Transcript
Handleiding formatieplanner, scenario s en beslispunten VO Inhoud Formatieplanner, scenario s en beslispunten 5 1. Menu en functiemix 6 2. Invoer Budgetgegevens 8 3. Invoer Huidige Inzet Formatieplanning Formatieplan (leerlingentelling) Formatieplan (OP) Formatieplan (OOP) Formatieplan (DIR) Samenvattingen Samenvatting Inkomsten Samenvattingen Uitgaven CFI Jaar Financiële Kerncijfers Bijlagen Beleidsstukken Financiële kalender 26 Formatieplanner, scenario s en beslispunten Beleidsvragen Wat zijn de financiële mogelijkheden van de instelling? Welke zijn de (meerjaren) financiële consequenties van de plannen? Wat zijn de mogelijke alternatieven? Hoe kan de redelijkheid van personele en niet-personele uitgaven worden getoetst? Hoe kunnen de antwoorden van de directie worden getoetst? Welke zijn de (meerjaren) consequenties voor het personeel; b.v. de werkdruk en het taakbeleid? Hoe verhoudt zich het beleid van de eigen instelling tot het beleid van vergelijkbare instellingen? Wordt er voldaan aan de eisen van de CAO? In 2003 verscheen de brochure In Goed Overleg. Daarin werd uiteengezet welke stukken van belang zijn in het overleg over het formatieplan tussen PMR en directie. Met behulp van de rekenmodule uit de brochure is het mogelijk de inkomsten over een aantal jaren in beeld te brengen. Om goed zicht te krijgen op de financiële positie is het echter noodzakelijk daarbij ook de uitgaven te betrekken. Natuurlijk verloop, het overhevelen van budgetten naar een andere personeelscategorie, het creëren van meer LC-functies, welke financiële consequenties hebben ze? In dit nieuwe geïntegreerde rekenblad is de mogelijkheid ingebouwd de uitgaven voor de formatie gedetailleerd te analyseren, zowel op de korte als de wat langere termijn. Om antwoord te kunnen geven op beleidsvragen over financiële vraagstukken in een school is het voor een MR niet eenvoudig de nodige gegevens te verzamelen en vervolgens inzichtelijk te rangschikken. Het rekenblad uit Formatieplanner is ontworpen om het verzamelwerk en vooral het doorrekenen van de beleidskeuzes te vereenvoudigen en te sturen. De antwoorden zijn van belang omdat de PMR een echte gesprekspartner van de directie of het schoolbestuur moet zijn op het punt van toedeling en inzet van de personele middelen. Noodzakelijk hierbij is dat de PMR het gevoerde beleid en het voorgestelde beleid kan toetsen, bijvoorbeeld aan de mogelijkheden van de bekostiging en de manier waarop vergelijkbare instellingen de beschikbare middelen aanwenden. De volgende paragrafen geven uitleg over het invullen en analyseren van de gegevens. Het is raadzaam een kopie van het oorspronkelijke bestand te maken en deze te vullen met gegevens van de instelling. Zo blijft het origineel in de oude staat beschikbaar. Bij het vullen van de werkbladen dient men de volgorde van de tabs onderaan aan te houden. Als de werkbladen geleegd moeten worden moet men de omgekeerde volgorde hanteren, te beginnen bij de werkbladen formatieplan . Een andere werkwijze heeft tot gevolg dat de ingevoerde getallen ogenschijnlijk verdwijnen maar nog altijd meegeteld worden. Ze krijgen namelijk alleen een donkere waarschuwingskleur. 5 1. Menu en functiemix Dit werkblad biedt een aantal opties waarmee de berekeningen kunnen worden aangestuurd. Velden die dienen voor invoer, zijn geel gekleurd (zie fig.1.1). De eerste daarvan is de keuze voor de schoolsoort. In het bovenste deel worden de naam van de school, de plaats en het BRINnr. geschreven. Deze worden in de andere werkbladen herhaald. De schoolsoort moet zorgvuldig gekozen worden omdat die de bekostigingsformules voor de school bepaalt. Met het BRINnr is ook een vergelijk mogelijk met de cijfers op de website van het CFI (oic.cfi.nl). Het is voldoende een omschrijving uit de keuzelijst aan te wijzen. De opties daaronder beïnvloeden de wijze van berekenen als gekozen wordt voor beperkte dan wel uitgebreide weergave. De opties bieden uitkomst als de kwaliteit en de omvang van de gegevens