Transcript
BAB 4 ANALISA DATA 4.1 Analisa Perusahaan Pada sub bab ini akan dibahas kondisi perusahaan sebelum dan setelah menggunakan SAP dan perbedaan apa saja setelah implementasi SAP dilakukan. Berikut adalah hasil interview dan observasi yang dilakukan baik pada bagian Finance maupun pada bagian Human Resource Sistem Yang Digunakan SAP FICO Sebelum SAP FICO diimplementasikan di bagian Finance telah terdapat beberapa aplikasi yang dibuat secara inhouse oleh departemen IT, aplikasi-aplikasi itu antara lain: 1. Procurement. Aplikasi ini digunakan oleh Departemen Procurement yang fungsinya untuk mencatat dan memproses pembelian seperti Permintaan Pembelian dan Purchase Order. 2. Inventory. Aplikasi ini digunakan oleh warehouse yang fungsinya untuk melakukan pencatatan terhadap proses keluar masuk barang, untuk aplikasi ini telah terhubung langsung dengan aplikasi procurement dan digunakan di beberapa lokasi gudang di perusahan XYZ. 68 69 3. General Ledger, aplikasi ini digunakan oleh Departemen Finance dan Accouting untuk melakukan pencatatan jurnal dari setiap transaksi keuangan yang terjadi. 4. Asset, aplikasi ini digunakan oleh departemen asset untuk melakukan pencatatan terhadap as set-aset yang dibeli oleh perusahaan XYZ. Akan tetapi proses penyusutan yang dilakukan masih belum terhubung secara langsung ke bagian accounting, sehingga apabila terjadi perubahan kepemilikan atau penjualan asset maka harus diinfokan secara manual untuk kemudian dilakukan jurnal penyesuaian di bagian accounting. 5. Budget, aplikasi ini digunakan oleh departemen Budget untuk melakukan pencatatan-pencatatan terhadap proses budgeting baik dari budget submission, sampai dengan budget realization Sistem Yang Digunakan SAP HR Sebelum SAP HR diimplementasikan di bagian Finance telah terdapat beberapa aplikasi yang dibuat secara inhouse oleh departemen IT, aplikasi-aplikasi itu antara lain: 1. Aplikasi Payroll, aplikasi ini digunakan untuk melakukan pencatatan dan proses penggajian. Aplikasi ini masih belum terhubung langsung dengan aplikasi yang ada di bagian Finance. Untuk beberapa proses perhitungan juga masih harus dimasukkan secara manual seperti perhitungan lembur dan perhitungan pajak. 70 2. Aplikasi Insurance. Aplikasi ini digunakan untuk melakukan pencatatan terhadap klaim benefit dari perusahaan seperti kesehatan dan kacatamata Implementasi SAP Dari hasil interview pada beberapa key user dan project manager untuk mengetahui apa yang membuat perusahaan ingin beralih ke SAP padahal sudah terdapat beberapa aplikasi yang sudah mendukung operasional perusahaan walaupun tidak sempurna, berikut beberapa pertimbangan mengapa implementasi SAP dilakukan di Perusahaan XYZ : 1. Sesuai dengan visi perusahaan yang ingin menjadi perusahaan berkelas dunia maka untuk mencapai hal tersebut diperlukan operasional yang mengikuti best practice yang telah berlaku di dunia industri. Dalam hal ini SAP sebagai leader di dunia ERP telah cukup terkenal dengan best practices-nya sehingga ini diharapkan dapat mengubah perusahaan untuk dapat mengikuti standar yang berlaku. 2. Perlunya kontrol yang lebih baik baik dari sisi bisnis proses maupun dari sisi data sehingga ini dapat menunjang praktek bisnis yang sehat. 3. Integrasi dan otomatisasi yang lebih baik antara lintas bagian dan lintas departemen sehingga mampu meminimalkan working paper yang tercecer, duplikasi data ataupun human error. 