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Índice Parte 1 - Introdução______________________________________________________________2
Enquadramento do curso_________________________________________________3 Objectivos Pedagógicos___________________________________________________4 Objectivos Gerais........................................................................................ 4 Objectivos Específicos.................................................................................4
Estrutura Programática___________________________________________________5 Parte 2 – Desenvolvimento______________________________________________________6
Posto de Trabalho_________________________________________________________7 Noções de Ergonomia_____________________________________________________7 Equipamentos de Escritório______________________________________________16 Materiais e utensílios do escritório e sua manutenção____________________17 Parte 3 - Conclusão_____________________________________________________________20
Conclusão_______________________________________________________________21 Bibliografia______________________________________________________________22 Nota_____________________________________________________________________22
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PARTE 1 Introdução
Parte 1 - Introdução
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Enquadramento do curso Face às exigências do mercado, em que cada vez mais é exigido aos profissionais administrativos, competências profissionais para desenvolverem da melhor forma as suas funções, torna-se pertinente desenvolver formações com áreas de interesse, para esses mesmos profissionais ou potenciais profissionais da área. E a organização do posto de trabalho é um deles. O curso de Organização do Posto de Trabalho, é uma formação modular composta por UFCD integradas em percursos de nível 2 (de acordo com a nova classificação) de formação. A designação da UFCD em causa é 0626
- Posto de trabalho -
organização e gestão, destina-se a activos empregados ou desempregados, com idade igual ou superior a 18 anos, ou igual ou superior a 16 anos, desde que comprovadamente inseridos no mercado de trabalho e que têm habilitações literárias inferiores ao 9º ano de escolaridade. Tem duração de 25 horas distribuídas pelas componentes de formação: 15 teóricas, 10 prática simulada. É uma formação que abordará conceitos como Posto de Trabalho, Ergonomia e Equipamentos de trabalho e sua respetiva utilização.
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Objectivos Pedagógicos
Objectivos Gerais O curso de Organização do Posto de Trabalho tem como objectivos gerais dotar os formandos de conhecimentos e aptidões necessárias ao exercício de uma profissão na área administrativa, no sentido de perceberem as técnicas de organização e gestão do posto de trabalho
Objectivos Específicos Em termos de competências específicas a adquirir, pretende-se que no final do curso os formandos sejam capazes de:
Aplicar as técnicas de organização e gestão do posto de trabalho.
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Estrutura Programática A estrutura programática do curso de formação foi desenvolvida tendo por base as características do público-alvo, as suas necessidades de formação e os objectivos pedagógicos que se pretendem alcançar com a intervenção formativa. Os conteúdos programáticos a desenvolver visam, globalmente, o reforço do nível de conhecimentos e aptidões dos formandos, de forma a potenciar a melhoria do seu desempenho profissional. No âmbito do curso de formação, será prosseguido o seguinte plano de estudos:
Organização e gestão do posto de trabalho; o
Organização do posto de trabalho;
o
Noções de ergonomia;
o
Equipamento de escritório;
o
Materiais e utensílios do escritório e sua manutenção.
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PARTE 2 Desenvolvimento
Parte 2 – Desenvolvimento
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Organização do posto de Trabalho
O que é o posto de Trabalho O posto de trabalho é a unidade elementar de um processo produtivo, da sequência de trabalho ou da própria organização, pois, regra geral, corresponde a cada indivíduo e à respectiva tarefa. É constituído pelo Homem e pelos instrumentos e meios auxiliares indispensáveis à realização da tarefa. A organização do espaço do posto de trabalho é de grande importância para se obter produtividade, ou seja, para se produzir mais, com menos esforço, tempo e custo, sem perda da qualidade.
