Apostila - Eventos Esportivos - 2o. Ano

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Organização de Eventos Esportivos APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES CAMPUS: PORTO SEGURO MARÇO / 2009 Educação 3 Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro Organização de Eventos Esportivos OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval 2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas. Educação 4 Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual, o que representa 3,1% do PIB brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participação de 79,9 milhões de pessoas; e geração de 3 milhões de empregos diretos, terceirizados e indiretos 1. Oferecendo uma boa relação custo x benefício, quando bem planejados e executados, os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes, que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor, promovendo não apenas o engajamento do público, mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos); ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras); UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras); COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina); ICCA (International Congress and Convention Association);  4) Características principais - aproximar o público da empresa e do produto; - associar a marca ao evento ou atividade, criando um residual de lembrança; - criar imagem favorável junto à opinião pública – good will ; - reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais, etc; - ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que, em comparação com outras ferramentas, são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E, além disso: • • • • Como mídia itinerante, permitem a entrada em novos mercados; Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público; Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos; Fidelizam antigos clientes e conquistam novos, assegurando sua lealdade; Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas, pelo glamour  que a atividade confere, pelas personalidades envolvidas, pela decoração escolhida, pela alimentação disponibilizada, pelos brindes oferecidos, pelo atendimento prestado, enfim, por toda a atmosfera que a ocasião reserva. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil, FBC&VB/SEBRAE, 2004. Educação 5 Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas, organizar eventos é uma atividade que exige disciplina, organização, bom gosto, bom humor, facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos, demandando sua classificação, critérios variados, dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros.   Institucional Promocional B) Por área de interesse             Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação 6 Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro Organização de Eventos Esportivos o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum o Brainstorming  o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Educação 7 Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio Concurso Treinamento Comício Passeata Sarau Entrevista Coletiva Curso Workshop Happy Hour Gincana Festas Aula Magna Aula Inaugural Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte, médio porte, grande porte e mega evento     Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. Destacam-se, entretanto, pela enorme visibilidade alcançada, por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. a) Definição Fundamentalmente, o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas, cada qual subdividida em categorias, nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia, sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. Foram 1170 anos de Jogos, que começaram em 776 a.C e só terminaram no ano 393 d.C, quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados, servindo, deste modo, como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. b) Marcos fundamentais O esporte, percebido e tratado como empreendimento, é produto de séculos de história. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 Organização de Eventos Esportivos No Brasil, há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. Em 1641, no Recife, portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. Independente de sua natureza, tamanho ou importância, um evento, qualquer que seja, é sempre administrado. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si, como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos, de forma ordenada, na direção de objetivos previamente definidos. São, portanto, quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica, criatividade, bom senso, dedicação, comprometimento, visão e acompanhamento; b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado, em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. • • Olimpíada: evento suis generis ; é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento, dado o seu caráter singular. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 Organização de Eventos Esportivos • • • • • • Torneio: competição de caráter eliminatório, que é realizada em um curto espaço de tempo. Neste tipo de competição, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos; com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento. Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integração e a promoção da modalidade, além de motivar os participantes e familiares. Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou ob jetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer. Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processo de escala como referência. Exibição: atividade de performance individual ou coletiva, em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis, religiosas e culturais das sociedades. A observação de critérios como: o período do ano, bem como a data específica, o horário, a freqüência, a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. Por isso, é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais; não coincidir com outros eventos similares; não coincidir com outros eventos de grande porte; não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação; não desafiar hábitos, costumes e práticas locais; O calendário internacional do esporte • • Olimpíadas Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil, o calendário esportivo segue um critério mais local, adequado aos costumes da região, interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano, (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. c) Local A localização geográfica do evento, bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Sem medo de exageros, deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer, mesmo que a luta seja silenciosa, sorridente, efusiva e estratégica. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício • • • • • • • Tipos de estruturas de eventos: Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas • • • • • • • • d) Público Público, para efeito esportivo, é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado, que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas, que são chamados segmentos . Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos, dado seu caráter universal, alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas, fornecedores e revendedores; Lideranças comunitárias; Governo e políticos; Associações e sindicatos; Veículos de comunicação; Funcionários; Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo, organizado e dinâmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento:   Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • •  Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas, locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 Organização de Eventos Esportivos • • • •  Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • • • Arbitragem Penalidades Recursos - Premiação • •  Direitos dos participantes Relação de prêmios Aspectos gerais • • Cerimônia de abertura e encerramento Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe  trará, observando as experiências do passado”  (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a definição dos objetivos, a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. Sem um planejamento adequado, as decisões acabam entregues ao improviso, as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que, por certo, advirão do empreendimento. Ao planejar, sistematiza-se as soluções, gerando economia. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do sucesso já está garantido. Caberá a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso, ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente • Único c) Quanto ao tempo: • • • Longo prazo Médio prazo Curto prazo Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 Operacional Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • • • Nível das decisões Dimensão temporal Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo, mas os nossos  erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Mas não existe uma maneira única de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro, ainda que nem sempre adequadamente. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência; Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando; Compatível com os recursos disponíveis; Orientado por objetivos pré-estabelecidos, conhecidos e fundamentados; Dentre as técnicas usadas, a mais importante é a PDCA 2. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais, que servem como referências para o seu gerenciamento. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as informações do controle da qualidade, evita erros lógicos nas análises, e torna as informações mais fáceis de se entender. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente 2 O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na década de 20, mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretudo no Japão. É uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento, aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. Deve, ao contrário, percorrer o evento do começo ao fim, obedecendo a um fluxo contínuo, que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas, descartadas ou reavaliadas. Em uma fórmula mais sucinta, mas nem por isso menos eficiente, o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que seja a área de atividade. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento, uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que, não obstante a terminologia contemporânea, já era utilizada há mais de três mil, por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.) A finalidade principal do instrumento é: 3 A aplicação do método é bastante antiga. No "Tratado sobre Oratória", escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d.C.), o autor observava que, para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE, IBOPE, Marplan/Sportv. 4 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilização, para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional, necessários a concretização do pro  jeto. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. Em linhas gerais, ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento, com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padrão). • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se, ainda, nestas projeções, toda estimativa da infra-estrutura técnica, arquitetônica, urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização, mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento, principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento, cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo, avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). • • Custos fixos Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações, contratações, promoções, compra de mailing, cartas e envios postais, material impresso, decoração, convidados, transportes, diversão, anúncios, hospedagem, alimentação, etc. Para formular os custos necessários a realização do evento, deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento, como: duração, número de participantes, lugar, tipo de evento, convidados, etc. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos), complexidade do empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turística, por exemplo). Deve ser feito detalhadamente, orçando-se tudo. As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrição/ingresso; cotas de patrocínio; auxílio governamental; doações/permutas; financiamento; venda de espaços para exposição e anúncios; merchandising; eventos paralelos. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da organização de eventos, a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. Trata-se do pré-evento ou fase de testes, que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. Processo intenso e trabalhoso, porém indispensável. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente, para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento, que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento, ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo, supervisionando. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho, divididas por áreas de especialidade estratégicas, traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados), deixando a par todas as áreas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas, pois antecede a execução e precisará lidar, inevitavelmente, com toda ordem de problemas. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta, ainda, suporte técnico ao empreendimento como um todo, contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos, com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral, no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento, estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes, mala direta, maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 Organização de Eventos Esportivos • • Construção de site (internet) Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação, os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais, imprensa e público: • • • Assessoria de comunicação e marketing Assessoria de imprensa Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Elaboração de propostas Formalização de contratos Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento “Administrar eventos é administrar pessoas”  1) Noções de administração A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. Não é diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade, mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento, também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações, por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. “Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo, é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • • Organogramas Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade  • instantaneidade  • correção  b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais, que capacitam o sujeito para a função:               Cultura geral, combinada a conhecimentos específicos; Permanente curiosidade intelectual; Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática; Boa expressão verbal -noções de oratória; Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar; Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras, atingindo maior número de pessoas; Gostar de gente –lidar com o público é indispensável; Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas; importante entender a psicologia humana; Dominar regras de comportamento social; Ser prestativo, sem ser servil; Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual; Saber ouvir –e fazer auto-crítica; Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia, convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis, e não de maneira imperativa; Busca pelo aperfeiçoamento constante. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Mas, as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento, que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento, através do staff constituído para tal fim. A finalidade do evento é cumprir-se. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções, com as seguintes características: • • • • • • • • • • • • • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral, compra, venda e empréstimos de materiais, convênios, membros, funcionários, contratos, correspondência, reuniões, prazos, relatório final; Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e códigos, código disciplinar, comandar trabalhos de justiça desportiva, acompanhar reuniões, representar judicialmente os organizadores; Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação, definição de acordos de patrocínio, apoio e permutas, relação com gráficas de impressão regulamentos, súmulas, ficha de inscrição; Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgação integral do evento, mala direta, central de notícias sobre o evento, administração sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem do evento, cobertura jornalística; Relações públicas: representar a organização em atividades sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar recepção, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofícios de agradecimento; Comitê financeiro: serviços de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, comprar, pagar, folhas de pagamento, serviço de bilheteria; Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões, protocolo e arquivo de documentos, ofícios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle de material de escritório e informática; Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado, controle de uniformes das equipes da organização, crachás, equipe de sonorização, policiamento ou segurança particular; Coordenação técnica: especificação das premiações, contratos de arbitragem, regulamentação geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de inscrições, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade), estatística dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenação geral, controle de súmulas, programação e realização das fases finais; Coordenação de solenidades: local do congresso técnico, realização do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de premiação, podium, bandejas de medalhas, esquema de emergência no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localização de participantes nas solenidades, seleção musical, apresentador, desfile (croquis), placas de identificação; Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem, hotéis, restaurantes, hospital, materiais elétricos, hidráulico, farmácias, web studio; Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações, equipe de arbitragem, apresentar relação de materiais, regulamentação, fichas de inscrição, súmulas, sistema de disputa, tabela de jogos, locais e horários competições e treinamento, levantamento de dados estatísticos, registrar perda de materiais; Corpo de representantes: conferir documentação de atletas, encaminhar ocorrências, retirar materiais necessários, definir escala de serviços, comparecer com antecedência as ins- Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 Organização de Eventos Esportivos talações, supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurança, súmula; • • • • • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos, escala de transportes, planta e croqui da cidade, veículo para emergência; Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes, reservar acomodações, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno, nutricionista, horários de refeições, segurança; Equipe médico-hospitalar: equipe médica, fisioterapêutica e medicamentos, atendimento médico de urgência, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros; Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manutenção, limpeza, vigilância; Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares, uniformidade, antecedência, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, isenção de comentários, verificar necessidade de reparos; VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência, da identificação e das emoções vividas pelos torcedores, durante a realização de uma dada competição esportiva. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização, formase um elemento decisivo na estratégia de valorização, divulgação e se necessário, rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. Para coroar de êxito tal experiência, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados, é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento, promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. Das mais simples às mais sofisticadas, as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento, no nível de competência dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade, dentre outro fatores. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir, ao final de cada evento, uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos, códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação, recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento, perpassando todas as fases do trabalho de organização, desde o período anterior, de planejamento, passando pela sua execução, até finalizá-lo. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização, através de ofícios solenes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contribuíram para sua realização. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de serviços aos patrocinadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. O formato, bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados, como vídeos editados (com as imagens do evento), álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma, um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsídios fundamentais a realização do evento. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos, que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo, dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é, do que se quer saber. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação, além de apontar níveis de satisfação, fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer, além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24