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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS CARRERA AUDITORÍA TRABAJO DIRIGIDO AUDITORÍA DE CONFIABILIDAD DE REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS DE LA CUENTA FONDOS EN AVANCE DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 POSTULANTES : Céspedes Chávez Ramiro Aldo Vidangos Salazar Hedwy Karina TUTOR : Mg.Sc. Felipe Valencia Tapia LA PAZ BOLIVIA 2011 ÍNDICE CAPÍTULO I ANTECEDENTES CONVENIO INTERINSTITUCIONAL DEFINICIÓN DE TEMARIO ANTECEDENTES INSTITUCIONALES MISIÓN VISIÓN ACTIVIDAD PRINCIPAL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ANTECEDENTES DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA Misión de la Facultad de Ingeniería Visión de la Facultad de Ingeniería UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA CAPÍTULO II PROBLEMA INSTITUCIONAL IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA FORMULACIÓN DEL PROBLEMA SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE DESARROLLO DEL TRABAJO JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN JUSTIFICACIÓN TEÓRICA JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA 3.1.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ASPECTOS METODOLÓGICOS DE INVESTIGACIÓN TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTOS TÉCNICAS CAPÍTULO IV MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ANÁLISIS VERIFICACIÓN CONCEPTO DE CUENTA ACTIVO ACTIVO EXIGIBLE FONDOS EN AVANCE DEFINICIÓN DE FONDOS EN AVANCE CONTABLEMENTE LOS FONDOS EN AVANCE DEUDORES CON CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA AUDITORÍA TIPOS DE AUDITORÍA AUDITORÍA FINANCIERA AUDITORÍA DE CONFIABILIDAD AUDITORÍA INTERNA PROCESO DE AUDITORÍA ACTIVIDADES PREVIAS AL TRABAJO DE CAMPO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN DEL TRABAJO CONCLUSIÓN Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS CONTROL INTERNO CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO ENFOQUE CONTEMPORANEO DEL CONTROL INTERNO COMPONENTES DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS RESPUESTA AL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISIÓN AFIRMACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS INFORME DE CONFIABILIDAD CARACTERÍSTICAS DE LA CONFIABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS ESTADOS FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS PAPELES DE TRABAJO CAPÍTULO V MARCO LEGAL NUEVA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LEY Nº 1178 DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTALES APLICACIÓN OBJETIVOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DECRETO SUPREMO A REGLAMENTO DE LA RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PÚBLICA ANTECEDENTES OBJETIVOS CLASES DE RESPONSABILIDADES DECRETO SUPREMO REGLAMENTO PARA EL EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO ANTECEDENTES OBJETIVOS 5.5 NORMAS BÁSICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA CONCEPTO DE LAS NORMAS BÁSICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA OBJETIVOS NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL (NAG) OBJETIVOS ÁMBITO DE APLICACIÓN PRINCIPIOS, NORMAS GENERALES Y BÁSICAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL ANTECEDENTES OBJETIVOS APLICACIÓN NATURALEZA GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO APROBADA MEDIANTE RESOLUCIÓN Nº CGR/098/ OBJETO ALCANCE OTROS REGLAMENTOS REGLAMENTOS Y DISPOSICIONES UNIVERSITARIAS REGLAMENTO INTERNO DE FONDOS EN AVANCE FUNDAMENTO OBJETIVOS DEL REGLAMENTO INTERNO DE FONDOS EN AVANCE ÁMBITO DE APLICACIÓN RESPONSABLES DE LA APROBACIÓN, ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN, DESCARGO, CONTROL Y VERIFICACIÓN DE INFORMES DE FONDOS EN AVANCE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO EN AVANCE NOTAS FISCALES DESEMBOLSOS RENDICIÓN DE CUENTA DOCUMENTOS NULOS PLAZO DE DESCARGO PROHIBICIONES SANCIONES CAPÍTULO VI 6 DESARROLLO DEL TRABAJO PLANIFICACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA COMPRENSIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE PLANIFICACIÓN DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE SIGNIFICATIVIDAD IDENTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS CRÍTICOS EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES GENERALES DETERMINACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL A NIVEL GLOBAL (INSTITUCIONAL) DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO PARA CONTROL INTERNO PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PREPARACIÓN DEL MEMORÁNDUM DE PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍA (MPA) APROBACIÓN DEL MPA Y LOS PROGRAMAS DE TRABAJO EJECUCIÓN DEL TRABAJO REALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA EVALUACIÓN DE RESULTADOS REVISIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO REVISIÓN DE LOS EVENTOS SUBSECUENTES OBTENCIÓN DE LA CARTA DE REPRESENTACIÓN DE LA GERENCIA REVISIÓN FINAL SOBRE INFORMACIÓN A EMITIR CONCLUSIÓN Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS EVIDENCIA DE AUDITORÍA SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA EVIDENCIA OBTENIDA PAPELES DE TRABAJO EVALUACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA DEFICIENCIAS DE AUDITORÍA LEGAJO PERMANENTE LEGAJO DE PROGRAMACIÓN LEGAJO DE PROGRAMACIÓN SECCIÓN CORRIENTE 6.9.2 LEGAJO DE PROGRAMACIÓN SECCIÓN PERMANENTE LEGAJO CORRIENTE ASPECTOS GENERALES RUBROS O COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS LEGAJO RESUMEN DE AUDITORÍA PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICABLES PROCEDIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN GENERAL INFORME DEL AUDITOR INTERNO INFORME A EMITIR PRESENTACIÓN OBLIGATORIA DEL INFORME PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN CONTENIDO DEL INFORME MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA Naturaleza del trabajo (objetivo) Principales responsabilidades a nivel de informes Alcance de la revisión a ser efectuada Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo Actividades y fechas de mayor importancia INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS INHERENTES Naturaleza del negocio y actividad de la institución Marco legal de la entidad y estructura organizativa Principales responsables de la Facultad Naturaleza de las Operaciones Marco Legal y objetivo de la Facultad Características de los Servicios Métodos de distribución y almacenamiento Factores anormales y estacionales que afectan la actividad Principales insumos y procesos de compras Fuentes de provisión y principales proveedores Características de los principales inmuebles y maquinarias. El balance general al 31/12/09 presentó los siguientes saldos en Edificios y Maquinaria y Equipo: Número de empleados en la institución y acuerdos laborales existentes Injerencia de la entidad tutora y otras entidades relacionadas en las decisiones de la entidad Estructura y Patrimonio Fuente de recursos SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA CONTABLE AMBIENTE DE CONTROL Percepción sobre la filosofía, actitud y compromiso de la Gerencia, la efectividad de los sistemas de control Organización gerencial, análisis de la estructura de delegación de autoridad y asignación de responsabilidades, segregación de funciones Marco gerencial para el control y dirección de las operaciones cotidianas Riesgo de control Riesgo inherente POLÍTICAS CONTABLES Cambios en las políticas contables propuestas ENFOQUE DE AUDITORÍA ESPERADO Alcance de la confianza planificada en los controles Aspectos generales del enfoque de auditoría CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD Y MUESTREO Consideraciones sobre significatividad APOYO DE AUDITORÍA INTERNA Y TRABAJOS REALIZADOS POR FIRMAS CONSULTORAS EXTERNAS ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO Presupuesto de Tiempo Presupuestos de Horas Lista de programas de trabajo Legajos INFORME DE CONTROL INTERNO ANTECEDENTES Orden de Trabajo Objeto 8.1.3 Objetivo Alcance Metodología Disposiciones legales aplicadas RESULTADOS DEL EXAMEN SEGUIMIENTO Falta de implantación de recomendaciones contenidas en anteriores informes de auditoría interna EFECTIVO Y BANCOS Falta de comunicación respecto a permanencia de cheques en tránsito por largo período CUENTAS Y EFECTOS A COBRAR Deficiencias en descargos de las cuentas Fondos en Avance y Deudores con Cargo a Cuenta Documentada Incumplimiento de plazo en la presentación de descargos de Fondos en Avance y Deudores con Cargo a Cuenta Documentada ACTIVO FIJO Falta de conciliación de saldos entre mayor contable y el resumen de las cuenta del Activo Fijo Falta de publicación de Adquisiciones en el PAC de algunos procesos Demora en la publicación de Formularios SICOES Nros. 200 y Falta de asignación de Activos Fijos a los responsables PASIVO CORRIENTE A CORTO PLAZO Registro en exceso de la cuenta Retenciones a Pagar RESULTADOS ACUMULADOS Ingresos y gastos del período registrados en la cuenta resultados acumulados de gestiones anteriores INGRESOS Incorrecta apropiación contable de Postgrado y Maestrías CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIÓN RECOMENDACIONES OPINIÓN, CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN OPINIÓN 9.2 CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN BIBLIOGRAFÍA ANEXOS PRESENTACIÓN La Universidad Pública Boliviana, es una Institución de educación superior que desarrolla procesos académicos en los niveles de grado o tercer nivel y postgrado o cuarto nivel. Según el Artículo 62 del Capítulo II del Estatuto Orgánico, Reglamentos y Disposiciones de la Universidad Boliviana, aprobado en el X Congreso Nacional de Universidades; entre los grados académicos que son otorgados por las universidades del Sistema está el grado de Licenciatura. Considerando que el Artículo 68 de éste Estatuto indica que no existe la condición académica de egresado de la Universidad y que la aprobación de una modalidad de graduación, es requisito esencial para la titulación, el Reglamento del Régimen Estudiantil de la Universidad Boliviana, determina en