Manual Confia

Transcript

Manual de Entrenamiento del Participante 1 Manual de Entrenamiento del Participante INDICE DE CONTENIDO 2 PAG. INTRODUCCION………………………………………………………………………………. 07 OBJETIVOS GENERALES……………………………………………………………………. 08 METODOLOGÍA……………..……………………………………….………………………… 08 RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE..…………………………………….…….………… 08 PROGRAMA INSTRUCCIONAL………………………………………………………….……08 MANEJO DEL MANUAL………………...……………………………… ………………….….09 MÓDULO 1…………………………………………………………………………………….…10 Presentación del Sistema………………...……………………………………………………. 10 1.1. Características del CONFÍA…………………….………...……………………….. 11 1.2. Objetivos del CONFÍA……………………….……………………………………….11 1.2.Componentes del CONFÍA…………………………………………………….…….12 MODULO 2……………………………………………………………………………………….13 Instalación de CONFÍA Empresarial……………………………………………………….....13 Instalación del Sistema CONFÍA Empresarial…………………………………..……...13 Introducción…………………………………...…………………………………............. 13 2.1 Instalar CONFÍA Empresarial………………………………..……………….......... 14 2.2 Registrar CONFÍA Empresarial………………………………………….………..... 16 2.3. Trabajar en Modo Demo……………………………………………....……........... 17 2.4. Entrar a CONFÍA Empresarial…………………………………….……………......18 2.5. Pantalla Principal del Sistema……………………………………………………... 19 2.6. Registrar Módulos Activos…………………………………………………………..19 2.7. Salir de CONFÍA Empresarial…………………………………….……………..... 20 MÓDULO 3……………………..……………………………………………………………….. 21 Componentes de CONFÍA Empresarial……………………………….…………………...... 22 3.1. Componentes de la ventana principal del Sistema……..……………….…….. 22 3.2. Utilitarios de CONFÍA Empresarial………………………………………….......... 27 3.3. Manejo de Ayudas……………………………………………………………………33 3.4. Actividades Iniciales para comenzar a Trabajar con CONFÍA……………........ 33 MÓDULO 4……………………………………………………………………………………….35 MÓDULO DE SEGURIDAD…………………………………………………………………….35 4.1 Definir Datos de la Empresa..………………………………………………........... 36 4.2. Crear los Usuarios del Sistema……………………………………………………. 37 4.3. Definir Impresoras……………………………………………………………………42 4.4. Auditorias de Sistema………………………………………………………………. 43 4.5. Reportes.......................................................................................................... 44 4.6. Utilitarios del Módulo de Seguridad.................................................................. 45 MÓDULO 5……………………………………………………………………………………… 49 MÓDULO DE INVENTARIO………………………...………………………………………… 49 5.1. Configurar Inventario…………………………………………………………......... 50 5.2. Registrar y Consultar Tipos de Precios de los Productos............................... 55 5.3. Registrar Almacén…………………………………………………………………... 57 5.4. Registrar Producto………………………………………………………………….. 59 5.5. Agregar Producto Equivalente a otro Producto................................................ 70 5.6. Registrar Productos Sustitutos......................................................................... 72 5.7. Registrar Productos Compuestos……………………………………….………… 73 5.8. Registrar Equipo…………………………………………………………...………... 75 5.9. Establecer Estados y Ciudades……………………………………………………77 5.10. Registrar Grupo Arancelario…………………………………….………………... 78 5.11. Realizar Movimiento de Producto………………………………………………... 79 5.12. Realizar Traslado entre almacenes……………………………………………….82 85 5.13. Cargar Inventario Físico……………………………………………….…. 87 5.14. Grupo de Productos………………………………………………………. 88 5.15. Ubicación de Productos……………………………………………..…… 90 5.16. Documentos de Inventario……………………………………………….. Manual de Entrenamiento del Participante 3 5.17. Reportes………………………………………………………………….............................. 90 5.18. Utilitarios del Módulo de Inventario…………………………………...……………… 91 MÓDULO 6………………………………………………………………………….……………….. 94 MÓDULO DE COMPRAS………………………...………………………….…………………….. 94 6.1 Configurar Compras...………………………………………………………...................95 6.2 Agregar Tipos de Proveedor……………………………………................................. 96 6.3 Registrar Proveedores.…………………………………………………..……………….97 6.4 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Compras……………….................... 99 6.5 Realizar Orden de Compra...................................................................................... 101 6.6 Realizar Compra de Productos............................................................................... 105 6.7 Verificar Productos Recibidos de la Orden de Compra……………………………….112 6.8 Realizar una Devolución en Compras…………………………………………………..112 6.9 Realizar un Presupuesto…………………………………….………………………….. 116 6.10Registrar Requisiciones de Productos y/o Servicios…………………..................... 119 6.12 Reportes………………………………………………………………………………….. 119 6.13 Utilitarios del Módulo de Compras ………………………..…………..……………….120 MÓDULO 7………………………………………………………………….……....……………….. 121 MÓDULO DE VENTAS…………………………...……………………….….…………………….. 121 7.1 Configurar Ventas.………………………………………………………….....................122 7.2 Agregar Tipos de Clientes……………..………………………................................... 124 7.3 Registrar Tipos de Vendedores, Zonas y Rutas de Clientes…....………..…………..125 7.4 Registrar Vendedor…………………………………………………….…..................... 126 7.5 Registrar Cliente...................................................................................................... 128 7.6 Visitas a Clientes..................................................................................................... 134 7.7 Registrar Transportes……………………………………..……………..……………….135 7.8 Establecer Banco de Observaciones.………………………………....……………… 137 7.9 Establecer Descuentos por Categoría……………………….……..…………………. 138 7.10 Establecer Plan de Comisiones por Producto…………….……….………………… 140 7.11 Establecer Plan de Comisiones por Línea y Vendedor.….………….................... 142 7.12 Registrar Ventas Perdidas…………………….………………………………………. 142 7.13 Crear, Apertura, Cierre y Consulta de Cajas………………………………………… 144 7.14 Registrar Monedas………....………………………………………………………….. 149 7.15 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Ventas………………………………. 150 7.16 Realizar Prefactura a Cliente…………………………………………………………... 152 7.17 Realizar Cotización a Cliente……………………………………………………………156 7.18 Realizar Nota de Entrega………………………………………………………………. 159 7.19 Registrar Pedido de Cliente…………………………………………………………… 164 7.20 Realizar Venta de Productos (Factura a Cliente)…………………...……………… 168 7.21 Realizar una Devolución en Ventas……………………………………................... 177 7.22 Configurar Punto de Venta…………………………………………………………….. 182 7.23 Registrar Guía de Movilización………………………………………….................... 187 7.24 Registrar Orden de Carga………………………………………............................... 189 7.25 Registrar Garantías y/o Reparaciones……………………………………………….. 193 7.26 Precios de Productos……………………………………………………..................... 199 7.27 Reportes…………………………………………………………………………………. 199 7.28 Utilitarios del Módulo de Ventas………….………………..…………..……………… 200 MÓDULO 8………………………………………………………………….……....……………….. 205 MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR…...……………………….….……………………….. 205 8.1 Configuración de Cuentas por Cobrar.……………..……………………................... 206 8.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de CXC………………….................... 208 8.3 Agregar Grupo de Cuentas por Cobrar……………………...…..……..……………… 209 8.4 Establecer Plan de Comisiones por Vendedor / Cobrador……..….….................... 210 8.5 Registrar Comisiones por Grupo............................................................................. 212 8.6 Descuentos por Cliente........................................................................................... 213 8.7 Generación de Documentos de Cuentas por Cobrar …………..…………………… 214 8.8 Registrar Cobros.………………………………….……………………...…………….. 216 8.9 Transformación de Documentos………………..……….…………………………….. 228 8.10 Reportes…….……….……………………………………………...………………….. 230 8.12 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Cobrar.….……….…………….................. 231 MÓDULO 9………………………………………………………………….……....……………... 235 Manual de Entrenamiento del Participante 4 MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR…...……………………….….……………………….. 235 9.1 Configurar Cuentas por Pagar.……………..…………………….………................. 236 9.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de CXP…………...…………………. 237 9.3 Agregar Grupo de Cuentas por Pagar…………………........…..……..……………. 238 9.4 Registrar y Consultar Tipos de Retenciones…..…………………….….................. 240 9.5 Registrar Unidades Tributarias.............................................................................. 241 9.6 Generación de Documentos de Cuentas por Pagar.............................................. 241 9.7 Registrar Pagos………………………………………….…………..…………………. 247 9.8 Transformación de Documentos.……………………………..………...……………..252 9.9 Registrar Retenciones de Impuesto sobre la Renta.…………….…………………. 254 9.10 Enterar Retenciones……………………………………………...…..……………….255 9.11 Registrar Nota de Débito.….……….………………………...………….................. 256 9.12 Relación de Gastos……………………………………………………………………256 9.13 Programación de Pago……………………………………………………………….258 9.14 Control de Caja Chica...……………………………………..………………….…… 259 9.14.1 Registrar Tipos de Documentos de Caja Chica…………………………….... 259 9.14.2 Registrar Caja Chica…………………………………………………………….. 260 9.14.3 Registrar Movimiento de Caja Chica……………………………………………261 9.14.4 Reposición de Caja Chica………………………………………………………. 263 9.15 Reportes…………………………………………………………………………………264 9.16 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Pagar………………………………………. 265 MÓDULO 10……………………………………………………………….………………………..266 MÓDULO DE BANCOS…...……………………….….………………………..…………………266 10.1 Configurar Bancos.……………………………………………….………................. 267 10.2 Agregar Tipo de Cuenta…………………………………………...………………….268 10.3 Registrar Datos de Bancos………………….......................…..……..……………. 269 10.4 Registrar Cuentas Bancarias……………….….…………………….….................. 269 10.5 Manejar Cheques Devueltos............................................................................... 271 10.6 Registrar Movimientos Bancarios....................................................................... 274 10.7 Reportes...……………………………………..………………………………………. 279 10.8 Utilitarios del Módulo de Bancos……………………………………………………. 279 MÓDULO 11……………………………………………………………….………..…………….. 281 MÓDULO DE CONTABILIDAD…….….……………………...………………..……………….. 281 11.1 Configuración de la Contabilidad.……………………….…………........................ 282 11.2 Agregar Cuentas Contables al Plan …………………………………………………288 11.3 Crear Base de Datos de los Índices de Precios al Consumidor….......................290 11.4 Crear Centros de Costo.…………………….…………………….….......................290 11.5 Elaborar y/o Actualizar Comprobantes Diarios................................................... 291 11.6 Actualizar y/o Reversar Comprobantes Diarios................................................... 294 11.7 Eliminar Comprobantes Diarios en Lote...…………………………………..……... 296 11.8 Consultar Comprobantes Diarios desde Módulos………………………………….297 11.9 Reportes……………………………………………………………………………….. 297 11.10 Utilitarios del Módulo de Contabilidad…………………………………………….. 298 MÓDULO 12……………………………………………………………….………..………………303 MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS………………………………………………...……………….. 303 12.1. Establecer Formato de los Códigos de Activos Fijos.…………...…................... 304 12.2. Definir Datos de los Activos Fijos……………………………….…………………. 304 12.3. Enviar Depreciación a Contabilidad………………………..………….................. 307 12.4. Reportes.…………….…………………............................................................... 307 12.5. Utilitarios del Módulo de Activos Fijos................................................................ 308 MÓDULO 13…………………………………………………….………….……....………………309 MÓDULO DE NÓMINA…………………………...……………………….….………………….. 309 13.1 Configurar Nómina.……………………….………………………………................. 310 13.2 Registrar Sucursales……………..………………………....................................... 311 13.3 Registrar Departamentos.………………..…………………...………..……………. 312 13.4 Registrar Ocupaciones……………………………………………….….................. 312 13.5 Registrar Aficiones.............................................................................................. 313 13.6 Establecer Días Feriados.................................................................................... 314 13.7 Establecer Horario………………………………………..……………..……………. 315 13.8 Registrar Rotación de Horario….……………………………...……....……………. 317 Manual de Entrenamiento del Participante 5 13.9 Registrar Trabajador………………….……………………….……..………………..318 13.10 Registrar Trabajadores Eventuales……………..……….……….……………….. 322 13.11 Establecer y Consultar Base de Datos de Trabajadores Potenciales……..…...322 13.12 Registrar y Consultar Conceptos de Nómina…...…………………………………322 13.13 Registrar Tasas de Interés.……………………………………….…………………323 13.14 Registrar Cesta Ticket…....………………………………………………………….324 13.15 Registrar Unidades Tributarias…………………………………………………….. 324 13.16 Registrar Monedas…………………………………………………….................... 324 13.17 Apartados de Nómina …………………….…………………………………………325 13.18 Registrar Conceptos a Trabajador...………………………………………………. 325 13.19 Solicitud y Registro de Préstamo………………………..…………...……………..327 13.20 Calcular Vacaciones a Trabajador…………………………………….................. 329 13.21 Cálculo de Utilidades...………………………………………………………………332 13.22 Utilidad Definitiva….…………………………..…………………………………….. 332 13.23 Cálculo de Pasivo Laboral………….…………………………………................... 333 13.24 Comisión Mensual de Trabajadores………………..…………………................. 334 13.25 Cálculo de Intereses S/Prestaciones………….……….……………………..……335 13.26 Registrar Permiso o Autorizar Horas Extras…………………………………...….337 13.27 Registrar Asistencia de Trabajador…………………………………………………337 13.28 Fechas de Nóminas ………….………………..…………….………..……………..338 13.29 Cálculos de Nómina………………………………………………….…………..…. 338 13.30 Reportes……………………………………………………………….………………339 13.31 Utilitarios del Módulo de Nómina………………………………….………………..339 MÓDULO 14……………………………….…………………….………….……....…………….. 342 MÓDULO DE CONTROL DE GRANOS...……...……………………….….………………….. 342 14.1. Registrar Empresa Procesadora de Arroz…………………………………………343 14.2. Registrar Productos en Inventario…………………………………………………. 343 14.3. Configurar Módulo de Control de Granos…………………………….................. 344 14.4. Características………………………………………………………………………..346 14.5. Características de producto…………………………………………………………348 14.6. Variedades……………………………………………………………….................. 349 14.7. Silos…………………………………………………………………..………………..351 14.8. Grupos…………………………………………………………………………………354 14.9. Formulación de envasado………………………………………………………….. 356 14.10. Producto de Servicio………………………………………………………………. 358 14.11. Sub - Producto…………………………………………………………………….. 359 14.12. Precios de Productos……………………………………………………………… 360 14.13. Control de Calidad…………………………………………………………………. 361 14.13.1. Análisis de laboratorio………………………………………………………… 361 14.13.2 Control de Molino………………………………………………………………. 362 14.14. Recepción……………………………………………………………………………364 14.14.1. Entrada y Salida……………….………………………………………………. 365 14.14.2. Consulta de Recepción……….………………………………………………. 367 14.15. Despacho……………………………………………………………….................. 368 14.15.1. Entrada y Salida…………………………………………………..…………… 368 14.15.2. Consulta de Despacho…………………………………………………………370 14.16. Traslado entre Silos…………………………………………………………………371 14.17. Producción de Molino……………………………………………………………… 373 14.18. Envasado de Productos…………………………………………………………… 375 14.19. Control de Producción……………………………………………………………..377 14.19.1 Operadores………………………………………………………………………377 14.19.2 Maquinarias……………………………………………………….……………..378 14.19.3 Comisión por Producto………………………………………………………….379 14.19.4 Empaque…………………………………………………………………………380 14.19.5 Producción Diaria………………………………………………………………. 382 14.19.6 Descomposición de Paleta……………………………………………………. 383 14.19.7 Despacho de Paleta…………………………………………………………….385 14.19.8 Inventario de Producción……………………………………………………….387 14.19.9 Consultar Paleta…………………………………………………..……………. 389 Manual de Entrenamiento del Participante 6 14.20. Reportes del Módulo de Control de Granos……………………………………….390 14.21. Utilitarios del Módulo de Control de Granos………………….……………………390 Manual de Entrenamiento del Participante 7 INTRODUCCIÓN El Sistema Administrativo CONFÍA EMPRESARIAL, fue desarrollado por un grupo de profesionales de la Informática: Ingenieros, Técnicos y Estudiantes y nace como respuesta a las necesidades actuales de control administrativo de la Empresa moderna. El Sistema Administrativo CONFÍA EMPRESARIAL, fue creado además para proveer a las empresas una manera de atender en forma integral y sistemática las exigencias de la normativa legal vigente, referida a los aspectos administrativos, contables y gerenciales; el mismo aplica una gestión basada en la filosofía de la operación, dirección, control, supervisión y prevención como principios básicos de la gerencia. Tiene como elemento normativo el cumplimiento de la legislación y normas administrativas vigentes. GAHMA SOFT C.A., realizó el diseño del sistema bajo un conjunto articulado de normas, procedimientos y herramientas para tener una gestión administrativa integral y eficiente. Manual de Entrenamiento del Participante 8 OBJETIVOS GENERALES DEL ENTRENAMIENTO Al finalizar las sesiones de aprendizaje del entrenamiento, los participantes estarán en capacidad de: • • Explicar los pasos que se deben cumplir en los procesos administrativos y las Actividades a realizar en cada uno de ellos. Manejar las diferentes opciones y comandos del Programa CONFÍA. METODOLOGÍA El desarrollo de las actividades de aprendizaje se realizará bajo la metodología de “aprender - haciendo” y contempla: • La realización de actividades prácticas. • Discusiones en grupo y sesiones de preguntas y respuestas. • Participación activa y lo más importante presentación de productos acabados. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE • Un computador por participante con acceso al Programa CONFÍA. • Manual del Entrenamiento. • CD Instalador de CONFÍA Empresarial. • Presentaciones orales, escritas y prácticas. PROGRAMA INSTRUCCIONAL El programa de instrucción se organizó en quince (14) módulos que en forma secuencial van profundizando tanto los elementos conceptuales como prácticos de los procesos administrativos y del software CONFÍA Empresarial como herramienta operacional de los mismos. A continuación se presenta un esbozo de los módulos: En el Módulo 1, se hace referencia al conocimiento del sistema a nivel teórico, características, objetivos y componentes. En el Módulo 2, se sigue la Instalación y Registro de CONFÍA Empresarial. En el Módulo 3, se explican los componentes de la Ventana Principal, Utilitarios, Ayudas y los datos básicos de operación de CONFÍA Empresarial. Desde el Módulo 4 hasta el Módulo 13, se desarrollará un Ejercicio que Manual de Entrenamiento del Participante 9 abarca la creación de una empresa, manejo de su Seguridad, la realización de sus transacciones administrativas y Contables (Ventas, Compras, Movimientos Bancarios, Nómina, Comprobantes Contables y Activos Fijos), además del manejo de documentos (Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar) y los movimientos de Inventario que se generan por la realización de dichas transacciones. De igual modo, se presentarán: Un módulo de Control de Granos ejemplificando el desempeño del sistema para las empresas Agroindustriales relacionadas con este rubro, uno de Servicios y otro de Control de Visitas; para las empresas que así lo requieran. MANEJO DEL MANUAL El manual no debe ser tomado como un recetario. Es una guía operacional sobre CONFÍA EMPRESARIAL. Se recuerda al usuario que el mismo sigue un ejemplo que puede ser tomado, en cualquiera de los módulos dado que al comienzo de cada uno, se referencia que debe tenerse establecido para operar con el mismo. Existen términos que se usan dentro del manual y que se explican a continuación al usuario, dado su frecuencia de uso: Clic: Acción de rasgar el puntero del Mouse sobre un objeto (Botón, Cuadro de texto, Casilla de verificación, entre otros) y luego pulsar el botón izquierdo del Mouse. Doble Clic: Acción de rasgar el puntero del Mouse sobre un objeto (Botón, Cuadro de texto, Casilla de verificación, entre otros) y luego pulsar dos veces el botón izquierdo del Mouse. Manual de Entrenamiento del Participante 10 MÓDULO 1 Presentación del Sistema. Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Explicar las características y componentes del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA. Contenido • • Características Generales del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA. Componentes del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA. Duración Estimada • 30 Minutos. Referencia Este módulo es completamente teórico, por lo cual su desarrollo se basa en discusiones y aclaración de dudas, sobre el contenido del mismo. Manual de Entrenamiento del Participante 11 Definición General del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA 1.1. Características del CONFÍA El Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA, se encuentra desarrollado en el lenguaje de programación de 32 bits, Visual Fox Pro y hace uso de todas las herramientas que tiene el lenguaje para convertirse en un sistema muy fácil de operar y que realiza en forma práctica todas las operaciones relacionadas con las actividades de gestión administrativa de la Empresa, logrando satisfacer a los usuarios más exigentes. Los módulos que lo conforman están totalmente integrados de tal forma que el usuario solo deberá realizar una sola operación para cada actividad administrativa. Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Bancos, Contabilidad, Activos Fijos, Nómina, Seguridad y tres módulos especiales el primero para el control de empresas procesadoras de cereales, el segundo para las empresas que prestan servicios a Vehículos y/o Maquinarias y el tercero para las empresas de que controlan el acceso de personas (Visitas); así como una serie de utilitarios genéricos conforman la totalidad del Sistema y se mercadea dependiendo de sus necesidades y requerimientos de información con respecto a la empresa. El Sistema CONFÍA Empresarial, funciona perfectamente en las siguientes plataformas: Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows Me, Windows 2000 (Profesional, Server y Advance Server), Windows XP Y Windows Vista. Además, también puede ser instalado para trabajar con un Servidor Novell Netware 4.01 o 5.0 y con Windows en las estaciones. 1.2. Objetivos del CONFÍA. • Estimular una mayor coordinación entre los entes involucrados en los procesos administrativos de la empresa. • Establecer bancos de información automatizados y actualizados. • Estructurar programas de Coordinación Administrativa. • Registrar la información de resultados y generar estadísticas sobre el desempeño administrativo y contable. • Alterar el comportamiento organizacional. • Permitir la jerarquía de problemas/acciones. • Planificar soluciones y establecer las políticas administrativas y gerenciales • Atender las regulaciones de carácter obligatorio establecidas en la Normativa Administrativa Vigente. Manual de Entrenamiento del Participante 12 1.3. Componentes del CONFÍA Esta compuesto por 10 Módulos operativos interconectados, utilizables y adaptables en cualquier tipo de empresa. Así mismo consta del modulo de Control de Granos diseñado especialmente para las empresas Agroindustriales relacionadas con estos rubros, y del Módulo de Servicios para las empresas que Venden y/o Reparan cualquier tipo de Vehículos. In Invveennta tarrio io Compras Cuentas por Pagar Contabilidad Nomina Ventas Cuentas por Cobrar Activos Fijos Bancos Seguridad Cada uno de estos módulos cumple una función reguladora dentro del proceso administrativo de la empresa u organización. Servicios Control de Granos Inventarios. Compras. Ventas. Inventarios. Cuentas por Pagar. Visitas Seguridad Manual de Entrenamiento del Participante 13 MODULO 2 Instalación de CONFÍA Empresarial. Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Instalar y Registrar el sistema CONFÍA Empresarial. Contenido • • • • Proceso de instalación de CONFÍA Empresarial. Proceso de registro CONFÍA Empresarial. Accediendo por primera vez CONFÍA Empresarial. Salir de CONFÍA Empresarial. Duración Estimada • 30 Minutos. Referencia Este Módulo, explica el paso inicial para utilizar CONFÍA Empresarial., la Instalación del Programa. Con el uso del CD de instalación el usuario tendrá la oportunidad de colocar el software que constituye el sistema en la(s) computadora(s) requeridas. Instalación del Sistema CONFÍA Empresarial Introducción El CD de instalación de CONFÍA Empresarial viene con tres programas: SERVIDOR.EXE, ESTACION.EXE y DEMO.EXE. Cuando se dispone de una red es necesario instalar CONFÍA Empresarial en el servidor con todos los archivos de la Base de Datos, e instalar CONFÍA Empresarial en cada estación desde donde se va a acceder al servidor. El CD de instalación de CONFÍA Empresarial consta de tres (3) programas ejecutables: SERVIDOR.EXE y ESTACION.EXE. Si no se tiene una red, solo se necesita instalar SERVIDOR.EXE en el equipo donde se va a trabajar. CONFÍA Empresarial por su diseño Cliente-Servidor requiere que primero se instalen los archivos y Bases de Datos en el servidor y posteriormente se instale el programa en cada estación desde donde se va a ejecutar el programa, por lo tanto: la estructura de directorios que se va a reflejar en el servidor es la siguiente: \CONFÍA \DATA (Ubicación de los datos. Un sub directorio por empresa). \BITMAPS (Imágenes que se utilizan en el sistema). \HELP (Ayuda Interactiva). \INTERNET (Archivos temporales de Internet). Manual de Entrenamiento del Participante 14 \REPORTS (Todos los reportes y formatos de documentos del sistema). \EXCLUDE (Para programas especiales de Clientes específicos). \TEMP (Almacena los archivos .CAB provenientes de la Acción de Importar y Exportar datos, desde el Módulo de Seguridad en el Menú Utilitarios. La estructura de directorios que se va a reflejar en la estación es la siguiente: \CONFÍA \INTERNET (Archivos temporales de Internet). \REPORTS (Archivos temporales de reportes). \BITMAPS (Imágenes Temporales que se usan en el Sistema). Es necesario resaltar que CONFÍA Empresarial, obligatoriamente debe ejecutarse dentro de un directorio o carpeta llamada CONFÍA que puede estar ubicada en cualquier disco local o de la red (Ejemplo: C: \CONFÍA, F: \CONFÍA, etc.). El programa DEMO.EXE, no es de uso obligatorio y se provee porque permite instalar el sistema acompañado con unos datos de prueba, puede ser utilizado por los usuarios para conocer, comenzar a utilizar y probar CONFÍA Empresarial, sin necesidad de realizar todas las actividades iniciales para ponerlo a punto. Este programa no requiere tener una clave para su instalación y solo requiere que se le indique en que unidad de disco duro se va a instalar. 2.1 Instalar CONFÍA Empresarial Para instalar cualquiera de los tres programas, siga los siguientes pasos: · Haga clic con el Mouse sobre el botón Inicio de Windows, posteriormente seleccione de la lista la opción Ejecutar y luego edite la dirección donde está ubicado el programa que desea ejecutar en su unidad de CD-ROM. (Ejemplo: D:\SERVIDOR.EXE). Si no está seguro de la ubicación utilice el botón Examinar que le permitirá ubicar el programa dentro de la unidad de CD-ROM, luego seleccione el botón Aceptar y el programa de instalación le mostrará una ventana de Bienvenida. · Presionamos el botón siguiente y nos mostrará la siguiente pantalla de Licencia, debe leer el acuerdo de Licencia con detenimiento. Manual de Entrenamiento del Participante · 15 Marque la casilla de verificación indicando que acepta los términos del Contrato y luego haga clic en el botón Siguiente, o Salir, de no estar de acuerdo con los términos del contrato. Si decide continuar con la instalación aparecerá la siguiente ventana que solicitará el disco donde se instalará el programa: Seleccione la unidad de Disco donde se instalará CONFÍA Empresarial, puede ser cualquier Unidad de disco al cual tenga acceso. Solo cambie la letra de la unidad pero la carpeta CONFÍA debe permanecer invariable, Ejemplo: C:\CONFÍA o D:\CONFÍA o E:\CONFÍA. · Haga clic sobre el botón Siguiente. En este momento el programa de instalación copiará los archivos a la unidad de disco seleccionada, mostrando un indicador de avance del proceso. Al finalizar el proceso de copiado, el programa indicará si fue satisfactorio y creará los iconos para el acceso directo al programa CONFÍA Empresarial. Manual de Entrenamiento del Participante 16 2.2 Registrar CONFÍA Empresarial. Instalado CONFÍA Empresarial en el servidor y en las estaciones, es necesario registrarlo. Esta ventana aparecerá cada vez que se intente ejecutar CONFÍA Empresarial (después de instalado), por primera vez, tanto en el servidor como en las estación(es). Si se desea registrar CONFÍA Empresarial, Ubicado en la ventana de Clave de Autorización se debe hacer clic en el botón de Nuevo Registro traerá una caja de diálogo, donde se pregunta si se está de acuerdo con la eliminación de los registros del sistema y se cerrará el programa CONFÍA Empresarial. Al volver a ejecutar CONFÍA Empresarial, aparecerá un mensaje donde se le indica que el mismo, no tiene registro del serial y debe suministrarlo para continuar ejecutándolo, al hacer clic en el botón aceptar se tiene la ventana de Registro de Serial. El próximo paso será llamar a GAHMA SOFT, C.A y solicitar el número de serial asignado. El número de serial debe introducirse correctamente en el cuadro de texto Nro. Serial o los demás procesos fallarán. Luego, haga clic en el botón Continuar. Se mostrará nuevamente la ventana que lleva por título Clave de Autorización y aquí es donde se debe colocar la clave de autorización, se debe llamar por teléfono a GAHMA SOFT, C.A. como se explica en el texto de la ventana y solicitar la clave de autorización para activar. Esta clave deberá ser editada donde se solicita y hacer clic en el botón Aceptar. Luego de colocar la Clave de Autorización para el caso de instalación de Servidores, aparece una ventana de Control de pagos la cual permite que el cliente le especifique al Sistema la forma en que canceló o piensa cancelar CONFÍA Empresarial. Si es a contado o a crédito. Si es a crédito, el número de cuotas que va a tener para realizar el pago será de Máximo 6. Además se debe indicar el tipo de versión adquirida (Light, Ilimitada y Mono Usuario). La versión Light permite máximo 3 usuarios en la red y la versión Mono Usuario sólo permite un usuario a la vez. Manual de Entrenamiento del Participante 17 Al hacer clic en el botón Aceptar, aparecerá una ventana de Registro de Pagos y le solicitará un número de autorización sin el cual no se puede continuar trabajando, este número será proporcionado por GAHMA SOFT C.A., también vía telefónica. Luego que la clave es editada y aceptada, aparecerá la ventana de Clave de Acceso. 2.3. Trabajar en Modo Demo Al ejecutar CONFÍA Empresarial automáticamente se abre una ventana que lleva por titulo Clave de Autorización (es aquí donde se coloca la clave de autorización para la estación), pero como se está ejecutando en modo DEMO, se debe hacer clic sobre el botón Demo. Al correr el programa en modo DEMO se tendrán limitaciones en la cantidad de operaciones que se puedan realizar dentro del sistema, por ejemplo solo se pueden realizar 20 facturas, o solo se pueden crear 20 productos, etc. Esta ventana aparecerá cada vez que Manual de Entrenamiento del Participante 18 se intente correr CONFÍA Empresarial por primera vez, tanto en modo normal como en modo DEMO. Luego de seleccionar DEMO aparecerá la ventana de Clave de Acceso. 2.4. Entrar a CONFÍA Empresarial. El sistema originalmente viene con un usuario predeterminado que se llama INVITADO y no tiene clave de acceso, por lo tanto, escriba INVITADO en el cuadro de texto Usuario para continuar. Luego de escribir el usuario, haga clic en el botón aceptar, el sistema solicita la empresa con la que se va a trabajar, inicialmente seleccione de la persiana empresa GAHMA SOFT y luego se debe hacer clic nuevamente en el botón aceptar. NOTA: Observe que aparece una casilla de verificación que permite cambiar la clave de acceso, cuando se requiera. Después, de que el usuario se identifique, coloque su clave e indique con que empresa va a trabajar, se activan las opciones de seguridad que pueda tener especificadas ese usuario. En este momento si los datos se colocaron correctamente, se mostrará la pantalla principal de CONFÍA Empresarial o se mostrará una ventana de Atención preguntando si se desea preparar un nuevo día (aparece sólo una vez al día, con la primera persona que empieza a trabajar en el Sistema). Si aparece esta ventana se debe verificar que la fecha a preparar corresponda con la del día y hacer clic sobre el botón SI. Si la fecha no corresponde con la del día es porque la fecha del computador esta errada, seleccionar el Botón No y proceda a arreglar la fecha del computador antes de volver a entrar a CONFÍA Empresarial. Manual de Entrenamiento del Participante 19 2.5. Pantalla Principal del Sistema La pantalla principal del Sistema contiene en su parte superior el nombre de la Empresa y Módulo con el que se está trabajando, en este punto como no se ha seleccionado ningún modulo sólo se ve la palabra módulo. Debajo se observa el Menú principal con las opciones: Módulos (permite seleccionar los módulos con los que se va a trabajar: Inventario, Compras, Ventas, etc.), Archivos, Movimientos, Reportes, Utilitarios, Herramientas y Ayudas. Como se está realizando el proceso de registro del Sistema aparecerán sólo activadas las opciones de Módulos, Herramientas y Ayudas. Debajo del Menú principal se observa la Barra de Herramientas Principal con varios iconos que permiten acceder a diversas operaciones del sistema en forma inmediata como consultar productos, realizar facturas, consultar clientes, etc. Si se está realizando el proceso de registro del Sistema aparecerán sólo activadas las opciones de Calculadora, Calendario, Directorio y Salir. Si se está trabajando en Modo DEMO, ya puede trabajar con el Sistema, sino proceda ahora a Registrar los Módulos con los cuales se va a trabajar. 2.6. Registrar Módulos Activos CONFÍA Empresarial permite trabajar en forma modular y por lo cual pueden ser adquiridos solo algunos módulos dependiendo de las necesidades y actividades comerciales de la empresa que adquiere el Sistema. Para Registrar los módulos en el Sistema, deberá seleccionarse en el Menú principal la opción de Módulos y posteriormente la opción de Seguridad en cuyo caso se entra al módulo de Seguridad. En este módulo debe seleccionarse el menú Utilitarios y dentro de Utilitarios la opción de Activar Módulos. Al aparecer la ventana de Activación de Módulos deben marcarse las casillas de verificación de los módulos adquiridos por el Cliente a GAHMA SOFT, recuerde que sólo debe marcar los módulos que está indicando vía telefónica o la clave que se dará posteriormente no procederá. Luego de marcar los módulos, hacer clic en el botón Aceptar. Inmediatamente se abrirá una ventana que nos permitirá Registrar Módulos, solicitando número de autorización que también deberá proveer GAHMA SOFT, C.A. vía telefónica. Luego de lo cual el sistema queda listo para su uso. Manual de Entrenamiento del Participante 20 En resumen las claves que deben ser provistas para registrar el servidor son: Una clave de autorización para el Servidor, una para la forma de pago y otra para la activación de los módulos. Para el registro de cada una de las estaciones: La clave de autorización. 2.7. Salir de CONFÍA Empresarial Para salir de CONFÍA Empresarial se puede hacer clic sobre el botón Salir de la Barra de Herramientas Principal o seleccionar Módulos del Menú Principal y luego la opción Salir del Sistema. También se tiene la opción de pulsar la tecla rápida Alt+F4. En cualquiera de las tres opciones se visualizará el recuadro de solicitud de autorización de salida del sistema. Si realmente desea salir del Sistema, selecciona SI dando un clic con el botón izquierdo del Mouse sobre éste. Manual de Entrenamiento del Participante 21 MÓDULO 3 Componentes de CONFÍA Empresarial. Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • • • • Manejar los componentes de la ventana principal del programa CONFÍA Empresarial. Identificar los Utilitarios de CONFÍA Empresarial. Acceder y Manejar las Ayudas de CONFÍA Empresarial. Conocer los datos básicos de operación del programa. Contenido • • • • Introducción al programa CONFÍA Empresarial. Manejo de los Utilitarios de CONFÍA Empresarial. Manejo de las Ayudas de CONFÍA Empresarial. Actividades y Operaciones iniciales que deben ser realizadas y estar claras pues afectan el desenvolvimiento normal de las operaciones dentro de CONFÍA Empresarial. . Duración Estimada • 45 Minutos. Referencia Este módulo es básico para el manejo de todos los módulos del Sistema, dado que se explica detalladamente cada componente estándar del programa CONFÍA Empresarial (Ventanas, Utilitarios y Ayudas) y el acceso a los módulos. Manual de Entrenamiento del Participante 22 3.1. Componentes de la ventana principal del programa CONFÍA Empresarial. Si esta en el escritorio de Windows, para iniciar la actividad con CONFÍA Empresarial usted deberá hacer doble clic sobre el icono del escritorio que representa el programa. Se muestra una ventana donde se solicita el Usuario y la Clave, posicione el cursor en cada recuadro e introduzca el dato requerido. Ejemplo: USUARIO: INVITADO Y haga clic en el botón aceptar. NOTA: No se edita clave, ya que entramos con el usuario predeterminado INVITADO, que no tiene definida ninguna clave. Seguidamente se solicita la empresa desde la cual se desea operar, selecciónela de la persiana directamente o también presionando la tecla F2 para obtener el buscador de Empresas, Seleccione: EMPRESA: GAHMA SOFT, C.A. Luego, haga clic nuevamente en el botón Aceptar. Nota: Manual de Entrenamiento del Participante 23 Se tiene la opción de cambiar clave de acceso, para ello seleccionar la casilla de verificación Cambiar Clave de Acceso. A continuación nos muestra la siguiente pantalla: Se muestra el Usuario actual, y dos valores que debemos especificar: Nueva Clave: la nueva clave con la cual se tendrá acceso al Sistema. Confirmar Clave: se debe introducir la misma clave que se utilizó en nueva clave. · Presionar el Botón Aceptar Se muestra una pantalla haciendo una pregunta: ¿Desea preparar un nuevo Día?, esto significa que el sistema cambiará la fecha del día anterior por la actual, a partir de allí los documentos generados tendrán la fecha actual si presionamos el Botón Si, si presionamos el Botón No, entonces los documentos y movimientos del sistema seguirán con la fecha del día anterior, en nuestro ejemplo. Si los datos se colocaron correctamente, inmediatamente usted entra en el sistema y dispondrá de la primera pantalla la cual contiene todos los menús e iconos que sirven para ejecutar acciones en el sistema. Dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario con el cual se accede al sistema, se podrán ejecutar o no ciertas opciones del mismo. Manual de Entrenamiento del Participante 24 Las diferentes zonas de la pantalla son: · En la parte superior se muestra el Menú Principal, el cual contiene las diferentes acciones y comandos que se pueden ejecutar con el programa. Para seleccionar una opción, haga clic con el Mouse sobre el nombre del comando que la contiene, observe que se abre una persiana, luego escoja dicha opción o pulse la tecla ALT y luego la letra que esta subrayada correspondiente a la opción. Cuando un comando u opción no está activado aparece en color claro. Por ejemplo: al entrar en CONFÍA Empresarial están desactivados los comandos u opciones Archivos, Movimientos, Reportes y Utilitarios porque no se ha seleccionado todavía ningún módulo. Al seleccionar un módulo, el nombre del mismo aparece en la parte superior de la pantalla y el mismo ya no se visualizará sobre la lista del menú Módulos. Manual de Entrenamiento del Participante 25 MODULOS: Permite seleccionar el módulo con el cual se va a trabajar, cambiar de usuario y/o empresa, y salir del sistema. ARCHIVOS: Permite crear o actualizar datos de los archivos que tiene el Módulo, donde se esta trabajando. Por ejemplo: Productos en Inventario, Clientes en Ventas, Proveedores en Compras, Cuentas de Banco en Banco, Cuentas Contables en Contabilidad, entre otros. MOVIMIENTOS: Permite realizar las operaciones y generar los documentos que posee el Módulo (creados en la opción ARCHIVOS). Por ejemplo: Hacer Facturas en Ventas, Órdenes de Compra en Compras, Depósitos o Cheques en Bancos, Cobros en Cuentas por Cobrar, Pagos en Cuentas por Pagar, Comprobantes Contables en Contabilidad, entre otros. REPORTES: Permite visualizar e imprimir los reportes de los datos que se generan en el Módulo. UTILITARIOS: Permite realizar las operaciones adicionales que tiene el Módulo como por ejemplo: Configurar correlativos, Cerrar Período, Reconstruir Índices, Reconstruir Saldos, Transferir Datos, entre otros. HERRAMIENTAS: Permite realizar los accesos directos de la Barra de Herramientas Principal (Productos, Facturas, Prefacturas, Cotización, Compras, etc.) y llamar a los utilitarios de CONFÍA Empresarial: Calculadora, Agenda, Calendario y Directorio Telefónico. AYUDA: Permite llamar a las ayudas interactivas de CONFÍA Empresarial, obtener información del Soporte Técnico y del diseño del Sistema. · Debajo del Menú Principal aparece la Barra de Herramientas Principal, la cual permite realizar las operaciones dentro del programa en una forma directa. Estos botones son: La Barra de Herramientas Principal de CONFÍA Empresarial permite acceder a las opciones más comúnmente utilizadas en el Sistema. Se encuentra ubicada en el tope de la Pantalla, debajo del menú principal. Permite llamar a: Productos Facturas Prefacturas Cotización Compras Ordenes de Compras a Proveedores Proveedores Clientes Pedidos de Clientes Cobros a Clientes Comprobantes de Contabilidad Bancos Calculadora Calendario Directorio Salir · Cuando accedemos un formulario operativo del sistema, debajo del Menú Principal aparece la Barra de Tareas o Barra de Herramientas de Operaciones la cual está asociada con los siguientes Botones de trabajo: Manual de Entrenamiento del Participante 26 Botones de Búsqueda o Desplazamiento 1. Ir al Primer Registro. 2. Ir al Ultimo Registro. 3. Ir al registro anterior al cual estamos colocados. 4. Ir al registro siguiente al cual estamos colocados. Agregar Registro Con está opción usted podrá adicionar un registro en el Sistema; para ello deberá hacer clic en el botón Agregar e inmediatamente aparecerá un formulario donde podrá editar los datos de respectivos. Editar (Modificar) Registro Existente Con está opción usted podrá modificar los datos de un registro deseado; para ello deberá hacer clic en el botón Editar e inmediatamente aparecerá un formulario donde podrá modificar los datos del registro. Eliminar un Registro Existente Con esta opción usted podrá borrar los datos de un registro seleccionado, para ello deberá hacer clic en el botón Eliminar y aparecerá una pantalla preguntando si realmente desea eliminar el registro. Si desea eliminar el registro presione SI haciendo un clic sobre el botón izquierdo del Mouse. Guardar Está opción se utiliza, cuando se está agregando o modificando datos, mediante el cual el botón Agregar se convierte en el botón Guardar para almacenar la operación realizada. , Revertir Cambios Está opción se utiliza, cuando se está agregando o modificando datos, mediante el cual el botón Editar reversar la operación realizada. se convierte en el botón Revertir , para Imprimir Permite sacar en papel la información que se está viendo en la pantalla. También se llama imprimir la ficha del registro. Buscar Registro El botón Buscar Registro de la Barra de Tareas permite ubicar rápidamente un registro previamente guardado en la base de datos. El registro está asociado al formulario visible en ese momento. Se tienen diferentes opciones de búsqueda dependiendo del elemento que se esté solicitando. Manual de Entrenamiento del Participante 27 Ayuda Abre la ayuda específica para el formulario con el que se esté trabajando. Salir Cierra el formulario con el que se está trabajando. 3.2. Utilitarios de CONFÍA Empresarial. CALCULADORA La calculadora es un utilitario de CONFÍA Empresarial, que puede ser llamado en cualquier parte del programa pulsando la tecla F12, obteniéndose el siguiente formulario: La calculadora permite realizar las operaciones de Suma, Resta, Multiplicación, División, Porcentaje, Raíz Cuadrada, almacenaje y recuperación de la Memoria. Se puede cambiar la cantidad de decimales con que se trabaja, pero por defecto viene configurada para trabajar con 4 decimales. Su manejo es idéntico al de una calculadora manual. Además puedes calcular el IVA sobre cualquier monto con solo dar un clic en los botones de o revertir el proceso con Al cerrarse y regresar a trabajar desde donde se había llamado, podemos traer el ultimo resultado calculado pulsando las teclas SHIFT + F12 (este resultado es regresado con 2 decimales) o SHIFT + F11 (el resultado es regresado con todos los decimales definidos en la calculadora). La tecla SHIFT es la mayúscula. CALENDARIO CONFÍA Empresarial cuenta con un calendario perpetuo, al cual se accede presionando la tecla F11, el mismo permite seleccionar cualquier mes y cualquier año desde el 100 hasta el 9999. Al seleccionar el Año y Mes se mostrarán todos los días del mes seleccionado. Cada día es un botón, y al darle un clic sencillo sobre el botón se selecciona el día. Al darle un doble clic sobre un día se abrirá la Agenda Personal configurable para ese día. Al abrir el calendario, automáticamente estará seleccionando el día correspondiente a la fecha que tenga el computador. Manual de Entrenamiento del Participante 28 AGENDA PERSONAL Esta opción permite registrar actividades o asuntos personales en el sistema para un día y hora específica, en forma digitalizada y totalmente privada por usuario, también posee una opción que recuerda las actividades de manera automática, por medio de una alarma. La agenda permite registrar actividades importantes para el día en curso o actividades programadas a futuro. Cuando se desea que el sistema nos recuerde alguna información sólo debemos marcar el cuadro de alarma de tal manera que al llegar ese día a esa hora en el sistema aparecerá una ventana recordando la actividad. · Al presionar la tecla F9 se muestra la pantalla de la Agenda Personal para el día actual. Si queremos ver la agenda para un día especifico, se debe seleccionar el día y luego hacer clic con el botón izquierdo del Mouse, se abre este formulario: · La agenda nos muestra las actividades a realizar en una hora específica. · Usuario: Se refiere al usuario actual. El usuario con el que se acceso al sistema. En esta persiana se muestran todos los usuarios que estén registrados en la Base de datos y cuya agenda Personal sea Pública. De esta manera si necesitamos consultar la disponibilidad de tiempo de un usuario en un fecha específica, De la Persiana usuario seleccionamos al usuario que queremos consultar, inmediatamente nos muestra las diferentes actividades registradas en su agenda personal. · Fecha: La fecha seleccionada para registrar actividades. · Alarma: Nos permite programar alarma a cada una de las actividades registradas, si así lo decidimos. Manual de Entrenamiento del Participante 29 · Hora: La hora de la actividad a registrar. · Actividades a realizar: la actividad a registrar en la agenda. · Actualizar: Permite visualizar posibles cambios en la información de la Agenda en un momento determinado. · Intervalos: Permite personalizar la columna Hora. o Si seleccionamos Intervalos de 1 Hora, las actividades se reflejarán por Hora. o Si seleccionamos Intervalos de 30 Minutos, las actividades se reflejarán cada 30 Minutos. o Si seleccionamos Intervalos de 15 Minutos, las actividades se reflejarán cada 15 Minutos. En la pantalla anterior se seleccionó intervalos de 1 Hora. El Procedimiento para Registrar actividades en la Agenda Personal es el siguiente: · Hacer clic en la hora que se desea registrar la actividad, Registremos una reunión a las 9 am., para ello seleccionar la hora haciendo clic con el botón izquierdo del Mouse, se activa la caja de texto y allí se introduce la actividad a realizar. Para nuestro ejemplo: Reunión con el Departamento de Soporte. Presionar la Tecla Enter. o Registrar otra actividad a las 2 pm., Reunión con el Gerente de Ventas, pero además programar la alarma para que me recuerde esa actividad. · Hacer clic en la hora de 2 pm. · Se activa la caja de Texto y colocamos la actividad. · Presionamos la tecla Enter. · Activamos la casilla de verificación Alarma. Así a las 2 pm. · El sistema mostrará un mensaje como recordatorio de la actividad programada en mi Agenda personal. Manual de Entrenamiento del Participante 30 NOTA: Ø Se debe tener activo CONFÍA para que se muestre la ventana recordando la actividad. DIRECTORIO TELEFONICO En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los datos de ubicación de un contacto, ya sea de un cliente o cualquier otra persona o empresa. · · Para acceder el formulario pulse la tecla F7. Si no hay Contactos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Contactos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar o Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: . NOMBRE: JOHN SIFONTES. DIRECCION: AVENIDA 28 CON CALLE 28 EDIFCIO 28 OFICINA 4 TELEFONO: 0255-6214555 CELULAR: 0414-5583278 FAX: 0255-6214555 CONTACTO: SOBRE TODO SI EL DATO PRINCIPAL (NOMBRE) ES DE PERSONA JURIDICA o o · La casilla de verificación DATO PRIVADO, permite seleccionar a ese contacto como privado del usuario actual que significa que solo el usuario que lo agrega es capaz de observar o modificar la información de este contacto, haga clic sobre esta casilla de verificación. LAS OBSERVACIONES dejarlas sin texto. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Manual de Entrenamiento del Participante · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. 31 de la Barra de Tareas que le permitirá Si se desea agregar otro contacto, repita la operación antes descrita. Nota: Ø En la Página Lista podemos observar todos los contactos registrados. JUEGO El juego que posee el Sistema CONFÍA Empresarial, es una implementación del juego el ahorcado que llamamos el QUEBRADO. Podemos acceder a el pulsando la tecla F8 y se mostrará el siguiente formulario: Manual de Entrenamiento del Participante 32 En el juego se debe seleccionar una o más categorías en las casillas de verificación respectivas. Las categorías existentes son: Animales, Países, Ciudades, Actores Extranjeros, Películas Famosas, Actores Venezolanos, Equipos y Deportistas, Cantantes, Inventos y Lugares Famosos. Dependiendo de las categorías marcadas, el Sistema en forma Aleatoria seleccionará una palabra o varias palabras asociadas a la opción, la cual debe ser adivinada por el participante seleccionando letra por letra del Abecedario. Por cada letra acertada el Juego lo indicará mostrando todas las letras de ese tipo en los cuadros amarillos. Por cada letra seleccionada por el participante pero inexistente en la palabra se tendrá una letra que irá formando la palabra QUEBRADO. Si el participante adivina la palabra antes de formar la palabra QUEBRADO habrá ganado y se acumulará en su contador. Si pierde, de igual manera tendrá un contador de perdidas. Aunque es un juego sencillo, es útil para despejar la mente en ciertos momentos. Esperamos que lo disfruten…. Los utilitarios antes descritos pueden ser accedidos también, desde el menú principal de CONFÍA, seleccionando la opción de Herramientas o desde la Barra de Herramientas Principal haciendo clic sobre el icono representativo de la opción a seleccionar. TIPS: · Muchas opciones tienen métodos de acceso directo con el teclado, puede observar estos accesos directo, colocados a la derecha de la opción en el Menú del Sistema. Por Ejemplo: Notas: · Cuando un formulario esta abierto su opción en el Menú se desactiva indicando que este formulario ya está abierto en el Sistema. · Cada formulario puede tener varias páginas las cuales se colocan delante en el formulario pulsando sobre el nombre de la pestaña de la página. Cada formulario por lo Manual de Entrenamiento del Participante 33 menos tiene dos páginas: La Principal y la de Lista. En el caso del Directorio Telefónico la Lista permite mostrar los distintos contactos que ya existen y pueden ser vistos dependiendo del orden Seleccionado. · · · · · Existe un directorio dentro de CONFÍA en el servidor llamado BITMAPS, en este lugar es donde se guardan las imágenes gráficas en formato BMP o JPG que pueden ser utilizadas desde CONFÍA Empresarial. Si usted tiene un logo de su empresa y desea mostrarlo en los reportes es necesario que lo digitalice y lo guarde con alguno de estos formatos en el directorio BITMAPS, para luego ser direccionado. Cuando se tenga duda acerca del uso de un botón o contenido de un cuadro de texto basta con rasgar el Mouse sobre el mismo y sin hacer clic se abrirá una ventana amarilla con ayuda acerca de la utilidad de dicho objeto. Cuando se está colocado sobre un campo que requiere un dato clave, se puede utilizar la tecla F2 para abrir el buscador de ese elemento, desde donde se selecciona y se traslada el valor al campo pulsando la tecla Enter. Los buscadores son formularios diseñados para encontrar un elemento dentro de un archivo sin necesidad de saberse su clave. Cada formulario que contiene detalles (renglones), es decir una lista, con filas y columnas, puede venir acompañado de botones para agregar y eliminar componentes en la lista. Estos botones siempre tendrán la siguiente forma: Una página en blanco con un borde doblado para Agregar y una lista con una Equis roja para Eliminar. 3.3. Manejo de Ayudas. El programa CONFÍA Empresarial cuenta con un manejador de ayudas interactivas estilo Ayudas de Windows, por medio del cual se puede tener acceso a los instructivos para el manejo de los formularios con los cuales opera el sistema. La manera de invocar las ayudas es pulsando la tecla F1 para la ayuda general o ALT + F1 para la ayuda especifica por formulario. Al pulsar la tecla F1 obtenemos el catálogo de las ayudas generales, que permite el acceso a los instructivos de acuerdo a un tópico previamente seleccionado. Para las ayudas específicas, estando activo el formulario o tópico sobre el cual se requiere información pulsar las teclas ALT+ F1, se presenta un catálogo pero que permite el acceso a la información del formulario con el cual se esta operando. Al hacer doble clic sobre el tópico del catálogo, se muestra la ayuda textual y gráfica, a que se presenta un texto explicativo (sistemático y operativo) y la imagen del formulario activo. 3.4. Actividades Iniciales para comenzar a Trabajar con CONFÍA. Antes de comenzar a utilizar el Sistema deben realizarse ciertas actividades iniciales dentro de los módulos, ya que afectarán el desenvolvimiento normal de las operaciones dentro de CONFÍA: 1) Definir los datos de la Empresa donde se va a trabajar: Nombre, Dirección, teléfonos, R.I.F. y logo. Manual de Entrenamiento del Participante 34 2) Crear los usuarios que van a trabajar con la Empresa y las operaciones que pueden realizar dentro de la misma (niveles de acceso). 3) Definir la configuración de las impresoras que puedan estar conectadas para el uso del sistema, la Impresora predetermina, que debe ser una Impresora Matríz de Punto Epson Fx-1170, y las impresoras de Inyección de Tinta que son configuradas en Windows. 4) Si se va a trabajar con Inventario definir las características que van a poseer los productos que maneja la empresa y esto depende específicamente del tipo de empresa. 5) Crear los productos que se manejan en la Empresa. 6) Si se maneja inventario hay que crear los Proveedores a quienes se compran los productos, los Clientes a quienes se le vende y los vendedores que realizan dichas ventas. 7) Si las compras o ventas son a crédito crear la estructura de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que se van a manejar en la Empresa. 8) Si se maneja Bancos, crear las cuentas de Bancos y agregarle los saldos iniciales de cada una de las cuentas. 9) Si se maneja Contabilidad, crear la estructura de cuentas (Plan de Cuentas) y posteriormente cargar mediante asientos los saldos iniciales de las cuentas si es que estos existen. 10) Crear los Activos Fijos de la Empresa. Manual de Entrenamiento del Participante 35 MÓDULO 4 MÓDULO DE SEGURIDAD. Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Seguridad. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Seguridad Duración Estimada • 2 Horas. Referencia El módulo inicial del Plan de Entrenamiento, es este Módulo 4 con el cual se pretende que el usuario aprenda a definir el entorno de trabajo (Empresa) y el perfil de los usuarios del mismo. Trabajo de Oficina El Módulo de Seguridad permite entre otras cosas, definir las empresas con que se va a trabajar y sus datos particulares, crear los usuarios y colocarles accesos y restricciones, definir las impresoras existentes en la red, respaldar y recuperar datos en forma eficiente, Auditar los accesos al sistema a nivel de usuarios, archivo y registros y realizar diversas operaciones utilitarias (Reconstruir Índices, Compactar y Validar Bases, entre otras) y de mantenimiento sobre CONFÍA Empresarial. Para entrar al módulo de Seguridad debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Seguridad o pulsar directamente las teclas Alt+R colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de seguridad. Recuerde, que anteriormente accedemos el sistema mediante la modalidad de usuario INVITADO y en la empresa GAHMA SOFT, C.A. Procedamos a crear una empresa que también será administrada con la ayuda de CONFÍA Empresarial. Manual de Entrenamiento del Participante 36 4.1. Definir los Datos de la Empresa. Para crear la empresa, en la pantalla principal haga clic en la opción Empresas del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Alt+E, estando en el menú principal de Seguridad. · Hacer clic en el botón Agregar de la Barra de Tareas y edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: CODIGO: 2 NOMBRE: NOVEDADES TECNOLÓCIGAS, C.A DIRECCION: Avenida 28 con Calle 28 Edif. 28. Piso 1. Oficina 6, Acarigua, Edo. Portuguesa. TELÉFONO: 0255-6151038 FAX: 0255-6151038 RIF: J-30014578-5 NIT: 0226414578 REPRESENTANTE LEGAL: LUIS GUTIERREZ. · Para Agregar o Cambiar el Logo de la empresa, debe hacer clic sobre el botón Cambiar Logo de la página Principal, donde luego se presenta la lista de las imágenes disponibles (incluyendo la opción de vacío), para que el usuario escoja el nombre del archivo que contiene el logo. Seleccione el logo, haga clic en el botón Aceptar automáticamente el mismo se agrega en la página Principal. · y Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Manual de Entrenamiento del Participante · 37 Para finalizar haga clic en el botón Salir de la Barra de Tareas que le permitirá salir y volver a la pantalla principal de CONFÍA Empresarial. NOTA: CONFÍA Empresarial permite el manejo de múltiples empresas (hasta 999), sin ningún tipo de limitaciones. Por lo cual para crear otra empresa o sucursal repita la operación antes descrita para la nueva empresa a registrar. Al crear una nueva Empresa CONFÍA Empresarial crea un directorio o carpeta dentro de la carpeta DATA con el nombre EMP + el número de la empresa (Por Ejemplo si la empresa es la número 4, se creará la carpeta EMP4) y allí se guardará todos los datos de esa empresa. 4.2. Crear los Usuarios del Sistema. Ahora procedamos a crear un usuario, que tendrá acceso a la empresa GAHMA SOFT, C.A. y definir cuales son las operaciones que puede realizar sobre la misma (Niveles de Acceso). En la pantalla principal haga clic en la opción Usuarios del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Alt+U, estando en el menú principal de Seguridad. · Hacer clic en el botón Agregar de la Barra de Tareas y edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: USUARIO: JOHN S NOMBRE: JOHN SIFONTES PASWORD: 1234 CONFIRMAR PASWORD: 1234 · · Si el usuario que se está registrando, desea tener su agenda personal al acceso de los demás usuarios, debe activar la casilla de verificación de AGENDA PUBLICA, en caso contrario, dejarse desactivada. Para el ejemplo desarrollado, haga clic sobre esta casilla de verificación. Para Agregar o Cambiar la Fotografía del Usuario, hacer clic sobre el botón Cambiar Foto de la página Principal, donde luego se presenta la lista de las imágenes disponibles (incluyendo la opción de vacío), para que el usuario seleccione el nombre del archivo que contiene la foto. Seleccione la foto, haga clic en el botón Aceptar y automáticamente la foto se agrega en la página Principal. NOTA: Para el Ejemplo Desarrollado, no tenemos imagen disponible. embargo, esta puede ser agregada posteriormente. Sin Si tuviésemos una imagen, la página nos quedaría con los datos y la foto de la siguiente manera: Manual de Entrenamiento del Participante · 38 Para Agregar, la empresa que puede ser accedida por el usuario, hacer clic en la página Empresas. o o Hacer clic el botón Agregar Detalle , ubicado en la parte inferior izquierda de la lista, en ese momento, se activa una fila en la lista para agregar la empresa. Para seleccionar el Código de la Empresa, hacer clic sobre la columna empresa de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Empresa del cual se debe seleccionar la empresa con los siguientes datos: CODIGO: 25 NOMBRE: GAHMA SOFT, C.A, o Para seleccionar la empresa se debe hacer clic sobre la empresa que queremos seleccionar y seguidamente hacer clic sobre el botón Aceptar , o también podemos seleccionar la empresa haciendo doble clic con el botón izquierdo del Mouse sobre ésta. En la página siguiente se muestra el resultado de la operación realizada: Manual de Entrenamiento del Participante · 39 Una vez seleccionada la empresa, se debe establecer los Niveles de Acceso y seguridad al usuario creado y asignado a trabajar en una empresa en particular, es decir, cuales son las operaciones que le son permitidas realizar dentro de la empresa. Inicialmente el usuario creado tiene Acceso Total a la Empresa y a Seguridad por lo cual siempre es recomendable en un ambiente de redes revisar estas opciones de seguridad. Para ello hacer clic en la columna de accesos de la fila que contiene la empresa Accesos: , de esta manera se ingresará al formulario Generador de En el formulario podemos ver en la parte superior derecha el usuario creado y al cual se le modificará los niveles de acceso al sistema CONFÍA Empresarial, también podemos ver la empresa a la cual ese usuario fue asignado, es decir, la empresa donde va a realizar operaciones ese usuario. Manual de Entrenamiento del Participante 40 Por otro lado, a la derecha podemos ver todos los módulos contenidos en el Sistema CONFÍA Empresarial, y es allí donde debemos definir si el usuario va a tener acceso o no. Para seleccionar un módulo se debe hacer clic sobre el y si se desea desplegar las opciones u operaciones que lo integran debe entonces darse un doble clic, igualmente puede otorgarse o restringirse accesos a un Modulo en general o a las opciones u operaciones especificas. Si se va a restringir un módulo por completo al usuario, por ejemplo se va a restringir el módulo de Activos fijos con todas sus operaciones al usuario, entonces hacemos clic sobre el Módulo de Activos fijos con el botón izquierdo del Mouse, y luego seleccionamos la opción de Nivel de acceso en la parte derecha, nos muestra la siguientes opciones: No Accesa, Accesa ó Accesa con Clave. La opción de No Accesa restringe totalmente el acceso al Módulo. La opción Accesa permite total acceso al módulo. La opción de Accesa con Clave especifica que el usuario puede entrar al sistema solo si introduce clave de acceso, la cual debe ser previamente suministrada por el administrador del sistema. Debemos seleccionar una de éstas opciones, haciendo clic con el botón izquierdo del Mouse. Una vez seleccionada la opción de acceso se debe hacer clic sobre el botón de Generar Accesos , para guardar este cambio en la configuración de Accesos al usuario. La casilla de verificación ACCESO EN CASCADA, permite establecer accesos en forma ascendente de arriba hacia abajo para los accesos de módulos en su totalidad. Esto es para los módulos con algún acceso denegado (opción No Accede o Acceso con Clave) seleccionar la casilla de verificación de Acceso en Cascada, hacer clic en Accede y de forma automática se genera el acceso total al módulo seleccionado. Si sólo se desea evitar que el usuario creado realice una de las operaciones que se encuentra dentro de un Módulo se debe expandir las opciones del Módulo, haciendo clic sobre para desplegar las opciones o también se le puede dar doble clic sobre el Módulo con el botón izquierdo del Mouse. Luego seleccionamos la operación que queremos bloquear, haciendo clic sobre ella, y como explicamos anteriormente se debe seleccionar que opción de nivel de acceso deseo configurar: No accede, Accede ó Accede con Clave, y seguidamente para guardar el acceso configurado debemos dar clic sobre el botón GENERAR ACCESOS Manual de Entrenamiento del Participante 41 En la figura anterior podemos notar que sólo estamos bloqueando la operación de movimientos de Activos Fijos dentro del Módulo de Activo Fijos. Nota: Si no presionamos el botón de generar accesos no se guardan. , los cambios creados El botón Copiar Accesos permite copiar los niveles de acceso de un usuario a otro usuario, ya sea en la misma Empresa o de otra, para realizar esta operación hacer clic sobre el mismo. Esto si la estructura de accesos que se está estableciendo es parecida a la del usuario en la misma u otra empresa. Si presionamos el botón de Copiar Accesos siguiente formulario: automáticamente aparece el Donde tenemos dos usuarios creados que son: INVITADO Y JOHN, y tenemos una empresa llamada GAHMA SOFT, C.A., a la cual están asignados los usuarios. Debo seleccionar el usuario del cual quiero copiarme su nivel de acceso, en este caso seleccionaré INVITADO y presionaré el botón de Copiar Niveles y automáticamente se copiarán los niveles de acceso del usuario INVITADO al del usuario actual. Manual de Entrenamiento del Participante 42 Después de haber copiado la estructura de accesos al usuario es necesario hacer clic sobre el botón para que los accesos otorgados a ese usuario se hagan efectivos. Si se desea permitir el acceso del usuario a otra empresa, vuelva a hacer clic el botón , ubicado en la parte inferior de la lista, Agregue la empresa y defínale los niveles de acceso. Por último, Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá salir y Si se desea agregar otro Usuario, repita la operación antes descrita. NOTA: Si cuando se crea un usuario y no se le definen los niveles de acceso, tendrá acceso a todos los módulos del sistema. En el árbol de accesos si se hace clic sobre el símbolo (+) se abrirá un subnivel de la opción y así sucesivamente. Al pulsar sobre el símbolo (–) se cerraran los subniveles. Al negarle el acceso a una opción del árbol de accesos todos sus subniveles también tendrán negado el acceso automáticamente. Pero al asignarle acceso a una opción que no la tenía todos sus subniveles permanecerán sin alteraciones, por lo cual si se desea que todos los subniveles también tengan acceso previamente debe activarse la opción de Acceso en Cascada. 4.3. Definir las Impresoras: El Sistema CONFÍA Empresarial a diferencia de otros sistemas en ambiente Windows maneja dos tipos de reportes Modo Gráfico y Modo Texto, el Gráfico permite imprimir cualquier reporte o formato en ambiente Windows y en cualquier impresora definida en Windows. La desventaja de esta forma de imprimir es que cuando se tiene un reporte muy largo y se tiene una impresora de tecnología de matriz de puntos, el proceso de impresión es demasiado lento. Por ejemplo para imprimir un Balance de Comprobación de Contabilidad de 30 páginas es posible que imprimirlo en modo gráfico en una impresora de matriz de puntos lleve cerca de 1 hora. Por lo cual CONFÍA Empresarial fue diseñado para imprimir también reportes en modo Texto (nativo de las impresoras de matriz de punto), por lo cual es necesario definirle a cada impresora que esté en la red y que puede ser accedida de una estación cual es su dirección en la red y además definirle los caracteres de control para imprimir en Negritas, Expandido, Comprimido, etc. Veamos, la configuración de una impresora, con que se va a trabajar, para lo cual en la pantalla principal haga clic en la opción Impresoras del Menú Archivo, estando en el menú principal de Seguridad. Manual de Entrenamiento del Participante 43 Se presenta el siguiente formulario: · · · · Si se desea agregar una Impresora, debe hacer clic en el botón Agregar. Se debe definir una Impresora con los siguientes datos: Descripción: EPSON FX-1170. Ruta: LPT1: Se debe tildar la casilla de verificación de PREDETERMINADO. Los datos EXPANDIDO, COMPRIMIDO y NEGRITA tienen valores por defecto. · Para terminar con el proceso de agregar, debemos presionar el botón de Guardar , ubicado en la Barra de Tareas. · Para finalizar haga clic en el botón Salir de la Barra de Tareas que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. También se cuenta con un botón para establecer la impresora local, lo cual debe hacerse cuando se cuente con equipos que están en red, ya que el equipo que tenga la impresora conectada no posee la misma dirección o Ruta de acceso que el resto de las estaciones de trabajo. · 4.4. Auditorias de Sistema. Para realizar una auditoria al sistema, en la pantalla principal haga clic en la opción Auditoria de Sistema del Menú Movimiento, estando en el menú principal de Seguridad. Manual de Entrenamiento del Participante 44 La opción de Auditoria de Sistema, permite al usuario ver el histórico de accesos al Sistema CONFÍA Empresarial, con sus fechas de entrada y salida, las tablas, archivos y/o registros que se actualizaron y que usuario lo realizó, los usuarios que están trabajando actualmente dentro del Sistema en el caso de que estén trabajando en Red. Además, desde esta opción se lleva a cabo el Bloqueo y Desbloqueo de usuarios dentro del sistema. 