Transcript
Pani Mirosława Leszczyńska Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr 31 W Olsztynie Nasz znak:KE.0914-1-31/06
Data:……11.2006r.
Wystąpienie po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Przedszkolu Miejskim Nr 31 w Olsztynie
Kontrolę kompleksową planową w Przedszkolu Miejskim Nr 31 w Olsztynie, na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta znak: Or.I.0113-129/06 z dnia 3.10.2006 roku przeprowadził pracownik Wydziału Kontroli i Egzekucji Urzędu Miasta Olsztyn w zakresie określonym w art. 34a ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty, tj. prawidłowości dysponowania przyznanymi przedszkolu środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi przez jednostkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 3.10.2006r. – do 17.10.2006r. Kontrolą objęto okres od 1.01.2006r. do 31.08.2006r. Przedszkole Miejskie Nr 31 z siedzibą przy ul. Wańkowicza w Olsztynie zostało utworzone jako jednostka budżetowa z dniem 1.01.2000r. na mocy Uchwały Nr XXI/326/99 Rady Miejskiej w Olsztynie z dnia 28.12.1999r. Jednocześnie z dniem 31.12.1999 r. na mocy tej samej uchwały zlikwidowany został zakład budżetowy Przedszkole Miejskie Nr 31. Mienie zlikwidowanego zakładu budżetowego stało się w całości mieniem jednostki budżetowej. Dyrektorem Przedszkola jest Pani Mirosława Leszczyńska, której Uchwałą Nr 287/180/02 Zarząd Miasta Olsztyn w dniu 19.08.2002r. powierzył stanowisko dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 31 w Olsztynie od dnia 1 września 2002 roku do dnia 31 sierpnia 2007 roku. Na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz.U.Nr 256, poz. 2572 z 2004r., ze zm.), Dyrektor dysponuje środkami określonymi w planie finansowym jednostki i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Przedszkole Miejskie Nr 31 zajmuje lokal użytkowy w Olsztynie przy ul.Wańkowicza 4 na podstawie umowy najmu zawartej w dniu 31.01.1991r. ze Spółdzielnią Mieszkaniową „Jaroty” w Olsztynie. W §1 w ust.2 i 3 umowy najemca został zobowiązany do prowadzenia przedszkola w tym lokalu z zastrzeżeniem, że pomieszczenia będące
przedmiotem najmu nie mogą być wykorzystywane na inne cele niż określone w umowie. Zgodnie z §2, umowa została zawarta na okres od 1.02.1991r. na czas nieograniczony. W związku z zakończeniem kontroli kompleksowej, której ustalenia zostały zawarte w protokole kontroli znak: KE.0914-1-31/06 podpisanym przez Panią i osobę kontrolującą w dniu 18.10.2006r. przekazuję Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne. Ustalenia kontrolującego wykazały, że wypełniła Pani nałożony na nią, jako kierownika jednostki, obowiązek wynikający z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76, poz. 694 z 2002r. ze zm.), tj. ustaliła Pani w formie pisemnej dokumentację przyjętych przez Przedszkole zasad rachunkowości. Jednak po szczegółowej analizie w toku kontroli dokumentów księgowych oraz ksiąg rachunkowych, kontrolujący wniósł zastrzeżenia do treści przedmiotowej regulacji. Prowadzone w jednostce księgi rachunkowe tj. ewidencja szczegółowa konta 130 prowadzona w postaci kart wydatków i sporządzanego do niej na koniec każdego miesiąca „zestawienia obrotów księgi rachunkowej pomocniczej – kart wydatków”, „zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej” oraz księgi pomocnicze prowadzone do konta 201- rozrachunki z dostawcami nie zostały formalnie wprowadzone i zatwierdzone przez Panią w wewnętrznych aktach prawnych jednostki. Spełniła Pani również obowiązek ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli finansowej wynikających z art.47 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz.2104, ze zm.). Jednak stwierdzono, że stosowany przez Panią w jednostce, w sposób prawidłowy, tryb przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków nie został unormowany w procedurze kontroli w sposób pisemny. Ustalenia kontrolne wykazały również, że w okresie objętym kontrolą dokonywała Pani wydatków budżetowych z zastosowaniem zasad gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych określonych w art. 35 ust. 1, 2, 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych w związku z art. 138 i 189 ust. 1 ww. ustawy. W tym zakresie ustalono, że plan finansowy Przedszkola na 2006r. sporządzony został z uwzględnieniem kwot wydatków, określonych dla Przedszkola Miejskiego Nr 31 Zarządzeniem Nr 6 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 10.01.2006r. w sprawie układu wykonawczego budżetu Miasta Olsztyn na 2006r. Zgodnie z art.20 ust.4 ustawy o finansach publicznych, podstawę gospodarki finansowej Przedszkola w okresie objętym kontrolą kompleksową, stanowił legalny plan finansowy. Ponadto stosowała się Pani do wytycznych Prezydenta Miasta Olsztyn zawartych w Zarządzeniu Nr 7 z dnia 10.01.2006r.w sprawie zasad wykonywania budżetu Miasta Olsztyn na 2006 roku, w zakresie dokonywania zmian w planie finansowym Przedszkola. Na podstawie sporządzanych przez Panią sprawozdań budżetowych Rb-28s oraz prowadzonych w jednostce ksiąg rachunkowych stwierdzono, że dokonywane w jednostce wydatki budżetowe, dokonywane były w granicach kwot określonych w planie finansowym oraz wykazywane w sprawozdaniach w kwotach zgodnych z ewidencją księgową. Stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowość, dotyczącą zapisów księgowych w ewidencji analitycznej konta 130 – karty wydatków. Zapisy księgowe nie spełniają wymogu art. 23 ust.2 pkt 2 tj. nie zawierają określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Kontrola wykazała, że w sposób prawidłowy i zgodnie z przeznaczeniem wykorzystywała Pani środki ujęte w planie finansowym. Stwierdzone uchybienie w tym zakresie dotyczy 2
błędnego klasyfikowania wydatków związanych z kosztami przesyłki. Jednak biorąc pod uwagę jednostkowość uchybienia i udzielony instruktaż oraz wykazywaną staranność przy klasyfikowaniu pozostałych wydatków, odstępuję od wydania zalecenia w tym zakresie, gdyż uznałem, że instruktaż udzielony przez kontrolującego odniósł pożądany skutek. Ustalenia kontrolne wykazały również, że w okresie objętym kontrolą dokonywała Pani wydatków w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, poza jednym przypadkiem, gdzie termin uregulowania zobowiązania został przekroczony o dwa dni. Jednak przyjmując Pani wyjaśnienia, dotyczące przyczyn powstania tego uchybienia oraz jego pojedynczy charakter, oraz nie naliczenie przez kontrahenta odsetek za nieterminowość, odstąpię od wydania zalecenia w tym zakresie. Wyniki kontroli wykazały, że przestrzega Pani limitów wydatków wynikających z harmonogramu, stosując w tym zakresie zasady i szczegółowość wynikające z Zarządzenia Nr 40 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 21 lutego 2006 roku w sprawie harmonogramu realizacji budżetu Miasta Olsztyn na 2006r. Ponadto, na podstawie przedłożonych do kontroli dowodów księgowych stanowiących podstawę ujęcia operacji księgowych w księgach rachunkowych, kontrolujący stwierdził, że w ich zbiorze znajdują się „dowody” nie spełniające wymogów art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76 poz.694 z 2002r. ze zm.). Wyniki kontroli wykazały nieprawidłowości w zakresie odprowadzania do budżetu Miasta zgromadzonych przez Przedszkole dochodów budżetowych. Zostałem poinformowany o tym, że w jednostce nie jest przestrzegane Zarządzenie Nr 7 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 10 stycznia 2006r. w sprawie zasad wykonywania budżetu Miasta Olsztyn na 2006 rok, w zakresie dotyczącym terminowości przekazywania dochodów budżetowych na rachunek bieżący organu. W związku z powyższym naruszony został art. 138 pkt. 1 (w związku z art. 189) ustawy z dnia 30.06.2005r. o finansach publicznych, który stanowi cyt. ”W toku wykonywania budżetu państwa obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej: ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów budżetu państwa następuje na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów (…).” Naruszenie ww. przepisu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w świetle art.6 ust.1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. Nr 