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ã' Raú lHorocio Sarokaã Pa blo An drés Ga i tá n ãã Manuales administrativos l. INTRODUCCION Unade las caracte rís ticas sc.lient co:s de l pre s ente siglo es, s in úuda , la in te· gra cj ón d el h omb re en gr a nd eso rgan i:l:nciones a la s.cua le sdedica gra n po rt e de sutiempo enel desemp eño de múltiplesactivi dad e 5. Si b ien el ser h uma no por sucaráctere minent em ent e g re gariosiemprese hamanifestado a tJ. ã¡w .; s de grupos, lo ha hecho en g enera lena que llos queposibilitabnu un contacto cara ac ar a entresus m ie mb ros,los que a su v ez t enía n unnact ivapnrticip nc ión en la creación y t ran smisiónde las nor ma~ qu ere gulaban suexistencia. Lo im· posibilidad pr áct ic a el eutili zar los mismos pr oc edimientos on el ma nejode ma· crog rup os como sonlns organizacionesnc tu nles,hace im pr esciu di blelasistemn· tización rl clnsrelaciones ent relosc omponent es de las mismas, u efectos de cump lircon E> ficiencia los objetivos para los cu ales ha nsido crendas.· Elestudiodela cien ci a ad minis tra tiva ha p cs ibiljt ad oeld es arrollode un grnn ntimer o de herramie ntu que c; o ad yuvnn en el logro de un a efectiva sis-tematización,ta nto en ln fa:z: admi nis tr ativa co moen la op erativ a. De todasell as V11mos aanalizarenp articular los ma nuales, instrumen tos im portantes de n· ã Contador l' tiblico y Licenciadoen Administraci ón do Empr eãa. U.B.A. Rea liw utunioã do ~ r f e cc:loo a m iento en laOhioStAeUn iv ersity EE .UU.Profe 1o r de U 13'. A. yUn iã c.-ni t hu!No cionalde kFloto. ããLicencia do enEconomía y Conta dw Público U.B.A. Con ãu lror enorgan il\llci<Ín · r ,¡ ,.,. r n A~ tulm in ist rat ivos. T.llã ADMINI STRACI ON DE EMPRESA$ -337 tro del sistema de i.\iormaciónde todaorgani.u.c10nrnciounlmcnte condnc id a. Por lotanto , es objetivo de l presentetrabaj o co ntribuir a una má sadecuada prepnración yutil.ización de los mismos . Se entiende qu e un manual estodocu erpo sistemático que indique las a c· !!!!4a desa aer c umplidas o s mie mbroa de las organiwcionc~ .. ~ . _for m a en gue las:nismas deberán ser realiZA das, ya &ea conjWlta o separadamente.~! pro· pósito fu ndamental de los man~ . !~}es es el de in s truu n Ii.i sii:tiemLros de a orgo·niz ac iún, n ce~ a de aspectostales como, !un ciones, autorid ad, normas,pr(ICedi mieutos, P.Olí ticas, oh je livos,· etcJ Estosaspectos, en alguna s empr esas, son difunuidosentre sns miembro s mediante circu la res, memor ándums ,instrucciones inte rna s, que num er adasenfo.rmucorrelati vo van íorm'an do el cuerpo de dispo.~iciones que en bu ena porteconst it nycn la legislac ión , que rige lu con du cc i ónde la empresa. Si bienesteprocedimi en to cump le en parteel propós it o an tes anunciodo, de ninguna manera co nforma un siste ma orgánico y co mpl eto que permita su pon er qu e se trota de un adecuado sus ti tu to de los manu ales. En reali dadamb as he rram ie nta s se com· pleOlentan en lugar de susritnir~e debidon que losobjetivos aser sati~fechos son dif erentes. Mientras que la s circnlares ein str ucciones internas puedenser muy 1ítile .s para la transmisión decomun icados o disposicion e!