Wzór Pisma Informacyjnegodoc, 231 Kb - Rpo

Transcript

EFS-III.433………………. Lublin, dnia ……….. 2016 r. Pan/i Wniosek o dofinansowanie projektu nr: ………………………… W związku z realizacją umowy nr ………………………… z dnia ……………………. r. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie – Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego (IZ) przesyła informacje, które będą przydatne Państwu podczas realizacji projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego. I. Współpraca z IZ 1) Zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 Beneficjent zobowiązany jest do wykorzystywania aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego SL2014, w procesie rozliczania projektu oraz komunikowania się z IZ. W przypadku stwierdzenia awarii SL2014 powyższy proces odbywa się drogą pisemną, za pośrednictwem poczty. 2) Instytucja Zarządzająca zaleca następującą formę współpracy: a) b) temat wiadomości przesyłanej za pośrednictwem SL2014 powinien zawierać krótką informację czego dotyczy korespondencja, np. zmiany we wniosku o dofinansowanie, aktualizacja harmonogramu płatności, itd., zmiany w umowie o dofinansowanie projektu lub wystąpienie innych okoliczności skutkujących koniecznością aneksowania umowy wymagają zgłoszenia przez Beneficjenta za pośrednictwem SL2014, c) d) e) Beneficjent powinien wystąpić o zgodę na zmiany w projekcie (które wymagają zgody IZ) przed planowanym terminem ich wprowadzenia lub jeśli nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych, niezwłocznie z chwilą ich wprowadzenia, w terminie umożliwiającym IZ analizę przesłanek i ustosunkowanie się do zasadności zmian. Do czasu akceptacji zmian przez IZ Beneficjent ponosi wydatki z nimi związane na własne ryzyko, w sprawach dotyczących realizacji projektu Beneficjent kontaktuje się z wyznaczonym przez IZ pracownikiem ds. obsługi projektów, Panem/ią….. dostępnym/ą pod nr tel. ……………. na stronie internetowej: http://dw_efs.rpo.lubelskie.pl/dw_efs/strona-461skorzystaj_ze_wzorow_dokumentow.html znajdują się wzory dokumentów zawierające minimalny zakres informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu, w tym wzór: Harmonogramu realizacji wsparcia, oświadczeń dot. personelu projektu (m.in. oświadczenia o zatrudnieniu w instytucjach uczestniczących w realizacji Programu Operacyjnego (PO), miesięczna karta pracy, ewidencja godzin i zadań realizowanych we wszystkich PO), Zestawienia dokumentów finansowych wykazanych do rozliczenia we wniosku o płatność do analizy pogłębionej, Listy obecności uczestników projektu, formularza zmian w projekcie. 3) Zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie projektu, wszelkie działania w ramach projektu powinny być realizowane zgodnie z Harmonogramem realizacji projektu będącym elementem Wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy Beneficjent ze swojej winy nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we wniosku początkowej daty okresu realizacji projektu, zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z zawartą umową, bądź gdy nie realizuje projektu zgodnie z harmonogramem załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu IZ może rozwiązać zawartą umowę o dofinansowanie. 4) Beneficjent zobowiązany jest do przedstawiania na wezwanie IZ wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu, w terminie określonym w wezwaniu. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest naruszeniem zapisów Umowy o dofinansowanie i również może skutkować jej rozwiązaniem. 5) Beneficjent powinien niezwłocznie informować IZ o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników projektu. Jednocześnie zgłoszenie ww. problemów nie jest uzasadnieniem do odstąpienia przez IZ na etapie końcowego rozliczenia projektu od zastosowania reguły proporcjonalności. 6) Zgodnie z ww. Umową Beneficjent przedkłada do IZ celem akceptacji, program i harmonogram realizacji wsparcia, na co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia wsparcia (np.: szkolenia, zajęć dydaktycznych, wychowawczych, specjalistycznych, konferencji, seminariów, warsztatów i in.). Należy mieć na uwadze, że ww. termin 5 dni roboczych obowiązuje również w przypadku zgłaszania zmian do złożonych wcześniej harmonogramów, a zgłaszanie zmian w krótszym terminie jest naruszeniem zapisów Umowy o dofinansowanie projektu. Zmiana osoby prowadzącej / trenera (np. z powodu zdarzeń losowych) w terminie krótszym aniżeli wskazany powyżej nie stanowi EFS-III.433……………. Strona 2/7 naruszenia. Niemniej Beneficjent powinien zweryfikować wcześniej dopuszczalność takiego zastępstwa w kontekście zapisów podpisanej z personelem / wykonawcą umowy (zwłaszcza jeśli zamówienie było udzielane zgodnie z zasadą konkurencyjności / pzp) i wniosku o dofinansowanie (wymogi w zakresie doświadczenia, kwalifikacji itp.). 