4. Agar lebih fokus kepada core bisnis dari perusahaan, karena cepat berkembangnya dunia industri yang berakibat pada perubahan aplikasi yang 71 dinamis. Oleh karena itu diperlukan aplikasi yang tingkat maturity-nya cukup tinggi agar dapat mengadopsi perubahan-perubahan yang ada Implementasi SAP FICO Dalam implementas si SAP FICO sebenarnya tidak secara keseluruhan sub modul baik di modul Finance maupun modul Control yang diimplementasikan. Hanya modul-modu yang memang saat itu dianggap paling penting saja yang diterapkan. Pada gambar 4.1 dapat dilihat modul-modul dari keseluruhan SAP Finance, warna ungu adalah sub modul yang diterapkan di perusahaan XYZ dan warna abu- abu adalah sub modul yang tidak diimplementasikan. AR TRAVEL MANAGEMENT AP CONSOLIDA TION FI ASSET FUND MANAGEMENT BANK GENERAL LEDGER Gambar 4.1 Sub Modul pada SAP Finance 72 Pada gambar 4.2 dapat dilihat modul-modul dari keseluruhan SAP HR, warna ungu adalah sub modul yang diterapkan di perusahaan XYZ dan warna abu-abu adalah sub modul yang tidak diimplementasikan. Cost Element Profit Center Cost Center Profitability Analysiss co Internal Order Product Cost Controlling Activity Based Costing Gambar 4.2 Sub Modul pada SAP Controlling Implementasi SAP HR Dari hasi interview dalam implementasi SAP HR didapatkan ternyata sub modul yang diterapkan hanya tiga sub modul dari delapan modul yang ada di SAP HR. 73 Pada gambar 4.3 dapat dilihat modul-modul dari keseluruhan SAP HR, warna ungu adalah sub modul yang diterapkan di perusahaan XYZ dan warna abu-abu adalah sub modul yang tidak diimplementasikan. Perfomance Management Recruitment Employee Development Benefit Administration HR Succession Management Organizational Management Employee Self Service Payroll Administration Gambar 4.3 Sub Modul pada SAP HR Tangible Benefit 1. Terintegrasinya sistem aplikasi yang ada baik dari SAP FICO maupun SAP HR sehingga tidak terjadi lagi double entry data untuk proses yang saling berkaitan. Bisnis proses yang telah terintegrasi tersebut contohnya adalah Sistem penggajian yang telah terintegrasi dengan SAP HR. 2. Terintegrasinya sistem aplikasi yang dari SAP HR maupun SAP FICO sehingga tidak terjadi lagi double entry data untuk proses yang saling berkaitan. Bisnis proses yang telah terintegrasi tersebut contohnya adalah Sistem Penggajian yang telah terintegrasi dengan SAP FICO. Sehingga pada saat pemrosesan gaji di bagian HR langsung akan menciptakan jurnal pada aplikasi SAP FICO. 3. Teortomatisasinya sistem payroll dengan sistem perpajakan sehingga dalam proses perhitungan gaji dapat diotomasasi dengan perhitungan pajak Intangible Benefit 1. Berubahnya sistem pencatatan accounting dari sebelum implementasi SAP adalah menggunakan sistem cash basis setelah implementasi berubah menjadi sistem accrual basis. Dengan sistem telah sesuai dengan peraturan standar akutansi keungan (PSAK) yang berlaku dan memberikan kontrol yang lebih baik daripada sistem cash basis. 2. Otomatisasi proses di beberapa bisnis proses sehingga cukup membantu dan mengurangi pekerjaan admin dalam melakukan input ataupun analisa data yang 75 rutin, hal ini cukup mengurangi terjadinya kesalahan dalam input atau analisa data. Beberapa bisnis proses yang mengalami perbaikan adalah sebagai berikut: a. Amortisasi Sebelum SAP FICO diimplementasikan proses Amortisasi ini dilakukan secara manual oleh bagian Finance dengan mencatatnya di excel, dan setiap bulan harus pengecekan terhadap object-object yang dilakukan recurring dan melakukan jurnal recurring, cara ini cukup memakan waktu dan membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan jurnal. Sesudah SAP FICO diimplementasikan proses ini dijalankan secara otomatis, hanya diawal proses saja dilakukan input data dan selanjutnya sistem akan secara otomatis melakukan jurnal recurring dan jurnal setiap bulannya. b. Exchange Rate Valuation Sebelum SAP FICO diimplementasikan proses exchange rate valuation dilakukan dengan cara manual yaitu mencari seluruh transaksi di bulan tersebut yang bukan transaksi rupiah, kemudian menjumlahkan sesuai dengan currency masing-masing sebelum di konversi ke rupiah menggunakan exchange rate rata-rata per-bulan. Baru setelah itu melakukan perjurnalan kembali. Hal ini cukup memakan waktu yang cukup lama dan ketelitian yang tinggi, dimana hal ini bisa saja berpotensi untuk salah perhitungan exchange currency ataupun salah dalam penjurnalan. Sesudah SAP FICO diimplementasikan untuk proses exchange rate valuation sudah dapat dilakukan dengan secara otomatis, dimana cukup mengklik satu tombol maka sistem akan secara