die men ter beschikking heeft, niet optimaal zijn. Als de cursor in een keuzegebied staat, wordt er uitleg getoond. Begrip Schoolsoort is de omschrijving van de onderwijssoort waartoe de instelling als geheel behoort. Begrip Een GPL-groep is één van de 4 groepen die de vergoeding voor de Gemiddelde PersoneelsLast bepalen. Fig 1.1 (werkblad menu) 6 Ook kan een berekening gemaakt per personeelscategorie. Als een beeld van de OP-categorie volstaat, kan het betreffende rondje worden aangestipt. De ontbrekende gegevens worden uit de gemiddelden van de schoolsoort berekend. Het resultaat is uiteraard minder exact dan uit de schooleigen gegevens zou blijken. Standaard geeft de Formatieplanner een verdeling van de budgetten over de vestigingen gebaseerd op het gewogen leerlingenaantal. De schoolsoort van de totale scholengemeenschap bepaalt echter de hoogte van het budget. Dat kan ook anders. Er kan gekozen worden voor het decentrale model. Daarin wordt uiteraard het totale budget nog steeds bepaald door de schoolsoort van de instelling als geheel maar de vestigingen worden gezien als zelfstandige scholen met een eigen BRINnummer. De schoolsoort van de vestiging zelf is nu basis voor de hoogte van het budget. Wat overblijft kan (deels) worden toegekend aan het centrale apparaat. aanspraak mag maken op de vaste voet. Dat is de formatie die men krijgt ongeacht het aantal leerlingen. De functiecalculator is een instrument waarmee zichtbaar gemaakt wordt of de OP-formatie binnen de rijksvergoeding blijft. De kolom onder CFI is de bekostiging door het Rijk van de drie functiegroepen en de kolommen daarnaast bieden ruimte voor de schoolsituatie. De functiegroepen worden omgerekend naar LB-formatie waardoor een vergelijk mogelijk is. Fig 1.2 (werkblad menu) Er kan met de Formatieplanner ook een berekening gemaakt worden voor alleen de eigen vestiging. De vestiging lijkt dan een zelfstandige instelling onder een eigen BRINnummer met alle bekostigingsregels van dien. Daarom moet opgegeven worden in hoeverre men 7 2. Invoer Budgetgegevens Het volstaat de leerlingenaantallen, de eventuele extra toegekende budgetten en het aantal nevenvestigingen te noteren in dit werkblad. Op grond daarvan wordt o.a. het CFI-bekostigingsoverzicht gegenereerd. Bovenin staan de schoolgegevens uit het menublad vermeld. De leerlingenaantallen per onderwijsafdeling worden daaronder ingevoerd (cel H16 H23). De aantallen worden overgenomen in de daaropvolgende jaren. De verwachte groei of krimp in enig jaar kan in het vak Fig 1.3 (werkblad invoer budgetgegevens) ernaast worden aangegeven (zie fig.1.3; cel K16 K23). Daardoor wordt het ook mogelijk diverse scenario s door te rekenen (de what-if analyse). Het aantal nevenvestigingen dat de instelling heeft, wordt ingevuld in r. 27. Of de instelling deze kent, is na te gaan in de CFI-bekostigingsbrief, die het CFI minimaal een keer per jaar in december aan de instelling toezendt. Het bestuur, c.q. de directie, moet de kopie van deze brief overhandigen aan de MR. Voor de vergoedingen voor leerlingen in het LeerPlus arrangement (voorheen CUMI-leerlingen) is ruimte op Begrip Een L+A-leerling wordt bekostigd als zijn aantal meer dan 30% van de populatie uitmaakt en de instelling zich bevindt in een z.g.n. probleem-cumulatiegebied. 8 r.29. Deze vergoeding wordt vanaf uitgedrukt in een geldbedrag. Dit bedrag kan worden omgerekend naar Fte door dit te delen door de GPL-aanvullend (te vinden in het werkblad CFI jr.1-6 r.33). De vergoeding voor leerlingen met oog- en gehoorproblemen en leerlinggebonden financiering dienen op r.31 genoteerd te worden. Voor een snelle evaluatie van de ingevoerde getallen volstaat het daarna aan te geven of men in aanmerking komt voor Fusiefaciliteiten VO-VSO. Indien dat het geval is moet men j invullen in cel H40 en H41. De overige budgetten zijn uiteraard belangrijk voor extra uitgaven en kunnen op een gelegener Fig 1.4 (werkblad moment worden invoer budgetgegevens) toegevoegd. Of die extra budgetten zijn toegekend aan de instelling, is na te gaan in de CFI-bekostigingsbrief dan wel in het geval van projectvergoedingen in een aparte beschikking. Getallen voor nevenvestigingen, vergoedingen en budgetten, die in de gele vakken zijn ingevuld worden herhaald in de overige jaren, de mintgroene vakken op dezelfde regel. Ze kunnen indien nodig in die vakken worden aangepast. Er zijn nu voldoende gegevens bekend om de meergenoemde CFI-bekostigingsbrief (zie: CFI jr.1-6 ) voor de andere jaren te genereren en een samenvatting van de inkomsten te geven (zie: samenvatting inkomsten ). 