4.5. Reportes. Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Seguridad, en la pantalla principal haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Seguridad. En el formulario, se cuenta con las siguientes opciones: · · · · Un botón de selección Pantalla, el cual permite ver el reporte por la pantalla sin necesidad de ser impreso. Para imprimir se tienen dos opciones en el modo Gráfico o Texto. El modo Gráfico normalmente se utiliza para imprimir en impresoras Láser y de Inyección de Tinta y el modo Texto para imprimir en impresoras de matriz de punto. Al seleccionar imprimir en modo Gráfico se abre la ventana Print de Windows que permite seleccionar por que impresora se va a sacar el reporte, al igual que sucede en cualquier programa que corre bajo Windows. Al seleccionar imprimir en modo Texto se abre la ventana de Imprimir de CONFÍA Empresarial que permite seleccionar por que impresora se va a sacar el reporte. Por eso es que es importante haber instalado y configurado previamente las impresoras de matriz de punto conectadas en la red. El botón de selección Archivo permite enviar el reporte a un archivo de texto en una ubicación definida por el usuario o enviarlo a Excel en caso que este se encuentre instalado en la estación de trabajo. Si selecciona archivo de texto, se presentará la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 45 Donde debe seleccionar la impresora por la que desea salga el reporte, una vez seleccionada, presionar el botón Aceptar · . Si selecciona un archivo de Excel, Observe que se puede seleccionar el nombre y la dirección con la cual se va a guardar en el Disco. En los Reporte del Módulo de Seguridad, se pueden obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, reporte de las empresas registradas en el sistema, Usuarios, Accesos por empresas, Auditoría de accesos y Los niveles de accesos que poseen los usuarios creados en el sistema. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA Empresarial. 4.6. Utilitarios del Módulo de Seguridad. Existen una serie de utilitarios que afectan el mantenimiento de todo el Sistema Administrativo CONFÍA Empresarial y a las cuales se accede a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Seguridad. Se explicará brevemente que hacen, como operan y cuando utilizarlos, la aplicación y ejecución se dejará como actividad al usuario. · RECONSTRUIR INDICES: Repara los posibles daños que puedan tener los archivos de índices de las Tablas de las Bases de Datos y que pueden ser causados por un Manual de Entrenamiento del Participante 46 problema de luz o mal funcionamiento de algún componente de la Red en caso que ésta exista. La opción pregunta de qué empresa se van a reconstruir los índices o si es de todas. Y además si se van a reconstruir los índices de Seguridad. Esto permite que si se está trabajando en una Empresa se puedan reconstruir los índices de otra sin necesidad de sacar a todos los usuarios de las otras empresas. Lo que si es que no debe haber usuarios trabajando con la Empresa a la cual se le van a reconstruir los índices. · RESPALDAR Y RECUPERAR DATOS: Esta opción permite hacer el respaldo de los datos en una unidad de almacenamiento externa o en otra ubicación del disco duro, o recuperar datos para reemplazar otros que están malos o que no se desean. Al seleccionar esta opción se debe elegir si se desea respaldar o recuperar. Si se va a respaldar se debe especificar a donde se va a respaldar y que información se va a respaldar. Si se va a recuperar se debe especificar la ubicación de donde se va a recuperar la información y que es lo que se va a recuperar. Los archivos que la opción genera están comprimidos. · CAMBIAR FECHA DE OPERACIÓN: El Sistema maneja dos fechas, la del Sistema y la de Operación, la fecha del Sistema es la que tienen todos los usuarios cuando se está trabajando, y se cambia al entrar al Sistema por primera vez en el día. La fecha de operación es particular para cada usuario y se le coloca la misma fecha del Sistema cuando el usuario comienza a trabajar con el Sistema, pero el mismo puede cambiar su fecha de operación si tiene autorización de seguridad para hacerlo. Esta fecha de Operación que se puede cambiar, sólo afecta al usuario que lo está haciendo y permite que todas las operaciones de procesos como por ejemplo: Facturas, Cotizaciones, Compras, etc., se realicen con esta nueva fecha. Para cambiar la fecha de operación estando en el Módulo de Seguridad, hacer clic en el menú Utilitarios, seleccionar la Opción Cambiar fecha de Operación. Inmediatamente nos muestra la Pantalla de Cambiar Fecha de Operación del Sistema. En la pantalla se visualiza la Fecha actual del operación, que no es modificable para el usuario y se muestra también la Nueva Fecha de Operación. En Nueva Fecha de Operación colocamos la fecha de operación que necesitamos, como ejemplo coloquemos 23/12/2008 y a continuación presionamos el Botón Aceptar nuestra fecha de Operación es23/12/2008. .. Ahora Manual de Entrenamiento del Participante 47 Para regresar la fecha de Operación del Sistema a la actual fecha, repetimos el proceso antes descrito. · CAMBIAR FECHA DEL SISTEMA: Permite cambiar la fecha del Sistema para todos los usuarios que estén en la Red. Esta es una operación que hay que realizarla con mucho cuidado. · CAMBIAR UNIDAD DE DATOS: El Sistema trabaja por defecto con los archivos que se encuentran ubicados en el servidor, cada estación cuando se conecta verifica la unidad de datos donde se encuentran los archivos y los abre en ese lugar de origen, es decir que si las Bases de Datos están en el disco H:\CONFÍA\DATA las estaciones buscaran los datos en esta ubicación. Ahora cuando por alguna razón el Servidor no está disponible, podemos cambiar la ruta para buscar los datos desde cualquier estación a otro lugar donde éstos se encuentren (y se tenga acceso), lo cual permite entre otras cosas definir un Servidor de Archivos Alterno para cuando el Servidor original no esté disponible, o también se pueda trabajar con los datos locales que se encuentren en la estación si estos están definidos. Al seleccionar esta opción aparecerán todos los discos disponibles desde la estación de trabajo. · COMPACTAR / VALIDAR BASE DE DATOS: Esta opción permite efectivamente eliminar los registros que se encuentren borrados lógicamente en la Bases de Datos (Compactar) o chequear la validez de las Bases de Datos y reparar los posibles errores que esta pueda tener, causadas entre otras cosas por alguna caída de luz. · VALIDAR CONSISTENCIA DE DATOS: Por medio de esta opción se chequean todos los datos de los archivos de las Bases de Datos y se reportan cualquier problema de inconsistencia que pueda existir. Estas inconsistencias normalmente deben ser reparadas por utilitarios que GAHMA SOFT proveerá a los distintos usuarios del Sistema y son causados la mayoría de las veces por problemas con el Hardware de la Máquina o de la Red. Existe un Botón que permite revisar la consistencia de los datos, el proceso de este chequeo puede ser lento por que depende de la cantidad datos que tengan las Bases de Datos. Se genera con este proceso un archivo de inconsistencias que puede ser chequeado cada vez que se desee con el botón Ver Inconsistencia, de tal manera que no es necesario correr a cada rato la revisión de la inconsistencia para chequear la información que este arroja. · IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS: Desde este formulario se permite importar datos de otras Empresas o exportar datos a otras Empresas o sucursales de una manera eficaz. La información se recibe o transmite compactada (archivo .cab). Se pueden importar o exportar datos de productos, listas de precios, productos sustitutos y existencias de Inventario, y todos los datos de la empresa. Estas operaciones están relacionadas directamente con operaciones de Inventario y Ventas de sucursales por lo cual las dejaremos para cuando se estudien estos módulos. · TRANSFERIR DATOS DESDE OTRA EMPRESA: Desde este formulario se permite importar datos de otra empresa. La información se recibe de manera, que después de realizar el proceso de transferencia, el usuario pueda manejar la información de la empresa a través de CONFÍA Empresarial. También es útil esta opción para consolidar varias empresas o sucursales en una sola. · CONFIGURACIÓN: Esta operación permite cambiar los datos numéricos que se utilizan para los accesos con claves que se puedan definir para los distintos usuarios del sistema. Además muestra la fecha actual del Sistema y quien fue el usuario que preparo dicha fecha. Manual de Entrenamiento del Participante 48 · CONTROL DE PAGOS: Permite registrar las cuotas de pago del Sistema CONFÍA Empresarial, en caso que este se adquiera a Crédito. · ACTIVAR MODULOS: En este formulario se configuran y activan los módulos de CONFÍA Empresarial. · GENERADOR DE REPORTES: Desde este formulario se puede Agregar, Eliminar, Modificar o Consultar por parte del usuario los reportes y formatos de impresión de documentos (Facturas, Notas de Entrega, Cotizaciones, Ordenes de Compra, Notas de Crédito, etc) particulares de empresas del sistema así como cualquier reporte que viene prediseñado en el Sistema, además que permite agregar nuevos reportes que van a ser llamados en los formularios de reportes en la pestaña correspondiente a reportes adicionales. TIPS: Las opciones de utilitarios de Seguridad, generalmente deben cumplir con al menos una de las siguientes reglas o realizarse cuando: · No se encuentren usuarios conectados a la red accediendo el sistema. · Se tenga previa autorización del administrador del sistema. · Ocurran fallos de luz y se esté ejecutando el sistema. Manual de Entrenamiento del Participante 49 MÓDULO 5 MÓDULO DE INVENTARIO Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Inventario. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Inventario. Duración Estimada • 2 Horas. Referencia En este módulo se procederá a configurar y registrar en el sistema los productos de inventario de la empresa GAHMA SOFT, C.A para que puedan llevarse a cabo las transacciones relacionadas con los mismos y que dan origen a los procesos administrativos de la empresa. Accedemos al sistema con el Usuario ADMI creado en el módulo de Seguridad. Trabajo de Oficina El Módulo de Inventario permite entre otras cosas, Control de los Productos en cuanto a: Existencia en almacén, Productos compuestos, Productos Equivalentes, Productos Sustitutos, Stock Mínimo y Stock Máximo, Seriales, Medidas, Peso, Desincorporados y Obsoletos, Código de Barra, Código Arancelario . Además, Controles de hasta cuatro características configurables por producto, Ejemplo: Marca, Modelo, Talla, Color. Manejo de hasta 99 tipos de precios por producto y configurables entre si lo que permite llevar un control fácil y eficiente de los diversos precios que siempre manejan las empresas. Manejo de IVA general o por producto, Kardex Electrónico, Movimiento de Productos y Traslados entre almacenes que facilitan operaciones con los mismos. Composición y Descomposición de Productos, proceso relevante para las empresas de producción y manejo de lotes. Para entrar al módulo de Inventario debe seleccionarse de la opción módulos del menú principal de CONFÍA el comando Inventario o pulsar directamente las teclas Alt+I colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de inventario. Manual de Entrenamiento del Participante 50 5.1. Configurar Inventario. La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Inventario, es configurar los valores iniciales y los números correlativos de los documentos a generar desde este módulo, para ello estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios. Se muestra el siguiente formulario Manual de Entrenamiento del Participante 51 Clasificación del Producto: Constituye la clasificación a la cual pertenecen los productos de la Empresa con la cual estamos trabajando. Una vez configurada la clasificación, los valores aparecen luego en el Módulo Inventario, haciendo clic en Archivo. Se pueden definir hasta 4 tipos de clasificación. Correlativo del Producto: Constituye el número o numeración que identifica al tipo de producto de la Empresa con la cual estamos trabajando. Para trabajar con este correlativo debemos activar la casilla de verificación de las clasificaciones que se hayan configurado en el Sistema. En nuestro ejemplo sólo se ha configurado dos clasificaciones, así que de esta manera se activa los correlativos correspondientes a estas dos clasificaciones. 1. El Número 1 en la 1era clasificación me especifica la cantidad de Números o caracteres que identifica la primera clasificación, en este caso el toma 1 sólo carácter o número. 2. El Nro. de Ítem me especifica la cantidad de caracteres o números que constituirán el correlativo del producto de la 1era Clasificación. 3. El código del Producto perteneciente a la 1era Clasificación será la unión de los códigos generados en el paso 1 y 2. Nota: Al activar el correlativo del producto, cuando se agrega un producto, podemos activar la pantalla de generador de código de Producto presionando la tecla F4, haciendo clic en la caja de texto Código del Producto. Manual de Entrenamiento del Participante 52 Correlativos: Constituye la asignación correlativa por parte del sistema de los Números para los documentos que se utilizan en este Módulo. · · · Corresponde a la asignación por parte del usuario de los Números para los documentos de Traslados. Es el valor desde el cual el sistema comienza a generar los números para los documentos de Movimiento de Inventario, Ajustes, Grupos, Inventario Físico, Composición, Orden de Producción. También permite configurar si se activa la opción de traslado y su correlativo, para ello se debe activar la casilla de verificación de Traslados. También, se configuran las siguientes opciones: ü Número de Decimales a utilizar por producto. ü Almacén por Defecto. ü Forma de Búsqueda de un Producto, puede ser por: Código, descripción, referencia, código alterno, Línea, Sublínea. ü Si el producto utiliza empaque. ü Fuente del Código de Barra. Manual de Entrenamiento del Participante 53 ü La Contabilización individual por Producto durante el proceso de Ajuste. ü Configuración de precio del Producto. ü Manejo de transporte en traslado de producto. ü Manejo de Fecha vencimiento en los precios de productos. ü Manejo de 2 Unidades por producto Ejemplo Cantidades y Kilos. ü Manejo de lotes y fecha de vencimiento por productos. ü ü Cliente autoconsumo, esta opción se utiliza para el reporte de entrada y salidas de mercancía solicitado por el Seniat ubicado en el Menú de Reportes en Módulo de Inventario. Almacén de servicio para el caso de Empresas que utilicen productos que ellos fabriquen para su servicio. Para modificar éstos valores y ajustarlos a los requerimientos de la Empresa en la cual estamos trabajando, hacemos clic en el botón Editar de la Barra de Tareas, se activarán las cajas de textos y allí se introducen los valores correspondientes a la Empresa. Luego debemos Guardar los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. NOTA: Los correlativos de los documentos pueden ser modificados, según las necesidades de la empresa. Tomemos como ejemplo la Empresa GAHMA SOFT, C.A., vamos a crear la clasificación de sus productos: Clasificación del Producto: 1 era. Clasificación: LINEA. 2 da. CLASIFICACION: SUBLINEA. Para agregar esta clasificación del Producto de la Empresa GAHMA SOFT, C.A., hacemos clic en Utilitarios à configuración del Módulo Inventario: Hacemos clic sobre el botón Editar de la Barra de Tareas, y se activarán las cajas de textos para introducir la clasificación, debemos activar la casilla de verificación MUESTRA y en 1era Clasificación colocamos LINEA y en 2da Clasificación colocamos SUBLINEA. Una vez definida la clasificación, y los correlativos presionamos el botón Guardar almacenar los cambios realizados. , para Manual de Entrenamiento del Participante 54 Cuando activamos la casilla de verificación de la Clasificación Muestra clasificación configurada se muestra en el Menú Archivos del Módulo de Inventario. , esta Una vez definida la clasificación, debemos introducir los valores de éstos dos tipos de productos (LINEA y SUBLINEA) La empresa GAHMA SOFT C.A., maneja dos líneas que son las mostradas en la siguiente lista: Código 2 3 Descripción Hardware Software Para introducir estos valores en LINEA, hacemos Clic en el Menú Archivos à seleccionar opción LINEA del Módulo de Inventario y nos muestra el siguiente formulario: Hacemos clic en el Botón Agregar agregamos el primer valor: Código: 2 Descripción: HARDWARE. Presionar la Tecla Enter Hacer clic sobre el Botón la Barra de Tareas. Guardar Para finalizar haga clic en el botón , y de Salir de la Barra de Tareas que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. Se deja al usuario el registro de las Línea Software definida en la lista, para lo cual repita la operación antes descrita. NOTA: La Categoría Línea de Productos, se encuentra registrada en el sistema como dato inicial y con Código 1, de acá, el definir la línea Hardware con Código 2. Para SUBLINEA, la empresa GAHMA SOFT C.A., maneja siete categorías mostradas en la siguiente lista: que son las Manual de Entrenamiento del Participante 55 Código 01 02 03 04 05 06 07 Descripción Disco Duro Monitor CPU. Tarjeta Madre Reparación Accesorios Otros Procedamos a registrar la primera Sublinea, estando en el menú principal de Inventario, hacer clic en la opción Sublinea del menú Archivos. · Si no hay Productos en la Clasificación registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Productos en la Clasificación registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: CODIGO: 01 DESCRIPCION: Disco Duro Presionar la Tecla Enter De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón Salir de la Barra de Tareas que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. Se deja al usuario el registro de las Sublinea definidas en la lista, para lo cual repita la operación antes descrita. 5.2. Registrar y Consultar los Tipos de Precios de los Productos. Este proceso debe llevarse a cabo consecutivamente al de configuración de inventario y clasificación de los productos, ya que permite establecer la estructura de los tipos de precios que manejarán los productos, es decir, de donde se generan los precios de venta. El proceso de registrar Tipos de Precio, se inicia con la asignación de un tipo de precio base a partir del cual se calcularán, la mayoría de precios a manejar por la empresa. NOTA: Se pueden tener varios Tipos de Precio Base. La empresa GAHMA SOFT C.A., maneja los Tipos de Precios mostrados en la siguiente lista: Tipo de Precio 1.- PVP 2.- DÓLAR 3.- PVP Factor Multiplicador 3,600.000 ------------------0.80 Precio de Referencia DÓLAR --------------------PVP Decimales 2 2 Manual de Entrenamiento del Participante 56 CONTADO 4.- PVP CREDITO 1.40 PVP 2 Los datos que se manejan del Tipo de Precio son: Código, Descripción, Factor Multiplicador, Precio de Referencia y Cantidad de decimales. Además, se pueden configurar las opciones de si el IVA está incluido en el precio y de mostrarse este tipo de precio cuando se accede en el catálogo del producto. Procedamos a registrar un Tipo de Precio, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Tipos de Precios del Menú Archivos. · Si no hay Tipo de Precios registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Tipo de Precios registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar respectivos: · . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos CODIGO :2 DESCRIPCION: DOLAR. · Los datos FACTOR MULTIPLICADOR, PRECIO DE REFERENCIA y CANTIDAD DE DECIMALES, no proceden para el DOLAR, ya que es un tipo de precio base. · Las casillas de verificación INCLUYE IVA y MUESTRA se dejan desactivadas. La casilla Muestra, especifica si queremos que el precio que se está incluyendo se muestre en el formulario de Productos, sección precios. · Las casillas de DECENA, CENTENA Y UNIDAD DE MIL, se utilizan para redondear los precios a la unidad más cercana según lo especifiquen. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Manual de Entrenamiento del Participante 57 Se deja al usuario el registro de los otros tres Tipos de Precios definidos en la lista, para lo cual repita con cada uno la operación antes descrita. NOTA: El Tipo de Precio PVP, se encuentra registrado en el sistema como dato inicial, por lo cual para completar su definición haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas y agregue los datos faltantes (los proporcionados en la lista). · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. · Luego asigne el precio base con su valor en bolívares, a cada producto : Módulo de inventarios à Archivos à de la Barra de Tareas que le permitirá productos o Haciendo clic sobre el botón directamente en la Barra de Herramientas principal del CONFÍA. · Al acceder a la ficha del producto debe presionar el botón agregue el valor deseado. y Nota: Estos tipos de precios están configurados de forma general, es decir, el margen de utilidad es estándar para todos los productos. Si desea configurar los precios de forma particular (Márgenes de ganancias distintos para cada producto) solo debe crear los tipos de precios (Módulo de Inventarios, Archivos, Tipos de Precios) sin asignar factor multiplicador ni precio de referencia. Se deberán asignar a cada producto de forma individual los tipos de precios con sus respectivos valores en la ficha de cada uno de los productos presionando el botón . El sistema tiene creado de forma interna los siguientes tipos de precios con códigos predeterminados que pueden usarse como referencia al momento de configurar los precios deseados: 00 Costo Promedio; 98 Costo Histórico y 99 Ultimo costo. 5.3. Registrar Almacén. Ahora procedamos a registrar un almacén de productos. NOTA: Los almacenes a registrar pueden ser tanto físicos como almacenes temporales (Por ejemplo Mostrador: Productos que están en la exhibición) y además se pueden tener todos los almacenes de consulta (Por ejemplo los de las sucursales, que no se pueden modificar, solo consultar). La empresa GAHMA SOFT, C.A., cuenta con dos almacenes, Almacén Principal el cual se encuentra registrado como dato inicial del sistema y el Almacén Secundario que a continuación registraremos. Los datos que se manejan del Almacén son: Código, Descripción y Ubicación. Además, se puede agregar un número correlativo (Orden) que permita indicar en que posición se desea colocar el nombre del almacén en la lista de almacenes del formulario Manual de Entrenamiento del Participante 58 producto y establecer el tipo de almacén (Movimiento o Consulta). Para Agregar los datos del Almacén, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Almacenes del Menú Archivos. · Si no hay Almacenes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o · · . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CODIGO: Número que identifica el almacén. Código: 2 o DESCRIPCION: Descripción del Almacén. Descripción: ALMACEN SECUNDARIO. o UBICACIÓN: Se refiere a la ubicación física del almacén. Ubicación: ARAURE EDO. PORTUGUESA. o · Si hay Almacenes registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar ORDEN: Especifica el Orden o prioridad que se le da a un almacén en particular. Orden: 0, no se está especificando prioridad con este valor. La casilla de verificación MOVIMIENTO especifica si el Almacén registrado es de Movimiento o no, dejarla desactivada, ya que a través de este almacén no se generan movimientos de inventario. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. · Para finalizar haga clic en el botón volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá salir y Si se desea agregar otro Almacén, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante 59 NOTA: El botón Cambiar Código, se utiliza de ser necesario cambiar el código del Almacén, de manera que se actualicen internamente todos los registros que hagan uso del mismo. Al hacer clic en el botón, aparece un cuadro de texto al lado del mismo, donde debe ingresarse, el nuevo Código del Almacén, luego presione la tecla Enter. El sistema envía un mensaje de ¿Desea realizar el cambio de código?, haga clic en el botón Si. Luego, se envía un mensaje de actualización. De no desear cambiar el código haga clic en el botón No. 5.4. Registrar Producto. El sistema maneja por producto cuatro características configurables, la empresa GAHMA SOFT, C.A. como se observó, hace uso de dos para sus productos. La cantidad y categorías de las características a utilizar dependen de los tipos de productos que se manejen y como esta organizado el inventario. Registremos un Tipo de Producto, estando en el menú principal de Inventario, hacer clic en la opción Productos del Menú Archivo. · · · Si no hay Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Si hay Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: NOTA: Existe un producto inicial con Código 1 registrado en el sistema, de acá, el definir el siguiente producto con Código 2. o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Producto. Código: 2 o DESCRIPCION: Descripción del producto a registrar. Descripción: SEAGATE 40 GB. o o CODIGO ALTERNO: Se refiere a un número de identificación adicional que pueda tener el producto a registrar. Código Alterno: D16 DESCRIPCION: DISCO DURO TIPO 1.6. Para la clasificación en las persianas respectivas seleccionar: o o LINEA: HARDWARE SUBLINEA: DISCO DURO Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal: o REFERENCIA: D16 o STOCK MINIMO, PARA DIAS: Se refiere a la existencia mínima permitida en Almacén por días. Manual de Entrenamiento del Participante 60 Stock Mínimo: 2. o STOCK MAXIMO, PARA DIAS: Se refiere a la existencia máxima permitida en Almacén por días. STOCK MÁXIMO: 10 · · · Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA. Activar la casilla de Verificación ACTIVO que representa producto activo en inventario. Activar la casilla de verificación DECIMALES, ya que las cantidades relacionadas con el producto manejaran decimales. · El DISPONIBLE en almacén se mostrara automáticamente una vez, realizado el registro inicial de compra o un ajuste de almacén del producto. · · Además, se pueden configurar las siguientes opciones seleccionando la casilla de verificación respectiva: DUAL, para cobro de IVA tomando en cuenta que el cliente sea o no contribuyente, SERIAL para los productos que lo manejen, SERVICIO, para los productos de prestación de servicio. De tener Observaciones el Producto, se debe hacer clic sobre el botón Al realizar está operación aparece un formulario con una sección donde puede editar la Observación del Producto; Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista. Haga clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Manual de Entrenamiento del Participante 61 · Para salir del formulario de observaciones, hacer clic sobre el botón Salir · · · . La lista de precio refleja los precios agregados y configurados previamente en tipo de Precios y con el Botón precios, que es donde se incluyen los precios particulares de un Producto. La casilla de Verificación Mostrar precios, al activarla me refleja en la lista de Precios todos los precios configurados y agregados para ese producto en particular. La lista Existencia muestra toda la información relacionada con las cantidades que se manejan en inventario del producto. Los datos mostrados son: Código de Almacén, Nombre de Almacén, Ubicación y Tipo de Almacén, Cantidad en Existencia, Cantidad Apartada, Cantidad Disponible, Cantidad Pedida, Cantidad por Despachar, Cantidad Comprometida, Fecha de última Compra, Fecha de Ultima Venta, Ultimo Costo y Costo Promedio. Nota: Cada almacén contará con una cantidad disponible, la cual es la cantidad en existencia menos la cantidad apartada. · Ahora, seleccione la página Características donde se Agregan las características de presentación que tenga el producto. Manual de Entrenamiento del Participante 62 Las características de presentación del producto, también pueden Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, en ese momento se solicitan las dimensiones del producto en las medidas Larga, Media y Pequeña, Peso, Días de Garantía, si utiliza Empaque y Unidad de Medida. Estos datos deben registrarse en los cuadros de texto respectivos. Además, debe seleccionarse el grupo arancelario al cual pertenece el producto, para ello seleccione de la persiana Grupo, el valor requerido. · · Si por el producto se asignan comisiones especiales para el vendedor o cliente, registre el valor en los cuadros de texto respectivo, Puntos para el vendedor por ventas o Puntos para el cliente por compras. Puede agregarse la foto del Producto a la ficha, haciendo clic en el botón Cambiar Foto . El sistema presentará el recuadro de selección de imágenes, se debe seleccionar la foto que corresponda al Producto, haciendo un clic en el nombre del archivo que contiene la foto, luego se hace clic en el botón Aceptar , automáticamente el sistema insertara dicha imagen en el recuadro foto. De no seleccionar foto hacer clic en el botón . Del mismo modo se puede desincorporar una foto ya agregada solo con dar un clic sobre el botón Quitar Foto. · · Si esta integrada contabilidad con los módulos del sistema, se deben configurar cada una de las siguientes cuentas contables del Plan de Cuentas: Ventas, Devoluciones en Ventas, Inventario y Costo de Inventario. A las cuales se cargarán los montos por transacciones realizadas y en las cuales el producto está incluido. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el Botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Manual de Entrenamiento del Participante · 63 Para Agregar Precios al producto, hacer clic en el botón Agregar Precios , de ese modo se obtendrá el formulario Precio de Producto, que se muestra a continuación: Inicialmente se tiene una lista vacía, a la cual se irán añadiendo al producto los Tipos de Precios con su monto. · Haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas. NOTA: Generalmente se agregan a la lista los Tipos de Precios Bases. · Para Agregar un Tipo de Precio, seleccionar el botón Agregar en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente: , que se encuentra Manual de Entrenamiento del Participante 64 ü Para seleccionar el Código del Tipo de Precio, hacer clic sobre la columna Tipo de Precio de la fila vacía e introducir el Código del Tipo de Precio solicitado. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipos de Precios. Seleccione: CODIGO: 1 ü La DESCRIPCION del Tipo de Precio aparece automáticamente. después de seleccionar el Código del Tipo de Precio, que en este caso es PVP. El monto del precio deber ser editado manualmente en el cuadro de texto respectivo a PRECIO de la fila vacía. Para el Ejemplo edite: MONTO: 70 ü Para seleccionar el Código del Tipo de Precio de Referencia, hacer clic sobre la persiana de la columna Referencia de la fila vacía y seleccionar el tipo de precio solicitado, mostrándose automáticamente la Descripción del Tipo de Precio de Referencia. ü El Factor de Cambio, correspondiente al tipo de precio seleccionado, debe ser editado en el cuadro de texto Factor Cambio. Para el precio PVP, no utilizaremos Precio de Referencia. ü Hacer clic en el Botón Guardar , de la Barra de Tareas. ü Para finalizar haga clic en el botón de la Barra de Tareas que le permitirá salir y volver a la pantalla principal de Producto. Manual de Entrenamiento del Participante 65 Para Modificar o Eliminar un Tipo de Precio a un grupo de productos que pertenezcan a una misma clasificación. · Abrir la Página de Modificar y Eliminar en Grupos de la Pantalla Precio de Productos, haciendo clic con el Botón Izquierdo del Mouse. · · Hacer clic en el botón Editar de la Barra de Tareas. Seleccionar de la persiana Tipo de Precio el tipo por medio del cual se desea filtrar el grupo de productos. Establecer el rango de productos a los cuales se desea Modificar o Eliminar el precio asignado según el tipo de precio seleccionado, los códigos de productos pueden ser introducidos directamente o con la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. De igual manera se establecen los rangos de las características, editando en los cuadros de textos respectivos, los Códigos de Características. Otra opción es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Características · · Una vez realizado el proceso de selección de rangos de productos y de su clasificación, hacer clic en el botón Seleccionar , el cual permite que el sistema realice una búsqueda de los productos que reúnan las condiciones de rangos establecidos y mostrarlos en la lista ubicada en la parte inferior del formulario. · Para Modificar los precios de estos productos de forma directa, editar en la columna de Precios el nuevo precio, una vez realizados los cambios en los precios se debe dar un clic al botón Modificar Grupos pantalla. · ubicado en la parte inferior de la De igual forma, también se puede Eliminar los precios de los productos registrados en la lista para ello solo se debe hacer clic sobre el botón Eliminar Grupos ubicado en la parte inferior de la pantalla, eliminando así los precios del grupo de productos. · Para Guardar los datos modificados o fijar las eliminaciones realizadas, hacer clic en el botón Guardar , que se encuentra en la Barra de Tareas. En el caso, de no desear Guardar los datos modificados o fijar las eliminaciones realizadas, hacer clic en el botón Revertir de la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante 66 Reconstruir Precios: · · · · · · · · · Abrir la Página Reconstruir Precios del formulario Precio de Productos, haciendo clic con el botón izquierdo del Mouse. Hacer clic en el botón Editar de la Barra de Tareas. Seleccionar de la persiana Tipo de Precio el tipo por medio del cual se desea filtrar el grupo de productos. A continuación debe establecerse el rango de productos a los cuales se desea modificar o eliminar el precio asignado según el tipo de precio seleccionado, los códigos de productos pueden ser introducidos directamente o pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. De igual manera se establecen los rangos de la clasificación, editando en los cuadros de texto respectivos, los códigos de las características. Otra opción es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Características. Hacer clic en el botón Seleccionar el cual permite que el sistema realice una búsqueda de todos los productos que reúnen las condiciones de rango establecidas y mostrarlos en la lista ubicada en la parte inferior. El siguiente paso para Reconstruir Precios es activar la casilla de verificación Generar Formula haciendo clic sobre la misma, de esta manera se activan los cuadros de textos ubicados en la parte inferior de la lista. En el cuadro de texto Tipo de Precio Original debe registrarse el nuevo Tipo de Precio que manejaran los productos relacionados en la lista, así como el nuevo Factor Multiplicador, este dato no es obligatorio, los datos aquí agregados van a depender de las condiciones que el usuario desea establecer al nuevo precio. Por ultimo, hacer clic sobre el botón Reconstruir Precios , modificando el sistema automáticamente los precios de los productos seleccionados. Para Guardar la Reconstrucción de Precio realizada, hacer clic en el botón Guardar , que se encuentra en la Barra de Tareas. En el caso, de no desear Guardar la Reconstrucción de Precio realizada, hacer clic en el botón Revertir la Barra de Tareas. · Haga clic en el botón Salir productos. de de la Barra de Tareas para regresar al formulario de Nota: Al agregar los precios, la lista Precios de la página Principal contendrá los configurados para el producto. Mostrando Tipo de Precio, Monto e Impuesto. En caso de que un producto no tenga existencia se mostrará el botón Ventas Perdidas, que permitirá al usuario acceder al formulario Ventas Perdidas, donde se podrán registrar los datos de la venta perdida, tales como: Cantidad del Producto solicitada para la venta, Fecha y Hora, Nombre del Cliente, Solución y Razón de la venta perdida. Manual de Entrenamiento del Participante 67 Generar SobreDocumentos: En esta página podemos generar documento en particular. · · · · · · nuevos precios de un Producto con referencia a un Seleccionar Tipo de Documento, puede ser: Prefactura, Factura de Venta, Pedido, Cotización, Orden de Compra, Compra y Requisición. Una Vez seleccionado el tipo de Documento, presionar la Tecla Enter. Editar el Número de Documento al cual desea Generar un Sobredocumento con nuevos precios. Seleccione el Tipo de Precio que Tendrá el Documento a Generar. Edite el Nuevo Factor Multiplicador que tendrá el Documento a Generar con el Nuevo Precio. Presione el Botón Generar Nuevo Precios, el sistema mostrará el Siguiente Mensaje: ¿Está seguro que los datos son correctos para generar Nuevos Precios?, si está de acuerdo presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO. Para Guardar los cambios realizados, hacer clic en el botón Guardar encuentra en la Barra de Tareas. , que se Nota: Þ Los botones Ver Sustitutos y/o Ver Equivalentes , permiten trasladarse a la página que describen. Þ La casilla de verificación MOSTRAR PRECIO , permite visualizar aquellos tipos de precio, que fueron configurados como no visibles (Por la opción Tipos de Precios). NOTA: El tener la opción de mostrar o no los precios, permite controlar la visualización de aquellos precios que no se desee que los clientes lo visualicen. Þ Los botones Agregar Precio, Ventas Perdidas (De no tener existencia el producto), Ver Sustitutos (De tener el producto sustituto) y Ver Equivalentes (De tener el producto equivalentes) siempre estarán activos, para realizar modificaciones o consultar datos. Manual de Entrenamiento del Participante 68 Þ De ser un producto compuesto en la página Componentes se listan los productos que lo constituyen (Previamente agregados por la opción Productos Compuesto). Þ La información que brinda la página Compra/Venta, también, es solo de consulta, sobre las Facturas en elaboración, Prefacturas, Notas de Entrega, Compras y Estadísticas de las Ventas donde interviene el producto. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) relacionadas con el producto, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de la información. Þ En la página Kardex, se puede tener acceso a los movimientos que ha tenido el producto, dentro del inventario. Pudiendo realizarse la operación de consulta sobre los siguientes datos: Fecha del Movimiento, Descripción del Tipo de Movimiento de Inventario(Entrada o Salida), Nombre del Cliente o Proveedor, Cantidad de Movimiento de Entrada o Salida, Cantidad Total de Entrada o Salida, Saldo, Código de Almacén, Número del Movimiento de Inventario, Referencia, Costo Unitario. Además, se muestra el Total de Movimientos de Entrada y Salida. Los botones de desplazamientos entre registros, colocados en la parte inferior de la página, permiten movilizarse entre el Kardex de productos con movimientos. Þ La información que brinda la página Pedidos es solo de consulta, sobre los pedidos realizados por clientes y a proveedores del producto. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) relacionadas con el producto, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de la información. Manual de Entrenamiento del Participante 69 Þ La página Seriales donde se puede tener acceso a las unidades de productos que manejan serial y han tenido movimiento dentro del inventario. Pudiendo realizarse la operación de consulta sobre los siguientes datos de serial y el tipo de movimiento: Número de Serial, Descripción del Tipo de Movimiento de Inventario(Entrada o Salida), Número del Movimiento de Inventario, Fecha del Movimiento de Inventario, Nombre del Cliente o Proveedor. Þ Otras páginas de Consulta, son Ventas Perdidas del producto. Pudiendo realizarse solo la operación de consulta sobre los datos por cada venta perdida: Cantidad del Producto solicitada para la venta, Fecha y Hora, Nombre del Cliente, Solución y Razón de la venta perdida. · Para finalizar haga clic en el botón volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá salir y Ejercicio: Introduzca los datos de los siguientes productos en el sistema: PRIMER PRODUCTO: CODIGO: 3 DESCRIPCION: MAXTOR 40 G.B LINEA: HARDWARE SUBLINEA: DISCO DURO CODIGO ALTERNO: D26 DESCRIPCION: DISCO DURO TIPO 2.6 REFERENCIA: D26 STOCK MINIMO: 2 STOCK MAXIMO: 12 Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA, ACTIVO y DECIMALES. TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 60 SEGUNDO PRODUCTO: CODIGO: 4 LINEA: HARDWARE Manual de Entrenamiento del Participante 70 DESCRIPCION: CPU PIII 550 MHZ. SUBLINEA: C.P.U CODIGO ALTERNO: C14 DESCRIPCION: C.P.U TIPO 1.4 REFERENCIA: C14 STOCK MINIMO: 2 STOCK MAXIMO: 5 Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA, SERIAL, ACTIVO y DECIMALES. TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 50 NOTA: El botón Cambiar Código, tiene la misma utilidad del botón Cambiar de Código de la sección 5.3. De este módulo. 5.5. Agregar Producto Equivalente a otro Producto. Para registrar un producto equivalente a otro producto, se deben tener registrados en inventario tanto el producto inicial como el producto equivalente. De tener producto(s) equivalente(s) a otro producto, se hace necesario mantener esta información registrada, ya que es de gran utilidad al momento de presentarse una transacción de venta del producto y no tener existencia del mismo, teniendo registro del producto equivalente se sugiere por parte del vendedor la posibilidad de adquirirlo en igualdad de funcionalidad al solicitado. Nota: Un producto es Equivalente a otro si ambos realizan la misma función aún si tienen códigos distintos, lo cual permite ofrecer cualquiera de los al cliente, en caso de fallas en la existencia. Para los productos registrados con Código: 2 y Código: 3, realicemos el proceso de asociarlos como producto equivalente uno del otro. Para Agregar un Producto Equivalente, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Equivalentes del Menú Archivos. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea agregar un producto equivalente. · · Hacer clic en el Botón Editar . Para Agregar, el producto, hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista para agregar los datos del producto. Manual de Entrenamiento del Participante · 71 Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Equivalente de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto. Si se desea agregar otro producto equivalente, vuelva a hacer clic al botón Agregar · , ubicado en la parte inferior de la lista. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. En el formulario siguiente se muestra el resultado de la operación realizada: · Si se desea agregar Producto Equivalente a otro Producto, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá NOTA: Para Eliminar los datos de una fila de las listas que se presentan en los formularios, selecciónela y haga clic sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera quedan eliminados los datos contenidos en la fila seleccionada. Esto, se cumple para las filas agregadas en una lista de cualquier formulario. Manual de Entrenamiento del Participante 72 5.6. Registrar Productos Sustitutos. Para registrarle a un Producto de inventario, un producto que lo sustituya, se deben tener registrados en inventario tanto el producto inicial como el o lo(s) producto(s) sustituto(s). Para Agregar un Producto Sustituto, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción archivos, y seleccione la opción Sustitutos. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea agregarle un producto sustituto. · Haga clic en el botón Editar · de la Barra de Tareas. Para Agregar, el producto, hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista para agregar los datos del producto. . Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Equivalente de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto. Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la tecla Enter. Si se desea agregar otro producto sustituto, vuelva a hacer clic al botón Agregar · , ubicado en la parte inferior de la lista. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar · también colocado sobre la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de productos sustitutos, es un proceso similar al de productos equivalentes realizado en la sección 5.5 De este módulo. Ejercicio: Introduzca los datos de los productos que a continuación se describen en el sistema. Luego, Realice el proceso de asignar como sustituto del producto con Código: 5, al producto con Código: 6. PRIMER PRODUCTO: CODIGO: 5 DESCRIPCION: TARJETA MADRE AXIUS LINEA: HARDWARE SUBLINEA: TARJETA MADRE CODIGO ALTERNO: T11 DESCRIPCION: TARJETA MADRE TIPO 1.1 Manual de Entrenamiento del Participante 73 REFERENCIA: T11 STOCK MINIMO: 1 STOCK MAXIMO: 8 TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 120 SEGUNDO PRODUCTO: CODIGO: 6 DESCRIPCION: TARJETA MADRE BIOSTAR LINEA: HARDWARE SUBLINEA: TARJETA MADRE CODIGO ALTERNO: T21 DESCRIPCION: TARJETA MADRE TIPO 2.1 REFERENCIA: T21 STOCK MINIMO: 1 STOCK MAXIMO: 6 TIPO DE PRECIO: DÓLAR PRECIO: 118 5.7. Registrar Productos Compuestos. Para crear un Producto Compuesto, se debe registrar primero en el inventario el producto con sus datos (código, descripción, etc.) Para Agregar un Producto Compuesto, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción: Archivos à Productos Compuestos. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea HACER un PRODUCTO COMPUESTO. · · Hacer clic en el botón Editar de la Barra de Tareas. Para Agregar los productos, hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista para agregar los datos del producto. Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Equivalente de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto. Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la tecla Enter. Para Agregar el otro producto, se debe repetir este paso. · Hacer clic sobre el botón Guardar producto compuesto en el Sistema. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas, para almacenar el de la Barra de Tareas que le permitirá Luego, Seleccione en el Módulo de Inventario à movimientos à componer /descomponer productos. Manual de Entrenamiento del Participante 74 Allí si desea registrar la composición realizada debe tildar la casilla Composición y si es descomponer lo que desea debe dejarla desmarcada, de igual forma debe completar los datos que allí solicita el formulario e indicar las cantidades de productos que conformarán el producto creado (Producto Compuesto). Por último debe presionar Procesar para culminar el proceso. Ejemplo: PRODUCTO: 7 EQUIPO PARA INSTALAR CLIENTE: 1 INICIAL PROVEEDOR: 1INICIAL VENDEDOR: 1 VENDEDOR 1 CANTIDAD: 1 MARCAR EN LA CASILLA DE VERIFICACIÓN COMPOSICION De esta forma queda el siguiente formulario: TIPS: Se recomienda al usuario, registrar estas opciones de Equivalentes, Sustitutos o Componentes a los productos (de tener alguna), ya que son de gran utilidad al momento de consultar el catálogo de productos para las transacciones de ventas y/o compras. Manual de Entrenamiento del Participante 75 5.8. Registrar Equipo. Desde esta opción se pueden definir agrupaciones de productos y asignarle un código y un nombre específico, que permite al usuario identificar rápidamente del equipo creado sus componentes y las existencias actuales. Difiere esta opción con productos compuestos en que en el caso de productos compuestos el producto que los agrupa debe estar en el inventario codificado mientras que aquí el equipo no necesariamente forma parte del inventario. Un ejemplo sería configurar un código de un Computador Pentium IV indicando todos los productos que lo componen, pero en el inventario no se tiene el código del Pentium IV compuesto como tal. Una ventaja es que al consultar el Equipo inmediatamente se puede ver la cantidad de productos que hay y las que se necesitan facilitando el trabajo al vendedor o usuario. Esta opción es de gran utilidad para tener una base datos, de los productos solicitados por un cliente, para comprar, reparar o repotenciar equipos o maquinarias. Procedamos a registrar un Equipo del cual con frecuencia solicitan repuestos para su reparación a la empresa GAHMA SOFT, C.A., estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Equipos del menú Archivos. · · · Si no hay Equipos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Si hay Equipos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 0001 DESCRIPCION: EQUIPO PIII 550 MHZ · Para Agregar, los productos que utiliza el equipo, hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se activa una fila en la lista donde podrá agregar los datos. Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Producto de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto. Seleccione: CODIGO: 2 Una vez, seleccionado el código del Producto, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Producto y el disponible en Almacén, en este caso, SEAGATE 40 G.B. El campo Disponible viene especificado por la existencia que actualmente posee el producto. La cantidad que se necesita del producto debe ser editada: Manual de Entrenamiento del Participante 76 CANTIDAD: 1 Hacer clic en el botón Agregar y edite en la fila vacía: CODIGO: 4 Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del otro Producto que utiliza el equipo y el disponible en Almacén, en este caso, CPU III 550 MZ. La cantidad que se necesita del producto debe ser editada: CANTIDAD: 1 Hacer clic en el botón Agregar y edite en la fila vacía: CODIGO: 5 Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del otro Producto que utiliza el equipo y el disponible en Almacén, en este caso, TARJETA MADRE AXIUS. La cantidad que se necesita del producto debe ser editada: CANTIDAD: 1 · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. En el formulario siguiente se muestra el resultado de la operación realizada: Si se desea agregar otro Equipo, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante · 77 Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá TIPS: Otra forma de agregar productos a un Equipo o a cualquier documento (Ajuste, Traslado, Factura de Compra, Factura de Venta, Orden de Compra, Devolución en Compra, Devolución en Venta, Presupuesto, Nota de Entrega, Prefactura , Nota de Despacho, Cotizaciones, Pedidos, entre otros.), es realizando una operación de Importación de Productos. Este proceso de importación de productos es explicado en la sección 6.5 del Módulo de Compras. 5.9. Establecer Estados y Ciudades. Desde estas opciones se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar la base de datos de Estados y Ciudades que maneja el sistema. Para registrar un Estado o una Ciudad, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Estados o Ciudades (según sea el caso) del menú Archivos. Haga clic en el botón Agregar de la Barra de Tareas, en caso de ser un Estado o al botón Editar de ser una Ciudad. Si vamos a agregar una ciudad, · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado del Estado al que desea agregar una ciudad. Seleccionar Estado: Táchira · Hacer clic en el botón Editar , En ese momento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican la Ciudad. · Presionar el botón Agregar de la parte inferior de la lista, para realizar el registro de la misma en el Estado seleccionado en el encabezado. · Se activa una fila, editar la ciudad : Michelena Manual de Entrenamiento del Participante · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar · Nota: Ø también colocado sobre la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá Para Eliminar una ciudad perteneciente al Estado seleccionado, hacer sobre el botón Eliminar Detalle Ø 78 , de esta manera queda eliminado. Para buscar una ciudad podemos presionar el Botón Buscar Ciudad , activando de esta manera un buscador de ciudades de un Estado previamente seleccionado. El establecimiento de la base de datos de Estados y Ciudades se dejará como actividad al usuario, en base a los datos, ya registrados. 5.10. Registrar Grupo Arancelario. El uso de grupos arancelarios es particular para las compras de importación. Al seleccionar esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los Aranceles de Importación clasificados por grupo. Para registrar un Grupo Arancelario, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Grupo Arancelario del menú Archivos. · Si no hay Grupo Arancelario registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Grupo Arancelario registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar tareas. · , ubicado en la barra de Se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el Grupo Arancelario. Una vez editado los datos para agregar el Grupo Arancelario presionar la Tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante · Guarde la operación realizada para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar · 79 , colocado en la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 5.11. Realizar Movimiento de Producto. La realización de Movimiento de Producto (Entrada o Salida), es en muchas empresas un proceso administrativo necesario para cuadrar las cantidades de productos en Inventario, desajustadas muchas veces por ineficiencia en la realización de otros procesos administrativos, o por pérdida de mercancía. Elaboremos un Movimiento de Producto para la entrada inicial en inventario de un producto de la empresa GAHMA SOFT, C.A, para ello, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Movimiento de Producto del Menú Movimientos. · Si no hay Movimientos de Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Movimientos de Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . · Nº Mov: Se refiere al número o código del movimiento del producto. · FECHA: la fecha del día actual. · Ref : se debe editar el número del aval físico del Movimiento del Producto. · · · · Seleccionar el Tipo de Movimiento, existen dos tipos de Movimiento de Producto: Entrada de Producto y Salida de Producto. Para seleccionar un tipo de Movimiento, desplegar la persiana TIPO DE MOV. . Seleccionar EAJU - ENTRADA DE PRODUCTO. Edite la Descripción del Movimiento de Producto. Si en la Persiana Tipo de Movimiento seleccionamos Entrada de Producto, entonces debemos ahora Seleccionar el Proveedor del Producto, puede editarlo o puede presionar la Tecla F2 para activar el buscador de Proveedor y de allí seleccionarlo. o Si en la Persiana Tipo de Movimiento seleccionamos Salida de Producto, entonces debemos ahora Seleccionar el Cliente del Producto, puede editarlo o puede presionar la Tecla F2 para activar el buscador de Clientes y de allí seleccionarlo. Seleccione el Responsable del Movimiento de Producto, desplegando la Persiana o también puede activar el Buscador de Vendedores presionando la Tecla F2. Manual de Entrenamiento del Participante · · · 80 Seleccione el Receptor del Movimiento de Producto, en el caso de que en la persiana Tipo de Movimiento se haya seleccionado Salida de Producto, desplegando la Persiana o también puede activar el Buscador de Vendedores presionando la Tecla F2. Seleccione el Tipo de Precio para el Movimiento de Producto, desplegando la persiana o también activando el buscador de Precios con la Tecla F2. Edite el Factor Multiplicador, si así lo necesita y luego presione ENTER. Hasta aquí tenemos listo el encabezado del documento del Movimiento, ahora debemos registrar los productos que pertenecen al movimiento: · · · Hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista. Inmediatamente se activa una fila en la lista de productos, es allí donde editamos el código del producto o también podemos seleccionar el código del producto a través del buscador de Productos presionando la Tecla F2. Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Seleccionamos el almacén en donde se ubicarán los productos, presionamos la Tecla ENTER. · Editamos la cantidad del producto que se moverá. · Editamos el costo del Producto que se moverá. · Si necesitamos agregar otro producto al Movimiento, repetimos el Procedimiento · presionando el botón Agregar Si necesitamos eliminar un producto incluido en la lista, seleccionamos la fila del Producto haciendo clic con el Botón izquierdo del Mouse, y presionamos el Botón de Eliminar Detalle · . , y a continuación se eliminará la fila seleccionada. Si estamos seguro de tener el movimiento con los datos correctos, entonces procedemos a procesar el Movimiento presionando el Botón Procesar culminar el proceso. para El sistema emite un mensaje ¿Desea procesar el Documento? Haga clic en el botón SI. De este modo el Movimiento queda en status Procesado. · Si al Movimiento le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Movimiento queda en el status en Elaboración. Si se desea agregar otro producto al Movimiento, operación antes descrita. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. repita la Manual de Entrenamiento del Participante 81 Ejercicio: Introduzca un Ajuste Inicial de inventario para los siguientes productos registrados en el sistema: CODIGO 3 4 5 6 · Para finalizar haga clic en el botón volver a la pantalla principal. CANTIDAD 10 12 2 5 COSTO 175.000 105.000 300.000 290.000 de la Barra de Tareas que le permitirá salir y NOTA: Ø El Movimiento debe estar en Status en Elaboración, para operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular , permite anular el Movimiento, pero el mismo debe estar en Status Procesado. Al anular el ajuste queda en status Anulado. Ø Ø poder realizar las Al realizar movimientos de inventarios si se trabaja con contabilidad integrada se debe seleccionar la cuenta que acompañará a la de inventarios que viene por defecto, y se debitará o acreditará según sea el caso. Manejo de Lotes: La ventana de lotes estará activa si en la configuración del inventario esta marcada la opción de manejar lotes y fecha de vencimiento, luego para que esta se presente en el movimiento del producto se deberá presionar la tecla F3 estando ubicado en la casilla del almacén e inmediatamente se mostrara la siguiente ventana Aquí se llenara el número del lote al cual pertenece el producto y la fecha de vencimiento que posee el mismo. Luego le da al botón aceptar para seguir con el movimiento del producto. Manual de Entrenamiento del Participante Ø Ø Ø 82 Serialización: La Página de Serialización estará activa si el Movimiento contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas. Para realizar el proceso de Serializar, debe hacer clic sobre la fila que corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso se hace con cada producto. Para finalizar la Serialización y el Movimiento de Producto, se hace clic sobre el botón Aceptar . De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar la Serialización? Se debe hacer clic en el botón Aceptar de haber culminado la Serialización (quedando el Ajuste de Almacén Procesado), en caso contrario, hacer clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas, quedando el Ajuste en status Por Serial izar, hasta que se realice el mismo y pase al Status Procesado. 5.12. Realizar Traslado entre Almacenes. La realización de Traslados entre Almacenes, es realizado en muchas empresas con estructura de sucursales, para solventar deficiencias de productos para la realización de transacciones de venta o inclusive en muchos casos para organizar los almacenes que estén juntos físicamente. Elaboremos un Traslado del Almacén Principal al Almacén Secundario, de GAHMA SOFT, C.A, para ello, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Traslado entre Almacenes del Menú Movimientos. · Si no hay traslados entre almacenes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay traslados entre almacenes registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . · Número de Traslado: Se refiere al número o código del Traslado a realizar. · Editar Referencia del Traslado. · FECHA: Se refiere a la fecha del día actual. · · Editar Descripción del Traslado DESCRIPCION: TRASLADO A DEPÓSITO AMPLIO. Seleccione el Responsable del Movimiento (Código), desplegando la Persiana o también puede activar el Buscador presionando la Tecla F2. Seleccione: Código: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Manual de Entrenamiento del Participante · · · · 83 Seleccione el Tipo de Precio (Código), desplegando la persiana o también activando el buscador de Precios con la Tecla F2. Seleccionar 99 último costo, que viene a ser precio de costo. Edite el Número de la Orden de servicio del Traslado, si la tiene. También puede presionar la Tecla F2 para activar el buscador de Órdenes de Servicio. STATUS Elaboración, viene definida por el sistema. Seleccione el Almacén de Origen, desplegando la persiana o activando el buscador de Almacenes al presionar la Tecla F2. Seleccione: CODIGO: 01 Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del almacén de origen, en este caso, Almacén Principal. · · · Editar Movimiento de Salida ALMACEN. à MOV. SALIDA: SALIDA POR TRASLADO DE Seleccione el Almacén de Destino, desplegando la persiana o activando el buscador de Almacenes al presionar la Tecla F2. Seleccione: Código: 02 Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del almacén de destino, en este caso, Almacén Secundario. Editar Movimiento de Entrada à En MOV. ENTRADA: ENTRADA POR TRASLADO DE ALMACEN. Hasta aquí tenemos el Encabezado completo del Traslado, ahora veamos los detalles de los productos que se trasladarán en la lista: · · · Haciendo clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista. Inmediatamente se activa una fila en la lista de productos, es allí donde editamos el código del producto o también podemos seleccionar el código del producto a través del buscador de Productos presionando la Tecla F2. Seleccione: CÓDIGO: 2 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Editamos la cantidad del producto que se moverá. Vemos que automáticamente se visualizan, debajo de la lista los siguientes datos del producto: Código, Descripción, Cantidad Disponible en Almacén, Stock Mínimo, Peso. La CANTIDAD, COSTO y MONTO PRODUCTO, traen los valores por defecto, debemos editar la cantidad del producto que se va a trasladar y el precio para que de esta manera el Monto del Producto se actualice. · El Monto Total del Traslado también se muestra automáticamente. De tener almacenados los valores de peso o volumen por productos, el VOLUMEN o PESO TOTAL del Traslado de Almacén, se muestra automáticamente y actualizado cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. Manual de Entrenamiento del Participante · 84 De tener Observaciones el Traslado entre Almacenes, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece un formulario con una sección donde puede editar la Observación del Traslado, para el ejemplo edite: Traslado por falta de espacio en gaveta D16 y llegada de compra en el transcurso de la semana. TIPS: En la sección 5.4 de este módulo se hizo referencia a como obtener la base de datos de las observaciones, de manera que el proceso de agregar observaciones se haga más rápido. Si se desea agregar otro producto al Traslado entre Almacenes, repita la operación antes descrita. · Una vez, agregados los productos que conformarán el Traslado, se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si al Traslado le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Traslado queda en el status en Elaboración. o Si el Traslado está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo el Traslado queda en el status de Procesado. El sistema emite un mensaje ¿Desea procesar el Documento? Haga clic en el botón Si. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. · Para finalizar haga clic en el botón volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá salir y Si se desea agregar otro Traslado entre Almacenes, operación antes descrita. NOTAS: repita la Manual de Entrenamiento del Participante 85 Ø El Traslado debe estar en Status en Elaboración, para operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular Movimiento , permite anular el traslado, pero el mismo debe estar en Status Procesado. Al anular el traslado queda en status Anulado. Ø Ø poder realizar las El proceso de serialización de los productos trasladados es similar al descrito en la sección anterior 5.10. Remítase a esta sección de contener el traslado entre almacenes productos con serial. Manejo de Lotes: La ventana de lotes estará activa si en la configuración del inventario esta marcada la opción de manejar lotes y fecha de vencimiento, luego para que esta se presente en el movimiento del producto se deberá presionar la tecla F3 estando ubicado en la casilla del almacén e inmediatamente se mostrara la siguiente ventana Aquí se llenara el número del lote al cual pertenece el producto y la fecha de vencimiento que posee el mismo. Luego le da al botón aceptar para seguir con el movimiento del producto. 5.13. Cargar Inventario Físico. Esta opción debe ser accedida durante el desarrollo del proceso de inventario, dado que el usuario, una vez realizado el inventario físico manual utilizando como herramienta el formato impreso en la página Inventario Físico de la opción Reportes de Inventario y compararlo con el reporte de Inventario Registrado en el Sistema emitido por la página Inventario Físico de la opción Reporte pero con la casilla de verificación Saldo de Producto activada, obtiene las diferencias entre existencia física y según sistema y debe cargar dichas cantidades resultantes por estas diferencias por la opción aquí referenciada Cargar Inventario Físico. En la Pantalla Principal del Módulo de Inventario, Menú Archivos à Opción de Cargar Inventario Físico. Manual de Entrenamiento del Participante 86 Se muestra a continuación, el siguiente formulario: · · · · · Físico: Número de identificación del documento, generado automáticamente por el Sistema. Fecha: fecha en que es realizada la carga del Sistema. Seleccionar Almacén para la carga de Inventario, desplegando la persiana o también activando el buscador de almacén con la Tecla F2. Seleccionar el Botón de Cargar Inventario , inmediatamente carga la lista con los productos que hay en el Almacén seleccionado y sus respectivas existencias. Una vez cargado se compara con el formato impreso de inventario físico, y se introduce luego en la columna de cantidad los ajustes convenientes. · Presionamos el Botón Guardar · Luego, presionar el botón Ajustes de Inventario por Diferencias para terminar la Operación, el Sistema emite el siguiente mensaje; ¿Desea generar los ajustes por diferencia de Inventario?, Si está de acuerdo presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO. Si presionamos el Botón SI, se muestra inmediatamente la siguiente pantalla: · , ubicado en la Barra de Tareas. Donde debemos Definir los siguientes valores: Descripción, Proveedor, Responsable, Tipo de Precio, Factor Multiplicador. Luego deberá ir a la ventana de Movimientos de productos ubicar la ficha hacer clic en el botón de editar de procesar . y luego dar clic en el botón Manual de Entrenamiento del Participante 87 5.14. Grupo de Productos. La ejecución de este opción genera un documento, que luego puede ser comparado con cualquier otro documento (Factura, Prefactura, Orden de Compra, Compra, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, entre otros.) para la toma decisiones. Además, este documento de grupo creado puede ser importado para cualquiera de las opciones del sistema donde se presenta el botón Importar Documento . Vamos a ubicarnos en la Pantalla principal del Módulo de Inventario à Menú Archivos à Grupo de Productos. EL proceso comienza con la generación de un Documento de Grupo que contendrá una lista de producto, bien sean cargados uno a uno con la utilización del botón Agregar la parte inferior de la lista o importándose un documento a través del botón · ubicado en . Si no hay Grupos de Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Grupos de Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Los pasos a seguir para crear un grupo de productos son: o Seleccionar el Código del Producto editando su valor en la caja de texto respectiva o presionando la Tecla F2 para activar el buscador de Productos. Manual de Entrenamiento del Participante 88 Una vez seleccionado el Código del producto presionar la tecla Enter. Observamos que nos muestra la descripción del producto seleccionado. Presionar Enter nuevamente. · · · o Editar la cantidad del producto seleccionado y presionar la Tecla Enter. o Editar el Costo del producto seleccionado y presionar la Tecla Enter. o El monto se actualiza inmediatamente al editar cantidad y costo del producto. Reflejándose en Monto General. Para agregar otro producto a la lista que conformará el Grupo, repetir el procedimiento. Una vez agregados todos los productos que conformarán el Grupo, se debe almacenar la información, presionando el Botón Guardar ubicado en la Barra de Tareas. De tener Observaciones el Grupo de Productos a registrar, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones 5.4. . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la sección · Para Eliminar un Producto de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle esta manera queda eliminado el Producto de la lista. · Presionamos el Botón Guardar · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. , de , ubicado en la Barra de Tareas. que le permitirá salir y volver a la TIPS: Entre los casos en los cuales es de gran utilidad la creación de grupo, es al realizar Ordenes de Compra, la compra resultante es recibida por Almacén, puede darse el caso de que en dicha compra la cantidad de productos sea menor a la cantidad de productos solicitados en la orden, por lo cual, el almacenista o encargado necesite realizar un proceso de conteo de productos recibidos, que luego se comparará con la orden de compra. Las comparaciones se realizan por la página Grupos de Productos de la opción Reportes de Inventario. Otro caso en el cual se puede utilizar la opción de Crear Grupo de Productos es cuando se realizan órdenes de compra, para lo cual se tiene que tomar la decisión a que proveedor solicitarla. Es acá, donde se crean las órdenes de compra (Opción Órdenes de Compra del módulo de Compras) solicitando las cantidades de productos requeridas a los proveedores potenciales y luego a partir de una de ellas se genera un Grupo que será el que se compare con la otra Orden de Compra. 5.15. Ubicación de Productos. Se puede registrar, modificar y consultar la ubicación especifica de los productos dentro de un almacén. Esta base de datos es de gran utilidad para el almacenista. Ubiquemos productos en el almacén principal de la empresa, estando en el menú principal de Inventario, Manual de Entrenamiento del Participante 89 haga clic en la opción Ubicación de Productos del menú Movimientos. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda almacén donde desea agregar las ubicaciones de los productos. Seleccione: ALMACEN: 1. · Haga clic en el botón Editar siguiente código en la lista: CODIGO: 2 , ubique el de la Barra de Tareas y ubique el producto con el Para ubicar el producto, una forma de hacerlo es presionando el Botón Buscar ubicado en la parte inferior derecha, se mostrará un catálogo de productos y seleccionamos allí el Código 2. · · Edite la ubicación del mismo dentro del almacén, en la columna respectiva: UBICACIÓN: ESTANTE D6. Si se desea ubicar otro producto en almacén, repita la operación antes descrita. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea Agregar ubicación a otro producto en almacén, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá NOTA: Si el producto a ubicar no tiene existencia en inventario , es decir, solo está codificado, por lo cual no aparece en la lista de productos en almacén, seleccione el botón Buscar ubicado en la parte inferior de la lista, de esta manera obtendrá un buscador de productos , ubique el producto requerido y Manual de Entrenamiento del Participante 90 haga clic en el botón Aceptar , el sistema emite un mensaje El producto seleccionado no esta ubicado en almacén ¿Desea agregarlo ahora?, haga clic en el botón Si y automáticamente se coloca en la fila de la lista de productos en almacén los datos del producto, para editarle la ubicación específica. 5.16. Documentos de Inventario. En esta opción solo podemos realizar Consultas sobre los movimientos de inventario al valor de costo generados por los documentos: Entrada por Compra, Salida por Venta, Entrada por Ajuste, Salida por Ajuste, Entrada por Traslado, Salida por Traslado, etc. Para realizar consultas a los documentos, estando en el menú principal de Inventario, haga clic en la opción Documento de Inventario del Menú Movimientos. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique el Documento de Inventario, que contiene los datos de uno de los ajuste de almacén registrado anteriormente, ubique: NUMERO: 1 De esta manera, visualizamos el siguiente formulario. · 5.17. Los datos del movimiento realizado que se pueden visualizar son: Tipo de Movimiento, Descripción del Movimiento, Monto Total del Movimiento y Número del Movimiento (Referencia). Los datos que se muestran respecto a los productos son: Código, Almacén, Cantidad Procesada, Precio, Monto, Descripción, Peso, Cantidad por Empaque, Existencia del producto. Reportes: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del módulo de Inventario, en la pantalla principal haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Inventario. Manual de Entrenamiento del Participante 91 Al acceder esta opción de Reporte de Inventario, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Existencia de Productos, Movimientos de Inventario, Movimientos De Productos, Traslados entre Almacenes, Composición de Productos, Archivos, Inventario Físico, Grupos de Productos, Estadísticas, Calidad del Inventario, Análisis de Obsolescencia, Etiquetas, Adicionales. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. 5.18. Utilitarios del Módulo de Inventario: Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulo de inventario. Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Inventario. CERRAR EJERCICIO: Esta opción no es necesaria ejecutarla a menos que se requiera espacio en el Disco o se desee que los vendedores u otros usuarios no puedan ver los registros históricos de movimientos de productos. La opción borra todos los documentos de inventario previos a la fecha que se indique. Manual de Entrenamiento del Participante 92 Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón Aceptar . El sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de inventario?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir . TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Inventario. TRANSFERIR INVENTARIO: Con esta opción se puede importar registros de inventario generados desde el sistema SICONI que era la versión previa en MSDOS del Sistema CONFÍA, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema. RECONSTRUIR INVENTARIO: En este formulario se puede mandar a ejecutar el proceso de revisión y comparación de movimientos de inventario, para actualizar la existencia de cada uno de los productos registrados en el sistema. Debe realizarse cuando se sospeche de un problema de integridad entre lo que indica el Kardex y la disponibilidad del producto. Al acceder el formulario de Reconstruir Inventario, el sistema envía un mensaje donde se pregunta El proceso de Reconstrucción de Inventario puede tardar unos minutos ¿Desea Continuar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No. Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, El proceso de Reconstrucción de Inventario se completo satisfactoriamente. TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o transacción en uno de los formularios del sistema que tenga que movilizar productos y ocurra un fallo de electricidad. Para realizar la operación no debe haber ningún usuario utilizando el Sistema. CONTABILIZAR INVENTARIO: En este formulario se puede realizar el proceso de enviar al módulo de contabilidad los movimientos y registros contables generados por las transacciones en el módulo de inventario en un periodo contable, de forma que automáticamente se registren todos los movimientos de las ventas en la contabilidad del sistema. Manual de Entrenamiento del Participante 93 Para realizar una Transferencia de Inventario a Contabilidad, se debe colocar en los cuadros de texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual se encuentra enmarcado los registros de ventas que se desean enviar a contabilidad. En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del comprobante que contiene los movimientos contables de inventario transferidos a contabilidad. Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Inventario a Contabilidad, hacer clic en el botón Aceptar, el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro que desea contabilizar el inventario en este rango de fechas?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir. Manual de Entrenamiento del Participante 94 MODULO 6 MÓDULO DE COMPRA Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Compras. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Compras. Duración Estimada • 3 horas. Referencia Teniendo los productos registrados en el sistema, ahora se presentará, el módulo que permite llevar un control de las transacciones relacionadas con las Compras de Productos de la Empresa GAHMA SOFT. C.A. Trabajo de Oficina El Módulo de Compras permite entre otras cosas, Control de Proveedores, Libro de Compras Automático, Manejo de Compras en cualquier moneda con excelente control de importaciones, Ordenes de Compras y Devoluciones en Compras. Para entrar al módulo de Compras debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFIA el comando Compras o pulsar directamente las teclas Alt+C colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de compras. Manual de Entrenamiento del Participante 95 6.1 Configurar Compras: La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Compras, es configurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos y números de las entidades (Proveedores) y documentos a utilizar dentro del módulo de compras, al igual que el establecimiento de la cantidad de días vigentes para los documentos, para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Compras. Como lo muestra la siguiente imagen: Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados los datos): MOVIMIENTO DE COMPRA: 300243 ORDEN DE COMPRA: 30039 FECHA DE VCTO: 7 DEVOLUCION DE COMPRA: 37 PROVEEDOR: 1 REQUISICION: 2 FECHA DE VCTO: 3 SERVICIOS: 1 FECHA DE VCTO: 3 PRESUPUESTO: 1 FECHA DE VCTO: 3 NOTA DE ENTREGA: 1 ÚLTIMO COSTO: ULT COSTO Estos datos representan: ü ü ü La asignación correlativa por parte del sistema de las Fechas de Vencimiento y los Números para los documentos de Órdenes de Compra y Requisición. La asignación por parte del usuario de las Fechas de Vencimiento y los Números para los documentos de Requisición de Servicio, Presupuesto y códigos para los proveedores. El valor desde el cual el sistema comienza a generar los Números de las Compras y de las Devoluciones en Compras, Nota de Entrega. También, se puede configurar las siguientes opciones: ü ü ü ü El tipo de Precio a utilizar como el Ultimo Costo, Establecer por defecto las opciones, Mostrar existencia por almacén y Sugerir pedido con almacén, para que aparezcan y sirvan de guía en la opción Órdenes de Compra del menú Movimiento del módulo Compras. Para ello, hacer clic en las casillas de verificación situadas al lado de los cuadros de texto Mostrar existencia por almacén y Sugerir pedido con almacén por defecto. Cada vez que se realice una compra en moneda extranjera, se le debe asignar el precio ultimo costo a cada producto en su registro de inventario y de esta manera conocer el precio de la ultima compra de cada producto en moneda extranjera. Para ello, hacer clic en la casilla de verificación situada al lado del cuadro de texto Último costo y luego seleccionar en la persiana al tipo precio que se asignará. El tipo precio a utilizar por el método Costo Promedio para el cálculo del precio de los productos en este tipo. Para ello, hacer clic en la persiana situada al lado del cuadro de texto Costo promedio y luego seleccionar el valor que se asignará. Al momento de realizar una compra se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: si compra de la mercancía NO incluye gastos de seguro y transporte, es Manual de Entrenamiento del Participante ü ü ü ü 96 decir, solo en costo de la mercancía en moneda extranjera, estamos en presencia de una compra tipo FOB. De lo contrario si la compra de la mercancía incluye los gastos de seguro y transporte estamos en presencia de una compra tipo CIF. Control de Empaque cuando una compra de mercancía el producto viene con más de una unidad. Costo FOB guarda el último costo de la mercancía en moneda extranjera. Costo Promedio FOB guarda el costo promedio de la mercancía en moneda extranjera. El tipo de Precio a utilizar como el Mas Alto de Ultimo Costo en moneda Nacional De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. 6.2 Agregar Tipos de Proveedor: Ahora procedamos a registrar la clasificación de los proveedores, esto debe realizarse, antes de comenzar a introducir los datos de los mismos. Esta clasificación puede realizarse: Por zona, por la forma o cantidad de distribución del producto que tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresa respecto al proveedor, entre otras. Para Agregar un Tipo de Proveedor, en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos de Proveedor del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en los cuadros de textos respectivos: escriba los siguientes datos CODIGO: 5 DESCRIPCION: SUCURSAL. Pulsar Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic e el botón principal. 97 que le permitirá salir y volver a la pantalla Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados cinco tipos de proveedores. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda. Si se desea agregar otro Tipo de Proveedor, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que sea consultado permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Tipo de Proveedor sólo podremos realizar operaciones sobre los Tipos de Proveedores. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.3 Registrar Proveedores: Teniendo configurada la clasificación de proveedores, registremos los mismos. Para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Proveedores del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menú principal de Compras Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 1327 CI/RIF: J-00355498-7 NIT: 002269879 NOMBRE: CORPORACIÓN EXIAUTO, C.A. Para el TIPO DE PROVEEDOR seleccionar de la persiana el valor 1 NACIONAL En FECHA DE INCLUSION editar 20/09/2005 Seleccionar NACIONAL y ACTIVO de las casillas de verificación respectivas. Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal, que corresponden a la información de ubicación o contacto del proveedor: DIRECCION: AV. PPAL. DE LOS RUICES EDIF. EXIAUTO TELEFONOS: 0212-2030911 CELULAR: 04145478962 FAX: 0212-2328566/2396868 WEB: WWW.EXIAUTO.COM CARACAS. Manual de Entrenamiento del Participante 98 FECHA DE NAC. : 27/01/2002 Observaciones se deja sin texto. Ahora, seleccione la página Representante Legal y edite los siguientes datos: NOMBRE: MARIO BETANCOURT DIRECCION: AVENIDA LOS CAOBOS CARACAS EDIF. TELEFONO: 02125478963 CELULAR: 04162547856 LA ESMERALDA. Esta información corresponde a los datos del representante legal o contacto en la empresa Proveedora. Ahora introduzcamos, los datos correspondientes a las condiciones de las compras a crédito realizadas al Proveedor, para ello seleccione la página Saldos. LIMITE DE CRÉDITO: 1.000.000 % DESCUENTO: 5 DIAS DE VENCIMIENTO: 45 Para el Grupo de Cuentas por Pagar (Donde se agrupan los documentos a crédito generados con el proveedor) seleccionar de la persiana el valor 2 – CUENTAS POR PAGAR PROVEEDOR. El Saldo y los Documentos se actualizan automáticamente cada vez que se realiza una transacción a crédito con el Proveedor. El dato Grupo de Cuentas por Pagar indica en que categoría previamente preestablecida, se encuentra clasificada la Cuenta por Pagar generada por la transacción a crédito. Las categorías se introducen previamente por la opción Grupo del menú Archivo del módulo Cuentas por Pagar y son definidas exclusivamente por el usuario del sistema. Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores que presenten una característica común. Por Ejemplo: Por zona, por forma o cantidad de distribución del producto que tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresa respecto al Proveedor, entre otras. Los documentos generados por las compras a crédito incrementan la lista de documentos. En esta página los documentos de cuentas por pagar solo están en modo consulta. Los datos que se manejan de los mismos son: Número del Documento, Fecha de Vencimiento, Fecha de Emisión, Días de Vencimiento, Saldo del Documento y Saldo Acumulado que es la suma sucesiva de los montos especificados en los documentos y que adeuda la empresa al Proveedor . El dato Saldo indica el monto que adeuda la empresa al Proveedor seleccionado. Las compras a crédito incrementan la lista de documentos, pero deben estar en el Status de Procesada o Por Serializar. La información que brindan las páginas Compras y Órdenes de Compra es solo de consulta, sobre las compras y órdenes realizadas al Proveedor. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con el proveedor, se sugiere al usuario consultar las mismas para análisis de la información. Manual de Entrenamiento del Participante 99 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el Botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los proveedores de la Empresa GAHMA SOFT C. A. Si se desea agregar otro Proveedor, descrita. repita la operación antes TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario Proveedores sólo podremos realizar operaciones sobre los Proveedores. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.4 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Compras: Al seleccionar la opción Libro de Compras, se encuentran asentadas todas las facturas que afecten o no al inventario. Respecto, a las facturas de compras o devoluciones en compras que afectan inventario, se ajustan automáticamente en el Libro de Compras cuando se realiza una Compra o Devolución en Compra. Al igual, que al eliminar una factura del Libro de Compras, no afecta el inventario, es decir, las cantidades de los productos registrados en inventario relacionados con esa factura, no disminuyen ni aumentan. Las facturas que no afectan inventario, se agregan directamente por esta pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 100 Procedamos a registrar una factura en el Libro de Compras, en la pantalla principal haga clic en la opción Libro de Compras del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+L, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en los cuadros de textos respectivos: escriba los siguientes datos FACTURA DE COMPRA: 43 Nro. FISCAL: 43 Nro. FACT. APLICADA: 0 RIF/CEDULA: J-31075740-2 NOMBRE DEL PROVEEDOR: GENTO-FLEX C.A. FECHA: 06/04/2004 FECHA ORIGINAL: 06/04/2004 MONTO EXENTO: 0 MONTO IVA: 456.674,40 MONTO BASE: 3.310.889,40 ITEMS: IVA RETENIDO: 0 IVA RETENIDO A TERCEROS: 0 COMP. DE RETENCION: NOTA DE CREDITO: NOTA DE DEBITO: MONTO IVA IMPORTACION: 0 MONTO IMPORTACION: 0 PERCEP. DE IVA EN ADUANA: NUMERO DE PLANILLA: NUMERO DE EXPEDIENTE: El dato Monto IVA se calcula en base a la Tasa del IVA aplicada al monto de la factura no exento de impuesto. Los datos Monto IVA Importación y Monto Importación se ajustan cuando el producto es definido de importación Pulsar Enter al introducir el último dato. En el dato Items se coloca la cantidad de impuestos que tiene una factura. El TIPO DE COMPRA se selecciona en el botón correspondiente (Crédito o Contado). Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 101 que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Factura en el Libro de Compras, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se Consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Libro de Compras sólo podremos realizar operaciones sobre las facturas que lo constituyen. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.5 Realizar Orden de Compra: La realización de la Orden de Compra es en muchas empresas el primer paso del proceso administrativo de compras. Elaboremos una Orden de Compra, en la pantalla principal haga clic en la opción Ordenes de Compra del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: Manual de Entrenamiento del Participante 102 NUMERO: 1192 En FECHA la fecha del día actual. En VENCTO. La fecha de vencimiento de la orden de compra, siete días después de la fecha actual (Predefinido por el usuario en la opción Configuración del módulo de Compras). En Status Elaboración. Luego, en la persiana Cond. de Pago seleccionar Contado. En Referencia, se debe editar el número del aval físico de la orden de compras. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. Seleccione: Código: 1327 Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del proveedor. Ahora, para seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Luego, en la persiana PRECIO seleccionar Costo Los productos que constituirán la orden de compra, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , en ese momento, se abre una fila en la lista de productos. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sin embargo, puede ser cambiado, haciendo clic sobre la columna almacén de la fila vacía, para el ejemplo seleccionar: 1. Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: CÓDIGO: 0003 Manual de Entrenamiento del Participante 103 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Stock Mínimo, Cantidad del Producto por Recibir, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto). La CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO y MONTO NETO del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo. Para el ejemplo se tienen: CANTIDAD: 10 PRECIO: 0.37 MONTO NETO: 3.70 Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Orden de Compra se muestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede ser modificado. Otro valor que se solicita, es el Peso Total de los productos incluidos en el presupuesto, NO puede ser modificado, esta característica se define con la inclusión del producto y automáticamente el sistema trae el preso del producto. De tener la Orden de Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, al igual que de tener Observaciones la Orden de Compra, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación de la Orden de Compra; para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la orden de compra, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto, descrita. repita la operación antes En la página Compras se puede Consultar, de la Orden de Compra especificada en el encabezado, cada producto que la conforma y su condición dentro de la misma. Por lo cual, una vez realizada la transacción de compra Manual de Entrenamiento del Participante 104 basada en la orden de compra que estamos elaborando, volveremos a consultar esta opción para el análisis de la misma. La edición de los datos en la página Datos de Envió, para la información de destino de la mercancía comprada, no siempre es obligatoria. Sin embargo, de ser necesario, edite los datos en los cuadros de texto respectivos, antes de grabar o procesar la Orden de Compra. Una vez, agregados los productos que conformarán la Orden de Compra y teniendo configurados los datos de las páginas Renglones, Datos de Envió (según sea el caso) e Importación, se procede a Guardar la Orden de Compra para lo cual se tiene dos opciones Guardarla o Procesarla: • Si la Orden de Compra le faltaron datos o debe ser modificada posteriormente • no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Orden de Compra queda en el status en Elaboración. Si la Orden de Compra está registrada completamente, para ser procesada, se selecciona el botón . De este modo la Orden de Compra queda en el status de Por Recibir, pasando a Procesada una vez realizada la compra en base a la orden especificada. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón de Compra queda en status Por Recibir. . De este modo la Orden De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Orden de Compra, antes descrita. repita la operación TIPS: Otra forma de agregar productos a una Orden de Compra, es realizando una operación de importación de productos. Ver Ayudas de CONFIA. Manual de Entrenamiento del Participante 105 Para Eliminar un Producto de la orden de compra, hacer clic sobre el botón de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. , La Orden de Compra debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los Status Por Recibir o Parcialmente Recibido solo se pueden Eliminar productos de la Orden de Compra. Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las órdenes de compra. Ver Ayudas de CONFIA. El botón , permite anular la orden de compra, pero la misma debe estar en Status En Elaboración, Parcialmente Recibida o Por Recibir. TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Ordenes de Compra sólo podremos realizar operaciones sobre las Ordenes de Compra. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.6 Realizar Compra de Productos: Procedamos a realizar una compra. Este proceso puede llevarse a cabo basándose en una orden de compra o simplemente realizando el registro de los productos facturados por el proveedor. Para realizar la Compra, en la pantalla principal haga clic en la opción Compra del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: NUMERO: 43 En FECHA la fecha del día actual. En Status Elaboración. Luego, en la persiana Cond. De Pago seleccionar Contado. En Referencia, se debe editar el número del aval físico de la compra. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. La casilla de verificación Importación se activa cuando una Compra es configurada de importación. En el ejemplo desarrollado la compra la realizaremos a un proveedor nacional. Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. Seleccione: Código: 1327 Manual de Entrenamiento del Participante 106 Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del proveedor. Ahora, para seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Luego, en los cuadros de texto Factura y Número Fiscal edite: FACTURA: 14520 Nro. FISCAL: 14520 Los productos que constituirán la compra, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón ese momento, se abre una fila en la lista de productos. , en Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Sin Embargo, para el ejemplo desarrollado, basaremos la compra en la orden de compra elaborada anteriormente. Por lo cual realizaremos una operación de importación de Productos, haga clic al botón , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual se importarán los productos que pertenezcan a la orden de compra elaborada a priori, sin embargo, puede importarse cualquier otro documento (Prefactura, Factura, Compra, Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Traslado entre Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos). El modo de operación es el siguiente se debe hacer clic en la persiana Empresa, escoger la empresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productos que formaran parte de la Compra, en nuestro caso seleccionar: EMPRESA: CORPORACION EXIAUTO, C.A Luego seleccionar el tipo de documento a importar. TIPO DE DOCUMENTO: Orden de Compra. Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estas opciones son las siguientes: ü ü Pueden necesitarse los documentos que estén ubicados en un periodo específico. Para ello, colocar el rango de fecha que delimita el periodo, en los cuadros de texto Desde y Hasta de Rango de Fechas. En caso, de necesitarse documentos que estén en una numeración determinada, coloque el rango de los números en los cuadros de texto Desde y Hasta de Número de Documento. Manual de Entrenamiento del Participante ü ü ü ü 107 Existe la opción de mostrar los documentos que estén en un Status determinado, para ello hacer clic en la persiana Status y escoger de la misma el valor solicitado. Si se desea obtener información de los documentos relacionados con el proveedor de la Compra que se esta realizando, hacer clic en la casilla de verificación Proveedor, En caso de desear importar productos de un documento, con los precios de dichos productos, actualizados al valor que presentan en el inventario actual, seleccionar la casilla de verificación Reestablecer precios. Además, puede aplicarse un factor multiplicador específico. Otra opción es buscar el documento desde un archivo, para lo cual se selecciona la casilla de verificación Archivo y se hace clic en el botón que tiene tres puntos Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto. Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer clic en el botón Seleccionar de este modo las filas de la lista documento se llenan, con los documentos que cumplieron con la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datos que se muestran respecto a los mismos son Número, Fecha y Cliente/Proveedor según sea el caso. Al hacer clic sobre la fila de cada documento, los productos que pertenecen a cada documento pueden ser visualizados en la lista renglones del documento, respecto a cada producto se muestran los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto como potencial elemento para la Compra, Código, Cantidad, Almacén, Existencia, Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del Producto. En la parte inferior de la lista renglones del documento se puede visualizar dos cuadros de texto, donde se colocan respectivamente la Descripción y Observación del producto seleccionado en la lista. Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentos seleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con la condición de filtrado. De no estar conforme con la operación de selección de productos desde los documentos, puede revertirse el proceso, haciendo clic en el botón . Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten seleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todos los productos para no agregarlos a la Compra hacer clic en el botón los productos seleccionados en el botón y por último importar el documento con . El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista documento, él que desea importar, ubique la orden de compra: NUMERO: 1192 Luego se marcan los productos que formaran parte de la Compra que se esta realizando, Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón y por último hacer clic en el botón , de este modo, se colocan en la lista de productos de la página Renglones de la pantalla Compras, los productos seleccionados. Estando en la pantalla de Compra, puede realizar las modificaciones necesarias a los datos importados e inclusive volver a importar otros productos de documentos ya elaborados. Manual de Entrenamiento del Participante 108 Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto). ORDEN, CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo. Para el ejemplo se tienen: CANTIDAD: 10 PRECIO: 0.37 IVA: 0.33 MONTO NETO: 4.03 Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Compra se muestran automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. De tener la compra otros cargos edítelos en el cuadro de texto Otros cargos. Estos pueden ser pagos por fletes, gastos administrativos, entre otros. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. El factor multiplicador varía cuando se definen compras de importación. Por defecto, viene en 1.000000. De tener la Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, al igual que de tener Observaciones la Compra, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación de la Compra, para el ejemplo coloque: Compra basada en la Orden de Compra NÚMERO: 1192 Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la orden de compra, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán como ejercicio para el usuario, en la elaboración de otras compras. Una vez, agregados los productos que conformarán la Compra y teniendo configurados los datos de la página Renglones, Compra/Crédito (de ser la Compra a crédito) e Importación (De ser una compra de importación), se procede a Guardar la Compra para lo cual se tiene varias opciones de Guardarla o Procesarla: Manual de Entrenamiento del Participante 109 • Si a la Compra le faltaron datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Compra queda en el status en Elaboración. • Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productos que no trabajan con seriales y el módulo de Compras no está integrado con el módulo de Contabilidad, se procesa, haciendo clic en el botón , quedando la Compra en el status Procesada. • Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productos que no trabajan con seriales y el módulo de Compras esta integrado con el módulo de Contabilidad, al momento de procesar la Compra, se coloca activa la página Contabilizar, para realizar el cuadre de las cuentas contables, generadas por la transacción. Luego de realizar la operación contable, hacer clic en el botón , quedando la Compra en el status Procesada. • Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productos que trabajan con serial y no esta integrado el módulo de Compras con el módulo de Contabilidad, al momento de procesar la Compra, se coloca activa la página de Serialización, para realizar. el proceso de serializar. Al culminar el proceso, hacer clic en el botón , quedando la Compra en el status Procesada, si se posterga el proceso, adquiere el status Por Serializar. • Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productos que trabajan con serial y esta integrado el módulo de Compras con el módulo de Contabilidad, al momento de procesar la Compra, se coloca activa la página de Contabilizar y luego de realizar la operación contable, hacer clic en el botón , en ese momento se activa la página de Serialización, para realizar el proceso de Serializar productos. Por último seleccionar de igual manera el botón . Al culminar estos procesos la Compra queda en el Status Procesada, si se posterga el proceso de Serializar, adquiere el status Por Serializar. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Compra queda en status Procesada. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. . De este modo la Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 110 que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Compra, repita la operación antes descrita. TIPS: Otra forma de agregar productos a una Compra, es realizando la operación de agregar uno a uno los productos. Ver Ayudas de CONFIA. Para Eliminar un Producto de la compra, hacer clic sobre el botón manera queda eliminado el Producto de la lista. , de esta Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las compras. Ver Ayudas de CONFIA. La Compra debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse estas operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los Status Procesada, Por Serializar, Anulada, Parcialmente Devuelta y Totalmente Devuelta estas operaciones no se pueden realizar. Las páginas de Compra/Crédito, Importación y Serialización se activarán dependiendo de las siguientes condiciones: Compra/Crédito: Si la condición de la compra que se registra es a Crédito, al momento de seleccionar crédito, se activa esta página. En ese momento se solicita la Fecha de Vencimiento que representa la fecha en que vence el documento generado por la transacción a crédito, este dato debe ser editado en el cuadro de texto respectivo. El Tipo de Documento que generará la compra (pagaré, letras, factura, entre otros) y el Grupo de Cuentas por Pagar en el cual se clasifica la transacción a crédito debe seleccionarse, directamente en la persiana correspondiente; mostrándose automáticamente la Descripción del Tipo de Documento y del Grupo Cuentas por Pagar . Para hacer efectiva la operación de registro de las condiciones de la compra a crédito, hacer clic en el botón , de la página. Importación: Si la compra realizada es de Importación, al momento de seleccionar la casilla de verificación Importación, se activa esta página. Manual de Entrenamiento del Participante En ese momento, se solicitan los montos generados por la importación del producto (Tanto en el país de origen como en el destino) estos montos son el Costo de la Mercancía en Moneda Extranjera, Gastos Administrativos, Flete Interno en el exterior y Flete Externo desde el lugar de compra al país, Aranceles, Impuesto Nacional, Gastos y Comisiones Aduanales, Flete, Factor de Cambio en Moneda Extranjera. El Número de Planilla y Expediente se registran en base al número de documento donde se encuentran asentados los montos de importación. Para hacer efectiva la operación de registro de los datos de las importaciones, hacer clic en el botón , de la página. Esta operación nos permite calcular un nuevo factor de cambio, y de esta manera llevar nuestra compra a valores reales en moneda nacional, para luego llevarlo a los módulos de cuentas por pagar e inventario. Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Compra contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas. Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse clic sobre la fila que corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso se hace con cada producto Para finalizar la Serialización y Compra, se hace clic sobre el botón De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar la Serialización? Se debe hacer clic en el botón de haber culminado la Serialización (quedando la compra Procesada), en caso contrario, hacer clic en el botón de la barra de tareas, quedando la Compra en status Por Serializar, hasta que se realice el mismo y pase al Status Procesada. La ejecución de estos tres procesos se deja como actividad para el usuario. La información que brinda la página Devoluciones es solo de consulta. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) de Devolución, se sugiere al usuario acceder esta opción para el análisis de las mismas. 111 Manual de Entrenamiento del Participante 112 TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Compras sólo podremos realizar operaciones sobre las Compras. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.7 Verificar Productos Recibidos de la Orden de Compra; Para realizar esta actividad, en la pantalla principal haga clic en la opción Ordenes de Compras del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos de la orden de compra, registrada anteriormente, seleccione la: NUMERO: 1192 Luego, haga clic en el botón y seleccione la página Compras. Desde está opción se puede tener acceso a los productos que conforman la Orden de Compra, especificada en la sección de encabezado. Pudiendo realizarse la operación de consulta sobre la situación actual de los productos en la Orden de Compra. Los datos que se muestran respecto a los productos son: Código, Descripción y Cantidad solicitada y Recibida del producto. Además, de las Compras relacionadas con las entregas del producto a la empresa. 6.8 Realizar una Devolución en Compras: Procedamos a realizar la devolución de cierta cantidad del producto adquirido en la compra registrada anteriormente. Para realizar la Devolución en Compra, en la pantalla principal haga clic en la opción Devoluciones en Compra del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+D, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: NUMERO: 3 En FECHA la fecha del día actual. En Status Elaboración. Luego, se solicita el número de la compra de la cual se desea registrar la devolución, hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Compras. Seleccione: NUMERO: 43 (Compra anterior) Una vez, seleccionado el número de la compra, pulsar la tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante 113 Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la compra seleccionada. Los productos que se devolverán de la compra, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , en ese momento, se abre una fila en la lista de productos. Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Para el ejemplo desarrollado, basaremos la Devolución en la Compra registrada anteriormente. Por lo cual realizaremos una operación de importación de Productos, haga clic al botón , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual se importarán los productos que pertenezcan a la compra registrada a priori, puede importarse cualquier otro documento (Prefactura, Factura, Compra, Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Traslado entre Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos). El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista documento, él que desea importar, Compra: NUMERO: 43 Luego se marcan los productos que formaran parte de la Devolución en Compra que se esta realizando (Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón ) y por último hacer clic en el botón , de este modo, se colocan en la lista de productos de la página Renglones de la pantalla Devolución en Compras, los productos seleccionados. Estando en la pantalla, se pueden realizar las modificaciones necesarias a los datos importados. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto). La CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA, del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo. Cambiemos la cantidad, ya que devolveremos solo tres productos. CANTIDAD: 3 Los datos SUBTOTAL, MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Devolución Compra se muestran automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. Al igual que de tener Observaciones la Devolución en Compra, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación de la Devolución, para el ejemplo coloque: Devolución de productos de la Compra NUMERO: 3 Manual de Entrenamiento del Participante 114 Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la devolución, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán como ejercicio para el usuario, en la elaboración de otras devoluciones en compras. Una vez, agregados los productos que conformarán la Devolución en Compra y teniendo configurados los datos de la página Renglones se procede a Guardar la Devolución en Compra para lo cual se tiene varias opciones de Guardarla o Procesarla: • Si la Devolución en Compra le faltaron datos o debe ser modificada • posteriormente, no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Devolución en Compra queda en el status en Elaboración. Si la Devolución en Compra esta registrada completamente, además, contiene • productos que no trabajan con seriales, se procesa, seleccionando el botón . Quedando la Devolución en Compra en el status de Procesada, Si la Devolución en Compra esta registrada completamente, además, contiene productos que trabajan con serial, al momento de procesar la Devolución, se coloca activa la página de Serializar, para realizar el proceso de Serializar productos. Al culminar este proceso, hacer clic en el botón , quedando la Devolución en Compra en el status Procesada, si se posterga el proceso de Serializar, adquiere el status Por Serializar. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Devolución queda en status Procesada. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. . De este modo la Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 115 que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Devolución en Compra, repita la operación antes descrita. TIPS: Otra forma de agregar productos a una Devolución en Compra, es realizando la operación de agregar uno a uno los productos. Teniendo en cuenta que los productos especificados y cantidades de los mismos en la Devolución en Compra, deben pertenecer a la compra asociada. Ver Ayudas de CONFIA. Para Eliminar un Producto de la Devolución en Compra, hacer clic sobre el botón , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las devoluciones en compra. Ver Ayudas de CONFIA. La Devolución Compra debe estar en Status Elaboración, para poder realizar las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los Status Procesada o Por Serializar estas operaciones no pueden realizarse. Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Devolución en Compra contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas. Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse clic sobre la fila que corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso se hace con cada producto Para finalizar la Serialización y la Devolución en Compra, se hace clic sobre el botón . De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar la Serialización? Se debe hacer clic en el botón de haber culminado la Serialización (quedando la devolución en compra Procesada), en caso contrario, hacer clic en el botón de la barra de tareas, quedando la Devolución en Compra en status Por Serializar, hasta que se realice el mismo y pase al Status Procesada. TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Manual de Entrenamiento del Participante 116 Devolución en Compras sólo podremos realizar operaciones sobre las Devoluciones en Compras. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.9 Realizar un Presupuesto: Procedamos a registrar un presupuesto solicitado por la empresa a un proveedor. Para registrar un Presupuesto, en la pantalla principal haga clic en la opción Presupuesto de Compras del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: NUMERO: 1 En FECHA la fecha del día actual. En VENCTO. La fecha de vencimiento del presupuesto, siete días después de la fecha actual (Predefinido por el usuario en la opción Configuración del módulo de Compras). En Status Elaboración. Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. Seleccione: Código: 1327 Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del proveedor. Ahora, para seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Luego, en la persiana PRECIO seleccionar Costo Los productos que constituirán el presupuesto, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , en ese momento, se abre una fila en la lista de productos. Manual de Entrenamiento del Participante 117 El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sin embargo, puede ser cambiado, haciendo clic sobre la columna almacén de la fila vacía y mostrándose una persiana con los nombres de los almacenes y sus existencias. Para el ejemplo seleccionar: 1. Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: CÓDIGO: 0003 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Stock Mínimo, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto). La CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO y MONTO NETO del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo. Para el ejemplo desarrollado se tienen: CANTIDAD: 10 PRECIO: 0.37 MONTO NETO: 3.7 IVA: 0.33 Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL del presupuesto se muestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede ser modificado. Otro valor que se solicita, es el Peso Total de los productos incluidos en el presupuesto, NO puede ser modificado, esta característica se define con la inclusión del producto y automáticamente el sistema trae el preso del producto. De tener el Presupuesto PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, al igual que de tener Observaciones el Presupuesto, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del presupuesto; para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en Manual de Entrenamiento del Participante 118 la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón sobre el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic . En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto al presupuesto, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en los procesos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto, descrita. repita la operación antes Una vez, agregados los productos que conformarán el presupuesto, se procede a Guardarlo para lo cual se tiene dos opciones Guardarlo o Procesarlo: • Si el presupuesto le faltaron datos o debe ser modificado posteriormente no se • procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el presupuesto queda en el status en Elaboración. Si el presupuesto está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Por Recibir. • . De este modo el presupuesto queda en el status de Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo el presupuesto queda en status Por Recibir, pasando a Procesado una vez realizada la compra en base al mismo De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Presupuesto, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante 119 TIPS: Otra forma de agregar productos a un Presupuesto, es realizando una operación de importación de productos. Ver Ayudas de CONFIA. Para Eliminar un Producto del presupuesto, hacer clic sobre el botón , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. El Presupuesto debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Existen otro tipo de Status que pueden adquirir el presupuesto. Ver Ayudas de CONFIA. El botón status. , permite anular el presupuesto, estando en cualquiera de los TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Presupuesto sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 6.10 Registrar Requisiciones de Productos y/o Servicios: Para registrar una Requisición sea de producto o servicio, en la pantalla principal haga clic en la opción Requisición o Requisición de Servicio según sea el caso, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+R (teclas válidas para cualquiera de los dos casos), estando en el menú principal de Compras. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican la Requisición, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas o el botón colocado dentro de la pagina Renglones de Presupuesto. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de una requisición, sea de producto o servicio, es parecido al de las transacciones anteriormente realizadas, lo que cambia es la naturaleza del documento generado. 6.11 Reportes: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Compras, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, recuerde estando en el menú principal de Compras. Al acceder esta opción de Reporte de Compras, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Compras, Ordenes de Compra, Devoluciones, Requisiciones, Presupuesto, Libro de Compras y Análisis de las compras. Manual de Entrenamiento del Participante 120 TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFIA. 6.12 Utilitarios del Módulo de Compras: Existe un utilitario, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulo de compras. Este utilitario se Consulta a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Compras. CERRAR EJERCICIO: Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de compras?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en el botón No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Compras. JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. Manual de Entrenamiento del Participante 121 MODULO 7 MÓDULO DE VENTAS. Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Ventas. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Ventas. Duración Estimada • 3 horas. Referencia Teniendo los productos y sus existencias registradas en el sistema, ahora se presenta, el módulo que permite llevar un control de las transacciones relacionadas con las Ventas de Productos de la Empresa GAHMA SOFT. C.A. Trabajo de Oficina El Módulo de Ventas permite entre otras cosas: Control de clientes, Configurar fácilmente un punto de venta, múltiples opciones para cálculos de comisiones por ventas o cobros, Emisión de facturas, prefacturas, cotizaciones despachos, notas de entrega, ordenes de carga, guías de movilización, devoluciones y anulaciones en ventas, control de productos en garantía y reparaciones y Libro de Ventas Automático. Para entrar al módulo de Ventas debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Ventas o pulsar directamente las teclas Alt+V colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de ventas. 7.1 Configurar Ventas. La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Ventas, es configurar los valores iniciales de los Correlativos de documentos utilizados en el módulo, el modo de crear los códigos y números de las entidades (Clientes) y documentos a utilizar dentro del módulo de ventas, al igual que el establecimiento de la cantidad de días vigentes para los documentos. Nos ubicamos en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Ventas. Observamos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados los datos): Manual de Entrenamiento del Participante 122 Estos datos representan: ü ü ü La asignación por parte del usuario de los Códigos de los Clientes, Números de los Pedidos y Números de las Garantías y Reparaciones. El valor desde el cual el sistema comienza a generar los Números de las Cotizaciones, Prefacturas, Guía de Movilización, Nota de Entrega, Orden de Carga, Nota de Despacho, Movimiento de Caja , Relación de Caja, Devoluciones en Venta, Costo en Hora de Soporte Técnico Telefónico. Establecer por defecto las opciones Modificar Descuento Factura, Ordenar la Muestra de Productos en Factura, Precio por Debajo del Costo y Manejo de Impuesto en Venta, para que las operaciones y procesos que representan sean permisibles en las opciones de Movimiento del módulo Ventas. ü La desactivación de las opciones Despacho en Facturación, Facturar en Negativo, Transporte en Facturación, Serialización, Modificar Monto de Factura, Máximo Descuento al Cliente, si considera o no Usuarios por Caja, si Maneja o no Precios Sustitutos, Para que las operaciones y procesos que representan sean permisibles en la opciones de Movimiento del módulo Ventas, hacer clic en las casillas de verificación situadas al lado de los cuadros de texto respectivos. ü El valor en el sistema para el IVA. También, se puede configurar las siguientes opciones: ü ü Colocar como modo de edición de la factura Encabezado al final del proceso de facturación, es decir; que se permita registrar los ítems y luego el encabezado. Para ello, hacer clic en la casilla de verificación situada al lado del cuadro de texto Encabezado al final. También, se puede establecer el precio por defecto al cual se realizarán las ventas. Para ello, hacer clic en la persiana situada al lado de la casilla de verificación Encabezado al final y luego seleccionar el valor del tipo de precio por defecto. Se puede indicar que los datos del cliente deben ser o no obligatorios. Manual de Entrenamiento del Participante ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü 123 Días de Vencimiento de las Cotizaciones (Para considerar solo las cotizaciones que se encuentre hábiles). Para ello asignar el valor en el cuadro de texto respectivo. Días de Vencimiento de las Notas de Entrega. Para ello asignar el valor en el cuadro de texto respectivo. Tipo de moneda extranjera si la facturación se realizará en la misma y el tipo de precio que contiene el factor multiplicador por el cual se rige esa moneda extranjera. Para ello, hacer clic en la casilla de verificación Moneda Extranjera y en la persiana situada al lado de la misma, seleccionar el valor que se asignará al tipo precio. Definir la Caja Principal que manejará la facturación y Precio Oferta o promoción que se ofrecerá al cliente. Para ello, hacer clic en las persianas situadas al lado de los cuadros de texto Caja Principal y Precio oferta y luego seleccionar el valor que se les asignará. Establecer si las prefacturas afectarán cuentas por cobrar y Días de Vencimiento de las mismas (Para considerar solo las prefacturas que se encuentre hábiles). Para ello seleccionar la casilla de verificación respectiva y colocar el valor en el cuadro de texto respectivo. También podemos definir que nos muestre un mensaje indicando que el precio esta por debajo del costo. Igualmente podemos configurar que el formato de la factura a crédito incluye giros y que el formato de factura y de contado son diferentes. Se puede determinar si se quiere imprimir la factura inmediatamente después de procesar o si se imprime según requisición del usuario operador. Por último, el usuario puede configurar el uso de los puntos de ventas o facturación de varias cajas a la vez y si desde los mismos son modificables las cantidades de productos en las facturas emitidas desde los mismos. Para ello, hacer clic en las casillas de verificación situadas al lado de los cuadros de texto Punto de Venta y Modificar Cantidad. Igualmente puede definir un código para los productos varios y definir los Nº de factura a utilizar y si desea que muestre el vuelto o no. De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante 124 7.2 Agregar Tipos de Clientes. Ahora procedamos a registrar la clasificación de los clientes, esto debe realizarse, antes de comenzar a introducir los datos de los mismos. Esta clasificación puede realizarse: Por zona, por la forma de adquisición del producto, cantidad de producto que solicita frecuentemente el cliente o por la forma de pago a la empresa, entre otras. Para Agregar un Tipo de Cliente, en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos de Cliente del Menú Archivos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Tipos de Clientes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Tipos de Clientes registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar y escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CODIGO: Se refiere al número de identificación del tipo de Cliente. Editar Código : 2 o DESCRIPCION: CORPORATIVO. Presione la Tecla Enter al introducir el último dato. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar · de la Barra de Tareas. En la Página Lista, se observan todos los tipos de clientes registrados en el Sistema con los siguientes datos: Código y Descripción. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. · Para finalizar haga clic en el botón Salir principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados cuatro tipos de clientes. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda o abriendo la Página Lista de la Pantalla Tipos de Cliente. Manual de Entrenamiento del Participante 125 Si se desea agregar otro Tipo de Cliente, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Tipo de Cliente sólo podremos realizar operaciones sobre los Tipos de Clientes. Inmediatamente que la pantalla se abre, se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 7.3 Registrar Tipos de Vendedores, Zonas de Clientes y Rutas de Clientes. Para registrar un Tipo de Vendedor, Zona y/o Ruta donde se ubican Clientes, en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos de Vendedor, Zonas o Rutas según sea el caso, del Menú Archivo estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · · Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Tipo de Vendedor, Zona o Ruta de ubicación de Clientes. Luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de estas opciones se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado se tienen definidos los tipos de vendedores y zonas necesarias. En cuanto a las rutas no se hace uso de las mismas, en las operaciones de la empresa. 7.4 Registrar Vendedor. Teniendo configurada la clasificación de vendedores, registremos los mismos. Para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Vendedores del Menú Archivo estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Hacer clic en el botón Agregar y escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Vendedor. Edite Código: 2000 o CI/RIF: 16.743.024 Manual de Entrenamiento del Participante o o o 126 NOMBRE: ADRIANA GARCIA. El NIT se deja sin valor. Para el Tipo de Vendedor seleccionar de la persiana el valor, estos tipos de Vendedores han sido configurados en el Menú Archivos, opción Tipo de Vendedores del Módulo de Ventas. o En FECHA DE INCLUSION editar (fecha del sistema). o Seleccionar ACTIVO de la casilla de verificación respectiva. Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal, que corresponden a la información de ubicación o contacto del proveedor: o o o o o o o o DIRECCION: AV. 5 DE JULIO. EDIF. LOS GIRASOLES, 2 PISO APTO. 22. TELEFONOS: 0416-8554380 CELULAR: 04145754847 FAX: 02312475869 EMAIL: [email protected] FECHA DE NAC. : 27/01/1982 PRECIO DE MANO DE OBRA : OBSERVACIONES se puede dejar sin texto. Ahora, seleccione la página Precios/Zonas. Inicialmente se tiene unas listas vacías, a la cual se irán añadiendo los almacenes a los cuales tiene acceso el Vendedor, la zona asignada y el tipo de precio al cual puede vender. Para Agregar un Almacén, seleccionar el botón Agregar , que se encuentra en la parte inferior de la lista de Almacén, en ese momento, se abre una fila en la lista de Almacenes. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista Almacenes, es el siguiente: o Para seleccionar el Código del Almacén, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingrese el Almacén directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Almacén. Seleccione: Código: 01 Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del almacén. · Para la Zona y Precio se aplica el mismo procedimiento, agregue el Código de la Zona o Código del Precio en la lista respectiva o pulsar la tecla F2 y de ese modo se obtener un Buscador de Zona o Buscador de Tipo de Precio. Hacer nuevamente en el botón Agregar Detalle y edite en la fila vacía de la lista Precio: CODIGO 2 Manual de Entrenamiento del Participante 127 Hacer nuevamente en el botón Agregar Detalle y edite en la fila vacía: CODIGO: 3 Hacer nuevamente en el botón Agregar Detalle y edite en la fila vacía: CODIGO: 4 Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de los Precios agregados. No existen Zonas asignadas a la vendedora. · En la página Documentos a Cobrar se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los documentos asignados para cobro al Vendedor. La edición de los datos en la página Documentos a Cobrar no siempre es obligatoria. Sin embargo, de ser necesario, verifique que existen los documentos por cobrar y asígnele al vendedor los correspondientes, antes de grabar o procesar la ficha del mismo. · La información que brinda la página Clientes es solo de consulta, sobre los clientes que han sido asignados al vendedor. Por lo cual, una vez realizado el registro de cliente, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de la información. · En la página Actividades se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar las actividades asignadas al vendedor indicando prioridades, estatus y fechas de asignación y de cumplimiento de las mismas. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el Botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 128 Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los vendedores de la Empresa GAHMA SOFT C.A Si se desea agregar otro Vendedor, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la 7.5 Registrar Cliente. Teniendo configurada la clasificación de Clientes, registremos los mismos. Para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Clientes del Menú Archivo estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Clientes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Agregar · Si hay Clientes registrados, entonces Hacer clic en el botón . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o o o o CODIGO: Se refiere al número de Identificación del Cliente. CI/RIF: J-30589128-1 NOMBRE: CONSORCIO V.L.G. C.A. Para el TIPO DE CLIENTE seleccionar de la persiana el valor. Estos tipos de Cliente previamente han sido configurados en Menú Archivos, opción Tipos de Cliente del Módulo de Ventas. Seleccione Tipo: 2. o En FECHA DE INCLUSION editar y colocar la fecha del día. o Seleccionar ACTIVO de la casilla de verificación respectiva. o La casilla de verificación BLOQUEADO, se utiliza para inhabilitar un cliente para la realización de transacciones de la empresa con el mismo. Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal: o DIRECCION: AV. ANDRES BELLO TORRE EMPRESARIAL ALTO CHAMA PISO 1 OF.101. Manual de Entrenamiento del Participante o 129 Para seleccionar el Código del Estado, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Estado. Seleccione: CODIGO: 10 Una vez, seleccionado el código del estado, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del estado. o Para seleccionar el Código de la Ciudad, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Ciudad. Seleccione: CODIGO: 8 Una vez, seleccionado el código de la ciudad, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre de la ciudad. o o o o o o o TELEFONOS: 0274-710433. CELULAR: 04147547851 FAX: 0274-710433 EMAIL: [email protected] WEB: www.consorcio32.com OBSERVACIONES se deja sin texto. Para seleccionar el Código del Vendedor asignado al cliente, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedor. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. o Para seleccionar el Código del Tipo de Precio (tanto a crédito como al contado) al cual se vende al cliente, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipo de Precio. Seleccione: CODIGO: 2 Una vez, seleccionado el código del tipo de precio, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Tipo de Precio. Nota: De no tener vendedor ni tipo de precio fijo no seleccionar estos valores. o En la categoría en la cual se encuentra ubicado por la empresa al Cliente, editar en el cuadro de texto respectivo: A. o En Actividad o Rubro comercial al cual se dedica el cliente, se puede dejar sin texto. o Para seleccionar el Código de la Zona donde se ubica el cliente, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Zona. Seleccione: CODIGO: 1 Una vez, seleccionado el código de la Zona, pulsar la tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante 130 Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la Zona. o · La Ruta en la cual se ubica el cliente se puede realizar el mismo procedimiento de la ZONA, o puede dejarla sin texto. o FECHA DE NAC: Se coloca la fecha de nacimiento del cliente o de creación de la Empresa. o En cuanto a los datos del Cónyuge, Observaciones, Contactos, puede dejarlos sin texto. o La casilla de verificación Contribuyente dejarla desactivada. Ahora, seleccione la página Saldos, para agregar las condiciones de las ventas a crédito realizadas al Cliente. o En ese momento se solicita el Límite de Crédito que es el mayor monto de crédito que puede otorgar la empresa al Cliente. o Máximo Porcentaje de Descuentos que es el mayor porcentaje de descuento que puede conceder la empresa al Cliente. o Porcentaje Adicional que es un porcentaje adicional o extra que se otorga al Cliente. o Número de Días de Vencimiento que indica cantidad de días otorgados al Cliente para hacer efectivo los pagos especificados en los documentos. o Número de Días para Bloqueo que representa la cantidad de días adicionales que se otorgan luego de la fecha de vencimiento del documento para hacer efectivo el pago del mismo. Estos datos se deben registrar en los cuadros de texto respectivos. Para el ejemplo desarrollado, edite los siguientes datos: LIMITE DE CREDITO: 10.000. Nro. Dias Venct: 45 En cuanto a los datos Número de Días para el Bloqueo, Máximo Porcentaje de Descuento, Porcentaje de Descuento Adicional, puede dejarlos sin texto. o El Código del Grupo de Cuentas por Cobrar en el cual se clasifica la cuenta por cobrar generada por la transacción a crédito debe seleccionarse, directamente en la persiana Grupo CxC o a través del Buscador de Cuentas por Cobrar , mostrándose automáticamente la Descripción del Grupo Cuentas por Cobrar. Seleccione: CODIGO: 1 Manual de Entrenamiento del Participante 131 Una vez, seleccionado el código del grupo de Cuentas por Cobrar, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Grupo de Cuentas por Cobrar. · o El Saldo y la lista de Documentos se actualizan automáticamente cada vez que se realiza una transacción a crédito con el Cliente. o Los cuadros de texto Tipo de Documento, Grupo de Cuentas por Cobrar y Cobrador Asignado, muestran respectivamente la descripción del documento seleccionado, la descripción del grupo cuenta por cobrar donde se asignará la cuenta generada por la transacción y el nombre del cobrador asignado. Ahora, seleccione la página Representante para agregar los datos del Representante Legal o Contacto con respecto al Cliente. En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos: · o NOMBRE: LUIS GERARDO URDANETA, RAFAEL URDANETA. o DIRECCION: URB. LA ESMERALDA TRANSVESAL 1, QTA LAS ACACIAS. o ESTADO: 10- MERIDA. o CIUDAD: 1- MERIDA. o TELEFONOS: 0274741587 o CELULAR: 04163579844 o En cuanto a los datos, Fecha de Nacimiento, Empresas y Fax, puede dejarlos sin texto. Ahora, seleccione la página Datos de Envió para agregar los datos de la dirección de destino de la mercancía vendida. Manual de Entrenamiento del Participante 132 En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos: o DIRECCION: AV. ANDRES BELLO TORRE EMPRESARIAL ALTO CHAMA PISO 1 OF.101 NOMBRE DESTINATARIO: LUIS GERARDO URDANETA. o TELEFONOS: 0274741587 o CELULAR: 04163579844 o FAX: 0274-710433 o ESTADO: 10 - MERIDA o CIUDAD: 1 - MERIDA o Otra opción, para seleccionar los Códigos del Estado y la Ciudad, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá el Buscador de Estado o Ciudad. · La información que brindan las páginas Pedidos y Facturas es solo de consulta, sobre los pedidos realizados por el cliente y las ventas emitidas por él. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con el mismo, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de la información. · Del mismo modo opera la página Cheques Devueltos, que muestra los cheques han sido devueltos por el banco al Cliente. · En la página Equipos se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar equipos del cual, con frecuencia el cliente solicita reparación. La edición de los datos en la página Equipos no siempre es obligatoria. Sin embargo, de ser necesario, asigne los equipos al cliente, antes de grabar la ficha del mismo o luego de grabada accederla en modo de edición. · En la página Imagen, se puede agregar foto del Cliente, para ello hacer en el botón Agregar foto, el sistema presentara la pantalla de selección de imágenes, se debe seleccionar la foto que corresponda al Cliente, haciendo un en el nombre del archivo que contiene la foto, luego se hace izquierdo en el botón Aceptar , automáticamente el sistema insertara dicha imagen en la página Imagen. De no seleccionar foto hacer en el botón Salir . Manual de Entrenamiento del Participante 133 Las imágenes también pueden ser extraídas de un directorio, para hacerlo se debe dar un sobre el botón Agregar Directorio, seleccionando del árbol de directorio el subdirectorio que contiene los nombres de los archivos que contienen las fotos, de allí se selecciona la foto deseada. · · En la ficha Llamadas se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar una lista de llamadas realizadas por los clientes a la empresa. La edición de los datos en la Ficha Llamadas no siempre es obligatorio. Sin embargo, de ser necesario, asigne el vendedor, Nombre de la Persona atendida en la llamada, fecha de la llamada, Hora de Inicio y Fin de la llamada del cliente (esto se hace automáticamente pulsando sobre los botones de Inicio de Llamada y Finalizar Llamada), se debe indicar el Problema reportado, Actividad realizada y lo que quedo pendiente por realizar. El sistema automáticamente calculará el costo de la llamada y el estatus de la misma, antes de grabar la ficha del mismo o luego de grabada accederla en modo de edición. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el Botón Guardar · de la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. Si se desea agregar otro Cliente, repita la operación antes descrita. 7.6 Visitas a Clientes. Este formulario nos permite llevar un control sobre las visitas que los vendedores realizan a los Clientes. Para registrar visitas a clientes, Estando en la Pantalla Principal del Módulo de Ventas, hacer clic en el Menú Archivos, Opción Visitas a Clientes. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , seleccionar el cliente al que desea agregar una Visitar. Seleccione Código :2 Manual de Entrenamiento del Participante 134 · Una vez seleccionado el Cliente, hacer Clic en el Botón Editar de la Barra de Tareas. Se activan inmediatamente los Botones en la Parte inferior izquierda del formulario. · Presionar el Botón Agregar Día Actual y Status Pendiente. · · · , activándose una fila de la Lista de Visitas, con fecha del Seleccionar Vendedor (Código ) que realizará la visita, presionar la Tecla F2 para activar el buscador de Vendedor. Seleccionar Código : 2000 Presionar la Tecla Enter y observamos que nos muestra el Nombre del Vendedor Seleccionado. Editar la Fecha de la Visita a Realizar. Si presionamos el Botón Procesar, la Visita pasa a Status Confirmada. Este paso de procesar la visita incluida al cliente seleccionado solo lo debe realizar el Supervisor de los vendedores. En la página Visitas se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar un Plan de Visitas para el cliente. La edición de los datos en la página Visitas no siempre es obligatorio. Sin embargo, de ser necesario, asigne el vendedor y fecha de la visita al cliente, antes de grabar la ficha del mismo o luego de grabada accederla en modo de edición. Manual de Entrenamiento del Participante 135 7.7 Registrar Transportes utilizados para el traslado de la Mercancía Vendida. Registremos los camiones y chóferes pertenecientes a la compañía de transporte que traslada la mercancía vendida, en la pantalla principal haga clic en la opción Transportes del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Alt+N, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay transportes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Agregar · · Si hay registros de Transportes, entonces Hacer clic en el botón . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o CODIGO: 1 o DESCRIPCION: TRANSPORTES HORIZONTE o DIRECCION: AVENIDA URDANETA, SECTOR LA BANDERA, GALPON 1. Para Agregar, los chóferes que pertenecen a la empresa de transporte, hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista para agregar los datos. Para el ejemplo desarrollado edite: PLACA DE CAMION: 112-ZAB C.I. CHOFER: 11087415 NOMBRE DEL CAMION: LUIS CASTRO CARACTERISTICAS DEL CAMION: 350, COLOR AZUL, CAVA BLANCA. Introduzcamos los datos de otro vehículo: Hacer clic nuevamente en el botón Agregar , y edite en la fila vacía: PLACA DE CAMION: 325-ZDE C.I. CHOFER: 7845987 NOMBRE DEL CAMION: ALFREDO GOMEZ. CARACTERISTICAS DEL CAMION: 350, COLOR BLANCO, CAVA BLANCA. Si se desea agregar a otros vehículos, vuelva a hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista. Manual de Entrenamiento del Participante · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar · 136 de la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar otro Transporte, repita la operación antes descrita. TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle de esta manera quedan eliminados los datos del chofer y camión respectivo. 7.8 Establecer Banco de Observaciones. En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar elementos a la base de datos de Observaciones que maneja el sistema en todos los módulos del mismo. La Base de Datos contiene observaciones que son estándares en muchos procesos llevados a cabo en el sistema. Para registrar una Observación, en la pantalla principal haga clic en la opción Observaciones del Menú Archivo, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante · Si no hay Observaciones Registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Observaciones Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar o o · · 137 . Se activa la caja de texto de Titulo, para colocar un Título o Descripción de la Observación a registrar. Título: observación 1, presionar la Tecla Enter Ahora debemos introducir el texto de la Observación que queremos registrar. Una vez editada la Observación, Presionar el Botón Guardar de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón principal. , ubicado en la Barra que le permitirá salir y volver a la pantalla El establecimiento de la base de datos de observaciones se dejará como actividad al usuario. 7.9 Establecer Descuentos por Clasificación: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los Descuentos otorgados a un cliente, por la compra de productos que pertenezcan a alguna de las categorías asignadas a la primera clasificación de los mismos. Para Agregar los descuentos, en la pantalla principal haga clic en la opción Descuentos por Línea del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Alt+D, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante 138 · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos del Cliente al cual desea establecérsele los descuentos, para el ejemplo a desarrollar: Seleccione: CONSORCIO V.L.G. C.A. · Luego, haga clic en el Botón Editar · Para Agregar, los descuentos otorgados a un cliente, hacer clic en el botón . Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista para agregar los datos. · Para seleccionar el código de la clasificación, hacer clic sobre la primera columna de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es presionando la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Categorías Asignadas a la primera característica del producto. Seleccione: CODIGO: 2 Una vez, seleccionado el código de la categoría, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la clasificación. · Luego, edite en la columna Descuento 2.00 Introduzcamos otra categoría con descuento: Hacer clic nuevamente en el botón Agregar , ubicado el puntero del mouse sobre la primera columna de la fila vacía, pulse F2 para obtener el buscador de categoría, seleccione del mismo la categoría con: CODIGO: 3 Una vez, seleccionado el código de la categoría, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la categoría. Luego, edite en la columna Descuento 5.00 Si se desea agregar a otra categoría con descuento, vuelva a hacer clic el botón Agregar · , ubicado en la parte inferior de la lista. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. En la pantalla siguiente se muestra el resultado de la operación realizada: Manual de Entrenamiento del Participante · Para finalizar haga clic en el botón Salir principal. 139 que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar Descuentos a otro cliente, repita la operación antes descrita desde la selección del cliente. TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle respectiva. , de esta manera queda eliminado el descuento para la categoría 7.10 Establecer Plan de Comisiones por Producto. En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar las Comisiones asignadas a un Tipo de Vendedor por las ventas al contado y Crédito del producto especificado. Para Agregar las comisiones, en la pantalla principal haga clic en la opción Comisiones por Producto del Menú Archivos, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · pasará a modo Agregar”. Si no hay Comisiones por Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, Manual de Entrenamiento del Participante o Si hay Comisiones de Productos Registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar · · · 140 . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Para seleccionar el Tipo de Vendedor activamos el buscador de Tipo Vendedor presionando la Tecla F2. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del tipo de vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el código y nombre del Tipo de vendedor. También, se solicita el producto, para seleccionarlo, hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: Código: 001 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el código y descripción del producto. Debemos Definir los rangos que el sistema tomará en cuenta para el cálculo de la comisión, en la página Contado, si se establecerán comisiones para la ventas a Crédito seleccionar la casilla de verificación Contado/Crédito ubicada en el encabezado de la pantalla. Se presentan cinco rangos donde se debe registrar en cada par de cuadro de texto, el valor máximo y mínimo respectivamente de los montos de las ventas al contado o cantidades vendidas (según la definición del cálculo de la comisión, si es por unidad de producto o por monto de la venta a contado) para optar a la comisión especificada. Para cada rango se debe comenzar con el valor mínimo, es decir; en el cuadro de texto Desde regístrese el valor mínimo del rango, en el cuadro de texto Hasta regístrese el valor máximo. Luego, debe especificarse el tipo de comisión si es un Monto debe registrarse en el cuadro de texto Monto, de ser la comisión un monto generado de un porcentaje aplicado sobre el monto total de las ventas, registre el porcentaje para ese rango, en el cuadro de texto respectivo. Este proceso se repite para cada rango especificado. Para el ejemplo desarrollado, los rangos representan montos vendidos (ya que no esta seleccionada la casilla de verificación UNIDAD) y la comisión será un monto específico, introduzca los siguientes valores (representan montos) para los rangos: Rango: Desde: Hasta: Monto: Primero 1 100. 10 Segundo 101 200 20 Tercero 201 300 30 Cuarto 301 400 40 Quinto 400. 500 50 Manual de Entrenamiento del Participante · 141 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Plan de Comisiones por Producto y Tipo de Vendedor, repita la operación antes descrita. 7.11 Establecer Plan de Comisiones por Línea y Comisiones por Vendedor. Para registrar estos otros tipos de comisiones, en la pantalla principal haga clic en la opción Comisiones por Línea o Comisiones por Vendedor según sea el caso, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Alt+C (para cualquiera de los dos casos), estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Comisiones registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o · Si hay Comisiones Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento se colocan en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el plan de comisiones. Para seleccionar el Vendedor activamos el buscador de Vendedores presionando la Tecla F2 Manual de Entrenamiento del Participante 142 · Para seleccionar la Línea activamos el buscador de Líneas presionando la Tecla F2 · Defina las comisiones por línea. · Guarde la información de las comisiones para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de estos planes de Comisiones es parecido al elaborado anteriormente. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la 7.12 Registrar Ventas Perdidas. En este formulario podemos registrar todas aquellas ventas que no pudieron hacerse efectivas porque el productos solicitado por el Cliente no tiene Existencia en Almacén. Estando en la Pantalla principal del Módulo de Ventas, hacemos clic en el Menú de Archivos, opción de Ventas Perdidas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Ventas Perdidas registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Hacer clic en el botón Agregar · Si hay Ventas Perdidas Registradas, entonces . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Para seleccionar el Producto que dejó de VENDERSE, activamos el buscador de Productos presionando la Tecla F2. Seleccionar: Código :001 Una vez, seleccionado el código del Producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el código del Producto y Descripción en el Encabezado. o Debemos introducir la Cantidad de ese producto que dejó de venderse. Coloquemos en Cantidad : 5. Manual de Entrenamiento del Participante o o · 143 Seleccionamos el Tipo de Documento que se le estaba realizando al Cliente, seleccionemos Factura. Introduzcamos el Código del Cliente o activemos el Buscador de Clientes presionando la Tecla F2, para seleccionarlo. Seleccione Código : 2 Una vez seleccionado el Código del Cliente presionar la Tecla ENTER. Vemos que automáticamente se visualiza el código del Cliente y Nombre del Cliente. o Debemos especificar la razón por la cual el Producto dejó de VENDERSE. Desplegando la Persiana seleccionamos AGOTADO. o Seleccionemos una solución, desplegando la persiana seleccionamos Solicitado a Sucursal. o También se observa los valores de la Fecha y Hora, son mostrados automáticamente por el Sistema. Guarde la información de la Venta Perdida para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas. Nos queda el siguiente formulario: · Para finalizar haga clic en el botón Salir que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. Si se desea agregar otra Venta perdida, realizar la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante 144 7.13 Crear, Aperturar, Cerrar y Consultar Cajas. Para acceder al formulario de Caja, estando en la Pantalla principal del Menú de VENTAS, seleccionamos el Menú de Archivos y presionamos la Opción de Cajas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. En el ejemplo desarrollado, se tiene creada la caja principal. La cual mantiene registro de los siguientes datos como lo muestra la pantalla: El procedimiento para Agregar una Caja es el Siguiente: Manual de Entrenamiento del Participante 145 Hacer clic en el botón Agregar , edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: · Nro. CAJA: Número de identificación que tendrá la Caja Nro. Caja : 2 DESCRIPCION: AUXILIAR. PUERTO: COM1 Por defecto al crear la caja su estado es Cerrada. Los demás datos de la pantalla el sistema los cargara automáticamente al procesar la pantalla de Apertura/Cierre de Caja del menú de Movimiento de este mismo módulo de Ventas. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar · de la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar otra caja, repita la operación antes descrita. El procedimiento para Aperturar una Caja, creada anteriormente es el siguiente: En la pantalla principal del Módulo de Ventas, hacer clic en la opción Apertura/Cierre de Caja, del Menú Movimiento o pulsar directamente las teclas Alt+A, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos de la caja abierta hasta el momento, seleccione: PRINCIPAL. Esto para cerrarla y poder abrir la caja creada anteriormente. · Luego, hacer clic en el Botón Editar · Pulse el botón Cerrar . El sistema emite el siguiente mensaje ¿Esta seguro de cerrar la caja? Haga clic en el botón Si. . Manual de Entrenamiento del Participante 146 De este modo, aparece una pantalla donde se debe proceder a realizar el proceso de Relación de Caja. NOTA: La relación de Caja también se puede realizar por la opción Relación de Caja del Menú Archivo. · Se debe seleccionar el responsable del cierre de caja y relación de la misma. o Para seleccionar al Responsable, hacer clic sobre el cuadro de texto respectivo, e ingrese el código directamente del Vendedor Responsable. Otra opción, es presionando la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del Vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del Vendedor. · · · · Ahora procedamos a agregar los Items del desglose en moneda de la Relación de la Caja o Punto de Venta, en ese momento la lista muestra en las columnas Forma de Cobro (Tarjeta de Debito y Crédito, Cheque y Efectivo) y Código de la Denominación de la Moneda de cada ítems sus valores por defecto. En los cobros con tarjetas ya sea de crédito o débito y en Cheques detallar la Cantidad y el Monto en la fila que corresponda a cada uno, y los cobros en efectivo se detallan de acuerdo a la denominación de las monedas registrando la Cantidad y el sistema calcula automáticamente el Monto. En los cuadros de texto Forma de Cobro y Moneda se muestra la descripción de los mismos. Los cuadros Efectivo y Total se actualizan automáticamente, con los valores que se originan de los montos por denominación. Para Agregar Observaciones a la Relación de Caja, hacer clic en el botón Observaciones . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación de la Relación de Caja; para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón Recibir , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer Clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición.. Para salir de la pantalla de edición, hacer sobre el botón o . Para el ejemplo desarrollado, relacionaremos el siguiente monto: Monto a Relacionar: 2924,00 Monto en (Cheques): 2000,00 Monto en Tarjeta de Débito: 180,00 Monto en Efectivo: 744,00 Manual de Entrenamiento del Participante · 147 Una vez realizado el registro de los datos, de no haberse confirmado la Relación de Caja, se almacenan los datos, haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. La Relación de Caja se mantendrá en Status de Elaboración hasta que sea procesada. · De haberse confirmado la Relación de Caja, se procesa dando un clic en el botón . Para el ejemplo desarrollado haga clic en el botón Procesar De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. . De este modo, la caja Principal queda en Estado Cerrada, · Haga clic en el botón Guardar modificaciones. de la Barra de Tareas , para guardar las Vamos a aperturar la Caja 2: · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda encabezado los datos de la caja a abrir, seleccione: AUXILIAR. · Luego, haga clic en el Botón Editar , ubique en el . En ese momento el usuario debe ingresar los siguientes datos en la Sección de Apertura: o Número de Serie de la Caja, este dato corresponde al correlativo en letras asignado a la caja, ya que el sistema permite que varias cajas manejen un mismo correlativo numérico con una diferencia que seria el correlativo en letras ejemplo: A001, B001, C001. Manual de Entrenamiento del Participante o o o 148 Número Inicial de la factura, es decir; el digito que encabeza la primera factura a partir de la apertura de la caja. Número de control inicial, es decir; el nro. Fiscal que encabeza la primera factura a partir de la apertura de la caja. Monto Inicial de la Caja viene a estar expresado por el monto en efectivo con el que comienza a operar la Caja. Si el usuario desea registrar un detalle relevante con respecto a la Caja puede registrarlos en el cuadro de texto correspondiente a las Observaciones. En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos: Nro. INICIAL: 5000. Nro. Control INICIAL: 5000. Monto Inicial: 500. o Pulse el botón Abrir . El sistema emite el siguiente mensaje ¿Esta seguro de abrir la caja? Haga clic en el botón Si y luego en el botón Guardar Tareas , para guardar las modificaciones. de la Barra de De este modo queda como caja activa la caja AUXILIAR. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la El usuario que abre la caja es el que puede realizar el proceso de facturación y cobros, además es el que puede cerrar Caja y aperturar una nueva Caja. Nota: Manual de Entrenamiento del Participante 149 El Botón Modificar Datos , ubicado en la parte inferior derecha del formulario nos permite modificar mediante una clave que sólo maneja el Administrador del Sistema los datos de Nº Final y Nº Control Final. 7.14 Registrar Monedas. En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los Tipos de Moneda que maneja el sistema para el desglose de la nómina o relación de caja. Para registrar un Tipo de Moneda, en la pantalla principal haga clic en la opción Moneda del Menú Archivo, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Monedas registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Si hay Monedas Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el Tipo de Moneda. Guarde la información para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el o · botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Manual de Entrenamiento del Participante 150 7.15 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Ventas. Al seleccionar la opción Libro de Ventas, se encuentran asentadas todas las facturas que afecten o no el Inventario. Respecto, a las facturas de ventas o devoluciones en ventas que afectan inventario, se ajustan automáticamente en el Libro de Ventas cuando se realiza una Venta o Devolución en Venta. Al igual, que al eliminar una factura del Libro de Ventas, no afecta el inventario, es decir, las cantidades de los productos registrados en inventario relacionados con esa factura, no disminuyen ni aumentan. Las facturas que no afectan inventario, se agregan directamente por esta pantalla. Procedamos a registrar una factura en el Libro de Ventas, en la pantalla principal haga clic en la opción Libro de Ventas del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Alt+L, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · o Si no hay Facturas o movimiento registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Si hay Facturas o movimiento registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . · Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: Nro. De FACTURA: 30938 RIF/CEDULA: J 30738783-1 NOMBRE DEL PROVEEDOR: ORVAL, S. A. SUC. VALLE DE LA PASCUA. FECHA: 29/07/2003 MONTO EXENTO: 4,233.60 MONTO: 4,233.60 o El dato Monto IVA se calcula en base a la Tasa del IVA aplicada al monto de la factura no exento de impuesto. o El dato Monto Base es el monto sobre el que se calcula la Tasa del IVA. Estos dos montos no se reflejan en la factura registrada. o Dejar desactivada la casilla de verificación Contribuyente. Pulsar Enter al introducir el último dato. o El TIPO DE VENTA se selecciona en el botón correspondiente (Crédito o Contado). Manual de Entrenamiento del Participante · 151 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. · Para finalizar haga clic en el botón principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar otra Factura en el Libro de Ventas, repita la operación antes descrita. 7.16 Realizar Prefactura a Cliente. La Elaboración de Prefacturas es en muchas empresas un preámbulo al proceso administrativo de Ventas. Elaboremos una Prefactura, en la pantalla principal del Módulo de Ventas, hacer clic en la opción Prefacturas a Clientes del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+P. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Prefacturas a Clientes registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Prefacturas a Clientes Manual de Entrenamiento del Participante Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar 152 . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o NUMERO: Número de Prefactura al Cliente. o FECHA: la fecha del día actual. o VENCTO. La fecha de vencimiento de la prefactura, siete días después de la fecha actual (Definido por el usuario en la opción Configuración del módulo de Ventas). o Status: Elaboración. o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la prefactura. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. o Seleccionar el Cliente (Código), haciendo Clic en el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Seleccione: Código: 2 En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentra en el menú archivo. Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula del cliente. o Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), haciendo Clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Además, se muestra la página Datos del Cliente que contiene información de la cuentas por cobrar al mismo. o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar PVP Los productos que constituirán la prefactura, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. · Hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior izquierda del formulario. En ese momento, se abre una fila en la lista de productos de la Página Renglones. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: o Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: CÓDIGO: 4 Una vez, seleccionado el código del producto, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto). Manual de Entrenamiento del Participante o o o o o o 153 La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sin embargo, puede ser cambiado, haciendo sobre la columna almacén de la fila vacía, para el ejemplo seleccionar: Código : 01 Debe especificar la Cantidad del Producto. Edite: CANTIDAD: 10 Nos muestra el Precio del Producto seleccionado, en nuestro ejemplo es de 2500.00. En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de descuento por el producto especificado. Para el ejemplo desarrollado, dejarlo sin valor. Automáticamente, se tiene como monto neto: MONTO NETO: 25000.00. Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Prefactura se muestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede ser modificado. o De tener la Prefactura PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos. o De tener Observaciones la prefactura, se debe hacer clic sobre el botón o Observaciones . Este procedimiento ha sido descrito anteriormente. En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la prefactura, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto a la Prefactura, operación antes descrita. · repita la En la página Datos del Cliente se pueden Consultar los documentos pendientes referente a las Cuentas por Cobrar relacionadas con el cliente que solicita la Prefactura que se esta registrando. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con el cliente, se sugiere al usuario acceder la misma para análisis de la información. Manual de Entrenamiento del Participante · 154 Una vez, agregados los productos que conformarán la Prefactura, se tienen opciones Guardarla o Procesarla. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar · Para finalizar haga clic pantalla principal. en el botón Salir dos . que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Prefactura, repita la operación antes descrita. TIPS: Otra forma de agregar productos a una Prefactura, es realizando una operación de importación de productos. Este proceso es descrito a detalle en la Sección 6.6 del Módulo de Compras. Notas: Ø Para Eliminar un Producto de la Prefactura, hacer sobre el botón Eliminar Detalle y de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Manual de Entrenamiento del Participante Ø 155 La Prefactura debe estar en Status en Elaboración, para operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular En Elaboración. Ø poder realizarse las permite anular la prefactura, pero la misma debe estar en Status Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las Prefacturas a Clientes: Elaboración, Anulado, Por Facturar y Procesado. 7.17 Realizar Cotización a Cliente. Procedamos ahora a elaborar una cotización solicitada por un cliente. Para realizar la Cotización, en la pantalla principal haga clic en la opción Cotizaciones a Clientes del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+C, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · o Si no hay Cotizaciones a Clientes registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Si hay Cotizaciones a Clientes Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o NUMERO: Número de Cotización al Cliente. o FECHA: la fecha del día actual. o Fecha Vto. La fecha de vencimiento de la Cotización, 30 días después de la fecha actual (Definido por el usuario en la opción Configuración del módulo de Ventas). o Status: Elaboración. o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Cotización. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. o Seleccione el Cliente (Código), hacer Clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente. TIPS: En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentra en el menú archivo. O puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la Manual de Entrenamiento del Participante 156 casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el 99999. o o Seleccione el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. En la persiana PRECIO, nos muestra el precio que se maneja para ese cliente, en nuestro ejemplo nos muestra PVP. Los productos que constituirán la cotización, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. o Hacer Clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior izquierda. En ese momento, se abre una fila en la lista de productos. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: · Para seleccionar el Código del Producto, presione la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: CÓDIGO: 4 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Cantidad del Producto que ha sido facturada, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto), Observación para ese Producto, Descuento particular para ese producto, El monto de ese Descuento para Ese Producto.. . · Una vez presionada la Tecla Enter, se activa la Caja de texto de Cantidad en la Lista de Productos, edite: CANTIDAD: 3. · · · EL PRECIO del producto, trae un valor por defecto que es definido en Productos. En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de descuento por el producto especificado. Este porcentaje de descuento viene definido desde el Formulario Descuentos por Línea, pero si desea modificarlo puede hacerlo, haciendo clic sobre el porcentaje de ese producto y editando el nuevo porcentaje de descuento. Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, y el TOTAL de la Cotización se muestran automáticamente y actualizados Manual de Entrenamiento del Participante 157 cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. o De tener la Cotización PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos. o De tener Observaciones la Cotización, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones o . Este procedimiento se ha descrito a detalle anteriormente. En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la prefactura, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto a la Cotización, descrita. · repita la operación antes Una vez, agregados los productos que conformarán la Cotización, se tienen dos opciones Guardarla o Procesarla: o Si a la Cotización le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Cotización queda en el status en Elaboración. o Si la Cotización, esta registrada completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar quedando la Cotización en el status Por Facturar. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar Cotización queda en status Por Facturar. . De este modo la Manual de Entrenamiento del Participante · Para finalizar haga clic en el botón principal. 158 que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar otra Cotización, repita la operación antes descrita. TIPS: Ø Otra forma de agregar productos a una Cotización, es realizando una operación de importación de productos. Procedimiento desarrollado a detalle en el Módulo de Compras. Notas: Ø Los Status que puede tomar una Cotización son: Elaboración, Anulado, Por Facturar y Procesado. Ø Para Eliminar un Producto de la Cotización, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Ø La Cotización debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular En Elaboración. , permite anular la Cotización, pero la misma debe estar en Status 7.18 Realizar Nota de Entrega: Procedamos a registrar una nota de entrega que avala la venta de productos a cliente. Para registrar una Nota de Entrega, en la pantalla principal haga clic en la opción Notas de Entrega del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+N, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Notas de Entrega a Clientes registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Notas de Entrega a Clientes Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o NUMERO: Número de Nota de Entrega. Manual de Entrenamiento del Participante o o 159 FECHA: la fecha del día actual. En FECHA Vcto. la fecha de vencimiento de la nota de entrega. Esta fecha de vencimiento es definida por el usuario en el Menú Utilitarios en la Opción de Configuración del Módulo de Ventas. o Status: Elaboración. o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Nota de Entrega. o Seleccionar el Cliente (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Seleccione: Código: 2 Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente. TIPS: En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentra en el menú archivo. O puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el 99999. o o Si el cliente es contribuyente haga clic en la casilla de verificación Contribuyente. Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Además, se muestra la página Datos del Cliente que contiene información de la cuentas por cobrar al mismo. o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar PVP. Si en Clientes están definidos los precios para el Cliente, entonces el precio se muestra automáticamente. Los productos que constituirán la prefactura, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. o Hacer clic en el botón Agregar de productos. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: · , en ese momento, se abre una fila en la lista Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: Código: 4 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Manual de Entrenamiento del Participante 160 Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, % Descuento para ese Producto Seleccionado y el Monto del Descuento). · · · · o o o La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sin embargo, puede ser cambiado, haciendo clic sobre la columna almacén de la fila vacía, para el ejemplo seleccionar: Código: 01. Para la cantidad edite: CANTIDAD: 1 EL PRECIO del producto, trae un valor por defecto que es definido en Productos. En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de descuento por el producto especificado. Este porcentaje de descuento viene definido desde el Formulario Descuentos por Línea, pero si desea modificarlo puede hacerlo, haciendo clic sobre el porcentaje de ese producto y editando el nuevo porcentaje de descuento. Automáticamente, se tiene como monto neto. Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., y el TOTAL de la Nota de Entrega se muestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. Otro valor que se muestra, es el Volumen o Peso Total de los productos incluidos en la cotización. o De tener la Nota de Entrega PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos. o De tener Observaciones la Nota de Entrega, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones o . Este procedimiento se ha descrito anteriormente. En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la Nota de Entrega, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante · · 161 En la página Datos del Cliente se puede Consultar los documentos pendientes referente a las Cuentas por Cobrar relacionadas con el cliente que solicita la Nota de Entrega que se esta registrando. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con el cliente, se sugiere al usuario acceder la misma para análisis de la información. Una vez, agregados los productos que conformarán la Nota de Entrega y teniendo configurados los datos de la página Renglones, y Transporte (De estar activada la opción en la sección Facturación de Configuración del menú Archivos del módulo Ventas), se procede a Guardar la Nota de Entrega para lo cual se tienen dos opciones: Guardar o Procesar o Si a la Nota de Entrega le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Nota de Entrega queda en el status en Elaboración. o Si la Nota de Entrega, no contiene Productos que trabajan con serial y esta registrada completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar , quedando en el status Por Facturar. o Si la Nota de Entrega, contiene Productos que trabajan con serial y esta registrada completamente, al momento de procesarla se coloca activa la página de Serialización, para realizar. el proceso de serializar. Al culminar el proceso, hacer clic en el botón Procesar , quedando la Nota de Entrega en el status Por Facturar, si se posterga el proceso, adquiere el status Por Serializar. · El status de una Nota de Entrega Al cliente Pasa de Status Elaboración a Status Por Facturar, este Status Cambia cuando se Factura la Venta Realizada al Cliente, entonces en ese momento el usuario debe anular la Nota de Entrega para luego registrar la VENTA, Pasando la Nota de Entrega a Status ANULADO. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar modo la Nota de Entrega queda en status Por Facturar. . De este Manual de Entrenamiento del Participante · Para finalizar haga clic en el botón Salir principal. 162 que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar otra Nota de Entrega, repita la operación antes descrita. TIPS: Ø Otra forma de agregar productos a una Nota de Entrega, es realizando una operación de importación de productos. Procedimiento desarrollado a detalle en el Módulo de Compras. Notas: Ø Ø Los Status que puede tomar una Nota de Entrega son: Elaboración, Por Facturar, Por serializar y Anulado. Para Eliminar un Producto de la Nota de Entrega, hacer Detalle sobre el botón Eliminar , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Ø La Nota de Entrega debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular , permite anular la Nota de Entrega, pero la misma debe estar en Status por Facturar, Luego de ser anulada la Nota de Entrega debe registrarse la Venta realizada al Cliente. Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Nota de Entrega contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas. Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse sobre la fila que corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso se hace con cada producto Para finalizar la Serialización y Nota de Entrega, se hace clic sobre el botón Procesar . De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar la Serialización? Se debe hacer en el botón Aceptar de haber culminado la Serialización (quedando la Nota de Entrega por Facturar), en caso contrario, hacer en el botón Guardar de la barra de tareas, quedando la Nota de Entrega en status Por Serializar, hasta que se realice el mismo y pase al Status Por Facturar. La ejecución de este proceso se deja como actividad para el usuario. Manual de Entrenamiento del Participante 163 7.19 Registrar Pedido de Cliente. Para registrar un Pedido de producto, en la pantalla principal haga clic en la opción Pedidos de Clientes, del Menú Movimientos o presionar directamente las teclas Alt+P, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Pedidos de Clientes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar Pedidos de Clientes . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o NUMERO: Número de Pedido. Edite NÚMERO: 1 o FECHA: la fecha del día actual. o Fecha E.: Fecha de Entrega de los Productos solicitados. o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Nota de Entrega. o Orden: Se refiere al Número de Orden traída por el Cliente para realizar el Pedido de Producto (s). o Tildar casilla de verificación Si el Pedido es con carácter de Urgencia. o Status: Elaboración. o Seleccionar el Cliente (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Seleccione el código del cliente. Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente. TIPS: En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentra en el menú archivo. O puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el 99999. o Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante 164 Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Además, se muestra la página Datos del Cliente que contiene información de la cuentas por cobrar al mismo. o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar PVP. Si en Clientes están definidos los precios para el Cliente, entonces el precio se muestra automáticamente. Los productos que constituirán la prefactura, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. o Hacer clic en el botón Agregar de productos. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: · , en ese momento, se abre una fila en la lista Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: Código: 4 Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Cantidad Facturada de ese Producto). · · · o o Para la cantidad edite: CANTIDAD: 30 Cuando usted coloca en cantidad un Número mayor al existente en Almacén, el sistema mostrará un Mensaje: “La existencia no cubre la cantidad, ¿desea registrar el producto en ventas perdidas?”, si desea registrarlo en Ventas Perdidas presione en el Botón SI, en caso contrario Presione en el Botón NO. EL PRECIO del producto, trae un valor por defecto que es definido en Productos. En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de descuento por el producto especificado. Este porcentaje de descuento viene definido desde el Formulario Descuentos por Línea, pero si desea modificarlo puede hacerlo, haciendo clic sobre el porcentaje de ese producto y editando el nuevo porcentaje de descuento. Automáticamente, se tiene monto neto. Los datos TOTA, Volumen y Peso Total del Pedido de Cliente se muestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. Manual de Entrenamiento del Participante o 165 De tener Observaciones el Pedido, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones Este procedimiento se ha descrito a detalle anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto al Pedido repita la operación antes descrita. · Una vez, agregados los productos que conformarán El Pedido, se tienen dos opciones Guardarla o Procesarla: o Si al Pedido le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Pedido queda en el status en Elaboración. o Si el Pedido, está registrado completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar , quedando el Pedido en el status Por Facturar. o Si en el pedido el cliente solicitaba varios tipos de Productos y al momento de facturar solo se lleva un tipo, El pedido queda en Status Parcialmente Facturado. o Si el Pedido el Facturado pasa a Status Procesado. Nota: Estos Status son modificados sólo si al momento de Facturar Utilizamos el Botón de Importar Documento y Hacemos referencia a estos Documentos. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar modo el Pedido queda en status Por Facturar. . De este Manual de Entrenamiento del Participante · · 166 La Página de Facturas muestra a manera de consulta, las facturas procesadas a ese cliente. Para finalizar haga clic en el botón Salir principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla Si se desea agregar otro Pedido, repita la operación antes descrita. TIPS: Ø Otra forma de agregar productos a un pedido, es realizando una operación de importación de productos. Procedimiento desarrollado a detalle en el Módulo de Compras. Notas: Ø Los Status que puede tomar un Pedido son: Elaboración, Por Facturar, Parcialmente Facturado, Procesado y Anulado. Ø Para Eliminar un Producto del Pedido, hacer sobre el botón Eliminar Detalle esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Ø El Pedido debe estar en Status en Elaboración, para operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular procesado. , de poder realizarse las , permite anular el Pedido siempre y cuando éste no esté Manual de Entrenamiento del Participante 167 7.20 Realizar Venta de Productos (Factura a Cliente). Procedamos a realizar una venta. Este proceso puede llevarse a cabo basándose en una prefactura, Cotización o Pedido de cliente, simplemente realizando el registro de los productos prefacturados, Cotizados o pedidos por el mismo. Para realizar la Venta, en la pantalla principal haga clic en la opción Facturas al Cliente del Menú Movimientos, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Facturas a Clientes registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Facturas a Clientes Registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o o NUMERO: Número de la Factura. Debemos seleccionar el Tipo de Venta realizada (Contado o Crédito), para nuestro ejercicio seleccionar Contado. o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Factura. o FECHA: la fecha del día actual. o Status: Elaboración. o El Número de Líneas de la factura se irá modificando automáticamente, se refiere a la cantidad de detalles de productos incluidos en la Factura. o El NUMERO DE CAJA por defecto es la caja abierta y a la cual tiene acceso el usuario. o Seleccionar el Cliente (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y presione la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Seleccione: Código: 2 Una vez, seleccionado el código del cliente, presione la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente. TIPS: En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentra en el menú archivo. O puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el 99999. Manual de Entrenamiento del Participante · · · o 168 Si el cliente es contribuyente haga clic en la casilla de verificación Contribuyente. Si el cliente está asignado en el Sistema a un vendedor en particular, al seleccionar ese cliente me muestra también los datos del vendedor. Si al cliente se le asignó en el Sistema un Precio en particular, al seleccionar ese cliente me muestra también el precio asignado. Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Una vez definido el encabezado de la Factura de Venta, si el cliente seleccionado tiene cuentas por pagar, muestra inmediatamente la página de Venta a Crédito. · La Página Venta a Crédito muestra todos los documentos que Al Cliente se le ha procesado, las facturas que tiene pendiente por Cancelar, así como también datos del cliente como Saldo Actual, Límite de Crédito, Máximo descuento, Días de Bloqueo, Disponible, % Descuento Adicional, Monto Adicional. Esta Página es sólo de consulta, regresemos a la Factura presionando el Botón Aceptar · Se abre también la Página de Transporte (de tener activado la opción Transporte en Correlativo-Facturación del Menú Utilitarios, opción configuración del Módulo de Ventas) donde almacenamos la Información del Transporte que hace el Despacho de la Mercancía Vendida. La información que debemos introducir es: Transporte, Descripción, conductor, Teléfono del conductor, Rif o Cédula del Conductor, Vehículo y Placa. Manual de Entrenamiento del Participante · 169 Los productos que constituirán la venta, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado: Para el ejemplo desarrollado, basaremos la venta basándonos en una prefactura elaborada anteriormente. o Hacer clic en el botón Importar Documento , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual se importarán los productos que se incluyeron en la prefactura elaborada a priori. El proceso es el siguiente se debe hacer en la persiana Empresa, escoger la empresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productos que formaran parte de la Venta, en nuestro caso seleccionar: § TIPO DE DOCUMENTO: Prefactura. Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estas opciones son las siguientes: ü ü ü ü ü ü Pueden necesitarse los documentos que estén ubicados en un periodo específico. Para ello, colocar el rango de fecha que delimita el periodo, en los cuadros de texto Desde y Hasta de Rango de Fechas. En caso, de necesitarse documentos que estén en una numeración determinada, coloque el rango de los números en los cuadros de texto Desde y Hasta de Número de Documento. Existe la opción de mostrar los documentos que estén en un Status determinado, para ello hacer clic en la persiana Status y escoger de la misma el valor solicitado. Si se desea obtener información de los documentos relacionados con el cliente de la Venta que se esta realizando, hacer clic en la casilla de verificación Cliente. En caso de desear importar productos de un documento, con los precios de dichos productos, actualizados al valor que presentan en el inventario actual, seleccionar la casilla de verificación Reestablecer precios. Además, puede aplicarse un factor multiplicador específico. Otra opción es buscar el documento desde un archivo, para lo cual se selecciona la casilla de verificación Archivo y se busca en la ubicación donde se encuentra dicho archivo. Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto. Manual de Entrenamiento del Participante § 170 Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer en el botón Seleccionar , de este modo las filas de la lista documento se llenan, con los documentos que cumplieron con la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datos que se muestran respecto a los mismos son Número, Fecha y Cliente/Proveedor según sea el caso. § § § Al hacer clic sobre la fila de cada documento, los productos que pertenecen al documento pueden ser visualizados en la lista renglones del documento, respecto a cada producto se muestran los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto como potencial elemento para la Venta, Código del Producto, Cantidad, Almacén donde está ubicado, Existencia, Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del Producto. En la parte inferior de la lista renglones del documento se puede visualizar dos cuadros de texto, donde se colocan respectivamente el Descripción y Observación del producto seleccionado en la lista. Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentos seleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con la condición de filtrado. De no estar conforme con la operación de selección de productos desde los documentos, puede revertirse el proceso, haciendo clic en el botón Deshacer § . Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten seleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todos los productos para no agregarlos a la Compra hacer clic en el botón y por último importar el documento con los productos seleccionados en el botón Importar . o El proceso de importar documento se realiza seleccionando de la lista documento, él que desea importar, ubique la prefactura. o Luego se marcan los productos que formaran parte de la Venta que se esta realizando, Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón Manual de Entrenamiento del Participante Marcar Todos 171 y por último hacer clic en el botón Importar , de este modo, se colocan en la lista de productos de la página Renglones de la pantalla de la Factura, los productos seleccionados. Estando en la pantalla de Factura a Cliente, puede realizar las modificaciones necesarias a los datos importados e inclusive volver a importar otros productos de documentos ya elaborados. Quedando la Página de Renglones de la Factura Así: · Si seleccionamos la fila de uno de lo Productos, Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código del Producto, Descripción, Existencia en Almacén, Descripción de la Ubicación en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Observación). · PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo. Para el ejemplo desarrollado, mantener los valores por defecto. · Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA y el TOTAL de la Venta se muestran automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. · · La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede ser modificado. Otro valor que se muestra, es el Volumen o Peso Total de los productos incluidos en la venta. · De tener la Venta PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos. · De tener Observaciones la Factura a Cliente, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle anteriormente. Manual de Entrenamiento del Participante · 172 En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la Factura, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. OBS: En caso de que el producto seleccionado maneje lotes y fecha de vencimiento. El sistema mostrará el siguiente mensaje al momento de la selección: Al presionar la tecla F3, el usuario podrá elegir el almacén del cual saldrá el producto según el lote y fecha de vencimiento deseado. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto a la Factura, repita la operación antes descrita. · Una vez, agregados los productos que conformarán la Venta y teniendo configurados los datos de la página Renglones, Venta a Crédito (de ser la Venta a crédito) y Transporte (De estar activada la opción en la sección Facturación de la opción Configuración del menú utilitarios del módulo Ventas), se procede a Guardar la Venta para lo cual se tiene varias opciones de Guardarla o Procesarla: o Si la Venta es a Crédito o Contado y le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Venta queda en el status en Elaboración. Manual de Entrenamiento del Participante o Si la Venta es a Contado y está registrada completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar Cobrar. o 173 , quedando la Venta en el status Por Si la Venta es a Crédito, no esta activada la opción de despacho y no contiene productos que trabajan con serial y esta registrada completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar status Procesada. o , quedando la Venta en el Si la Venta es a Crédito, no esta activada la opción de despacho, contiene productos que trabajan con serial y esta registrada completamente, al momento de procesar la Venta se activa la página de Serialización, para realizar el proceso de serializar. Al culminar el proceso, hacer clic en el botón Procesar , quedando la Venta en el status Procesada, si se posterga el proceso, adquiere el status Por Serializar. o Si la Venta es a Crédito, esta activada la opción de despacho, y esta registrada completamente, al momento de procesar la Venta se coloca activa la página de Datos de Envío, para configurar los Datos de la Dirección donde se enviará la mercancía. Al culminar el proceso, hacer en el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la página de Datos de Envío, quedando la Venta en el status Por Despachar. De igual manera, si no se acepta la operación de registro de los datos de envío y se hace en el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas, queda la Venta en el status Por Despachar. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar queda en status Por Cobrar. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. . De este modo la Venta Manual de Entrenamiento del Participante · Ahora se procede a realizar el cobro de la factura, haga clic en el botón o 174 . Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago de la Factura, que se encuentra en la parte inferior izquierda de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente: § Para seleccionar el Código de la Forma de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Forma de Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago. Seleccionar Forma Pago: 1- Efectivo. § § § § § El Monto del Cobro se muestra automáticamente, después de haber seleccionado la forma de pago. El Código del Banco del cual se emite el documento que avala el cobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Para el ejemplo esta opción no se edita. De tener observaciones la forma de pago, es decir, Número del Cheque, Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de texto Referencia. Si el cobro que se recibe en la caja es mayor al monto que representa la factura el usuario debe registrar en el cuadro de texto Efectivo directamente, el monto real que recibe en dinero, calculando el sistema el cambio (Diferencia de lo recibido y el monto de la factura) que se debe entregar al cliente. Si el Cobro se llevará a cabo, una parte con Cheque o Tarjeta de Crédito, y otra con Efectivo, el sistema registra de forma automática en el cuadro de texto Total a Cobrar, el monto adeudado a pagar en efectivo. Manual de Entrenamiento del Participante § De tener Observaciones el Cobro, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones anteriormente. o 175 . Este procedimiento se ha descrito Una vez, agregados los asientos que conformarán el Cobro, se procede a Procesar el Cobro: § De estar activada la opción Despacho en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas, al darse un clic sobre el botón Procesar , queda la factura en el status Por Despachar y activa la página de Datos de Envío para configurar los Datos de la Dirección donde se enviará la mercancía. § Al culminar el proceso, hacer en el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la página de Datos de Envío, quedando la Venta en el status Por Despachar. De igual manera si no se acepta la operación de registro de los datos de envío y se hace en el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas, queda la Venta en el status Por Despachar. § De estar desactivada la opción Despacho y de Serial en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas, al hacer un clic sobre el botón Procesar Procesada. , queda la factura en el status · La información que brinda la página Devoluciones es solo de consulta, de las devoluciones que el cliente ha procesado. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) de Devolución, se sugiere al usuario acceder a esta opción para el análisis de la misma. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Venta, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante 176 Notas: Ø Para Eliminar un Producto de la Factura, hacer sobre el botón Eliminar Detalle de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Ø La Factura debe estar en Status en Elaboración, para operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. Ø El botón Anular Ø , poder realizarse las , permite anular la Factura. Los Status que puede tener una Factura a Cliente son: Elaboración, Por Cobrar, Por Despachar, Por Serializar, Anulado, Parcialmente Devuelta, Totalmente Devuelta, y Procesado. Ø La Venta debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse estas operaciones (Agregar, Eliminar y Modificar productos). En los Status Procesada, Anulada, Por Cobrar, Serializar, Parcialmente Devuelta y Totalmente Devuelta estas operaciones no se pueden realizar. Ø La Factura cuando tiene Status por despachar pasa a Status Procesado una vez realizado el Despacho. Ø La Página de Serialización estará activa si la Venta contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas. La ejecución de este proceso se deja como actividad para el usuario. 7.21 Realizar una Devolución en Ventas. Procedamos a realizar la devolución de cierta cantidad del producto adquirido en una venta registrada. Para realizar la Devolución en Venta, en la pantalla principal haga clic en la opción Devoluciones en Ventas del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+D, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Devoluciones en Ventas registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Notas de Devoluciones en Venta Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o NUMERO: Número de Devolución en Venta. o FECHA: la fecha del día actual. Manual de Entrenamiento del Participante 177 o Serie: Número de serie asociado a la factura de venta a la cual se le hará la devolución. o Nro Control Fiscal: Número de Control Fiscal asociado a la Factura de Venta. o Ingresar el número de la Factura de venta de la cual se desea registrar la devolución, hacer sobre el cuadro de texto y presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Ventas. Seleccione en nro de la factura a la cual desea hacerle la devolución. Una vez, seleccionado el número de la venta, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan en el encabezado los datos de la venta seleccionada. o En Status Elaboración. Los productos que se devolverán de la venta, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. · · Hacer clic en el botón Agregar productos. , inmediatamente se abre una fila en la lista de Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Para el ejemplo desarrollado, basaremos la Devolución en una Venta registrada anteriormente. Realicemos una operación de importación de Productos de la Factura de Venta 5015: o Hacer clic en el botón Importar Documento , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual se importarán los productos que se incluyeron en la Factura de Venta. El proceso es el siguiente se debe hacer en la persiana Empresa, escoger la empresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productos que formaran parte de la Venta, en nuestro caso seleccionar: § § § EMPRESA: empresa de la cual se desea importar el documento Luego seleccionar el tipo de documento a importar. TIPO DE DOCUMENTO: Factura. Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estas opciones ha sido descrita a detalle anteriormente en el Módulo de Compra, y también en el Módulo actual. En este caso, al presionar el Botón Importar , nos muestra el detalle del Documento asociado a la Factura indicada. § Aparece automáticamente los datos correspondientes a la factura de venta seleccionada previamente. Los datos que se muestran respecto a la misma son Número, Fecha y Cliente/Proveedor según sea el caso. Manual de Entrenamiento del Participante § § § 178 Al hacer clic sobre la fila del documento, los productos que pertenecen al documento pueden ser visualizados en la lista renglones del documento, respecto a cada producto se muestran los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto como potencial elemento para la Venta, Código del Producto, Cantidad, Almacén donde está ubicado, Existencia, Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del Producto. En la parte inferior de la lista renglones del documento se puede visualizar dos cuadros de texto, donde se colocan respectivamente el Descripción y Observación del producto seleccionado en la lista. Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentos seleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con la condición de filtrado. Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten seleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todos los productos para no agregarlos a la Compra hacer clic en el botón y por último importar el documento con los productos seleccionados en el botón Importar § Presionemos el Botón Marcar Todos . y por último hacer clic en el botón Importar , de este modo, se colocan en la lista de productos de la página Renglones de la pantalla de la Devolución en Venta. Quedando la Página de Renglones de la Devolución en Venta Así: · · La CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA del producto, traen los valores que tienen en la Factura de Venta. Sólo la cantidad es modificable para el usuario en el caso de que no se desee devolver toda la mercancía sino parte de ella. Cambiemos la cantidad, ya que devolveremos solo un producto del renglón. CANTIDAD: 1 Manual de Entrenamiento del Participante · · · Los datos SUBTOTAL, MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Devolución Venta se muestran automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. En almacén de Retorno, seleccionamos el almacén a donde deseo llevar la mercancía, en el caso de que se tenga varios almacenes. De tener Observaciones la Cotización, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones · 179 . Este procedimiento se ha descrito a detalle anteriormente. En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la Devolución en Venta, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Si se desea agregar otro Producto al Pedido repita la operación antes descrita. · Una vez, agregados los productos que conformarán la Devolución en Venta y teniendo configurados los datos de la página Renglones se procede a Guardar la Devolución en Venta para lo cual se tiene varias opciones de Guardarla o Procesarla: o Si la Devolución en Venta le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Devolución en Venta queda en el status en Elaboración. o Si la Devolución en Venta está registrada completamente, además, contiene productos que no trabajan con seriales, se procesa, seleccionando el botón Procesar Procesada. o . Quedando la Devolución en Venta en el status de Si la Devolución en Venta está registrada completamente, además, contiene productos que trabajan con serial, al momento de procesar la Devolución, se activa la página de Serializar, para realizar el proceso de Serializar productos. Manual de Entrenamiento del Participante 180 Al culminar este proceso, hacer clic en el botón Procesar , quedando la Devolución en Venta en el status Procesada, si se posterga el proceso de Serializar, adquiere el status Por Serializar. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar Devolución en Venta queda en status Procesada. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. . De este modo la que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Devolución en Venta, repita la operación antes descrita. TIPS: Otra forma de agregar productos a una Devolución en Venta, es realizando la operación de agregar uno a uno los productos. Teniendo en cuenta que los productos especificados y cantidades de los mismos en la Devolución en Venta, deben pertenecer a la venta asociada. Notas: Ø Ø Los Status que puede tomar una Devolución en Venta son: Elaboración, por Serializar, Procesado. Para Eliminar un Producto de la Devolución en Venta, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Ø La Devolución Venta debe estar en Status Elaboración, para poder realizar las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los Status Procesada o Por Serializar estas operaciones no pueden realizarse. Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Devolución en Venta contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas. Manual de Entrenamiento del Participante 181 Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse sobre la fila que corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso se hace con cada producto. Ø La información que brinda la página Contabilidad es solo de consulta. En esta página se pueden Consultar los asientos contables que se generan por la Devolución en Venta especificada. En el ejemplo desarrollado esta opción esta desactivada, porque el módulo de contabilidad no está integrado. 