14 poz.114 z 2005r. ze zm), który stanowi, że cyt. „Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nie przekazanie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych (…) jednostce samorządu terytorialnego lub nieterminowe przekazanie tych dochodów”. Jednak w toku kontroli ustalono, że w okresie objętym kontrolą, wszystkie pobrane dochody budżetowe zostały przekazane do budżetu Miasta, w terminach na koniec każdego miesiąca, w którym zostały pobrane. W związku z tym, uznałem za znikomy stopień szkodliwości tego czynu dla finansów publicznych, który pozwala nie dochodzić odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z art.28 ust.1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Kontrolująca nie wniosła zastrzeżeń do sposobu gromadzenia oraz wydatkowania dochodów własnych w okresie objętym kontrolą. Stwierdziła, że te procesy odbywały się zgodnie z Uchwałą Nr XLII/541/05 Rady Miasta Olsztyn z dnia 30 marca 2005r. w sprawie ustalenia źródła dochodów, które przedszkola mogą gromadzić na rachunku 3
dochodów własnych, ich przeznaczenia oraz w sprawie wskazania przedszkoli, które taki rachunek utworzą. Kontrola wykazała, że w zakresie pobierania odpłatności od rodziców za pobyt dziecka w przedszkolu, występują uchybienia dotyczące sposobu dokumentowania oraz podstawy ewidencjonowania w księgach rachunkowych pobranej gotówki. W związku z tym, konieczne jest podjęcie przez Panią działań, mających na celu wprowadzenie szczegółowych regulacji w wewnętrznych aktach prawnych, wydawanych przez Panią jako kierownika jednostki. Na podstawie wyników przeprowadzonej kontroli kompleksowej uznałem, że dysponuje Pani przyznanymi Przedszkolu Miejskiemu Nr 31 w Olsztynie środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi przez jednostkę środkami pochodzącymi z innych źródeł oraz gospodaruje Pani mieniem jednostki na poziomie dobrym. W związku ze stwierdzonymi w toku kontroli nieprawidłowościami zalecam: 1. Zgodnie z art.47 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz.2104 z 2005r.) uzupełnić obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej, o zakres „przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków”. 2. Zapisów księgowych w księgach rachunkowych dokonywać w sposób zapewniający spełnienie wymogów art. 23 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76 poz.694 z 2002r. ze zm.) tj. określać rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. 3. Na podstawie art.10 ust.1 pkt3) lit.b) ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości, w dokumentacji opisującej przyjęte przez Przedszkole Miejskie Nr 31 w Olsztynie zasady (politykę) rachunkowości, uzupełnić wykaz ksiąg rachunkowych o te księgi, które funkcjonują w jednostce, a nie zostały formalnie wprowadzone przez kierownika jednostki jako legalnie obowiązujące. 4. Dochody budżetowe gromadzone przez jednostkę odprowadzać zgodnie z zasadami gospodarki finansowej wynikającymi z art. 138 pkt. 1 w związku z art. 189 ustawy z dnia 30.06.2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249 poz.2104 z 2005r.). tzn. przekazywać dochody budżetowe na rachunek bieżący organu, zgodnie z wytycznymi zawartymi w Zarządzeniu Nr 7 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 10 stycznia 2006r. w sprawie zasad wykonywania budżetu Miasta Olsztyn na 2006 rok. 5. Operacje księgowe ewidencjonować w księgach rachunkowych jednostki, na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości tj. zawierających między innymi: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. 4
6. W wewnętrznych aktach prawnych jednostki, uregulować zasady pobierania opłat za pobyt dziecka w przedszkolu, które w sposób jednoznaczny określą rodzaj dokumentów księgowych stosowanych na poszczególnych etapach procesu pobierania gotówki, oraz umożliwią sprawowanie kontroli w tym zakresie.
Informację, o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, proszę przedłożyć w formie pisemnej Prezydentowi Miasta Olsztyn, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.
5
