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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. REUNIÓN DE APERTURA DE PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Chocolates marrón S.A Dirección: Calle 0 # 1 - 120 Representante: Pedro Perez Tel: 353 3333 Correo electrónico:
[email protected] De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
[email protected] Para: Empaque de productos Juan Perez Fecha: 12 de Septiembre de 2017 Hora de inicio: 7:00 a.m OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Chocolates Marrón S.A., en los procedimientos de prestación de servicios del empaque de producto. Criterios de Auditoria SGC de Chocolates Marrón Política de Gestión de Calidad Política de Logística y Servicio al Cliente Manual de Procedimientos Norma ISO 9001:2015 Manual de calidad del empaque de Chocolates Marrón Reunión de Apertura: 12 de septiembre de 2017 Hora 7:00 am Reunión de Cierre: 12 de septiembre de 2017 Hora 5:00 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del empaque de producto de Chocolates Marrón, consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada el 1 de octubre del presente año, con una duración de 5 horas, en el área de empaque de productos. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial pido disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud en el trabajo aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Indicadores Estándar de calidad en el empacado del producto. Responsable Auditoria: Departamento de Calidad. Responsable Área: Departamento de producción. Asistentes: ã Gerente general. ã Secretaria de Gerencia ã Jefe de departamento de produccion. ã Jefe de departamento de calidad. ASISTENTE Nombre Cargo Firma Ronaldo Moreira Coordinador de operaciones Johan Kruft Coordinador de procesos de calidad. Johen Guevara Representante de gerencia AUDITADOS Nombre Cargo Firma Juan David Ospina Coordinador de empaques de productos Juan G. Cuadrado Analista de producto finalizado Jarlan Barrera Coordinador de despacho Carlos Valderrama Jefe de producción b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No. Documento revisado Observaciones del documento 1 SGC de Chocolates Marrón Documento actualizado 2 Política de Gestión de Calidad Documento actualizado, registro de divulgación, documento firmado y publicado. 3 Política de Logística y Servicio al Cliente Documento actualizado, registro de divulgación, documento firmado y publicado. 4 Manual de Procedimientos Documento actualizado, protocolos e instructivos. 5 Norma ISO 9001:2015 Lista de verificación de cumplimiento de los requisitos. 6 Manual de calidad del empaque de Chocolates Marrón Documento actualizado, protocolos e instructivos. c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. Comunicación activa. d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). Lista de chequeo. Técnicas de verificación ocular, verbal, documental, física y escrita Aplicativo de cumplimiento. e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha: Auditor (es): Proceso Auditado: Auditado (s): No. Evidencias de Auditoría Criterios de Auditoría Hallazgos de Auditoría C NCM NCm 1 Falta de procedimiento para el almacenaje del material de empaque Política de logística y servicio al cliente Falta de procedimiento estipulado para la buena organización y almacenamiento de los empaques x 2 Loteado de empaques Política de logística y servicio al cliente Calidad inadecuada en el loteado de los empaques x C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría. Se debe actualizar el procedimiento para la buena organización y almacenamiento de los empaques y socializar al personal. Capacitar al personal de loteado de empaques para mejorar la calidad de loteado terminado. Realizar mantenimiento preventivo en la maquina e loteado.