7) Opóźnienia w realizacji wsparcia, np. w postaci szkoleń, nie mogą skutkować zwiększeniem częstotliwości zajęć, obniżającym ich efektywność, mającym służyć jedynie osiągnięciu wskaźników produktu (np. liczby godzin zajęć). 8) Beneficjent powinien realizować projekt w każdym aspekcie (np. standardy pomieszczeń przeznaczonych zarówno na zajęcia, jak i obsługę związaną z projektem, wymogi odnośnie liczebności grup, wymogi sanitarne, BHP, ppoż, liczby godzin zajęć itp.) zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi w przedmiotowym zakresie. 9) Jeżeli w trakcie realizacji projektu zmianie ulegnie zadeklarowana przez Beneficjenta w dniu podpisania Umowy liczba realizowanych przez niego projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności lub innych funduszy Unii Europejskiej, Beneficjent powinien niezwłocznie pisemnie poinformować o tym fakcie IZ. II. Projekty, w których stosowane są uproszczone formy rozliczania wydatków1 1) W przypadku projektów, w których stosowane są uproszczone formy rozliczania kosztów bezpośrednich w postaci stawek jednostkowych zalecane jest, aby ponoszenie tych wydatków następowało z rachunku własnego Beneficjenta, a nie bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku projektu2. W tym celu Beneficjent powinien – zgodnie z zapotrzebowaniem – z rachunku projektu przelać kwotę stanowiącą odpowiednią wielokrotność stawek jednostkowych na rachunek własny (wraz ze stosownym opisem, np. „rozliczenie 15 stawek jednostkowych”) – następnie, ponosić poszczególne wydatki objęte daną stawką jednostkową (np. wypłata wynagrodzeń wykładowców, opłata za wynajem sali) z rachunku własnego, na który przelana została przez niego odpowiednia część dofinansowania. 2) Podmioty zobowiązane do stosowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie zamówień publicznych, nie są – poprzez stosowanie uproszczonych metod rozliczania wydatków – zwolnione z ww. obowiązku. 3) W dokumentach potwierdzających wykonanie usług objętych stawkami jednostkowymi i zadań objętych kwotami ryczałtowymi nie należy pozostawiać pustych pól (należy wpisać „nie dotyczy” lub „-„), natomiast błędy powinny zostać poprawione poprzez skreślenie niepoprawnej treści w taki sposób, aby pierwotny zapis pozostał czytelny, wpisanie poprawnej treści, daty dokonania korekty oraz podpisanie przez osobę upoważnioną. III. Udzielanie zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności / Ustawą PZP 1 Dotyczy projektów rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych O ile obowiązek wyodrębnienia dla projektu rachunku bankowego wynika z zapisów Umowy o dofinansowanie projektu 2 EFS-III.433……………. Strona 3/7 W celu uniknięcia błędów podczas udzielania zamówień w ramach projektu IZ zaleca, aby Beneficjent zapoznał się z dokumentem Porady dla osób odpowiedzialnych za udzielanie zamówień publicznych dotyczące unikania najczęstszych błędów popełnianych w zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektów finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych dostępnym pod adresem internetowym: http://rpo.lubelskie.pl/dw_efs/dokument-122zamowienia_publiczne_porady_dla_osob.html IV. Rozliczanie projektu 1) Pierwszy wniosek o płatność jest wnioskiem zaliczkowym i składany jest zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie projektu po podpisaniu umowy, niezwłocznie po dacie rozpoczęcia realizacji projektu. Kolejne wnioski o płatność przedkładane są zgodnie z zatwierdzonym Harmonogramem płatności, jednak nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Harmonogram płatności nie stanowi integralnej części wniosku o płatność dlatego zalecane jest, aby aktualizacja harmonogramu dokonywana była każdorazowo po zatwierdzeniu wniosku o płatność. Wniosek o płatność składany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego. Końcowy wniosek Beneficjenta o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. 