Noções de Ergonomia A palavra Ergonomia deriva do grego Ergon [trabalho] e nomos [normas, regras, leis]. Trata-se de uma disciplina orientada para uma abordagem sistêmica de todos os aspectos da atividade humana. Para darem conta da amplitude dessa dimensão e poderem intervir nas atividades do trabalho é preciso que os Ergonomistas tenham uma abordagem holística de todo o campo de ação da disciplina, tanto em seus aspectos físicos e cognitivos, como sociais, organizacionais, ambientais, etc. Frequentemente esses profissionais intervêm em setores particulares da economia ou em domínios de aplicação específicos. Esses últimos caracterizam-se por sua constante mutação, com a criação de novos domínios de aplicação ou do aperfeiçoamento de outros mais antigos. A Ergonomia é a ciência que estuda a relação entre o Homem e o trabalho que executa, procurando desenvolver uma integração perfeita entre as condições de trabalho, as capacidades e limitações físicas e psicológicas do trabalhador e a eficiência do sistema produtivo. A Ergonomia tem como objetivos:
Aumentar a eficiência organizacional (e.g., produtividade e lucros)
Aumentar a segurança, a saúde e o conforto do trabalhador
A aplicação de alguns princípios da Ergonomia permite uma organização do posto de trabalho mais racional e mais de acordo com as necessidades dos trabalhadores no sentido de se conseguirem melhores níveis de desempenho por parte destes e consequentemente uma melhor rentabilização dos investimentos em máquinas e equipamentos. Vamos ter especial atenção aos seguintes aspectos: 1. O Ruído A presença de ruídos é um dos factores que mais perturbam o bom andamento dos trabalhos, afectando a concentração e, por conseguinte, a produtividade. Os ruídos podem ter várias origens na Área Administrativa:
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Externa ou interna, podem ser provenientes de máquinas em funcionamento, de campainhas e sirenes, ou de movimentação de pessoas. Um ruído intenso prolongado constitui uma agressão tanto mais prejudicial quanto a médio prazo provoca uma habituação naqueles que são vítimas, tornando-os progressivamente surdos, sem que se apercebam e reajam a tempo. No imediato tomase, evidentemente, num obstáculo à percepção das mensagens auditivas (sons diferentes que assinalem uma anomalia de funcionamento, alarmes sonoros e todas as informações verbais de origem humana).
Quanto ao som ambiente, sabe-se que provoca muitas variações na concentração e bem-estar. As empresas especializadas apresentam as mais diversas teorias sobre o benefício do som ambiente, mas a interferência da música sobre o trabalhador oscila de acordo com o seu
próprio
gosto
musical
e
reflecte-se
em
irritação
ou
relaxamento, mostrando que o som ambiente pode ser totalmente desaconselhável para os ambientes de trabalho que exijam um grau mínimo de concentração. 2. A Iluminação Muitas vezes não damos a devida importância à iluminação, quer no trabalho, quer nas nossas casas esquecendo-nos que cerca de 80% dos estímulos sensoriais são de natureza óptica. Experiências já comprovaram que a produtividade aumenta à medida que melhoram as condições de iluminação do local de trabalho. A qualidade dos produtos está, de igual forma, relacionada com a adequabilidade da luz. Desde há muito que é possível encontrar em publicações especializadas recomendações sobre o melhor tipo de iluminação conforme os locais e as tarefas a executar, e sobre os perigos de superfícies reflectoras (em especial no caso de circulação em estrada). Mas, sempre que possível deve tirar-se o maior partido da iluminação natural, que para além de ser gratuita não causa problemas ambientais. As fontes de iluminação devem ser dispostas de modo, a evitar os contrastes violentos entre o campo de observação e a periferia e a evitar o ofuscamento directo e o ofuscamento indirecto. Deve-se também evitar desperdícios de luz, nomeadamente mantendo uma iluminação constante e limpando as fontes luminosas de uma a quatro vezes por ano (em função da sua exposição às poeiras). Efeitos de Má Iluminação
Incomodidade;
Fadiga visual;
Erros e/ ou enganos, os quais podem originar frustração pessoal, perdas de tempo, menor produtividade e danos materiais;
Acidentes de diversos tipos, como traumatismos, ferimentos ou mesmo a morte;
Doenças visuais como por exemplo a cegueira.