9 3. Invoer Huidige Inzet In het werkblad invoer huidige inzet (zie fig.2.1) worden de gegevens van de huidige personeelsinzet verzameld. Dit zijn de gegevens afkomstig uit het lopende formatieplan en de begroting van hetzelfde jaar, eventueel aangevuld met relevante bedragen uit de jaarrekening. Extra informatie over sommige details is te vinden onder de rode driehoekjes (zie fig.2.2) in het werkblad. De eerste keuze geldt het jaar van de feitelijke formatie. Die wordt aangegeven bij Teldatum 01 okt [jaartal] (cel E16). Een klik op het zwarte pijltje toont een keuzelijst van de Fig.2.1 (Werkblad invoer huidige inzet ) 10 mogelijke jaren. In Fig.2.1 wordt de feitelijke formatie van het schooljaar 2006/2007 getoond. Als resultaat van het gekozen jaar worden de totalen van het betreffende schooljaar opgehaald uit het werkblad CFI jr.1-6. Deze staan geheel links onder het rode kopje Ink. Sch. (= Inkomsten School; cel H16). Het zijn de totale leerlingenaantallen per onderwijsafdeling en de Fte s aan personeelsformatie die dit heeft opgeleverd. Fig.2.2 (Detailinformatie) Als voorbeeld is een instelling gecreëerd met drie vestigingen. Maximaal kunnen vier vestigingen worden ingevoerd. De invulplaatsen voor de vestiging verschijnen pas als (de afkorting van) de vestigingsnaam is ingevuld op r.14. Van de vestigingen wordt de schoolsoort berekend op basis van de ingevulde aantallen per onderwijsafdeling. Deze zijn alleen bedoeld als kenmerk van de vestiging maar hebben geen invloed op de verdere berekeningen. De schoolsoort van de gehele instelling is wel van belang. De kolom controle telt de aantallen per vestiging op en controleert die met de getallen die eerder in het werkblad invoer budgetgegevens zijn ingevuld voor dat jaar (zie fig.2.3). Wanneer het getal afwijkt, kleurt het vak rood als aanwijzing dat niet het juiste aantal is ingevuld. Ook de lesaantallen moeten worden ingevuld (r.24). Daarmee worden de lesratio s voor de vestigingen en de instelling als totaal berekend. Met dat getal kan in latere jaren het verwachte aantal lessen worden geschat. Dat biedt de mogelijkheid een beeld te geven van de gemiddelde lestaak in de instelling. Dit geldt echter alleen bij ongewijzigd onderwijsbeleid en kan worden afgezet tegen wijzigingen in de onderwijsvraag (het aantal te geven lessen) door eigen beleid. Fig.2.3 (Controle aantallen leerlingen) Begrip De lesratio is het aantal lessen gedeeld door het aantal leerlingen. Hoe hoger dit getal, des te hoger het aantal lessen t.o.v. het aantal leerlingen Begrip Een les is een ingeroosterd moment waarop aan leerlingen kennis wordt overgedragen, begeleiding of ondersteuning in dienst van het onderwijskundig proces wordt gegeven, dan wel prestaties van een of meer leerlingen aan een mondeling of schriftelijk onderzoek worden onderworpen (studielessen, begeleidings-lessen, examen-surveillance daarbij inbegrepen). 