Organisatiebeheersing En Informatiebeheersing In De Stad Diest

Transcript

1. Beheers je informatie en je organisatie Getuigenis vanuit een lokale overheid Petra Vanhoutte Stad Diest Kennisnetwerk informatiemanagement - 19/05/2015 2. Getuigenis vanuit een lokale overheid • Context • Organisatiebeheersing in Diest • Omgevingsanalyse • Meerjarenplanning • Opleiding in proces- en projectmanagement • Zelfevaluatie • Synthese • Waarom wel? • Valkuilen? 3. CONTEXT 4. Diest • Kleine stad in Vlaams-Brabant • 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013) • 236 medewerkers (192 VTE’s) 5. Diest • Missie “Diest is een zorgzame, veilige en solidaire stad met een vrijetijdsleven in groei en bloei, een evenwichtige woon- en handelsmix, ondersteund door een toegankelijke transparante en professionele organisatie” 6. Stadsarchief • Tot 2005: hoofdzakelijk erfgoedfunctie • Vanaf 2007: combinatie van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer • Digitaal werken • Selectie • Archiveren van email • Personeelsbezetting: 1 VTE, verdeeld over 2 halftijdse medewerkers 7. ORGANISATIE- BEHEERSING IN DIEST 8. • aanzet: • Wetgeving/BBC • Samengaan van ondersteunende diensten in Stad en OCMW • Invoer van het ontwikkeltraject • Uitvoering: • MAT • Tot nu toe gezette stappen: • Omgevingsanalyse • Meerjarenplan • Opleidingen proces- en projectmanagement • Zelfevaluatie 9. Omgevingsanalyse • Swot per cluster • Cluster: groepering van verwante diensten die een gemeenschappelijk of overlappend werkterrein beslaan • Interne afstemming • Gekozen clusters: • Bestuur: interne diensten • Omgeving: grondgebonden diensten • Vrije tijd: sport, cultuur, jeugd en bibliotheek • Burger en Welzijn: burgerzaken en welzijn • Participatietraject bij de adviesraden 10. Meerjarenplanning • Strategische en operationele doelstellingen • Open communicatie • overleg tussen en in de clusters • Nieuw organogram 11. Opleiding procesmanagement • Gericht op het aanleren van procesmatig werken als competentie (voorjaar 2014) • 7 opleidingsdagen met externe lesgever • Focus op microniveau van procedures • Leren om proces te documenteren, te analyseren en verbetervoorstellen te formuleren • Voorjaar 2015: voortzetting methodiek procesmatig werken • Uittekenen en analyseren van een nieuwe reeks bestaande processen • Formuleren van verbetervoorstellen • Betrekken van nieuwe medewerkers tbv kennisoverdracht 12. • Opstellen van een procedure voor overdracht van documenten naar het stadsarchief 13. Opleiding projectmanagement • Zelfde aanpak als de opleiding procesmanagement • Uitwerken van een aantal projecten • 1 project met een luik rond documentbeheer: ontwikkeling van een digitaal loket voor sociale dienstverlening Plan Do Check Act 14. Zelfevaluatie • Zowel door OCMW als door de stad • 1 dag per organisatie • Voorbereid door de diensten • Breed gedragen: • 20 mensen voor de stad, • 13 voor het OCMW • Aan de hand van de leidraad interne controle 15. Zelfevaluatie • Concrete acties als resultaat: • Publieksenquête bij de gebruikers van het archief • Uitschrijven van visie op het digitaal klassement • Uitwerken en implementeren van digitale mappenstructuren voor bepaalde diensten • Opstellen actieplan behandeling van emails • Online ter beschikking stellen van overdrachtslijsten semi- statisch en statisch archief 16. SYNTHESE 17. Waarom wel? • Organisatiebeheer helpt om een helicopterview over de organisatie op te bouwen • Informatiebeheerder heeft kennis van de processen nodig • Documenten/archief als procesgebonden informatie • mogelijkheden tot samenwerking 18. Waarom wel? • Organisatie-beheersing als hefboom voor veranderingen • Grote en kleine veranderingen • Kans om zaken op de agenda te plaatsen 19. Waarom wel? • Organisatiebeheer als aanleiding voor het neerschrijven en registreren van het verloop van processen • Bevordert de kennisoverdracht in kleine diensten • Schept vertrouwen • Professioneler overkomen • Reflectie: PDCA 20. Valkuilen • Organisatiebeheersing kost tijd • Organisatiebeheersing is niet de kerntaak van een informatiebeheerder • Organisatiebeheersing staat niet los op zichzelf 21. Vragen? Petra Vanhoutte Stadsarchief Diest Grauwzustersstraat 10 3290 Diest 013 327 009 [email protected]