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3. As Cores Estados de depressão ou melancolia, cansaço visual, dores de cabeça são muitas vezes consequência de uma permanência prolongada ou realização de actividades em ambientes em que a escolha de cores foi efectuada sem atender aos efeitos destas. O tratamento cromático dos ambientes implica, em termos práticos, conhecer não só como "funciona" cada cor, mas também as relações entre elas, na medida em que vai ser necessário tratar várias cores e decidir a que cor dar mais, ou menos, predominância, na tentativa de criar um ambiente cromático harmonioso. Regra geral, as cores mais claras percebem-se como de maior amplitude, os detalhes com cores mais intensas destacam-se e percebem-se maiores e os detalhes com cores mais saturadas ou puras percebem-se como mais complexos. As cores têm efeitos psicológicos inegáveis registando-se, contudo, variações significativas entre indivíduos. Estes efeitos devem-se, em parte, a experiências anteriores não conscientes e a factores hereditários. As sensações subjectivas mais características provocadas pelas cores estão relacionadas com a distância, a temperatura e a afectividade psicológica. Assim sendo, e uma vez que a utilização da cor influencia o conforto e a percepção visual que se tem das coisas, sempre que possível deve privilegiar-se:
cores que estimulem a limpeza e a ordem (cores claras),
cores que melhorem o rendimento luminoso,
cores que evitem os encadeamentos,
cores que satisfaçam, no possível, os gostos dos trabalhadores,
cores cuja combinação seja estimulante, de modo a evitar a monotonia,
cores para as zonas de descanso que ofereçam uma mudança de atmosfera por comparação com as cores utilizadas nos pontos de trabalho,
Recomendações práticas
Nas áreas de grande permanência de pessoas devem dominar as cores neutras, para que não causar fadiga e permitir ressaltar os elementos mais importantes: máquinas, obstáculos, sinalizações, etc.
Áreas de escassa permanência (como corredores, salas de reuniões), admitem um tratamento cromático com cores mais intensas, tendo em conta o efeito que se pretende reforçar: amplitude, intimidade, relaxamento, etc.
Áreas com muito escassa permanência, como cantinas, halls, podem tratar-se com cores atrevidas, fortes contrastes que por um lado estimulem, separem e as caracterizem dos restantes ambientes.
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Certos locais, secções ou pisos de uma empresa deverão dispor de um determinado Código de Cor, de modo que possa ser assegurado um planeamento ordenado do trabalho e facilitar a realização de certos serviços.
4. A ventilação e a Temperatura Conforme foi referido no ponto 3, a ventilação é, sem dúvida, outro importante factor ligado à produtividade humana. A ventilação adequada pode ser obtida de duas formas, a ventilação natural e a artificial. A ventilação natural é obtida pela instalação de janelas e aberturas que possibilitem a circulação de ar. Às vezes não há possibilidade de ventilação natural e a circulação de ar é insuficiente para proporcionar uma sensação agradável. Poderão existir alguns inconvenientes, como poeira, ruídos externos e frequentes períodos de chuva, que venham a desaconselhar a ventilação natural. Já a ventilação artificial é obtida por meios mecânicos, os mais comuns são os ventiladores, os circuladores de ar, os compressores e os condicionadores de ar. A ventilação artificial torna-se necessária quando se utilizam, na empresa, máquinas ou computadores que exijam uma certa preparação do ar em nível de humidade, pureza e temperatura. Em relação à temperatura, sabemos que tantos os homens como as máquinas são sensíveis aos seus efeitos. Há estudos que associam a temperatura à produtividade humana. Aconselha-se que, para atingir-se o máximo de rendimento humano, as temperaturas devem ser entre 18° e 20°C para trabalhos muito activos e entre 20° e 22°C para trabalhos de escritório. 5. Trabalho Sentado Uma correta postura sentada permite que as suas costas cumpram o seu papel, ou seja, sejam elas a suportar o peso do seu corpo. Para proteger as costas, mantendo uma postura correta, deve manter as 3 curvaturas naturais da coluna vertebral, conforme pode ver nas figuras. Nesta posição, os músculos do tronco estão relaxados por não haver necessidade de estabilizar o corpo. 5.1 As Cadeiras e os Apoios
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As cadeiras de trabalho devem permitir uma posição sentada cómoda, de forma a aliviar os músculos das costas e os discos intervertebrais. As cadeiras mais indicadas devem reunir as seguintes características:
giratórias, cuja altura permita um ajuste entre os 42 e os 55 cm;
estáveis, não deslizar, nem tombar e permitir ter os pés bem apoiados no chão, mantendo os seus joelhos alinhados com as ancas;
o assento da cadeira deve ter uma base, com cerca de 40/40 cm, ligeiramente côncava, mas completamente moldável ao corpo. Deve ser dotado de um dispositivo de regulação que permita pequenas inclinações para diante e para trás;
deve ter apoio lombar em forma de almofada com uma altura de 10 a 20 cm e ser ligeiramente moldado na parte superior;
o espaldar da cadeira deve ser inclinável e poder ser fixado na posição desejada.