7.22 Configurar Punto de Venta. · Para activar el formulario de punto de ventas, se debe activar la casilla de verificación Punto de Venta en el Menú utilitarios, opción configuración, Página Facturación/Punto de Venta del Módulo de Ventas. Para configurar un Punto de Venta, en el caso de tiendas o supermercados, en la pantalla principal haga clic en la opción Punto de Venta, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+U, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · · Hacer clic en el botón Agregar . El encabezado del punto de venta es el siguiente o NUMERO: Número de la Factura. o FECHA: la fecha del día actual. o Caja: La caja activa o abierta al momento del movimiento. o Status: Elaboración. o Total Nº Líneas: El sistema lo va incrementado de acuerdo al documento. o Pudimos observar que el cliente viene definido: Cliente: 99999 Podemos definir cualquier cliente registrarse como predeterminado al iniciar el punto de venta. Para definir el cliente predeterminada al inicial el formulario Punto de Venta, se debe seguir el procedimiento siguiente: § Hacer clic en el Menú Movimientos, opción Apertura/Cierre de Caja. § Haciendo uso de los Botones de Búsqueda seleccionar la caja Abierta. , Manual de Entrenamiento del Participante 182 § Presionar el Botón Editar § Hacer clic en la Página Punto de Venta. § . Se debe definir los valores de Cliente, vendedor y tipo de precio, previo a este paso en nuestro ejemplo el Vendedor Adriana se le debe dar acceso al tipo de Precio PVP, en el Menú Archivos, opción Vendedores en la Página Precio/Zonas. El cliente acá definido es el que sale predeterminado al Presionar el Botón Agregar del formulario Punto de Venta. o También al iniciar el formulario podemos destildar la casilla de Verificación , así podemos introducir los datos del Cliente. o También podemos buscar el cliente, haciendo clic en Cliente y presionando la tecla F2 para activar el buscador de Clientes. o Para agregar los productos a facturar, presionar enter después de introducir el encabezado o hacer clic en la caja de texto producto, para seleccionar el producto presionar la tecla F2 para activar el buscador de productos. Seleccionar Código: 4 o Inmediatamente agrega la fila con el producto seleccionado, cantidad del producto, precio, alícuota y monto. La cantidad automáticamente la coloca en 1, hacer clic en cantidad para introducir la cantidad del producto que el cliente necesita. Para nuestro ejemplo colocar en Cantidad: 1 Si deseo introducir otros productos, se debe repetir los dos pasos anteriores. o En la Página de Renglones existen varias opciones de ayuda para la utilización del formulario: § Al presionar la Tecla F2: para buscar Productos, activándose así el buscador de productos. Manual de Entrenamiento del Participante § § § § o 183 Al presionar la Tecla F3: para cambiar de cliente, activándose la caja de texto de Código del cliente, para activar el buscador de Cliente presionar la Tecla F2. Al presionar la Tecla F4: para procesar el punto de venta, mostrando la pantalla de cobro. Al presionar la Tecla F5: para cambiar la cantidad del producto seleccionado, mostrando una pantalla donde se debe especificar la cantidad del Producto, En la Caja de Texto cantidad se debe introducir la nueva cantidad. En esta pantalla de Cambiar datos, también se puede cambiar el precio de ese Producto. Al presionar la Tecla F6 : para buscar Precios, mostrando la pantalla de Consulta de Precios. § Al presionar la Tecla INSER: para agregar ítems o productos a la lista. § Al presionar la Tecla SUPR: para eliminar ítems o fila en la lista que conforman el Punto de Venta. Procedamos a procesar el movimiento, una opción es hacer Clic en el Botón , inmediatamente se activa la Pagina de Cobro, donde debemos especificar la forma de Pago, pasando el punto de venta de Status Elaboración a Status por Cobrar. o El procedimiento a seguir para especificar la forma de pago es la siguiente: § § § § § Hacer Clic en el Botón Agregar . Seleccionar la forma de pago, haciendo clic en la persiana Forma de Pago y seleccionando la forma de pago. Para nuestro ejemplo seleccionemos: 1-Efectivo. Inmediatamente en la Columna monto se muestra el total que debe cancelar el cliente. De tener alguna observación o referencia el pago, editar en el cuadro de texto Referencia. Presionar el Botón Procesar . Manual de Entrenamiento del Participante 184 En la Página de Cobro, hay varias opciones de ayuda: al presionar la Tecla F2 regresamos a la Página de Renglones, al presionar la Tecla F3 trae la forma de pago efectivo y al presionar la Tecla F5 muestra automáticamente la pantalla de control de Ticket, que me permite introducir ticket cesta como forma de pago. Al finalizar presionar el Botón Aceptar o . Una vez procesado el Pago de Punto de Venta, se debe llenar los datos del cliente que está realizando la compra. Los datos a especificar son: Dirección Teléfono, Celular, Fax, E-mail, Web y los datos de Envío. Manual de Entrenamiento del Participante o Si el producto o los productos del punto de Venta tienen la opción de serial activado, el Punto de Venta pasa de Status Por Cobrar a Status por Serializar. o Una vez serializado o si el producto no tiene la opción de serial activo, el Punto de venta pasa de Status Por Cobrar a Status Procesado. o · 185 Por último, Seleccionar la Impresora por donde quiere que salga el recibo. Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro punto de venta, repita la operación antes descrita. Notas: Ø Los Status que puede tomar un Punto de Venta son: Elaboración, Por Cobrar, Por Serializar, Parcialmente Devuelto, totalmente Devuelto, Procesado y anulado. Ø El botón Anular , permite anular el punto de Venta una vez procesado. Cuando se decide anular un Punto de Venta, debemos tener en cuenta que la fecha del sistema debe ser la misma fecha de elaboración del punto de venta que se quiere anular. Ø Para Eliminar un Producto del Punto de Venta, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista. Manual de Entrenamiento del Participante 186 7.23 Registrar Guía de Movilización: En esta opción se puede Agregar, Eliminar o Consultar facturas a la Guía de Movilización (Despacho de mercancía). Para registrar una Guía de Movilización de producto, en la pantalla principal haga clic en la opción Guías de Movilización, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+G, estando en el menú principal de Ventas. · Si no hay Guía de Movilización registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Notas Guía de Movilización registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Inmediatamente se activan las cajas de texto para introducir la información de la guía de Movilización. · o Código: se refiere al número de identificación de la Guía de movilización. o Fecha: la fecha actual. o Status: Elaboración. o Seleccionar el Transporte, para ello hacer clic en la caja de texto respectiva y editar el código o también puede presionar la Tecla F2 y activar de esta manera el Buscador de Transportes. Seleccione Código: 1 y presione la tecla Enter. o Seleccionar el Conductor del Transporte a utilizar para la Guía de Movilización, para ello editar el código del Conductor si lo sabe o también puede activar el Buscador de Conductores presionando la Tecla F2 para que muestre el Catálogo de Conductores. Seleccione el conductor con C.I. 7845987. Presione la Tecla Enter y mostrará inmediatamente los datos del Conductor seleccionado. Todos los datos del conductor deben tener valor, si no es así completar los datos y presione la Tecla Enter nuevamente o Editar el Destino de la Movilización. Destino: Puerto la cruz, calle 36 con avenida 12, nro 12 Las facturas que se registran en la Guía de Movilización, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. o Hacer clic en el botón Agregar ubicado en la parte inferior del formulario, en ese momento, se abre una fila en la lista de Facturas. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista Facturas, es el siguiente: Manual de Entrenamiento del Participante § § 187 Para seleccionar el Código de la Factura, hacer clic sobre la columna Factura de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Facturas. Una vez, seleccionado el código de la Factura, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la factura: (Código, Fecha de Emisión, Nombre del Cliente, Rif o C.I. del Cliente, Condición de Pago, Fecha de Vencimiento, el Peso Total de los productos facturados y monto de la factura). Se deben agregar a la lista todas las facturas que conformarán la Guía de Movilización. · De tener Observaciones la Guía de Movilización, se debe hacer clic sobre el botón · Observaciones . En la sección de datos de la Factura, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones a la Guía de Movilización, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. · En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. La Pagina de Resumen de Productos nos muestra a manera de Consulta los productos que están contenidos en la Factura registrada en la Guía de Movilización: Código del Producto, Descripción, peso, cantidad, Monto de los Productos Facturados. · Una agregadas todas las facturas a la lista, debemos almacenar la Guía: o Presionar el Botón Guardar Status de Elaboración. o Presionar el Botón Procesar Status Procesado. quedando la Guía de Movilización en , quedando la Guía de Movilización en Para nuestro Ejemplo, presionar el Botón Procesar · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. . que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Guía de Movilización, repita la operación antes descrita. Notas: Manual de Entrenamiento del Participante Ø 188 Los Status que puede tomar una Guía de Movilización son: Elaboración y Procesado y anulado. Ø El botón Anular Procesado. Ø Para Eliminar una Factura de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle de esta manera queda eliminado la factura de la lista. , permite anular la Guía de Movilización en Status Elaboración y , 7.25 Registrar Orden de Carga. En esta opción se puede Agregar, Eliminar o Consultar a la Orden de Carga (pedidos internos realizados al área de producción de la empresa). Para registrar una Orden de Carga, en la pantalla principal hacer clic en la opción Orden de Carga, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+O, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Orden de Carga registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Orden de Carga Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar . o Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: CÓDIGO: Se refiere al número de identificación de la Orden de Carga. o FECHA: la fecha del día actual. o Status: Elaboración. o Seleccionar el Transporte que realizará el Traslado, Edite el Código de Transporte o presione F2 para activar el Buscador de Transporte. Seleccione Código : 1 o Seleccione conductor responsable de la movilización, para seleccionar presione F2 para activar buscador de Conductores del Transporte seleccionado. Seleccione un conductor Una vez, seleccionado el Conductor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza los datos del Conductor: Nombre, Rif/Cedula, Placa del Vehículo a utilizar, Teléfono, Vehículo. Estos datos no pueden ser nulos. Puede completar la información. Manual de Entrenamiento del Participante 189 Los pedidos que constituirán la Orden de Carga, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. o Hacer Clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior. En ese momento, se abre una fila en la lista de Pedidos. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista de Pedidos, es el siguiente: · Para seleccionar el Código del Pedido, hacer Clic sobre la columna Pedido de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Pedidos. Seleccione: CÓDIGO: 1 Una vez, seleccionado el código del Pedido, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del Pedido en la sección Datos del Producto (Código, Fecha del Pedido, Código del Cliente, Nombre del Cliente, Rif o Cédula del Cliente, Peso de los Productos del Pedido, Volumen de los Productos del Pedido y Monto Total del Pedido). · En la página de ajustes, se registran todos aquellos movimientos de inventario que se realicen y que no se reflejan en la Factura de Venta. o Hacer Clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior. En ese momento, se abre una fila en la lista de Ajuste. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista de Ajuste, es el siguiente: § Para seleccionar el Código de Ajuste, hacer Clic sobre la columna Ajuste de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Ajustes. Seleccione el tipo de ajuste y presione la Tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante 190 Inmediatamente se muestra la información del ajuste seleccionado: Código de Ajuste, fecha de ajuste, Código del cliente, Nombre del Cliente, RIF/C.I. del cliente. § Para Eliminar un Ajuste de la lista, hacer Detalle § sobre el botón Eliminar , de esta manera queda eliminado el Ajuste de la lista. Se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al Ajuste seleccionado con respecto a la Orden de Carga. o De tener Observaciones la Orden de Carga, se debe hacer clic sobre el botón o Observaciones . Se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al pedido con respecto a la Orden de Carga, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. o Para Eliminar un Pedido de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle de esta manera queda eliminado el Pedido de la lista. , Si se desea agregar otro Pedido a la Orden de Carga, repita la operación antes descrita. · Una vez, agregados los pedidos que conformarán la Orden de Carga, se tienen dos opciones Guardarla o Procesarla: o Si a la Orden de Carga le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Orden de Carga queda en el status en Elaboración. o Si la Orden de Carga, esta registrada completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar Despachar. , quedando la Orden de Carga en el status Por Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar Carga queda en status Por Despachar. . De este modo la Orden de La orden de Carga pasa de Status Por Despachar a Status Procesado de la siguiente manera: · Hacer clic en el botón Editar · Presionar el Botón Procesar Procesado. , de la Barra de Tareas. , pasando de Status por Despachar a Status Manual de Entrenamiento del Participante 191 · La página de Resumen de Producto muestra a manera de consulta los productos incluidos en el Pedido: Código del Producto, Descripción del Producto, peso del Producto, Cantidad del Producto pedido y Monto del Producto. · La página de Órdenes de Carga muestra a manera de consulta las órdenes de Carga registradas hasta el momento, el procedimiento a seguir es el siguiente: o o Hacer Clic en el botón Agregar lista de Orden de Carga. , En ese momento, se abre una fila en la Para seleccionar el Código de la orden de Carga que se quiere consultar, hacer Clic sobre la columna Carga de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de órdenes de Carga Seleccione: CÓDIGO: 1000001, que fue la orden anteriormente registrada Una vez, seleccionado el código de la orden de carga, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la orden de carga (Código de la Carga, Fecha en que se registra la carga, Transporte que realiza la movilización de la Carga así como también los datos de los productos incluidos en la Orden) Manual de Entrenamiento del Participante o Para Eliminar una Orden de Carga de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle o · 192 , de esta manera queda eliminado la orden de carga de la lista. El Botón Imprimir página. , permite imprimir la consulta realizada en esta La página de Transporte muestra a manera de consulta los transportes utilizados en las Ordenes de Carga registradas : o El Botón Imprimir página. , permite imprimir la consulta realizada en esta Si se desea agregar otra Orden de Carga, repita la operación antes descrita. Notas: Ø Los Status que puede tomar una Orden de Carga son: Elaboración, Anulado, Por Despachar y Procesado. Ø El botón Anular , permite anular la Orden de Carga. 7.26 Registrar Garantias y/o Reparaciones. Para registrar un Servicio por Garantía o Reparación, en la pantalla principal haga clic en la opción Garantías y Manual de Entrenamiento del Participante 193 Reparaciones, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+G, estando en el menú principal de Ventas. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Garantías y Reparaciones a Clientes registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Garantías y Reparaciones a Clientes registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o Nº RECEP: Número de Identificación de Garantía y Reparación. o FECHA: La fecha del día actual. o HORA: Hora del registro de Garantía y Reparación. o Status: Por Imprimir. o Seleccione el Cliente (Código), hacer Clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Una vez, seleccionado el código del cliente, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre y Teléfono del cliente. TIPS: Si el cliente no esta registrado en el sistema, puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el 99999. o Seleccione el Producto que entra por Garantía o Reparación. Seleccione: CODIGO: 3 Una vez, seleccionado el código del Producto, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza los datos del Producto: Serial y Descripción. o Introducir serial del producto que se está registrando para garantía o Reparación, haciendo clic en la caja de texto de serial de producto y editar el serial del mismo. Si los productos están serializados en la Factura de Venta, al introducir el serial que hace referencia a un producto registrado en la factura, los valores de factura, fecha y fecha ven aparecen por defecto, que son los datos de la factura que hacen referencia al producto que se está registrando por garantía. o Presionar el Botón Accesorios , acá debemos especificar si el producto que está entrando por garantía o reparación viene acompañado de accesorios, en nuestro ejemplo colocaremos que viene con accesorio: CABLE SATA, quedando de la siguiente manera: Manual de Entrenamiento del Participante Para salir, presionar el Botón Salir 194 . o Especificar si el producto que se está registrado viene por garantía: § Si viene por Garantía tildamos la casilla de verificación Garantía. § Si viene por Reparación dejamos sin tilde la casilla de verificación Garantía. Para nuestro ejemplo, el producto viene por garantía por lo tanto vamos a tildar la casilla de verificación de Garantía. o Especificar el Número de la Factura de Venta del producto que se está registrando para Garantía. Presionar la Tecla Enter, observamos que se muestra inmediatamente la fecha de emisión de la Factura de Venta así como también la fecha de Vencimiento. o Especificar el Técnico que recibe el producto por Garantía o Reparación, para ello hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Técnicos. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del Técnico, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del Técnico. o Especificar el Almacén a donde se enviará el producto que se está registrando por Garantía o Reparación, para ello hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Almacén. Seleccione: CODIGO: 01 Una vez, seleccionado el código de Almacén, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Almacén. o Introducir la ubicación donde se almacenará el producto registrado para garantía y/o reparación. Editar Ubicación: pasillo D, estante 4 o Hacer clic en el Botón Problema , que se refiere a especificar el problema que el cliente observa en el producto que se está registrando para garantía y/o reparación. Manual de Entrenamiento del Participante 195 Al presionar en el Botón Problema , se muestra una pantalla donde se debe introducir la observación del cliente referente al producto. Para salir, presionar el Botón Salir . o Guardar la Ficha de Garantía y/o Reparación, presionando el Botón Guardar ubicado en la Barra de Tareas. o Inmediatamente muestra la siguiente Pantalla: Donde nos permite imprimir la Ficha de Garantía y/o Reparación. Presionar el Botón Aceptar para mandar a imprimir, en caso contrario presionar el Botón Cancelar La ficha de Garantía y/o Reparación pasa de Status por Imprimir a Status Por Diagnosticar. Manual de Entrenamiento del Participante 196 Una Vez culminado con los datos de Recepción, se genera el proceso de Reparación: o En primer lugar debemos ubicar la ficha de Garantía y/o Reparación que queremos editar, Haciendo uso del botón de Búsqueda o Presionar el Botón Editar . , se activan las cajas de textos. o Seleccionar en Reparación el Técnico Responsable de la Reparación del Producto. Seleccionar un Responsable, editando el Código que lo identifica o haciendo clic en la caja de texto y presionando la Tecla F2 para activar el Buscador de Técnico de la Reparación. Luego Presionar la Tecla Enter, y se muestra el Nombre del Técnico. Presionar Enter nuevamente. o Especificar el Monto que le costará al cliente la reparación. Presionar la Tecla Enter. o Introducir la fecha en que fue realiza la reparación. o Presionar el Botón Problema encontrado encontrado en la Reparación. , para especificar el problema Manual de Entrenamiento del Participante Para salir, presionar el Botón Salir o 197 . Especificar las actividades realizadas para reparar el Producto registrado por Garantía, para ello presionar el Botón Actividades Realizadas actividades que se realizaron. o o y editar allí las El Técnico responsable de la Reparación puede y debe cambiar el Status de la Reparación según su avance y su diagnóstico, éstos status pueden ser : de Status por diagnosticar puede pasar a Status (Por Respuesta, por Llamar, Por Repuesto, Imposible Reparar, Reparado, Ajustado, Pasado a Reparación, abandonado por Cliente, Reparación Afuera, en calidad de préstamo, por Garantía ), En nuestro ejemplo seleccionar el Status por Garantía. Guardar la Ficha de Garantía y/o Reparación, presionando el Botón Guardar ubicado en la Barra de Tareas. Una vez culminado el Proceso de Reparación, continúa el proceso de Entrega del Producto al cliente: o En primer lugar debemos ubicar la ficha de Garantía y/o Reparación que queremos editar, Haciendo uso del botón de Búsqueda o o Presionar el Botón Editar . , se activan las cajas de textos. Seleccionar en Entrega el Técnico Responsable de la Entrega del Producto registrado por Garantía. Seleccionar un Responsable, editando el Código que lo identifica o haciendo clic en la caja de texto y presionando la Tecla F2 para activar el Buscador de Técnico. Luego Presionar la Tecla Enter, y se muestra el Nombre del Técnico. Presionar Enter nuevamente. o Muestra la fecha y hora actual de la Entrega del Producto. o Editar el Número de la Factura de Garantía y/o Reparación. Manual de Entrenamiento del Participante o 198 Guardar la Ficha de Garantía y/o Reparación, presionando el Botón Guardar ubicado en la Barra de Tareas. La ficha en este momento pasa de Status por Diagnosticar a Status Entregado. Nota: Ø De tener Observaciones la Ficha de Garantía y Reparación, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones . En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Ø En la Página lista, podemos Observar a manera de consulta, todas las fichas de Garantía y Reparación registradas hasta el momento. 7.27 Precios de Productos. Este formulario se utiliza para Agregar, actualizar o eliminar los precios a los productos de manera individual o en grupos, al igual que la reconstrucción de los precios de los mismos. Este Formulario se estudia a detalle en la sección 5.4, Botón Agregar Precios a un Producto, Módulo de Inventario. 7.28 Reportes. Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Ventas, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, recuerde estando en el menú principal de Ventas. Al acceder esta opción de Reporte de Ventas, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Documentos, Clientes, Utilidad en Ventas, Comisiones, Lista de Precios, Análisis de Ventas, Libro de Ventas, Archivos, Vendedores, Garantías y Reparaciones y Adicionales. Manual de Entrenamiento del Participante 199 TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. 7.29 Utilitarios del Módulo de Ventas. Existen dos utilitarios, además, de configuración que permiten realizar mantenimiento en el módulo de ventas. Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Ventas. CERRAR EJERCICIO: En la pantalla principal haga clic en la opción Cerrar Ejercicio, del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Ventas. Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer en el botón Aceptar , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de ventas?, de estar de acuerdo hacer en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer en No. Para salir de la pantalla hacer en el botón Salir . TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Ventas. Manual de Entrenamiento del Participante 200 CONTABILIZAR VENTAS: En la pantalla principal haga clic en la opción Contabilizar Ventas, del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Ventas. En esta pantalla se puede realizar el proceso de enviar al módulo de contabilidad los movimientos y registros contables generados por las transacciones en el módulo de ventas en un periodo contable, de forma que automáticamente se registren todos los movimientos de las ventas en la contabilidad del sistema. Para realizar una Transferencia de Ventas a Contabilidad, se debe registrar los siguientes datos: · · · · Colocar en los cuadros de texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual se encuentra enmarcado los registros de ventas que se desean enviar a contabilidad. Seleccionar la Caja que contiene todos los movimientos, puede seleccionar la Opción todos, para incluir todas las cajas que esté utilizando. En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del comprobante que contiene los movimientos contables de ventas transferidos a contabilidad. Centro de Costos: Para introducir los valores de Centro de Costos (Ingresos, Descuento, Caja, Cuentas por Cobrar, Impuestos), se debe hacer clic en la caja de texto y presionando la Tecla F2, se muestra el buscador de cada Variable(Ingresos, Descuento, Caja, Cuentas por Cobrar, Impuestos), estos valores vienen del Módulo de Contabilidad. Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Ventas a Contabilidad, hacer clic en el botón Aceptar , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro que desea transferir las ventas a contabilidad?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando Manual de Entrenamiento del Participante 201 en ese momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer en el botón Salir . CONTROL DE CITAS: En la pantalla principal del Módulo de Ventas, haga clic en la opción Control de Citas, del Menú Utilitarios. · Especificar fecha de la cita. Puede editarla o presionar el Botón , para seleccionar una fecha. · Hacer Clic en el botón Agregar , En ese momento, se abre una fila en la lista de Control de Citas. · Para seleccionar el Código de la Historia Del Paciente, hacer Clic sobre la columna Historia de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Una vez, seleccionado el código del Cliente, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del Paciente: Nombre y Teléfono. Presionar la Tecla Enter. · Para seleccionar el Código del Médico que atenderá al Paciente seleccionado, hacer Clic sobre la columna Médico de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Médicos. Seleccione: CÓDIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del Médico, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se muestra el Nombre del Médico. Presionar la Tecla Enter. · · El Botón cita. , significa que existe una llamada entrante del cliente para solicitar una El cliente puede confirmar o no confirmar la cita registrada. o o Si el cliente confirma la cita presionar el botón mostrando Confirmo . Si el Cliente No Confirmo, presionar el botón respectivo mostrando el valor No confirmo . Para nuestro ejemplo colocamos que el Cliente Confirmo la cita. · Si el cliente llega al consultorio, el día especificado en la cita, presionamos el Botón mostrando el Valor Arribo, mostrando automáticamente la hora de llegada Manual de Entrenamiento del Participante · 202 Si el cliente no llega al consultorio el día de la cita, presionamos el botón mostrando el valor No Arribo . Para nuestro ejemplo seleccionamos que el Cliente Arribo al consultorio. · · Cuando el Cliente entra a la cita, presionar el botón Entrada valor de Entrada y la hora específica. , mostrando el Cuando el cliente sale de la cita con el Médico, presionar el Botón Salida mostrando el valor de Salida y la Hora Específica de Salida. , El sistema pregunta si ¿Desea agregar una nueva cita para ese paciente? , Si presionamos que si deseamos agregar una nueva cita para ese cliente, a continuación se muestra la siguiente pantalla: o o o o En fecha, seleccionar la fecha de la nueva cita. Historia se refiere al número de historia del Cliente y también muestra el Nombre del cliente. Seleccionar el Médico que atenderá la paciente en su nueva cita, seleccionamos el mismo Médico y presionar Enter. Inmediatamente nos muestra el Código del Médico y Nombre del Médico. Para concluir el proceso de una nueva cita presionar el Botón Aceptar en caso contrario presionar el Botón Cancelar o . Si presionamos el Botón Aceptar, la nueva cita quedó registrada , Manual de Entrenamiento del Participante · · 203 Las estadísticas nos permite visualizar la cantidad de Arribos de Clientes, la cantidad de clientes nuevos, la cantidad de clientes atendidos, la cantidad de clientes en control, la cantidad de clientes confirmados, la cantidad de clientes citados. Para Eliminar una cita de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle manera queda eliminado la Cita de la lista. JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. , de esta Manual de Entrenamiento del Participante 204 MODULO 8 MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Cuentas por Cobrar. Contenido • Utilización de los comandos del módulo de Cuentas por Cobrar. Duración Estimada • 1 hora. Referencia Habiendo realizado las transacciones de ventas a crédito a clientes. Usted podrá llevar a cabo los cobros de las mismas desde este módulo, tomando en cuenta si el mismo tiene Notas de Crédito o Notas de Débito. Trabajo de Oficina El Módulo de Cuentas por Cobrar permite entre otras cosas, Definición de Tipos de Documentos, Creación de Grupos de Cuentas por Cobrar según las necesidades administrativas y contables de la empresa, Interacción automática de los documentos de ventas a crédito a clientes, Elaboración manual de documentos por cobrar, cobros de documentos, Emisión de notas de crédito, transformación de documentos, emisión e impresión de giros, Manejo de retenciones de impuestos sobre la renta e IVA. Para entrar al módulo de Cuentas por Cobrar debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Cuentas por Cobrar o pulsar directamente las teclas Alt+E colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de cuentas por cobrar. 8.1 Configuración de Cuentas por Cobrar. La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Cuentas por Cobrar, es configurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos y números de las entidades (Tipos de Documentos y Grupos) y documentos a utilizar dentro del módulo de cuentas por cobrar. Para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas ctrl.+C, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Manual de Entrenamiento del Participante 205 Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados los datos): Estos datos representan: · · · · · · La asignación correlativa por parte del sistema de los Números para los documentos de Cobro, Nota de Crédito, Cuentas por Cobrar y el control Fiscal que le corresponda a la Nota de Crédito. El número 1 en la caja de texto de Recibo de Cobro, especifica que el recibo de cobro empezará a generarse a partir de ese número. o La casilla de verificación que está a su lado representa que ese número se va a generar en forma correlativa si tildamos la casilla, si no la tildamos, el código de recibo de cobro debe editarla el usuario. o También se muestra una casilla de verificación de si Maneja o no Control Fiscal el Recibo de Cobro, si tildamos la casilla el Recibo de cobro manejará Código de Control Fiscal en la misma forma en que fue configurado el recibo de cobro, si no la tildamos la casilla, el recibo de cobro no manejará Código de control fiscal. La nota de Crédito emitida por el Cliente comienza a generarse a partir del Número 1 y en forma correlativa si tildamos la casilla de verificación que está a su lado. Los documentos de cuentas por cobrar y las Notas de Crédito Fiscales empiezan a generarse a partir del Número 1. El Grupo de Cuentas por Cobrar por defecto al cual van las facturas anuladas. El número que identifica a los Tipos de Documentos: Factura, Nota de Crédito, Canc. Notas de Crédito, Devolución, Cobro, Abono y Retenciones de I.S.L.R. Manual de Entrenamiento del Participante · · 206 La tasa de interés que se cobrará por mora en pago por ventas a crédito. De estar la contabilidad integrada, se deberán especificar los códigos de las cuentas contables para las Retenciones de IVA, e ISRL. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar Barra de Tareas. también colocado sobre la 8.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de Cuentas por Cobrar. Los Tipos de Documentos de Cuentas por Cobrar, deben estar definidos previamente a la generación de los documentos, cobros y Notas de Crédito basadas en estos Tipos de Documentos predefinidos. Estos Tipos de Documentos se agregan por la opción Tipos de Documentos del menú Archivo, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Manual de Entrenamiento del Participante 207 Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Tipos de Documentos registrados, como lo muestra la pantalla: NOTA: El sistema trae configurados cierta cantidad de tipos de documentos de cuentas por cobrar, se sugiere al usuario verificar la base de datos de los mismos, antes de realizar algún registro. Para registrar un Tipo de Documento: · Si no hay Tipo de Documento registrado, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Tipo de Documento registrado, entonces Hacer clic en el botón Agregar . · Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CÓDIGO: Se refiere al número de identificación del tipo de Documento. o Descripción: Nombre o descripción que llevará el documento. o Abreviado: Los caracteres con la cual se identificará con nombre corto el documento. o Días de Vencimiento: Cantidad de días que tendrá el documento antes de expirar. o Cuenta Contable: se especifica el Código de la Cuenta contable. o Tipo de Documento de Cancelación: Se refiere al tipo documento con el cual se realizó la cancelación. o Suma: Es una casilla de verificación que de estar tildada especifica si aumenta el saldo del documento al cual está haciendo referencia. o Afecta Libro de Ventas: Es una casilla de verificación que de estar tildada especifica si afecta el libro de Ventas. Manual de Entrenamiento del Participante 208 o Retención IVA: Es una casilla de verificación que de estar tildada especifica que afecta el Libro de Ventas con Retención de IVA. o Nota de Crédito: Es una casilla de verificación que de estar tildada especifica que utiliza Código de Crédito Fiscal. o Maneja Control Fiscal: Es una casilla de verificación que de estar tildada especifica que maneja Número de Control Fiscal. · Una vez configurado el Tipo de Documento, presionar el Botón Guardar en la barra de Tareas, para almacenar la información. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. ubicado que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Tipo de Documento, repita la operación antes descrita. 8.3 Agregar Grupo de Cuentas por Cobrar. Ahora procedamos a registrar los Grupos de Cuentas por Cobrar, que indican en que categoría previamente preestablecida, se encuentra clasificada cada una de las Cuentas por Cobrar generadas por las transacciones a crédito en ventas. Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Clientes que presenten una característica común. Por Ejemplo: Por zona, por forma o cantidad de adquisición del producto que realiza frecuentemente el Cliente, por la forma de pago a la empresa, Vendedor responsable de cobrar la cuenta, entre otras. Para Agregar un Grupo de Cuentas por Cobrar, en la pantalla principal haga clic en la opción Grupos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Alt+G, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Grupo de Cuentas por Cobrar registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Grupo de Cuentas por Cobrar registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar · · . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CODIGO: Se refiere al Número de Identificación del Grupo de Cuentas por Cobrar, Edite Código : 2 o DESCRIPCION: MAYORISTAS. La cuenta contable a la cual se cargan los montos de los documentos agrupados en este grupo, se dejará sin valor para el ejemplo desarrollado. Manual de Entrenamiento del Participante 209 Pulsar Enter al introducir el último dato. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los Grupos de Cuentas por Cobrar utilizados por la empresa. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda. Si se desea agregar otro Grupo de Cuentas por Cobrar, repita la operación antes descrita. 8.4 Establecer Plan de Comisiones por Vendedor / Cobrador. En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar las Comisiones asignadas a un Vendedor según el rango asignado, y al Cobrador por la efectividad en el cobro de documentos. Cabe destacar que las comisiones por vendedor se obtienen en el Módulo de Ventas, reportes; y las de cobrador se aprecian en el Módulo de Cuentas por Pagar, reportes. Los montos mínimos y máximos en Bolívares, son considerados en la cantidad de días para su cobranza Para Agregar las comisiones, en la pantalla principal haga clic en la opción Cobrador del Menú Archivos. Comisiones por Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Comisión por Cobrador Registrada, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Manual de Entrenamiento del Participante o Si hay Comisión por Cobrador Registrada, entonces Hacer clic en el botón Agregar · 210 . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o Seleccionar Cobrador haciendo clic sobre el cuadro de texto y presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores (cobrador). Seleccione: Código: 2000 Una vez, seleccionado el código del cobrador, presionar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el código y nombre del Cobrador. o Especificar los rangos que el sistema tomará en cuenta para el cálculo de la comisión. Se presentan cinco rangos donde se debe registrar en cada par de cuadro de texto, el valor máximo y mínimo respectivamente de los montos cobrados para optar a la comisión especificada. Para cada rango se debe comenzar con el valor mínimo, es decir; en el cuadro de texto Desde regístrese el valor mínimo del rango, en el cuadro de texto Hasta regístrese el valor máximo. Luego, debe especificarse, el porcentaje de comisión sobre lo cobrado para los valores que estén en ese rango, en el cuadro de texto respectivo. Este proceso se repite para cada rango especificado. Para el ejemplo desarrollado, los rangos representan montos cobrados y la comisión será un porcentaje específico sobre el monto cobrado, introduzca los siguientes valores (representan montos) para los rangos: · Rango: Desde: Hasta: Por %: Primero 500.000 1.000.000 2% Segundo 1.000.001 1.500.000 5% Tercero 1.501.000 2.000.000. 8% Cuarto 2.000.001 2.500.000 10% Quinto 2.501.000. 3.000.000 12% Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante · Para finalizar haga clic pantalla principal. 211 en el botón Salir que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Plan de Comisiones por Cobrador, repita la operación antes descrita. 8.5 Registrar Comisiones por Grupo. Esta opción permite establecer comisiones en base a los grupos de cuentas por cobrar que se deseen, o mejor dicho asignar comisiones por separado a cada grupo de cuentas por cobrar. El rango establecido para este tipo de comisiones es en base a los días de cobranzas. Para registrar estos tipos de comisiones, Comisiones por Grupo. en la pantalla principal haga clic en la opción Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento se colocan en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el plan de comisiones. Lo primero es seleccionar el grupo de cuenta por cobrar que se le asignará el rango de comisión, luego se establecen los rangos en función de los días y por ultimo el porcentaje respectivo, por último Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón sobre la Barra de Tareas. también colocado La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de este plan de Comisiones es parecido al elaborado anteriormente. 8.6 Descuentos por Cliente. Manual de Entrenamiento del Participante 212 En esta opción del sistema se pueden establecer por cada cliente, rangos de Descuentos los cuales estarán vinculados con la cantidad de días que tome el cliente para cancelar el crédito otorgado. Estos Descuentos se asignan a cada cliente en el Módulo de Cuentas por Cobrar del Menú Archivos, opción Descuento por Cliente. Veamos el siguiente ejemplo: Cliente: 2, CONSORCIO V.L.G. C.A. Primer Rango: -60; -40(días). Descuento del 8% Segundo Rango: -39; -20(días). Descuento del 4% Tercer Rango: -19; 10(días). Descuento del 2% Nos quedará la siguiente Pantalla: · La Página de Modificar en Grupo, me permite asignar rangos de porcentajes de Descuento para un grupo de Clientes en particular. Manual de Entrenamiento del Participante 213 o En cliente, seleccionar un Cliente Inicial y un cliente Final. o Seleccionar Vendedor, en el caso de que desee asignar descuento a clientes atendidos por un Vendedor en particular. o Editamos los rangos del ejemplo anterior. o Y por último presionamos el Botón Aplicar Rangos, para culminar con la asignación de Descuentos a Cliente. 8.7 Generación de Documentos de Cuentas por Cobrar. Los documentos de cuentas por cobrar son generados automáticamente por el sistema al realizar las ventas a crédito (Ver Módulo de Ventas). Por lo que luego se pueden consultar en el Modulo de cuentas por cobrar en el Menú movimientos, opción de Documentos. De igual forma los documentos se pueden generar desde este módulo en movimientos. · Si no hay Documentos de Cuentas por Cobrar registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Documentos de Cuentas por Cobrar registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar · . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o Cliente: Edite el Código del Cliente si lo sabe en la caja de texto respectiva o presione la Tecla F2 para que muestre el Buscador de Clientes. Seleccione Código: 2 y presione la Tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante 214 Inmediatamente muestra los Datos del Cliente seleccionado: RIF/CI y Nombre. o o Serie: Se refiere al Código de identificación. o Nro Doc: Se refiere al número de documento generado. o Fiscal: Se refiere al Número Fiscal del Documento. o Fecha: Se refiere a la Fecha actual del Sistema. o Fecha Vcto: Es la Fecha de Vencimiento del Documento. o Status: Elaboración. o o · Grupo: Se refiere al Grupo al cual pertenece el Documento, hacer clic en la caja de texto y presionar la tecla F2 para activar el buscador de Grupos de Cuentas por Cobrar. Selecciones Código: 1 y presionar la Tecla Enter. Inmediatamente muestra la Descripción del Grupo seleccionado. o o · Tipo: Se refiere al tipo de documento que vamos a crear, para seleccionar hacer clic en la caja de texto y presionar la tecla F2 para activar el buscador de Tipo de Documentos de Cuentas por Cobrar. Selecciones Código: 1 que es Factura y presionar la Tecla Enter. Inmediatamente muestra la Descripción del Tipo de Documento seleccionado. Seleccione el Vendedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Monto Base: Editar el Monto de la factura. Edite Monto: 200 Se muestra la tasa IVA y el Monto Iva de Monto Base, además muestra automáticamente el Saldo de la Factura. Para agregar el documento creado a la lista, presionar el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior del formulario. Vemos que se agrega inmediatamente a la lista, mostrando los siguientes datos: Fecha del Documento creado, Código del Documento, Referencia, Saldo Debe y Saldo Haber. De tener Observaciones El documento, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones . o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al Documento, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. Manual de Entrenamiento del Participante 215 · Una vez agregado el documento a la lista, presionar el Botón Procesar Pasando el Documento de Status Elaboración a Estatus Pendiente. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. . que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Documento de Cuentas por Cobrar, repita la operación antes descrita. Nota: Ø Ø Los Status que puede tomar un Documento de Cuentas por Cobrar son: Elaboración, Pendiente y Cancelado. El botón , permite cambiar datos del Documento generado: o Presionar el Botón Editar de la Barra de tareas. o Los datos que permite modificar son: La fecha de vencimiento del documento, el Grupo de Cuentas por Cobrar, el Vendedor. o Una vez realizado los cambios necesarios, presionar el Botón Guardar ubicado en la barra de Tareas. 8.8 Registrar Cobros. En esta sección veremos como registrar el cobro de un Documento de Cuentas por Cobrar generado en la sección anterior. Manual de Entrenamiento del Participante 216 Para registrar un Recibo de Ingreso, en la pantalla principal haga clic en la opción Cobro del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+C, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · Si no hay Cobros registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o · Si hay Cobros registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o Nº: Se refiere al número de recibo de ingreso. o FECHA: la fecha del día actual. o Status Elaboración. o Fiscal: Número de control fiscal si lo tiene. o Seleccione el Cliente (Código), hacer Clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes. Seleccione: Código: 2 Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente. TIPS: Si el cliente no esta registrado en el sistema, puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el 99999. · o Seleccione la Caja, editando el código de la Caja Principal o abierta o presionando la Tecla F2, para activar el Buscador de Caja. o Seleccione el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: CODIGO: 2000 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Una vez seleccionado el Cliente, se cargan en la lista de la sección información del cliente, los documentos pendientes del cliente. Mostrando por cada documento, el Número y Código del Tipo del Documento, Fecha de Emisión y Vencimiento y Saldo. Manual de Entrenamiento del Participante 217 Al seleccionar uno de los documentos, en el cuadro de texto ubicado en la parte inferior de la lista, se muestra la Descripción del tipo de documento. También, se muestra el monto total que adeuda el cliente a la empresa. · De tener Observaciones el Recibo de Ingreso, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones . o Se tiene un botón Observaciones. El cual permite agregar observaciones al Recibo de Ingreso, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones. De esta manera, seguimos la secuencia en esta pantalla: Ahora, procedamos a realizar el cobro de parte de la factura que adeuda el cliente: · Se puede realizar el cobro de diferentes maneras: Manual de Entrenamiento del Participante o o 218 Seleccione el documento de la lista y luego presione la tecla Enter. Otra Opción es seleccionar el documento y hacer clic en el botón , de este modo se coloca hacia la derecha el documento seleccionado en la lista Detalles del Recibo. Seleccionar los documentos o el documento que el Cliente va a cancelar. Una vez seleccionado los documentos que el Cliente va a cancelar y ubicados en Detalles de recibo presionando la tecla enter o presionando el Botón , presionar el botón Procesar , pasando el Recibo de Ingreso de Status de Elaboración a Status Por Cobrar. o Luego, Se activa la Página de Cobro, realizar el siguiente procedimiento para cancelar: § Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago, que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente: § Para seleccionar el Código de la Forma de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Forma de Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago. Seleccionar Forma Pago: 1- Efectivo. § § § § § § El Monto del Cobro se muestra automáticamente, después de haber seleccionado la forma de pago. El Código del Banco del cual se emite el documento que avala el cobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Para el ejemplo esta opción no se edita. De tener observaciones la forma de pago, es decir, Número del Cheque, Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de texto Referencia. Si el cobro que se recibe en la caja es mayor al monto que representa la factura el usuario debe registrar en el cuadro de texto Efectivo directamente, el monto real que recibe en dinero, calculando el sistema el cambio (Diferencia de lo recibido y el monto de la factura) que se debe entregar al cliente. Si el Cobro se llevará a cabo, una parte con Cheque o Tarjeta de Crédito, y otra con Efectivo, el sistema registra de forma automática en el cuadro de texto Total a Cobrar, el monto adeudado a pagar en efectivo. De tener Observaciones el Cobro, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones § . Para Eliminar una forma de pago de la lista de cobro, hacer sobre el botón Eliminar Detalle la lista. , de esta manera queda eliminado de Manual de Entrenamiento del Participante § En el caso de ser el pago con cheque, se puede imprimir el cheque, presionando el Botón Imprimir inferior de la Página de cobro. § 219 , ubicado en la parte Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar , inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro de procesar el Cobro? No podrá modificarlo Luego. Presionamos el Botón SI, Terminando así con el proceso y el Recibo de Pago pasa a Status Procesado. Otra manera de Realizar el cobro es la siguiente: · Supongamos que el Cliente quiere abonar una cantidad de Efectivo, pero como el cliente tiene varias facturas pendientes, no sabemos cuantas podrá cancelar, veamos: Como se observa en la figura anterior, el cliente tiene una deuda de 63,375.04 Bs, pero el trae un cheque de 20,000Bs para abonar a esa deuda, el procedimiento para registrar el abono es el siguiente: o Presionar el Botón Cobro , y nos muestra la Pantalla de Monto Sugerido para Cancelar, donde debemos introducir el total de Dinero que se va a abonar a la deuda, editamos 7000, presionar el Botón Aceptar , en caso de querer salir sin registrar el monto presionar el Botón Salir . Manual de Entrenamiento del Participante o 220 Si presionamos el Botón Aceptar , inmediatamente el toma todas las facturas que se pueden cancelar con el monto abonado y las coloca en la lista de Detalles de Recibo, tomando como referencia la fecha de las facturas pendientes, es decir, el va tomando las facturas mas viejas hasta las mas nuevas, quedando pendiente por facturar solo una factura, como se muestra en la siguiente figura: Total a cobrar: 20,000.00 Total Deuda: 43,375.04 o o Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar , inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro de procesar el Documento? No podrá modificarlo Luego. Presionamos el Botón SI, activándose así la Página de Cobro, pasando el Recibo de Ingreso de Status de Elaboración a Status Por Cobrar. § Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago, que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente: § Para seleccionar el Código de la Forma de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Forma de Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago. Seleccionar Forma Pago: 2- Cheque y presionar la Tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante § § 221 El Monto del Cobro se muestra automáticamente, después de haber seleccionado la forma de pago. El Código del Banco del cual se emite el documento que avala el cobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Seleccionar Código : 1 Banco Mercantil. § § § § § De tener observaciones la forma de pago, es decir, Número del Cheque, Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de texto Referencia. Editar el Número de Cuenta del Cliente en el Banco. Si el cobro que se recibe en la caja es mayor al monto que representa la factura el usuario debe registrar en el cuadro de texto Efectivo directamente, el monto real que recibe en dinero, calculando el sistema el cambio (Diferencia de lo recibido y el monto de la factura) que se debe entregar al cliente. Si el Cobro se llevará a cabo, una parte con Cheque o Tarjeta de Crédito, y otra con Efectivo, el sistema registra de forma automática en el cuadro de texto Total a Cobrar, el monto adeudado a pagar en efectivo. De tener Observaciones el Cobro, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones § . Para Eliminar una forma de pago de la lista de cobro, hacer sobre el botón Eliminar Detalle la lista. § § , de esta manera queda eliminado de Se puede imprimir el cheque, presionando el Botón Imprimir ubicado en la parte inferior de la Página de cobro. , Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar , inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro de procesar el Cobro? No podrá modificarlo Luego. Presionamos el Botón SI, Terminando así con el proceso y el Recibo de Ingreso pasa a Status Procesado. Ahora, procedamos a realizarle una NOTA DE CREDITO POR PRONTO PAGO al documento: Manual de Entrenamiento del Participante · · · · · 222 Cliente : 2 Vendedor: 2000 Tiene un Saldo Pendiente de 1,744.00 Pasamos el Documento a detalle del Recibo, seleccionando el Documento y presionar la tecla Enter o seleccionando el documento y presionar el Botón . Hacer clic en el botón N/C colocado a la derecha de la lista. El sistema emite un mensaje donde se pregunta ¿Desea generar un Abono al Documento? Se nos presenta, la pantalla de Nota de Crédito: o Nro: Se refiere al número de Identificación de la Nota de Crédito. o Fecha: Se refiere a la fecha actual del sistema. o Nro Fiscal: Se refiere al número de identificación para control fiscal. o Serie: Identificación de serie de la Nota de Crédito. o Nro Nota Fiscal: Se refiere al número de nota de Crédito Fiscal. o Muestra el Cliente al cual se le está realizando la nota de crédito por pronto pago, su Rif o CI y su Nombre. o o Status: Elaboración. Grupo: Cuentas por Cobrar. Manual de Entrenamiento del Participante 223 o Documento: Se refiere al Tipo de Documento que se va a generar, en el ejemplo es una Nota de Crédito por pronto pago, cuyo código es 54. o Comp. Ret.: Se refiere al número de comprobante de Retención del documento a crear. o Documento: Se refiere al Nro de Documento al cual se está haciendo referencia en el Recibo de Ingreso, en el ejemplo se está cancelando una Factura pendiente número 22. o Total: se refiere al monto total de la factura que se está cancelando. o Base: se refiere al monto base (sin IVA)de la factura que se está cancelando. o % Desc.: Se refiere al porcentaje de descuento que se le hará al cliente sobre el monto que adeuda. Para el ejemplo se hará un descuento del 5% sobre el monto adeudado (1,744.00). o Monto: Se refiere al monto total adeudado por el Cliente. o Subtotal: se refiere al total sin IVA del descuento realizado al cliente sobre el monto adeudado. o IVA: Se refiere al monto IVA del descuento realizado al cliente por pronto pago. o Total: Es el monto total que se descontará del monto adeudado por el Cliente. o Editar alguna observación sobre el documento de abono que está creando, de tenerlo. Manual de Entrenamiento del Participante o 224 Por último, presionar el Botón Procesar , el sistema emite las siguientes preguntas ¿Esta seguro de procesar el documento?, No podrá ser modificado luego y ¿Desea Imprimir el Documento? De esta manera nos queda la siguiente pantalla: : Reflejándose la Nota de Crédito, en el Detalle del Recibo del Formulario de Recibo de Ingreso: Siendo el nuevo monto adeudado: TIPS: La Nota de Crédito se carga por la columna del Debe, ya que disminuye el monto a pagar por el cliente. Como se dijo anteriormente, los cargos en las columnas dependen de la naturaleza del documento. o o o Procesamos el cobro,, inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro de procesar el Documento? No podrá modificarlo Luego. Presionamos el Botón SI, activándose así la Página de Cobro, pasando el Recibo de Ingreso de Status de Elaboración a Status Por Cobrar. Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago, que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista. El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente: Manual de Entrenamiento del Participante § § § § § § § 225 Para seleccionar el Código de la Forma de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Forma de Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago. Seleccionar Forma Pago: 1- Efectivo. El Monto del Cobro se muestra automáticamente, después de haber seleccionado la forma de pago. El Código del Banco del cual se emite el documento que avala el cobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Para el ejemplo esta opción no se edita. De tener observaciones la forma de pago, es decir, Número del Cheque, Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de texto Referencia. Si el cobro que se recibe en la caja es mayor al monto que representa la factura el usuario debe registrar en el cuadro de texto Efectivo directamente, el monto real que recibe en dinero, calculando el sistema el cambio (Diferencia de lo recibido y el monto de la factura) que se debe entregar al cliente. Si el Cobro se llevará a cabo, una parte con Cheque o Tarjeta de Crédito, y otra con Efectivo, el sistema registra de forma automática en el cuadro de texto Total a Cobrar, el monto adeudado a pagar en efectivo. De tener Observaciones el Cobro, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones § . Para Eliminar una forma de pago de la lista de cobro, hacer sobre el botón Eliminar Detalle la lista. § , de esta manera queda eliminado de En el caso de ser el pago con cheque, se puede imprimir el cheque, presionando el Botón Imprimir inferior de la Página de cobro. § · , ubicado en la parte Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar , inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro de procesar el Cobro? No podrá modificarlo Luego. Presionamos el Botón SI, Terminando así con el proceso y el Recibo de Pago pasa a Status Procesado. Para finalizar haga clic en el botón principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla Manual de Entrenamiento del Participante 226 Si se desea agregar otro Recibo de Ingreso, repita la operación antes descrita, tendiendo en cuenta si al mismo se el asociarán Notas de Crédito. Nota: El botón Generar Intereses sobre Documentos a Cancelar representado por una mano con un sobre , permite generar documentos con intereses de mora. Si desea generar Intereses por Demora: · Presionar el Botón , el sistema hace la siguiente pregunta: ¿Desea Generar el Documento por Intereses de mora?, presionar SI y luego la Tecla Enter. · Se muestra la pantalla de Intereses Generados: o Seleccionar la fecha hasta donde se van a generar los intereses por mora. o Seleccionar el Tipo de Documento. o Automáticamente se genera el Monto de Intereses. o Presionar el Botón Generar , si desea cancelar el proceso presionar el Botón Salir o · · El sistema muestra en Información del Cliente el Monto por intereses, debemos pasarlo a detalles de recibo para luego procesar. Ahora el monto a cancelar por el cliente es el monto adeudado + el monto generado por intereses. A partir de aquí se procede de la misma forma que los procesos anteriormente descritos. Manual de Entrenamiento del Participante 227 8.9 Transformación de Documentos. En esta sección veremos como un Documento de Cuentas por Cobrar puede desglosarse en varios documentos, es de gran utilidad cuando se tienen facturas y se desea dar prorroga de pagos al cliente. Para realizar una transformación de documento, en la pantalla principal haga clic en la opción Transformación de Documentos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+T, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Observamos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. · · Seleccione la página Lista, para ubicar el documento a Transformar, el modo de ubicar un registro en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará y buscará en la lista , seleccione Cliente. Luego haciendo uso del scroll (barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubique el cliente con Código 2. Ubicado el registro, haga clic en la página pantalla. Renglones, obteniendo la siguiente Los datos que se muestran acá, son los siguientes: Código, Nombre y Cédula del Cliente al cual pertenece el documento, Tipo y Número del documento que generó el Documento de Cuentas por Cobrar, Fecha de Elaboración, Fecha de Vencimiento, Status en el cual se encuentra, Monto Base, Tasa IVA aplicable, Grupo de Cuentas por Cobrar al cual va el Documento, Vendedor que realizó la transacción y Saldo del Documento. En la lista, se muestran los cargos y abonos realizados al documento. TIPS: Las Notas de Crédito, Notas de Crédito por Pronto Pago, Notas de Crédito Pago Promoción, Notas de Débito de CxC, Devoluciones en Ventas, Cheque Devuelto, entre otros, también se visualizan por esta pantalla, afectando el saldo del cliente. Manual de Entrenamiento del Participante 228 · Ahora, seleccione la pestaña Nuevos Datos, para realizar la transformación o refinanciamiento del Documento de Cuentas por Cobrar al cliente. · Proceda a registrar los siguientes datos: o El Tipo del documento por el cual se reformulara la Cuenta por Cobrar (Giros, pagares, Facturas, entre otros), para ello haga clic sobre la persiana Nuevo Tipo de Documento y en la lista de opciones seleccione: NUEVO TIPO DE DOCUMENTO: 1- FACTURA · Registrar el número de documentos que se desea generar, para el Ejemplo Desarrollado edite: Nro. De DOCUMENTOS A GENERAR: 5 · FECHA DE VENCIMIENTO INICIAL, un mes después de la fecha de emisión del documento. · DIAS DE VENCIMIENTO: 30 · TASA DE INTERES ANUAL: 2 % · GRUPO DE CUENTAS POR COBRAR: MAYORISTAS · MONTO INICIAL: Cuota inicial para cancelación. · TTIPO DE DOC. DE LA INICIAL: Giros o letras de cambio. · NÚMERO INICIAL DE LOS DOCUMENTOS GENERADO: 9029 · Por ultimo, se detalla el Tipo de Documento que cancelará él documento transformado o refinanciando, para el ejemplo seleccionar: TIPO DE DOCUMENTO DE CANCELACION: ANULACION DE DOCUMENTO · Para definir o desglosar la información anteriormente detallada y trasladarla a las filas de la lista de la derecha, haga clic en el botón Generar Documentos ubicado en la parte inferior de la página y de manera inmediata se especifica en la fila de la lista la siguiente información: Número del Documento, Fecha de Vencimiento y el Monto de cada uno de los documentos generados. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante · 229 Para procesar la Transformación o Refinanciamiento del Documento de Cuentas por Cobrar, haga clic en el botón Procesar . De forma inmediata el documento de cuentas por cobrar Transformado pasa del Status En Elaboración al status Cancelado, manteniéndose pendientes los documentos que genero el refinanciamiento. · Ahora, seleccione la página Lista, para consultar los documentos generados, el modo de ubicar los registros en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará y buscará en la lista , seleccione Cliente. Luego haciendo uso del scroll (barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubique el cliente con Código 239. En la lista se muestran los cinco documentos generados a partir de factura refinanciada. 8.10 Reportes. Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Inventario, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. En esta opción de Reporte de Cuentas por Cobrar, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de Manual de Entrenamiento del Participante 230 decisiones. Entre los reportes manejados se tienen: Antigüedad de Documentos, Vencimientos a Futuro, Estados de Cuentas a Clientes, Vencimiento de Documentos, Vencimiento Resumen, Documentos, Resumen de Documentos, Cobros, Abono a Documentos, Retenciones IVA. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. 8.12 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Cobrar. Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulo de cuentas por cobrar. Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, e estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. CERRAR EJERCICIO: Nos ubicamos en la pantalla principal haga clic en la opción Cerrar Ejercicio del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón Aceptar , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de cuentas por cobrar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón Salir . Manual de Entrenamiento del Participante 231 TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Cuentas por Cobrar. DOCUMENTOS EN LOTE: Nos ubicamos en la pantalla principal haga clic en la opción Documento en Lotes del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. En esta pantalla se puede realizar el proceso de generar un lote de documentos por cobrar a clientes. Debe seleccionarse de la persiana respectiva, el rango de clientes a los cuales se les generará el tipo de documento, Tipo de Documento a generar, Vendedor responsable del proceso y Grupo de cuentas por cobrar a donde irán estos documentos. Además, debe establecerse, el Número de Documento Inicial, Fecha de Elaboración, Fecha de Vencimiento, Sub_total, Monto IVA y Total. Luego, haga clic en el botón Generar Documentos. TIPS: Esta opción es muy útil, cuando se tiene que realizar cobros a un lote de personas y por un mismo monto. TRANSFERIR CUENTAS DE SISCUENTA: Manual de Entrenamiento del Participante 232 Nos ubicamos en principal haga clic Transferir Cuentas del Menú Utilitarios, menú principal de Cobrar. la pantalla en la opción de SisCuenta estando en el Cuentas por Con esta opción se puede importar registros de cuentas por cobrar generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema. Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, se presenta una pantalla donde se debe especificar el nombre del subdirectorio que contiene los registros que se desea transferir y el nombre de la empresa al cual corresponden estos registros. Además, se debe establecer si se mantendrán los códigos de los clientes. Después, hacer clic en el botón Transferir, comienza en ese momento el proceso de transferencia de los registros de cuentas por cobrar. De haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación de registros, hacer clic en el botón Salir, de cualquiera de las dos pantallas. CONSULTAR ESTADO DE CUENTA DE CLIENTES: Nos ubicamos en la pantalla principal haga clic en la opción Consultar estado de cuenta de clientes del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Cuentas por Cobrar. Esta pantalla permite hacer consultas rápidas del estado de solvencia en el que se encuentra el cliente determinado con solo suministrar el Rif/C.I. en la siguiente ventana o buscar al cliente a través de la tecla F2: Manual de Entrenamiento del Participante 233 Posteriormente aparecerá la información del estado de cliente, indicando si esta solvente o no. Para efectos de este ejercicio consulte al cliente nro 2: RECONSTRUIR SALDOS DE CLIENTES: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar el proceso de revisión y comparación de los documentos de cuentas por cobrar de los clientes, para actualizar el saldo de los mismos. Al acceder la pantalla de Reconstruir Saldos de Clientes, el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Desea Reconstruir el Saldo del Cliente?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No. Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, El proceso de Reconstrucción de Saldos de Clientes se completo satisfactoriamente. TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o transacción en una de las pantallas del sistema que tenga que trabajar con movimientos del cliente y ocurra un fallo de electricidad. JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. Manual de Entrenamiento del Participante 234 MODULO 9 MÓDULO DE CENTAS POR PAGAR Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Cuentas por Pagar. Contenido • Utilización de los comandos del módulo de Cuentas por Pagar. Duración Estimada • 1 horas. Referencia Habiendo realizado las transacciones de compras crédito a proveedores. Usted podrá llevar a cabo los cobros de las mismas desde este módulo, tomando en cuenta si el mismo tiene Notas de Crédito o Notas de Débito. Trabajo de Oficina El Módulo de Cuentas por Pagar permite entre otras cosas, Definición de Tipos de Documentos, Creación de Grupos de Cuentas por Pagar según las necesidades administrativas y contables de la empresa, Interacción automática de los documentos de compras a crédito a proveedores, Elaboración manual de documentos por pagar, pagos de documentos, Emisión de notas de débito, transformación de documentos, emisión e impresión de giros, Manejo de retenciones de impuestos sobre la renta e IVA. Para entrar al módulo de Cuentas por Pagar debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Cuentas por Pagar o pulsar directamente las teclas Alt+P colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de cuentas por pagar. 