otomatis mencari melakukan penjumlahan 76 sesuai currency masing-masing, mengkonversinya dengan rate exchange ratarata di bulan tersebut lalu melakukan penjurnalan. c. Depresiasi Aset Sebelum SAP FICO diimplementasikan untuk proses depresiasi asset dilakukan secara manual, yaitu dengan cara mencatat setiap aset yang di excel dan kemudian setiap bulan melakukan jurnal dan depresiasi pada setiap aset yang ada. Apabila terjadi pemindahan aset dari 1 bagian ke bagian lain maka petugas pencatat aset harus melakukan perhitungan ulang untuk memindahkan beban yang tersisa di departemen tujuan aset ditempatkan lalu menyerahkan daftar aset yang dipindahkan ke bagian accouting untuk dilakukan penjurnalan terhadap pemindahan aset tersebut. Sesudah SAP FICO diimplementasikan hal tersebut tidak perlu dilakukan lagi yang dilakukan oleh petugas aset hanyalah menginput data aset, kemudian sistem akan secara otomatis melakukan depresiasi dan penjurnalan setiap bulan. Begitu juga dengan proses pemindahan asset hal ini juga dapat dilakukan secara otomatis sehingga untuk perhitungan pembebanan sisa aset dan proses perjurnalan dapat dilakukan lebih mudah dan cepat. d. Pemindahan Buku Sebelum SAP FICO diimplementasikan untuk proses proses pemindahan buku dilakukan secara manual, yaitu seorang analis melakukan analisa dan perhitungan cabang mana saja yang memerlukan tambahan dana, kemudian setelah melakukan transfer dana antar cabang maka transaksi tersebut. 77 Sesudah SAP FICO diimplementasikan, proses ini dapat dilakukan dengan secara otomatis. Dimana sistem akan melakukan perhitungan sesuai dengan yang diinginkan oleh analis dan kemudian secara otomatis membuat jurnal. e. Sub Ledger Sebelum SAP FICO diimplementasikan belum terdapat konsep sub ledger di pembukuan. Sehingga analisa yang dilakukan hanya dapat dilakukan secara summary. Sebagai contoh adalah account vendor yang dalam pencatatannya di jurnal tidak detil per vendor akan tetapi angka total dari seluruh vendor. Hal ini akan cukup menyulitkan apabila melakukan analisa per vendor. Sesudah SAP FICO diimplementasikan, maka sistem dari sub ledger diterapkan sehingga seluruh transaksi dapat dilakukan analisa dengan lebih baik karena data yang disimpan lebih detil. Sebagai contoh data transaksi jurnal per vendor yang tercatat sehingga dapat dilakukan analisa vendor misalnya untuk mengetahui 10 vendor mana yang mempunyai transaksi terbesar. Dengan informasi tersebut akan memudahkan pihak manajemen untuk melakukan pemilihan vendor. 3. Kontrol proses yang lebih baik pada bisnis proses sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kesalahan data atau yang lebih fatal lagi kesalahan data yang mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Beberapa fitur dari SAP dalam hal kontrol data adalah sebagai berikut: a. Histori data yang cukup lengkap sehingga analisa data apabila terjadi kesalahan dapat di lacak dengan cepat. 78 b. Terdapat fitur open item yang memudahkan admin untuk mengkontrol proses mana saja yang masih belum close (lihat gambar 4.3) Gambar 4.9 Open Item Management di SAP FICO 4. Terintegrasinya sistem payroll dengan time management sehingga memudahkan dalam proses penggajian (lihat gambar 4.5). 79 Gamb bar 4.10 Tim me Managem ment pada SAP S HR 4 Penge 4.2 embanga an Sistem m Biaya pengembanga p an SAP baikk modul FIC CO dan moddul HR akann dibahas paada b ini. Adapun beberaapa biaya teersebut antarra lain : biaaya pengem bab mbangan, biaaya p pemeliharaa an, dan manffaat yang dipperoleh dari nilai n ekonom mis baik padda modul FIC CO m maupun mo odul HR denngan mempperhitungkann Value Linkking, Value Acceleratioon, Value Restrructuring dann Innovationn Valuation, yang kemuudian menam mbahkan niilai y yang diperolleh kedalam perhitungann ROI sederhhana hingga diperoleh skkor proyek Pem mbangunan SAP FICO F Untuk k biaya yang dikeluarkann pada saat melakukan m p proyek impllementasi SA AP F FICO adalah h diasumsikaan sebagai berikut: 80 1. Untuk biaya pengembangan proyek mempunyai