Não se incline para a frente, nem se deixe escorregar na cadeira. Não se sente em cadeiras demasiado altas ou que estejam demasiado longe do seu local de trabalho, obrigando-o(a) a arquear as suas costas. O Apoio dos pés:
área suficiente para um posicionamento confortável e estar regulado (em altura e inclinação) de acordo com a estatura e características do posto de trabalho;
em conta o comprimento das pernas, devendo por isso ser adaptável às necessidades de cada um;
no mínimo 40 cm de largura, 30 cm de profundidade, inclinação de 0º a 20º e a possibilidade de regulação da altura de 15 cm;
um revestimento em material anti-deslizante.
5.2 As mesas e as secretárias Os tampos das mesas e secretárias não devem ser excessivamente grandes a ponto de haver zonas que, uma pessoa sentada numa cadeira, dificilmente atinge, ou tão pequenos que não permitam a uma pessoa trabalhar à vontade. As medidas máximas aconselhadas são aproximadamente 75 a 80 x 190 a 195 cm. Estas dimensões permitem a qualquer pessoa normal alcançar, sem esforço, um documento de formato A4 em qualquer ponto da mesa. As medidas mínimas não devem ser inferiores a 60 x 75 cm. Estas medidas permitem a qualquer pessoa trabalhar à vontade sobre um documento de formato A4. Do traçado resultam configuradas quatro zonas: a 1ª, a 2ª e a 3ª estão incluídas na área normal, a 4ª zona está compreendida na área máxima do trabalho. Nessas zonas são executados respectivamente os movimentos de 1ª, 2ª, 3ª e 4ª categorias, definidas pela aplicação da "lei dos músculos pequenos". Projetada no espaço essa noção de zona de trabalho, resulta o volume de trabalho com esferas normais e esferas máximas de trabalho. Os movimentos adequados ou vantajosos resultam da eliminação dos esforços inúteis e do emprego dos movimentos da categoria mais baixa possível, ou os realizados nas 1ª e 2ª zonas. A possibilidade do
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emprego desses movimentos depende, muitas vezes, da utilização de montagens ou mecanismos auxiliares e de acessórios mecânicos, cuidadosamente concebidos e adaptados à prática. A área normal daí resultante, no plano horizontal, proporciona maior comodidade e rapidez para os movimentos das mãos. Esse modelo é aconselhado também para a forma dos painéis verticais destinados ao suporte dos botões e teclas e alavancas de comando e controle. A experiência tem demonstrado que o ritmo e a automatização dos movimentos, assim como a fadiga reduzida resultam do arranjo do posto que proporcione aos movimentos das mãos descreverem trajectórias dentro das duas faixas triangulares, limitadas pelos ângulos de 60° e 120°. Nessas áreas de trabalho são colocadas as ferramentas e os materiais, estes em recipientes adequados com arrumação circular e o mais próximo possível do operador, para permitir a este os movimentos mais simples e mais rápidos e o grau de atenção mais favorável. Quando é necessário que as duas mãos trabalhem na mesma direcção, os arranjos devem ser feitos de modo que permitam a realização dos movimentos em frente e bem próximo do operador. Nestas condições, manifesta-se menor fadiga do que se tais movimentos fossem realizados para a esquerda ou para a direita. Isso, porque o corpo pode mais facilmente contrabalançar um movimento dessa natureza. Um arranjo do posto convenientemente projectado, que fixa os locais para os componentes, os meios auxiliares e as ferramentas e oferece facilidades para o abastecimento e a retirada dos materiais elaborados, constitui factor importante para facilitar a execução dos movimentos e para promover a eficiência do trabalho. 