< cuyavigencia sen tran sitoria o su jeto a modif icncion e.ã constnutes -por ejemplo:r.ambiotcm· porario en el horariode lab or delpers onal -, lo s mannnlcs deben rescn ·u rsepura inlorma ción de c arác~er má s estable:, r eferida a· In estructuru de .la org 11 ·nización y sus procedimi e nto s administrath·os básicos. 11 .VENTAJASY LIM ITACIONES DE LA ~T IL IZACION DE MANUALES Los manu alesofrecen una serie de vent ajas que no baceum ás que rcOe· jar le impor tanc ia antesmenci onada. Sin e mb a rg o, y como es usual, tnn 1b ié nriehencie rtns l imitac ion es , que de ningunamanera invalidan su utilidnd. sino quelJiliDnn la at enciónacercade cier tas característie<~s qu e dcbidnmente ob..'<(' n·a· dos permiten nns. utilización óptima de los manual e..~ .. Las ve ntajas y limit aciones aquí enum era dasuo prelendeu ser una li ~< t n tnr a t i v~ de la s mismas. 2,1.VENTAJAS -Son Wl& fuenteperman ente de iníorm aei6n sobre las p_rá cticasgPncr,a· ( ~ y sec torial ~~p resa . -~dan a in stl. tn cionali:ur y hacer !Íe~ los proccdimicuto s. L:t.ã nor·v mas no escritM l'o n en general de difícil institucionalización. En ca mb io no ocurre lo mismo si es tán incluida s en el manual ya que nad ie puede ndudr ele,.conocimiento.- facilit '!!!..!!!...!i ja <;ióo de cs~nda res. v - PO.'I ibilitan la normalización de~ dade s ._/-E vi tan dis~s !on cs y malentenclidos,hec ho s fr ecuentes en aqn eU as org ooi· v' :r.aciones en las cua les no se ha estab lecido por escrito la ver sión ofici:~l de laor gao iz.a ción so br elos tem as susceptiblesde entrar en con!licto. 338-ADMINIST RAOON DEEMPRESAS ã T. JI ,. :-Ast>guran conl.iou.idad y c2_ heren cia eo IM prácticas y_ no nna .L!._ Irn vé' v d~l [l empo .Y a qu _elosprocedimientosadoptados por la o rglllliu ción, son defi· mdos por el manual y no por 1M perso na s que los efeetiviun , el cambio de éstas,noafecta la vigencia de aquéllos. -Un üorman Ja terminología técnicablisicadeltrabajo ad minis trativo. -Son herramientas utilisimas en ele nt rennCl.Ícnto y capacitación d~ mto ;· ...,/ U!!...9 mplead os, como asítnmLi én de to do~ aquellos que perten ecie nd o a lo or· goni.z.a ción,selos ascienda de categoríaose an osignadosn c umplir funciom·s en ob'O S sectores de la misma .- Aum en tan la eficacia en la rea lir..n cl ón deactividades. --Su utili..:t acioón trae aparejado importantes reduc ciones de ti empoinacti vo. -So n uno guiade trabajo efectiva y unvaliosoelemento de co nsu lt a. - lncentivnn la moral del empleado, ya que al ubicar su activid nd den· trodel procedimie nto, le per mite v er cómocontribu ye aJaobtención del pr o· du etototal, - Po sibilita uunodelegaciónefectivo, ya qu e al ex istir instruccioneses· cr itas, el seguimiento porp ar te delsupervisorse puede circuu scriLir el control ¡XJ rexcepción, es decir, actuar exclu sivam en teoutelascosas que salendelcir cni to normal. -Son un elemento ímp or lontc ticrevisión y evulunción objeti,·a úc ln sprúc licns in stituciouali..:tadas. -A l e.~ t or claramen teestableci dopo rescr it o quées Jo que hny qu e hacer. ex iste una mayor prerlisposición por parte delpersonal aas um irresponsabili dades. -Son u1 1 legado histórico de lo evolución ad min i strativa de Jo cm prcsn.