9.1 Configurar Cuentas por Pagar: La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Cuentas por Pagar, es configurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos y números de las entidades (Tipos de Documentos) y documentos a utilizar dentro del módulo de cuentas por pagar, para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Como lo muestra la siguiente imagen: Manual de Entrenamiento del Participante 235 Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados los datos): RECIBO DE PAGO: 713 NOTA DE DEBITO EMITIDA POR EL PROVEEDOR: 105 COMPROBANTE DE RETENCION: 45 RETENCION IVA: 2 Estos datos representan: ü La asignación correlativa por parte del sistema de los Números para los documentos de Pago, Notas de Debito, Comprobantes de Retención y Retenciones, Gastos, Programación de Pagos y Orden de Pago por Proveedor También, puede configurarse las siguientes opciones: ü ü El número que identifica a los Tipos de Documentos: Compra, Nota de Debito, Canc. Nota de Débito, Devolución, Pagos, Abonos y Retenciones de Impuesto Sobre la Renta. El Porcentaje de Retención (IVA). De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 236 De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. 9.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de Cuentas por Pagar: Los Tipos de Documentos de Cuentas por Pagar, deben tenerse definidos previamente a la generación de los documentos, pagos y Notas de Débito basadas en estos Tipos de Documentos predefinidos. Estos Tipos de Documentos se agregan por la opción Tipos de Documentos del menú Archivo, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Tipos de Documentos registrados, como lo muestra la pantalla: TIPS: El sistema trae configurados cierta cantidad de tipos de documentos de cuentas por pagar se sugiere al usuario, verificar la base de datos de los mismos, antes de realizar algún registró. Los datos mostrados respecto al Tipo de Documento representan: El Código y Descripción del documento, Abreviado del Nombre del Documento, Días de Vencimiento del Documento, la casilla de verificación Suma que esta activa, si el documento aumenta las Cuentas por Pagar. Cuando se registra un Tipo de Documento, también se solicita la verificación de si el Documento se registrará en el Libro de Compras, y por ultimo si el documento retiene Impuesto. Para registrar un Tipo de Documento, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Tipo de Documento, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante 237 La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado se tienen definidos los Tipos de Documentos mas utilizados en el módulo de Cuentas por Pagar. 9.3 Agregar Grupo de Cuentas por Pagar: Ahora procedamos a registrar los Grupos de Cuentas por Pagar, que indican en que categoría previamente preestablecida, se encuentra clasificada cada una de las Cuentas por Pagar generadas por las transacciones a crédito en compras. Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores que presenten una característica común. Por Ejemplo: Por zona, por forma o cantidad de distribución del producto que tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresa respecto al Proveedor, entre otras. Para Agregar un Grupo de Cuentas por Pagar, en la pantalla principal haga clic en la opción Grupos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+G, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en los cuadros de textos respectivos: , escriba los siguientes datos CODIGO: 1 DESCRIPCION: CXP PROVEEDORES La cuenta contable a la cual se cargan los montos de los documentos agrupados en este grupo, se dejará sin valor para el ejemplo desarrollado. Pulsar Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Herramientas de Operación. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los Grupos de Cuentas por Pagar utilizados por la empresa. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda. Manual de Entrenamiento del Participante 238 Si se desea agregar otro Grupo de Cuentas por Pagar, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Grupo de Cuentas por Pagar sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 9.4 Registrar y Consultar Tipos de Retenciones: Los Tipos de Retenciones, deben tenerse definidos previamente a la generación de documentos de retenciones a proveedores. Estos Tipos de Retenciones se agregan por la opción Tipos de Retenciones del menú Archivo, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Tipos de Retenciones registradas, como lo muestra la pantalla: TIPS: El sistema trae configurada cierta cantidad de tipos de retenciones se sugiere al usuario, verificar la base de datos de los mismos, antes de realizar algún registró. Los datos mostrados respecto al Tipo de Retención representan: El Código y Descripción del documento, Porcentaje de la Base Imponible que viene a ser el porcentaje del monto de la factura sobre el cual se aplicara la tasa de la retención, Porcentaje detalla la Tasa que aplica la Retención, Sustraendo es determinado por el tipo de Retención, al realizar el calculo del porcentaje de la tasa sobre el monto de la factura, el sistema resta automáticamente al resultado que se origine el monto del sustraendo y el total obtenido vendría a ser la retención definitiva; Manual de Entrenamiento del Participante 239 si el resultado obtenido es mínimo al sustraendo la retención no se procesa, la Base de Exención se debe colocar solo si la tasa de retención la contiene, indica cual debe ser el monto mínimo de la factura para calcular dicha retención, pero si no la estipula se calculara sobre cualquier monto, la casilla de verificación Persona Natural se debe activar con un clic en el caso de que la retención se aplique a personas naturales, la casilla de verificación Persona Residenciada se debe activar con un clic en el caso de que la retención se aplique a personas residentes, la casilla de verificación Tarifa 2 se debe activar con un clic en el caso de que la retención aplique la Tarifa 2. Para registrar un Tipo de Retención, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Tipo de Retención, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado se tienen definidos los Tipos de Retenciones mas utilizados en el módulo de Cuentas por Pagar. 9.5 Registrar Unidades Tributarias: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la Unidad Tributaria para una fecha específica. Para registrar el valor de una Unidad Tributaria, en la pantalla principal haga clic en la opción Unidad Tributaria, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+U, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el registro, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 9.6 Generación de Documentos de Cuentas por Pagar: En esta sección veremos una de las formas como se generan las cuentas por pagar. Procedamos a realizar una Compra a Credito a proveedor. Para realizar la Compra, seleccione la opción Compras del menú Módulos, estando en la pantalla principal de Compra pulsar directamente las teclas Ctrl+F o haga clic en la opción Compras a Proveedores del menú Movimientos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: NUMERO: 356 En FECHA la fecha del día actual. En Status Elaboración. Luego, en la persiana Cond. de Pago seleccionar Crédito. Manual de Entrenamiento del Participante 240 En Referencia, se debe editar el número del aval físico de la compra. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. La casilla de verificación Importación se activa cuando una Compra es configurada de importación. En el ejemplo desarrollado la compra la realizaremos a un proveedor nacional. Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. Seleccione: Código: 16 Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula del proveedor. Ahora, para seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. Luego, en los cuadros de texto Factura y Número Fiscal edite: FACTURA: 1236 Nro. FISCAL: 1236 Además, se muestra la página Compra a Crédito (Condición de Pago), en ese momento se solicita la Fecha de Vencimiento que representa la fecha en que vence el documento generado por la transacción a crédito, este dato debe ser editado en el cuadro de texto respectivo. El Tipo de Documento que generará la compra (pagaré, letras, factura, entre otros) y el Grupo de Cuentas por Pagar en el cual se clasifica la transacción a crédito debe seleccionarse, directamente en la persiana correspondiente; mostrándose automáticamente la Descripción del Tipo de Documento y del Grupo Cuentas por Pagar. Para el ejemplo desarrollado, edite: FECHA DE VENCIMIENTO: 19/09/2008 Y seleccione de las persianas: TIPO DE DOCUMENTO: 1- FACTURA. GRUPO DE CUENTA: 1- CXP PROVEEDORES Para hacer efectiva la operación de registro de las condiciones de la compra a crédito, hacer clic en el botón . Manual de Entrenamiento del Participante 241 Los productos que constituirán la compra, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón ese momento, se abre una fila en la lista de productos. , en Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Sin Embargo, para el ejemplo desarrollado, basaremos la compra en un presupuesto elaborado anteriormente. Por lo cual realizaremos una operación de importación de Productos, haga clic al botón , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual se importarán los productos que pertenezcan al presupuesto elaborado a priori, sin embargo, puede importarse cualquier otro documento (Prefactura, Factura, Compra, Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Traslado entre Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos). El modo de operación es el siguiente se debe hacer clic en la persiana Empresa, escoger la empresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productos que formaran parte de la Compra, en nuestro caso seleccionar: EMPRESA: GAHMA SOFT, C.A. Luego seleccionar el tipo de documento a importar. TIPO DE DOCUMENTO: Presupuesto. Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estas opciones son las siguientes: ü ü ü ü ü ü Pueden necesitarse los documentos que estén ubicados en un periodo específico. Para ello, colocar el rango de fecha que delimita el periodo, en los cuadros de texto Desde y Hasta de Rango de Fechas. En caso, de necesitarse documentos que estén en una numeración determinada, coloque el rango de los números en los cuadros de texto Desde y Hasta de Número de Documento. Existe la opción de mostrar los documentos que estén en un Status determinado, para ello hacer clic en la persiana Status y escoger de la misma el valor solicitado. Si se desea obtener información de los documentos relacionados con el proveedor de la Compra que se esta realizando, hacer clic en la casilla de verificación Proveedor, En caso de desear importar productos de un documento, con los precios de dichos productos, actualizados al valor que presentan en el inventario actual, seleccionar la casilla de verificación Reestablecer precios. Además, puede aplicarse un factor multiplicador específico. Otra opción es buscar el documento desde un archivo, para lo cual se selecciona la casilla de verificación Archivo y se hace clic en el botón que tiene tres puntos Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto. Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer clic en el botón Seleccionar de este modo las filas de la lista documento se llenan, con los documentos que cumplieron con la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datos que se muestran respecto a los mismos son Número, Fecha y Cliente/Proveedor según sea el caso. Al hacer clic sobre la fila de cada documento, los productos que pertenecen a cada documento pueden ser visualizados en la lista renglones del documento, respecto a cada producto se muestran los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto Manual de Entrenamiento del Participante 242 como potencial elemento para la Compra, Código, Cantidad, Almacén, Existencia, Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del Producto. En la parte inferior de la lista renglones del documento se puede visualizar dos cuadros de texto, donde se colocan respectivamente el Descripción y Observación del producto seleccionado en la lista. Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentos seleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con la condición de filtrado. De no estar conforme con la operación de selección de productos desde los documentos, puede revertirse el proceso, haciendo clic en el botón . Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten seleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar Todos, seleccionar el botón , desmarcar todos los productos para no agregarlos a la Compra hacer clic en el botón y por último importar el documento productos seleccionados en el botón con los . El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista documento, él que desea importar, ubique el presupuesto: NUMERO: 2 Luego se marcan los productos que formaran parte de la Compra que se esta realizando (Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón y por último hacer clic en el botón , de este modo, se colocan en la lista de productos de la página Renglones de la pantalla Compras, los productos seleccionados. Estando en la pantalla de Compra, puede realizar las modificaciones necesarias a los datos importados e inclusive volver a importar otros productos de documentos ya elaborados. Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cada producto). CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA del producto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo. Para el ejemplo se tienen: CANTIDAD: 200 PRECIO: 250,00 MONTO NETO: 50.000,00 Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Compra se muestran automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario. De tener la compra otros cargos edítelos en el cuadro de texto Otros cargos. Estos pueden ser pagos por fletes, gastos administrativos, entre otros. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto. El factor multiplicador varía cuando se definen compras de importación. Por defecto, viene en 1.000000. Manual de Entrenamiento del Participante 243 De tener la Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, al igual que de tener Observaciones la Compra, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación de la Compra, para el ejemplo coloque: Compra basada en el presupuesto NÚMERO: 2 Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . Para salir de la . En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la compra, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán como ejercicio para el usuario, en la elaboración de otras compras. Una vez, agregados los productos que conformarán la Compra y teniendo configurados los datos de la página Renglones y Compra/Crédito, se procede a Procesar la Compra a Crédito como esta registrada completamente, además, contiene productos que no trabajan con seriales y el módulo de Compras no está integrado con el módulo de Contabilidad, se procesa, haciendo clic en el botón , quedando la Compra en el status Procesada. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 244 Ahora, regresemos a la pantalla de Documentos del Módulo de Cuentas por Pagar, en la pantalla principal haga clic en la opción Documentos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+D, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Ahora, seleccione la página Lista, el modo de ubicar un registro en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará y buscará en la lista , seleccione Fecha. Luego haciendo uso del scroll (barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubíquese en la última fila, que es la que corresponde al Documento de Cuentas por Pagar que se generó por la Compra a Crédito al Proveedor. Ubicado el registro, haga clic en la página Renglón, obteniendo la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 245 Los datos que se muestran acá, son los siguientes: Código, Nombre y Cédula del Proveedor al cual pertenece el documento, Tipo y Número del documento que generó el Documento de Cuentas por Pagar, Fecha de Elaboración , Fecha de Vencimiento, Status en el cual se encuentra, Monto Base, Tasa IVA aplicable, Grupo de Cuentas por Pagar al cual va el Documento, Vendedor que realizó la transacción y Saldo del Documento. En la lista, se muestran los cargos y debitaciones realizadas al documento. Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. TIPS: Las Notas de Débito, Notas de Débito de CxP, entre otros, también se visualizan por esta pantalla, afectando el saldo de la empresa respecto al proveedor. Existen otros dos tipos de Status que pueden adquirir los Documentos de Cuentas por Pagar. Cancelado y en Elaboración. Ver Ayudas de CONFÍA. Cuando se trata de Tipos de Documentos que suman a los Documentos de Cuentas por Pagar, el saldo del documento se carga por la columna del Haber (Factura, Notas de Crédito CxP), en caso, contrario, si se trata de Tipos de Documentos que no suman (disminuyen) a los Documentos de Cuentas por Pagar, el saldo del documento se carga por la columna del Haber (Notas de Débito). TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Documentos de Cuentas por Pagar sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 9.7 Registrar Pagos: En esta sección veremos como registrar el pago de un Documento de Cuentas por Pagar generado en la sección anterior. Para registrar un Recibo de Egreso, en la pantalla principal haga clic en la opción Pago del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: NUMERO: 713 En FECHA la fecha del día actual. En Status Elaboración. Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. Seleccione: Código: 86 Manual de Entrenamiento del Participante 246 Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula del proveedor. Además, se cargan en la lista de la sección información del proveedor, los documentos pendientes del proveedor. Mostrando por cada documento, el Número y Código del Tipo del Documento, Fecha de Emisión y Vencimiento y Saldo. Al seleccionar uno de los documentos, en el cuadro de texto ubicado en la parte inferior de la lista, se muestra la Descripción del tipo de documento. También, se muestra el monto total que adeuda el cliente a la empresa. Ahora, para seleccionar el Cobrador (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores (Cobradores para este caso). Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del cobrador, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. De tener Observaciones el Recibo de Egreso, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del Recibo, para el ejemplo coloque: Este Pago se le generó la nota de Débito Nro. 126 Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón sobre el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic . De esta manera, seguimos la secuencia en esta pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 247 Ahora, procedamos a realizar el pago de parte de la factura que se adeuda al proveedor, seleccione el documento de la lista y luego pulse la tecla Enter, de este modo se coloca el documento con su saldo total en la lista. TIPS: Si del proveedor se tienen varios documentos, puede hacer uso del botón que indica hacia la derecha, para agregar todos los documentos al recibo y viceversa, para quitar documentos a la lista Detalles del Recibo, hacer clic en el botón de la flecha que indica hacia la izquierda . Vemos que automáticamente, el documento se traslada a la lista de la sección Detalles del Recibo., mostrando por cada documento, el Número y Código del Tipo del Documento, y el saldo se carga por la columna Debe, esto depende de la naturaleza contable del documento, en este caso, por ser una factura de pago, disminuye las cuentas por pagar, se coloca por la columna del Debe. En MONTO dejar el valor por defecto. Esto significa que la empresa esta abonando este monto al documento de cuentas por pagar, que le adeuda al proveedor. Ahora, procedamos a realizarle una NOTA DE DEBITO al documento, para ello haga clic en el botón N/D colocado a la derecha de la lista. El sistema emite un mensaje donde se pregunta ¿Desea generar una Nota de Débito al Documento? Se nos presenta, la pantalla de Nota de Débito, donde se solicita el Tipo de Documento, Porcentaje que se tomara del monto total del documento para crear la Nota de Crédito o monto total de la Nota de Crédito directamente. Los demás datos que se muestran son: Número de la Nota de Débito, Fecha de Elaboración, Status, Código, Nombre y Cédula del Proveedor, Grupo de Cuentas por Pagar a la cual va el documento, Número y Monto del Documento asociado, Monto IVA (de tenerlo), Para el ejemplo Desarrollado, edite: Seleccione de la persiana Documento Descripción: NOTA DE DEBITO Manual de Entrenamiento del Participante 248 El porcentaje en este caso es del 10% En el cuadro de texto TOTAL se muestra: TOTAL: 256.39. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón , el sistema emite las siguientes preguntas ¿Esta seguro de procesar el documento?, No podrá ser modificado luego y ¿Desea Imprimir el Documento? De este modo se procesa la Nota de Débito. De esta manera nos queda la siguiente pantalla: Ahora, regresamos a la pantalla de Pago: Manual de Entrenamiento del Participante 249 Hasta acá, ya hemos elaborado el recibo de egreso. TIPS: La Nota de Débito se carga por la columna del Haber, ya que disminuye el monto a pagar al Proveedor. Como se dijo anteriormente, los cargos en las columnas dependen de la naturaleza del documento. Procedamos a procesar el Documento de Egreso (recibo), haga clic en el botón . De este modo el recibo queda en status Por Pagar y se visualiza la pantalla de Pago: En esta página, Seleccionar el botón , que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista. Manual de Entrenamiento del Participante 250 El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente: ü Para seleccionar el Código de la Forma de Cobro (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Forma de Cobro de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago solicitada, nuestro ejemplo seleccionar: Forma Pago: 2.- Cheque. ü El Monto del Pago: Monto: 2307.50 ü El Código del Banco del cual se emite el documento que avala el cobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Para el ejemplo desarrollado seleccione: BANCO: 1-MERCANTIL ü De tener observaciones la forma de cobro, es decir, Número del Cheque, Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de texto Referencia. REFERENCIA: Nro. 330-1184654 Al igual que de tener Observaciones el Pago, hacer sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del Pago; para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón • . Para . Una vez, agregados los asientos que conformarán el Pago, se procede a Procesar el mismo, haciendo clic sobre el botón ingreso en el status Procesado. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. , queda el recibo de que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Recibo de Egreso, repita la operación antes descrita, tendiendo en cuenta si al mismo se el asociarán Notas de Debito. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Pago sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. Manual de Entrenamiento del Participante 251 9.8 Transformación de Documentos: En esta sección veremos como un Documento de Cuentas por Pagar puede desglosarse en varios documentos, es de gran utilidad cuando se tienen facturas por pagar y se solicitan prorrogas de pagos al proveedor. Para realizar una transformación de documento, en la pantalla principal haga clic en la opción Transformación de Documentos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Ahora, seleccione la página Lista, para ubicar el documento a Transformar, el modo de ubicar un registro en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará y buscará en la lista , seleccione Proveedor. Luego haciendo uso del scroll (barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubíque el cliente con Código 101 Ubicado el registro, haga clic en la página Renglones, obteniendo la siguiente pantalla: Los datos que se muestran acá, son los siguientes: Código, Nombre y Cédula del Proveedor al cual pertenece el documento, Tipo y Número del documento que generó el Documento de Cuentas por Pagar, Fecha de Elaboración , Fecha de Vencimiento, Status en el cual se encuentra, Monto Base, Tasa IVA aplicable, Grupo de Cuentas por Pagar al cual va el Documento, Vendedor que realizó la transacción y Saldo del Documento. En la lista, se muestran los cargos y debitaciones realizadas al documento. TIPS: Las Notas de Débito, Notas de Débito de CxP, entre otros, también se visualizan por esta pantalla, afectando el saldo de la empresa respecto al proveedor. Manual de Entrenamiento del Participante 252 Ahora, seleccione la página Nuevos Datos, para realizar la transformación o refinanciamiento del Documento de Cuentas por Pagar al Proveedor. Proceda a registrar los siguientes datos: El Tipo del documento por el cual se reformulara la Cuenta por Pagar (Giros, pagares, Facturas, entre otros), para ello haga clic sobre la persiana Nuevo Tipo de Documento y en la lista de opciones seleccione: NUEVO TIPO DE DOCUMENTO: FACTURA Ahora, registrar el número de documentos que se desea generar, para el Ejemplo Desarrollado edite: Nro. DE DOCUMENTOS A GENERAR: 5 FECHA DE VENCIMIENTO INICIAL, un mes después de la fecha de emisión del documento. DIAS DE VENCIMIENTO: 30 TASA DE INTERES ANUAL: 5 % GRUPO DE CUENTAS POR COBRAR: PROVEEDORES EXTERIOR NÚMERO INICIAL DE LOS DOCUMENTOS GENERADO: 93. Por ultimo, se detalla el Tipo de Documento que cancelará él documento transformado o refinanciando, seleccionar: TIPO DE DOCUMENTO DE CANCELACION: ANULACION DE DOCUMENTO Para definir o desglosar la información anteriormente detallada y trasladarla a las filas de la lista de la derecha, haga clic en el botón Generar Documentos ubicado en la parte inferior de la página y de manera inmediata se especifica en la fila de la lista la siguiente información: Número del Documento, Fecha de Vencimiento y el Monto de cada uno de los documentos generados. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 253 Para procesar la Transformación o Refinanciamiento del Documento de Cuentas por Pagar, haga clic en el botón . De forma inmediata el documento de cuentas por cobrar Transformado pasa del Status En Elaboración al status Cancelado, manteniéndose pendientes los documentos que genero el refinanciamiento. Ahora, seleccione la página Lista, para consultar los documentos generados, el modo de ubicar los registros en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará y buscará en la lista , seleccione Proveedor. Luego haciendo uso del scroll (barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubique el proveedor con Código 88. En la lista se muestran los cinco documentos generados a partir de factura refinanciada. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Transformación de Documentos sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 9.9 Registrar Retenciones de Impuesto Sobre la Renta: En esta opción se puede Agregar Retenciones de Impuesto sobre la Renta. Para Registrar una Retención, en la pantalla principal haga clic en la opción Nota de Débito, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+R, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos Manual de Entrenamiento del Participante para editar los datos de 254 la Retención, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el proceso de registrar una Retención es similar al registro de Notas de Crédito y Notas de Débito, lo que cambia es la naturaleza de Documento. Por lo cual se explica lo siguiente: Para registrar una retención a un Proveedor, el sistema genera el Código del documento de Retención y la Fecha de Emisión. Luego, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. El usuario debe establecer el Tipo de Retención que se le aplicara al Proveedor, por lo tanto debe seleccionar de la persiana correspondiente el Tipo de Retención. Una vez registrado el Tipo de Retención se muestra automáticamente el porcentaje que aplica el cálculo de la Retención seleccionada. Continuamente se debe especificar el Monto y Número de la Factura en el cuadro de texto correspondiente, al editarse el Monto de la Factura el sistema procede a registrar automáticamente el Monto Base que viene a ser el monto total de la factura sobre el cual se calculara la retención, la Base Imponible representa el porcentaje o la parte del monto de la factura sobre el cual se aplicara la tasa de retención y el Sustraendo es estipulado por el tipo de Retención, al realizar el calculo del porcentaje de la tasa sobre el monto de la factura, el sistema resta automáticamente al resultado que se origine, el monto del sustraendo menos el total obtenido vendría a ser la retención definitiva; si el monto del resultado obtenido es mínimo al sustraendo la retención no se procesa. El sistema permite que se procesen varias Retenciones en un mismo Comprobante, para ello haga clic sobre el botón de Generar Nueva Retención y automáticamente se presenta el formato disponible para registrar una nueva, sin permitir que se modifiquen los datos de Código y Fecha de emisión del documento, así como los datos del Proveedor. Este es el proceso de registro de una Retención de Impuesto sobre la Renta 9.10 Enterar Retenciones: Para Enterar las Retenciones de ISLR a una entidad bancaria especifica, el usuario debe seleccionar el Banco donde serán depositadas dichas Retenciones, para ello haga clic y sobre la persiana correspondiente y seleccione al Banco a Enterar. En la pantalla se presentan dos secciones: La sección de Pendiente es acá donde se detallan todas las Retenciones que se encuentran pendientes pon Enterar y la Sección de Enteradas es aquí donde se ubican las Retenciones que serán Enteradas a la Entidad Bancaria. Si la empresa decide Enterar todas las Retenciones que se encuentran pendientes debe trasladarlas a la Sección de Enteradas, para ello haga clic sobre el botón Pasar todas las Retenciones a Enterar, identificado con unas flecha que señala hacia el lado derecho, una vez aplicado el paso anterior todas las retenciones pasan a la Sección de Enteradas. Si por el contrario, la Empresa decide enterar solo parte de las Retenciones detalladas en la Sección de Pendientes el usuario debe hacer un doble clic sobre cada una de las retenciones que serán canceladas y de esta forma se trasladan cada una a la Sección de Enteradas. Si por error el usuario traslada todas las retenciones para ser enteradas y desea retornarlas nuevamente a la Sección de Pendientes solo debe hacer clic sobre el botón Devolver todas las Retenciones Enteradas, identificado con una flecha señalando al lado izquierdo y de esta forma se trasladan a su Sección de Destino. Manual de Entrenamiento del Participante 255 Al ubicar una Retención en cualquiera de los renglones, se describe el nombre del proveedor al cual corresponde la Retención en el cuadro de texto ubicado en la parte inferior de la Sección de Pendientes. El monto que constituyen las retenciones pendientes se detalla en el cuadro de texto Total Pendientes y el Monto que comprenden las retenciones ubicadas en la Sección Enteradas se describe en el cuadro de texto Total Enterar. Para procesar el Documento el usuario debe pulsar un clic sobre el botón , en ese momento el sistema pregunta ¿Desea Procesar el Pago de las Retenciones?, el usuario debe hacer clic al botón Si de desear procesarlas o en caso contrario al botón No. Las Retenciones Enteradas se detallan en la opción Reporte de Retenciones Varias del Menú Reportes del Modulo de Cuentas por Pagar. 9.11 Registrar Nota de Débito: En esta opción se puede Agregar Notas de Débito. Para Registrar una Nota de Débito, en la pantalla principal haga clic en la opción Nota de Débito, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos de la Nota de Débito, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el proceso de registrar una Nota de Débito por esta opción es el mismo que se llevo a cabo en la sección anterior, lo que cambia es la naturaleza de la Nota de Débito. 9.12 Registrar Relación de Gastos: Para registrar un Gasto, en la pantalla principal de Cuentas por Pagar haga clic en la opción Relación de Gastos del Menú Movimientos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: Numero: 3 En FECHA la fecha del día actual. En Status Elaboración. Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores. Seleccione: Manual de Entrenamiento del Participante 256 Código: 51 Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula del proveedor. También para seleccionar Responsable (código), haga clic en el cuadro de texto y pulse la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores (Responsables para este caso). Seleccione: Código: 15 Una vez, seleccionado el código del responsable, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor. El siguiente dato que se muestra es Caja, para seleccionar la caja que va a realizar el pago del gasto haga clic en el cuadro de texto y pulse la tecla F2, de este modo se obtendrá el buscador de cajas. Una vez, seleccionado el código de la caja, pulsar la tecla Enter, automáticamente se mostrara la descripción y el monto en efectivo que tiene disponible la caja seleccionada. También se debe seleccionar el número del documento CxP que se va a cancelar, haciendo clic en el cuadro de texto Factura y pulse la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de documentos, donde se mostraran los documentos que se tienen pendiente con el proveedor seleccionado anteriormente. Seleccione: Numero: 124 Una vez, seleccionado el número del documento, pulsar la tecla Enter y automáticamente se mostrara los siguientes montos del documento: Subtotal: 150 Monto Base: 150 Iva: 13.50 Total: 163.50 Para procesar el pago del gasto el usuario debe pulsar un clic sobre el botón , en ese momento el sistema pregunta ¿Desea Procesar el Pago de las Retenciones?, el usuario debe hacer clic al botón Si de desear procesarlas o en caso contrario al botón No. Las Relaciones de Gastos se detallan en la opción Reporte de Relación de Gastos del Menú Reportes del Modulo de Cuentas por Pagar. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 257 9.13 Programación de Pagos: En esta sección podremos programar los pagos que se realizaran en determinado periodo. Para registrar una Programación de Pagos, en la pantalla principal de Cuentas por Pagar haga clic en la opción Programación de Pagos del Menú Movimientos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado Orden: 1 En FECHA la fecha del día actual. En Status Elaboración. Luego debe seleccionar el rango de fecha en la que se va a realizar la programación, haciendo clic en el cuadro de texto Fecha Inc., pulsar enter y luego hacer clic en el siguiente cuadro de texto Fecha Fin. Los documentos que constituirán la Programación de Pago, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , en ese momento se pulsa la tecla F2 y se abre la lista de documentos CxP que están pendiente por pagar. De esta manera el usuario puede seleccionar el documento que desea incluir en dicha programación, pulsa la tecla enter y automáticamente se mostraran los datos del documento seleccionado. Si se desea agregar otro Documento, repita la operación antes descrita. De tener Observaciones la Programación de Pago, hacer sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del Pago; para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título Manual de Entrenamiento del Participante 258 puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . . En la sección de datos del Documento, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al producto con respecto a la Programación, el proceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente. Para procesar el pago del gasto el usuario debe pulsar un clic sobre el botón , en ese momento el sistema pregunta ¿Desea Procesar el Pago de las Retenciones?, el usuario debe hacer clic al botón Si de desear procesarlas o en caso contrario al botón No. Las Relaciones de Gastos se detallan en la opción Reporte de Relación de Gastos del Menú Reportes del Modulo de Cuentas por Pagar. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. 9.14 Control de Caja Chica: 9.14.1 Registrar Tipos de Documentos de Caja Chica: Los Tipos de Documentos de Caja Chica, deben tenerse definidos previamente a la generación de los documentos, pagos y Notas de Débito basadas en estos Tipos de Documentos predefinidos. Manual de Entrenamiento del Participante 259 Estos Tipos de Documentos se agregan por la opción de Control de Caja Chica, Tipos de Documentos del menú Movimiento en la pantalla principal de Cuentas por Pagar. Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Tipos de Documentos registrados, como lo muestra la pantalla: Los datos mostrados respecto al Tipo de Documento representan: El Código y Descripción del documento, Cuenta Contable y si el documento va afectar algún centro de costo. Cuando se registra un Tipo de Documento, también se solicita la verificación de si el Documento va a tener la condición de vale, si se registrará en el Libro de Compras y por ultimo si el documento afecta la contabilidad. Para registrar un Tipo de Documento, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Tipo de Documento, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. 9.14.2 Registrar Caja Chica: En el ejemplo desarrollado, se tiene creada la caja chica. La cual mantiene registro de los siguientes datos como lo muestra la pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 260 Procedamos a registrar una Caja, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar, menú movimiento haga clic en la opción Control de Caja Chica, seguidamente hacer clic en la opción Caja Chica. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: Nro. CAJA: 1 DESCRIPCION: Caja Chica. MONTO DE LA CAJA: 1,500.00 El campo de Monto de Reposición es el monto mínimo que debe tener la caja para hacer el proceso de reposición, el cual se puede especificar en monto o en porcentaje. El campo de Saldo de Caja solo realiza la operación de consulta del saldo disponible que va quedando a medida que se le vaya dando movimiento a la caja chica. CORRELATIVOS DE VALE: 1 CUENTA CONTABLE: 1.1.1.1.01.004 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 261 Si se desea agregar otra caja, repita la operación antes descrita. 9.14.3 Registrar Movimientos de Caja Chica: El registro de Movimientos de Caja chica es el día a día del módulo Control de Caja Chica. Elaboremos un movimiento de caja chica, para ello en la pantalla principal haga clic en la opción Control de Caja Chica del Menú Movimientos, opción Caja Chica estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos de la caja a la cual pertenece el movimiento, para el ejemplo a desarrollar, seleccione Caja Chica. Luego, haga clic en el Botón . En la sección de Movimientos, se tiene una lista, a la cual se añaden los Movimientos que pertenecen a la caja seleccionada, haga clic en el Botón , que se encuentra en la parte inferior de la lista y se abre una fila en la lista de Movimientos, para incluir el movimiento. El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Movimientos, es el siguiente: La Fecha es colocada automáticamente. Para el Tipo de Documento hacer clic sobre la columna Tipo Documento de la fila vacía y seleccionar de la persiana el Número 1. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipos de Documentos. Los demás datos, deben ser editados en los cuadros de texto respectivos: Nro. Documento: 12365 Nro. Fiscal: 12365 Rif del Proveedor: V-05364681-2 Nombre del Proveedor: INKASA INVERSIONES Monto Exento: 0.00 Monto Base: 265.00 Monto Iva: 23.85 Monto Total: 288.85 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. Veamos que la pantalla nos muestra, la siguiente información: Manual de Entrenamiento del Participante 262 En la parte inferior derecha se muestra el Total del Gasto y automáticamente ese monto se disminuye en el Campo Saldo Actual. 9.14.4 Registrar Reposición de Caja Chica: Para registrar una Reposición de Caja Chica, en la pantalla principal haga clic en la opción Control de Caja Chica del Menú Movimientos del Modulo Cuentas por Pagar, opción Reposición de Caja Chica. Seguidamente se debe seleccionar la caja a la cual se desea realizar la reposición, luego se selecciona el banco del cual saldrá el dinero a reponer y se escribe el número del cheque. Vemos que automáticamente en la lista se visualizan los movimientos pertenecientes que justifican la reposición de la caja. Manual de Entrenamiento del Participante 263 Ahora, procedamos a realizar la reposición, seleccione el documento de la lista y luego pulse la tecla Enter, de este modo se coloca el documento con su saldo total en la lista. TIPS: Si se desea reponer todos los movimientos, puede hacer uso del botón que indica hacia la derecha, para agregar todos los movimientos a la reposición y viceversa, para quitar movimientos a la lista Reposición, hacer clic en el botón de la flecha que indica hacia la izquierda . Vemos que automáticamente, el movimiento se traslada a la lista de la sección Reposición, mostrando por cada movimiento, el Número, Fecha, R.I.F. y Monto del movimiento, y mostrando en la parte inferior derecha el saldo actual y el total del monto a reponer. 9.15 Reportes: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Cuentas por Pagar, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. Al acceder esta opción de Reporte de Cuentas por Pagar, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen: Antigüedad de Documentos, Vencimientos a Futuro, Vencimiento Resumen, Documentos, Estados de Cuentas a Proveedores, Pagos, Nota de Débito, Retenciones IVA, Vencimiento de Documentos. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. Manual de Entrenamiento del Participante 264 9.13 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Pagar: Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulo de cuentas por pagar. Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar. CERRAR EJERCICIO: Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de cuentas por pagar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Cuentas por Pagar. TRANSFERIR CUENTAS DE SISCUENTA: Con esta opción se puede importar registros de cuentas por pagar generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema. Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, se presenta una pantalla donde se debe especificar el nombre del subdirectorio que contiene los registros que se desea transferir y el nombre de la empresa al cual corresponden estos registros. Además, se debe establecer si se mantendrán los códigos de los proveedores. Después, hacer clic en el botón , comienza en ese momento el proceso de transferencia de los registros de cuentas por pagar. De haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación de registros, hacer clic en el botón de cualquiera de las dos pantallas. RECONSTRUIR SALDOS DE PROVEEDORES: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar el proceso de revisión y comparación de los documentos de cuentas por pagar a proveedores, para actualizar el saldo de los mismos. Al acceder la pantalla de Reconstruir Saldos de Proveedores, el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Desea Reconstruir el Saldo del Proveedor?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No. Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, El proceso de Reconstrucción de Saldos de Proveedores se completo satisfactoriamente. TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o transacción en una de las pantallas del sistema que tenga que trabajar con movimientos del proveedor y ocurra un fallo de electricidad. JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. Manual de Entrenamiento del Participante 265 MÓDULO 10 MÓDULO DE BANCOS Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Bancos. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Bancos. Duración Estimada • 2 horas. Referencia Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un control de los movimientos bancarios de la Empresa GAHMA SOFT C.A. En el Ejemplo desarrollado, hemos registrado por el modulo de Contabilidad el Plan de Cuentas de la empresa y del cual tomaremos las cuentas contables que se cargan con los movimientos de las cuentas bancarias. Trabajo de Oficina El Módulo de Bancos permite entre otras cosas, Crear múltiples Tipos de Cuentas, Bancos y Cuentas de Bancos, Controlar Cheques Devueltos, Emisión de Operaciones de Ingreso y Egresos de Dinero, Conciliar las cuentas bancarias, Controlar el Debito Bancario, Impresión de Cheques, Conectarse con Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar. Para entrar al módulo de Bancos debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Bancos o pulsar directamente las teclas Alt+B colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de bancos. Manual de Entrenamiento del Participante 266 10.1 Configurar Bancos: La primera actividad antes de empezar a operar con el módulo de Bancos. Es configurar los parámetros para la emisión de cheques y los correlativos de los mismos y de los comprobantes relacionados con ingresos y egresos, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Bancos. Como lo muestra la siguiente imagen: Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: A PARTIR DE MONTO: 100.000.00. DIAS DE VENCIMIENTO: 15 CIUDAD DE EMISION: ACARIGUA También, se tienen configuradas las siguientes opciones: ü ü ü El botón seleccionado por defecto que trae la caja de dialogo (SI o NO) que pregunta Conexión con Cuentas, es decir, que el sistema enlaza los módulos cuentas por cobrar y/o cuentas pagar con banco y de esta manera por acreditar o debitar una de esta cuenta según sea el caso, desde este modulo. Cantidad en Letras, que permite imprimir el cheque con el monto especificado en letras. El valor desde el cual el sistema comienza a generar los correlativos para los comprobantes de banco relacionados con Egreso e Ingreso. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 267 En este caso, por que ya están configurados los datos, de no estarlo o desear realizar alguna modificación hagan clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Tareas. también colocado sobre la Barra de 10.2 Agregar Tipo de Cuenta: Procedamos a registrar un Tipo de Cuenta Bancaria, que maneja la empresa GAHMA SOFT, C.A., en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos de Cuentas del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Bancos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en los cuadros de textos respectivos: , escriba los siguientes datos TIPO DE CUENTA: 1 DESCRIPCION: CORRIENTE. Pulsar la tecla Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 268 que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas dos tipos de cuentas bancarias. Si se desea agregar otro Tipo de Cuenta, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Tipos de Cuentas sólo podremos realizar operaciones sobre los Tipos de Cuentas. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 10.3 Registrar Datos de Bancos: Para registrar los datos de un Banco, en la pantalla principal haga clic en la opción Bancos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+B, estando en el menú principal de Bancos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el Banco, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas las entidades bancarias más utilizadas. 10.4 Registrar Cuentas Bancarias: Ahora registremos una Cuenta Bancaria, de la empresa GAHMA SOFT, C.A. en la pantalla principal haga clic en la opción Cuentas de Bancos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Bancos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en los cuadros de textos respectivos: CUENTA: 2 , escriba los siguientes datos Manual de Entrenamiento del Participante 269 BANCO: MERCANTIL. TIPO CUENTA: CORRIENTE. SUCURSAL: ARAURE. Nro, Cuenta: 01050048681048284425 Control de Chequeras: 552860– 552875 Contacto se deja sin texto. Seleccionar ACTIVA DEBITO BANCARIO en la casilla de verificación respectiva. Esta opción nos permite el calculo automático del debito bancario cuando hacemos una operación desde este modulo que lo amerite. Ahora, para seleccionar la cuenta contable y la de debito, hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Cuentas Contables (esta opción se aplica en los casos en donde la contabilidad esta integrada en caso contrario de dejan en blanco las cuentas contables). Seleccione: Nro. Cuenta Debito: 5.7.5.7.04.540 Nro. Cuenta Contable: 1.1.1.1.02.002 Una vez, seleccionado el código para cada cuenta, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el número de las cuentas contables. Nro. Cuenta Debito: 5.7.5.7.04.540 Nro. Cuenta Contable: 1.1.1.1.02.001 De acá el requerimiento de registrar los bancos y cuentas contables con anterioridad a este proceso. Los datos correspondientes a la sección de Saldos: Saldo Inicial, Saldo Actual, Saldo Inicial Conciliado, Saldo Actual Conciliado; son registrados y modificados por el sistema de forma automática, de acuerdo al registro de las transacciones y conciliaciones bancarias. Dichas transacciones se procesan en la opción Movimientos de Banco (Pagina Principal y de Conciliación) del menú Movimientos del modulo de Bancos. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 270 Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas dos tipos de cuentas bancarias. Si se desea agregar otra Cuenta Bancaria, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Cuentas Bancarias sólo podremos realizar operaciones sobre las Cuentas Bancarias. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 10.5 Manejar Cheques Devueltos: Realicemos la actividad de registrar un Cheque como Devuelto, en la pantalla principal haga clic en la opción Cheques Devueltos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+H, estando en el menú principal de Bancos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del cliente al cual pertenece el cheque devuelto, para el ejemplo a desarrollar, seleccione ORVAL S.A. . Luego, haga clic en el botón . La página principal del formulario se divide en dos secciones: Sección de Cheques Devueltos, acá se detallan los datos del Cheque Devuelto. En la sección de Cheques Devueltos, inicialmente se tiene una lista vacía, a la cual se irán añadiendo los Cheques Devueltos que pertenecen al cliente Manual de Entrenamiento del Participante 271 seleccionado, haga clic en el botón , que se encuentra en la parte inferior de la lista de Cheques Devueltos, en ese momento, se abre una fila en la lista para incluir los datos del cheque. El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Cheques Devueltos, es el siguiente: Para el Código del Banco hacer clic sobre la columna Banco de la fila vacía y seleccionar de la persiana el Número 9. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Bancos. De acá el requerimiento de registrar los bancos con anterioridad a este proceso. Los demás datos, deben ser editados en los cuadros de texto respectivos: NÚMERO DE CHEQUE: 15844584556 NÚMERO DE CUENTA: 10254555656577 FECHA DE ELABORACIÓN: 03/02/2008 FECHA DE DEVOLUCIÓN: 27/08/2008 MONTO DEL CHEQUE: 50,000,000.00 FACTURAS: 1582 La DESCRIPCION correspondiente al Código del Banco seleccionado aparece en el cuadro de texto colocado debajo de la columna Banco. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el botón de la Barra de Tareas. Si se desea agregar otro Cheque Devuelto, antes descrita. repita la operación En la sección de Reposición se registran los detalles de la reposición de Cheques Devueltos. Para realizar la Reposición de un Cheque Devuelto, de igual modo, se debe seleccionar el cliente en la sección de encabezado. Luego, hacer clic en el botón de la Barra de Tareas y de este modo se procede a registrar los datos en la Sección de Reposición. Realicemos la reposición del Cheque Devuelto, que se registro anteriormente: Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del cliente al cual pertenece el cheque devuelto, seleccione ORVAL S.A. Luego, haga clic en el botón . Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: Para el Código del Banco, hacer clic sobre la persiana Banco y seleccionar de la persiana el Número 1. Los demás datos, deben ser editados en los cuadros de texto respectivos: Nro. de Dep.: 123543 FECHA DE REPOSICION: 01/09/2008 Por último, para hacer definitiva la reposición hacer clic sobre el botón ubicado en la parte inferior de la lista Cheques Devuelto. Manual de Entrenamiento del Participante 272 Para Grabar los datos de la reposición, hacer clic en el botón de la Barra de Tareas, quedando registrados los datos de la reposición del Cheque Devuelto. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la El proceso de reposición se realiza de la misma manera para cada cheque devuelto por cliente, se ubica el cliente y luego se selecciona el cheque. TIPS: Para Eliminar un Cheque Devuelto, hacer clic en el botón de la Barra de Tareas , luego seleccionar la fila que contiene los datos del Cheque Devuelto, hacer clic sobre el botón Cheque Devuelto. , de esta manera queda eliminado el TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Cheques Devueltos sólo podremos realizar operaciones sobre los Cheques Devueltos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 10.6 Registrar Movimientos Bancarios: El registro de Movimientos Bancarios es el día a día del módulo de bancos. Manual de Entrenamiento del Participante 273 Elaboremos un movimiento bancario, para ello en la pantalla principal haga clic en la opción Movimiento de Bancos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+M, estando en el menú principal de Bancos. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del Banco al cual pertenece el movimiento, para el ejemplo a desarrollar, seleccione BANCO PROVINCIAL. Luego, haga clic en el Botón . En la sección de Movimientos, se tiene una lista, a la cual se añaden los Movimientos Bancarios que pertenecen al banco seleccionado, haga clic en el Botón , que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, el sistema envía un mensaje “de no existencia de movimientos para la fecha especificada” y se abre una fila en la lista de Movimientos, para incluir el movimiento. El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Movimientos Bancarios, es el siguiente: La Fecha es colocada automáticamente. Para el Tipo de Documento hacer clic sobre la columna Tipo Documento de la fila vacía y seleccionar de la persiana el Número 4. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipos de Documentos. Los demás datos, deben ser editados en los cuadros de texto respectivos: Nro. Documento: 15222 MONTO: 1256.00 Observación: PAGO FACTURA Nº 2569 GAHMA SOFT C.A. El signo negativo que adquiere automáticamente el monto, depende de la naturaleza del documento, en este caso, por ser un cheque, se coloca en negativo. Veamos que la pantalla nos muestra, la siguiente información: Manual de Entrenamiento del Participante 274 Al Agregar completamente los datos del documento ( Depósitos, Notas de Crédito, Notas de Debito, Otros Ingresos y Otros Egresos) y la Observación, pulsar la tecla Enter, el sistema presenta al usuario la opción de conectarse con otras cuentas, es decir; a través de esta opción se pueden crear otros documentos como: Notas de Debito, Notas de Crédito, Recibos de Ingreso y Recibo de Egresos (Remítase a las ayudas de las opciones Cobros, Pagos, Notas de Crédito o Notas de Debito del menú de Movimientos del modulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar respectivamente). Para el ejemplo en desarrollo, seleccione el botón No. Y automáticamente, se pasa a la página Contabilizar. Si se selecciona como Tipo de Documento Deposito en Caja se abre una pequeña pantalla donde se debe especificar, sobre cuales de las cajas registradas en el sistema se está realizando el deposito, para ello hacer clic sobre la persiana de Punto de Venta/Caja y seleccionar la caja correspondiente y para finalizar debe darse un clic al botón . En la parte inferior de la lista, se detallan las descripciones con respecto a los elementos de las columnas donde se encuentre ubicado: Descripción del Tipo de Documento del movimiento de banco (Cheque, Deposito, Nota de Crédito, Otros Ingresos, Otros Egresos, etc.), Número del Recibo de Ingreso o Egreso, estos dos últimos en el caso de que el documento de banco haya originado un Recibo de Ingreso o un Recibo de Egreso en la empresa. Además, se tiene el Número del Comprobante Bancario de Ingreso o Egreso relacionado con el movimiento bancario. En la parte inferior, se sitúa además, el botón , hacer clic sobre el para agregar un detalle importante en referencia al activo. Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del Producto, para el ejemplo coloque: Este cheque representa la última cuota de pago por compra de sistema a la empresa GAHMA SOFT, C.A. Manual de Entrenamiento del Participante 275 Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar la tecla Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . . Para Agregar la contraparte del asiento contable que se genera por el movimiento bancario, debe hacerse clic en el botón , en ese momento, se abre una fila en la lista de asientos contables. Donde los datos Número de Comprobante, Descripción del Asiento Contable, Fecha, Saldo Deudor, Saldo Acreedor del Asiento Agregado vienen con un valor asignado. Para cuadrar el asiento contable del ejemplo, hacer clic en la columna Número de Cuenta y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Cuentas Contables . Seleccione: NUMERO DE CUENTA: 1.4.1.1.01.003 Una vez, seleccionada la Cuenta Contable, pulsar la tecla Enter, para actualizar y cuadrar la cuenta. Los cuadros de texto ubicados en la parte superior de la lista de Asientos Contables, muestran respecto al documento generado por el movimiento bancario, los siguientes datos: Número y Monto del Documento, Código y Descripción del Tipo del Documento y Observaciones agregadas al movimiento. Los cuadros de texto ubicados en la parte inferior de la lista de Asientos Contables, muestran la Descripción de la Cuenta, Total de Debe , Total de Haber y Diferencia entre ambos totales. Veamos que la pantalla nos muestra, la siguiente información: Manual de Entrenamiento del Participante 276 Después de Agregar un asiento contable, obligatoriamente debe procesarse los datos, para ello hacer clic en el botón . Donde el sistema emite una caja de dialogo donde se pregunta ¿Desea hacer definitivo el documento? Haga clic en el botón Si y ¿Si desea imprimir el documento? Haga clic en botón No. Para hacer efectivas las operaciones realizadas, hacer clic en el botón la Barra de Tareas. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. de que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Movimiento Bancario, repita la operación antes descrita. En la página de Conciliación Bancaria se presentan dos Secciones: En la sección superior existe una lista donde se ubican todos aquellos movimientos que no están Conciliados o que se mantienen en transito, y en la sección inferior se registran todos los documentos que han sido conciliados, es decir; aquellos que coinciden con el estado de la cuenta bancaria. En ambas se especifican los siguientes datos: Fecha de Emisión del Movimiento, Código del Tipo de Movimiento (Cheque, Depósito, Nota de Debito, etc.), Número del Movimiento, Observación y Monto. El procedimiento para realizar la Conciliación Bancaria, consiste en realizar una comparación de los movimientos de bancos de la empresa que están registrados en el sistema con aquellos que se detallan en el estado de cuenta del banco, es por eso que la persona responsable de realizar la Conciliación Bancaria debe ubicar en el estado de cuenta del banco cada uno de los movimientos bancarios que se presentan en la sección superior de la página, verificando la igualdad en todos sus datos Fecha de Emisión del movimiento, Código del Tipo de Movimiento (Cheque, Deposito, Nota de Debito, etc.), Número del Movimiento, Observación, Monto. Al constatar la igualdad o la coincidencia de un movimiento bancario registrado en el sistema con el registro del estado de cuenta debe seleccionarlo de la fila, luego dar un clic sobre el botón , ubicada a la izquierda de la lista de la sección superior y de esta manera el movimiento se traslada a la fila de la sección inferior de datos conciliados. Si por alguna razón el usuario traslado a la lista de la sección Manual de Entrenamiento del Participante 277 inferior un movimiento bancario que no corresponde a los saldos conciliados solo debe ubicarlo en la lista y dar un clic sobre el botón también ubicada a la izquierda de la lista de la sección inferior, y el movimiento será agregado nuevamente a la lista de la sección superior de datos no conciliados. La ejecución de este proceso se deja como actividad para el usuario. TIPS: Para Anular un Movimiento de Banco registrado, debe ubicarse en la fila que contiene el documento que generó el movimiento que se desea anular, luego hacer clic en el botón . De este modo el documento queda en status Nulo. Para Eliminar un Movimiento de Banco, hacer clic en el botón de la Barra de Tareas, luego seleccionar la fila que contiene los datos del Movimiento, hacer clic sobre el botón Banco. , de esta manera queda eliminado el Movimiento de Los asientos contables no pueden ser modificados, ni eliminados, una vez procesados. Para Imprimir los cheques registrados en el formato de Movimientos de Banco se debe dar un clic sobre el botón , de esta forma se abre una pantalla donde el usuario debe registrar en los cuadros de texto respectivos, los siguientes datos del cheque: A quien va dirigido, Caduca, Endosable, Días de Vencimiento y Observaciones. Para otros Tipos de Documentos (Depósito, Notas de Créditos, Nota de Debitos, entre otros), el botón , permitirá llevar a papel o enviar por Internet los datos o fichas del Movimiento que tenga seleccionado en ese momento, al hacer clic sobre el mismo, se abre una pantalla, donde se escoge el formato del documento a imprimir. Si el documento desea enviarse a impresora, hacer clic en el botón . En caso de enviarse el documento por Internet, seleccionar en que formato de archivo se enviará, existen tres opciones: Documento Word, Excel y Texto, luego pulsar el botón Enviar. Debe esperarse, a que se presente una pantalla donde se configuraran los datos de envió de correo (Destinatario, Asunto y Mensaje) y luego hacer clic en el botón Enviar. Luego, para salir de la pantalla de configuración de impresión, seleccionar el botón . También, se tiene la opción de enviar el documento a un subdirectorio específico, para lo cual se debe seleccionar el botón Otra Ubicación y escoger el formato del archivo a enviar, luego hacer clic en el botón Enviar, automáticamente se presenta una pantalla, donde debe escogerse el subdirectorio donde se grabará el archivo. Seleccionado el mismo, hacer clic en el botón y esperar a que el sistema enviara un mensaje de Copia Satisfactoria, seleccionar el botón y luego salir de la pantalla de configuración de impresión, haciendo clic en el botón . TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Movimientos Bancarios sólo podremos realizar operaciones sobre Movimientos Manual de Entrenamiento del Participante 278 Bancarios. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 10.7 Reportes: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Bancos, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Bancos. Al consultar esta opción de Reporte de Bancos, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Cuentas de Bancos, Saldos de Bancos, Movimientos de Banco, Cheques Devueltos y Conciliación Bancaria. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. 10.8 Utilitarios del Módulo de Bancos: Existen dos utilitarios, además, de configuración que permiten realizar mantenimiento en el módulo de bancos. Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Bancos. Se explicará brevemente que hacen, como operan y cuando utilizarlos, la aplicación y ejecución se dejará como actividad al Usuario. CERRAR EJERCICIO: Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Manual de Entrenamiento del Participante 279 Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de banco?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en el botón No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Banco. RECONSTRUIR SALDOS: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar el proceso de revisión y comparación de movimientos bancarios, para actualizar el saldo actual y saldo actual conciliado de cada una de las cuentas bancarias registradas en el sistema. Al acceder la pantalla de Reconstruir los Saldos, el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Desea reconstruir los saldos de banco?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No. Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, El proceso de Reconstrucción de Saldos se completo satisfactoriamente. TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o movimiento en una de las pantallas de Banco y ocurra un fallo de electricidad. JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres.. Manual de Entrenamiento del Participante 280 MÓDULO 11 MÓDULO DE CONTABILIDAD Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Contabilidad. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Contabilidad. Duración Estimada • 2 horas. Referencia Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un registro de la Contabilidad de la Empresa GAHMA SOFT. C,A. , creando el Plan de Cuentas que contendrá las cuentas contables que se cargarán con las transacciones administrativas realizadas en el sistema al integrar los módulos con Contabilidad o al crear los comprobantes contables directamente desde este módulo. Trabajo de Oficina El Módulo de Contabilidad permite entre otras cosas, Registrar el Plan de Cuentas Contables a su gusto, Registrar movimientos o asientos contables al Comprobante Diario, Control de Comprobantes Diarios Actualizados y Desactualizados, Periodo de holgura de tres meses según el periodo contable lo cual facilita las operaciones del ejercicio fiscal, Registro de IPC y Centro de Costos. Para entrar al módulo de Contabilidad debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Contabilidad o pulsar directamente las teclas Alt+T colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de contabilidad. Manual de Entrenamiento del Participante 281 11.1 Configuración de la Contabilidad: La primera actividad antes de realizar el registro de una cuenta contable que identifica una clasificación o un miembro de la misma, es establecer la estructura que tendrán los códigos que las identifican, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Contabilidad. Como lo muestra la siguiente imagen: Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: FORMATO : 9.9.9.9.99.99999 NIVEL MAXIMO : 6 EJERCICIO CONTABLE DEL: 01/01/2007 AL : 31/01/2007 En este caso, por que ya están configurados, de no estarlo o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego guárdelos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón colocado sobre la Barra de Tareas. también TIPS: El Establecer el formato o estructura que deben tener las cuentas contables que identifican una clasificación o un miembro de la misma., esta relacionado con los niveles, ya que cada separación de puntos establece un nivel. Ejemplo: § § § § § § § 1..... Activos 1.1.. Activo Circulante 1.1.1… Activo Circulante Disponible 1.1.1.1.. Efectivo en Caja y Banco 1.1.1.1.01. Caja 1.1.1.1.01.001 Caja Principal 1.1.1.1.01.002 Caja Chica También, se tienen configuradas las siguientes opciones: Manual de Entrenamiento del Participante 282 Las cuentas del grupo 4, aparecerán en el reporte de estado de resultado (de no estar seleccionada la casilla de verificación, la cuentas del grupo 4, aparecerán en el balance general). Las fechas que define el periodo contable, para cambiar la inicial debe borrar la fecha predeterminada y darle un “Enter” automáticamente se borra la fecha inicial y final, de esta forma se ingresar la fecha correspondiente al periodo contable ejercicio contable de la empresa. El periodo de fechas adicional corresponden a los tres mes de holgura para el cierre del periodo contable, esta fecha la emite el sistema de forma automática cuando se ingresa el periodo inicial del ejercicio. La fecha de cierre corresponde a la no utilización de los comprobantes contables antes de esta fecha. Cuando la contabilidad se encuentra integrada esta fecha es considerada en los módulos administrativos para evitar movimientos que generan contabilidad y puedan afectar los meses anteriores previamente actualizados. Existe la opción de colocar las firmas autorizadas para los balances generales, al igual de configurar que cuentas contables se tomarán en cuenta para el cálculo de los índices financieros. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. En la siguiente página (Integración), se puede configurar: La integración del módulo de contabilidad con los demás módulos del sistema. Cada una de las siguientes cuentas contables del Plan de Cuentas y sus respectivos códigos. En Ventas: Manual de Entrenamiento del Participante 283 Ventas Contadas: Cuenta contable de último nivel, en estas cuentas se coloca los montos de venta por concepto de contado Venta a Crédito: Cuenta contable de último nivel, en estas cuentas se coloca los montos de venta por concepto a Crédito. Débito de IVA: Cuenta contable de ultimo nivel, Corresponde al Impuesto generado por Ventas, Documentos de Cuentas por Cobrar y/o Notas de Crédito. C aja Principal: Cuenta contable de ultimo nivel. Esta cuentas es manejada por los recibos de ingreso desde el modulo de cuentas por cobrar y recibo de egreso por cuentas por pagar, devoluciones en ventas de contado. D evoluciones en Venta: Cuentas contable de ultimo nivel. Esta cuenta es utilizada en los movimientos de Devoluciones en Ventas Descuento en Venta: Cuenta de ultimo nivel. En esta cuenta se coloca los montos en descuentos generados por las ventas. En Inventario: Inventario: Cuenta de ultimo nivel. En esta cuentas se registran tanto las entradas como salidas del inventario, debe ser la misma cuenta contable de compra. Si se desea la contabilidad por producto debe ubicarse en el menú Inventario/Archivos/Productos en la pagina de características debe colocar las cuentas respectiva de Venta, Inventario, costo, Devolución en Ventas, Descuentos en ventas. Costo de Inventario: Cuenta contable de ultimo nivel. Se genera por el modulo de inventario y allí se cargan los montos por salidas de Ventas. Manual de Entrenamiento del Participante 284 En Compra: Compra: Cuenta de ultimo nivel. En estas cuentas se registra la entrada por compra, debe ser la misma cuenta contable de inventario. Devoluciones en Compra: Cuenta de ultimo nivel. En esta cuentas se registra la salida de los productos por concepto de devolución en el modulo de Compra. Crédito IVA. Cuenta contable de ultimo nivel, Corresponde al Impuesto generado por Compras, Documentos de Cuentas por Pagar y/o Notas de Debito. La opción IVA incluido en el costo corresponde a considerar en la compra, cuentas por pagar el impuesto como parte del costo en el producto. En Nomina: Empleado, Obrero, Especial y Contratado: Cuentas de ultimo nivel. Allí se carga el monto total del sueldo por los distintos tipo de nomina a pagar. Para Configurar los conceptos debe ubicarse en el modulo de Nomina/Archivo/Contabilidad de Nomina para registrar cada concepto con la cuenta contable respectiva. D e E De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 285 Configuración de Contabilidad Integrada por Módulos: Luego de configurar cada cuenta se procede a configurar cada unos de los módulos administrativos tal como aparece en el grafico que a continuación se presenta: Manual de Entrenamiento del Participante 286 EN INVENTARIO: SOLO DEBE COLOCAR LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES AL MODULO DE CONTABILIDAD EN UTILITARIOS/CONFIGURACION/ INTEGRACION. SI DESEA CONFIGURAR DE FORMA INDIVIDUAL PRODUCTO POR PRODUCTO DEBE INGRESAR AL MODULO DE INVENTARIOS, ARCHIVOS, PRODUCTOS, Y PRESIONAR EL BOTON CARACTERISTICAS. EN CUENTAS POR COBRAR: DEBE ACCEDER AL MODULO CUENTAS POR COBRAR/ ARCHIVOS/ GRUPOS. ALLI PUEDE CREAR LOS DIFERENTES GRUPOS DE CUENTAS POR COBRAR QUE NECESITE Y ASIGNAR LA CUENTA CONTABLE QUE SERA AFECTADA. EN CUENTAS POR PAGAR: DEBE ACCEDER AL MODULO CUENTAS POR PAGAR/ ARCHIVOS/ GRUPOS. ALLI PUEDE CREAR LOS DIFERENTES GRUPOS DE CUENTAS POR PAGAR QUE NECESITE Y ASIGNAR LA CUENTA CONTABLE QUE SERA AFECTADA. EN BANCOS: DEBE ACCEDER AL MODULO BANCOS, ARCHIVOS, CUENTAS DE BANCOS Y ALLI ASIGNAR A CADA CUENTA DE Manual de Entrenamiento del Participante 287 BANCO LA CUENTA CONTABLE CORRESPONDIENTE CONJUNTAMENTE CON LA DEL DEBITO BANCARIO EN ACTIVOS FIJOS: DEBE ACCEDER AL MODULO DE ACTIVO FIJO (SI ESTA OPERATIVO) EN /ARCHIVOS/ ACTIVOS FIJOS. ALLI A CADA ACTIVO FIJO LE ASIGNARA LA CUENTA CONTABLE CORRESPONDIENTE, CABE DESTACAR QUE TAMBIEN PUEDE ASIGNAR UNA CUENTA DISTINTA PARA LOS GASTOS QUE GENEREN DICHOS ACTIVOS Y PARA LA DEPRECIACION. TAMBIEN SI UTILIZA CENTROS DE COSTO DEBE INDICAR LOS MISMOS, EN NOMINA: INGRESA AL MODULO DE NOMINA/ ARCHIVO/ CONTABILIDAD NOMINA ALLI ASIGNAS LAS CUENTAS A CADA CONCEPTO DE NOMINA SI LA EMPRESA DESEA HACER LOS APARTADOS DE NOMINA AUTOMATICOS DEBE INGRESAR AL MODULO DE NOMINA/ ARCHIVOS/ APARTADOS DE NOMINA. ALLI ASIGNARA LAS CUENTAS Y PORCENTAJES RESPECTIVOS, 11.2 Agregar Cuentas Contables al Plan: Al momento de registrar una cuenta contable, debe tenerse la información de la clasificación a la cual pertenece el activo y si la misma (la clasificación) esta registrada en el sistema. De no ser así, se debe registrar. En el ejemplo a seguir, trabajaremos con una cuenta contable perteneciente a la siguiente clasificación, ya .registrada: § § § § § § § § § § § 1..... 1.1.. 1.1.1… 1.1.1.1.. 1.1.1.1.01. 1.1.1.1.01.001 1.1.1.1.01.002 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.1.01 1.1.2.1.01.001 Activos Activo Circulante Activo Circulante Disponible Efectivo en Caja y Banco Caja Caja Principal Caja Chica Activo Circulante Exigible Cuentas y efectos por Cobrar Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar Clientes Para registrar la cuenta contable, en la pantalla principal haga clic en la opción Cuentas Contables del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Contabilidad. Vemos que automáticamente la Barrade Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón Agregar, escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: Nro. CUENTA : 1.1.2.1.01. 001 DESCRIPCION : CXC CLIENTES De forma automática el sistema muestra NIVEL: 6. Para el ejemplo desarrollado no introduciremos mas datos, para la cuenta contable, sin embargo, existen tres secciones de registro de datos en la página Principal para la cuenta contable. Manual de Entrenamiento del Participante 288 En primer lugar la sección Clasificación, acá se definen Tipo de Cuenta, Cuenta de Ajuste (asociada a la cuenta contable del encabezado) y si la cuenta es Monetaria. La sección de Centro de Costo, donde se define el código centro de costo asociado a la cuenta contable del encabezado o manejo dinamico. Por ultimo en la sección de Presupuesto, donde se solicita el Monto Presupuestado para cada mes en cada fila representativo del mismo. Puede también, generarse un monto a repartir y asignárselo a cada mes, haciendo clic en el botón Igualar Montos. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón la Barra de Tareas. de De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. El botón , se utiliza de ser necesario cambiar el código de la Cuenta Contable, de manera que se actualicen internamente todos los registros que hagan uso del mismo. Al hacer clic en el botón, aparece una pantalla donde debe ingresarse, el nuevo Código de la Cuenta, en el cuadro de texto Nuevo Código, luego hacer clic en el botón Cambiar. Para Salir de la pantalla hacer clic en el botón . Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a la pantalla principal. Las páginas Saldos y Movimientos, permiten respectivamente realizar consulta a los Saldos y movimientos asociados a la Cuenta Contable especificada. Estas opciones, por ser de consulta y reporte se dejarán para ser analizada por el usuario. Si se desea agregar otra Cuenta Contable, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Cuentas Contables sólo podremos realizar operaciones sobre las Manual de Entrenamiento del Participante 289 Cuentas Contables. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. En el caso del eliminar una cuenta contable que no pertenezca al ultimo nivel el sistema eliminará las cuentas de sub-nivel. 11.3 Crear Base de Datos de los Índices de Precios al Consumidor: Esta opción se utiliza para registrar los índices de Precios al Consumidor (IPC) que muestran la variación promedio de los precios de los bienes y servicios consumidos regularmente por los ciudadanos. Para registrar un IPC, en la pantalla principal haga clic en la opción I.P.C del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+I, estando en el menú principal de Contabilidad. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del año al cual pertenece el IPC a agregar, haga clic en el botón , en ese momento el sistema detalla todos los meses del año y los cuadros de texto a donde colocar el valor del I.P.C. correspondiente por mes, introduzca el dato y luego Guárdelo para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 11.4 Crear Centros de Costo: Para registrar un Centro de Costo, en la pantalla principal haga clic en la opción Centro de Costo del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menú principal de Contabilidad. Manual de Entrenamiento del Participante 290 Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Tareas. también colocado sobre la Barra de Esta opción es de gran utilidad cuando se necesita agrupar cuentas contables con una naturaleza común. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 11.5 Elaborar y/o Actualizar Comprobantes Diarios:: Ahora elaboremos un Comprobante Diario, para ello en la pantalla principal haga clic en la opción Comprobantes de Diario del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+D, estando en el menú principal de Contabilidad. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón respectivos del encabezado: , escriba los siguientes datos en los cuadros de textos NUMERO : 20080229 FECHA : 29/02/2009 DESCRIPCIÓN: TRANSFERENCIA AUTOMATICA DESDE VENTAS De forma automática el sistema muestra: Módulo con el valor de VENTAS Status EN ELABORACION. Para registrar los datos de las filas en la lista, haga clic en el botón momento, se abre una fila en la lista, para editar los siguientes datos. y , en ese Manual de Entrenamiento del Participante 291 ü La columna Nro, representa el número de línea en el comprobante que ocupará el asiento contable, el sistema lo muestra automáticamente, cada vez que se agregue una fila a la lista. ü Para seleccionar el Número de Cuenta Contable , hacer clic sobre la columna Cuenta de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Cuentas Contables ü La Referencia (Número del documento que referencia el movimiento contable), Descripción del Asiento y Monto Debe o Haber deben ser editados manualmente. Para el ejemplo desarrollado introduzca los siguientes datos: Cuenta Referencia 1.1.2.1.01.001 20080229 2.1.2.2.01.202 20080229 5.1.5.1.01.401 20080229 Descripción Debe Haber CUENTA POR COBRAR DEL PERIODO 01/02/2008 115,653.98 0,00 HASTA 29/02/2008 IVA 0,00 9,549.44 VENTAS DEL PERIODO DESDE 01/02/2008 HASTA 29/02/2008 0,00 106,104.54 Una vez, agregados los asientos que conformarán el comprobante, se procede el Comprobante Diario para lo cual se tiene dos opciones Guardarlo o Procesarlo: • Si • posteriormente, no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el comprobante queda en el status en Elaboración. Para Procesar o Actualizar un comprobante diario, debe hacerse clic el comprobante sobre el botón le faltaron asientos o debe ser modificado , el cual esta ubicado en la parte inferior de la página. En el ejemplo, hacer clic sobre el botón que se encuentra en la Barra de Tareas, quedando el Comprobante Diario en status en Elaboración. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante 292 Al ubicar una de las Cuentas Contable, el sistema muestra automáticamente la Descripción de la misma, así mismo detalla los montos registrados en el Debe y en el Haber, y si existe alguna diferencia en los asientos registrados la presenta de forma automática. Cuando una cuenta contable contiene centro de costo dinamico al ingresarla en el comprobante la siguiente pantalla solicita el centro de costo al cual va ser aplicado. Para un Comprobante Diario en status Actualizado y que desee retornarse a su status de Elaboración, debe hacerse clic sobre el botón encuentra ubicado en la parte inferior de la página. el cual también se Para un Comprobante Diario en status en Elaboración puede necesitar duplicarse el valor fila registrado anteriormente de la columna, para ello debe ubicarse en la columna del asiento actual hacer clic al botón , en ese momento se coloca el valor fila de la columna pero del asiento anterior. Así mismo el usuario dispone de las opciones de Duplicar el Comprobante (En Contenido) y/o Cambiar el Número del Comprobante para aplicar cualquiera de estas dos opciones debe hacerse clic sobre el botón correspondiente a cada opción los cuales se encuentran ubicado en la parte inferior de la página. Para ambos casos se presenta una pantalla en la cual se solicita el nuevo número Manual de Entrenamiento del Participante 293 de comprobante, colocar el número en el cuadro de texto Nuevo Numero y hacer clic en el botón Duplicar o Cambiar según sea el caso. Para salir de la pantalla sin ejecutar cambios hacer clic en el botón . Si al registrar las cuentas y los montos que integran el asiento se presenta una diferencia entre los saldos el sistema, se dispone de la opción equilibrar los saldos, para ello hacer clic sobre el botón , el cual esta ubicado en la parte inferior de la página y de esta forma el sistema automáticamente iguala los montos del asiento. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Comprobante Diario, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Comprobantes sólo podremos realizar operaciones sobre los Comprobantes. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. Para eliminar un comprobante debe estar previamente en Eleboracion. Cuando se Modifica un comprobante Actualizado automáticamente pasa a status Elaboración. 11.6 Actualizar y/o Reversar Comprobantes Diarios:: La operación de Actualizar los comprobantes diarios (Status Actualizado), puede ser ejecutada también desde esta opción, si no se llevo a cabo durante la creación del Comprobante Diario como tal. Realizando inclusive un proceso de actualización en lote Para cargar los montos a las cuentas contables (Actualizar) relacionadas con los asientos contables registrados en los Comprobante de Diario elaborado en la sección anterior, en la pantalla principal haga clic en la opción Actualizar/Reversar Comprobantes del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+A, estando en el menú principal de Contabilidad. Vemos que automáticamente, se nos presenta la pantalla de trabajo, donde para realizar dicho proceso debe indicarse el Rango de las Fechas correspondientes a la emisión de dichos comprobantes. Editar para ejecutar el proceso RANGO DE FECHAS: DESDE: 01/01/2007 HASTA: 31/03/2008 Escoger el modulo y status (estos comprobantes diarios deben estar en status Elaboración) al cual corresponden dichos comprobantes, para ello debe hacerse clic sobre la persiana respectiva y seleccionar en la lista de opciones: MODULO: TODOS STATUS: TODOS Al definir cada uno de los datos anteriores, el sistema muestra en los renglones de la Página Lista cada uno de los Comprobantes de Diario que cumplen con Manual de Entrenamiento del Participante 294 las condiciones establecidas, detallando Número del Comprobante, Fecha de Emisión, Montos registrados en el Debe y en el Haber, Módulo al cual pertenece, Status, Número de Líneas y Descripción, como lo muestra la pantalla: Para completar el proceso de actualización de los documentos, debe hacerse clic sobre el botón , de forma automática el sistema presente los documentos en la Página Resultados, detallando Número de Item, Número de Comprobante, Fecha de Emisión, Número de Líneas, Módulo al cual pertenece y Status, como lo muestra la siguiente pantalla: Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . Para desincorporar los montos a las cuentas contables relacionadas con los asientos contables registrados en los Comprobantes de Diarios (Reversar), se realiza de la misma manera que actualizar, estos comprobantes de diario deben estar en status Actualizados, para realizar dicho proceso debe indicarse el Rango de las Fechas correspondientes a la emisión de dichos comprobantes, escoger el modulo y status al cual corresponden dichos comprobantes, para ello debe hacerse clic sobre la persiana respectiva y seleccionar en la lista de opciones el modulo y status requerido. Al definir cada uno de los datos anteriores, el sistema muestra en los renglones de la Página Lista cada uno de los Comprobantes de Diario que cumplen con las condiciones establecidas (de igual manera que Actualizar), detallando Número del Comprobante, Fecha de Emisión, Montos registrados en el Debe y en el Haber, Módulo al cual pertenece, Status, Número de Líneas y Descripción. Para completar el proceso de reversar documentos, debe hacerse clic sobre el botón , de forma automática el sistema presente los documentos en la Página de Resultados (de igual manera que Actualizar), detallando Número Manual de Entrenamiento del Participante 295 de Item, Número de Comprobante, Fecha de Emisión, Número de Líneas, Módulo al cual pertenece y Status. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . Si el usuario desea detener algunos de los dos procesos durante su ejecución, ya sea el de Actualización o Reversar debe pulsar la tecla “ESC”. 11.7 Eliminar Comprobantes Diarios en Lote:: Efectuemos la eliminación de comprobantes diarios, proceso que puede ser llevado a cabo en lote, en la pantalla principal haga clic en la opción Eliminar Comprobantes en Lote del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menú principal de Contabilidad. Vemos que automáticamente, se nos presenta la pantalla de trabajo, donde para realizar dicho proceso debe indicarse el Rango de las Fechas y Números correspondientes a la emisión de dichos comprobantes. Editar para ejecutar el proceso. RANGO DE FECHAS: DESDE: 01/01/2007 HASTA: 12/12/2008 En Comprobantes, no se colocará filtro para mostrar los datos, es decir, se mostrarán todos los comprobantes actualizados a la fecha especificada. Escoger el modulo y status (estos comprobantes diarios deben estar en status Elaboración) al cual corresponden dichos comprobantes, para ello debe hacerse clic sobre la persiana respectiva y seleccionar en la lista de opciones: MODULO: TODOS Al definir cada uno de los datos anteriores, hacer clic sobre el botón . De esta manera queda seleccionado y el sistema presenta cada uno de los Comprobantes Diarios que cumplen con las condiciones establecidas, detallando por cada uno Número de líneas que lo constituyen, Número, Módulo al cual pertenece, Fecha de Emisión y Status. Como se muestra en la pantalla siguiente: Manual de Entrenamiento del Participante 296 Para hacer definitiva la eliminación de los Comprobantes Diarios, hacer clic sobre el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Desea Eliminar los Comprobantes seleccionados? hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de eliminación. TIPS: No pueden Actualizados. ser eliminados Comprobantes Para salir de la pantalla hacer clic en el botón Diarios en status . 11.8 Consultar Comprobantes Diarios desde Módulos:: Para consultar cada uno de los Comprobantes de Diarios y sus respectivos asientos contables, que se originan de las transacciones realizadas en cada modulo del sistema, en la pantalla principal haga clic en la opción Comprobantes desde Módulo del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Contabilidad. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 11.9 Reportes:: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Contabilidad, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Contabilidad. Al acceder esta opción de Reporte de Contabilidad, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Plan de Cuentas, Índices Financieros, Balance General, Estado de Resultado, Balance de Comprobación, Diario Mayor Analítico, Asientos Diarios, Saldos Consolidados y Saldos de las Cuentas. Manual de Entrenamiento del Participante 297 TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. 11.10 Utilitarios del Módulo de Contabilidad: Existen varios utilitarios, además, de configuración que es el que permite configurar el formato de los códigos que se les asignara a las cuentas contables que identifican una clasificación de cuentas o un miembro de la misma, y el cual ya fue explicado al comienzo del módulo. Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Contabilidad. Se explicará brevemente que hacen, como operan y cuando utilizarlos, la aplicación y ejecución se dejará como actividad al Usuario. CERRAR EJERCICIO: En esta pantalla se puede realizar el proceso de eliminar lógicamente, los registros de los movimientos contables o comprobantes enmarcados en un periodo determinado e inicializar los saldos de las cuentas contables relacionadas. Para realizar el Cierre de Ejercicio, el sistema trae por defecto la fecha inicial y final del ejercicio contable así como la fecha del periodo de holgura. Manual de Entrenamiento del Participante 298 Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de ejercicio contable actual?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TIPS: Se recomienda crear una empresa nueva (modulo de Seguridad) y transferirle la contabilidad de la empresa actual que cerrará ejercicio contable (Exportar/Importar Contabilidado o Importar plan de cuenta en la opcion con saldos y movimientos). Esto con el objetivo de crear un respaldo de la contabilidad de la empresa. IMPORTAR PLAN DE CUENTAS: En esta pantalla se puede realizar el proceso de Importar el Plan de Cuentas de una empresa a la empresa actualmente activa. Para realizar la importación del Plan de Cuentas, debe seleccionarse la empresa de origen. Luego, establecer la opcion de traer las cuentas con saldo y/o Movimientos. Si se desea importar solo los movimientos, establecer el rango de fechas entre el cual deben estar los comprobantes. Manual de Entrenamiento del Participante 299 Para procesar la Importación del Plan de Cuentas, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta Se perderá el Plan de Cuentas actual ¿Desea continuar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TIPS: Esta opción se recomienda cuando se desea hacer cierre del ejercicio contable y se crea una empresa nueva, para transferirle la contabilidad de la empresa actual la cual cerrará ejercicio contable. RECONSTRUIR SALDOS: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar el proceso de revisión y comparación de los saldos de los movimientos contables, para actualizar el saldo actual de cada una de las cuentas contables del plan de cuentas registrado en el sistema. Al acceder la pantalla de Reconstruir los Saldos, el sistema envía un mensaje donde se pregunta El Proceso de Reconstrucción de Saldos puede tardar unos minutos ¿Desea continuar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No. TIPS: Utilice esta opción, después de ocurrir un fallo de electricidad. TRANSFERIR CONTABILIDAD DESDE MODULOS: Esta opción se utiliza para transferir los movimientos y/o comprobantes contables de cada módulo Administrativo. En el caso de Inventario, Ventas, Activos Fijos y Nómina el comprobante se genera por la opción de Contabilizar en el menú de Utilitarios. Para los módulos restantes, la transferencia a contabilidad de los comprobantes contables que se generan por cada transacción realizada en dicho módulo, se realiza automáticamente. Para Transferir la Contabilidad, debe seleccionarse de la persiana respectiva la empresa y los módulos de la misma de los cuales se transferirán los movimientos contables al módulo de contabilidad. Establecer el rango de fechas entre el cual deben estar los movimientos contables y/o comprobantes. Para procesar la Transferencia, hacer clic en el botón , comenzando en ese momento el proceso de transferencia. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TRANSFERIR CONTABILIDAD DESDE SISCONG: Con esta opción se puede importar registros de los movimientos contables y/o comprobantes generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación, Manual de Entrenamiento del Participante 300 por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema. Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, se presenta una pantalla donde se debe especificar el nombre del subdirectorio que contiene la contabilidad que se desea transferir y el nombre de la empresa al cual corresponden los movimientos contables. Además, se debe establecer el periodo contable a transferir. Los otros parámetros a configurar son el formato de las cuentas contables y si se transferirán los movimientos contables del periodo adicional contable. Después, hacer clic en el botón , comienza en ese momento el proceso de transferencia de los movimientos contables y/o comprobantes.De haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación de registros de los movimientos contables y/o comprobantes, hacer clic en el botón de cualquiera de las dos pantallas. EXPORTAR/IMPORTAR CONTABILIDAD: Esta pantalla permite importar datos contables de otras Empresas o exportar datos a otras Empresas. La información se recibe o transmite compactada (archivo.cab). Se pueden importar o exportar los movimientos contables y/o saldos. En caso de Importar, debe seleccionarse, si se recibirá o enviará toda la contabilidad o solo los comprobantes contables. Indicar la ruta o subdirectorio, a donde se encuentra la información a importar o donde se guardará la información a exportar, para ello hacer clic en el botón , y se muestra el manejador de archivos para seleccionar o colocarle el nombre al archivo con extensión .cab respectivo. Además, se debe establecer el periodo contable a importar. Los otros parámetros a configurar son el rango de los códigos de los comprobantes contables a transferir, los módulos desde los cuales se transferirán los comprobantes y si se transferirán los movimientos contables sustituyendo a los existentes. Si se desea recibir o enviar la información vía Internet en un correo electrónico, solamente marcar la casilla de verificación Enviar vía Internet que se encuentra del lado derecho del botón Importar. Donde luego de realizar la exportación, se mostrará una pantalla donde debe Manual de Entrenamiento del Participante 301 configurarse los datos de envió de correo (Destinatario, Asunto y Mensaje) y después hacer clic en el botón Enviar. Para hacer efectivo la importación o exportación de datos contables, hacer clic en el botón Importar o Exportar, según sea el caso. Al finalizar el proceso correctamente, el sistema emite el siguiente mensaje La operación de respaldo concluyó satisfactoriamente. Para Salir de la pantalla, hacer clic en el botón . JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. Manual de Entrenamiento del Participante 302 MÓDULO 12 MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Activos Fijos. Contenido • Utilización de los comandos del módulo Activos Fijos. Duración Estimada • 30 Minutos. Referencia Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un control de los Activos Fijos de la Empresa ODESIS. C.A. Trabajo de Oficina El Módulo de Activos Fijos permite entre otras cosas, registrar los activos fijos de la empresa, llevar un Control de Activos Fijos incorporados y desincorporados, Mostrar datos relacionados a su depreciación y ajuste por inflación. Para entrar al módulo de Activos Fijos debe seleccionarse de la opción módulos del Menú principal de CONFÍA el comando Activos Fijos. Al seleccionar esta opción obtendrá el Menú principal de activos fijos. 12.1. Establecer Formato de los Códigos de Activos Fijos: La primera actividad antes de realizar el registro de una clasificación de activos fijos o un miembro de la misma, es establecer la estructura que tendrán los códigos que los identifican. Para Configurar el formato de los códigos que se les asignara a los Activos Fijos, que identifican una clasificación de activos fijos o un miembro de la misma, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios. Como lo muestra la siguiente imagen: Manual de Entrenamiento del Participante Haga clic en el botón 303 de la Barra de Tareas y edite: FORMATO: 9.9.99.99.999 Automáticamente el sistema muestra NIVEL MAXIMO: 5 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. NOTA: El Establecer el formato de la estructura de código de los Activos Fijos es propio de cada empresa y esta relacionado con los niveles, ya que cada separación de puntos establece un nivel de activo. Si se registran las cuatro primeras separaciones, identifican Activos de Grupo y si se agrega la quinta separación, se trata de un Activo Auxiliar. Por Ejemplo: § § § § § 1..Activos Fijos 1. 2. . . Activos Fijos Depreciables 1.2.01. . Mobiliario. 1.2.01.04. . Equipo de Oficina 1.2.01.04.001 Escritorios. EL Nivel Máximo es el mayor escalón que puede tener la clasificación de los activos fijos. 12.2. Definir Datos de los Activos Fijos: Al momento de registrar los activos fijos, debe tenerse la información de las clasificaciones a las cuales pertenecen y si las mismas (las clasificaciones) están registradas en el sistema. De no ser así, se deben registrar. Para la empresa ODESIS, C.A., inicializaremos con un activo que pertenece a la siguiente estructura de cuenta: 1…. Activos Fijos 1.2… Activos Fijos Depreciables 1.2.01... Mobiliario y Equipo de Oficina 1.2.01.03. Equipos de Aire Acondicionado 1.2.01.03.001 Aire Acondicionado 24000 BTU Para registrar el activo fijo Aire Acondicionado 24000 BTU, se debe registrar su clasificación previamente, para ello, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga clic en la opción Activos Fijos del Menú Archivos. Automáticamente, el sistema emite el siguiente mensaje “No hay ningún registro en el archivo. Pasará al modo Agregar”. Haga clic en el botón textos respectivos: y edite los siguientes datos en los cuadros de CODIGO: 1 DESCRIPCION: ACTIVOS FIJOS El NIVEL DEL ACTIVO y TIPO DE ACTIVO, se muestra automáticamente al registrar el código. Manual de Entrenamiento del Participante 304 Como el código tiene un solo dígito, se trata de un activo de grupo y su nivel es 1. La casilla de verificación ACTIVO viene seleccionada por defecto. Se deja al usuario el registro faltante de la estructura de activos, es decir: 1.2… Activos Fijos Depreciables 1.2.01... Mobiliario y Equipo de Oficina 1.2.01.03. Equipos de Aire Acondicionado NOTA: El registro se realiza de la misma forma que la operación anterior. Luego defina el Activo Auxiliar: CÓDIGO: 1.3.01.03.001 DESCRIPCION: Aire Acondicionado 24000 BTU El NIVEL DEL ACTIVO, se muestra automáticamente al registrar el código. TIPO DE ACTIVO: Depreciable La casilla de verificación ACTIVO viene seleccionada por defecto. FECHA DE ADQUISICON: 31/10/2001 Luego especifique los datos que a continuación se presentan en la casilla correspondiente: MARCA: PANASONIC MODELO: TIPO VENTANA SERIAL: 147700064 VIDA UTIL: 60 VALOR DE ADQUISICION: 440.000 El VALOR RESIDUAL (Monto hasta el cual se debe depreciar el activo), se deja sin valor. De forma automática el sistema calcula los MESES DEPRECIADOS, DEPRECIACION MENSUAL, MONTO DEPRECIADO y VALOR ACTUAL del Activo a la fecha especificada. La sección de Reajuste, debe ser registrada cuando el activo es sujeto a reparaciones o mantenimiento. Supongamos que el Activo Fijo es sujeto a una reparación tres meses después, por lo cual debe especificarse en los cuadros de textos respectivos: FECHA DE REAJUSTE: 01/03/2002. MESES DE REAJUSTE: 120. (Tiempo que se presume durará el Activo luego de la reparación) MONTO ÚLTIMA REPARACION: 250.000. El sistema arroja automáticamente la DEPRECIACION MENSUAL DEL REAJUSTE para el Activo. Por ultimo en la sección de Contabilidad deben registrarse en sus cuadros de texto o haciendo uso del Buscador de Cuentas Contables la Cuenta Manual de Entrenamiento del Participante 305 Contable asociada al activo, la Cuenta Gasto y la Cuenta de Depreciación a las cuales se cargarán y/o Abonarán los montos generados por operaciones relacionadas con el activo. De no estar el módulo de Contabilidad integrado, los cuadros de texto estarán desactivados. En la parte inferior de la página, se sitúa el botón , al hacer clic sobre el mismo para agregar un detalle importante en referencia al activo, se muestra un formulario con una sección de edición, edite. Activo en periodo de prueba. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario, mostrando el registro del Activo Auxiliar. NOTA: El botón , se utiliza para cambiar el del Activo Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la 12.3. Enviar Depreciación a Contabilidad: Para realizar las transferencias de la depreciación de activos a contabilidad, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga clic en la opción Enviar Depreciación a Contabilidad del Menú Movimientos. Manual de Entrenamiento del Participante 306 Esta opción se utiliza para transferir los movimientos de la depreciación de los Activos Fijos en un período determinado a contabilidad. La ejecución de esta operación se dejará como actividad al usuario. Siempre teniendo en cuenta el periodo de fecha en el cual se encuentran registrados los comprobantes a transferir, ya que esto altera la contabilidad registrada en el sistema. 12. 4. Reportes del Módulo de Activos Fijos: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Activos Fijos, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga clic la opción Reporte. Al acceder esta opción de Reporte de Activos Fijos, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen, reporte de los Activos Fijos, movimientos de los mismos, las Depreciaciones Calculadas y Los Ajustes por Inflación. 12.5. Utilitarios del Módulo de Activos Fijos: Permite realizar el cierre del modulo para el proceso final contable, en esta misma opción se configura el módulo y se pude transferir activos desde el sistema SisAct. TRANSFERIR ACTIVOS FIJOS DESDE SisAct: Con esta opción se puede importar registros de Activos Fijos generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema. Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, el sistema envía un mensaje ¿Desea eliminar los Activos Fijos? Advertencia: esta operación es irreversible. De aceptar la operación, se presenta un formulario donde se debe especificar el nombre del subdirectorio Manual de Entrenamiento del Participante 307 que contiene los registros que se van a transferir y el nombre de la empresa al cual corresponden estos registros. Después, hacer clic en el botón , comienza en ese momento el proceso de transferencia de los registros de activos fijos. De haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación de registros, hacer clic en el botón . Manual de Entrenamiento del Participante 308 MÓDULO 13 MÓDULO DE NÓMINA. Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Nómina. Contenido • Utilización de los comandos del módulo de Nómina Duración Estimada • 2 horas. Referencia El Módulo de Nómina es totalmente independiente de los módulos estudiados hasta ahora. Sin embargo, el ambiente de operacional sigue siendo el mismo que apoya a las transacciones administrativas descritas en esos módulos. Trabajo de Oficina El Módulo de Nómina permite entre otras cosas, Control total de los trabajadores, departamentos, sucursales, reclutamiento de personal, ocupaciones y aficiones. Nómina de Empleados, Obreros, Especial y Contratados, Conceptos de Nómina 100% Configurables, Cálculo de Nómina Semanal, quincenal y especial, Control de Prestamos y anticipos e historial de los mismos, Prestaciones, Liquidaciones, Vacaciones y Utilidades, Configuración de turnos de trabajo, Fijos y Rotativos, Generación de Carnets y Control de Acceso personal con código de barras. Para entrar al módulo de Nómina debe seleccionarse del menú módulos del menú principal de CONFÍA el comando Nómina o pulsar directamente las teclas Alt+N colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de nómina. Manual de Entrenamiento del Participante 309 13.1 Configurar Nómina: La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Nómina, es configurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos de las entidades (Tipos de Conceptos) y documentos a utilizar dentro del módulo de nómina, para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Nómina. Como lo muestra la siguiente imagen: Vemos que se abre la pantalla de configuración en donde podemos dar parámetros y correlativos necesarios para el cálculo de la nomina; como lo muestra en la siguiente pantalla: Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados los datos): PRESTAMOS: 75 VACACIONES: 35 Manual de Entrenamiento del Participante 310 LIQUIDACIONES: 10 Estos datos representan: ü ü La asignación correlativa por parte del sistema de los Códigos para los documentos de Préstamos, Vacaciones y Liquidaciones. Las cuentas contables en caso de estar integrada la contabilidad. También, configuran las siguientes opciones: ü ü ü ü El número que identifica a los Conceptos de Nómina: S.S.O., L.P.H, Paro Forzoso, H. Nocturna, Vacaciones, Bono Vac. , Días Adic., Feriados V., Vac. Fraccionadas, Utilidades Fraccionadas, Preaviso, Preaviso Sust., Antigüedad, Antigüedad Adic, Sueldo, etc. Cumplimiento de horas extras previa autorización y si la empresa tiene Subdepartamentos. Estas opciones se activan en la casilla de verificación respectiva; al igual que el promedio de las horas extras nocturnas y día de descanso. El día sábado como laborable. Esta opción se activa en la casilla de verificación respectiva. El Monto del salario Mínimo, los días de utilidad, el porcentaje de Ince, las horas de jornada de trabajo para los trabajadores, Número de decimales a utilizar en los montos y cantidades relacionadas con nómina, Cantidad de Días a tomar en cuenta para el cálculo de las Utilidades De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. 13.2 Registrar Sucursales: Ahora procedamos a registrar las sucursales que constituyen la empresa, esto debe realizarse, antes de comenzar a introducir los datos de los trabajadores. Para Agregar una Sucursal, en la pantalla principal haga clic en la opción Sucursales del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+S, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón los cuadros de textos respectivos: , escriba los siguientes datos en CODIGO: 1 DESCRIPCION: ODESIS. Pulsar Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Herramientas de Operación. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 311 que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas tres sucursales. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda. Si se desea agregar otra Sucursal, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede, permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Sucursales sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.3 Registrar Departamentos: Para registrar un Departamento donde se desempeñan trabajadores, en la pantalla principal haga clic en la opción Departamentos, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+D, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Departamento, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado se tienen definidos los departamentos en que se dividen las sucursales de la empresa. 13.4 Registrar Ocupaciones: Ahora procedamos a registrar la estructura de cargos, que tiene la empresa. Este dato es utilizado en la sección de reclutamiento de personal, para establecer para que cargo pudiese postularse el aspirante al empleo. Para Agregar una Ocupación, en la pantalla principal haga clic en la opción Ocupaciones del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Nómina. Manual de Entrenamiento del Participante 312 Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en los cuadros de textos respectivos: , escriba los siguientes datos CODIGO: 1 DESCRIPCION: ASESOR TECNICO Pulsar Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Herramientas de Operación. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas cierta cantidad de ocupaciones. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda. Si se desea agregar otra Ocupación, descrita. repita la operación antes TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Ocupaciones sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.5 Registrar Aficiones: Ahora procedamos a registrar los hobby, que pueden tener los empleados de la empresa. Este dato es utilizado en la sección de Trabajadores. Para Agregar una Afición, en la pantalla principal haga clic en la opción Aficiones del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+F, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón los cuadros de textos respectivos: , escriba los siguientes datos en Manual de Entrenamiento del Participante 313 CODIGO: 1 DESCRIPCION: MUSICO. Pulsar Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Herramientas de Operación. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas cierta cantidad de aficiones. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda. Si se desea agregar otra Afición, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Aficiones sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.6 Establecer Días Feriados: Ahora procedamos a colocar dentro del Calendario Empresarial los Días Feriados. Para Establecer un día como feriado, en la pantalla principal haga clic en la opción Días de Fiesta del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+I, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón los cuadros de textos respectivos: , escriba los siguientes datos en Manual de Entrenamiento del Participante 314 FECHA: 25/12/2003 DESCRIPCION: NAVIDAD. Seleccionar la casilla de verificación Fijo, si se desea dejar feriado perpetúo. Pulsar Enter al introducir el último dato. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Herramientas de Operación. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. Si se desea agregar otro Día Feriado, descrita. que le permitirá salir y volver a la repita la operación antes TIPS: El botón Ver Calendario permite visualizar el mismo por año y meses, y los Días Feriados que se han establecido. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Días Feriados sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.7 Establecer Horario: Ahora procedamos a colocar el Horario de trabajo en la empresa. Manual de Entrenamiento del Participante 315 Para Establecer un Horario, en la pantalla principal haga clic en la opción Horario del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+H, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 01 DESCRIPCION: HORARIO DE TRABAJO. Ahora, seleccione la página Principal para agregar los intervalos de trabajo en el horario. En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos: Intervalo I II Desde 8:00 14:00 Entrada Hasta 8:15 14:15 Desde 12:00 18:00 Salida Hasta 12:15 18:15 Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Herramientas de Operación. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Horario, repita la operación antes descrita. TIPS: Se pueden definir tantos horarios como se tengan clasificados y asignados en la empresa. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Horario Manual de Entrenamiento del Participante 316 sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.8 Registrar Rotación de Horario: Registremos la rotación de horario para empleados que trabajen con dicha modalidad, en la pantalla principal haga clic en la opción Esquemas de Rotación del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+R, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 1 DESCRIPCION: ROTACION EMPLEADOS PLANTA Para Agregar, los horarios que pertenecen a la rotación, hacer clic el botón , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista para agregar los datos. Edite la semana a la cual se le registrará la rotación de horarios. ü Lunes 1 Para seleccionar el Código del Horario que corresponde al día de la semana, hacer clic sobre la columna Día de la semana de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Horario. Seleccione: Martes 1 Miércoles 1 Jueves 1 Viernes 1 Si se desea agregar otra semana de rotación, vuelva a hacer clic el botón . Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón de la Barra de Tareas. En la pantalla siguiente se muestra el resultado de la operación realizada: Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 317 que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otra Rotación, repita la operación antes descrita. TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón , de esta manera quedan eliminados los datos de la semana de rotación. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Rotación sólo podremos realizar operaciones sobre las Rotaciones de Horario. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.9 Registrar Trabajador: Teniendo configurado los Departamentos y Sucursales, registremos los trabajadores de la empresa. Para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Trabajadores del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 13 CI/RIF: 11.080.048. NOMBRE: DIEGO SUAREZ. Para el TIPO DE NOMINA seleccionar de la persiana el valor 1 – EMPLEADO Manual de Entrenamiento del Participante 318 Existen tres clasificaciones más: Obrero, Especial y Contratado. Para el STATUS seleccionar de la persiana el valor 1 – ACTIVO Para la SUCURSAL seleccionar de la persiana el valor 1 – ACARIGUA. Para el DEPARTAMENTO seleccionar de la persiana el valor 1 – INFORMATICA. Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal: CARGO: GERENCIA DE INFORMATICA. SUELDO: 1.500.000. Para la FORMA DE PAGO seleccionar de la persiana el valor 3 – DEPOSITO. CODIGO DE BANCO: 1 (MERCANTIL) CUENTA DE BANCO: 330-112563 El Código Secreto dejarlo sin texto. El mismo se usa para el control de asistencia al trabajo. FECHA DE INGRESO: 30/01/2003 La Fecha de Egreso dejarla sin texto. En cuanto a los datos Rango de Fecha del Contrato, Rango de Fecha de Prueba, Tallas (Zapatos, Camisas y Pantalón), Peso y Estatura, dejarlos si texto. Se puede agregar la foto del Trabajador, para ello hacer clic en el botón Agregar foto, el sistema presentara la pantalla de selección de imágenes, se debe seleccionar la foto que corresponda al Trabajador, haciendo clic en el nombre del archivo que contiene la foto, luego se hace clic en el botón automáticamente el sistema insertara la imagen. De no seleccionar foto hacer en el botón . Ahora, seleccione la página Datos Personales, para agregar los mismos a la ficha del trabajador. Para el ejemplo desarrollado, edite los siguientes datos: DIRECCION: AVENIDA URDANETA CON CALLE PRINCIPAL EDIF. SIERRA NEVADA. PISO 3 APTO. 34. TELEFONO: 0255-6214578 CELULAR: 0416457851 Para la NACIONALIDAD seleccionar de la persiana el valor V. Automáticamente se visualiza en el cuadro de texto país de nacimiento VENEZUELA. Seleccione la casilla de verificación RESIDENTE. ESTADO DE NACIMIENTO: CARABOBO. CIUDAD: VALENCIA. ESTADO CIVIL: CASADO. Manual de Entrenamiento del Participante 319 Automáticamente Se activa la casilla de verificación CONYUGE. NOMBRE DEL CONYUGE: MARIA ESPERANZA RIVERO. Para el SEXO seleccionar de la persiana el valor M. FECHA DE NACIMIENTO: 27/01/1972 PROFESION: INGENIERO. ASCENDENTE: 1 DESCENDENTE: 1 CORREO ELECTRONICO: [email protected]. En la sección Educación seleccione de las persianas respectivas: GRADO DE INSTRUCCIÓN: 1 NIVEL DE INTRUCCION: UNIVERSITARIA. Ahora, seleccione la página Hijos para agregar los datos de los hijos del Trabajador. En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos: Para Agregar, los nombres de los hijos, hacer clic el botón momento, se abre una fila en la lista para agregar los datos. , en ese Para el ejemplo desarrollado edite: El Código se genera automáticamente y la Cédula se deja sin editar (no tiene cédula para este momento). Introduzcamos los datos: NOMBRE: ANDREA VANESSA SUAREZ RIVERO. FECHA DE NACIMIENTO: 10/10/2002 Si se desea agregar a otro registro, vuelva a hacer clic el botón . La información que brindan las páginas Conceptos/Acumulados y Prestamos es solo de consulta, sobre los Conceptos y Prestamos asignados al trabajador. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con el mismo, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de la información. Ahora, seleccione la página Sueldos/Afición. Inicialmente se tiene una lista con el sueldo actual del trabajador. Existe uno solo dado que no ha experimentado modificaciones de sueldo. Además, existe una lista vacía a la cual se irán añadiendo las aficiones del trabajador. Para Agregar una afición, seleccionar el botón , que se encuentra en la parte inferior de la lista de Aficiones, en ese momento, se abre una fila en la lista. Manual de Entrenamiento del Participante 320 El proceso de registrar los datos de la fila en la lista Aficiones, es el siguiente: ü Para seleccionar el Código de la Afición, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Aficiones. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código de la afición, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la afición. En la página Vacaciones/Asistencias se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los periodos de vacaciones del trabajador y las asistencias al trabajo. El registro en esta página es similar al de la sección anterior, se deja como actividad al usuario la ejecución del mismo. En la página Horarios se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar, el control de horario del trabajador. Acá se establece el horario del trabajador, cantidad de entradas y salidas al día, Tipo de Horario Rotativo o Fijo, entre otros. Se deja como actividad al usuario la ejecución del mismo. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el Botón de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Se puede apreciar que aparte de esta pantalla principal se cuentan con los otros botones o pestañas descritas anteriormente (Datos personales, Hijos, Conceptos acumulados, Préstamos, Sueldos/Aficción, Asist/Vacac, Horarios) a los cuales puede acceder y operar tal cual se le indicó. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Manual de Entrenamiento del Participante Si se desea agregar otro Trabajador, descrita. 321 repita la operación antes TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Trabajadores sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.10 Registrar Trabajadores Eventuales: En esta opción se pueden Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los trabajadores que prestan servicios a destajo en la empresa Para registrar un Trabajador Eventual, en la pantalla principal haga clic en la opción Eventuales, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Trabajador Eventual, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. Generalmente, se dedica esta sección a aquellos trabajadores que prestan servicios a la empresa mas no son reflejados en nómina. 13.11 Establecer y Consultar Base de Datos de Trabajadores Potenciales: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar elementos de la base de datos de Reclutamiento que maneja el módulo de Nómina. La misma contiene los datos de personas que han solicitado empleo en la empresa. Para registrar datos de una persona, en la pantalla principal haga clic en la opción Reclutamiento, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+R, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican a la persona, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 13.12 Registrar y Consultar Conceptos de Nómina: Los Asientos de Nómina, deben tenerse definidos previamente a la generación de la misma. Estos Conceptos se agregan por la opción Conceptos Nómina del menú Archivo, estando en el menú principal de Nómina. Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Conceptos registrados, como lo muestra la pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 322 TIPS: El sistema trae configurados cierta cantidad de Conceptos de Nómina se sugiere al usuario, verificar la base de datos de los mismos, antes de realizar algún registró. De igual forma se puede cambiar la configuración de los conceptos existentes, presionando el botón Editar Los datos mostrados respecto al Concepto representa: El Código y Descripción del Concepto, Máximo Monto del Concepto, la casilla de verificación Afecta Sueldo que esta activa, si el concepto modifica el sueldo, Condición del Concepto (Fijo o Variable), la casilla de verificación Días que esta activa, si el concepto se cuantifica por días, la casilla de verificación Bolívares que esta activa, si el concepto se cuantifica por bolívares, la casilla de verificación Porcentaje que esta activa, si el concepto es porcentual, la casilla de verificación Acumula que esta activa, si el concepto se acumula para el cálculo de montos futuros, la casilla de verificación Resta que esta activa, si el concepto se deducirá a algún monto, la casilla de verificación Horas que esta activa, si el concepto se cuantifica por Horas. Para registrar un Concepto, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Concepto, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado se tienen definidos los Conceptos mas utilizados en el módulo de Nómina 13.13 Registrar Tasas de Interés: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la Tasa de Interés para un periodo de fechas específicas. Para registrar el valor de la Tasa de Interés, en la pantalla principal haga clic en la opción Tasas de Interés, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+A, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese Manual de Entrenamiento del Participante 323 momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el registro, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 13.14 Registrar Cesta Ticket: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la Cesta Ticket para una fecha específica. Para registrar el valor de un Cesta Ticket, en la pantalla principal haga clic en la opción Precios Cesta Ticket, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el registro, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 13.15 Registrar Unidades Tributarias: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la Unidad Tributaria para una fecha específica. Para registrar el valor de una Unidad Tributaria, en la pantalla principal haga clic en la opción Unidad Tributaria, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+U, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican el registro, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 13.16 Registrar Monedas: En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los Tipos de Moneda que maneja el sistema para el desglose de la nómina, lo cual es muy útil cuando se cancela en efectivo a los trabajadores. Para registrar un Tipo de Moneda, en la pantalla principal haga clic en la opción Moneda, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+M, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos Manual de Entrenamiento del Participante 324 para editar los datos que identifican el Tipo de Moneda, luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas. La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. 13.17 Apartados de Nómina: Con esta opción usted podrá indicar las cuentas contables para efectuar los apartados de Nómina, para realizar esta operación en la pantalla principal del módulo, en Archivos, debe seleccionar Apartados de Nómina allí se le presentará la siguiente pantalla: En ella asigna las cuentas contables, si las tiene a la mano o las conoce las escribe directamente, de no ser así, puede pulsar la tecla F2 y se le presentará la pantalla de búsqueda de cuenta contable; luego escribe el porcentaje destinado para el apartado, finalmente presiona el botón guardar ubicado en la parte superior en la barra de tareas. 13.18 Contabilidad Nómina: 13.19 Registrar Conceptos a Trabajador: En esta sección veremos como registrar los Asientos de Nómina para cada Trabajador. Los conceptos de nómina deben tenerse definidos previamente antes de llevar a cabo este proceso por trabajador. Para registrar Conceptos a un Trabajador, en la pantalla principal haga clic en la opción Conceptos por Trabajador del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del trabajador al cual se desea agregar los conceptos, para el ejemplo a desarrollar, seleccione DIEGO SUAREZ. Luego, haga clic en el botón . En la sección de encabezado se muestran datos del Trabajador. Manual de Entrenamiento del Participante 325 El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Conceptos, es el siguiente: Para el Código del Concepto hacer clic sobre la columna Concepto de la fila vacía y editar el Código 2. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Conceptos Introduzcamos otro Concepto: Hacer clic nuevamente en el botón , luego hacer clic sobre la columna Concepto de la fila vacía y editar el Código 17. Introduzcamos otro Concepto: Hacer clic nuevamente en el botón , luego hacer clic sobre la columna Concepto de la fila vacía y editar el Código 18. Vemos que de los conceptos a parte del código se muestran los siguientes datos: Cantidad del Concepto a tomar en cuenta (La cantidad depende de cómo se haya configurado el concepto, Días, Horas), Porcentaje y/o Monto que se tomara. De acá el requerimiento de registrar los conceptos con anterioridad a este proceso. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el botón de la Barra de Tareas. Si se desea agregar otro Concepto, descrita. repita la operación antes De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar Conceptos a otro Trabajador, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante 326 TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón , de esta manera quedan eliminados los datos del concepto de nómina respectivo. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Conceptos de Trabajador sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.20 Solicitud y Registro de Préstamo: En esta sección veremos como registrar préstamos solicitados por empleados a la empresa. Para registrar un Préstamo, en la pantalla principal haga clic en la opción Prestamos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 6 En FECHA la fecha del día actual. FECHA INICIO DE PAGO: 29/02/2004. STATUS: EN ELABORACION Ahora, para seleccionar el Trabajador (Código), hacer sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Trabajadores. Seleccione: Código: 13 Una vez, seleccionado el código del trabajador, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif /Cedula del trabajador. Ahora, para seleccionar el tipo de concepto (Código), hacer clic en la persiana Concepto, escoger: CONCEPTO: 9 (Préstamo Normal) Una vez, seleccionado el código del concepto, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del concepto. TIPS: En la lista se visualizan dos tipos de prestamos, dado que son los registrados por la sección de conceptos, de tener la empresa otros tipos de préstamos regístrelos. Ahora, edite en los cuadros de textos respectivos: Manual de Entrenamiento del Participante 327 MONTO: 1.000.000 DESCUENTO: 100.000. Automáticamente, se muestra el Número de Cuotas y Saldo. Si se asignan solo las cuotas, el sistema calculará el monto a descontar Para Agregar, el monto del documento a la cuenta del trabajador, hacer clic el botón , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista con los siguientes datos: Fecha, Monto del Préstamo Monto por el Debe y Saldo Total del Trabajador respecto al Préstamo. En los cuadros de textos respectivos Debe y Haber, se muestra el total por columnas. De tener Observaciones el Préstamo, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del Préstamo, para el ejemplo coloque: Préstamo para ser cobrado con cheque del Banco provincial Nro. 12548-14578-5203 Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . Una vez, agregados los datos del préstamo, se tienen dos opciones Guardarlo o Procesarlo: • Si al préstamo le faltaron datos o debe ser modificado posteriormente no se • procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el préstamo queda en el status en Elaboración. Si el préstamo está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón . De este modo el préstamo queda en el status Pendiente, pasando a Procesado una vez realizado el pago del mismo por parte del trabajador. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón préstamo queda en status Pendiente. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. . De este modo el Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 328 que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Préstamo, repita la operación antes descrita. TIPS: El botón , permite generar abonos o cargos al préstamo, una vez agregado, el Cargo o Abono, se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas si desea realizar alguna modificación posteriormente, si no se presiona el botón Al Registrarle un préstamo a un trabajador, automáticamente se carga el concepto por Préstamo a la ficha del mismo, para ser deducido por nómina, es decir, que se pueden realizar cargos al préstamo tanto por el formulario de préstamo como por la nómina automáticamente. Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón , de esta manera quedan eliminados los datos del concepto de nómina respectivo. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Préstamos sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.21 Calcular Vacaciones a Trabajador: En esta sección veremos como calcular vacaciones al Trabajador, tanto en Monto como en Periodo de Fecha. Manual de Entrenamiento del Participante 329 Para calcular vacaciones a un Trabajador, en la pantalla principal haga clic en la opción Vacaciones del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+V, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 1 STATUS: EN ELABORACION Ahora, para seleccionar el Trabajador (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Trabajadores. Seleccione: Código: 1 Una vez, seleccionado el código del trabajador, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula, Sueldo Actual y Ultimo Pago del trabajador. TIPS: Si el trabajador tiene un sueldo variable, se solicita la diferencia entre el sueldo base estipulado y el promedio mensual en el periodo respectivo. Ahora, edite en el cuadro de texto respectivo: PERIODO LIQUIDADO: DEL: 08/07/2004 AL: 07/07/2005 FECHA DE DISFRUTE: DEL: 30/09/2005 AL: 17/10/2005 Para Calcular, el monto por vacaciones al trabajador, hacer clic en el botón , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista con los siguientes datos: Código y Descripción del Concepto Sueldo por Vacaciones, Cantidad de Días a Pagar, Monto y Saldo por Vacaciones. De tener Observaciones el Cálculo de las Vacaciones, se debe hacer clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación de la Vacaciones, para el ejemplo coloque: Primeras Vacaciones 2004. Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Manual de Entrenamiento del Participante 330 Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón . Una vez, agregados los datos de las vacaciones, puede Guardar el documento o Procesarlo: • Si a las vacaciones le faltaron datos o debe ser modificado posteriormente no • se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo las vacaciones quedan en el status en Elaboración. Si las vacaciones están registradas completamente, para ser procesada, se selecciona el botón con lo cual las vacaciones quedan en el status Autorizado. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón representado por una tilde verde. De este modo las vacaciones quedan en status Autorizado. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Cálculo de Vacaciones, repita la operación antes descrita. TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón , de esta manera quedan eliminados los datos del concepto por vacaciones respectivo. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Vacaciones sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se Manual de Entrenamiento del Participante 331 activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.22 CALCULO DE UTILIDADES: Para calcular las utilidades correspondientes a los trabajadores, se debe acceder a Movimientos en el menú principal del módulo y luego seleccionar la opción Cálculo de Utilidades; se presentara una nueva pantalla en la que debe especificar el período que desea calcular y posteriormente pulsar el botón aceptar Como lo muestra la siguiente pantalla: Una vez efectuado el cálculo, lo podremos visualizar o consultar desde la pantalla principal, en Movimientos, Utilidades por Trabajador; en la cual podrá incluir alguna otra bonificación si así usted lo desea, primero debe seleccionar el trabajador, luego presiona el botón editar que está en la barra de tareas y posteriormente haciendo clic sobre el botón . Finalmente presiona el botón guardar que está en la barra de tareas, le quedaría la siguiente pantalla: 13.24 UTILIDAD DEFINITIVA: Esta opción se utiliza para hacer definitivos los cálculos de la Utilidad, en la pantalla principal del módulo de Nómina en movimientos, se debe seleccionar la opción Actualizar la Utilidad; en Manual de Entrenamiento del Participante 332 la cual vendrá por defecto el período ya calculado por lo que solamente deberá presionar el botón aceptar tal como lo muestra la pantalla que a continuación se le presenta: 13.25 Cálculo de Pasivo Laboral: Para efectuar este cálculo, en la pantalla principal de éste módulo, en movimientos se debe pulsar la opción Cálculo de Pasivo Laboral, indicando en la misma a que fecha se desea calcular y luego presionando el botón aceptar: AL ejecutar este proceso, en la pantalla principal del módulo en la opción archivos, podrá consultar el cálculo realizado en el proceso anterior, solo con seleccionar la opción Pasivo Laboral, de inmediato se mostrará la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 333 Este cálculo que acaba de realizar no es definitivo es decir, usted podrá ejecutarlo nuevamente si así lo desea por cualquier posible error que se hubiere cometido. Ahora bien si esta seguro del cálculo realizado, usted podrá hacerlo definitivo en la sección de movimientos, accediendo a la opción Pasivo Laboral Definitivo en la cual se muestra la pantalla siguiente: Una vez realizado este proceso usted podrá visualizar el resultado en la pantalla principal del módulo, en archivos, Pasivo Laboral; ubicando el trabajador deseado y dando un clic en el botón Pasivo Acumulado, donde nos queda la siguiente pantalla: 13.26 Comisión Mensual Trabajadores: Cuando los trabajadores o parte de ellos perciben ingresos por concepto de comisiones, para que las mismas sean imputadas a los diferentes cálculos como por ejemplo: Utilidades o Liquidaciones. En la pantalla principal del módulo, ingresando a movimientos, se debe acceder a Comisión Mensual Trabajadores, luego debe indicar la fecha a la cual se tomaran en consideración las comisiones e incluir a los trabajadores que generan comisiones, presionando el botón con lo cual nos queda la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 334 13.27 Cálculo de Intereses S/Prestaciones: Esta opción se emplea para el cálculo de los intereses sobre las prestaciones sociales de los trabajadores. En la pantalla principal del módulo, en movimientos seleccione la opción Cálculo de Intereses S/Prestaciones; e indique el período para el cual realizará el cálculo luego presione el botón aceptar, así como se muestra en la siguiente pantalla: Si usted desea hacer este cálculo definitivo, en la pantalla principal del módulo, en movimientos debe seleccionar la opción Intereses S/Prest. Definitivos. Indicando el período que desea hacer definitivo y presionando el botón aceptar, nos quedaría de la siguiente manera: Manual de Entrenamiento del Participante 335 13.28 Registrar Permiso o Autorizar Horas Extras: Con esta opción se puede llevar un control de los permisos solicitados por los trabajadores, al igual, que del número de horas extras autorizadas, para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Permisos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menú principal de Nómina. Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: CODIGO: 2 En Fecha y Hora Inicial dejar la que trae por defecto. En hora final editar: HORA FINAL: 18:00 Status tiene su valor por defecto. Ahora, para seleccionar el Trabajador (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Trabajadores. Seleccione: Código: 2 Una vez, seleccionado el código del trabajador, pulsar la tecla Enter. Vemos que automáticamente se visualiza el nombre Y departamento al que pertenece el trabajador. En cuanto, al nombre de la persona que autoriza el permiso editar: AUTORIZADO: MARGARITA DAVID. Seleccionar en el botón respectivo, si se trata de un Permiso o una Autorización de Horas Extras, para el Ejemplo Desarrollado seleccione: Permiso Una vez, agregados los datos del permiso o autorización, se procede a Guardarlo para lo cual se tiene dos opciones Guardarlo o Procesarlo: • Si al permiso o autorización le faltaron datos o debe ser modificado • posteriormente no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el permiso o autorización queda en el status Pendiente. Si el permiso o autorización está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón representado por una tilde verde que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. De este modo el permiso o autorización queda en el status Autorizado. Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Permiso queda en Status Autorizado. De esta manera, nos queda la siguiente pantalla. . De este modo el Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 336 que le permitirá salir y volver a la Si se desea agregar otro Permiso o Autorización de Horas Extras, repita la operación antes descrita. TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Permisos o Autorizaciones sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir. 13.29 Registrar Asistencia de Trabajador:: Con esta opción se puede llevar un control de la asistencia del trabajador, para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Asistencia del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+A, estando en el menú principal de Nómina. Para el Ejemplo Desarrollado, escriba el siguiente dato en el cuadro de texto respectivo: TRABAJADOR: 10102003 (código secreto del trabajador) Automáticamente el sistema muestra el registro de del trabajador, como lo muestra la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante Para finalizar haga clic en el botón pantalla principal. 337 que le permitirá salir y volver a la De esta manera queda registrada la asistencia del trabajador. 13.30 Fechas de Nominas: En esta opción se utiliza para visualizar las Nóminas que han sido calculadas, y las que anteriormente se hicieron definitivas. Se puede acceder a ella en la pantalla principal del módulo, en Movimientos, Fechas de Nóminas. En la cual tendríamos la siguiente pantalla: 13.31 Cálculos de Nómina: Para calcular los diferentes tipos de nómina (empleados, obreros, contratados y especiales), en Movimientos, debe seleccionar la opción Cálculos de Nómina. Posteriormente, determina el tipo de nómina que desea calcular y presiona el botón aceptar, si es primera vez que efectúa el cálculo, debe indicar el rango de fechas para la cual pertenece el mismo. De esta forma queda la siguiente pantalla: Manual de Entrenamiento del Participante 338 Cabe destacar, que para calcular las nóminas siguientes usted primero debe hacer definitiva la nómina anterior, por ejemplo, si quiere calcular el pago a los empleados correspondientes a la segunda quincena del mes de septiembre (15/09/05 al 30/09/05), debe hacer definitiva la que corresponde a la primera quincena del mes (01/09/05 al 15/09/05). Para ejecutar esta acción, en Movimientos, debe seleccionar la alternativa Nómina Definitiva, escoge el tipo de nómina y presiona el botón aceptar inmediatamente se presenta el siguiente mensaje: ¿Desea Hacer la Nómina Definitiva?; usted debe pulsar la opción Sí, para poder completar la operación. Así como se aprecia en la siguiente pantalla: 13.32 Reportes: Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Nómina, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Nómina. Al acceder esta opción de Reporte de Nómina, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. 13.33 Utilitarios del Módulo de Nómina: Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulo de nómina. Manual de Entrenamiento del Participante 339 Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal de Nómina. CERRAR EJERCICIO: Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de Nómina?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón . TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar el Ejercicio de Nómina. CONCEPTOS GLOBALES: Esta opción permite asignar un concepto a un lote de empleados de una nómina específica. Para realizar la asignación, se deben seleccionar de las persianas respectivas los siguientes datos: Tipo de Nómina, Rango de Empleados a los cuales se le asignará el concepto dentro de la nómina, Rango de Sucursales y Departamentos, Código, Descripción, Cantidad , Monto y Porcentaje del Concepto. Si se desea hacer definitiva la asignación del concepto, hacer clic en el botón contrario hacer clic en , en caso . Para salir de la pantalla hacer en el botón . CONTABILIZAR NOMINA: En esta pantalla se puede realizar el proceso de enviar al módulo de contabilidad los movimientos y registros contables generados por las transacciones en el módulo de nómina en un periodo contable, de forma que automáticamente se registren todos los movimientos de las nóminas en la contabilidad del sistema. Para realizar una Transferencia de Nómina a Contabilidad, se debe seleccionar el tipo de nómina, colocar en los cuadros de texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual se encuentra enmarcado los registros de nóminas que se desean enviar a contabilidad. En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del comprobante que contiene los movimientos contables de nómina transferidos a contabilidad. Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Nómina a Contabilidad, hacer clic en el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro que desea contabilizar la nómina en este rango de fechas?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer en el botón . JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. CONTABILIZAR UTILIDAD: Es utilizado para transferir a contabilidad los cálculos de las utilidades que se cancelarán a los trabajadores, una vez que se tiene acceso a la misma, se le indica al sistema el rango de fechas que se desea transferir y posteriormente se presiona el botón . Manual de Entrenamiento del Participante 340 CONTABILIZAR INTERESES SOBRE PRESATACIONES SOCIALES: Esta opción permite transferir a contabilidad los cálculos de los intereses sobre prestaciones sociales que corresponden a los trabajadores, una vez que se tiene acceso a la misma, se le indica al sistema el rango de fechas que se desea transferir y posteriormente se presiona el botón También en esta opción se configura la nómina, lo cual se explicó al inicio de este módulo . Manual de Entrenamiento del Participante 341 MODULO 14 MÓDULO DE CONTROL DE GRANOS Objetivos Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de: • Conocer los atributos y comandos del módulo Control de Granos. Contenido • Utilización de los comandos del módulo de Control de Granos. Duración Estimada • 10 horas. Referencia El Módulo de Control de Granos es totalmente independiente de los módulos estudiados hasta ahora. Sin embargo, el ambiente de operacional sigue siendo el mismo que apoya a las transacciones administrativas descritas en esos módulos. Trabajo de Oficina Para entrar al módulo de Control de Granos debe seleccionarse de la opción módulos del Menú principal de CONFÍA el comando Control de Granos. Al seleccionar esta opción obtendrá el Menú principal de control de granos. Manual de Entrenamiento del Participante 342 14.1. Registrar Empresa Procesadora de Arroz. Registremos la empresa a la cual CONFÍA le llevará la Administración de su producción. Para crear la empresa, estando en el Menú principal de Seguridad, haga clic en la opción Empresas del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Alt+E. · Haga clic en el botón Agregar los cuadros de textos respectivos: de la Barra de Tareas y edite los siguientes datos en CODIGO: 3 NOMBRE: ARROCERA EL EMPERADOR C.A. DIRECCION: Calle 3, Zona Industrial II Turen, Edo Portuguesa. TELÉFONO: 02565478962 FAX: 02565478962 RIF: J-30444478-5 NIT: 1236414578 REPRESENTANTE LEGAL: ROBERTO MEDINA · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Nota: Este procedimiento se explica a detalle en la Sección 4.1. La asignación de usuarios a la empresa ingresada, se deja como actividad al usuario (Ver sección 4.2). Después de haber creado la empresa procesadora de cereal y asignado los usuarios, accede a la misma, por la opción Cambiar Usuario y/o Empresa para empezar a trabajar con el módulo de Control de Granos. 14.2. Registrar Productos en Inventario. Es necesario registrar los productos que van a constituir el inventario de la arrocera. Este proceso se realiza de la misma forma que el registro de productos del módulo 5. Antes de registrar un producto, agreguemos a la Clasificación configurada, LINEA categorías a las cuales pertenecerán los mismos. las La empresa Arrocera El Emperador C.A., maneja las líneas que son mostradas en la siguiente lista: CODIGO 2 3 4 5 6 7 DESCRIPCION PADDY SUBPRODUCTOS DE ARROZ ARROZ EMPACADO MATERIAL DE EMPAQUE SERVICIOS PRODUCTO DESCONTINUADO Manual de Entrenamiento del Participante 343 Luego, de introducir las categorías se procede a registrar el producto, haciendo clic en el Botón Productos . Ejercicio: Introduzca los datos de los siguientes productos en el sistema: CODIGO: 101 DESCRIPCION: ARROZ PADDY LINEA: PADDY CODIGO ALTERNO: M2 DESCRIPCION: ARROZ PADDY Para los demás datos dejar el valor que traen por defecto. 14.3. Configurar Módulo de Control de Granos. La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Control de Granos, es configurar los valores iniciales de los códigos que identifican los documentos, procesos y parámetros a utilizar dentro del módulo de Control de Granos. Nos ubicamos en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios. · · Seleccionar el producto que el sistema carga por defecto al iniciar el Módulo. Números Correlativos usados en el Módulo de Granos: o Representa la asignación correlativa por parte del sistema de los Códigos para identificar los Análisis, Romana, Trilla, Grupos, Calibradores, Empaques, Mesas, Blanqueadores, Descascaradoras, Cilindros, Pulidores, Zarandas, Entrada a Molino, Paletas e Inventario de Producción. o El valor desde el cual el sistema comienza a generar los códigos para identificar los parámetros definidos en la pantalla que se muestra a continuación: Manual de Entrenamiento del Participante 344 · El número de Almacén de Molino: representa el número de identificación del Almacén de Molino. · Número del Silo de Secado: Representa el número de identificación del Silo de Secado a utilizar. · Características de Rendimiento (Granos Enteros): Casillas de verificación que permite especificar si hay rendimiento en reportes y si maneja tipología. · Transporte en Recepción: Aquí se configura cual es el transporte por defecto a utilizar. · Parámetros para Cálculos de Pesaje: Especifica el Código de la Impureza, Descripción de la Impureza seleccionada. Se debe especificar el tipo de Cálculo a realizar y el valor mínimo a utilizar. · Valores de la Humedad: o o o o · Especifica el Código de la Humedad, Descripción de la Humedad seleccionada. Se debe especificar si se va a aplicar Cálculo lineal o no, tildando o no la casilla de verificación respectiva. Número de decimales a utilizar. Valor Mínimo de Humedad a utilizar. Características adicionales: Se refieren a las características adicionales a configurar para el caso de ajonjolí que mide la acidez. o Se activa o no las características adicionales. o Definir si se aplica cálculo lineal o no. Manual de Entrenamiento del Participante o o o 345 Definir código de la Característica adicional y su descripción. Especificar valor mínimo de la Característica adicional. Especificar número de decimales con los cuales se va a trabajar. · Tipo de Cálculo: · Otras Opciones: Se refiere a si manejan decimales, y si quiere incluir datos externos en la recepción, estos datos se utilizan para llenar la ficha que trae el productor y luego compararla con los datos que internamente se llenan en la reopción. Las características que serán tomadas en cuenta para el cálculo del pesaje de la recepción. o Métodos para calcular el pago por la recepción. El sistema permite dos formas de cálculo a favor de la empresa o a favor del productor. Por defecto viene a favor de la empresa. o Realización de análisis de laboratorio a la recepción. o También, puede configurarse: o Producto por defecto para recepción y análisis. o El código de la característica Rendimiento para ser mostrada en los reportes y el código de la característica Tipología para ser utilizada en los procesos. De seleccionar estos valores, definir el Código que identifica estas características. La utilización de la característica adicional en el cálculo del pesaje de la recepción. o De requerir realizar alguna modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón de la misma Barra de Tareas. 14.4. Características. Las Características, vienen a ser los parámetros que se le miden o cuantifican al producto. Las características que se le tomarán en cuenta a los productos y en que proceso de transformación se medirán, deben haberse definido previamente a la ejecución de los procesos, inclusive antes del proceso de recepción. Manual de Entrenamiento del Participante 346 El sistema trae configurado cierta cantidad de características, de las cuales la empresa Arrocera El Emperador, maneja algunas para sus productos. Para definir las características del producto, en la pantalla principal haga clic en la opción Características del Menú Archivos, estando en el menú principal de Control de Granos. Las Características se muestran en el siguiente formulario: Los datos mostrados respecto al Parámetro o Característica representan: El Código, Descripción y proceso en el cual se evalúa. Para registrar una Característica, se debe seguir el siguiente procedimiento: · Hacer clic en el botón Agregar colocado sobre la Barra de Tareas, en ese momento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican la característica del producto. o Código: Se refiere al número de identificación de la característica del producto a agregar y presione la tecla Enter. o Descripción: Edite el nombre de la característica del producto. o Especificar si aplica deducción, tildando o no respectiva. la casilla de verificación o Especificar alguna de las características que se presentan a continuación, tildando la casilla de verificación: Manual de Entrenamiento del Participante 347 Quedando la característica de la siguiente manera: · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar , colocado sobre la Barra de Tareas. Si se desea agregar otra Característica, repita la operación antes descrita. TIPS: El sistema trae configurados cierta cantidad de características se sugiere al usuario, verificar la base de datos de las mismas, antes de realizar algún registró. · Para finalizar haga clic en el botón Salir principal. que le permitirá salir y volver a la pantalla 14.5. Características de producto Desde esta opción se asignan a los productos las características que le serán medidas o cuantificadas. Ubiquemos un producto para relacionarle características, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Características Productos del Menú Archivos. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea agregar Características. Manual de Entrenamiento del Participante 348 Seleccione Código: 101 · Luego, haga clic en el botón Editar · Para Asociarle, las características al producto, hacer clic en el botón Agregar ubicado en la parte inferior de la lista. · de la Barra de Tareas. , o Para seleccionar el Código de la Característica, hacer clic sobre la columna Característica de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Características. o Seleccione para el producto las siguientes características: CODIGO DESCRIPCION 1 % HUMEDAD 2 % IMPUREZAS Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario · Para Eliminar una característica de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle · , de esta manera queda eliminado la característica de la lista. Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.6. Variedades. Las variedades representan los diversos tipos de una materia prima que se pueden adquirir para ser procesada y obtener el producto comerciable. Antes de agregar una variedad debe haberse registrado el producto base. Manual de Entrenamiento del Participante 349 Procedamos a registrar una variedad, estando en el Menú principal de Control de Granos por la opción Variedades del Menú Archivos. · Si no hay Variedades registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Variedades registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CODIGO: Se refiere al número de identificación de la variedad a registrar. Edite Código: 1. o Descripción: Se refiere al nombre de identificación de la variedad. Edite Descripción: FONAIAP. o Seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre el cuadro de texto Producto e ingréselo directamente. Otra opción, es presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: CODIGO: 101 Una vez, seleccionado el código del producto, presionar la Tecla Enter y podemos observar que automáticamente se visualiza en Descripción: ARROZ PADDY. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea agregar otra Variedad, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante · 350 Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la 14.7. Silos: En el menú archivo del modulo de control de granos se encuentra la opción Silos, la misma permite crear tantos silos como sean requeridos por su empresa. · Si no hay Silos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Silos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Silo a registrar. Edite Código: 1 o Nombre: Especifique el Nombre del Silo a registrar. Edite Nombre: PRIMARIO. o Capacidad: Se refiere a la Capacidad del Silo. Edite Capacidad: 10.000.000,00. o Fecha de Apertura: Se refiere a la fecha de apertura del Silo a registrar. Por defecto muestra la Fecha actual del sistema. Esta fecha puede ser modificada por el usuario. o Fecha Cierre: Se refiere a la fecha de cierre del Silo, si la tiene edite la fecha de cierre. o Existencia: Se refiere a la existencia que actualmente posee el Silo. o Condición: Se refiere al Status que inicialmente posee la ficha. o o Costo: Se refiere al costo del silo. Es el Resultado de la Existencia actual del Producto en el Silo y el Costo Unitario del Producto. Este valor se genera automáticamente. Costo Unitario: Se refiere al costo unitario del Producto. Manual de Entrenamiento del Participante 351 Sección Producto: o Código: se refiere al código del producto que contiene o contendrá el silo a registrar. Para seleccionar Producto haga clic en la caja de texto respectiva y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Seleccione el Código. Automáticamente se visualiza la descripción del producto seleccionado. Sección Almacén: o · Código: se refiere al código del Almacén donde se almacena el producto. Para seleccionar Almacén haga clic en la Persiana Almacén y seleccione el almacén. Presione la Tecla Enter. Seleccione el Código. Automáticamente se visualiza la descripción del Almacén Seleccionado. Una vez listo el encabezado, podemos guardar la ficha, haciendo Clic en el Botón Guardar · , ubicado en la Barra de Tareas. Para agregar datos a la Página Análisis que permite llevar un control del Análisis realizado al producto que está en el Silo, Para ello hacemos clic en el Botón Editar ubicado en la Barra de Tareas. Para agregar datos a la Página, seguir el siguiente procedimiento: o Hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Página de Análisis. Inmediatamente se activa una fila en la lista Análisis, con los siguientes datos: § § · Número: se refiere al número de identificación del Análisis a registrar. Código: Se refiere al Número del Análisis de Laboratorio realizado al Silo. § Hora: Se refiere a la hora del Análisis. § Fecha: Se refiere a la Fecha del Análisis. En la Página Principal se pueden agregar los Análisis de Laboratorio que se le han realizado al Silo, de la siguiente manera: o o Hacer clic en el botón Agregar ubicado en la parte inferior de la Página. Inmediatamente se activa una fila, generándose el Código del Análisis a Registrar, luego presione la Tecla Enter. Manual de Entrenamiento del Participante 352 o Seleccione el Código del Análisis de Laboratorio realizado al Silo previamente, en la Opción de Control de Calidad del Menú de Movimientos. Para ello despliegue la persiana respectiva y se mostrarán los análisis de Laboratorios sin ser procesados. o Una vez seleccionado el Código del Análisis de Laboratorio, presione la tecla Enter. En la Lista características de Calidad, se muestran los valores del Análisis de Laboratorio seleccionado, como se muestra a continuación: o Para Eliminar un Análisis de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle o , de esta manera queda eliminado el Análisis de la lista. De tener Observaciones el documento, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones Sección 5.4. o . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. A continuación se muestra la pantalla como ejemplo de lo descrito anteriormente: Si se desea agregar Otro Análisis al Silo, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Manual de Entrenamiento del Participante 353 Notas: Ø El botón Cerrar Silo procesado. , permite cerrar un silo cuando su contenido va a ser Ø Los Posibles Status que toma el Silo son: Elaboración y Procesado. Ø La página Histórico, muestra todos los movimientos de producto realizado en el silo. 14.8. Grupos: Permite agrupar las recepciones para su proceso en caso de ser necesario, entonces se crea un grupo de recepción en el silo de secado. Procedamos a registrar un Grupo, estando en el Menú principal de Control de Granos por la opción Grupos del Menú Archivos. · o Si no hay Grupos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Si hay Grupos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos: o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Grupo a registrar. o Fecha: Fecha de Recepción. o Descripción: Especifique el Nombre del Grupo a registrar. o Se activa la Página de Recepciones, donde se registran las recepciones que queremos agrupar para su fácil análisis y procesamiento. · · Para Agregar recepciones a la Lista, presione el Botón Agregar ubicado en la parte inferior de la Página. Se agregan tantas recepciones como queremos agrupar. Para Eliminar una Recepción de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle la Recepción. · , de esta manera queda eliminado el detalle de Una vez agregadas todas las Recepciones que se desean agrupar, presione el Botón Cerrar Grupo pasando la Ficha de Grupo de Status Elaboración a Status Por Transferir. Manual de Entrenamiento del Participante · 354 Al presionar el Botón Cerrar Grupo , se activa la Página de Análisis y también se activa el Botón Transferir . Ahora procedemos a Agregar el Análisis o los Análisis de Laboratorios asociados a las Recepciones pertenecientes al Grupo. · · · · Para ello presione el Botón Agregar inferior de la Página Análisis. ubicado en la parte Inmediatamente se activa una fila, generándose el Código del Análisis a Registrar, luego presione la Tecla Enter. Seleccione el Código del Análisis de Laboratorio realizado al Grupo previamente, en la Opción de Control de Calidad del Menú de Movimientos. Para ello presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Análisis de Laboratorio de Grupo/Secado. Una vez seleccionado el Código del Análisis de Laboratorio, presione la tecla Enter. En la Lista características de Calidad, se muestran los valores del Análisis de Laboratorio seleccionado, como se muestra a continuación: Manual de Entrenamiento del Participante · Para Eliminar un Análisis de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle detalle de la Lista. · 355 , de esta manera queda eliminado el De tener Observaciones el documento, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la Sección 5.4. · · El Botón Anular registrada. me permite anular la Recepción de Grupo Una vez lista la Ficha de Grupo se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Transferir: o Si al Grupo le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el la Ficha Grupo queda en Status por Transferir. o Si el Grupo está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Transferir ., que se encuentra en la parte media del formulario. De este modo la Ficha de Grupo queda en el status de Procesado. El sistema emite un mensaje ¿Desea transferir el Grupo? Haga clic en el botón Si. 14.9. Formulación de envasado. Esta opción es utilizada para la composición de los productos terminados, es decir, por acá es donde le decimos al sistema que componentes llevan los productos terminado y cual es la dosificación requerida. Tanto los productos terminados como sus componentes se deben haber creado previamente en el modulo de inventario. · Código: Se refiere al Código de Identificación del Producto terminado a Envasar. · Descripción: Nombre que identifica al Producto terminado. Manual de Entrenamiento del Participante · 356 Para agregar la formulación de producto a envasar, se debe seguir el siguiente procedimiento: o Hacer clic en el Botón Agregar Principal. , ubicado en la parte inferior de la Página o Inmediatamente se activa una fila, presione la Tecla F2 para activar el buscador de Productos. Seleccione el Código de Producto: 202 y luego presione Enter. Inmediatamente se muestra la descripción del Producto seleccionado. o Edite en porcentaje la Cantidad (%) de producto a utilizar en el envasado. Porcentaje: 93 y luego presione Enter. o Si se desea agregar otro detalle en la formulación del Envasado, repita los pasos antes descritos. o Para Eliminar un Análisis de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el detalle de la formulación de Envasado. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. A continuación un ejemplo de una formulación de envasado: Si se desea agregar otra Formulación de Envasado, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir pantalla principal. que le permitirá salir y volver a la Manual de Entrenamiento del Participante 357 14.10. Producto de Servicio. Desde esta opción se pueden definir los productos que van a generar un registro de romana. Por ejemplo, la materia prima que es recibida para ser procesada, productos terminados, productos para el funcionamiento de los equipos y máquinas de la empresa, entre otros. Procedamos a registrar un producto que es materia prima, con el cual se obtiene el producto que comercializa la empresa Arrocera el Emperador C.A., estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Productos de Servicio del Menú Archivos. · Si no hay Productos de Servicio registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Productos de Servicio registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar. · En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Para editar el Código del Producto, hacer clic el cuadro de texto e introducir el Código solicitado. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Seleccione: CODIGO: 101 y presione la Tecla Enter. La Descripción del Producto se muestra automáticamente, después de seleccionar el Código del Producto. · Las casillas de verificación mostradas representan la opción de: seleccionar el producto para manejar inventario, Si se generarán Cuentas por pagar por la adquisición del producto (el caso de la materia prima), el método para calcular el monto a pagar por el producto (existen dos métodos) y si el pago del producto adquirido se efectuara sobre el pesaje Neto Acondicionado (Peso Bruto – Peso Tara (Vehículo Vacío). Para el producto en registro seleccionar todas las casillas de verificación. · El sistema tiene definido los tipos de documentos de cuentas por pagar generan por las transacciones realizadas con productos. que se Seleccione: CODIGO: 6 – LIQUIDACION DE ARROZ · El dato Grupo de Cuentas por Pagar indica en que categoría previamente preestablecida, se encuentran clasificadas las Cuenta por Pagar generadas por la transacciones realizadas con el producto. Las categorías se introducen por la opción Grupo del Menú Archivos del módulo Cuentas por Pagar y son definidas exclusivamente por el usuario del sistema. Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores que presenten una característica común. Por Ejemplo: Por zona, por tipo o cantidad de distribución del producto que tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresa respecto al Proveedor, entre otras. Manual de Entrenamiento del Participante 358 En el módulo de Cuentas por Pagar, se observó como se llevo a cabo el registro de los grupos de cuentas por pagar de la empresa GAHMA SOFT; C.A. El sistema trae un grupo de cuentas por pagar inicial, seleccione este dato en la persiana respectiva. Seleccione: CODIGO: 1 - CUENTAS POR PAGAR · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea agregar otro producto de Servicio, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá 14.11. Sub - Producto: Esta opción nos permite crear los Sub_productos o productos derivados de la materia prima. Para ello se debe ubicar en el menú archivo en el modulo de granos la opción Sub_productos. · Si no hay Sub_Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Sub_Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar . Manual de Entrenamiento del Participante · · 359 En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Código: se refiere al número de identificación del Sub_Producto. o Descripción: Edite el nombre del Sub_Producto. o Costo: Monto en Bs. Del Costo del Sub_Producto. o Cantidad: se refiere al número de Sub_Productos. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea agregar otro Sub_Producto de Servicio, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá 14.12. Precios Productos: Esta opción nos permite llenar los precios por productos para cada proveedor. . Para ello se debe ubicar en el menú archivo en el modulo de granos la opción Precios productos. · En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: Manual de Entrenamiento del Participante 360 o Proveedor: se refiere al número de identificación del proveedor. o Rif: se refiere al rif o cédula del proveedor. o Nombre: se refiere al nombre de identificación del proveedor. o Tipo: se refiere al tipo de de proveedor. Todos estos datos del encabezado se muestran automáticamente, y dependen de la ficha del proveedor, es decir para que un proveedor aparezca en esta ficha y tenga la opción de colocarle los precios por productos deberá estar registrado previamente en el sistema. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos de los proveedores al cual desea agregar los precios. Seleccione un Proveedor · Luego, haga clic en el botón Editar · Para Asociarle, los precios al producto, hacer clic en el botón Agregar de la Barra de Tareas. , ubicado en la parte inferior de la lista. · Luego con la tecla F2 ubique el producto al cual desea colocar el precio, una vez ubicado el producto, en la columna de Precio se coloca el precio que se le va otorgar al producto, en las columnas de Min Humedad y Max Humedad se colocan el mínimo de humedad y el máximo de humedad en cual debe estar el producto para asignarle ese precio, de igual forma en las columnas de Min Impureza y Max Impureza se coloca el mínimo y el máximo de impureza que debe tener el producto. · Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. 14.13. Control de Calidad: En esta opción es donde podemos llenar los formularios de análisis realizados al grano, así como también se nos presenta la opción de realizar revisiones sobre la calidad del grano en cada uno de los procesos productivos. 14.13.1. Análisis de laboratorio: Una vez tomada la muestra y realizado el análisis procedemos a introducir los datos en el sistema, en el menú de movimientos, se toma la opción control de calidad y se selecciona la opción Análisis de laboratorio Manual de Entrenamiento del Participante 361 Es entonces donde se procede a suministrarle los datos arrojados por el análisis realizado en el laboratorio: · No.: Se refiere al Número de Identificación del Análisis de laboratorio realizado. · No. Muestra: Se refiere al número de identificación de la Muestra tomada. Edite No. Muestra: 1548 · Hora y Fecha: Edite la hora y fecha en la cual se realiza el Análisis de Laboratorio. Sección Tipo: · Código: Seleccione el Código del Tipo de Muestra que se tomó para el Análisis de Laboratorio, desplegando la persiana Código. Una vez seleccionado el Tipo de muestra tomado, se muestra automáticamente la descripción del Tipo de Muestra seleccionado. · Documento: Es el Número del Documento de Recepción asociada al Análisis de Laboratorio. Sección Producto: · Código: Se refiere al número de identificación del Producto del que se tomó la muestra para el Análisis de Laboratorio. Para seleccionar el Producto haga clic en la caja de texto respectiva y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Producto, se muestra automáticamente la Descripción del Producto. · En la Página Principal se muestran las Características definidas al producto, donde debemos introducir los valores arrojados por el Análisis de Laboratorio. · Una vez editados los valores del Análisis de Laboratorio, presione el Botón Procesar , pasando el Análisis de Laboratorio de Status Elaboración a Status Procesado. Como se muestra a continuación: · El botón Anular permite anular el Análisis de Laboratorio procesado, pasando el Análisis de Laboratorio de Status Procesado a Status Anulado. Manual de Entrenamiento del Participante 362 14.13.2 Control de Molino: Cabe destacar que se puede realizar un análisis en cada uno de los procesos por los que pasan los granos hasta llegar a ser un producto terminado, esto lo podemos realizar en la opción de control de calidad en el menú Movimientos seleccionando control de molino, allí se presentan los diferentes pasos del proceso productivo (entrada al molino, descascaradotas, mesas, blanqueadores, pulidores, calibradores, zarandas, cilindros, empaque); como los muestra la imagen: Entrada al Molino: · Código: Se refiere al Número de Identificación de la Entrada al Molino. · Fecha y Hora: Edite la hora y fecha en la cual se realiza la Entrada al Molino. · Análisis: Se refiere al número del Análisis de Laboratorio asociado a la Entrada al Molino. Para seleccionar el Código del Análisis, despliegue la Persiana Análisis y se mostrarán los análisis existentes para Entrada al Molino. · Observación: Edite Observación acerca de la Entrada al Molino. · En la Página Análisis se muestran los datos del Análisis de Laboratorio seleccionado. · Una vez lista la Ficha de Entrada al Molino, se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si a la Entrada al Molino le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Entrada al Molino queda en status Elaboración. o Si Entrada al Molino está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo la Entrada al Molino queda en el status de Procesado. El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? No podrá ser modificado luego. Manual de Entrenamiento del Participante 363 Haga clic en el botón Si. · El botón Anular , permite anular la Entrada al Molino, pero solo cuando se encuentra en Status Elaboración. Si se desea agregar otra Entrada al Molino, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá NOTA: Las Fichas que corresponde al Control del Molino como lo son: Descascaradoras, Mesas, Blanqueadores, Pulidores, Calibradores, Zarandas, Cilindros, Empaque son similares a la anteriormente descrita, por lo cual se dejará como ejercicio para el usuario la Exploración de las mismas. 14.14. Recepción: Registra todas las recepciones de granos realizadas en la empresa, hay tres formas de registrar una recepción: Manual, Automática y de Entrada/Salida. En las recepciones realizadas de los modos Manual y Automática se registra por separado la entrada de la salida, es decir se le asigna el peso del camión al entrar y solo una vez que se descarga se le da el nuevo peso (salida); la única diferencia entre estas es que en el modo automática el sistema toma de el digital automáticamente el peso mientras que en la manual el usuario debe anotar cuanto fue el peso del camión. En la recepción de Entrada/Salida el sistema permite registrar el peso de entrada y salida simultáneamente. A continuación se muestran las pantallas de recepción: Procedamos a registrar una Recepción de Entrada y Salida, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Recepción del Menú Movimientos. Manual de Entrenamiento del Participante 364 14.14.1. Entrada y Salida: Adicional a los datos relacionados con el peso, también se debe indicar datos como: nro factura, control fiscal, proveedor (productor), los datos del transporte (conductor, nro de cedula del conductor, y nro de placa del vehiculo), el tipo de producto a recibir, la variedad, humedad, impureza; como lo muestra la pantalla siguiente: Sección Recepción. · Código: Se refiere al número de identificación de la Recepción a registrar. · Status: Inicialmente se muestra en Elaboración. · Nro. Factura: Se refiere al Número de Factura de Compra, este valor es generado una vez procesada la Compra. · Control Fiscal: Se refiere al Número de Control Fiscal de la Factura de Compra, este valor es generado una vez procesada la Compra. Sección Proveedor. · Código: Se refiere al número de identificación del Proveedor que proporciona el Producto. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Proveedores. Una vez seleccionado el Código del proveedor, presione la Tecla Enter mostrándose así el Nombre del Proveedor. Sección Transporte. · Conductor: Edite el Nombre del Conductor del Transporte. · Cédula: Edite Cédula de Identidad del Conductor. · No. Placa: Edite el Número de Placa del Transporte utilizado. Sección Producto. · Código: Se refiere al número de identificación del Producto que está entrando. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la Tecla Enter mostrándose así la Descripción del Producto. Sección Pesaje Entrada. Manual de Entrenamiento del Participante · Peso Bruto: Se refiere al Peso Bruto de la Recepción. · Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Entrada del Producto. 365 Sección Variedad. · Cod. Variedad: Se refiere al Código de la variedad del Producto que está entrando. Para seleccionar despliegue la Persiana correspondiente. Una vez seleccionado el Código de la Variedad, presione la Tecla Enter mostrándose así la Descripción de la Variedad seleccionada. · Precio: Edite el Precio del Producto. · N. Ticket: Número de identificación del Ticket de Recepción asociado al Análisis de Laboratorio. · Análisis: Seleccionar de la Persiana Análisis el Código del Análisis asociado a la Recepción. · Silo: Seleccione el Silo a donde se va a almacenar el Producto que se está registrando, para ello despliegue la persiana Silo y seleccione el Silo. Sección Pesaje Salida. · Peso Tara: Se refiere al Peso del Transporte sin carga. · Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Salida. · % Humedad y % Impureza: Resultado del Análisis de Laboratorio realizado a la muestra del Producto. · Total No Acond..: Se refiere al Peso Neto del Producto que se está recibiendo. · Total Acond.: Del Análisis de Laboratorio se realizan unas deducciones de las Características definidas al Arroz, en nuestro ejemplo se hacen en cuanto a Humedad e Impureza. Estas deducciones se le aplican al Total No Acondicionado. · Monto Total: Es el Monto en Bs. Pagado por el total de producto recibido. Es la multiplicación del Precio del Producto y el Total Acondicionado. · Observaciones: Si desea agregar observaciones a la Recepción, presione el Botón Observaciones para registrarla. · Datos Externos: Al hacer clic en este botón aparecerá una ventana en donde podrá llenar los datos que vienen directamente del productor, luego estos datos servirán para las respectivas comparaciones que se hacen entre los productores y la empresa. · Para procesar la Recepción haga clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. Inmediatamente el Sistema emite un mensaje: ¿Desea procesar la Recepción?, si desea procesarla presione el Botón SI, pasando la Recepción de Status Elaboración a Status Procesado. En caso contrario presione el Botón NO. Manual de Entrenamiento del Participante 366 Si se desea agregar otra Recepción Entrada/Salida, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá 14.14.2. Consulta de Recepción: Procedamos a realizar una consulta de Recepción, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Recepción del Menú Movimientos y seleccione Consulta. · · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda encabezado los datos de la Recepción que desea consultar. , ubique en el Una vez ubicada la Recepción, se tienen las siguientes Opciones: o Puede modificar el Precio del Producto, haciendo clic en el Botón Cambiar Precio. Inmediatamente se activa la caja de texto respectiva donde debe introducir el nuevo monto. Manual de Entrenamiento del Participante o 367 Puede anular la Recepción, haciendo clic en el Botón Anular . El Sistema emite un Mensaje: ¿Desea anular la Recepción?, Presione el Botón SI, si desea anular la Recepción presione el Botón SI, en caso contrario presione NO. · En la Página Lista se muestran todas las Recepciones registradas. · En la Página Pendientes, se muestra una lista de las Recepciones pendientes por Procesar, es decir, en Status Elaboración. · Si desea Eliminar la Recepción, presione el Botón Eliminar Herramientas Principal. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de en la barra de tareas, que le permitirá 14.15. Despacho. Aquí se registran las operaciones relacionadas con los servicios prestados a terceros (secado, almacenaje, entre otros), es decir, en esta opción realizamos las operaciones de entrada y salida de granos relacionadas con requerimiento de servicios, por lo que automáticamente al realizar el despacho se genera una cuenta por cobrar. Básicamente se utiliza de la misma forma que la recepción, incluso sus pantallas son similares: Procedamos a realizar un Despacho, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Despacho del Menú Movimientos. 14.15.1. Entrada y Salida: Sección Despacho. · Código: Se refiere al número de identificación del Despacho a registrar. · Condición: Inicialmente se muestra en Elaboración. Sección Cliente. · Código: Se refiere al número de identificación del Cliente a quien se le va a despachar el Producto Terminado++. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Clientes. Una vez seleccionado el Código del Cliente, presione la Tecla Enter mostrándose así el Nombre del Cliente. Sección Transporte. Manual de Entrenamiento del Participante · Conductor: Edite el Nombre del Conductor del Transporte. · Cédula: Edite Cédula de Identidad del Conductor. · No. Placa: Edite el Número de Placa del Transporte utilizado. 368 Sección Producto. · Código: Se refiere al número de identificación del Producto que está entrando. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la Tecla Enter mostrándose así la Descripción del Producto. · Código del Análisis: Seleccionar de la Persiana Análisis el Código del Análisis asociado al Despacho. · Código del Almacén: Seleccionar de la Persiana Almacén el Código del Almacén de donde se sacará el Producto a Despachar. · N. Ticket: Número de identificación del Ticket de Despacho asociado al Análisis de Laboratorio. Sección Pesaje Entrada. · Peso Tara: Se refiere al Peso del Transporte sin carga. · Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Entrada del Producto. Sección Pesaje Salida. · Peso Bruto: Se refiere al Peso Bruto del Transporte. · Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Salida. · % Humedad y % Impureza: Resultado del Análisis de Laboratorio realizado a la muestra del Producto. · Total No Acond.: Se refiere al Peso Neto del Producto que está Saliendo. · Total Acond.: Del Análisis de Laboratorio se realizan unas deducciones de las Características definidas al Arroz, en nuestro ejemplo se hacen en cuanto a Humedad e Impureza. Estas deducciones se le aplican al Total No Acondicionado. · Observaciones: Si desea agregar observaciones a la Recepción, presione el Botón Observaciones para registrarla. · Para procesar la Recepción haga clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. Inmediatamente el Sistema emite un mensaje: ¿Desea hacer definitivo este Movimiento?, si desea procesar el Despacho presione el Botón SI, pasando el Despacho de Status Elaboración a Status Procesado. En caso contrario presione el Botón NO. Manual de Entrenamiento del Participante 369 Si se desea agregar otro Despacho Entrada/Salida, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá 14.15.2. Consulta de Despacho: Procedamos a realizar una consulta de Despacho, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Despacho del Menú Movimientos y seleccione Consulta. · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos del Despacho que desea consultar. o Puede anular el Despacho, haciendo clic en el Botón Anular . El Sistema emite un Mensaje: ¿Desea anular el Despacho?, Presione el Botón SI, si desea anular el Despacho presione el Botón SI, en caso contrario presione NO. · En la Página Lista se muestran todos los despachos registrados. · Si desea Eliminar el registro de un Despacho, presione el Botón Eliminar Barra de Herramientas Principal. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la en la barra de tareas, que le permitirá Manual de Entrenamiento del Participante 370 14.16. Traslado entre Silos. Esta opción la conseguimos en el menú de movimientos, y es donde en el sistema realiza el trasladado del producto de un silo a otro, es decir, que lo podemos rotar de acuerdo a nuestras necesidades. · Si no hay Traslados entre Silos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Traslados entre Silos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar · . En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Nº Traslado: se refiere al número de identificación del Traslado entre silos. o Fecha: Se refiere a la Fecha del sistema. o Descripción: Edite la descripción del Traslado entre silos. Sección Origen. o o Silo: se refiere al Código de Identificación del Silo de donde se sacará el Producto. Una vez seleccionado el Código del Silo, presionar la Tecla Enter, de esta manera se muestra la Descripción del Silo seleccionado. Mov. Entrada: Se refiere a la descripción del Movimiento realizado en el Silo de Origen. Sección Destino. o o Silo: se refiere al Código de Identificación del Silo a donde se llevará el Producto. Una vez seleccionado el Código del Silo, presionar la Tecla Enter, de esta manera se muestra la Descripción del Silo seleccionado. Mov. Salida: Se refiere a la descripción del Movimiento realizado en el Silo de Destino. Página Principal. · Para Agregar, el producto en la Lista, hacer clic el botón Agregar parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista: , ubicado en la o Producto: Se refiere al Código del Producto que se va a trasladar desde el Silo Origen al Silo Destino. o Descripción: Muestra la Descripción del Producto que se va a trasladar de un silo a otro. o Cantidad: Edite la Cantidad del Producto en Kgs, que se va a trasladar de un silo a otro. Manual de Entrenamiento del Participante o Precio: Se refiere al automáticamente. o Monto: Es generado automáticamente de la multiplicación del Precio del Producto y la Cantidad del Producto a Trasladar. o · 371 Precio del Producto, este valor se muestra En la parte inferior de la Página Principal se muestra el Código y Descripción del Producto a trasladar, Cantidad Disponible de Producto en el Silo Origen, Total en Bs. Del Traslado. Una vez lista la Ficha de Traslado entre silos, se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si al Traslado entre silos le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Traslado queda en status Elaboración. o Si el Traslado entre silos está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo El Traslado entre Silos queda en el status de Procesado. El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? No podrá ser modificado luego. Haga clic en el botón Si. · En la Página Lista se muestran todos los Traslados entre silos registrados. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea agregar otro Traslado entre Silos, repita la operación antes descrita. Manual de Entrenamiento del Participante · 372 Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá 14.17. Producción de Molino. Por acá se registra el proceso por el cual pasa la materia prima para obtener un Subproducto, Para ello haga clic en el Menú movimientos, seleccione la Opción Producción del Molino. · Si no hay Producción de Molino registrado, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Producción de Molino registrado, entonces Hacer clic en el botón Agregar · . En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Código: se refiere al número de identificación de la Producción de Molino. o Fecha y Hora: Edite la Fecha y Hora de Producción. Sección Silo. o Silo: se refiere al Código de Identificación del Silo a donde se encuentra el Producto Una vez seleccionado el Código del Silo, presionar la Tecla Enter, de esta manera se muestra la Descripción del Silo seleccionado. La existencia del Producto en el Silo es mostrada automáticamente. Sección Producto. o o o Código: Se refiere al número de identificación del Producto que está entrando. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la Tecla Enter mostrándose así la Descripción del Producto. Cantidad: Editar la Cantidad del Producto que se registrará en Producción de Molino. Almacén Dest.: Seleccionar el Almacén donde se llevará el Producto Procesado, para seleccionar el Código del Almacén Destino despliegue la persiana respectiva. Sección Horas. o Trabajadas: Editar el Número de Horas Trabajadas en el Proceso de Producción de Molino. o Emergencia: Edite el Número de Horas de Emergencia trabajadas en el Proceso de Producción de Molino. o Programadas a Emerg.: Edite el Número de Horas Programadas de Emergencia en el Proceso de Producción de Molino. Manual de Entrenamiento del Participante o · · 373 En la Página Principal se muestran los sub-productos, donde debemos introducir la cantidad de producto presente en el Proceso de Producción de Molino, también podemos editar el porcentaje de producto presente en la Producción de Molino. Todos los sub-productos deben sumar la totalidad de la Producción, quedando el formulario de la siguiente manera: Podemos Observar que la Caja de Texto de Cantidad restante está en 0 y que el porcentaje acumulado es 100.00. Una vez lista la Ficha de Producción de Molino se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si a la Producción de Molino le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Producción queda en status Elaboración. o Si la Producción de Molino está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo la Producción de Molino queda en el status de Procesado. El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? No podrá ser modificado luego. Haga clic en el botón Si. · En la Página Lista se muestran todas la Producciones de Molino registradas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Manual de Entrenamiento del Participante 374 Si se desea agregar otra producción de Molino, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. en la barra de tareas, que le permitirá 14.18. Envasado de Productos. En esta opción es donde le decimos al sistema que cantidad de producto trillado se empaco en un producto terminado, para ello estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Envasado de Productos del Menú Movimientos. · Si no hay Envasado de Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Envasado de Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar · En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado: o Número: se refiere al número de identificación del Envasado de Productos. o Fecha y Hora: Edite la Fecha y Hora de Envasado de Productos. o Condición: Inicialmente se muestra en Elaboración. o · . Almacén: Seleccionar el Almacén donde se llevará el Producto envasado, para seleccionar el Código del Almacén despliegue la persiana respectiva. Una vez seleccionado el Almacén donde se llevará el producto envasado, se muestra el Nombre del Almacén seleccionado. Los productos que serán envasados, deben Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado. Manual de Entrenamiento del Participante 375 o Hacer clic en el botón Agregar lista de productos. o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente: § § § , en ese momento, se activa una fila en la Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la tecla Enter, se muestra inmediatamente la descripción del Producto seleccionado. Editar la Cantidad del Producto seleccionado a envasar, en la caja de texto respectiva y presione la tecla Enter. Empaque es mostrado automáticamente, pues este valor es definido en Productos. § Costo: Se refiere al Costo del Producto. § Total se refiere a la cantidad de producto envasado por unidad. · Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle esta manera queda eliminado el Detalle de la lista. · Otra opción para agregar detalles a la lista, es presionar el Botón Importar Producción del Día Sección 6.6. · · , de , funciona igual al Botón Importar Documentos visto en la El valor de Disponible del Producto ubicado en la Parte inferior del formulario, es el Producto envasado disponible en el momento. Una vez lista la Ficha de Envasado de Productos se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si al Envasado de Productos le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Envasado de Productos queda en status Elaboración. o Si el Envasado de Productos está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo el Envasado de Productos queda en el status de Procesado. El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? No podrá ser modificado luego. Haga clic en el botón Si. · En la Página Lista se muestran todos los Envasados de Productos registrados. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Manual de Entrenamiento del Participante 376 Si se desea agregar otro Envasado de Productos, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19. Control de Producción. 14.19.1 Operadores: Para Agregar Operadores, estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Operadores. · Si no hay Operadores registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Operadores registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar o . Código: se refiere al número de identificación del Operador. Manual de Entrenamiento del Participante · 377 o Nombre: Edite el Nombre del Operador y presione la tecla Enter. o Cédula: Edite la Cédula de Identidad del Operador y presione la Tecla Enter. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea agregar otro Operador, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19.2 Maquinarias: Para Agregar Maquinarias, estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Maquinarias. · Si no hay Maquinarias registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Maquinarias registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar o Código: se refiere al número de identificación de la Maquinaria a registrar. o Descripción: Edite el nombre o descripción de la Maquinaria y presione la tecla Enter. . Manual de Entrenamiento del Participante o o o · 378 Unid a Empacar: Edite la unidad a empacar la Maquinaria y presione la Tecla Enter. Operador 1,2 y 3: Seleccione el Operador de la Maquinaria desplegando la Persiana respectiva. Seleccione tantos operadores como tenga asignada la Maquinaria a registrar. Una vez seleccionado el Operador, se muestra inmediatamente el Nombre del Operador. Tilde la casilla de verificación en caso de que se maneje inventario. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario. Si se desea agregar otra Maquinaria, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19.3 Comisión por Producto: Para Agregar Comisiones por Productos, estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Comisión por Productos. · Si no hay Comisiones por Productos registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Manual de Entrenamiento del Participante o Si hay Comisiones por Productos registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar o o · 379 . Producto: se refiere al número de identificación del Producto al cual se le registrará la Comisión. Para seleccionar el Producto edite el Código del Producto en la caja de texto respectiva o presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Producto presione la Tecla Enter y se mostrará inmediatamente la Descripción del Producto. Monto Comisión: Edite el Monto de la Comisión que se asignará al Producto seleccionado y presione la tecla Enter. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario: Si se desea agregar otra Comisión por Producto, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. 14.19.4 Empaque: de la Barra de Tareas que le permitirá Para Registrar Empaques, estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Empaques. · Si no hay Empaques de Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. Manual de Entrenamiento del Participante o Si hay Empaques de Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar o o Presione el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Pantalla. Inmediatamente se Activan las cajas de texto de la Lista. o o · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos de la Maquinaria a la cual se le registrará el Empaque del Producto. Luego, hacer clic en el Botón Editar o · . o o · 380 . Producto: se refiere al número de identificación del Producto. Para seleccionar el Producto presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos. Una vez seleccionado el Producto presione la Tecla Enter y se mostrará inmediatamente la Descripción del Producto en la Caja de texto ubicada en la parte inferior del formulario. Fecha y Hora Ap.: Se muestra la Fecha y la Hora del Sistema. Fecha y Hora de Cierre: Se muestran cuando se realice el proceso de Cierre de Empaques en el Menú Utilitarios, haciendo clic en la Opción cierre de Empaques. Operador: Se muestra el Código y el Nombre del Operador asignado a la Maquinaria seleccionada. Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle esta manera queda eliminado el Detalle de la lista. , de Para cerrar los Empaques del Día, presione el Botón . El sistema emite el siguiente mensaje: ¿Desea cerrar los empaques del Día?, de estar de acuerdo presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. De esta manera, nos queda el siguiente formulario: Manual de Entrenamiento del Participante 381 Si se desea agregar otro Empaque por maquinaria, repita la operación antes descrita. · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19.5 Producción Diaria: Para Registrar la Producción Diaria, estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Producción Diaria. · o Si hay Producción Diaria registrada, entonces Hacer clic en el botón Agregar · Si no hay Producción Diaria registrada, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. . o El número de Paleta se genera automáticamente. o Seleccione la Maquinaria asociada a la Paleta desplegando la persiana Maquinaria. o Seleccione el Código del Producto a registrar, para ello presione la Tecla F2 para activar el buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código del Producto presione la Tecla Enter, inmediatamente se muestra la Descripción Producto y la cantidad producida del Producto seleccionado. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante 382 · El botón Anular , me permite anular un detalle de la lista de Producción Diaria cuando está en Status En Inventario. · De tener Observaciones el documento, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones · . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la Sección 5.4. Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19.6 Descomposición de Paleta: Para Registrar Descomposición de Paleta estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Descomposición de Paleta. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda o , ubique en el encabezado los datos de Paleta que desea descomponer. o Luego, hacer clic en el Botón Editar o En el encabezado se muestran los siguientes datos: . Manual de Entrenamiento del Participante § § Paleta: se muestra el Número de paleta a descomponer. Máquina: Muestra el Número de Máquina asociada a la Paleta. § Cantidad: Se refiere a la cantidad de unidades por empaque. § Saldo: La cantidad de unidades disponibles en la Paleta. § 383 Producto: Muestra el Código del Producto empacado contenido en la Paleta y su descripción. Página Principal. o Presione el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Pantalla. Inmediatamente se Activan las cajas de texto de la Lista, generándose de manera automática la siguiente información: Fecha, Hora, Cantidad Inicial del Producto que contiene la Paleta, y si está cargado o no. o Editar la cantidad Salida del Producto que contiene la Paleta a descomponer y luego presione la Tecla Enter. o Para seleccionar la Orden de Carga asociada a la descomposición, editar el Número de Orden o presionar la Tecla F2 para activar el Buscador de Orden de carga. o Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle o · , de esta manera queda eliminado el Detalle de la lista. El Botón Imprimir paleta registrada. , permite imprimir la Ficha de Descomposición de Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante · 384 Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19.7 Despacho de Paleta: Para Despachar una Paleta estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Despacho de Paleta. o Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en el encabezado los datos de la Orden de Carga que se va a procesar. o Luego, hacer clic en el Botón Editar o En el encabezado se muestran los siguientes datos: § § § . Orden: se muestra el Número de Orden a Procesar. Transporte: Muestra el Número y la Descripción del Transporte que realizará el Despacho. Conductor: Muestra el Nombre del Conductor asociado al Transporte que realizará el Despacho. Página Principal. o En la Sección Productos se muestra los o el producto que se va a despachar con la siguiente información: § Código del Producto, Descripción, pedido asociado al Producto, Cantidad de Producto despachado, Cantidad de Producto Pendiente. o En la Sección de Paletas, se muestra el Código de la Paleta que se va a despachar, la cantidad de unidades por Empaque y la Maquina asociada. § Si la lectura de Número de Paleta se realizar por Código de Barra, la lista de la sección de Paletas se llena automáticamente. Manual de Entrenamiento del Participante § 385 Si la lista se llena manualmente, se debe seguir el siguiente procedimiento: ü Presione el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Pantalla. Inmediatamente se Activan las cajas de texto de la Lista. ü Presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Paletas registradas y luego presione la Tecla Enter. Una vez seleccionado el número de Paleta presione la Tecla Enter. ü Edite la Cantidad de Unidades que contiene el Empaque. Una vez editada la Cantidad, el Número de la Máquina es mostrado automáticamente. Si se desea agregar otra Paleta para completar la Orden de Carga, repita la operación antes descrita. Para que la Orden de Carga se procese completamente, se deben agregar tantas paletas como sean necesarias para completar el pedido a Despachar. o Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle · , de esta manera queda eliminado el Detalle de la lista. Una vez lista la Ficha de Despacho de Paletas, se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si al Despacho le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Despacho queda en status Elaboración. o Si el Despacho está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo el Despacho de Paletas queda en el status de Procesado. · El botón Anular , permite anular el Despacho de Paleta. Manual de Entrenamiento del Participante · 386 Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá 14.19.8 Inventario de Producción: Para registrar Inventario de Producción estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Inventario de Producción. · Si no hay Producción registrada, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”. o Si hay Producción registrada, entonces Hacer clic en el botón Agregar o . Código: Es el Número de identificación del Inventario de Producción. o Fecha: Muestra la Fecha del Día del Inventario de Producción. o Hora: Hora en que se va a generar el Inventario de Producción. o Status: Inicialmente mostrará status Elaboración. Página Principal. o En la lista se muestra la siguiente información por detalle: Código de la Paleta, Código del Producto, Descripción del Producto, Cantidad del Producto, Diferencia y Condición. o Presione el Botón electrónico. , para cargar el Inventario leído con el Dispositivo Manual de Entrenamiento del Participante o o · 387 Una vez cargado el Inventario leído, presionar el Botón Inventario leído con el Inventario Actual. para comparar el Luego Presionar el Botón Procesar , pasando el Inventario de Producción de Status Elaboración a Status Procesado. Una vez lista la Ficha de Inventario de Producción, se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar: o Si al Inventario de Producción le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Inventario de Producción queda en status Elaboración. o Si el Inventario de Producción está registrado completamente, para ser procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo el Inventario de Producción queda en el status de Procesado. . · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. de la Barra de Tareas que le permitirá Manual de Entrenamiento del Participante 388 14.19.9 Consultar Paleta: Para Consultar Paleta estando en la Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en el Menú movimientos y seleccionar la Opción Control de Producción opción Consultar Paleta. Haciendo uso de los Botones de Búsqueda o , ubique en el encabezado los datos de la Paleta que se va a Consultar. o · Luego, hacer clic en el Botón Editar . o En la pantalla se muestra la siguiente Información: Código de la Paleta, Código de la Máquina asociada a la paleta, Código y Descripción del Producto que contiene la paleta, cantidad, cantidad disponible del Producto en la paleta, Fecha y hora del Registro, Condición de la Paleta, casilla de verificación de si la paleta está completa o incompleta y el Número de identificación de la Orden de carga asociada a la Paleta. o Si desea modificar los datos de la paleta, introduzca los nuevos datos en la caja de texto respectiva. Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas. Manual de Entrenamiento del Participante · Para finalizar haga clic en el botón Salir salir y volver a la pantalla principal. 389 de la Barra de Tareas que le permitirá 14.20. Reportes del Módulo de Control de Granos. Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del módulo de Control de Granos, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Reporte. Al acceder esta opción de Reporte de Control de Grano, se puede obtener una variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de decisiones. Entre los reportes manejados Se tienen, reportes de: Recepción de Producto, Despacho de Producto, Grupo de Secado, Control de Producción, Producción de Molino, Envasado de Productos, Liquidación Proveedor, Planilla de Recepción, Silos, Control de Calidad, Adicionales. TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA. NOTA IMPORTANTE: El reporte de Liquidación del Proveedor debe ser impreso antes de procesar dicha liquidación en Módulo de Cuentas Por pagar, pues una vez procesado este reporte no se muestra. 14.21. Utilitarios del Módulo de Control de Granos: Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulo de Control de Granos y a los cuales se accede, estando en el Menú principal de Control de Granos, a través de la opción Utilitarios. CERRAR EMPAQUES: Manual de Entrenamiento del Participante 390 · Maquinaria Inicial: seleccionar la Maquinaria inicial desde donde se iniciará el cierre, edite el código de la maquinaria o presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Maquinarias. · Maquinaria Final: seleccionar la Maquinaria final desde donde culminará el cierre, edite el código de la maquinaria o presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Maquinarias. · Para cerrar Empaques presione el Botón Cerrar Empaques . El sistema emite el siguiente mensaje: ¿Desea cerrar los Empaques del Día?, de estar de acuerdo presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO. · Para salir del Formulario presione el Botón Salir . CERRAR EJERCICIO: Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso. Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón Aceptar , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de control de granos?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir . EXPORTAR/IMPORTAR DATOS: Desde este formulario se permite importar datos de otras Empresas o exportar datos a otras Empresas o sucursales de una manera eficaz. La información se recibe o transmite compactada (archivo .cab). Manual de Entrenamiento del Participante 391 En caso de Exportar Datos: · Seleccionar la casilla de verificación Exportar Datos. En la caja de Texto Exportar a: se muestra la ubicación del archivo .CAB que se va a generar y el nombre del archivo, si desea cambiar la ubicación y el nombre del archivo, haga clic en el botón del archivo a generar. · , y luego seleccionar la nueva ruta y editar el nuevo nombre Luego, presionar el Botón Exportar , el sistema mostrará un mensaje mientras está ejecutando el proceso y luego muestra el mensaje: La operación de respaldo concluyo satisfactoriamente. En caso de Importar Datos: · Seleccionar la casilla de verificación Importar Datos. · Indicar la ruta del archivo que se va a importar, haciendo clic en el Botón · Debemos especificar la fecha o el rango de productos que deseamos importar. . · Una vez definidos estos datos, presionar el Botón Importar , el sistema mostrará un mensaje que se muestra a continuación: ¿Desea Importar los datos ahora?, si desea importar presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO. · Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres. .