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Excel XP
Lezione n. 23
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Gestione di un database con Excel - prime operazioni
La possibilità di gestire un database con Excel Xp costituisce una reale possibilità solo se il numero dei record (righe contenenti dati che caratterizzano lo stesso oggetto catalogato) rimane limitato. All'interno di questa ipotesi le possibilità di Excel Xp spaziano a 360° sull'orizzonte della versatilità, efficienza e semplicità d'uso.
Concetti fondamentali Un database è una raccolta di informazioni relative ad un particolare oggetto o scopo, ad esempio l'elenco dei clienti di una società di servizi, con l'indirizzo, numero di telefono e del fax di ogni cliente, una raccolta di dischi oppure di videocassette, una rubrica con i nomi e gli indirizzi degli amici ecc. In Excel sarà possibile effettuare le operazioni di un database (ordinamento dei dati, ricerca e funzioni Database) soltanto su un elenco di dati correlati ed inseriti in una serie di righe. Nel database i dati vengono organizzati nel seguente modo: ! le colonne chiamate "Campi" contengono lo stesso tipo di dati # la prima riga contiene le etichette dei campi ! ogni riga chiamata record contiene i dati relativi ad un singolo oggetto, per esempio: codice, nome, indirizzo e numero di telefono di un cliente.
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Lezione n. 23
Dopo aver impostato l'elenco come un database si può eseguire le operazioni di database; selezionando i comandi dalla voce del menu Dati e ricordandosi di selezionare sempre in modo appropriato le righe o le colonne in di modo che il programma operi sempre conservando i dati di ciascun record. Ordinamento di un database
Per ordinare tutti i record di un database di Excel prendendo come il criterio un campo, ad esempio il cognome del cliente, si può utilizzare una delle icone che si trovano sulla barra degli strumenti, dopo aver selezionato il nome del campo a cui si vuole applicare l'ordinamento. Ordina i dati in ordine crescente
Ordina i dati in ordine decrescente Quando occorre l'ordinamento più complesso bisogna selezionare il comando Dati - Ordina e selezionare i campi che si desidera come punti di riferimento per l'ordinamento dell'intero database. L'utilizzo dei comandi di ordinamento con questo metodo risulta molto utile quando nell'ambito di un campo i valori vengono ripetuti più di una volta (per esempio, i cognomi delle varie persone possono essere uguali), allora occorre di ordinare il gruppo in base ad un altro criterio (per esempio il nome).
! Per eseguire qualsiasi tipo di ordinamento bisogna ricordarsi di posizionare il cursore nell'elenco!
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Ricerca di dati - Filtro Automatico
Per effettuare l'operazione di ricerca di un determinato record, oppure di un gruppo di record eseguendo un criterio, si può utilizzare il filtro automatico. Utilizzando questo tipo di ricerca, il database viene filtrato nella propria posizione e quindi vengono mostrati soltanto i record che rispondono ai criteri impostati dall'utente. Per attivare il filtro automatico bisogna selezionare il comando Dati Filtro automatico. Il sistema automaticamente applicherà il filtro sul database. Per trovare i dati che si desidera, per esempio tutti i clienti di Barcellona, basterà cliccare con il mouse sulla freccia che si trova vicino campo Città e scegliere dall'elenco Barcellona.
E' possibile applicare filtro su diversi campi contemporaneamente, per esempio quando si desidera di trovare tutti clienti dalla Germania che sono stati contattati per la prima volta nel 1996,bisogna selezionare Germania dal campo Paese e 1996 dal campo Primo contatto. I campi in cui è stato attivato il filtro si riconoscono dal colore della freccia che si trova vicino il nome del campo, essa diventa blu.
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Per togliere il filtro da un campo basterà cliccare sulla freccia che si trova vicino il nome del campo e quindi scegliere opzione Tutto, altrimenti per togliere i filtri da tutti i campi basterà selezionare il comando Dati - Filtro Mostra tutto.
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