rincian adalah sebagai berikut : a. Pada tahapan persiapan tenaga kerja yang dibutuhkan adalah 3 orang dengan jumlah hari kerja 30 hari maka total biaya yang dikeluarkan adalah 225 juta rupiah. b. Untuk tahap pengembangan atau tahap realisasi proyek diperlukan waktu selama 60 hari kerja dengan total tenaga konsultan sebanyak 6 orang sehingga total biaya yang dikeluarkan adalah sebesar 900 juta rupiah. c. Untuk tahapan berikutnya yaitu tahap user test dan go live selama 20 hari dengan jumlah konsultan 4 orang maka biaya yang dikeluarkan adalah sebesar 200 juta rupiah. d. Pada tahapan akhir yaitu go live dan support dilakukan selama 10 hari dengan jumlah tenaga kerja sebanyak 3 orang sehingga total biaya yang dikeluarkan adalah sebesar 75 juta rupiah. Sehingga total untuk biaya pengembangan proyek adalah sebesar 1,4 milyar rupiah. 2. Untuk biaya total baik pembelian perangkat keras maupun perangkat lunak diasumsikan mempunyai rincian sebagai berikut: a. Untuk biaya pembelian perangkat keras yaitu 1 server adalah sebesar 280 juta rupiah. b. biaya pembelian software dalam hal ini SAP dengan lisensi business suite dan jumlah 30 lisensi adalah sebesar 1 milyar rupiah. 3. Untuk biaya berjalan yang terjadi adalah biaya perpanjangan lisensi SAP untuk 30 orang dengan total biaya yang dikeluarkan adalah 300 juta rupiah, biaya 81 maintenance fee sebesar 22% dari biaya lisensi sebesar 66 juta rupiah dan biaya maintenance server sebesar 1 juta rupiah per tahun. Maka untuk total biaya berjalan adalah sebesar 367 juta rupiah pertahun. Apabila terjadi kenaikan lisensi sebesar 3,1 % per tahun maka selama 5 tahun total biaya yang dikeluarkan adalah sebesar rupiah. Dengan demikian total seluruh investasi yang dikeluarkan untuk proyek SAP FICO diluar biaya berjalan adalah sebesar juta rupiah Pembangunan SAP HR Untuk biaya yang dikeluarkan pada saat melakukan proyek implementasi SAP FICO diasumsikan memiliki perician sebagai berikut: 1. Untuk biaya pengembangan proyek mempunyai rincian adalah sebagai berikut : a. Pada tahapan persiapan tenaga kerja yang dibutuhkan adalah 2 orang dengan jumlah hari kerja 30 hari maka total biaya yang dikeluarkan adalah 150 juta rupiah. b. Untuk tahap pengembangan atau tahap realisasi proyek diperlukan waktu selama 60 hari kerja dengan total tenaga konsultan sebanyak 3 orang sehingga total biaya yang dikeluarkan adalah sebesar 450 juta rupiah. c. Untuk tahapan berikutnya yaitu tahap user test dan go live selama 20 hari dengan jumlah konsultan 2 orang maka biaya yang dikeluarkan adalah sebesar 100 juta rupiah. 82 d. Pada tahapan akhir yaitu go live dan support dilakukan selama 10 hari dengan jumlah tenaga kerja sebanyak 1 orang sehingga total biaya yang dikeluarkan adalah sebesar 25 juta rupiah. Sehingga total untuk biaya pengembangan proyek adalah sebesar 725 juta rupiah. Untuk investasi lainnya seperti infrastuktur dan pembelian SAP karena menjadi satu investasi dengan SAP FICO maka diasumsikan tidak terdapat investasi pembelian SAP dan server. Adapun untuk rincian biaya operasional dan pemeliharaan yang terjadi adalah perpanjangan lisensi saja sebanyak 7 lisensi dengan total sebesar 70 juta rupiah, biaya maintenance fee sebesar 22% dari biaya lisensi sebesar rupiah Maka untuk total biaya berjalan adalah sebesar rupiah pertahun. Apabila terjadi kenaikan lisensi sebesar 3,1 % per tahun maka selama 5 tahun total biaya yang dikeluarkan adalah sebesar Analisis Simple ROI Untuk mendapatkan nilai simple ROI dari proyek implementasi SAP maka diperlukan beberapa pengukuran yaitu dengan melakukan analisa terhadap terhadap dampak langsung ekonomis, evaluasi linking value, acceleration value, restructuring value dan innovation value dari kedua sistem yang diimplementasikan baik SAP FICO maupun SAP HR. Analisis Dampak Ekonomis Langsung Analisis Dampak Ekonomis Langsung pada SAP FICO Pada penerapan SAP FICO di Bagian Finance pada awalnya memang tidak terasa secara nyata dampak langsung yang diperoleh. Akan tetapi dengan adanya