un especialista (por ejemplo, abogado, contador, analista, etc.) Este tipo de operaciones requiere "la aprobación de la materia" antes de que un "uno-en-una aprobación" se puede asegurar. 6. El departamento de contabilidad se encarga de la tramitación de todas las solicitudes de pago aprobado por la emisión de cheques que se pagan a la persona o entidad mencionada en los documentos de apoyo. 7. Es importante que el beneficiario del cheque expedir recibos oficiales que reconocer que ha recibido el pago. De lo contrario, el pago con cheque no está físicamente conferido hasta el momento en que un oficial y validez o la recepción provisional se pueden emitir. 8. El departamento de compras prepara un resumen de todas las compras realizadas durante el mes y lo remite a los departamentos de contabil idad y presupuesto. Estos departamentos, por el contrario, va a reconciliar el informe con su propio conjunto de registros para asegurar que las necesidades de financiación se han observado y que las transacciones se registren adecuadamente, ya sea manual o electrónicamente. 9. El auditor de control interno (s) lleva a cabo una auditoría anual mediante la revisión de los registros contables y la document ación de apoyo. Un inventario físico de los activos sin previo aviso de la compañía y el inventario de acciones se llevarán a cabo periódicamente . 10. Revisión anual y el examen de los auditores externos para evaluar el cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley también se realiza.