-Son un freno im portante para la imp rovisación, en sus rlisti nw srna· niícstocioncs. -Pos ibilita n un ahorro real de ti empo, al evitar las pr egu nta s de' rutina , ya t]nc la respuesta r<Ípid aalas mi s mol! se o btiene a tra vés delalectur3 del m anu al. 2,2. LIMtTACIOtUS Cons titu yen una berrnmienlll, pero no la solución p11 ra todo~ losprohl emos admi nistrativos que se pued enpresenlllr. ~maJa o eoco c~ i dadoso _preparación trne aparej!!_dO ~ r ios in con \ 'C · ni c nt es en el n orma ~ d ~ olvim ien to de las opera c ion es. - El costo de co rúe c ción y derevieión puede ser al to. --Si oo se lo saE_!Ualiu perman e ntem en te pi erd en vi genciacon ra P. idez. -So~c ner a l ~o fl e xible ~ . - ]. ncluy en sólol os aspectosformale.s de la O!g e.niuciÓ ,!!, dejando de Judo lo s in{orm ales, cuyal'igencia e import ancia pua }a vida de la mismo <'.l! nutorin. T. 11 - AOM INISTRACION DE EMPRES AS....- 339 - .M~y sintéticos~e~~ d ~ ut ilidad; muy detallados, peq ue ñ o~ cambjoslos co~ie rt e h en obeo let os.- Qu it au wscrecloruilid ad al personal,convirtiéndu.<e mucha s vece~ en un fren op ara la iniciativa in dividuol . -U na reda cción mala o defici~ ue de h acer muy engorroso suwo. · Del ~nálisi.5 de lns ventajas e inconve oi c. ntcs delautiliza ci ónde m:~nun- les podemos concluir, qu e para que los mi~mos cump lan coneficacia sus pro· ¡>Ositos, deberánJlennr l os siguient es requisi tos: l, Q ue :; u preparac ión tenga po r objeto la sntisfacciónde una 11t11 : ~ idnãl reo . 2. Que lengim una diagramación adecuada y su ~decc ió n seo clara y se u- ci!la. 3. Q ue su utiliz ación sea ra cion al, y que se act~e conflexibi lidadcunndo las circunstanciasasí lo r equieran. 4,Q ue sereviseco ntinuamentesu co ntenido, c onel objetorle mn utencrlo nc tu alizado. S, Que .se instruya al pcr .~ona l en su utili7.ación, para obt ener }u., mojt>tes J·es ult ~Jos de su contenirlo. 11!. TIPOS DE MANUALES En la ac tu alidad ungran nú mer o de o r ~a oizaciooes Lan adoptado el uso demanuales admini strativos como medioparo la sa tisfacción de distioto.st ipoo; de necesidades. Exi ~ten diferen tes clase.'! de ma nu ales, ~ic nd o Jo s lU:Ís ut iliz:l!lo,;: l. Muuunl de organización. 2. M anual de políticas. 3, Manusl de proeedimi entos y normas. 4. Manual para especiali sta s. 5. .M anualdel emp leado 6. M annn l de prop ós itosm1Jltiplcs. Mencionarcm o5 n contin uación lns ca roctcrísticas salientesdeeada un o de ellos. 3,1 . MANUAl DE ORGAHIZACIOH Es le ~ou detallada ~r escrito de la or~ción {or mnLa través de ln Jescripción rl~ losobjetivos, fun ciones, aut o ridad Y.2!St ><m sabilidaJ de losdis·t in tos pue stosdet rabajo 9. !:! e ~~e n suesiTuc tura.Para q ue estem anual c umpl a coneficien cia los obje ti vo~ para los c 11al ca ha ~ ido cr eado deberá co ntener: l. Orga nigra ma o diag ra ma de estr u cturo deInorganización,u sen In r~:· presentación gráfica sim plifi ca da de la es tr uctura formal. Po dr á contener nno o mú sdiagrnmasde acuerdoc on el gra Jo de dctolle y P.lttcns ión de 1u5 mumo11. 340-AOMtNISTRA CION DE EMPRESAS ã T. 11