otomatisasi di beberapa proses dan kemudahan akses serta pertukaran data antar departemen di bagian Finance maka berakibat penggunaan kertas untuk melakukan pertukaran dokumen dapat diminimalkan. Adapun beberapa komponen pengurangan biaya dari dampak ekonomi langsung terhadap implementasi SAP FICO adalah sebagai berikut: 1. Jumlah pengurangan pemakaian kertas yang dipakai 30 orang x 10 lembar x 52 minggu sama dengan 31,2 rim. Apabila harga 1 rim adalah kurang lebih 40 ribu rupiah maka total penghematan dari pemakaian kertas adalah sebesar Dengan berkurangnya jumlah kertas yang di cetak maka secara otomatis penyimpanan fisik untuk dokumen-dokumen pun menjadi berkurang, jika dapat dihemat 1 lemari penyimpanan dokumen dengan nilai 5 juta rupiah dengan masa pakai 5 tahun maka per tahun biaya per tahun adalah 1 juta. Maka total pengurangan biaya yang terjadi dari dampak ekonomi langsung dengan penerapan SAP FICO adalah sebesar = Apabila diasumsikan tingkat inflasi per tahun adalah sebesar 10% maka didapat total pengurangan biaya dari dampak ekonomi langsung dengan perhitungan ROI sederhana yang dapat dilihat pada table 4.1 84 Tabel 4.1 Tabel Perhitungan ROI Sederhana Dampak Ekonomi Langsung pada SAP FICO A Net Invesment Required B Yearly Cash Flows: based on five 12-month periods beginning with inception of implementation Tahun Net Economic Benefit Operating Cost Reduction = Pretax Income (-) Ongoing Expenses = Net Cash Flow Total Net Cash Flow C Simple ROI (Net Cash Flow/Period/Total Investasi) -16,29% D Scoring Economic Impact Score Simple ROI 0 Less than 1% 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 Over Analisis Dampak Ekonomis Langsung pada SAP HR Beberapa komponen pengurangan biaya dari implementasi SAP HR adalah sebagai berikut: 1. Jumlah pengurangan pemakaian kertas yang dipakai 7 orang x 10 lembar x 52 minggu sama dengan 7,28 rim. apabila harga 1 rim adalah kurang lebih 40 ribu rupiah maka total penghematan dari pemakaian kertas adalah sebesar 85 2. Dengan berkurangnya jumlah kertas yang di cetak maka secara otomatis penyimpanan fisik untuk dokumen-dokumen pun menjadi berkurang, jika dapat dihemat 1 lemari penyimpanan dokumen dengan nilai 5 juta rupiah dengan masa pakai 5 tahun maka per tahun biaya per tahun adalah 1 juta. Maka total pengurangan biaya yang terjadi dari dampak ekonomi langsung dengan penerapan SAP FICO adalah sebesar = Apabila diasumsikan tingkat inflasi per tahun adalah sebesar 10% maka didapat total pengurangan biaya dari dampak ekonomi langsung dengan perhitungan ROI sederhana yang dapat dilihat pada table 4.2 Tabel 4.2 Tabel ROI Sederhana Dampak Ekonomi Langsung di SAP HR A Net Invesment Required B Yearly Cash Flows: based on five 12-month periods beginning with inception of implementation Tahun Net Economic Benefit Operating Cost Reduction = Pretax Income (-) Ongoing Expenses = Net Cash Flow Total Net Cash Flow C Simple ROI (Net Cash Flow/Period/Total Investasi) -12,32% D Scoring Economic Impact Score Simple ROI 0 Less than 1% 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 Over Value Linking Value Linking pada SAP FICO Setelah melakukan interview dan observasi didapatkan proses yang berkaitan dengan value linking setelah dilakukan implementasi SAP FICO mengalami perbaikan, adapun proses tersebut adalah proses posting gaji. Sebelum SAP FICO diimplementasikan proses posting gaji adalah sebagai berikut: 1. Bagian Finance menerima daftar gaji per yang harus dibayar per departemen kemudian melakukan penjurnalan secara manual berdasarkan daftar gaji yang diserahkan oleh HRD. 2. Bagian Finance kemudian mencetak list payment untuk diserahkan ke pihak bank untuk dilakukan transfer. Setelah SAP FICO diimplementasikan maka proses posting gaji adalah sebagai berikut: 1. Bagian Finance tidak perlu lagi melakukan input ulang karena begitu HRD melakukan posting data maka secara otomatis akan melakukan posting juga ke SAP FICO. 2. Bagian Finance kemudian mencetak list payment untuk diserahkan ke pihak