2) Dofinansowanie na realizację projektu jest wypłacane w formie zaliczki w wysokości określonej w harmonogramie płatności. W szczególnie uzasadnionych przypadkach m.in. gdyby wypłata transzy miała następować po okresie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu, transze dofinansowania zostaną wypłacone w formie refundacji w wysokości stanowiącej różnicę między sumą zatwierdzonych wydatków ze środków dofinansowania a sumą przekazanych dotychczas transz dofinansowania. 3) W przypadku dokumentów finansowych będących podstawą do refundacji kosztów poniesionych przez uczestnika udzielonego wsparcia (np. dotyczących kosztów dojazdu), Beneficjent jest odpowiedzialny za weryfikację ich rzetelności oraz za prawidłowość zastosowanej metodologii wyliczenia kosztów rozliczanych na ich podstawie. 4) Z konta projektu nie można dokonywać płatności niezwiązanych z realizowanym projektem, w przeciwnym razie środki wydatkowane w taki sposób mogą zostać uznane za wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem i podlegać zwrotowi zgodnie z art. 207 ust. 1 Ustawy o finansach publicznych. 5) Beneficjent powinien zadbać o prawidłowe rozliczanie kosztów pośrednich. Kwota środków refundowanych z konta projektu dot. rozliczonych w danym okresie kosztów pośrednich powinna zostać wyliczona w stosunku do poniesionych lub planowanych3 do poniesienia w tym samym okresie kosztów bezpośrednich zgodnie z limitem procentowym określonym w Umowie o dofinansowanie projektu. Beneficjent odpowiedzialny jest za poniesienie w okresie rozliczeniowym kosztów bezpośrednich w wysokości, która stanowiła podstawę do ustalenia należnych i pobranych z rachunku projektu kosztów pośrednich. 3 EFS-III.433……………. Strona 4/7 V. Opis dokumentów finansowych 1) Sugerowany opis dokumentów finansowych projektów realizowanych na podstawie umów zawartych z IZ w ramach RPO WL został opisany w Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego. Wpisując informację o zgodności wydatku z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Beneficjent powinien wskazać numer artykułu, który ma zastosowanie w konkretnym przypadku. 2) W sytuacji dokonywania zwrotu środków przez Beneficjenta na rachunek IZ, w tytule przelewu należy wskazać co najmniej: numer projektu, oznaczenie podmiotu dokonującego zwrotu środków, rok, w jakim Beneficjent otrzymał od IZ środki, których dotyczy zwrot oraz tytuł zwrotu. 3) Dodatkowo na wyciągach bankowych składanych wraz z wnioskiem o płatność, przy każdej operacji powinny zostać wpisane numery pozycji z zestawienia dokumentów, stanowiącego integralną część wniosku o płatność tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych wydatków w ramach projektu. 4) Jeśli Beneficjent dokonuje w ramach projektu płatności gotówkowych, dowodem zapłaty jest np. faktura z adnotacją: „zapłacono gotówką” wraz z datą zapłaty i podpisem osoby przyjmującej płatność. Samo wskazanie gotówki jako sposobu zapłaty nie jest jednoznaczne z uregulowaniem należności z faktury i tym samym z uznaniem wydatku za faktycznie poniesiony. 5) W przypadku transakcji o znacznych wartościach należy dokonywać przelewów z konta projektowego. Nie jest zalecane regulowanie takich zobowiązań gotówką. Jeżeli płatności gotówkowe będą stanowiły istotną część wydatków w ramach projektu, kwestia ta może podlegać kontroli IZ. 6) Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków rozliczanych na podstawie uproszczonych metod (tj. kosztów pośrednich, kwot ryczałtowych lub stawek jednostkowych).4 VI. Uczestnicy projektu 1) Beneficjent zobowiązany jest dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie weryfikacji kwalifikowalności uczestników projektu oraz zawierającymi ich dane osobowe zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020. W przeciwnym razie wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie w ramach projektu mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. Informacje o wszystkich uczestnikach projektu będą przedkładane w formie elektronicznej za pośrednictwem SL2014 wraz z wnioskiem o płatność. 2) Na etapie rekrutacji do projektu uczestnicy projektu, powinni zostać poinformowani o konieczności przekazania informacji dotyczących ich sytuacji po zakończeniu udziału w projekcie (do 4 tygodni od zakończenia udziału) zgodnie z zakresem 4 Dotyczy projektów rozliczanych na podstawie uproszczonych metod EFS-III.433……………. Strona 5/7 danych określonych w Wytycznych w zakresie monitorowania (tzw. wspólne wskaźniki rezultatu bezpośredniego). 