5.3 Trabalho com Computador Se trabalha muitas horas no computador, deve colocar o monitor de forma a que os seus olhos estejam dirigidos para a parte superior do ecrã, mantendo a cabeça direita; Ajuste o teclado de maneira a que os seus punhos e mãos estejam direitos quando escreve. Certifique-se que os seus ombros e cotovelos estão relaxados. Se tiver dificuldade em manter os punhos e mãos esticados enquanto escreve, utilize um apoio para o teclado. Se estiver a datilografar documentos utilize um suporte colocando-o à mesma altura do seu monitor de forma a manter a sua cabeça direita. Para utilizar em simultâneo o telefone e o computador use auscultadores e microfone. Utilizar uma almofada para o rato do computador, de forma a diminuir a fricção, aliviando assim o esforço necessário; Alternar posturas, nomeadamente: o
variando a inclinação do encosto;
o
alternando a postura sentada com a postura de pé;
o
alternando o trabalho com ecrãs com outro trabalho administrativo;
o fazendo pausas de 5 a 10 minutos por cada hora e meia de trabalho contínuo com écrans U F C D 0 6 2 6 - Po s t o d e Tr a b a l h o – O rg a n i z a ç ã o e G es t ã o | Ma n u al d e Fo r m a ç ã o
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5.4 Outros elementos: As portas, como local de passagem que são, devem permitir uma perfeita mobilidade das pessoas. Apresentamos, a seguir, as medidas mínimas a que devem obedecer as portas nos locais de trabalho: Altura = 200 cm Largura - para uma pessoa = 80 a 85 cm - para duas pessoas = 135 a 140 cm Espaço livre em frete à porta = 180 cm Os tectos devem situar-se a uma altura tal que permitam a circulação e a permanência da pessoa no local sem constrangimentos. REGRAS DE ECONOMIA DOS MOVIMENTOS As regras com a denominação clássica de "economia dos movimentos" foram obtidas empiricamente pelo casal Gilbreth e, depois, ampliadas e aperfeiçoadas por Lowry, Maynard, Stegemerten e Barnes, com a finalidade da melhor adaptação do trabalho às possibilidades neurofisiológicas do organismo humano. Tal finalidade de adaptação é representada por: imitação dos esforços, poupança da energia humana e consequente prevenção da fadiga, diminuição da atenção e obtenção da eficiência óptima do trabalho humano. A ergonomia ou factores humanos é a disciplina científica relacionada ao entendimento das interacções entre seres humanos e outros elementos de um sistema e também é a profissão que aplica teoria, princípios, dados e métodos para projectar a fim de optimizar o bem-estar humano e o desempenho geral de um sistema. Esta é a definição adoptada pela Associação Internacional de Ergonomia (International Ergonomics Association - IEA ) em 2000. A ergonomia baseia-se em muitas disciplinas em seu estudo dos seres humanos e seus ambientes, incluindo antropometria, biomecânica, engenharia, fisiologia e psicologia.
Associação Internacional de Ergonomia divide a ergonomia em três domínios de especialização. São eles: Ergonomia Física: que lida com as respostas do corpo humano à carga física e psicológica. Tópicos relevantes incluem manipulação de materiais, arranjo físico de estações de trabalho, demandas do trabalho e factores tais como repetição, vibração, força e postura estática, relacionada com lesões músculo-esqueléticas. Ergonomia Cognitiva: também conhecida engenharia psicológica, refere-se aos processos mentais, tais como percepção, atenção, cognição, controle motor e armazenamento e
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recuperação de memória, como eles afectam as interacções entre seres humanos e outros elementos de um sistema. Ergonomia Organizacional: relacionada com a optimização dos sistemas socio-técnicos, incluindo sua estrutura organizacional, políticas e processos. Tópicos relevantes incluem trabalho em turnos, programação de trabalho, satisfação no trabalho, teoria motivacional, supervisão, trabalho em equipa, trabalho à distância e ética.