11 Fig.2.4 (Invoer personeelsinzet) De personeelsinzet wordt bij Formatie in FTE ingevuld (zie fig.2.4). Per personeelscategorie wordt het totaal van de BAPOverlofopname genoteerd (cel J29 J31). De opname komt ten laste van de gehele instelling omdat anders een vestiging met relatief veel BAPO-verlofgangers onevenredig belast zou worden. In de kolom links daarvan staat het totaal voor de volledigheid nog eens vermeld. In de regels daaronder gebeurt hetzelfde voor de totalen van de personeelsinzet. Bedenk dat bij deze laatste Fte s niet nog eens de Fte s van de BAPOverlofgangers mogen worden meegerekend. Op het niveau van de instelling kan men gekozen hebben voor functies die alle vestigingen bestrijken. Het bestaan hiervan is aan te geven bij cel J32 J34. Voorbeelden van zulke functies zijn te vinden in de detailinformatie bij de invulplaatsen. Het tweede deel van dit werkblad biedt een overzicht van de personele exploitatie van het lopende jaar (zie fig.2.5). Links staan de inkomsten zoals die in het werkblad samenvatting inkomsten te vinden zijn. Ze zijn gebaseerd op de bekostigingsregels die voor de instelling gehanteerd moeten worden. Vergoedingen die in geld worden uitgedrukt, zijn in Fte s omgerekend om gebruikt te kunnen worden bij het opstellen van het formatieplan. De uitgaven voor OP-formatie omvatten alle bestedingen voor die categorie, inclusief de niet-directe loonkosten aangeduid als overige kosten. Wat daar zoal onder valt is te zien in de detailinformatie bij dat vak (scholing, spaarverlof, spaar-bapo, ouderschapsverlof, gratificaties, etc; cel S40). De detailinformatie is een aanwijzing om na te gaan welke bedragen gemoeid zijn met deze uitgavenposten. De overige kosten worden nog eens apart genoteerd in cel P42 en omgerekend in een percentage van de bestedingen voor het OP. Dit percentage is nodig voor het formatieplan. Op dezelfde wijze worden de uitgaven voor de andere personeelscategorieën verwerkt. De beheerskosten (cel S56) omvatten alle uitgaven ten behoeve van het personeel die nog niet elders zijn ondergebracht. Dat zijn bijvoorbeeld kosten die voor de MR gemaakt worden of het contract met de ARBO-dienst maar ook verzekeringen voor vervanging en werkeloosheid, en administratie en bestuur. Let op dat er in de materiële component in de lumpsumbekostiging een bedrag is opgenomen voor de kosten van het administratiekantoor en het bestuur. Wat hier moet worden opgenomen is het bedrag dat de normvergoeding in deze materiële component te boven gaat. 12 Fig.2.5 (Invoer personele exploitatie) Begrip Rentabiliteit is het verschil tussen jaarlijkse inkomsten en uitgaven uit de gewone bedrijfsvoering, uitgedrukt in een percentage van de inkomsten. De gewone bedrijfsvoering omvat alleen de inkomsten en uitgaven ten behoeve van de jaarlijkse exploitatie, zonder rentebaten en inzet van eigen vermogen. NB: het getoonde percentage zegt alleen iets over de personele exploitatie, zaken als afschrijving en huisvesting zijn er niet in verwerkt. Omdat de personele uitgaven zo n 80% van de totale exploitatie uitmaken, geeft het een bruikbare indicatie. 13 4. Formatieplanning 4.1 Formatieplan (leerlingentelling) Reeds bekende gegevens staan genoteerd (zie fig.3.1). De leerlingenaantallen geldend voor het formatieplan worden hier ingevuld, ook weer per vestiging. De aantallen van het jaar daarvoor staan naast de invulplaatsen vermeld ter vergelijking. De lesaantallen op r.26 zijn nodig om opnieuw de lesratio s te berekenen. Deze zullen worden gebruikt om het lesaantal in de volgende jaren in te schatten op basis van de groei of krimp in de leerlingenpopulatie. Het is nu in het scherm af te lezen waar de verschuivingen in de aantallen zullen optreden. Geheel links (cel I18 I27) worden de totalen van de instelling weer bijgehouden en gecontroleerd met de gegevens van het werkblad invoer budgetgegevens. Nieuw is dat een gewogen aantal leerlingen wordt berekend op r.24 op basis van de weging van categorieën leerlingen. Dit gewogen aantal leerlingen vormt de verdeelsleutel en zorgt in de werkbladen formatieplan OP en OOP voor een aldus verhoudingsgewijze verdeling van de inzetbare formatie over de vestigingen. 