3) W związku z realizacją projektów w ramach RPO WL Beneficjenci powinni posiadać dokument, który regulowałby kwestię dotyczącą poziomu frekwencji (uczestnictwa) na zajęciach (np. Regulamin uczestnictwa w projekcie XY) z zastrzeżeniem, że nie może on naruszać zapisów Wniosku o dofinansowanie projektu. Regulacja powyższa dotyczy wsparcia udzielonego przez Beneficjenta m.in. w formie szkoleń, seminariów, doradztwa, konsultacji, staży. 4) Rekomendowany dopuszczalny próg nieobecności na zajęciach wynosi 20% jednostek zajęciowych (godzin lekcyjnych lub innych, w zależności od określonego przez Beneficjenta wskaźnika/czynnika) w stosunku do całości przedsięwzięcia 5. Beneficjent zobowiązany jest również do poinformowania osób biorących udział w projekcie o rygorach uczestnictwa. Informacja taka powinna być zawarta w stosownych dokumentach (np. regulaminie uczestnictwa, deklaracji uczestnictwa). 5) Beneficjent powinien przygotować jedną listę obecności dla jednej grupy zajęciowej zgodnie z minimalnym zakresem danych wskazanym we wzorze udostępnionym przez IZ. Podpisy uczestników na liście obecności potwierdzające ich obecność na zajęciach powinny być czytelne. Ponadto w dokumencie tym nie należy pozostawiać pustych pól. VII. Usprawnienia dla osób z niepełnosprawnością W projektach ogólnodostępnych, gdy na etapie planowania nie ma możliwości przygotowania założeń wsparcia dedykowanego do potrzeb wszystkich uczestników, dostępny jest mechanizm racjonalnych usprawnień na etapie realizacji projektu. Pozwala on na sfinansowanie specyficznych usług czy dostosowań infrastruktury, nieprzewidzianych na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu. Środki przeznaczone na ten cel mogą zostać uruchomione wraz z pojawieniem się w projekcie (w charakterze uczestnika lub personelu) osoby z niepełnosprawnością. Łączny koszt racjonalnych usprawnień na jednego uczestnika projektu, będącego osobą z niepełnosprawnościami, nie może przekroczyć 12 000 PLN. Uruchomienie środków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień odbywać się może na zasadach określonych w Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego. Realizując projekt Beneficjent zobowiązany jest również do stosowania Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020. VIII. Pomoc publiczna O ile zapisy regulaminu konkursu lub Umowy o dofinansowanie projektu nie przewidują innych uregulowań w tej kwestii 5 EFS-III.433……………. Strona 6/7 Wystąpienie pomocy publicznej/ pomocy de minimis w projektach skierowanych do osób dorosłych, które z własnej inicjatywy są zainteresowane nabyciem, uzupełnieniem lub podwyższeniem umiejętności oraz kompetencji, w przypadku gdy uczestnikami szkolenia są osoby wykonujące pracę u jednego przedsiębiorcy powinno być weryfikowane w oparciu o odpowiedź na poniższe pytania: a) czy szkolenie odbywa się poza miejscem zatrudnienia uczestników projektu (poza zakładem pracy uczestnika projektu); b) czy nabór na szkolenie jest otwarty dla wszystkich zainteresowanych – niezależnie od miejsca zatrudnienia; c) czy pracownicy zatrudnieni w jednym miejscu pracy (u jednego przedsiębiorcy) stanowią mniej niż 20% uczestników szkolenia realizowanego w ramach danego projektu. W przypadku udzielenia negatywnej odpowiedzi na wszystkie ww. pytania, podmiot udzielający pomocy ma obowiązek poinformowania przedsiębiorcy o ewentualnych konsekwencjach wynikających z naruszenia przepisów w sprawie udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis oraz naliczyć kwotę pomocy zgodną z obowiązującymi przepisami. IX. Promocja projektu Beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z zapisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013, Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014, Rozporządzenia Delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 oraz zgodnie z instrukcjami i wskazówkami zawartymi w Wytycznych programowych. X. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu zwrot zabezpieczenia należytego wykonania Umowy następuje dopiero po całkowitym rozliczeniu projektu oraz upływie okresu wskazanego w Umowie lub innych przepisach przewidzianych na kontrolę realizacji przedmiotu Umowy. Zwrot zabezpieczenia może nastąpić także w wyniku rezygnacji przez Beneficjenta z realizacji Umowy oraz po całkowitym rozliczeniu się przez niego z przekazanych środków finansowych. Z poważaniem EFS-III.433……………. Strona 7/7