su Artículo 66 que las modalidades de graduación vigentes, están establecidas en el Artículo 5to del Reglamento General de Tipos y Modalidades de Graduación aprobado en la III-IX Reunión Académica Nacional y ratificado en la VIII Conferencia Nacional Ordinaria de Universidades de agosto de dos mil uno, donde una de las modalidades de graduación por la que se puede optar para obtener la titulación en el Nivel de Licenciatura es la modalidad de Trabajo Dirigido. En su entendido el Artículo 71 del Reglamento del Régimen Estudiantil de la Universidad Boliviana indica: Consiste en trabajos prácticos desarrollados en instituciones, que son supervisados, fiscalizados y evaluados por profesionales en calidad de asesores o guías miembros de la misma.. Esta modalidad de graduación contempla también el planteamiento de soluciones de problemas específicos. El presente Trabajo Dirigido, es realizado acatando lo normado en los Reglamentos de la Universidad Boliviana, la Universidad Mayor de San Andrés, las Resoluciones de Consejo de Carrera de Auditoría y en el marco del Convenio suscrito entre la Dirección de la Carrera de Auditoría y la Jefatura de la Unidad de Auditoría Interna de la Universidad Mayor de San Andrés; con el propósito de coadyuvar con los objetivos de la Unidad de Auditoría Interna en lo que respecta a la misión encomendada por la Ley Nº 1178, Normas de Auditoría, además de: Normas, Reglamentos y Resoluciones de la Universidad Mayor de San Andrés. 10 AUDITORÍA DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS DE LA CUENTA FONDOS EN AVANCE DE LA FACULTAD DE INGENIERÌA CAPÍTULO I 1 ANTECEDENTES La Resolución de Consejo de Carrera de Auditoría Nº 116/98 determina en su Artículo 1ro aprobar entre las modalidades de graduación, para optar el Grado Académico de Licenciatura en Contaduría Pública, el Trabajo Dirigido, modalidad que está reglamentada por doce artículos complementarios, según lo indicado y aprobado en el artículo 3ro de la misma Resolución de Consejo de Carrera. En cumplimiento a éstas disposiciones el 16 de diciembre de 2004, se firma un Convenio Interno de Cooperación entre la Carrera de Auditoría y la Unidad de Auditoría Interna de la Universidad Mayor de San Andrés, en el cual esta Unidad, se compromete a brindar a estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras, información y apoyo para la realización de trabajos y prácticas requeridas, para la ejecución de Trabajo Dirigido. Se efectuará un examen de confiablidad de los registros y estados financieros de la Facultad de Ingeniería, verificando así el cumplimiento de Normas Internacionales de Información Financiera, Normas y Principios de Contabilidad, analizando además el grado de cumplimiento de lo normado por la Ley Nº 1178, y particularmente el cumplimiento a las Normas y Reglamentos la Universidad Mayor de San Andrés en lo que respecta a la cuenta Fondos en Avance ; con el fin de aportar mediante un trabajo de investigación al desarrollo eficiente, eficaz y económico de las funciones de nuestra Superior Casa de Estudios. 1.1 CONVENIO INTERINSTITUCIONAL El 16 de diciembre de 2004, la Carrera de Auditoría de la Universidad Mayor de San Andrés, representada por el entonces Director Msc. Adolfo Mendoza y el Lic. Wilfredo de la Barra representante y Jefe de la Unidad de Auditoría Interna de la Universidad Mayor de San Andrés, 11 firman el Convenio Interno de cooperación, a través del cual la Unidad de Auditoría Interna, se compromete a brindar a estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras, información y apoyo para la realización de trabajos y prácticas requeridas, para la ejecución de Trabajo Dirigido, modalidad de graduación vigente en la Universidad Mayor de San Andrés y en la Carrera de Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras. 1.2 DEFINICIÓN DE TEMARIO En coordinación con los tutores designados, se ha definido y aprobado el tema objeto del trabajo dirigido, denominado Auditoría de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros de la Cuenta Fondos en Avance de la Facultad de Ingeniería al 31 de diciembre de 2009, el mismo que se realizará dependiendo de la Unidad de Auditoría Interna de la Universidad Mayor de San Andrés. 1.3 ANTECEDENTES INSTITUCIONALES Mediante Decreto Supremo del 25 de octubre de 1830, firmado por el Mariscal Andrés de Santa Cruz y Calahumana, se crea la Universidad Menor de La Paz, diez meses después se eleva a rango de Universidad Mayor de San Andrés de La Paz de Ayacucho, por Decreto Supremo de 13 de agosto de El Referéndum de 1931 por medio del Decreto Ley consagró la Autonomía de las Universidades en el texto constitucional pero sólo con alcances técnico-administrativos. La complementación económica fue emprendida por la Junta de Gobierno que establece el patrimonio universitario, con sus bienes y sus rentas disponiendo una participación tributaria sobre impuestos departamentales. Es la Reforma Constitucional de 1938, durante el gobierno de Germán Busch, que le da Autonomía Universitaria