4.2 Formatieplan (OP) Het eerste deel van de inzet van onderwijsgevend personeel vraagt de getallen die bij het werkblad invoer huidige inzet zijn opgegeven te bevestigen of aan te passen aan het nieuwe schooljaar (zie fig.3.2; cel H18 H22). Die getallen worden gebruikt om aanvullende inkomsten en uitgaven vast te Begrip De weging geeft aan hoeveel meer bekostiging een Vmbo of Pro leerling meebrengt t.o.v. een Havo/Vwo leerling. Havo/ Vwo = 1,00 Fig.3.1 (Invoer leerlingentelling) 14 Begrip Overige formatie komt tot stand door bijzondere financiering hetzij door de overheid, hetzij door derden. Begrip Aanvullende formatie is gebaseerd op het aantal L+A-leerlingen en auditief/ visueel gehandicapten Fig.3.2 (Aanvullende inkomsten en uitgaven) stellen en daaruit een subtotaal van inzetbare formatie voor de instelling te berekenen. Het bestuur / de directie kan ervoor kiezen een kleine reserve aan te houden voor formatieve knelpunten op een specifieke locatie, de reservering personele frictie. Wat niet wordt gebruikt, komt terug als saldo aan de inkomstenkant (cel K20). Mogelijk wordt de overige formatie (projecten, detachering e.d.) ook niet geheel uitgegeven. Het resterende deel verschijnt als Saldo overige fm (= overige formatie; cel K21). De post OP n. OOP (cel N18) vermeldt hoeveel Fte van de OP-formatie wordt overgeheveld naar het OOP om onderwijs assistentfuncties te bekostigen. De invulling daarvan vindt plaats bij het werkblad formatieplan OOP en wordt teruggerekend naar het bekostigingsniveau van het OP. De overheveling levert bij het OOP dan ook meer Fte s op. Hiermee wordt duidelijk wat het relatieve financiële beslag op de OP-formatie is van dergelijke functies. Het deel daarnaast wordt gebruikt voor een overzicht van het natuurlijk verloop (zie fig.3.3). De onderscheiden OP-functies worden al naar gelang hun loonkosten ingedeeld (cel U16 Z16). Een personeelslid kan weliswaar een LB-functie hebben 15 Begrip Het vooruitzicht is toegekend als overgangsregeling bij diverse CAO-afspraken in het recente en diepere verleden, en bij zij-instroom. Fig.3.3 (Vacatureruimte) maar in schaal 11 betaald worden vanwege een salarisvooruitzicht dat hem of haar in een overgangsregeling is toegekend. Van het voorgaande jaar is bekend hoeveel Fte s van de LBfunctionarissen een s.11 of een s.12 vooruitzicht bezitten. Bij de LC-functies kunnen op vergelijkbare wijze enkele Fte s met een s.12 vooruitzicht zijn ondergebracht. Het totaal in cel AA16 moet overeenkomen met het totaal van Fte s dat het vorige jaar is ingezet (excl. BAPO-verlofopname! Cel H37). In de regel daaronder staat het percentage voor de functieomvang inclusief de bijbehorende vooruitzichten. Op de volgende regel kan het natuurlijk verloop bij de bestanddelen van de functie worden ingevuld (cel U19 Z19). Dit wordt opgeteld en omgerekend naar LB-bekostiging (cel AA19 AB19). De gemiddelde loonkosten van een LD-functie zijn immers hoger dan die van een LB-functie. De vacatureruimte kan op voorstel van het bestuur / de directie opnieuw worden ingezet. Ook dit totaal wordt weer Fig.3.4 (Vaststelling personele inzet) 16 omgerekend naar LB-bekostiging (cel AB20) om na te gaan of de hernieuwde inzet binnen de vacatureruimte blijft of niet. Zo ontstaat een Verdeling na natuurlijk verloop bij aanvang van het nieuwe schooljaar (cel U21 Z21). De percentages daarvan dienen als richtlijn voor de verdeling van de functiegroepen op de instelling als geheel. Dit onderdeel is een belangrijk punt van bespreking voor de MR omdat er rekening dient te worden gehouden met een groei of krimp in de leerlingenaantallen. De delen daaronder herbergen de belangrijke verdeling van de formatie over de vestigingen en de centrale functies die ten goede komen aan de instelling als geheel (zie fig.3.4). Tevens is hier de mogelijkheid geboden de omvang van de onderscheiden functiegroepen aan te passen aan de situatie op de vestiging. De eerste verdeling wordt gemaakt op grond van de verdeelsleutel gewogen aantal leerlingen. Dit betreft een model op basis van de kwalitatieve leerlingenverdeling (Lwoo. Pro, Vmbo, Havo/Vwo). Deze dient voor de uiteindelijke vaststelling van de in te zetten Fte s per vestiging en centraal, uiteraard ook rekening houdend met de bestaande verplichtingen voor de instelling als geheel. Ze staan op r.32. Op r.33 wo