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Materiais e utensílios do escritório e sua manutenção Computadores Definir monitores para desligar após períodos de inatividade, em vez de depender de um protetor de tela. Definir computadores para entrar em modo de espera após 10 minutos de inatividade, o modo de hibernação após 30 minutos de inatividade. Desligue os computadores se eles estão sentados inativo por longos períodos. Desligue todos os computadores, impressoras e outros periféricos, no final de cada dia existem programas que automatizam o desligamento.
Fotocopiadora Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora. Localize o interruptor de alimentação e ligar a máquina. Permitir tempo suficiente para que a máquina se aquecer, máquinas mais velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais recentes. Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro. Tome cuidado para posicioná-lo corretamente, a maioria das fotocopiadoras têm marcas que mostram onde colocar os documentos. Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o número de cópias que deseja fazer. Aperte "start" e que a cópia deve ser iniciada. Use a alimentação automática em sua copiadora para copiar documentos de várias páginas de extensão. Seguindo o guia ao lado do animal, a posição do seu pilha de documentos, muitos documentos fotocopiadoras alimentação automática de face para cima. Veja se sua copiadora tem opções para automaticamente cotejar e grampear seus documentos - a maioria dos modelos mais novos fazem. Selecione essas opções no display digital, pressione "start", e sua pilha de documentos que serão fotocopiados, agrupadas e grampeadas para você.
As máquinas de fax Configure o seu número de fax para que os faxes ir diretamente para um arquivo de computador em vez de imprimir em papel. Sistemas criados para que os faxes podem ser enviados diretamente do computador ao invés de imprimir e usar um aparelho de fax - ele economiza tempo e papel. Encha a bandeja de fax com papel que já foi impresso num lado.
Leia as instruções do fabricante. Verifique se o aparelho está conectado a uma fonte de alimentação e um conector de telefone antes de ligá-lo. Obter o número de fax para o destino do fax que você está enviando. Organizar os documentos que estão enviando em ordem.
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Preencha um coversheet para o fax, o que irá conter o nome do destinatário e o número do fax, o nome do seu chefe ou do escritório, o número de fax para seu escritório, uma pequena mensagem para o destinatário e o número de páginas, incluindo a coversheet. Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentação. Disque o número do fax do destinatário. Pressione o botão "Enviar" ou "fax" para enviar o documento, dependendo da máquina que você está usando.
Certifique-se que há muita tinta no tinteiro de toner de sua máquina e que há uma abundância de papel, assim você pode receber um fax sem problemas. Aguarde até que o telefone toque, mas não atenda, o que indica um fax está vindo dentro Ouça o “som” que lhe informa que a máquina de fax do remetente e o seu aparelho de fax estão comunicando entre si. Espere pelo comprovativo de entrega.
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PARTE 3 Conclusão
Parte 3 - Conclusão
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Conclusão Este manual permite aos alunos terem um amplo conhecimentos dos conteúdos abordados, como o Posto de Trabalho, a Ergonomia e os equipamentos de escritório bem como a sua forma de manutenção e manuseamento.
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Bibliografia
http://www.ergonomianotrabalho.com.br/ergonomia.html
http://www.materialescritorio.com/nocoes-uso-equipamentos-escritorio/
Revista Dirigir. A Revista para chefias e quadros. N.º 117. 2012.
Pimentel, Marília (dir.) (1998). Enciclopédia da secretária. Setúbal: Marina Editores.
Nota Os conteúdos deste manual de formação são da exclusiva responsabilidade do/a formador/a Carla Canhoto As fontes mencionadas foram fornecidas pelo autor. Os direitos são cedidos pelo autor à Bestcenter para efeitos de reprodução e disponibilização aos formandos em frequência do curso de Posto de Trabalho: Organização e Gestão.
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