con categoría constitucional, tal como se establece en la actualidad. Durante casi 180 años de actividad académica y formativa profesional, la Universidad ha sido centro de generación de ideales, movimientos renovadores y de trasformación universitaria, cumpliendo a la vez la misión de dotar de profesionales con espíritu de servicio a la comunidad. Este siglo y medio ha significado un constante avance no sólo institucional sino también político, 12 la Autonomía fue progresando en su concepción y la institución fue consolidándose pese a las intervenciones y otros intentos por volver a la etapa de la dependencia política e ideológica MISIÓN La Universidad Mayor de San Andrés es una institución del Estado Boliviano encargada de formar profesionales competentes a partir del desarrollo de las líneas académica, de investigación e interacción social, para el beneficio de todos los sectores de la sociedad boliviana, en el marco de la autonomía universitaria y el cogobierno, con el compromiso de asegurar institucionalidad, transparencia, inclusión, equidad y calidad en sus procesos de gestión. Disponibilidad de recursos humanos calificados e infraestructura física adecuada VISIÓN La Universidad Mayor de San Andrés, es una universidad que satisface la demanda de profesionalización de alta calidad de los sectores urbano y rural de Bolivia. Muestra a la sociedad los resultados de su investigación y brinda las respuestas que necesita su entorno para orientar sus problemas más importantes. Es evidente su compromiso con la interacción social, mediante la prestación de servicios especializados Ejercicio de la democracia universitaria (autonomía y cogobierno). 2. Experiencia institucional en la formación profesional e investigación en el Pre y Postgrado, en el área rural y urbano. 3. Capacidad de ofrecer servicios generados en la UMSA, a la población del área rural y urbana. 1 Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de San Andrés 2 Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de San Andrés 3 Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de San Andrés 13 1.3.3 ACTIVIDAD PRINCIPAL La Actividad de la Universidad Mayor de San Andrés, constituye la formación de profesionales, además de la investigación Social de acuerdo al último Estatuto Orgánico aprobado el 31 de octubre de 1988 por el 1 er Congreso Interno de la U.M.S.A 4 La Universidad Mayor de San Andrés, es una institución de educación superior, autónoma y gratuita que forma parte de la Universidad Boliviana, en igual jerarquía que las demás universidades, en el sentido establecido por las Constitución Política del Estado en sus artículos 91 al 95, el Acta de Constitución de la Universidad Boliviana y sus Estatutos Orgánicos. La base de su constitución es la organización democrática y la decisión soberana de la comunidad universitaria compuesta por los estamentos de docentes y estudiantes, quienes en forma paritaria conforman todas las instancias de decisión y de gobierno universitario OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ENTIDAD: Los fines y objetivos de la Universidad Mayor de San Andrés señalados en el Estatuto Orgánico de la Universidad Boliviana, son: a) Formar profesionales idóneos en todas las esferas del que hacer científico, tecnológico y cultural, por lo que deberán responder a las necesidades de la transformación y el desarrollo nacional y regional, con conciencia crítica y con capacidad en el manejo de los instrumentos teóricos, metodológicos y prácticos. b) Desarrollar y difundir la ciencia, la tecnología y la cultura en general, dentro y fuera de la Universidad. c) Orientar, realizar y promover la investigación en todos los campos del conocimiento, conforme a la priorización de problemas de la realidad boliviana. d) Defender, rescatar y desarrollar los valores de las culturas del país y la cultura universal. e) Desarrollar el proceso académico que integra la teoría y la práctica así como la enseñanza, aprendizaje, la producción y la investigación. f) Fortalecer el sistema de la educación integrándose con las demás universidades bolivianas y con el ciclo preuniversitarios de instrucción. 4 Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de San Andrés 14 g) Fortalecer vínculos con las universidades del exterior. h) Defender y desarrollar el carácter democrático de la educación general. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA El Artículo 15º del Estatuto Orgánico de la Universidad Mayor de San Andrés, establece que, la Universidad Mayor de San Andrés, asume como estructura de gobierno paritario por orden de jerarquía, la siguiente: I. A nivel nacional a) Congreso Nacional de Universidades. b) Conferencia Nacional de Universidades. II. A nivel local a) Congreso de la UMSA. b) Asamblea General Docente Estudiantil (AGDE), en sus dos modalidades: Directa o extraordinaria De Delegados c) Honorable Consejo Universitario (HCU). d) Comité Ejecutivo del HCU. e) Autoridades universitarias, Rector y Vice-Rector. 1.5 ANTECEDENTES D
